[Ringkasan] Dokumen tersebut merupakan panduan peserta untuk kursus pengelolaan informasi bagi organisasi masyarakat sipil yang diselenggarakan oleh Yayasan Satu Dunia. Kursus ini bertujuan untuk membangun kapasitas organisasi dalam mengelola data dan informasi, dan akan membahas tentang dasar-dasar pengelolaan informasi, metodologi kerja informasi, serta integrasi pengelolaan informasi ke dalam manajemen organisasi. Kursus ini diikuti oleh 13

1. SERI KURSUS
SATUDUNIA
KURSUS PENGELOLAAN
INFORMASI BAGI
ORGANISASI
MASYARAKAT SIPIL
Jakarta Oktober 2009
BUKU PANDUAN PESERTA

2. Panduan Peserta
1
PENGANTAR
1. Tentang Dokumen ini
Dokumen ini dipersiapkan adalah panduan/rujukan peserta, untuk
kursus pengelolaan informasi bagi Organisasi Masyarakat Sipil
(OMS). Kursus ini diselenggarakan oleh Yayasan Satu Dunia,
diikuti oleh staf Yayasan Satu Dunia, dan beberapa OMS mitra
Satu Dunia.
Panduan ini disusun oleh team yang terdiri dari Idaman
Andarmosoko sebagai konsultan yang ditunjuk oleh Yayasan
Satu Dunia, dibantu oleh Katarina Pujiastuti, dengan masukan
dari pihak-pihak Yayasan Satu Dunia
2. Tentang kursus ini
Kursus ini diselenggarakan oleh Satu Dunia setiap hari Jumat
setiap dimulai dari tanggal 23 Oktober hingga 13 November 2009
di Jakarta diikuti oleh 6 Staf Yayasan Satu Dunia dan 7 orang
Staf OMS mitra Satu Dunia. Kursus ini adalah bagian dari upaya
Yayasan Satu Dunia untuk mengembangkan sumber daya dan
praktek Capacity Building.
3. Latar belakang kursus ini
OMS bekerja dalam perubahan yang kadang luas dan baru,
1

3. melibatkan banyak pihak dari mulai para rakyat penerima
manfaat sampai para penentu kebijakan. Beberapa pekerjaan
OMS berurusan dengan kampanye, advokasi yang membutuhkan
dukungan data dan informasi yang kuat.
Berbeda dengan korporasi, OMS tidak membangkitkan profit.
Oleh karena itu, kadang mempunyai keterbatasan sumber daya
baik personil maupun finansial
Pada saat ini berbagai teknologi telah tersedia untuk digunakan
dalam pengelolaan informasi, dan teknologi ini makin beragam
dalam fungsi dan biayanya. Oleh karena itu OMS perlu
mempunyai kapasitas yang memadai dan mampu membangun
kerangka kerja informasi, sehingga dapat memilih dan
mengoptimalkan teknologi yang tersedia.
4. Tujuan dan kelompok sasaran
Kursus disediakan bagi OMS untuk membangun dasar-dasar
Kapasitas Organisasi dalam mengelola data dan informasi
Kursus ini bukan kursus teknisi komputer, ini adalah kursus
manajemen dan metodologi dan ditujukan buat organisasi. Oleh
karena itu peserta dari kursus ini bisa staf organisasi dari lini
manapun asalkan terlibat dalam pengambilan keputusan di
organisasi.
Sementara ini untuk angkatan pertama peserta kursus adalah
sebagai berikut:

4. Panduan Peserta
Daftar Peserta
Nama Lembaga Jabatan
Rini Devianti Nasution Satu Dunia Direktur eksekutif
Anwari Natari Satu Dunia Manager Media
Riko Trimusanti Satu Dunia Manager Kelembagaan
Misan Satu Dunia Kemitraan
Kuswoyo Satu Dunia Kemitraan
Dwi Aris Subakti Satu Dunia Capacity Building Officer
Firdaus Satu Dunia KSO
Mirza Satu Dunia IT
Ray Satu Dunia KSO
Ahmad Taufiq Sekretariat FITRA (Forum Admin Officer
Indonesia Untuk
transparansi Anggaran)
Mira Walhi officer Database dan
Perpustakaan
Muhammad Hafidz Ikatan Serikat Buruh Pelaksana Harian
Indonesia (ISBI)
Utami Transparan International Monitoring Dan Evaluasi
Indonesia
Sajie JATAM Badan Pendukung
Hasan Ramadhan Jurnal Perempuan- Informasi dan
Sitgma In Dokumentasi
3

