Excel 2007 adv manual for kku

Microsoft Excel
Advanced Level

1 | Page

สารบัญ
ั
บทที่ 1: การคานวณและการใช้ฟงก์ช ั ่น.................................................................................... 1
Review Microsoft Excel ..................................................................................................... 1
เทคนิคการเรียกใช้โปรแกรม ................................................................................................ 1
สรุปคุณสมบัตใหม่ ของ Microsoft Excel 2007 .................................................................... 2
ิ
การซ่อน/แสดง ส่วนประกอบย่อยต่างๆของ Status Bar ....................................................... 4
รูจกกับมุมมองต่างๆ ใน Microsoft Excel 2007 ................................................................... 4
้ั
การตกแต่งข้อมูลในเซล ....................................................................................................... 6
การระบายสีชองเซล ............................................................................................................ 6
่
เพิมเวิรกชีท (Worksheet) แผ่นใหม่..................................................................................... 7
่ ์
การเก็บบันทึกสมุดงานเป็ นชื่อไฟล์อ่นหรือไดร์ฟอื่น .............................................................. 7
ื
การใส่สตรคานวณปกติ...................................................................................................... 11
ู
ลาดับความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณ ............................................................. 12
การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่ ................................................................................... 12
การคานวณหาผลรวม ........................................................................................................ 13
ั ั่ ่
การสร้างสูตรด้วยฟงก์ชนทีใช้งานบ่อย ............................................................................... 13
เทคนิคการคานวณแบบไม่ตองเขียนสูตร............................................................................ 14
้
Workshop1....................................................................................................................... 15
Workshop2....................................................................................................................... 16
การใช้ IF function ............................................................................................................. 18
ั ั
ฟงก์ชนการค้นหาและอ้างอิง (Lookup and Reference) ..................................................... 19
Workshop-Vlookup .......................................................................................................... 20

การใช้ SUMIF................................................................................................................... 21
การใช้ COUNTIF .............................................................................................................. 21
แปลงอักษรให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่.......................................................................................... 22
Workshop 4 ..................................................................................................................... 22
บทที2. การทางานกับข้อมูล .................................................................................................. 25
่
การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน ......................................................................................... 25
การกาหนด Custom Formatting ....................................................................................... 26
การจัดรูปแบบแบบมีเงือนไข Conditional Formatting ........................................................ 28
่
การเปลียนเงือนไขหรือรูปแบบทีกาหนด ............................................................................ 30
่ ่ ่
การลบรูปแบบข้อมูลทีกาหนดเงือนไข ................................................................................ 31
่ ่
การค้นหาเซลล์ทมการจัดรูปแบบตามเงือนไข .................................................................... 31
่ี ี ่
สรุปเรื่องการป้องกันข้อมูล Protection ............................................................................... 34
บทที่ 3. Working with Data Analysis................................................................................... 39
รูจกกับฐานข้อมูลใน Microsoft Excel................................................................................. 39
้ั
Data Validation ................................................................................................................ 42
Pivot Table....................................................................................................................... 45
การปรับแต่งกราฟ ............................................................................................................. 48
การจัดกรองและจัดเรียงข้อมูล ............................................................................................ 49
การกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ (AutoFilter) .......................................................................... 52
Workshop5....................................................................................................................... 58
บทที่ 4. การสร้าง Macro ...................................................................................................... 60
Recording Macro ............................................................................................................. 60

Running Macro ................................................................................................................ 64
Macro Button ................................................................................................................... 64
Workshop-Macro ............................................................................................................. 65
บทที่ 5. Collaborating with others ....................................................................................... 66
การใชง้ านไฟล์รวมกัน (Shared Workbook) ..................................................................... 66
่
ข้อจากัดทีควรทราบ ภายหลังการ share file ...................................................................... 67
่
Tracking Changes: การติดตามการแก้ไข ......................................................................... 68
Excel 2007 New Feature .................................................................................................... 72
แบบฝึกหัดท้ายบท ................................................................................................................ 83
Excel Short Cut................................................................................................................... 85

บทที่ 1: การคานวณและการใช้ฟังก์ชน
ั่

Review Microsoft Excel
สาหรับบทนี้จะเป็ นการแนะนาการเริมต้นใช้งานโปรแกรม การสร้างสมุดงาน รวมทังเครื่องมือใช้งานที่
่ ้
สาคัญ เพือเป็ นพืนฐานการใช้งานสาหรับงานสมุดงานต่างๆ
่ ้

เทคนิคการเรียกใช้โปรแกรม
่ ้ ่
เพือให้ทาการเปิดโปรแกรมได้เร็วขึน ให้คลิกปุม Start พิมพ์ช่อโปรแกรมลงในช่อง Search เช่น
ื
่
Excel แล้วกดปุม Enter โปรแกรมทีเรียกใช้กจะถูกเปิดขึนทันที
่ ็ ้

ส่วนประกอบหน้ าต่างโปรแกรม
แถบเครื่องมือ Quick Access Tool bar แท็บ (Tab) Ribbon)ริบบอน(

Formula Bar)แถบสูตร(

พืนทีใช้งาน Work sheet
้ ่

phojanart@live.com Page | 1

Office Button เป็ นปุมคาสั ่งเกียวกับการทางานของแฟ้มงาน เช่น New, Open, Save, Save
่ ่
As, Print, Close, ฯลฯ
Quick Access Toolbar เป็ นแถบเครื่องมือให้เรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผูใช้สามารถเพิม
้ ่
่
ปุมคาสั ่งทีใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้
่
Title bar ั ั ่
แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปจจุบนทีเปิดใช้งานอยู่
แถบ Ribbon เป็ นแถบทีรวบรวมคาสังต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพือให้ผใช้เลือกใช้งานง่าย
่ ่ ่ ู้
ขึน
้
Formula bar แถบแสดงสูตรคานวณหรือข้อมูลทีพมพ์
่ ิ
Active cell ั ั ่
ตาแหน่งปจจุบนทีกาลังทางานอยู่
Worksheet พืนทีใช้งานของโปรแกรม
้ ่
Status bar ั ั
แถบแสดงสถานะการทางานปจจุบนบนหน้าจอ
View bar แถบแสดงมุมมองสมุดงานในแบบต่างๆ

สรุปคุณสมบัติใหม่ ของ Microsoft Excel 2007
่ ่
เมนูคาสังรูปแบบใหม่ เรียกว่า Ribbon เป็ นการจัดวางปุมคาสั ่งแยกเป็ นกลุมตามการใช้งานต่างๆ โดย
่
แบ่งออกเป็ น 7 แท็บ ได้แก่ Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View


