Open KM i open CMS

Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware/
© Roger Casadejús Pérez | Exatienda
Open KM i Open CMS
Introducció
Avui dia és de summa importància poder comptar amb una bona metodologia per poder
mantenir el coneixement amb el qual s’expliquen els col·laboradors dins d'una companyia o
organització, per d'aquesta manera també portar els processos de cada departament d'una
manera òptima, ja que així es pot assegurar que el que es requereixi es durà a terme en un
temps adequat, i que el que s'està fent va de la mà amb tot l'establert.
Per a això, moltes companyies han definit una sèrie de passos o processos que se seguiran, no
obstant això moltes vegades això es converteix en un enigma, ja que no saben quin és la millor
manera per administrar aquest coneixement amb el qual expliquen els seus treballadors, per la
qual cosa moltes vegades fan ús de les diferents eines tecnològiques que es troben al mercat.
Dins d'aquestes eines podem trobar el Open KM o el Open CMS, els quals seran analitzats en el
següent treball, els quals poden ser utilitzats com un repositori de documents, perquè
l'administració del coneixement pugui ser més eficient, i així pugui tenir-se una base de
coneixements que pugui ser consultada en qualsevol moment, i que pot usar-se per optimitzar
els procediments en general.
Open KM (Knowledge Management)
Open KM és una aplicació web que es basa en la gestió documental, utilitzant estàndards i
tecnologies Open Source que proporciona capacitats completes de gestió de documents per
controlar versions, metadades, escaneig, comentaris o fòrums. Tot això perquè les persones
tinguin accés a la informació i puguin gestionar de forma més eficient els recursos humans de
l'organització. Aquest programari integra en una sola solució, totes les funcionalitats per
col·laborar, gestionar i buscar documents; millorant la seva accessibilitat i disminuint el
magatzem d'informació innecessària.
· Gestió Documental:
Per entendre millor la funcionalitat de Open KM, hem d'analitzar el que és la gestió
documental. Com a definició tenim el següent:
Conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per administrar el flux de documents de tot
tipus en una organització, permetre la recuperació d'informació des d'ells. (Font: Llic. Eudis
Jesús Bell J., Gestió Documental – Open KM)
Les empreses tenen diverses oportunitats en utilitzar la Gestió Documental, entre elles:
millorar la productivitat i serveis cap als seus clients, optimitzar i organitzar els documents,
alleugerir l'estructura de costos, permetre agilitat i control sobre les despeses, millora de
l'allotjament de recursos i serveis oferts, a més del monitoratge permanent d'èxits i fracassos a
l'hora d'implementar un nou sistema.
· Descripció de Open KM:
Tots els col·laboradors de les empreses produeixen molts documents, imatges i els guarden, ja
sigui en format electrònic, en carpetes en el seu ordinador o en correus. No obstant això, quan

necessiten de la informació, han d'emprar molt temps en la seva cerca. Open KM permet crear
un espai per emmagatzemar la informació corporativa per a la creació de coneixement.
· Característiques:
Recopilar informació:
Es pot capturar la informació des de correu electrònic, Microsoft Office, OpenOffice, PDF,
AutoCAD. Després la mateixa pot ser visualitzada utilitzant un espai de treball. Als usuaris se'ls
permet explorar i modificar la informació des d'una mateixa aplicació. També podran editar la
informació i vincular-la amb algun altre document que s’anomenarà material de suport.
· Col·laborar, compartir i treballar junts:
Permet als usuaris distribuir la informació de manera eficient per resoldre problemes. Es pot
compartir a través de carpetes compartides, fòrums de discussió, anotacions, xats o correu
electrònic.
· Convertir el coneixement en acció:
Ajuda a l'organització a aprofitar el potencial del coneixement amb només un clic, millorant la
productivitat del personal mitjançant assignació de processos.
Inclou eines d'administració d'usuaris, control d'accessos, nivell de seguretat dels documents,
detalls de logs i administració de workflow, entre d’altres.
· Beneficis:
Estalvi:
En tenir diferents llicències: Community i Professional, dóna estabilitat als costos i els fa alhora
competitius.
Integració:
En ser una solució integrada i versàtil, ajuda a capturar, organitzar i localitzar tot tipus
d'informació.
Facilitat d'ús:
No es necessita cap programari addicional per a la seva instal·lació. El mateix suporta iPhone i
Android. A més està traduït al voltant de 35 idiomes.
Seguretat:
Els usuaris poden gestionar la informació ja sigui pública o crear carpetes amb propietats
configurables. L'antivirus que té integrat garanteix la integritat de les dades emmagatzemades.

Productivitat:
Existeix una senzilla configuració de notificacions, processos i rutines de treball, així com la
seva revisió. Fomenta l'intercanvi d'informació entre usuaris.
Innovació: Es fomenta la col·laboració i reutilització de recursos.
Optimització:
Existeixen eines que avaluen i auditen el comportament d'usuaris i grups, així com l'ús dels
documents.
· Funcionalitat de Open KM:
És una aplicació basada en interfície web de codi obert. Permet gestionar documents
electrònics, usuaris, processos a nivell empresarial. El mateix va ser construït en JAVA i pot
instal·lar-se en qualsevol sistema operatiu.
Aquest programari a causa de les seves característiques, pot utilitzar-se en empreses grans o
mitjanes. És una eina útil per a la Gestió del Coneixement, proporcionant una aplicació flexible
a menors costos que unes altres que són propietàries.
· Funcions Principals:
Control de Versions: es guarda un historial del document; actualitzant els usuaris i deixant
notes relacionades al mateix tema.
Seguretat: existeixen perfils i autenticacions per gestionar qui pot veure la informació.
Gestió de Documents: permet annexar documents de qualsevol extensió i permet extreure
aquesta informació.
Groupware: es pot treballar en el mateix document varis usuaris a la mateixa vegada.
Reconeixement OCR: permet recuperar informació de les imatges i l'emmagatzematge
d'aquesta informació.
Motor de cerca: es pot buscar per mitjà de sinònims o paraules, directament a la ubicació del
document, a partir de metadades, entre d’altres.
General: L’usuari pot modificar el compte, existeix registre del que l'usuari realitza en la base
de dades. Té paperera de reciclatge i pot tenir documents emmagatzemats.

Utilització:
Permet emmagatzemar i gestionar documents i continguts que es van generant en una
organització. Els usuaris podran trobar, usar, compartir i protegir el contingut de la informació.
· Per què utilitzar OpenKM?
Perquè aquest programari ajuda a donar valor a la informació, creant coneixement i d'aquesta
forma ajudar a la presa de decisions del negoci. Entre els resultats que una organització pot
obtenir amb l'ús del mateix, hi ha les següents:
Millora de la productivitat en les pràctiques compartides.
Eficiència de costos.
Millora la relació amb el client.
Cicles de vida més ràpids.
Escurça el temps del producte al mercat.
Millora la presa de decisions.
Sabem que la Gestió del Coneixement ajuda a gestionar la intel·ligència col·lectiva del recurs
humà i Open KM ajuda al fet que això sigui possible a través del seu sistema, donant a
l'organització la informació i el coneixement disponible globalment.
· Requeriments:
Programari:
Sistema Operatiu: Unix, Linux, Windows de 2000 d'ara endavant, Solaris i Mac OS.
Java 1.6 o superior.
JBoss Application server 1.2 X.
Algun sistema d'arxius de base de dades: Oracle, PostgreSQL, MySQL o MS SQLServer.
Maquinari:
Això varia segons el nombre d'usuaris i configuració del sistema. A continuació es presentarà
un aproximat del necessari, no obstant això Open KM recomana que se li contacti per sol·licitar
assistència i així establir la configuració de maquinari necessària d'acord a les instal·lacions.
Requisits mínims per instal·lar OpenKM:
Intel Pentium 4
256MB RAM
Requisits per a petites instal·lacions de Open KM Amb menys de 25 usuaris i una grandària de
repositori comprès entre 10-60GB.

Configuració mínima:
1GB RAM
Dual core 2 ( 1.86 GHz )
150-250 GB
SATA ( disc dur )
Per a un millor rendiment:
2GB -4GB RAM
Requisits per a instal·lacions mitjanes de Open KM Amb més de 50 usuaris i una grandària de
repositori superior a les 150GB.
Configuració mínima:
2GB RAM
Quadcore ( 2.2 GHz )
250-500 GB SATA ( disc dur )
Per a un millor rendiment:
4GB -8GB RAM
SCSI hard disk
Open KM en un servidor virtualitzat. Amb menys de 50 usuaris i una grandària de repositori
comprès entre 20-50GB.
1GB RAM
DueCore 2 (1.86 GHz )
80-100 SATA (disc dur).
Open CMS (Content Management System)
És un sistema de gestió de continguts de codi obert basat en navegador web que ajuda en la
gestió d'arxius, sistemes de gestió d'usuaris i permisos integrats.
· Descripció:
Open CMS és un sistema de gestió de continguts que es basa en fonts obertes en codi Java i
tecnologia XML. Es basa en gestió d'actius, sistemes de gestió d'usuari i permisos integrats,
publicació de continguts basats en projectes, entre d’altres aspectes.