5. 2
RANCANGAN KURSUS
Secara umum kursus ini dimaksudkan untuk memberikan
pemahaman tentang dasar-dasar pengelolaan informasi,
membangun sendi kapasitas organisasi dalam mengelola
informasi, dan memasukkan kapasitas tersebut ke dalam kerangka
manajemen organisasi. Tujuan umum tersebut secara lebih rinci
diuraikan dalam 3 unit dengan sasaran spesifik sebagai berikut:
1. Sasaran Unit 1: Dasar dasar
1.1. Review prinsip-prinsip kerja konteks OMS.
Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memperkokoh dan
mempertajam kembali pemahamannya tentang kerja organisasi
masyarakat sipil
1.2. Pemahaman dasar tentang informasi dan kerja informasi.
Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memahami dasar-
dasar tentang informasi dan kerja informasi
1.3. Gambaran kerangka kerja informasi
Pada akhir unit ini peserta diharapkan mempunyai kerangka dasar
untuk mempelajari lebih dalam tentang bagaimana mengelola
informasi dalam konteks kerja masyarakat sipil.

6. Panduan Peserta
2. Sasaran Unit 2: Metodologi kerja informasi
2.1. Memahami Pemodelan Data dan database
Pada akhir unit ini peserta diharapkan mampu menganalisis
bentuk dan karakter suatu persoalan data tertentu, dan
membangun rancangan model data dan konsep tentang database
2.2. Memahami sistem informasi dan teknologinya
Pada akhir unit ini peserta diharapkan memahami tentang sistim
informasi, dan berbagai teknologi pendukungnya.
2.3. Mengembangkan dan mengelola infrastruktur informasi
Di akhir unit ini peserta diharapkan mampu menempatkan suatu
rancangan data ke dalam suatu manajemen proyek, merancang
tahapan dan alokasi sumber daya dan peran peran dalam sebuah
kerja informasi.
3 Sasaran Unit 3: Integrasi ke dalam manajemen
3.1. Aspek informasi dan struktur organisasi
Pada akhir sesi ini peserta diharapkan dapat menepatkan kerja
pengelolaan informasi ke dalam management organisasi
3.2. Perencanaan informasi jangka menengah / panjang
Pada akhir sesi ini peserta mempunyai kemampuan untuk
mengevaluasi suatu sistim informasi, dan merumuskan langkah
langkah pegembangannya.
3.3. Topik tambahan perluasan
Apabila di akhir kursus masih ada tersedia waktu, dan apabila
5

7. peserta berminat, maka dapat dijelajahi topik-topik yang
melangkah lebih jauh dari pengelolaan informasi
4. Tujuan dan kelompok sasaran
Kursus disediakan bagi OMS untuk membangun dasar-dasar
Kapasitas Organisasi dalam mengelola data dan informasi
Kursus ini bukan kursus teknisi komputer, ini adalah kursus
manajemen dan metodologi dan ditujukan untuk organisasi. Oleh
karena itu peserta dari kursus ini bisa staf organisasi dari lini
manapun asalkan terlibat dalam pengambilan keputusan di
organisasi.
Sementara ini untuk angkatan pertama peserta kursus adalah
sebagai berikut
5. Pendekatan
Kursus ini akan mengaitkan dengan situasi organisasi peserta.
Apa yang dibahas pada kursus ini akan sedapat mungkin
dikaitkan dengan kenyataan problem, kemungkinan solusi dan
rencana organisasi yang menjadi peserta.
Kursus ini diberi jeda antara pertemuan pertama dengan
pertemuan berikutnya, dengan demikian, peserta bisa
mengelaborasi materi-materi di lingkungan organisasi masing-
masing.