เพิมขีดความสามารถด้านต่างๆ เพือใช้ในการจัดการกับข้อมูลได้มากขึน ดังนี้
่ ่ ้

ขีดความสามารถด้านต่างๆ Excel 2003 Excel 2007
จานวนคอลัมน์ใน 1Sheet 256 16,384
จานวนแถวใน 1Sheet 65,536 1,048,576
จานวนสีทใช้ได้ทงหมดในแฟ้มงาน
่ี ั้ สี 56 ล้านสี 4,300
เงือนไขของ Condition Format ทีใช้ได้ใน ช่อง 1
่ ่ สูงสุด เงือนไข 3
่ ไม่จากัด (ขึนกับ
้
เซล หน่วยความจา)
ความสามารถในการเรียงลาดับข้อมูลใน 1 ครัง ้ สูงสุด 3 สูงสุด 64
ระดับชัน
้ ระดับชัน้
จานวนตัวอักษรสูงสุดทีบนทีกได้ใน 1 ช่องเซล
่ ั ตัวอักษร 1,024 ตัวอักษร 32,768
สร้างสูตรทีซอนกันได้ มากสุด
่ ้ ระดับชัน 7
้ ระดับชัน 64
้
ั ั่
จานวน Argument ของฟงก์ชน มีได้มากสุด 30 255
จานวนคอลัมน์ของ Pivot Table มีได้มากสุด คอลัมน์ 255 คอลัมน์ 16,384

1. ใช้ File Format แบบใหม่ทผสมผสาน XML กับ การบีบอัดข้อมูลแบบ Zip ซึงทาให้ได้ขนาด
่ี ่
แฟ้มทีเล็กลงเมื่อเทียบกับแฟ้มในเวอร์ช ั ่นก่อนๆ
่
2. สร้างสูตรได้งายขึนกว่าเดิม ด้วยคุณสมบัตของ Formula AutoComplete
่ ้ ิ
่ ั ั่
3. เพิมฟงก์ชนใหม่ สาหรับช่วยในงานทาผลสรุปข้อมูล ดังนี้
ชื่อฟั งก์ชน
ั่ การใช้งาน
AVERAGEIF ใช้คานวณหาค่าเฉลียแบบ 1 เงือนไข
่ ่
AVERAGEIFS ใช้คานวณหาค่าเฉลียแบบหลายเงือนไข
่ ่
SUMIFS ใช้คานวณหาผลรวมแบบหลายเงือนไข ่
COUNTIFS ใช้นบแบบหลายเงือนไข
ั ่
IFERROR ใช้แก้ไขผลลัพธ์จากสูตรทีแสดงข้อผิดพลาด
่


4. ปรับปรุงคุณสมบัตดาน Graphic สามารถปรับแต่งรูปภาพ หรือสร้างรูปวาดต่างๆได้สวยงาม
ิ ้
รวดเร็วและง่ายขึนรวมถึง Chart ทีมรปแบบใหม่ๆทีสร้างให้อย่างสวยงามและปรับแต่งได้งาย
้ ่ ีู ่ ่
กว่าเดิม

การซ่อน/แสดง ส่วนประกอบย่อยต่างๆของ Status Bar
่
1. คลิกเมาส์ปุมขวา ลงบน Status Bar
2. คลิกเลือกชื่อของส่วนประกอบทีตองการเพิมใน Status Bar โดยจะเห็นเครื่องหมายถูกแสดงที่
่ ้ ่
ด้านหน้าชื่อนัน
้
หากต้องการยกเลิกส่วนประกอบนันออก ให้คลิกทีช่อนันจนเครื่องหมายถูกด้านหน้าหายไป
้ ่ ื ้

2

1

รู้จกกับมุมมองต่างๆ ใน Microsoft Excel 2007
ั
Microsoft Excel 2007 เพิมรูปแบบมุมมองใหม่เพือสะดวกกับการตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ และ
่ ่
สามารถทางานในสมุดงานได้พร้อมกัน โดยแต่ละมุมมองจะมีรปแบบ และการใช้งานทีแตกต่างกัน
ู ่
ดังนี้


ลักษณะมุมมองของ Excel แบ่งเป็ น 3 ลักษณะด้วยกัน คือ

1. มุมมอง Normal
เป็ นมุมมองทีใช้ดานการคานวณหรือการใช้งานทัวไป
่ ้ ่
2. มุมมอง Page Layout View
ใช้ตรวจสอบเอกสารก่อนการพิมพ์ แทนการใช้คาสัง่ Print Preview เดิม
จะใช้รวมกับแท็บ Page Layout ในการจัดหน้าสมุดงาน
่

3. มุมมอง PageBreak Preview
ช่วยในการจัดหน้า
สมุดงานก่อนการ
พิมพ์ สะดวกในการ
กาหนดขอบเขต
การพิมพ์


การตกแต่งข้อมูลในเซล
เพือความชัดเจน และสวยงาม เครื่องมือทีมมากับโปรแกรมช่วยในด้านการแต่งรูปแบบได้อย่างง่าย
่ ่ ี
โดยมีเครื่องมือดังต่อไปนี้

การระบายสีช่องเซล

1.ใช้เมาส์ลากคลุมพืนที่
้
ทีตองการระบายสี
่ ้

2.คลิกแท็บ Home
่
และคลิก ปุม Cell Styles

3 คลิกเลือกรายการสี


เพิ่มเวิรกชีท (Worksheet) แผ่นใหม่
์
่
1. คลิกปุม Insert Worksheet

Tip and Trick : สามารถใช้คยบอร์ด
ี์
่
โดยกดปุม Shift + F11

การตรวจสอบความเข้ากันได้ของสมุดงานต่างเวอร์ชน (Run Compatibility
ั่
Checker)
หากต้องการนาสมุดงานทีสร้างโดย Microsoft Excel 2007 ไปเปิดใช้โดย Microsoft Excel 97-2003
่
นัน ควรตรวจสอบรูปแบบต่างๆ ทีกาหนดในสมุดงานว่า มีรายการใดบ้างทีไม่สามารถแก้ไขได้
้ ่ ่
มีขนตอนดังนี้
ั้
่
1. คลิกปุม Office Button
2. เลือก Prepare
3. คลิกรายการ Run Compatibility Checker


1

2

3

4. ดูรายงานข้อมูลรายละเอียด ว่าส่วนใดบ้างใช้งานไม่ได้ จากกรอบทีแสดงขึนมา
่ ้
่ ี ั
และหากต้องการไปยังตาแหน่งทีมปญหานันให้คลิกที่ Find
้
่
5. หากต้องการจบการใช้งานให้คลิกปุม OK


TIPS AND TRICK

การเลือกบันทึกเป็ น Version 97 -2003
จะปรากฏหน้าต่าง Microsoft Office Excel Compatibility Checker โดยอัตโนมัติ

การเก็บบันทึกสมุดงานเป็ นชื่อไฟล์อื่นหรือไดร์ฟอื่น
เมื่อทาการเพิมเติมรายละเอียดในแฟ้มงาน หรือทาการแก้ไขข้อมูลในสมุดงานแล้ว คลิกปุม
่ ่
Save บน Quick Access Toolbar จะทาการบันทึกลงแฟ้มงานเดิมทันที ถ้าต้องการ Save เป็ นแฟ้ม
งานอื่นหรือไดร์ฟอื่น มีขนตอนดังนี้
ั้

