Een verkorte presentatie over Time-Management voor Ondernemers zoals recent door Rhijnborgh BV gegeven aan de ondernemers van #0344Samen.

1. TIME-MANAGEMENT
VOOR ONDERNEMERS
Presentatie: Elise Elbertse
26-10-2011

2. Algemeen - Introductie Rhijnborgh BV
Professional Organizing
Bedrijfsadvies
Interim Management
Management Recruitment
Professional Services
 Wij adviseren / begeleiden o.a. bij veranderingsprocessen en
verbetertrajecten.
 Pragmatisch, slagvaardig en oplossingsgericht.

3. TIME-MANAGEMENT
VOOR ONDERNEMERS
Specifieke kenmerken doelgroep

4. Time-Management voor Ondernemers #1
 Dagelijks stapels op je bureau, chronisch tijdgebrek, onverwachte
interrupties en tientallen e-mails? Je bent niet de enige.
 Uit een rapport van Berenschot en het NCD blijkt dat 50% van de
ondernemers / directeuren ten minste 60 -70 uur per week
besteedt aan werk.
 De meesten werken vraag-gestuurd ; laten zich leiden door wat
zich aandient. Zo loopt de dag vol, zonder er zelf grip op te hebben.
 Terwijl je het liefst gestructureerd zou willen werken; een planning
maken, ongestoord aan de slag en aan het einde van de dag
genieten van wat je allemaal hebt gedaan. Toch?

5. TIME-MANAGEMENT
VOOR ONDERNEMERS
Over de Mythe en de 4e generatie

6. Time-Management – 4e generatie #1
Veel urgente problemen waren te voorkomen geweest als
we eerder proactief maatregelen hadden genomen. Als we
duidelijke keuzes op een veel eerder tijdstip zouden hebben
gemaakt (toen tijd nog geen kritieke factor was).
We hebben eerder een kompas nodig dan een klok; een
kompas geeft de richting aan die we moeten
gaan om zo effectief mogelijk onze
doelstellingen te behalen.

7. Time-Management – 4e generatie #2
De klok staat voor onze verplichtingen, afspraken, roosters,
doelstellingen en activiteiten; wat we met onze tijd doen.
Het kompas staat voor onze visie, waarden, principes, missie,
richting en geweten; datgene wat als belangrijk aanvoelt en
de manier waarop we ons leven willen leiden.

8. Time-Management – 4e generatie #3
To-Do lijsten
Planning /
agenda
Time
Management
Managen van
Persoonlijke
Effectiviteit

9. TIME-MANAGEMENT
VOOR ONDERNEMERS
Managen van Persoonlijke Effectiviteit

10. Persoonlijke Effectiviteit
 Time-Management is niet de oplossing voor alle problemen.
 Het is echter maar een deel van het “karwei”.
 Beter is daarom te streven naar een verbetering van de
Persoonlijke Effectiviteit.

11. Persoonlijke Effectiviteit – Overwinningen
7 te realiseren “overwinningen”/uitdagingen die bijdragen aan
je persoonlijke effectiviteit, te verdelen in 2 hoofdgroepen:
A. Overwinningen die betrekking hebben op jezelf/individueel
Opheffen van je persoonlijke belemmeringen en barrières.
B. Overwinningen die betrekking hebben op je omgeving
Management van relaties met anderen.
2e zal moeten worden voorafgegaan door de 1e .

12. Persoonlijke Effectiviteit - Individueel
1.Wees proactief
a) Neem heft in handen als het om jouw (kwaliteit van) leven gaat.
b)Steek energie in zaken die je kan beïnvloeden.
2.Begin met het einddoel voor ogen
a) Kies duidelijk wat je wil bereiken. Het richt je energie.
b)Scherpe strategische doelen zorgen voor focus ; dat de juiste
investeringen worden gedaan kans op hoger rendement.
c) Onderken de verschillende rollen ! (ondernemer, ouder, …).