8. Panduan Peserta
6. Output/Capaian
6.1. Profil persoalan informasi di masing masing organisasi
Bagian awal kursus ini akan menghasilkan jabaran awal tentang
situasi organisasi dan situasi informasi di organisasi tersebut.
6.2. Rencana awal pengelolaan informasi
Pada akhir kursus ini akan dihasilkan paparan garis besar rencana
kerja organisasi tersebut dalam bidang informasi.
7. Penjadwalan
Agenda 23/10/09 26/10/09 6 November 16 November
08.00 – 10.00 Pengantar Unit 1 Unit 2 Unit 3
rehat
10.15 – 12.00 Unit 1 : Unit 2 Unit 3 Unit 3
Review kerja OMS Metode kerja informasi Integrasi
Manajemen
Rehat makan siang
13.00 – 15.00 Unit 1: Unit 2 Unit 3 Unit 3
Pemahaman dasar Data base
Informasi
Rehat
15.15 – 17.00 Unit 1: Unit 2 Unit 3 Unit 3
Kerangka Kerja
Infornasi
7

9. Integrasi Manajemen8. Bahan bahan Loka karya
Beberapa bahan disediakan pada awal kursus, baik dalam bentuk
cetakan maupun berkas elektronik.
Sepanjang perjalanan kursus akan ada beberapa bahan bahan
tambahan yang akan diberikan
8.1. Modul modul pelatihan dan Bahan Rujukan
Kode Judul Keterangan
1 M202 Jenis kerja Org. Masyarakat sipil
2 M203 Pemahaman Daur Informasi
3 M204 Mandat dan fokus
4 M205 Manajemen Informasi
5 M206 Context Diagram
6 M306 ER diagram
7 M208 Databases
8 R612 Spesifikasi Sistem informasi
9 R415 cakalang
10 R613 Dari galeri lukisan
11 R615 Box kasus ICT-CSO
8.2. Bahan bahan lain
(kalau ada ya mari kita pakai)

10. Panduan Peserta
U1
UNIT 1
REVIEW KERJA OMS
DAN KERJA INFORMASI
1. Pengantar
Pengelolaan informasi merupakan suatu bidang pekerjaan
spesialisasi yang sangat berkembang dengan berbagai metodologi
dan teknologinya. Sejauh ini wilayah pekerjaan ini berkembang
dengan pesat pada ranah korporat. Dunia OMS mencoba untuk
mengadopsi bidang ini walaupun mengalami kesulitan untuk
memperoleh capaian yang optimal.
Kerja OMS mempunyai logika dan paradigma yang tidak sama
dengan dunia korporat, oleh karena itu pengandaian yang
digunakan dalam membangun kerja informasi juga agak berbeda.
Perbedaan ini antara lain adalah bahwa dunia OMS mempunyai
situasi sumber daya finansial, sumber daya manusia, dan logika
capaian kerja yang bukan berorientasi pada kaitan modal dengan
laba.
Untuk dapat membangun suatu kinerja informasi yang baik, maka
perlu mempunyai pijakan pemahaman yang kokoh mengenai
dasar kerja OMS, dan pemahaman mendasar yang kokoh tentang
informasi dan kerja informasi.
9

11. 2. Sasaran Unit 1: Review Kerja OMS dan dasar-dasar informasi
2.1. Review prinsip-prinsip kerja konteks OMS.
Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memperkokoh dan
mempertajam kembali pemahamannya tentang kerja organisasi
masyarakat sipil
2.2. Pemahaman dasar tentang informasi dan kerja informasi.
Pada akhir unit ini peserta diharapkan telah memahami dasar
dasar tentang informasi dan kerja informasi
2.3. Gambaran kerangka kerja informasi
Pada akhir unit ini peserta diharapkan mempunyai kerangka dasar
untuk mempelajari lebih dalam tentang bagaimana mengelola
informasi dalam konteks kerja masyarakat sipil.
3. Pokok Bahasan
3.1. Jenis Jenis kerja OMS
Tiap OMS mempunyai mandat dan fokus yang berbeda-beda, dari
mandat dan fokus tersebut kemudian akan diturunkan ke program
kerja yang spsesifik. Dalam program kerja tersebut akan nampak
jenis-jenis kerja OMS tersebut (seperti misalnya Advokasi,
Kampanye, Penguatan ekonomi, dan sebagainya). Demikian juga
akan terjabarkan tentang para penerima manfaat, pemangku
kepentingan dan mitra mitra strategisnya.
Untuk menjelajahinya kita akan menggunakan Modul 204 tentang
mandat dan fokus, Modul 202 dan beberapa bahan rujukan
tambahan lain