่
2. เลือกคาสัง่ Save As
3. เลือก รูปแบบการบันทึก


3

1 เป็ นการ Save ไฟล์2007 นามสกุล .xlsx

2
บันทึกไฟล์เพือใช้กบ Excel 97-2003 ได้
่ ั

ความสามารถใหม่ในการ Save ไฟล์เป็ น PDF

เป็ นการเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้
เลือก Save As Type ในรูปแบบอื่นๆ
4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กาหนดรายละเอียดตามต้องการ
ปิดไฟล์สมุดงาน
หากต้องการเลิกใช้งาน หรือจบการทางานกับสมุดงานใดๆ มีขนตอนการปิดไฟล์สมุดงานดังนี้
ั้

่
่
2. คลิกปุม Exit Excel


1

2

การใส่สตรคานวณปกติ
ู
1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ี D4
่ี ้ ่
่
2. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตาแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุม Enter
3. ทีเซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคานวณทีกาหนดไว้
่ ่

Formula bar


Tips and Trick
เทคนิคการเลือกตาแหน่งเซลล์ในสูตรคานวณ พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกเลือกเซลล์ทตองการใช้
่ี ้

ลาดับความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณ
การคานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กบการคานวณจากเครื่องคิดเลข ผลลัพธ์ทได้จะต่างกัน เนื่องจาก
ั ่ี
การคานวณใน
เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะดูความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณด้วย จึงเป็ นสิงสาคัญ
่
อย่างยิงที่ User จะต้องทราบในเรื่องนี้ เพือไม่ให้ผลลัพธ์ทตองการผิดเพียนไปจากปกติ
่ ่ ่ี ้ ้

เครื่องหมายทีใช้
่ ความหมาย
( ) วงเล็บ
^ ยกกาลัง
*, / คูณ , หาร
+,- บวก , ลบ

ความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสาคัญสูงสุด และล่างสุดจะ
สาคัญต่าสุด
ในสูตรคานวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดสาคัญกว่าก็จะทาการคานวณเครื่องหมายนันก่อนแล้วไล่
้
ตามลาดับไปเรื่อยๆ
การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่
ในสูตรคานวณบางครังต้องการอ้างอิงค่าตาแหน่งเซลล์เดียว เวลา copy สูตร ไม่ตองการให้
้ ้
เปลียนแปลง เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute ในตัวอย่างนี้ตองการคานวณหาผลต่างระหว่าง
่ ้
ค่าใช้จาย (B3) กับค่าเฉลีย (C16) มีขนตอนดังนี้
่ ่ ั้
1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่ งเซลล์อยูท่ี C3
่ี ้ ่
่
2. ใส่สตรคานวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดปุม Enter
ู

3. ทาการ copy สูตรคานวณลงมา จะเห็นว่าตาแหน่ง C16 จะเป็ นค่าคงทีตลอด ไม่มการเปลียนแปลง
่ ี ่

Tips and Trick
เทคนิคการอ้างอิงตาแหน่งเซลล์ในสูตรคานวณ
การอ้างอิงสูตรคานวณปกติ เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Relative ซึงตาแหน่งเซลล์จะเปลียนแปลง
่ ่
ทุกค่า เวลา copy สูตรคานวณ ตามตัวอย่างนี้

การอ้างอิงสูตรคานวณแบบสัมบูรณ์ เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute จะเป็ นการตรึงค่าใดค่า
หนึ่งเป็ นค่าคงที่ ไม่ให้เปลียนแปลงเวลา copy สูตรคานวณ ตามตัวอย่างนี้
่
รูปแบบของการใช้ Absolute
=$column$row
(เครื่องหมาย $ ในสูตรคานวณ เรียกว่าเครื่องหมาย string)

ข้อผิดพลาดทัวไปเมื่อสร้างสูตร
่
#VALUE! หมายถึง ในสูตรคานวณปกติมการอ้างอิงตาแหน่งเซลล์ทเี่ ป็ นตัวอักษร
ี
ั
#NAME? หมายถึง ชื่อฟงก์ช ั ่นทีใช้พมพ์ผด
่ ิ ิ
การคานวณหาผลรวม
ั
ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตาแหน่ง ให้ใช้ฟงก์ช ั ่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขนตอน
ั้
ดังนี้
1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ี H4
่ี ้ ่
2. ทีแท็บ Home
่
3. จะปรากฏสูตรคานวณ =SUM(B4:G4) ให้ดชวงข้อมูลตัวเลขทีจะคานวณว่าถูกต้องหรือไม่
ู ่ ่

่
สังเกตจากเส้นประวิงรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุม Enter
่
การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชนที่ใช้งานบ่อย
ั่
โปรแกรม Excel จะทาการแบ่งชุดของสูตรคานวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าต้องการใช้สตรคานวณู
่ ้ ่
ประเภทใด คลิกเลือกปุมนันได้เลย หรือคลิกปุม Insert Function ก็ได้ สูตรคานวณทีนามายกตัวอย่าง
่


จะเป็ นสูตรทีใช้งานบ่อยๆ
่
ั้
1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ี C13
่ี ้ ่
่ ่ ่
2. ทีแท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคานวณให้เลือกใช้ ในทีน้ีคลิกปุมลูกศรลงของ AutoSum

3. จะปรากฏสูตรคานวณทีใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก
่
Average สูตรการหาค่าเฉลีย่
Count Numbers สูตรการนับจานวนข้อมูล
Max สูตรการหาค่าสูงสุด
Min สูตรการหาค่าต่าสุด
More Functions สูตรอื่นๆ
เทคนิคการคานวณแบบไม่ต้องเขียนสูตร
ดูผลการคานวณง่าย ๆ โดยไม่ตองใส่สตร (AutoCalculate)
้ ู
1. คลิกขวาทีแถบแสดงสถานะ (Status Bar) ทีอยูดานล่างของหน้าต่างโปรแกรม Excel
่ ่ ่ ้
2. เลือกรายการสูตรทีตองการจากเมนูลดดังภาพ
่ ้ ั

การใช้งาน AutoCalculate

1. คลิกเมาส์ลากคลุมเซลทีตองการเท่านัน
่ ้ ้
2. ผลลัพธ์จากการคานวณตามโจทย์ททานกาหนดไว้จะปรากฏให้เห็นบนแถบสถานะ (Status Bar)
่ี ่
ทันที


ผลลัพธ์ทแสดงบนแถบ Status Bar
่ี

Workshop1
เปิดไฟล์ function.xlsx ทาการคานวณดังนี้
เซล D3:D7 ใช้ if function แสดงผลสอบ คือ ผ่าน หรือ ไม่ผาน
่
เซล D9:D16 ใช้ function ทีเหมาะสม
่


Workshop2
จากแบบฟอร์ม Quotation ทีตาแหน่ง A21 ต้องการให้แสดงข้อความอ่านจานวนเงินตามตัวเลข ใน
่
ช่อง F21


เตรียมงาน
1. เปิดไฟล์ Form.xlsx
ขันตอน
้
1. คลิกเซล A21
2. พิมพ์ = b
ั ั่
3. ปรากฏ เครื่องมือ complete formular เพือช่วยในการพิมพ์ฟงก์ชน
่

4. ดับเบิลคลิกที่ BAHTTEXT


ั
5. ปรากฏ ชื่อฟงก์ช ั ่นดังกล่าวในช่อง A21

6. คลิกเซล F21
่
7. กดปุม Enter

การใช้ IF function
=if(เงือนไข, จริง, เท็จ)
่

ั ั
สามารถซ้อนฟงก์ช ั ่นได้ถง 64 ฟงก์ช ั ่น
ึ
ตัวอย่าง


ฟังก์ชนการค้นหาและอ้างอิง (Lookup and Reference)
ั
ั ั ั ั
ฟงก์ชชนการค้นหาข้งอิงมู(LookupกลุมReference)ทีเหมาะสมทีสุด สาหรับการทางานทางด้านฐานข้อมูล
ฟั ง ก์ นการค้นหาและอ้า อ ลเป็ น and่ ฟงก์ชน ่
ั ่
โดยเฉพาะอย่อมูลเป็งนงานทีังก์ชองมีการคียรายการซ้าางานทางด้าวยรหัอสเป็ นจานวนมาก แล้องมีกอารคีย์รายการซหา
ฟงั ก์ชนการค้นหาข้างยิ่ กลุมฟ ต้ นทีเ่ หมาะสมทีสด สาหรับการท ๆ กันด้ นฐานข้ มูล โดยเฉพาะอย่างยิงงานทีต้ วต้ งการ ค้น ้าๆ
ั ่ ่ ั ่ ุ์ ่ ่
ข้อด้วลทีคเป็ นจงไป แล้วต้องการ ค้นหาข้อมูลทีคย์ลงไป
กัน มู ยรหั่ ส ยล านวนมาก
ี์ ่ี
VLOOKUP
Lookup_value เป็ นค่าทีตองการค้นหาในคอลัมน์แรกของตาราง
่้
Table-array เป็ นตารางของข้อความ ตัวเลข หรือค่าตรรกะ ทีมขอมูลทีคุณต้องการ
่ี้ ่
Col_index_num เป็ นหมายเลขคอลัมน์ใน Table _array ซึงมีค่าภายในทีตรงกันทีจะส่งกลับ โดยนับคอลัมน์ซายสุดในตารางเป็ นคอลัมน์ท่ี 1
่ ่ ่ ้
Range_lookup เป็ นค่าตรรกะ ซึงถ้าต้องการค้นหาค่าทีใ่ กล้เคียงทีสดในคอลัมน์ซายสุด (ข้อมูลต้องเรียงลาดับจากน้อยไปหามาก)
่ ุ่ ้

HLOOKUP
Lookup_value เป็ นค่าทีตองการค้นหาในแถวแรกของตาราง
่้
Table-array เป็ นตารางของข้อความ ตัวเลข หรือค่าตรรกะ ทีมขอมูลทีคุณต้องการ
่ี้ ่
Row_index_num เป็ นหมายเลขแถวใน Table _array ซึงมีค่าภายในทีตรงกันทีจะส่งกลับ โดยนับแถวแรกสุดในตารางเป็ นแถวที่ 1
่ ่ ่
Range_lookup เป็ นค่าตรรกะ ซึงถ้าต้องการค้นหาค่าทีใ่ กล้เคียงทีสดในแถวบนสุด(ข้อมูลต้องเรียงลาดับจากน้อยไปหามาก)
่ ุ่


Workshop-Vlookup
ั ั่
ใช้ฟงก์ชน Vlookup เพือหาข้อมูลจากในตาราง แล้วนามาแสดงในแบบฟอร์มใบเสร็จ
่
จากตาราง Product.xlsx เก็บรายการสินค้าทังหมดของบริษท
้ ั

ตารางด้านล่างเป็ นแบบฟอร์มใบเสนอราคา
ทีตาแหนง A10 เมื่อพิมพ์รหัสนค้า เช่น TB1 จะปรากฏรายการสินค้า และ หน่วยนับ พร้อมกับ ราคา
่ ิ
ต่อหน่วยให้อตโนมัติ
ั


2. เปิดไฟล์ Product.xlsx
3. เปิดไฟล์ Form.xlsx
ขันตอน
้
1. คลิกเซล B10
ั ั่
2. พิมพ์ =Vlookup ปรากฏชื่อฟงก์ชน Vlookup()
่ ั ั ั่
3. ทาการดับเบิลคลิกทีฟงก์ช ั ่น Vlookup() ทีปรากฏ ฟงก์ชนดังกล่าวจะปรากฏในเซล B10
่
ดังนี้ =VLOOKUP(A10,………[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,2)
่
4. กดปุม Enter เพือแสดงค่า
่
ั ั
5. ใช้ฟงก์ชนเดียวกันนี้ ทีตาแหน่ ง C10 และ E10 ดังนี้
่
C10 =VLOOKUP(A10,……..[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,5)
E10 =VLOOKUP(A10,……..[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,4)

การใช้ SUMIF
 SUMIF function: แสดงผล รวมตัวเลขภายใน range ทีระบุเมื่อเงือนไขทีกาหนดเป็ นจริง
่ ่ ่
รูปแบบ =SUMIF( range, criteria, sum_range)
range คือช่วงของ cells ทีตองการนามาเป็ นเงือนไข ด้วยการเปรียบเทียบ
่ ้ ่
criteria คือเงือนไข ในรูปแบบของการเปรียบเทียบ ซึงสามารถกาหนดได้เพียง เงือนไข
่ ่ ่
เดียวเท่านัน หากกาหนดโดยตรงภายใน function ต้องกาหนดภายในเครื่องหมายคาพูด (“ “)
้
sum_range คือช่วงของ cells ทีตองการคานวณผลรวม หากไม่มการกาหนด จะนาเอา range
่ ้ ี
มาทาการ คานวณแทน
การใช้ COUNTIF
 COUNTIF function: นับจานวน cells ทีมคาภายในเป็ นค่าใดๆ โดยตรงตามเงือนไขทีกาหนด
่ ี่ ่ ่
รูปแบบ =COUNTIF( range, criteria)


range คือ range หรือช่วงของ cells ทีตองการนับ
่ ้
criteria คือ เงือนไข ในรูปแบบของการเปรียบเทียบ ซึงสามารถกาหนดได้เพียง เงือนไขเดียว
่ ่ ่
เท่านัน หากกาหนดโดยตรงภายใน function ต้องกาหนดภายในเครื่องหมายคาพูด (“ “)
้
แปลงอักษรให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่
รูปแบบ =upper()
 เปิดไฟล์ NorthwindDB
 เพิม column ใหม่
่
 ทาการแปลงชื่อทีได้ทาจากแบบฝึกหัดทีแล้ว ให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่
่ ่
Workshop 4
เปิดไฟล์ Workshop4.xlsx
ั ั่ ่ ่
ใช้ฟงก์ชนทีเกียวข้อง คานวณเซลต่างๆ ของแบบฟอร์ม ใบส่งสินค้า/ใบกากับภาษี


ั ั่ ่ ่
ฟงก์ชนทีเกียวข้อง
if( ) การกาหนดเงือนไขในการแสดงผล
่
vlookup( ) ้ ่
ค ้นหาค่าในคอลัมน์ซายสุดของข ้อมูล แล ้วสงกลับค่าในแถวเดียวกันจากคอลัมน์ทกาหนด
ี่
sum( ) หาผลรวม
bahttext( ) แปลงจานวนเงินใหเป็ นตัวอักษรภาษาไทย
้

ั ั่
ใช้ฟงก์ชนและสูตรคานวณ ตามรายการดังนี้
ั ั่
1. G11:G15 ใช้ฟงก์ชน Vlookup() แสดงรายการตาม CODE ในเซล F11:F15
ั ั่
2. H11:H15 ใช้ฟงก์ชน Vlookup() แสดงราคาต่อหน่วยตาม CODE ในเซล F11:F15
3. I11:I15 สร้างสูตรหาราคารวม โดยคิดจาก จานวน คูณ ราคารวม
ั ั่
4. I24 ใช้ฟงก์ชน Sum() รวมเงิน เซล I11:I15
5. I25 สร้างสูตร ภาษีมลค่าเพิม โดยคิดจาก I24 คูณ 7%
ู ่
6. I26 สร้างสูตร รวมทังสิน โดยคิดจาก I24 บวก I25
้ ้
ั
7. E25 ใช้ฟงก์ช ั ่น Bahttext() แสดงอักษรเลขในเซล I26
ั ั่
8. E29 ใช้ฟงก์ชน IF() แสดงข้อความ โดยมีเงือนไขดังนี้
่
8.1. ถ้าราคารวมทังสิน ในเซล I26 ตังแต่ 7000 ขึนไป จะแสดงข้อความ "บริการจัดส่ง"
้ ้ ้ ้
8.2. ถ้าราคารวมทังสิน ในเซล I26 ไม่ถง 7000 ขึนไป จะแสดงข้อความ "ไม่มบริการจัดส่ง"
้ ้ ึ ้ ี


เฉลย


บทที่2. การทางานกับข้อมูล

การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน
เมื่อพิมพ์ขอมูลเสร็จแล้วก็ทาการตกแต่งข้องมูลให้สวยงาม มีขนตอนดังนี้
้ ั้
1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการ
่ ้
่
2. แถบ Ribbon ชื่อ Home คลิกปุมเครื่องมือบนทูลบาร์

ใช้ตกแต่ง การจัดวาง จัดรูปแบบตัวเลข
ตัวอักษร ข้อความ
หรือจัดรูปแบบข้อมูลโดยการใช้เมนู มีขนตอนดังนี้
ั้
1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการ
่ ้
2. คลิกขวาเลือกคาสัง Format Cells
่
Number จัดรูปแบบตัวเลข
Alignment การจัดวางข้อความ
Font ชนิดของตัวอักษร
Border กาหนดเส้นขอบ
Fill กาหนดสีพนและลาย
้ื
Protection ป้องกันการแก้ไขข้อมูล
่
3. กาหนดรายละเอียดเสร็จแล้วคลิกปุม OK


การกาหนด Custom Formatting
การใช้ Format ทีกาหนดเอง บน Field Number หรือ Date สามารถกาหนดได้โดย
่
1. เลือกข้อมูล และคลิกแท็บ Home
2. ในกลุม Number คลิกไดอะล็อกบ็อกซ์
่
3. เลือก Tab Number และ เลือก Custom
4. กาหนด Format ทีตองการ ในช่องใต้ Type:
่ ้

กาหนดรูปแบบตัวเลข สามารถใช้สญลักษณ์ # หรือเลข 0
ั


เช่น [Blue]#,##0.00; [Red](#,##0.00) หมายถึง
ค่าบวก จะแสดง , เมื่อมีตวเลขหลักพันขึนไป
ั ้
ถ้าไม่มตวเลขใดๆใน cell หรือ range จะแสดง 0.00
ี ั
ค่าทังหมดจะแสดงด้วยตัวอักษรสีแดง
้
ค่าลบ จะแสดง , เมื่อมีตวเลขหลักพันขึนไป
ั ้
ถ้าไม่มตวเลขใดๆใน cell หรือ range จะแสดง 0.00
ี ั
ค่าทังหมดจะแสดงอยูภายในวงเล็บเล็ก และมีตวอักษรเป็ นสีเป็ นแดง
้ ่ ั

Tips and Trick
เทคนิคการกาหนดจานวน sheet ทีตองการใช้งาน
่ ้
คลิกปุม่ Office button เลือกปุม ่ จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ Excel Options
ทีแท็บ Popular คลิกเลือกจานวน sheet จากคาสัง่
่
ในทีน้ีกาหนดเป็ น 5 sheet เสร็จแล้วคลิกปุม OK จะมีผลตังแต่แฟ้มงานใหม่เป็ นต้นไป
่ ่ ้


การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข Conditional Formatting
ใช้ในการปรับแต่งข้อมูลตามเงือนไขทีตงไว้
่ ่ ั้
ั้
1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการจัดรูปแบบ
่ ้
่
2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุม
จะปรากฏรายการให้เลือกใช้
 Highlight เซลล์ทตรงตามเงือนไขทีกาหนด
่ี ่ ่
 แสดงข้อมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต่าสุด
 แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันแบบกราฟแท่ง
 แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสีต่างๆ
 แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสัญลักษณ์ไอคอน
 สร้างเงือนไขเอง
่
 ลบเงือนไขทีไม่ตองการใช้งาน
่ ่ ้
 จัดการกับเงือนไขทีกาหนด
่ ่

3. ตัวอย่าง จากตาราง ข้อมูลด้านล่างใช้ Data Bars เน้นข้อมูลตัวเลข


เทคนิคการจัดรูปแบบตามกลุมข้อมูลตัวเลข
่
่ ่ ่
เลือกช่วงข้อมูลทีจะจัดกลุม แล้วคลิกปุม

เลือกแบบทีจะใช้จาก
่

มีรปแบบย่อยให้เลือกมากมายตามช่วงข้อมูลทีโปรแกรมตังค่าไว้ให้โดยอัตโนมัติ
ู ่ ้

่
ถ้าต้องการดูหรือกาหนดรายละเอียดเพิมเติม สามารถกาหนดได้โดยคลิกปุม More Rules
่


การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กาหนด
Icon Set ทีได้เลือกไว้ สามารถสร้างเงือนไขให้ตรงกับความต้องการได้
่ ่
ั้
1. เลือกช่วงข้อมูลเดิมทีทาการจัดรูปแบบไว้
่
่
3. เลือกคาสัง่ Manage Rules

่
4. คลิกปุม Edit Ruleจะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Edit Formatting Rule ให้แก้ไขรายละเอียด
่
5. คลิกปุม OK

ค่าเงือนไข
่ รูปแบบ
เงือนไข
่


การลบรูปแบบข้อมูลที่กาหนดเงื่อนไข
ช่วงข้อมูลทีมการจัดรูปแบบตามเงือนไขทีตงไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว คุณสามารถทาการยกเลิกเงือนไข
่ ี ่ ่ ั้ ่
นันได้ โดยมีขนตอนดังนี้
้ ั้
1. เลือกช่วงข้อมูลเดิมทีทาการจัดรูปแบบไว้
่
่
3. เลือกคาสัง Clear Rules
่

ในทีน้ีเลือกคาสัง่ Clear Rules from Selected Cells
่
การค้นหาเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
1. ่
แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Editing คลิกปุม
2. เลือกคาสัง่ Conditional Formatting
จะแสดงช่วงข้อมูลทีมการกาหนดเงือนไขให้ทนที
่ ี ่ ั

Workshop5
จากไฟล์ Product.xls ให้ทาการใส่สญลักษณ์ทคอลัมน์ H รายการ Unit in Stock เพือให้เห็นชัดเจนว่า
ั ่ี ่
รายการใดควรสังซือ โดยมีเงือนไข ดังนี้
่ ้ ่
จานวนคงเหลือมากกว่าเท่ากับ 50 ให้ใช้สญลักษณ์
ั
จานวนคงเหลือน้อยกว่า 50 และมากกว่าเท่ากับ 10 ให้ใช้สญลักษณ์
ั
จานวนคงเหลือน้อยกว่า 10 ให้ใช้สญลักษณ์
ั หมายถึงจานวนคงเหลือน้อย ต้องสังซือเพิม
่ ้ ่
จากนันทารายงานสรุป เฉพาะข้อมูลรายการสินค้า ทีตองสังซือ
้ ่ ้ ่ ้


ขันการเตรียมการ
้
เปิดไฟล์ product.xlsx
ขันตอน
้
1. คลิกเลือกทีช่อคอลัมน์ H (รายการ Unit in stock)
่ ื

2. คลิกแท็บ Home และคลิกปุม่
3. คลิกเลือกแบบ Icon Sets เลื่อนเม้าไปตามลูกศรด้านขวา เลือกแบบ 3 Symbols (Circled)

่
4. คลิกปุม และคลิก Mange Rules
5. ปรากฏหน้าต่าง Conditional Formatting Rules Manager
่
6. คลิกปุม Edit Rules...


7. บริเวณ Icon เปลียนค่าต่างๆ ตามภาพด้านล่าง
่
คลิกเลือก Type = Number
ให้พมพ์ตวเลขในช่อง Value 50 และ 10 ตามลาดับ
ิ ั

่


การตกแต่งด้วย Format as Table
1. เลือกพืนทีขอมูลทีตองการ
้ ่ ้ ่ ้
2. คลิกแท็บ Insert
่
3. คลิกปุม Table

่

5. พืนทีขอมูลจะถูกเปลียนให้กลายเป็ นตารางทีมคุณสมบัตพเิ ศษ โดยปรับแต่งคุณสมบ้ตได้จาก
้ ่ ้ ่ ่ ี ิ ิ
Table Tools ซึงประกอบด้วยแท็บ Design ดังรูป
่


การสร้างแถวผลรวมให้ข้อมูลโดยไม่ต้องสร้างสูตรเอง
เมื่อเปลียนพืนทีขอมูลให้เป็ นตารางแบบพิเศษแล้ว สามารถใช้คุณลักษณะพิเศษต่างๆเช่น ให้สร้าง
่ ้ ่ ้
แถวผลรวมอัตโนมัติ ดังนี้
1. คลิกเลือกตาราง
2. คลิกแท็บ Design
3. คลิกแสดงเครื่องหมายถูกทีชองด้านหน้า Total Row
่ ่
4. แถวผลรวมจะถูกสร้างขึนมาให้อตโนมัติ
้ ั

Tip and Trick

หากต้องการเปลียนจากผลรวมเป็ น ผลสรุปอื่น สามารถเปลียนได้โดยคลิกเลือกช่องเซลของ
่ ่
่ ั
ตัวเลขผลรวม แล้วคลิกปุมลูกศรด้านข้างช่องเซล เพือเลือกฟงก์ช ั ่นอื่นตามต้องการ
่

คลิกเลือก
ั
ฟงก์ช ั ่น


การแปลงตารางแบบพิเศษให้กลับมาเป็ นข้อมูลธรรมดา
1. คลิกเลือกตาราง
2. คลิกแท็บ Design
3. คลิกเลือกคาสัง่ Convert to Range

่
4. คลิกปุม Yes

สรุปเรื่องการป้ องกันข้อมูล Protection
1.ป้ องกันการเปิดสมุดงาน แบบใส่รหัส
่
1.1 คลิกปุม Office Button Prepare  Encrypt Document


่
ปรากฎหน้าต่าง ใส่พมพ์รหัส และคลิกปุม OK
ิ

2.ป้ องการเขียนข้อมูลบน sheet (แท็บ ReviewProtect Sheet)


2.1 2.2

3

2.1ป้ องกันการแก้ไขทัง sheet
้

2.2ให้เขียนบาง cell แท็บ (ReviewAllow User to Edit Range)

2.3ซ่อนสูตร (คลิกเม้าส์ขวาทีเซลนัน Format cell แท็บ Protection Hidden)
่ ้
3.ป้ องกันการแก้ไข workbook เช่นการลบ เปลียนชื่อ
่

(แท็บ Review ProtectionProtect Workbook )


บทที่ 3. Working with Data Analysis

รู้จกกับฐานข้อมูลใน Microsoft Excel
ั
Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทาให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบ
ข้อมูล ตลอดจนนาข้อมูลมาประมวลในลักษณะของรายงานแบบต่างๆ ได้

Import from another program: การนาเข้าข้อมูลจากภายนอก

การจัดเก็บข้อมูลใน Excel นอกจากจะทาการกรอกข้อมูลลงไปตรงๆ แล้ว Excel ยังสามารถนาข้อมูล
รูปแบบอื่นทีมอยูนาเข้ามาใช้ได้ รูปแบบไฟล์ท่ี Excel สามารถนาเข้าข้อมูลจากภายนอกได้ เช่น ไฟล์
่ ี ่
จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อ่นๆ (*.xlsx) , ไฟล์ขอความหรือ Text files (*.txt) , ไฟล์จาก
ื ้
โปรแกรม Microsoft Access (*.mdb)
มีขนตอนการนาเข้าข้อมูล ดังนี้
ั้

1. เลือกตาแหน่งเซลทีตองการให้นาข้อมูลจากภายนอกมาวาง
่ ้
2. คลิกแท็บ Data
่
3. คลิกปุม Text to Columns

4. หน้าต่าง Select Data Source ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ขอมูล และไฟล์ขอมูลทีตองการนาเข้า
้ ้ ่ ้
่
แล้ว Click ปุม Open


เลือกไฟล์ที่ต้องการ
นาเข้ า
เลือกรูปแบบของไฟล์เป็ น Text
files

5. หน้าต่าง Text Import Wizard - Step 1 of 3 ต้องกาหนดค่าในส่วนต่างๆ แล้วคลิกNext