· Característiques:
Gestió de Recursos:
Les imatges i fitxers es poden gestionar amb galeries per evitar redundància i obtenir recursos
de forma senzilla. Es poden accedir per mitjà de “drag and drop” i es poden configurar els
permisos a les mateixes.
Sistema de Gestió d'Usuaris i Permisos integrat:
Garanteix accés controlat i protegit a les diferents àrees i es poden crear àrees privades. Tots
els recursos tenen amo i s'associa amb un grup d'usuaris amb permisos concrets.
Publicació protegida:
Els continguts han de ser revisats, aprovats i provats abans de ser publicats. Es poden desfer
els canvis que no hagin estat publicats.
Editor WYSIWYG:
Permet l'edició utilitzant eines de text populars, no obstant això per a usuaris avançats integra
un editor de codi HTML integrat. També permet inserir enllaços i crear taules amb el wizard.
Internacionalització:
El programari es configura amb UTF-8, suportant caràcters internacionals. No obstant això, es
pot crear una web en idiomes múltiples.
Sistema d'ajuda online: Per mitjà d'un mòdul d'ajuda, Open CMS dóna la possibilitat d'integrar
un context i ajudar als usuaris inexperts.
Motor de cerques:
Open CMS integra el motor d'indexació de Lucene, el qual manté el contingut indexat per a
una posterior cerca.
· Beneficis:
No s'instal·la en el PC: S'instal·la on està allotjat el lloc web.
Compatibilitat: Amb tots els sistemes operatius.
Fàcil Gestió: Els usuaris poden publicar articles utilitzant una interfície simple i autònoma.
Gratuït: Només els mòduls més avançats requereixen una llicència de Open Source, no obstant
això la majoria de les funcions són gratuïtes.

Estalvi de temps: Es poden crear llocs a partir de models predefinits.
Treball simultani: Permet que diversos col·laboradors treballin al mateix temps en la mateixa
plataforma i participant en el contingut editorial relacionat a les activitats de l'empresa.
· Funcionalitats:
El programari està fet per poder suportar integrar-se a entorns de maquinari i programari
existents.
Funcions Principals:
Basat en navegador: es pot accedir des de qualsevol lloc, bloquejant mòduls mitjançant
restriccions de seguretat.
Gestió de recursos: les imatges es gestionen per mitjà de galeries per evitar redundància i que
sigui fàcil d'usar.
Sistema de gestió d'usuaris i permís integrat: accés controlat i protegit a les diferents àrees.
Tots els recursos tenen un amo i s'associa a un grup d'usuaris amb permisos d'ús específics.
Contingut estructurat: s'emmagatzema informació del mateix tipus, fent ús de formularis.
Sistema de plantilles: existeixen pàgines dinàmiques i plantilles per crear dissenys corporatius.
Motor de cerques: s'utilitza indexació utilitzant Lucene. Es pot crear un índex que guardi la
informació que desitgem de cada recurs estructurat.
· Utilització:
Open CMS és un sistema de gestió de coneixement, el qual s'ha anat convertint en una eina
indispensable per al desenvolupament de llocs web d'empreses. Aquest programari es pot
utilitzar per administrar dit accés Web sense necessitat de tenir un coneixement tècnic
avançat.
Aquest programari permet crear pàgines dinàmiques i instal·lar funcions avançades, ja sigui:
fòrums, galeries, vídeos, formularis, entre uns altres.
Es pot dir fàcilment que un Open CMS és una eina destinada a la comunicació de l'empresa
interna o externament; ja que una vegada instal·lat, els col·laboradors proposen contingut i
interactuen amb els clients potencials, sent ideal per als professionals que desitgen afegir
ràpidament continguts de les seves pàgines web.

Permet la gestió integrada d'usuaris, gestió de tasques de projecte. D'altra banda existeix
independència entre els continguts i el disseny del portal, presentant els continguts de forma
dinàmica, dins del context de navegació.
· Requeriments:
Programari:
Sistema Operatiu: Linux64-bit o Windows Server.
Servidor Web Apache 2.
Servidor d'Aplicacions TomCat6.
Connector MOD_Proxy.
Base de dades MySQL 5.X.
Maquinari:
Workplace Server (Intranet Publicació)
Processador multi-core d'última generació o 2 vCPU mínim.
4GB mínim (2GB per core). 8GB recomanat.
Discos SATA 100gb mínim
Connectivitat 1 gigabit al motor de base de dades
Servidor Web / Aplicació (Front-end)
Processador multi-core d'última generació o 2 vCPU mínim.
4GB mínim (2GB per core). 8GB recomanat.
Discos SATA 100gb mínim
Connectivitat 1 gigabit al motor de base de dades
Servidors de Base de dades:
Processador multi-core d'última generació o 4 vCPU. Recomanació 1 core per cada 200
connexions d'usuaris concurrents.
8GB mínim. 16GB de memòria recomanat.
Discos SATA amb 3MB Cache / 250gb mínim. Recomanació: Discos SAS i controladora amb
RAID per maquinari amb Cache.
Connectivitat 1 gigabit

Instal·lació Open KM:
Per a aquest sistema existeix un Wizard, per la qual cosa l'única cosa que ha de fer-se és seguir
els passos del mateix. En instal·lar-se, l'executable farà la instal·lació del sistema Open KM, i al
seu torn instal·larà la versió de Java requerida pel sistema.
Una vegada que s'instal·la el sistema, s'obrirà (si vostè així ho tria) un arxiu de text on
proporcionarà informació per poder accedir al sistema. Quan fem doble clic, ens apareixerà
una pantalla de comandaments on s'executarà el procés inicial (com una espècie de log).
Per poder accedir a l'aplicatiu, obrim el cercador de preferència i allí copiem la URL on aquesta
disponible el programa (que es veu en l'arxiu de text que se'ns obre en finalitzar la instal·lació),
seguit de l'usuari i password (que també estan en aquest fitxer), i amb aquestes dades podrem
fer ús d'aquesta aplicació.
Si desitgem desinstal·lar-la, únicament ens anem a la carpeta arrel de la instal·lació i executem
l'arxiu Unistall que es troba allí.
Instal·lació Open CMS
Primer es necessita instal·lar els següents requisits:
1) Tomcat versió 6.0
2) OpenCMS versió 7.5.0
3) MySQL 5.0
Es configura el Tomcat amb el seu degut usuari administrador i una contrasenya per ser
ingressat. Després s'ha d'instal·lar el MySQL, i igualment configurar el programa amb el seu
usuari o contrasenya. Tot això ha de fer-se abans d'executar l'instal·lador del OpenCMS, i
igualment quan aquests dos sistemes estiguin instal·lats, hem de aturar els serveis dels
mateixos per poder procedir amb la instal·lació del OpenCMS.
Ara bé, quan anem a descomprimir l'arxiu del OpemCMS (que ve comprimit en arxiu .rar), hem
de descomprimir-ho en la carpeta del Tomcat, on diu WEB, perquè quan tornem a executar
l'Apache, aquest faci un deploy de la pàgina que funcionarà com a arrel del sistema.
Una vegada aixecats els serveis, hem de posar en l'URL http://localhost:8080/opencms/setup, i
després d'un moment s'executarà el “instal·lador” del OpenCMS. Després li posem una
contrasenya al OpenCMS. Quan sol·liciti la Mac Address, no és necessari posar-la, es pot deixar
en blanc, a menys que sigui un servidor que solament volem que es dediqui a això.
Conclusió
En tota organització és de summa importància poder tenir documentats molts processos, i per
què no, moltes de les tasques que es realitzen en el departament poden ser documentats, per
en cas que es doni un canvi en el personal, no es requereixi utilitzar molt temps de les
persones ja experimentades per poder capacitar a la persona nova, i així cada persona tingui la
possibilitat d'instruir-se sense necessitat d'acudir de manera constant a les altres persones.
La utilització de les diferents eines tecnològiques fa possible aquesta tasca, ja que en el cas de
les estudiades en l'actual document funcionen com a repositoris de documents on es poden

mantenir els processos documentats, i així crear una base amb els coneixements amb els quals
s'explica en el departament d'estudi.
És per això que és important no només comptar amb persones que utilitzin de manera òptima
el seu coneixement, sinó també poder portar aquest coneixement als altres, i mantenir-ho dins
del departament de qualsevol manera, com en aquest cas, documentat en un servidor de
documents.

Open KM i open CMS

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Open KM i open CMS

Ähnlich wie Open KM i open CMS (20)

Mehr von Roger Casadejús Pérez

Mehr von Roger Casadejús Pérez (20)

Open KM i open CMS