Clase 10 usar plantillas y asistentes

1. Ing. Oscar Rafailán

2. Agenda de la clase:
1. Objetivos de la clase.
2. Crear un nuevo documento a partir de plantilla.
3. Categorías de plantillas.
4. Utilización de asistentes.
5. Ejercicio práctico.
6. Fin de la clase

3. 1. Objetivos de la clase:
Al finalizar •Crear nuevos archivos a partir
la clase los de plantillas en Word 2010.
alumnos •Reconocer el uso de
serán asistentes en Word 2010.
capaces •Crear documentos de distintis
tipos en Word 2010.
de:

4. Nuevo...
Con esta opción se abre un documento
nuevo en Word. Cuando se elige esta
opción aparece un cuadro de diálogo en el
que se puede seleccionar un documento
nuevo “General”, que es un documento en
blanco o abrir un documento con el formato
de alguna de las plantillas disponibles en
WORD. Teclas abreviadas (CTRL+U)

5. Personalización y Utilidades
Utilidades: Plantillas

6. Buscar y aplicar una plantilla
Word 2010 le permite aplicar plantillas
integradas, aplicar sus propias plantillas
personalizadas y buscar entre una variedad
de plantillas disponibles en Office.com.
Office.com ofrece una amplia selección de
plantillas conocidas de Word, entre ellas
currículos vítae básicos, currículos vítae
específicos del trabajo, agendas, tarjetas de
presentación para impresión y faxes.

7. Para buscar y aplicar una plantilla en
Word, realice lo siguiente:
1) En la ficha Archivo, haga clic en Nuevo.
2) En Plantillas disponibles, siga uno de estos procedimientos:
- Para usar una de las plantillas integradas, haga clic en Plantillas de
ejemplo, haga clic en la plantilla que desee y luego en Crear.
- Para volver a usar una plantilla usada recientemente, haga clic
en Plantillas recientes, haga clic en la plantilla que desee y luego
en Crear.
- Para usar su propia plantilla creada previamente, haga clic en Mis
plantillas, haga clic en la plantilla que desee y luego en Aceptar.
- Para buscar una plantilla en Office.com, en Plantillas de Office.com
Online, haga clic en la categoría de plantilla que desea, en la plantilla que
desea y haga clic en Descargar para descargar la plantilla de Office.com
en su equipo.

10. Importante
http://office.microsoft.com/es-es/templates/?CTT=97
Ten mucho cuidado al descargar plantillas de
Office.com. Algunas de ellas son subidas por
personas no vinculadas a Microsoft, por esta razón
no se puede garantizar que estas plantillas estén
libres de virus o defectos. Cuando hay duda sobre la
autenticidad de una plantilla, aparece el cuadro de
diálogo que te mostramos a continuación.

11. Cómo insertar información dentro de
una plantilla
Por defecto, las plantillas de Word 2010 vienen escritas
con textos que sirven como ejemplo, para mostrar el
tipo de información que se puede incluir en ellas.
¡Pero, no te preocupes! Tú puedes modificar esos textos
incluyendo la información que necesites mostrar.

12. Pasos:
1) Haz clic en el texto que deseas reemplazar. Verás
que el texto quedará resaltado para que
comiences a modificarlo.
2) Escribe tu texto. Notarás que la información se irá
sustituyendo.

14. Para tener en cuenta…
Algunas plantillas traen campos para insertar
información muy específica, como horas y fechas.
Para añadir este tipo de información, existen menús
desplegables donde puedes escoger, exactamente,
el dato que necesitas, sin tener que digitarlo.
Una vez has ingresado toda la información dentro
de la plantilla, debes guardar el documento como
lo haces normalmente dentro de Word 2010.

15. ¿Puedo guardar la plantilla con las
modificaciones que le he hecho y
usarla nuevamente cuantas veces
quiera?
¡Claro que sí! Existen pasos que
debes seguir para guardar una
platilla que has modificado y tenerla
disponible para usarla cuando lo
necesites.

16. Guardar una plantilla en Word 2010
1) Escoge la plantilla que desees, sea una plantilla de
ejemplo o una plantilla descargada del sitio Office.com
2) Haz clic en el botón Crear o Descargar, según
corresponda.
3) Comienza a hacer las modificaciones que necesites.
4) Para guardar la plantilla que has modificado, debes seguir
el mismo proceso que llevas a cabo cuando guardas
cualquier archivo de Word 2010. La única diferencia es que
en el cuadro de diálogo que aparece, en el campo Tipo,
debes escoger la opción Plantilla de Word.

