O analiza de business facuta de specialistii Logistic Specialist in colaborare cu specialistii Criteria Management pentru un client. Analiza a fost facuta in 2 zile de catre 2 oameni.

1. ANALIZA PREDIAGNOSTIC PROCESE BUSINESS SI SISTEM ERP

6. Vanzari – Licitatii / Cereri Oferta Management performanta Ex – Rata participare, Rata conversie Oferte -> Comenzi Solutii / Next Step ERP - Introducerea in sistem a tuturor licitatiilor (eventual sub forma de cereri de oferta) ERP - Baza date preturi concurenta + informatii tehnice ERP - Completare in sistem document electronic cerere oferta (tipizat), cu detalii pozitii. Pe baza lui se vor genera documentele ulterioare - Oferta, Comanda, etc ERP - Rapoarte verficare timp raspuns Issues Nu se monitorizeaza toate licitatiile din piata. Practic ar trebui introduse in sistem toate licitatiile, inclusiv cele la care nu se participa Colectarea informatii despre concurenta se face in excel – nu exista o baza de date stucturata CO ajunge in organizatie prin mai multe locuri – departament vanzari, secretariat. Nu toate cererile si comenzile se intoduc in sistemul centralizat de documente PIRS si nu toate cererile / comenzile primite urmeaza in timp real fluxul de aprobari Nu se masoara exact timpul intre cerere, transmiterea ofertei si comanda Impact Nu se poate estima / monitoriza volumul vanzarilor pierdute, cota reala de piata si pozitionarea fata de concurenta. Analiza cu dificultate a informatiilor Flux paralel. Se pot pierde clienti prin neonorarea comenzilor sau intarzieri. Impact asupra planificarii productiei. Nu poti monitoriza daca ofertele se transmit cu intarziere. Nu ai control asupra timpului de expirare oferta

7. Vanzari – Oferta Solutii / Next Step Standardizarea si transparenta in ofertare ERP - Calcul profitabilitate in timp real pe baza unei structuri de costuri dinamice Curatare nomenclator ERP - fisa articol/ reper completa ERP - Inchiderea tuturor ofertelor cu un motiv la nivel de antet eventual si la nivel de linii ERP - operarea in sistem corelata a documentelor - crearea automata de referinte - ex generare comanda pe baza oferta. ERP - simplificare lucru cu retete si identificare repere Issues Exista abordari si oferte diferite pentru mai multi clienti care cer oferta pentru aceiasi licitatie Nu exista un control eficient al marjei de profitabilitate inca din perioada de ofertare Calculul de profitabilitate se face manual. Cauza – reperetele sunt gestionate ca si denumiri – informatia legata de cost si caracteristici tehnice nu este gestionata pe o singura fisa de articol Nu exista o statistica clara cu nr de oferte castigate sau pierdute si cu motivele aferente Nu exista o corelare a documentelor. Cauza - aplicatii (software) separate pt gestiune documente (sub forma de pdf-uri) si separat pt flux operational. Se lanseaza raspunsul la cerere fara avizul tehnic final Impact Defavorizare potentiali clienti. Posibil ca in viitor sa nu mai solicite oferte Posibil preluare comenzi cu profitabilitate foarte mica. Gradul de acuratete mic, creste timpul de raspuns Nu se pot lua decizii fundamentate pentru imbunatatirea vanzarilor Nu se poate vedea timpul de raspuns, nu se poate calcula rata conversie, nu se poate analiza o statistica privind motivele de castig / pierdere oportunitati vanzari. Timpi suplimentari pierduti pentru reintroducere comanda , punctare cerere oferta – comanda (acum se face manual nu in soft) Posibil sa apara modificari (in special de costuri materiale) care pot influenta profitabilitatea finala a comenzi