- Original data type จะมีคาให้เลือก 2 ค่า คือ Delimited กรณีทไฟล์ขอมูลมีการแบ่งข้อความ
่ ่ี ้
ด้วยสัญลักษณ์ และ Fixed width กรณีทไฟล์ขอมูลใช้การเว้นวรรคด้วยช่องว่างแบ่งข้อความ ตัวอย่าง
่ี ้
นี้ให้เลือก Fixed width

- Start import at row ให้เลือกว่าจะนาเข้าข้อมูลตังแต่แถวทีเท่าใด ตัวอย่างนี้ให้เลือกนาเข้า
้ ่
ตังแต่แถวที่ 1
้
- File origin เป็ นการกาหนดภาษาของข้อมูลทีจะนาเข้า ตัวอย่างนี้ให้เลือกภาษาไทย คือ 874 :
่
Thai (Windows)

6. หน้าต่าง Text Import Wizard : Step 2 of 3 Excel จะทาการแบ่งเส้น Column ให้อตโนมัติ
ั
่
โดยดูจากข้อมูลในไฟล์ทจะนาเข้าเป็ นหลัก ตัวอย่างนี้ให้ปุม Next ได้เลย
่ี


7. หน้าต่าง Text Import Wizard : Step 3 of 3 เป็ นการกาหนดรูปแบบของเซลข้อมูลว่าแต่ขอมูล
้
ในแต่ละ Column จะเป็ นรูปแบบ General, Text, Date, หรือจะเลือกไม่นาเข้า Column นันโดย
้
การเลือก Do not import column (skip) ซึงปกติ Excel จะกาหนดให้เป็ น General ทุก
่
Column ตัวอย่างนี้ให้กด Finish ได้เลย

8. หน้าต่าง Import Data ให้กาหนดว่าจะนาข้อมูลวางไว้ทเี่ ซลใดในชีททีปรากฎอยู่ (Existing
่
worksheet) หรือให้นาไปวางในชีททีสร้างใหม่ (New worksheet) ตัวอย่างนี้ให้เลือกชีทที่
่
ปรากฎอยู่ และเลือกวางทีเซล A1 เสร็จสินขันตอนการนาเข้าข้อมูลจากภายนอก จะได้
่ ้ ้
ตารางข้อมูลสินค้า 6 Column 143 Rows

Data Validation

การป้องกันการป้อนข้อมูลทีไม่ถูกต้องในแผ่นงาน
่


เพือให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิงขึน คุณควรจะกาหนดกฏข้อบังคับในการป้อนข้อมูล มี
่ ่ ้
ขันตอนดังนี้
้
1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการพิมพ์
่ ้
่
2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Data Tools คลิกปุม
่
3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation ทีหวข้อ Settings ให้กาหนดเงือนไข ในทีน้ีกาหนดว่า
่ ั ่ ่
ข้อมูลตัวเลขทีป้อนจะต้องอยูในช่วงตังแต่
่ ่ ้
8000-40000 เท่านัน้

เลือกว่าข้อมูลทีป้อนเป็ น
่
ชนิดไหน
เลือกเครื่องหมายในการ
เปรียบเทียบ
กาหนดช่วงตัวเลขเริมต้น
่
กาหนดช่วงตัวเลขสุดท้าย
4. คลิกหัวข้อ Input Message ระบุขอความทีตองการแสดงเมื่อตาแหน่งเซลล์อยูในช่วงนัน เป็ นการ
้ ่ ้ ่ ้
บอกให้ user ทราบว่าให้ทาอะไร


5.
6. คลิกหัวข้อ Error Alert เพือกาหนดว่า ถ้า user ป้อนข้อมูลไม่ตรงตามกฎข้อบังคับ ให้แสดง
่
Message และไอคอนเตือน เสร็จแล้ว
่
คลิกปุม OK

่ ่ ่
ถ้าต้องการยกเลิกเงือนไขทีกาหนด คลิกปุม

Tips and Trick
เทคนิคการเลือกแบบเพือแสดงไดอะล็อกบ็อกซ์เตือน จากคาสัง่ Data Validation
่


Pivot Table
ขันตอนการสร้าง Pivot Table
้
จากข้อมูลในตาราง ถ้าต้องการทา report โดยสรุปยอด actual แยกในแต่ละ Region เพือเปรียบเทียบ
่
ว่าทีใดขายได้มลค่ามาสุด
่ ู

1. Chart

2. ปรากฏแท็บชีทใหม่ ให้ทาการลาก fied ทีตองการทราบสงในช่องแถบด้านขวาดังภาพด้านล่าง
่ ้
จะได้ขอมูลทีตองการ พร้อมกราฟ
้ ่ ้


การแสดงขอ้มลู ในรปู แบบ Group
จากข้อมูลในตาราง ถ้าต้องการทา report โดยสรุปยอด actual แยกในแต่ละ Region เพือเปรียบเทียบ
่
ว่าทีใดขายได้มลค่ามาสุด
่ ู

1. วางเคอร์เซอร์ ในตาราง
2. แท็บ Insert คาสัง่ Pivot table เลือก Pivot Chart

3. ปรากฏแท็บชีทใหม่ ให้ทาการลาก fied ทีตองการทราบสงในช่องแถบด้านขวาดังภาพด้านล่าง
่ ้
จะได้ขอมูลทีตองการ พร้อมกราฟ
้ ่ ้


การปรับแต่งกราฟ


การจัดกรองและจัดเรียงข้อมูล
การจัดเรียงลาดับข้อมูลแบบเงือนไขเดียว สามารถทาได้ดวยการ Click เลือกเซลข้อมูลใน
่ ้

Column ทีตองการ แล้วเลือกเครื่องมือบนแท็บ Data
่ ้ Sort Ascending หรือ Sort
Descending เพือจัดเรียงลาดับข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยตามลาดับ
่

การ Sort ข้อมูลฟิ ลด์เดียว
เป็ นการเรียงลาดับข้อมูลภายในคอลัมน์ หรือแถว
เมื่อคุณนางานฐานข้อมูลมาสร้างในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจากสร้างงานเรียบร้อยแล้ว สิงที่จะ
่
ทาต่อไป คือ การจัดเรียงข้อมูล มีขนตอนดังนี้
ั้

1. คลิกตาแหน่งเซลในหัวข้อทีตองการจัดเรียง จากตัวอย่างนี้ เลือกเซลใดก็ได้ในหัวข้อ Salary
่ ้
่ ่
2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุมบนทูลบาร์ เพือเลือกเกณฑ์การจัดเรียง
่
Sort Smallest to Largest จัดเรียงจากน้อยไปมาก (AZ)

Sort Largest to Smallest จัดเรียงจากมากไปน้อย (ZA)

การ Sort ข้อมูลซ้อนกันหลายชัน
้

ตาแหน่งเซลอยูในงาน Database
่
่
1. คลิกปุม เพือเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Sort กาหนดรายละเอียดเพิมเติม
่ ่


