3. VIAGENS CORPORAIVAS 3
Introdução
A indústria de viagens corporativas tem evoluído de
forma vertiginosa a partir dos anos 2000
Houve um incremento da ferramentas de:
Reserva (booking tools)
Controle de gastos (gestão de viagens)
Meios de pagamento eletrônicos (cartão de crédito)
Há duas macro tendências em viagens corporativas:
1º - Segurança (da informação, de pessoal, de serviços)
• Da empresa
• Do viajante
2º - Integração dos serviços dentro de uma mesma
plataforma
• Tecnologia da informação e de conteúdo
4. VIAGENS CORPORAIVAS 4
Introdução
O papel do Gestor de Viagens (individuais) e Eventos
(grupos) das empresas se consolidou em fator chave
para a geração de economia sem afetar:
A qualidade do serviço
A satisfação de todos os players da empresa
• Solicitantes, viajantes e pagantes
A comodidade do usuário final (viajantes)
• A experiência em viagens
O Gestor de Viagens e Eventos deve ser o facilitador
dos objetivos institucionais da empresa
Visão, Missão, Valores, Filosofia, etc
5. VIAGENS CORPORAIVAS 5
Introdução
Os desafios do Gestor de Viagens e Eventos são:
Atualizar-se constantemente sobre os temas da função
Desenvolver programas de viagens conforme a cultura e a
política da sua empresa
Possuir um processo de concorrência adequado
• Resquest for Proposal adequado (RFP)
Manter excelentes acordos com os provedores* de viagens
Definir formas de pagamentos vantajosas
Decidir por ferramentas tecnológicas ágeis e confiáveis
• Pelo Sistema de Gestão da Agência de Viagens
– Ter controles on-line (relatórios e Dashboard)
• Reservas em tempo real (on-line booking tools)
6. VIAGENS CORPORAIVAS 6
Introdução
Os desafios do Gestor de Viagens e Eventos são:
Garantir a adesão das normas pelo público interno
• Utilização da Política de Viagens
Engajamento e comprometimento da TMC / Agência de
Viagens em seus vários níveis
Rever o próprio papel estratégico do Gestor de Viagens
dentro da empresa
• Considerações do Facilities Management
TMC – Travel Management Company
8. VIAGENS CORPORAIVAS 8
Já existe a tendência das empresas terem políticas mandatórias
para viagens corporativas principalmente as indústrias e as
empresas multinacionais
Política de viagens
Franceschini
9. VIAGENS CORPORAIVAS 9
Estratégias para reduzir o custo
viagem da Empresa
Comunicar e fornecer treinamento interno em Política de
Viagens
Exigir o cumprimento da Política de Viagens
Aumentar o conhecimento sobre a Política de Viagens
Elevar a exigência do cumprimento da Política de Viagens
Enrijecer a Política de Viagens
Engajar a gerência da empresa – função estratégica
Fornecer aos viajantes, manuais claros e compreensivos
Lembrar automaticamente / eletronicamente os viajantes
sobre a Política de Viagens
10. VIAGENS CORPORAIVAS 10
Aplicação da ferramenta de SLA periodicamente
Estabelecendo medidas de performance pré definidas
com a TMC / Agência de Viagens
Acompanhar todos os processos e tomar medidas
corretivas
Reservar aéreo com antecedência
Pesquisar, reservar e comprar eletronicamente
Usar tarifas promocionais (maiores restrições)
Concentrar reservas nos fornecedores preferenciais
Autorização do nível correto de conforto ao viajante
Definição dos canais de reservas preferenciais
Reservas on-line
Reservas off-line
Estratégias para reduzir o custo
viagem da Empresa
11. VIAGENS CORPORAIVAS 11
Implementação de cartões de créditos/débito - cashless
para maior e melhor controle de gastos e otimização do
fluxo de caixa da empresa
Cartão de crédito da empresa
• Individual ou corporativo empresarial
• Virtuais de viagens – aéreo, hospedagem, eventos
Cartões de débito internacional (VTM e GTC)
Cartão de crédito pessoal (despesas reembolsadas)
Estratégias para reduzir o custo
viagem da Empresa
12. VIAGENS CORPORAIVAS 12
Ter e disponibilizar uma boa estrutura de informação:
Intranet
Portal da TMC / Agência de Viagens (sistemas)
Links de sites informativos com conteúdo
Garantir controle, segurança e conformidade de tudo
Evitar o gasto com viagens corporativas antes de
ocorrer
Pró-atividade total do Gestor de Viagens
Gerar ganhos melhorando a eficiência da empresa
Estratégias para reduzir o custo
viagem da Empresa
13. VIAGENS CORPORAIVAS 13
Prioridade no Gerenciamento de
Viagens Corporativas TMC Global
1 Economia de transportes aéreos e terrestre
2 Aumento no cumprimento das viagens
3 Otimização do gasto com hotéis
4 Aumento na utilização de ferramentas on-line
5 Otimização das políticas de viagens
6 Melhoramento da experiência do viajante
7 Desenvolvimento de indicadores de
performance
8 Consolidação maior dos programas de
segurança
Ranking Prioridade
2012
14. VIAGENS CORPORAIVAS 14
Principais itens de viagens
Na utilização e controle pela empresa
Serviços aéreos
Hospedagem
Transporte terrestre e despesa com combustível
Despesas de representação
Documentação de viagem
Despesa com comunicação e de tecnologia específica
Programa de milhagem / fidelização
Assistência viagem
Seguro de vida
Alimentação e Gorjetas
Bagagens e Câmbio
16. VIAGENS CORPORAIVAS 16
Comprometimento e garantia da TMC
Sistema de Reserva e Gestão de
Viagens
Tecnologia Aplicada e Integrada
Especialistas em Viagens Corporativas
Gestor de Clientes ou Executivo de Contas
Sistema de Reserva e Gestão de
Viagens
Tecnologia Aplicada e Integrada
Especialistas em Viagens Corporativas
Gestor de Clientes ou Executivo de Contas
17. VIAGENS CORPORAIVAS 17
Por que empresas necessitam de
uma TMC?