18. Para volver a usar esta plantilla, solo debes ubicar el
lugar donde la guardaste y ¡listo!

19. Asistentes en Word 2010.
 Galería multimedia Ya no es posible obtener acceso
directo a la Galería multimedia desde el panel de tareas
Imágenes prediseñadas en los programas de Microsoft
Office. Además, se realizaron los siguientes cambios en la
Galería multimedia:
- Organización automática El comando para buscar
automáticamente archivos de medios en el equipo y
organizarlos en colecciones ya no existe. No obstante, aún
puede agregar imágenes de forma manual a la Galería
multimedia o importarlos desde un escáner o cámara.
- Enviar a destinatario de correo electrónico como datos
adjuntos El comando para enviar un clip como datos
adjuntos en un mensaje de correo electrónico ya no está
disponible.

20. - Eliminar de colección Aunque puede eliminar clips de la
Galería multimedia, ya no puede eliminar un clip de una
colección específica.
- Buscar estilo similar El comando que le permitía buscar
clips de un estilo similar ya no está disponible.
- Vistas de lista y detalles Las vistas de lista y detalles ya
no están disponibles. Ahora, todos los clips aparecen como
miniaturas en la ventana Galería multimedia.

21. Vista previa de impresión
La experiencia Vista
previa de impresión en
versiones anteriores de
Word se ha
reemplazado con una
vista previa en el
área Imprimir de la
vista Backstage de
Microsoft Office.

23. Panel de búsqueda y referencia
 El panel de búsqueda y referencia no está
disponible en Windows Internet Explorer 7. En
consecuencia, el acceso directo Alt+Clic en
Microsoft Word 2010 no abre el panel de búsqueda
y referencia en el explorador.

24. Asistente para
combinar
correspondencia

25. Cuando deseamos duplicar una correspondencia a
modo de plantilla para diversas personas, debemos
usar el asistente de cartas y correspondencia.
Pasos:
1. Abrir Word y tener en la ventana activa un
documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
2. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el
menú Iniciar combinación de correspondencia.
Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.

26. 3. Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás
que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que
es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso.
Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
4. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que
queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico,
sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic
en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

27.  En el paso 2 definimos
el documento inicial, es decir,
el documento que contiene la
parte fija a partir de la cual
crearemos el documento
combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una
explicación de la opción
seleccionada en este
momento.
 Dejaremos seleccionada la
primera opción y haremos clic
en Siguiente para continuar
con el asistente.

28.  En el paso 3 seleccionamos
el origen de datos, como ya
hemos dicho podemos utilizar una
lista existente (una tabla de
Access, una hoja de Excel, una
tabla en otro archivo Word, etc.),
podemos utilizar contactos
nuestros de Outlook, o
simplemente escribir una lista
nueva.
 - Si seleccionamos la
opción Utilizar una lista
existente aparece la opción
Examinar..., hacer clic en ella
para buscar el archivo que
contiene el origen de datos.

29.  - Si seleccionamos la
opción Seleccionar de los
contactos de Outlook, en lugar
de Examinar... aparece la
opción Elegir la carpeta de
contactos, hacer clic en ella y
elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la
opción Escribir una lista
nueva en lugar
de Examinar...aparece la
opción Crear..., hacer clic en ella
para introducir los valores en la
lista.

30. Puede seleccionar un archivo como una base de datos de
Access o un listado de datos de Word o de Excel

31. Aparecen marcados los datos para quienes se llenarán las
respectivas cartas o correspondencia.

32. ¡Ejercicios!

33. Ejercicio
Realizar una carta dirigida a una institución
educativa en la cual se desea enviar su hoja de vida
y pretende ofrecer sus servicios educativos a cierto
nivel educativo. No se le olvide especificar el nivel y
las materias en las cuales tiene competencia.
En este caso se podrá realizar por medio del
asistente de correspondencia, pero también lo
explicaré sin asistente.

34.  Si desea escribir la lista
seleccione este paso:

35. Ahora ingrese los nombres siguientes:
 Clic en el botón NUEVA ENTRADA para ir agregando más nombres de
destinatarios

36. Le pedirá que se guarde la lista:

37. Agregar un saludo arriba en la carta
Dejar así los
formatos
Le aparece el
documento de la
siguiente forma

38. Presione clic en
Finalizar y combinar,
Luego marque Todos
y Aceptar

39. Se le mostrarán las 3 cartas listas
para imprimirse o guardarse: