Como automatizar sua loja de forma eficiente

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COMO AUTOMATIZAR SUA LOJA

Sumário

A única coisa que tem valor dentro de qualquer empresa é a informação, ela é a base do
gerenciamento eficiente e eficaz, que mantém o negócio e traz condições de crescimento
sustentável, fazendo frente a concorrência e permitindo um planejamento adequado a situação
de mercado.

A automação comercial deve ser encarada como um importante investimento pelo
comerciante “empreendedor” que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operações
comerciais, melhorar sua gestão melhorando a qualidade de seu atendimento e permitindo
que compre e venda cada vez melhor.

Um software de automação vai permitir ao empresário empreendedor:

– conhecer melhor seus clientes, saber suas preferencias e rotinas;
– conhecer melhor sua empresa
– conseguir tomar decisões mais rápidas e assertivas
– corrigir falhas ou fazer uma melhor negociação
– ter indicadores de eficiência e desempenho
– planejar o estoque nas sazonalidades
– ter um controle financeiro eficaz
– reduzir custos e aumentar a eficiência

Introdução

Na velocidade em que a tecnologia esta crescendo, ter uma automação dentro do comercio ou
indústria é fator predominante para que a empresa consiga sobreviver no mercado cada vez
mais agressivo chamado “concorrência”.

A informação precisar estar disponível em qualquer tecnologia móvel com integração nos mais
diversos tipos como:
– GPS (Global Positioning System ou Sistema de Posicionamento global)
– Smartphones
– Internet
– Tablets
–Notebook/Netbook
– Computadores

Objetivo

O grande desafio é encontrar a solução adequada ao negócio, pois a falta de conhecimento em
tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critérios na escolha do
software pode levar o comerciante a adquirir soluções que serão motivo de frustração.

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Aplicação
O objetivo da Gigatron é tentar direcionar ao empresário e desenvolver um projeto de
automação dentro de seu estabelecimento auxiliando na identificação da melhor solução em
relação aos equipamentos e tecnologias ideias para seu negócio.

É muito importante definir os objetivos da automação e entendendo quais são os resultados
esperados pelo empresário, para posteriormente poder colher as informações relativas à
evolução das atividades e quais os benefícios obtidos com a automação.
Montar um cronograma de implantação definindo datas e objetivos da implantação irá fazer
com que a implantação não seja traumática e assim conseguir um excelente resultado. O
cronograma deverá seguir critérios pois é impossível implantar uma solução completa em um
curto espaço de tempo.

Abaixo temos um exemplo de cronograma dividindo a automação em pequenas partes, fazendo
com que seja possível o empresário acompanhar os resultados alcançados, e assim visualizar
todo o processo da automação.
Exemplo:

Objetivo Requisito Prazo Resultado alcançado
GERENCIAME 1-Cadastrar Imediato 1-Produtos mais e menos vendido
NTO produtos genéricos (por grupos)
DE VENDA 2-Cadastrar clientes 2-Controle de comissões
3-Cadastrar 3-Controle de crediário
Diminuir o vendedores 4-Emissão de Nota Promissória
tempo de 5-Emissão de Duplicatas
check-out para 6-Emissão de Carnes
atender o 7-Emissão de Boleto bancário
cliente mais 8-Comparativo de vendas entre
rápido períodos
9-Preferencias e frequência do
cliente
10-Geração de arquivos para o
FISCO
GERENCIAME 1-Cadastrar plano 30 dias 1-Relatórios de títulos a pagar e
NTO de conta pago
FINANCEIRO 2-Cadastrar 2-Relatórios de títulos a receber e
fornecedor recebido
Gerenciar a 3-Cadastrar centro 3-Fluxo de caixa
entrada e de custo 4-Disponibilidade financeira
saída de 4-Gerenciamento de 5-Controle de contas bancárias
dinheiro venda * 6-Controle de juros e descontos por
(pagamentos e 5-Cadastrar cheques títulos
recebimentos) em carteira 7-Envio/Recebimento de arquivos
6-Movimento de bancários
banco

Controlar o 1-Cadastrar 60 dias 1-Integração com o contas a pagar
estoque de produtos específicos 2-Gerenciamento por código de
produto 2-Cadastrar pedido barra
de compra 3-Controle do estoque por
3-Cadastrar NF de fornecedor
entrada 4-Controle do estoque por marca
4-Gerenciamento de 5-Controle do estoque por grupos,
venda * grades e cor
6-Controle de compra/venda (fluxo
de estoque)
7-Controle do que comprou e não
chegou


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Razões para automatizar sua loja (Custo x Benefícios)
Certamente ficou muito claro que automatizar uma empresa tem muitos benefícios, porém
é importante fazer uma analise de todos os pontos esclarecendo as dúvidas antes de começar
a automação.

Em relação aos obstáculos, o empresário deve pensar coisas do gênero:
– O investimento deve ser alto!
– Eu não entendo nada de informática, como vou fazer?
– Vou ter que mudar muita coisa por aqui?
– Meus clientes não vão se acostumar!
– Por onde devo começar?
– Em time que se ganha, não se mexe!!! Por que devo mudar?

Lista de benefícios que pode conseguir com a automação

A) Operacionais
1. Racionalização de tarefas (menos tarefas manuais)
2. Eliminação de atividades que não agregam valor ao consumidor, ou seja, atividade que
representam custos adicionais para o varejista, mas que o cliente não percebe como um
serviço importante
3. “Fidelização” do cliente pela melhoria e individualização do atendimento
4. Captação, processamento e uso de informações confiáveis e baratas
5. Redução dos custos de atendimento, logística e compras
6. Melhor comunicação com o cliente, emissão de cupons fiscais discriminando os produtos
comprados, exibição clara e correta de preços e condições
7. Segurança e rapidez no pagamento com cartões de crédito ou débito
8. Segurança e agilidade na devolução e troca de produtos
9. Redução de erros devido à captação automática de dados, eliminação de transcrições e uso
de fontes cadastrais únicas
10. Eficiência em serviços tais como: entrega domiciliar e venda por encomenda
11. Comunicação ágil e segura com fornecedores por meio da comunicação eletrônica

B) Gestão
1. Redução de volume de papéis
2. Facilidade para a apuração de margens, giro de estoque, descontos, etc
3. Segurança e rapidez no inventário de mercadorias e no controle físico e financeiro dos
estoques
4. Redução de custos, aumento da segurança e agilidade da contabilização
5. Mais eficiência na administração do fluxo de caixa
6. Agilidade na avaliação de risco de crédito, inadimplência
7. Organização interna (posicionamento de produtos em prateleiras)
8. Maior velocidade na entrada de dados (EDI - Electronic Data Interchange - significa troca
estruturada de dados através de uma rede de dados qualquer)
9. Otimização da gestão de preços
10. Informações mais rápidas e precisas


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C) Conformidades legais
1. Apuração correta de impostos
2. Integração com os escritório de contabilidade
3. Representação segura das operações perante o fisco
4. Redução de custos na apuração e controle de tributos
5. Mais eficiência no planejamento tributário
6. Atendimento às exigências legais (Convênios ICMS)

D) Qualidade
1. Melhoria no atendimento do cliente
2. Modernização dos serviços prestados
3. Menores erros no processo
4. Melhora na comunicação garantindo a qualidade da informação

E) Produtividade
1. Mais vendas
2. Redução de custos
3. Menor margem de erro
4. Aumento da eficiência no ponto de venda
5. Maior LUCRO

Roteiro para automação da loja – PROJETO

O que o empresário deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no
conhecimento e implantação das ferramentas da automação comercial, permitirá uma gestão
eficiente e lucrativa do negócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação
maximizando o investimento, revertendo em ganho real e competitividade, atendendo com
qualidade às expectativas de seu cliente.

Um projeto de automação depende da dedicação e perseverança do empresário, uma vez que
normalmente não é um processo simples. Para obter-se sucesso com um projeto de automação é
necessário que o empresário tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o
comprometimento de seus funcionários com o processo de automação.

O principal objetivo do projeto é identificar a solução adequada ao negócio, atingindo as
diretrizes determinadas para a sua realização.

O gerenciamento de cada etapa do projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo
esperado.

Etapas do projeto de automação

O projeto de automação divide-se em três etapas distintas: PLANEJAMENTO,
PREPARAÇÃO e IMPLANTAÇÃO, que serão detalhadas a seguir:


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PLANEJAMENTO

Nesta etapa deve estar bem claro “ O QUE SOMOS” e “ O QUE QUEREMOS SER”, para
poder determinar como a automação levará seu negócio “até lá” Essa etapa vai permitir
desenvolver um cronograma mais favorável com um menor desembolso.

Analise do Negócio

A primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e operacionais da
empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automação. É
importante que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os resultados que
queremos alcançar com a automação do estabelecimento.

Estudo da situação atual

É um levantamento de todas as atividades realizadas na loja, desde a frente de caixa até a
retaguarda. É necessário analisar e descrever seus processos atuais. Algumas perguntas que
podem ajudar a fazer o estudo.
1. Já existe alguma informatização?
2. Quem executa cada processo?
3. Por que é executado dessa forma?

Exemplo de análise da situação atual

Tópico do problema
Descrição do problema

Fornecedores
1-Produtos sem código de barras2-Notas Fiscais com erros

Administração 1-Descontrole do fluxo de caixa ou falta dele
2-Falta de cadastro de fornecedores
3-Plano de conta não definido
4-Sem controle das despesas e receitas

Consumidor 1-Trocas e devoluções não controladas
2-O consumidor muda o hábito e a loja não acompanha
3-Gerenciamento da inadimplência

Frente de Caixa 1-Filas no balcão
2-Falta ou inconsistência no cadastro de produtos
3-Falta ou inconsistência no registro de vendas
4-Preenchimento manual de carnês, duplicatas ou notas
promissórias

Retaguarda 1-Falta de controle de estoque
2-Inventário nunca bate
3-Furtos e perdas