Cada vez mais, as empresas buscam prestadores de
serviços na área de viagens corporativas que possam
lhes oferecer benefícios claros de gestão como:
Economia de custos
• Redução do custo viagem dos fornecedores finais
(saving)
• Redução do custo da TMC (Fee)
Maximização do aproveitamento dos serviços da TMC e
dos fornecedores finais (acordos comerciais)
Gerenciamento de todas as despesas de viagens
• Travel and Expense (T&E)
• Expense Management
18. VIAGENS CORPORAIVAS 18
A empresa compra um sonho em
viagens
Qualidade nos serviços (no mais amplo sentido)
SLA
Prazo de pagamento adequado
Fluxo de caixa do cliente (cartão de crédito / débito)
Produtos e serviços diferenciados, sob medida (on-
demand) mas que gere vantagens para a empresa
Resultados reais que a empresa espera - descrito na
Política de Viagens
A entrega do prometido pela TMC e fornecedores finais
19. VIAGENS CORPORAIVAS 19
Controle de budget (orçamento) e do fluxo de viagens
Criação, desenvolvimento, implantação e cumprimento da
Política de Viagens
Resolução de situações especiais
Gestão de acordos e negociação com fornecedores finais
Relatórios sob medida e customizados
Controle de reembolsos pendentes
Controle de e-tkts não voados
Análises críticas e recomendações
Apresentação de cenários e tendências
Serviços disponibilizados pela TMC
para gerar economia
20. VIAGENS CORPORAIVAS 20
Seminários informativos para solicitantes, viajantes e
gestores de viagens
Cumprimento do SLA
Remuneração por metas atingidas (SLA) – Success Fee
Plano de transição e implantação
Segurança da informação
Medidas de contingência, gerenciamento de risco e
ações rápidas
Pós-venda consistente
Controle e redução de custo viagem
Serviços disponibilizados pela TMC
para gerar economia
22. VIAGENS CORPORAIVAS 22
Atendimento
Atributos mais
valorizados
Ser de confiança
Consultores entendem necessidades
Excelente equipe de consultores
Melhores ofertas de tarifas
Avaliação das TMCs
Franceschini
24. VIAGENS CORPORAIVAS 24
Estratégias de relacionamento
Possuir excelente relacionamento com todos os níveis
da empresa:
Presidência e Diretorias
Comitês diretivos
Viajantes (usuários)
Secretárias (solicitantes)
Deve agir estrategicamente:
Mostrar resultados em todos os níveis da empresa
Ser comunicativo e utilizar os meios de comunicação
para compartilhar informações importantes
Conhecer bem as pessoas, o negócio, e o mercado
Buscar atualização constantemente
25. VIAGENS CORPORAIVAS 25
O trabalho do Gestor de Viagens
especializado e dedicado
Lidera trabalhosos processos de RFP’s
Elabora questionários, matrizes de avaliação com pesos
e métricas diferentes
Visita empresas analisadas, compara resultados e
apresenta os números para comitês internos
Atura passageiros e secretárias insatisfeitos,
apressados e estressados
Tem rotina com prazos curtos para quase tudo
Resolve vistos necessários de última hora
26. VIAGENS CORPORAIVAS 26
O trabalho do Gestor de Viagens
especializado e dedicado
Avalia cartão de crédito com divergências
Periodicamente analisa savings, reembolsos, e-tkts não
voados e pendentes
Recebe visitas externas
Controla volumes por: segmento, centro de custo, e
room nights
Avalia cumprimento de políticas, metas e share
Faz todo tipo de negociações e pesquisas internas
Acompanha SLAs de tudo e constantemente
Etc, etc, etc