8. Vanzari – Comenzi Vanzare Solutii / Next Step ERP - Posibilitate analiza rata conversie oferte - general si detaliat sub forma de raport Matrice – costuri vs preturi ERP - operare flux complet in sistem - functii de conversie, schimbare status ERP - calcul automat disponibilitate si data posibila livrare ERP - relationare comanda vanzare cu comanda productie si rezervare automata componente. Issues Nu se masoara rata de conversie din cerere de oferta in comanda Nu se masoara pe client rata de conversie din total produse pe cererea de comanda total produse comandate Nu am identificat o corelare intre oferta de pret si numarul de bucati comandate de client la nivel de costuri ci doar la nivel de discount comercial (existand posibilitatea ca discountul comercial sa nu urmareasca costul, reducand astfel marja de profitabilitate) Se verifica manual daca comanda coincide cu cererea de oferta, daca exista preturi de vanzare pentru toate produsele Calculul de disponibilitate se face manual. Verificarile se fac prin centralizarea cantitatilor de pe mai multe fise de articol (care reprezinta de fapt acelasi reper) Pentru o anumita comanda nu se face rezervare automata de componente (materii prime si materiale) Impact Posibil sa existe anumite produse cu probleme (ex pret) care nu pot fi identificate si care sunt refuzate / excluse din comanda in mod constant de clienti (desi acestia au nevoie de aceste produse) Impact asupra profitabilitatii Nu exista corelare automata documente (la nivel de linii/ repere comandate) . Timp mare de procesare. Posibil erori Proces consumator de timp. Posibil erori Pot apare intarzieri in livrarea comenzi la data promisa clientului

9. Vanzari – Livrari / Facturari Solutii / Next Step Back discount - Dicounturi (grila) in functie de target ERP - gestionare comenzi cadru Impunere target-uri si sume minine / date fixe pentru emitere facturi Issues Exista un control slab (in sensul de manual si supus greselilor si erorilor) al comenzilor si contractelor cu livrarile partiale Nu exista un control in teritoriu al punctelor de lucru si reprezentantelor privind cantitatea vanduta vs cantitate livrata. Punctele de lucru, vand si incaseaza de la clientii lor dar uita sa mai emita factura pentru XXXX si sa plateasca la XXXX Impact Pierderi financiare - discounturile au fost supradimensionate, clientul in final nu a achizitionat toata cantitatea pentru care a negociat discountul Afecteaza cashflow-ul.

10. Vanzari – General Solutii / Next Step ERP - Planificare - Previzionare vanzari, Planificare Achizitii, Programare Productie, Planificare Livrari, Planificare Cash Flow Gandire orientata spre profitabilitatea clientilor mai mult decat spre cifra lor de afacere ERP -Sistem de emitere remindere / notificari pentru plata facturilor. Monitorizarea tendintelor soldurilor si masuri corective ERP – alerte ERP - Sistem de aprobare / management documente. Disciplinare la nivel operational. Impunerea de sanctiuni. Proiect separat - Definire de indicatori performanta. Monitorizare numar de clienti noi pe perioada, “clienti inactivi” pe perioada, volume, eficienta metode de fidelizare a clientilor si campanii de marketing. ERP - raport urmarire target vs realizat Issues Lipseste planificarea vanzarilor Am identificat o tendinta de a clasifica clientii dupa cifra de afaceri si nu dupa cifra de afaceri si profitabilitatea clientilor Am identificat intirzieri la termenele de plata si de asemnea nu am reusit sa identificam cum se face corelarea intre termenele de plata acordate de furnizorii de materii prime, timpul de productie si termenele de plata acordate clientilor pentru a putea avea un cash flow pozitiv. Ciclul de aprobare al comenzilor ineficient, de aceea exista un ciclu paralel care scurtcircuiteaza ciclul de aprobaredin soft. Nu am identificat indicatori de performanta la nivelul departamentului Nu exista o monitorizare a tendintelor la clienti Nu am identificat o schema de motivare a oamenilor de la ofertare, schema care sa ii motive sa creasca rata de conversie. Impact Impact in costuri, planificare productie Impact in prioritizarea si planificarea productie Afecteaza cashflow-ul. Afecteaza planificarea in toata organizatia Performante departamente si costuri Rata mica de absortie a clientilor noi Posibil impact pozitiv - cresterea ratei de conversie

