O documento discute a importância da gestão eficaz das comunicações em megaprojetos complexos. Apresenta um modelo com seis etapas para gerenciar as comunicações: 1) identificar stakeholders, 2) planejar comunicações, 3) distribuir informações, 4) gerenciar expectativas, 5) monitorar e controlar comunicações, e 6) aprender lições. Realça que megaprojetos envolvem muitas partes interessadas e riscos de comunicação, requerendo estratégias cuidadosas.

1. O Desafio das
Comunicações em
Megaprojetos
Roberto Pons, PMP

17. 6c´s de Megaprojetos
• Colossal em tamanho e escopo
• Cativante pela engenharia, design e vulto
• Custoso, sempre mais do que o previsto
• Controverso pela questão do poder
• Complexo, de grandes riscos e desafios
• Controle difícil, muita gente envolvida

18. Muita gente envolvida!

19. = grandes riscos de
comunicação

20. Big Dig - Custo de GP: 15% ($ 2,25 bi)

21. Big Dig: Pessoas envolvidas com GP

22. Modelo para Gerenciar as
Comunicações em Projetos
de Grande Porte

23. Referências
Guia para a
indústria de
construção
Associações canadenses
DPC SIG – PMI

24. Referências
4ª edição
2008
3ª edição 2004

25. Gerenciamento das Comunicações do
Projeto – PMBOK 4ª edição (draft)
• Identify Stakeholders
– Registro de Stakeholders, Análise de stakeholders
• Plan Communications
– Requisitos, Políticas, Plano de Gerenciamento das
Comunicações
• Distribute Information
– Reuniões, Tecnologia das Comunicações
• Manage Stakeholder Expectations
– Registro de Questões, Mudanças, Estratégia de gerenciamento
de stakeholders
• Report Performance
– Relatórios do projeto

26. Funções chave na liderança do projeto
Guia canadense para a industria de construção

27. 1. Identificação dos Stakeholders
A. Eixos do projeto – vertical e horizontal
orientados a resultados e retorno
orientados orientados
PMO ao consumo
ao ambiente
orientados a execução

28. PMO
Gestor/Diretor do Projeto
Gerente do Gerente da
Planejamento Construção
Equipe de
Gerenciamento

29. orientados a resultados e retorno
Clientes Sponsors EPE
Acionistas Financiadores CCM
Consórcio Seguradoras PPP
PMO

30. PMO
orientados a execução
Equipe do projeto Subcontratadas
Áreas funcionais Fornecedores
Empresa operadora

31. Parceria como fator crítico

32. orientados ao ambiente
Agências reguladoras Mídia
Poder público Comunidades
PMO
Gerentes de outros projetos
Empresas de outros projetos

33. orientados ao consumo
Consumidores Usuários finais
PMO
Agências de mercado
Compradores Distribuidores

34. 1. Identificação dos Stakeholders
A. Eixos do projeto – vertical e horizontal
B. Diretório de Stakeholders
• Eixo/Segmento
• Organização
• Área ou Setor
• Descrição
• Responsável/Representante
• Informações de contato

35. 1. Identificação dos Stakeholders
A. Eixos vertical e horizontal do projeto
B. Diretório de Stakeholders
C. Análise de Stakeholders – estratégia de
gerenciamento dos stakeholders
• Análise do nível de poder/influência no projeto vs.
nível de apoio ao projeto
• Interesses e Principais expectativas em relação ao
projeto (favorável/desfavorável)
• Requisitos de Comunicação
• Ações sugeridas frente aos stakeholders

36. 1. Identificação dos Stakeholders
A. Eixos vertical e horizontal do projeto
B. Diretório de Stakeholders
C. Análise de Stakeholders
2. Planejamento das Comunicações do Projeto
A. Concepção e contratação do projeto / tipo do contrato
B. Estrutura Organizacional – organograma do projeto
C. Políticas, restrições das comunicações (contratual, organizacional,
cultural)
D. Procedimentos e normas organizacionais (agendamento, conduta e
registro das reuniões, geração de documentos, protocolos de
comunicação, utilização dos sistemas informatizados, registro de
liçoes aprendidas, etc.)
E. Requisitos de comunicação dos stakeholders por eixo
(questionários, diagramas e matriz de comunicação)

37. Diagrama de Comunicação

38. E. Análise dos riscos associados às comunicações
• Segurança de dados
• Knowledge gap (rotatividade, abismos, percepção errada, etc.)
• Ruídos e conflitos
F. Tecnologia das comunicações
• Sistemas de coleta de dados (rede de dados, telecom, email,
internet e intranet)
• Sistemas de armazenamento das informações (bancos de
dados, rede de dados, controle de documentos, etc.)
• Sistemas de disseminação e distribuição das informações (site
internet, portal intranet, diretório de arquivos, sistemas legados
do cliente, etc.)

39. G. Plano de ações de comunicação
• Ações estratégicas (relacionamento com os stakeholders)
• Ações operacionais (agenda de reuniões, fluxo de documentos,
criação de relatórios, etc.)
• Ações devem ter descrição, definição dos envolvidos, escolha do
meio, frequência, formato, etc.
• Planos devem ser criados por grupo de interesse no eixo vertical
3. Distribuição das Informações
• Implementar o plano de ações de comunicação segundos os
procedimentos estabelecidos.

40. 4. Gerenciamento das Expectativas dos Stakeholders
A. Registro de questões e problemas
B. Manutenção do fluxo de informações adequadas e
atualização das ações estratégicas de comunicação
C. Equilíbrio de interesses face às mudanças do projeto
5. Monitoramento e Controle das Comunicações
A. Geração sistemática dos relatórios do projeto:
desempenho e outros
B. Análises de variação com baseline
C. Forecasting – previsões baseadas no desempenho,
ambiente atual, tendências
D. Solicitações de mudança, ações corretivas e preventivas

41. 6. Lições aprendidas
A. Gestão do conhecimento do projeto
B. Coleta, armazenamento, validação, consolidação e
disseminação

42. MEGA Obrigado!