12. Panduan Peserta
3.2. Pengukuran capaian kinerja OMS
Ada berbagai cara atau pemodelan untuk mengukur kinerja atau
capaian suatu OMS, salah satunya adalah yang banyak disebut
sebagai RBM atau Result Based Management. Salah satu dari
bagian dalam RBM adalah perincian sasaran perubahan ke dalam
output, outcome dan impact, dan bagaimana semua ini diukur
dengan menggunakan indikator indikatornya.
Hal-hal tersebut di atas mungkin sekali telah dipelajari di OMS
peserta kursus ini, maka dari itu bagian ini hanya akan melakukan
review atas konsep-konsep tersebut.
3.3. Pemahaman dasar tentang informasi
Sebenarnya apakah itu informasi? bagaimana informasi diperoleh
dan ditangani? dan bagaimana informasi diukur dari segi manfaat
dan kinerja?
Tema ini dijelajahi lewat modul 203 beserta beberapa bahan
tambahan lain
3.4. Kerja-kerja Informasi
Pekerjaan informasi mencakup dari capturing, pengelolaan
simpanan, penyebar luasan, pengolahan, perkiraan pengambilan
keputusan dan sebagainya. Masing-masing wilayah kerja ini akan
mempunyai kriteria keberhasilan, dan metode pencapaiannya.
Tidak semua organisasi menjalankan secara utuh semua bagian
dari daur ini, sebuah organisasi perlu memetakan di mana titik
berat kerja informasinya. dan bagaimana menempatkan dan
menghubungkan dengan wilayah kerja informasi lain.
11

13. U2
Unit 2
Metodologi kerja informasi
1. Pengantar
Ada berbagai metodologi untuk menggambarkan dan
menganalisa suatu kumpulan data yang akan dikelola. Berbagai
metodologi tersebut diturunkan dalam berbagai cara pemodelan,
dan cara memperlakukan data.
Mengenal Metodologi ini akan memudahkan komunikasi antar
pihak-pihak yang terlibat dalam membangun suatu sistim
informasi
2. Sasaran Unit 2: Metodologi kerja informasi
2.1. Memahami Pemodelan Data dan database
Pada akhir unit ini peserta diharapkan mampu menganalisis
bentuk dan karakter suatu persoalan data tertentu, dan
membangun rancangan model data dan konsep tentang database
2.2. Memahami sistem informasi dan teknologinya
Pada akhir unit ini peserta diharapkan memahami tentang sistim
informasi, dan berbagai teknologi pendukungnya.
2.3. Mengembangkan dan mengelola infrastruktur informasi
Di akhir unit ini peserta diharapkan mampu menempatkan suatu

14. Panduan Peserta
rancangan data ke dalam suatu manajemen proyek, merancang
tahapan dan alokasi sumber daya dan peran peran dalam sebuah
kerja informasi.
3. Pokok Bahasan
3.1. Memodelkan kebutuhan informasi dengan Diagram Konteks
Adalah metodologi untuk membangun model yang
menggambarkan kebutuhan data, dan pelaku-pelaku yang terlibat
dalamnya.
Bagian ini akan menggunakan modul 206
3.2. Memodelkan Keadaan data dengan Diagram E-R
Diagram ER adalah alat untuk memodelkan obyek data dan
hubungan antar data. Lewat diagram ER dapat difahami
bagaimana data merepresentasikan kenyataan dengan tertata.
Bagian ini akan menggunakan modul 306
3.3. Mengenal Database relasional dan model lainnya
Database adalah sekumpulan data yang tertata dalam jumlah
besar. Ada berbagai format atau model database, di antaranya
yang paling dasar dan banyak dipakai adalah model relasional.
Bagian ini akan menggunakan modul 336
3.4. Implementasi database dan teknologinya
Setelah secara konseptual suatu sistem informasi dirancang, maka
selanjutnya akan diimplementasikan dalam suatu sistim yang
berjalan. Sistim ini bisa berbasis elektronik atau non elektronik,
bisa bertumpu pada berbagai teknologi, termasuk teknologi
komputer dan internet. Apabila digunakan teknologi komputer
pun masih ada variasi teknologi yang tersedia. Pada saat
13