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Estudo da situação desejada

Quantifique as atividades atuais, exemplo:
1. Quantos clientes são atendidos por dia e por hora?
2. Quantos cheques são recebidos?
3. Quantos itens comercializamos?
4. Quantos recebimentos de mercadorias temos por dia?
5. Quantas devoluções?
6. Quantas trocas?
7. Quantas pessoas costumam ficar na fila?
8. Qual o tempo médio que uma pessoa fica na fila?
9. Qual o critério para abrir o crediário?
É necessário também prever o que se deseja fazer no futuro, exemplo:
1. Lista de noivas
2. Televendas
3. Entrega domiciliar
4. Reposição automática
5. Orçamentos e Condicionais
6. Serviços

Análise dos Riscos

Os riscos devem levar em conta todo o projeto de automação, no início do projeto os riscos são
maiores, mas conforme vai passando o tempo, os riscos são reduzidos ao final da
implementação, alguns fatores que devem ser analisados:

Custo X Beneficio

Os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados num período de
tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento.


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Adesão da equipe

O risco de resistência dos funcionários é bastante alto, que deve ser contornado por meio do
envolvimento e treinamento contínuo deles: O que automatizar?

Processo Atividade

1-Registro da venda ao consumidor
Vendas
2-Emissão de nota / cupom fiscal
3-Preenchimento / Liberação de cheques
4-Pesagem de produtos
5-Cartão de Crédito / Débito
6-Devoluções / Trocas
7-Promoções / Descontos
1-Concessão de crédito
Serviços
2-Entrega domiciliar
FRENTE DE 3-Televendas
CAIXA 4-Listas de casamentos
5-Projetos de decoração
1-Preços e condições de pagamento
Informação
2-Tíquete discriminado
3-Promoções
Processo
Atividade

Suprimentos 1-Pedido de compra e reposição automática e
contínua (Decisão, controle e comunicação via
EDI)
2-Recepção de mercadorias automática
3-Distribuição para as rede de lojas
4-Armazenamento e movimentação
Precificação 1-Margens / Mark-up
2-Rentabilidade / Lucratividade
3-Alterações / Descontos
Controle 1-Controle de estoque
2-Controle de caixa geral
3-Integração com contabilidade
RETAGUARDA
4-Inventário
5-Registros fiscais
6-Contas a pagar / a receber
Marketing 1-Gestão de categorias de produtos
2-Resultados de campanhas
3-Comparativo de vendas x condicional
4-Comparativo de vendas x orçamentos
5-Perfil de cliente e mala-direta de ofertas,
promoções, aniversário...
6-Produtividade de tráfego, de pessoal da
área de vendas


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Escolha do equipamento (HARDWARE)
A escolha do equipamento adequado fica sob responsabilidade da Gigatron, assim não haverá
erro no dimensionamento do produto, e será dimensionado de acordo com o projeto de
automação.

Exemplos de equipamentos utilizados em uma automação

Tipo de loja Produtos utilizados

-Computador
Loja de calçados
-No-break
-Impressora fiscal térmica
-Impressora laser
-Leitor de código de barra
-Computador
Loja de Brinquedos
-No-break
-Impressora laser
-Computador
Açougue
-No-break
-Impressora laser
-Balança
-Computador
Supermercado
-No-break
-Impressora laser
-Balança
-Terminal de consultas
-Coletor de dados de rádio
frequência
-Computador
Livraria
-No-break
-Impressora laser
-Balança
-Terminal de consultas

Check-list para começar a implantação

Tarefas que devem ser efetuadas nesta etapa do Projeto de Automação
– Elaborar cronograma detalhado das tarefas e quem vai ser responsável
– Instalações físicas devem estar adaptada e instalada (Tomadas, telefone, iluminação, mesas,
cadeiras, balcões...)
– Equipamentos e periféricos deverão esta disponíveis, instalados e testado
– Os procedimentos será determinados pela franquia Gigatron
– Treinamentos aos funcionários serão dados pela franquia Gigatron
– Os insumos dos equipamentos deverão estar disponíveis (papeis, canetas, toner)


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*A IMPLANTAÇÃO é uma atividade contínua e exige dedicação do empresário. As alterações
necessárias ao acompanhamento da evolução da tecnologia, dos requisitos legais e da satisfação
do empresário deve ser constante.

Fatores críticos de sucesso na automação

1. Capacitação dos usuários: já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos
usuários que participam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a
automação funcionar adequadamente se os usuários não alimentarem os processos
corretamente.
2. Manutenção dos equipamentos: Apesar do custo envolvido a manutenção é
indispensável para o funcionamento adequado dos equipamentos e softwares.
3. Aspectos culturais: A automação faz com que se altere fundamente o “como as coisas são
feitas”. A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não podem
ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar a
automação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação de
pessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participar ativamente
do projeto.
4. Tratamento das informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica
a necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros – alinhamento
de dados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem em compensação,
uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Inicialmente ocorre uma sobrecarga de
informações, dado o volume de informação, mas com o tempo esse volume diminui facilitando
todo o trabalho.


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