11. Achizitii / Stocuri – Furnizori / Articole Solutii / Next Step Reducerea nr de furnizori. Renegocierea pe baza unui plan de achizitii pe o perioada mai lunga si pe baza activitatii furnizorilor. Crearea unor planificari impreuna cu furnizorii pentru a reduce valoarea stocurilor, a imbunatati disponibilitatea si a evita eficient rupturile de stoc; Stabilirea unor criterii de aprovizionare pe baza competitivitatii si eficientei furnizorilor. Crearea unui scoring pentru furnizori ERP - gestionare info furnizor - pret, termen de livrare, conditii transport, conditii livrare, caracteristici, etc ERP - Calcul automat disponibilitate Curatare si unificare nomenclatorului de articole (introducerea produselor de la diversi furnizori cu un singur cod si o singura denumire) Issues Am identificat un numar mare de furnizori de la care se achizitioneaza acelasi produs si lipsa unei planificari cu furnizorii in ideea evitarii ruperilor de stoc, a minimizarii stocurilor si a obtinerii unor conditii comerciale foarte bune. Coduri diferite pentru acelasi reper - Acelasi produs achizitionat de la diversi furnizori este introdus in depozit cu diverse coduri si diverse denumiri. Impact Suprastocuri. Preturi mari de achizitie. Nu se poate negocia cu furnizorii in baza unor statistici. Ingreunare proces control stoc si identificare a reperelor de catre serviciul proiectare, tehnic si contabilitate. Calcularea cu dificultate a stocului disponibil si a pretului pe comenzile de vanzare Disponibilitatea materiilor prime din stoc nu poate fi facuta din soft. O situatie exacta este furnizata doar de catre personalul depozitului.

12. Solutii / Next Step ERP - flux complet aprovizionare - cereri oferte, oferte, comanda, livrare, etc ERP - flux complet aprovizionare - cereri oferte, oferte, comanda, livrare, etc ERP - Propunere cantitati optime de aprovizionare Issues Cererile de oferta - Nu sunt gestionate in sistem (in soft). Doar manual, pe email Comenzile de aprovizionare - nu sunt gestionate in sistem (in soft). Doar manual, pe email Calcul necesar – MRP Cantitatile de aprovizionat se calculeaza manual. Nu se foloseste stocul optim Impact Nu exista o baza de date pentru achizitii (si o baza de date cu preturi) Nu exista trasabilitate si corelare documente. Mai dificil de urmarit cantitate comandata vs cantitate livrata. Nu se pot evalua furnizorii in functie de respectare cantitati, termene livrare Costuri mari de aprovizionare Achizitii / Cerere Oferta, Comanda aprovizionare, Calcul necesar

13. Solutii / Next Step Organizare mai buna a depozitului ERP - flux complet aprovizionare - cereri oferte, oferte, comanda, livrare, etc Disciplina operarii documentelor Organizare mai buna a depozitului si inventariere corelata pe toate firmele din grup ERP - Propunere cantitati optime de aprovizionare Disciplina operationala Issues Exista o dependenta de gestionar si de experienta lui, organizarea depozitului de materii prime ducand la un eventual blocaj in cazul lipsei gestionarului pe perioada mai lunga Documentele de iesire nu se fac in depozit ducand la un posibil decalaj intre stoc real si stoc scriptic. Inventare ineficienta datorita depozitarii aceluiasi produs (in anumite cazuri) in acelasi depozit pe cele 3 companii din grup, inventarele facandu-se doar pe o singura firma din grup Exista posibilitatea de supra stoc, posibilitate identificata datorita corelarii valorilor stocurilor cu timpii de productie si livrare, atat pe materii prime cat si pe produse finite Exista posibilitatea ca nu intotdeauna comisia de receptie sa se intruneasca pt fiecare receptie ci doar sa se faca documentele Impact Relativa blocare productie in lipsa gestionarului Inventarierea nu se face in timp real. Calculul eronat de disponibilitate si rezervari neacoperite Control deficitar a lipsurilor Impact asupra cash flow-ului si spatiului de stocare Exista posibilitatea ca marfa sa nu se receptioneze la calitatea si cantitatea care trebuie Depozit

14. Solutii / Next Step Proiect separat Definire KPI-uri Issues Lipsa KPI-uri stocuri si depozit Impact Suprastoc, cash flow si eficienta Aprovizionare - Management Performanta

15. Solutii / Next Step ERP Definire template-uri de reteta si module ERP - Planificare Productie atat la nivel de sectie cat si la nivel de puncte de lucru. Generare task-uri la nivel echipa si om. Gestionare comenzi produse custom Issues Alegerea retetei pentru un produs cu minime modificari este foarte greoaie. Spargerea unei comenzi in materii prime, semifabricate si manopera in partea de proiectare-realizare fisa limita presupune foarte mult efort manual si foarte mult timp. Centralizare comenzi la nivel de saptamana. Productia pe stoc nu se calculeaza in baza unui forecast (MSP) Impact Antecalculul nu poate fi realizat cu acuratetea ceruta. Acest proces este ingreunat si de situatia stocurilor de materii prime unde acelasi produs are mai multe coduri, mai multe denumiri si mai multe preturi. Nu exista o corelare / legatura intre comenzile de la clienti si comenzile de productie Nu exista o planificare defalcata pe sectie si puncte de lucru Tehnic / Productie – Retete, Planificare

16. Solutii / Next Step Punct de lucru operare ERP ERP - control status productie Disciplina operationala ERP - eliberare materii prime si inregistrare produse in baza documentelor ERP - corelare documente ERP - control status si rezultat productie Corelare antecalcul cu postcalcul si reducerea catre minim a diferentei dintre cele 2. ERP - Calcul costului mediu se face in timp real Proiect separat KPI-uri Sectie Issues Productia nu lucreaza in soft Se lanseaza comenzi in productie fara ca o comanda sa fi primit toate aprobarile Materiile prime nu sunt controlate eficient in procesul de productie, ele fiind ridicate de la depozit in baza normativelor, nefiind returnate produsele nefolosite in procesul de fabricatie. Exista un stoc in fiecare sectie de productie, stoc care este gestionat separat, pe registre, fara a aparea in evidentele oficiale ale companiei Nu se pot asocia bonurile de consum cu comenzile de productie. Nu se inregistreaza cantitatile de materii prime si timpi efectiv consumati In productie sunt costuri ascunse sub procente, aceste costuri nefiind transparente si controlate. Inclusiv in post calcul se folosesc procente pentru a cumula mai multe costuri Nu se face management-ul prin costuri la nivel de maistru (cunoasterea in detaliu a costurilor pe sectia lui pentru a putea lua decizii bazate pe cifre si pe simulari, chair daca acele simulari sunt empirice) si transmise elemente de management de cost la nivel de muncitor; Impact Costuri si control activitati Afecteaza planificarea productiei Impact asupra costurilor. Control deficitar rebuturi si consumuri Nu se poate urmari consumul real pe comanda si profitablitatea reala / comanda Profitabilitate Imbunatatire costurilor pe sectie. Control mai mare al activitatilor operationale Tehnic / Productie – Lansare si Executie Productie, Consumuri, Costuri

17. Solutii / Next Step ERP - calcul automat Controlling financiar prezent in aceasta arie si activ Definire KPI sintetici Crearea unei presiuni de management prin KPI pe sefii de departament si transmiterea acestei presiuni pina la nivel de persoana in cadrul fiecarui departament. Issues Antecalcul si Postcalcul Profitabilitate Consolidare grup Controlling deficitar Nu exista tablou de bord Impact Timp mare de prelucrare Control fluxuri, costuri, operatii Financiar/ Contabilitate – Raportari, Controlling, Tablou Bord

18. Solutii / Next Step Infintarea unei pozitii de diretor executive, pozitie care sa coordoneze activitatea operationala a companiei si sa fie interfata cu departamentul comercial Infinntarea unei pozitii de controlling subordonata directorului financiar care sa poata face control in toate departamentele firmei. Acest tip de control se focuseaza pe costuri, venituri si pierderi generate din activitati operationale executate gresit. Persoana trebuie sa inteleaga foarte bine procesele operationale Infiintarea unei pozitii de planner, o persoana care sa coordoneze planificarea in toata organizatia si care sa verifice planificarii in toate departamentele. Aceasta persoana ar trebui sa se subordoneze directorului general. Issues Organizare companie Impact Impact in cntrolul afacerii si organizarea interna a companiei General