2. ทีชอง Sort by เลือกหัวข้อหลักในการจัดเรียง
่ ่
ทีชอง Order เลือกเกณฑ์การจัดเรียง
่ ่
3.
4. ่
คลิกปุม เพือเพิมหัวข้อรอง, หัวข้อที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแล้วคลิก
่ ่
่
ปุม OK

การ Sort ข้อมูลตามสีพ้ ืนและสีตวอักษร Sort by Color
ั
ก่อนทาการเรียงลาดับต้องทาการ format รูปแบบอักษรให้เป็ นสีต่างๆ ก่อน
1. คลิกวางเซลในตารางข้อมูล
่
3. คลิกปุม Filter
ปรากฏสัญลักษณ์
เครื่องกรองในตาราง
่
4. คลิกปุมกรอง
5. เลือกรายการ
Sort by Color

เลือกสีน้ าเงิน


การกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ (AutoFilter)
การทางานกับฐานข้อมูล อีกเรื่องหนึ่งทีใช้งานบ่อย นอกจากและสาคัญนันคือการค้นหาข้อมูลหรือ
่ ่
การกรองข้อมูลเพือตอบสนองความต้องการในการนาข้อมูลมาวิเคราะห์ ซึงมีรปแบบการทางานดังนี้
่ ่ ู

การกรองข้อมูลตามค่าในเซล
เป็ นการเลือกข้อมูลจากรายการโดยตรง ซึงมีรปแบบการใช้งานใหม่เพือให้ผใช้สามารถเลือกค่าที่
่ ู ่ ู้
ต้องการได้มากกว่า 1 ค่า มีขนตอนดังนี้
ั้
1.ตาแหน่งเซลอยูในงาน Database
่
่ ่
2.ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุม จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวข้อ

3.คลิก
่
ปุมลูกศรลงของหัวข้อทีจะค้นหา เลือกข้อมูลทีตองการ ในทีน้ีคลิกหัวข้อ Department เลือก
่ ่ ้ ่
Engineering
่
4. เสร็จแล้วคลิกปุม OK


สังเกตแถบ Status bar ด้านล่าง จะแสดงจานวน record ทีคนหาได้
่ ้

การยกเลิ กข้อมูลทีทาการกรอง (Filter)
่
1. ตาแหน่งเซลอยูในงาน Database
่
่ ่
2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุม บนทูลบาร์

การกาหนดเงือนไขในการกรองข้อมูล (Advanced Filter)
่
การกรองข้อมูลทีกล่าวมาแล้วเป็ นการกรองข้อมูลแบบง่ายๆ แต่มการกรองข้อมูลอีกแบบหนึ่งเป็ นการ
่ ี
กรองข้อมูลทีซบซ้อนขึน นันคือสามารถกาหนดเงือนไขเพือกรองข้อมูลทีตองการได้
่ ั ้ ่ ่ ่ ่ ้

การกาหนดเงื่อนไขอย่างง่าย
การกาหนดเงือนไขด้วยวิธน้ี ผลข้อมูลทีได้จะแทนทีคาข้อมูลเดิม มีขนตอนดังนี้
่ ี ่ ่ ่ ั้


่ ่
เมื่อคลิกปุม เครื่องกรอง แล้วคลิกปุมลูกศรลงของหัวข้อทีจะค้นหา เลือกคาสั ่ง Text Filters หรือ
่
Number Filters (ขึนอยูกบข้อมูลในหัวข้อทีเลือก) จะเปิดคาสังให้เลือก
้ ่ ั ่ ่

การกาหนดเงื่อนไขแบบระบุตาแหน่ งใหม่ให้กบผล
ั
วิธน้ีสามารถเลือกแสดงผลในตาแหน่งอื่นได้ มีขนตอนดังนี้
ี ั้
1.ทาการคัดลอกข้อมูลและหัวข้อทีใช้เป็ นเงือนไขในการค้นหา จากตัวอย่างนี้ หัวข้อคือ Department
่ ่
และข้อมูลคือ Admin.  copy ไปวางไว้ท่ี ตาแหน่งเซล K1-K2
2.ตาแหน่งเซลอยูในงาน database
่


่ ่
3.ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter เลือกปุม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์
Advanced Filter ให้กาหนดรายละเอียด
แสดงผลลัพธ์ทได้ในงาน database นัน
่ี ้
เลย
ช่วงข้อมูลของงาน database ทังหมดที่
้
ใช้ในการกรอง
เลย

เลือกตาแหน่งเซลล์ทใช้เป็นเงือนไข คือ
่ี ่
แสดงเฉพาะข้อมูลทีไม่ซ้ากัน
่ K1-K2
เลย เลย

่
4.หลังจากเลือกรายละเอียดต่างๆ เสร็จแล้ว คลิกปุม OK
จะปรากฏผลลัพธ์ดงรูป และแสดงสรุปทีแถบ Status bar ด้านล่าง ว่ามีคนทีอยูในแผนก
ั ่ ่ ่
Admin. 14 คน
ในจานวนพนักงานทังหมด 114 คน
้


การกรองค่าทีไม่ซ้ ากันหรือการเอาค่าทีซ้ ากันออก
่ ่
ในงาน Database เมื่อทาการป้อนข้อมูลจานวนมากๆ อาจมีบาง record ทีพมพ์ซ้ากัน คุณสามารถเอา
่ ิ
ค่าทีซ้ากันออกได้ มีขนตอนดังนี้
่ ั้
1. ตาแหน่งเซลอยูในงาน database
่
่ ่
2. ทีแท็บ Data คลิกปุม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Remove Duplicates

3. คลิกเลือกหัวข้อฟิลด์ทให้ตรวจสอบข้อมูลซ้า ในทีน้ีเลือกฟิลด์ Emp ID
่ี ่
่
4. เสร็จแล้วคลิกปุม OK
5. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์แสดงจานวน record ทีซ้ากัน คลิกปุม OK
่ ่

การกรองข้อมูลตามสีพ้ ืนและสีตวอักษร Filter by Color
ั
ก่อนทาการกรองต้องทาการ format รูปแบบอักษรให้เป็ นสีต่างๆ ก่อน
1. คลิกวางเซลในตารางข้อมูล
่
3. คลิกปุม Filter
ปรากฏลัญลักษณ์เครืองกรองในตาราง

่
4. คลิกปุมเครื่องกรอง
5. เลือกรายการ Filter by Color
6. เลือกสีแดง

จากตาราง Product.xlsx เก็บรายการสินค้าทังหมดของบริษท ต้องการแสดงข้อมูลของรายการสินค้า
้ ั
ทีมี category เป็ นสีแดง และเรียงลาดัง List Price จากมากไปน้อย
่

 เปิดไฟล์ Product.xlsx
ขันตอน
้
1. ตาแหน่งเซลล์อยูในงานตาราง
่
่ ่
2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุม จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวข้อ


Excel 2007 adv manual for kku

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (19)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (20)

Ähnlich wie Excel 2007 adv manual for kku

Ähnlich wie Excel 2007 adv manual for kku (20)

Excel 2007 adv manual for kku