1. La Información: un recurso valioso para su empresa
Autor: Sergio Escobar
Haciendo memoria de lo planteado en el número anterior del desarrollo
de un Programa de Comunicación Corporativa, la información juega un
papel muy importante en ello. Una empresa cuenta con diferentes
recursos los cuales tienen metas y principios claramente establecidos,
ejemplos de ello tenemos: el recurso humano, sin él no existirían las
empresas... es el recurso por el cual su negocio está en constante
movimiento y busca su crecimiento y desarrollo, ya que es el motor de
cualquier industria; el recurso económico, de él podemos expresar lo
mismo, sin él no existirían las empresas… es el recurso por el cual su
negocio trabaja, es uno de los motivos de su existencia, ya que es
combustible del motor de cualquier industria… ¿y donde queda la
Información?, siguiendo con la paradoja, la Información sería el aceite
que mantiene lubricado el motor de cualquier industria.
Permítame ahondar en esto; dentro y fuera de su empresa se genera
cualquier cantidad de Información (financiera, administrativa, de
producción, de capital humano, gubernamental, etc.), toda esta
Información puede convertirse en una herramienta muy valiosa para
usted, ya que se puede dirigir a cualquier situación que requiera de una
mejora referida hacia aspectos organizacionales, institucionales y/o de
imagen corporativa, para ello será necesario establecer algunos
sistemas para su adecuada obtención, organización, administración y
utilización de la misma.
No necesita ser un erudito en todas las áreas que integran su empresa,
para ello cuenta con gente que trabaja para y con usted, tampoco está
obligado a leer como mínimo 3 periódicos nacionales y 2 extranjeros,
pero eso si, requiere tener los ojos bien abiertos en todo lo que ocurre a
su alrededor, para ello puede utilizar el Internet.
Obtención de la Información
Lo que necesita hacer es estar involucrado y a la expectativa en la
detección de las necesidades de su empresa, con ello estará dando un
paso muy importante en lo que a obtención de Información se refiere.
Saber escuchar es un punto clave en el proceso de obtención, su gente
juega un papel muy importante aquí, ellos le proporcionarán información
valiosa, para esto será necesario establecer una fecha periódica en

2. donde se dedique un tiempo a “obtener” la Información de la boca de
sus empleados.
Organización de la Información
Una vez identificada la Información que tanto usted como sus
empleados hayan conseguido, será importante organizarla para poderla
utilizar en el momento adecuado. Su organización puede ser por fecha
de obtención, o por concepto o área de donde provino la Información,
ejemplifiquemos: en una junta que hubo el 27 de febrero de 2005, el Sr.
W encargado del departamento de compras proporcionó Información
acerca de los nuevos procesos que se deben realizar con el proveedor X,
dichos procesos serán aplicados para principios del año 2006. Con esto
queda claro que la Información proporcionada por el Sr. W, por el
momento “no será” de utilidad, sino hasta que inicie el año 2006, sin
embargo si esa Información no fuera tomada en cuenta, lo más
probable es que para principios del 2006 se pudieran presentar
problemas con el proveedor X, ya que se hizo caso omiso a lo que él con
anterioridad había informado, provocando malestares en la relación con
el proveedor, dificultades de pago, problemas en la entrega de
mercancía y claro está muy posiblemente pérdidas económicas.
Administración de la Información
No solo basta con organizar la información, necesita mantenerse
actualizada y en constante orden, administrar la Información es
mantener un registro de lo que se tiene para saber diferenciar entre lo
que sirve y no sirve, así también cuando y como usarla. Tampoco se
busca complicar la situación en recabar Información sin ningún
propósito, este sistema dentro de su empresa necesita mantenerse ágil
y en constante movimiento, ya que esa es la tendencia actual de una
sociedad que se conoce como sociedad informatizada.
Tanto en la organización como en la administración, puede ser
conveniente el uso de tecnologías para un mejor desempeño, me refiero
a un simple sistema de carpetas organizadas dentro de su computadora,
en donde se guarden los registros de Información obtenida, estos
registros pueden ser elaborados en documentos Word o PowerPoint, o
también puede desarrollar una base de datos (tipo Access) para su fácil
acceso y óptimo desempeño.

3. Utilización de la Información
Qué usar, cuándo usar y cómo usar, son las preguntas que usted tiene
que hacerse cada vez que requiera utilizar la Información recabada,
posiblemente en un principio y mientras lee este artículo le cueste
trabajo formular alguna respuesta para estas preguntas, sin embargo le
puedo asegurar que una vez iniciado el proceso de obtención de
Información, todo se verá con mayor claridad ya que regresaríamos a
los puntos clave: saber escuchar y estar a la expectativa en la detección
de las necesidades de su empresa, por lo tanto su utilización será la
adecuada conforme a los requerimientos que su negocio exija.
Más sin embargo hay que considerar que parte de las dificultades por las
cuales la Información todavía no es vista por muchos de gran utilidad es
porque se considera un recurso intangible (a diferencia del recurso
humano y económico) y que en la mayoría de los casos solo brinda
beneficios a largo plazo.
Pero si usted considera los pasos anteriormente mencionados para
desarrollar un sistema de Información, yo le garantizo que con este
aceite (la Información), el motor (recurso humano) de su industria
tendrá un menor desgaste de manera considerable y mejorará el
rendimiento de combustible (recurso económico) a través del tiempo.
Publicado
Revista Líder Empresarial (Abril, 2004)
Revista Dirección Estratégica ITAM (Marzo, 2006)