15. demikian maka ada semacam spesifikasi kebutuhan teknologi,
yang diturunkan dari spesifikasi umum proyek informasi tersebut.
Pada saat itu akan terjadi persinggungan kerja dengan penyedia
perangkat teknologi, maupun penyedia jasa teknologi
3.5. Menata peran peran dalam database
Di mana peran seorang programmer komputer yang disewa oleh
OMS untuk membangun suatu implementasi sistim informasi?
Apakah Perancangan seluruhnya diserahkan kepada seorang
programmer? Bagaimana suatu sistim dipelihara? Siapa yang
bertanggung jawab melakukan pemeliharaan? bagaimana menata
peran peran dalam keberlangsungan suatu sistim informasi?
3.6. Membangun suatu sistim informasi secara utuh
Bagaimana membangun suatu sistim informasi secara utuh, apa
saja aspek aspek dan kelengkapan yang diperlukan sebagai
rujukan dalam membangun sistim ini? Pada saat kita membangun
sistim informasi, maka sebenarnya kita akan berhadapan dengan
banyak pihak seperti misalnya pengguna, sumber data,
kewenangan yang mengendalikan seluruh sistim informasi ini,
para pemangku kepentingan yang ikut membantu, dan bahkan
pihak penyedia jasa komersial yang kita sewa. Tentu kita akan
berkomunikasi, dan berunding dengan berbagai pihak ini pada
aspek-aspek dan posisi yang berbeda, namun dalam suatu
keutuhan sistem.

16. Panduan Peserta
U3
Unit 3
INTEGRASI INFORMASI KE
MANAJEMEN
1. Pengantar
Aspek pengelolaan informasi tidak dapat diisolir sebagai semata
pekerjaan teknis yang berdiri sendiri terlepas dari manajemen
organisasi. Suatu sistim hanya dapat berjalan apabila
mendapatkan dukungan dari unsur unsurnya.
Pada kasus di mana kerja informasi merupakan bagian dari
rutinitas kerja, struktur organisasi dan manajemen kerja akan
mempengaruhi kinerja informasi ini, maka dari itu perlu mengkaji
apakah
2 Sasaran Unit 3: Integrasi ke dalam manajemen
2.1. Aspek informasi dan struktur organisasi
Pada akhir sesi ini peserta diharapkan mampu menganalisa
bagaimana kerja informasi dapat diwujudkan dalam berbagai
situasi struktur organisasi tertentu
2.2. Perencanaan informasi jangka menengah/ panjang
Pada akhir sesi ini peserta mempunyai kemampuan untuk
mengevaluasi suatu sistim informasi, dan merumuskan langkah
15

17. langkah pegembangannya.
2.3. Topik tambahan perluasan
Apabila di akhir kursus masih ada tersedia waktu, dan apabila
peserta berminat, maka dapat dijelajahi topik topik yang
melangkah lebih jauh dari pengelolaan informasi
3. Pokok Bahasan
3.1. Struktur organisasi
Suatu kerja informasi dapat dilakukan oleh suatu lembaga
tunggal, atau suatu jaringan lembaga, atau bahkan suatu
konsorsium sementara. Pengelolaan informasi atau suatu proyek
informasi akan sangat bertautan erat dengan situasi organisasi ini.
3.2. Mengevaluasi dan mengembangkan sistim informasi
Ketika suatu sistim informasi sudah selesai dibangun dan diuji,
maka kita perlu mengevaluasi sistem tersebut, lalu membuat
perbaikan perbaikan segera jika diperlukan. Sedangkan ketika
sistim informasi ini telah berjalan selama masa tertentu maka di
akhir jangka waktu tertentu kita perlu meninjau kembali situasi
dan konteks yang mungkin sudah berubah.
Pengembangan lanjut dari sistim informasi ini bisa mewujud
dalam berbagai pola, misalnya penambahan fitur, memperluas
cakupan, dsb. Pengembangan lebih jauh lagi bahkan bisa berupa
mentransformasikan sistim itu ke sesuatu yang sama sekali
berbeda, atau membekukan sistim itu karena dinamikanya sudah
usai, atau bisa juga mengalihkan pada fihak fihak lain untuk
menjalankannya.

18. Panduan Peserta
3.2. Topik tambahan :Informasi dan pengetahuan
Pada saat manajemen informasi telah tertata, suatu organisasi
akan dapat melangkah lebih jauh ke manajemen pengetahuan.
Beberapa organisasi telah mencoba memasuki ranah ini dengan
derap dan capaian yang berbeda-beda.
3.3. Topik tambahan: kebebasan informasi
17