13. Persoonlijke Effectiviteit - Individueel
3.Doe belangrijke zaken eerst (“First things First”)
a)Stel een actieplan op.
b)Stel de goede prioriteiten.
c) Executeer dit plan dan zo goed mogelijk.
Hierbij helpt goed Time-Management
 de juiste taken te doen
 op het juiste moment.

14. Persoonlijke Effectiviteit - Omgeving
4. Denk Win-Win.
5. Eerst luisteren om te begrijpen, dan om begrepen te worden.
6. Zoek naar Synergie.
7. Zorg dat je fysiek, sociaal en mentaal “scherp” bent.
maar ook
8. Evalueren & bijstellen.

15. Persoonlijke Effectiviteit - Omgeving

16. Persoonlijke Effectiviteit – Covey Matrix #1
Belangrijk of Niet Belangrijk
Alle taken die dringend om
aandacht vragen
Taken
Urgent of Niet Urgent
Alle taken die passen bij je
persoonlijke doelstellingen en
nagestreefde “balans” in je leven

17. Persoonlijke Effectiviteit – Covey Matrix #3
YES
Symptoom Oplossing
No
Oorzaak

18. Persoonlijke Effectiviteit – Covey Matrix #4
Besteed de noodzakelijke tijd aan kwadrant I – “Noodzakelijk” en
zo veel mogelijk tijd aan kwadrant II -“ Kwaliteit & Leiderschap”.
Maak je zelf bewust van je tijd/taakverdeling; verdeel alle taken
over de kwadranten en maak een inschatting van de
(gemiddeld) besteedde tijd. Wees hierbij integer.
Bouw zo snel mogelijk kwadrant III+ IV af of stop er geheel mee.
Geadviseerd wordt tenminste 50% aan kwadrant II te besteden.

19. Persoonlijke Effectiviteit – Covey Matrix #5
Besteed je te veel tijd aan kwadrant I en/of III?
Doe minder; zeg vaker “Nee”. Focus op de echt belangrijke zaken.
Delegeer meer.
Besteed meer aandacht aan kwadrant II.
Creëer meer middelen voor de urgente zaken of voorkom deze
door zaken beter voor te bereiden /proactief te zijn.
Denk aan de Pareto verdeling ofwel 80-20 verdeling.
 20% van je tijd veelal besteed aan 80% van de belangrijke taken (Big Rocks).
 80% van de tijd wordt besteed aan de laatste 20% van (belangrijke) taken.

20. De boodschap……

21. TIME-MANAGEMENT
VOOR ONDERNEMERS
Professional Organizer Tips

22. Begin met ordening –Werkplek
Begin eerst met het leegmaken van je bureau.
Doe dit in ieder geval altijd aan het einde van je werkdag.
Zorg dat alle losse zaken op juiste plek gelegd worden.
Een functioneel opbergsysteem voorkomt onnodig zoeken.
Taak afgerond? Ruim op voor je aan een nieuwe taak begint.

23. Begin met ordening – Agenda
 Plan vaste terugkerende afspraken in je agenda (routine!).
 Reserveer ook reistijd, voorbereiding- en uitwerkingstijd voor
vergadering, tijd voor bilateraal overleg, tijd om email te lezen en
te verwerken, privé afspraken.
 Reserveer aan het einde van de werkdag 10 minuten om de
volgende dag voor te bereiden. Maak een “to-do” lijst. Deze
investering geeft de volgende dag meer productiviteit.
 Reserveer “down-time”. Komt creativiteit en fantasie ten goede.
 Plan gemiddeld 2 dagdelen p/w “leeg” voor ongeplande zaken.
 Plan je lunchtijd. Stop dan ook met werken. Gezond en regelmatig
eten voor optimale prestatie.

24. Reduceer storende effecten tijdens je werk
 Voorkom multi-tasking, focus je op taak en maak die af.
 Vertel collega’s op welke momenten je ongestoord wil werken.
 Doe vaker de deur even dicht.
 Zet geluid binnenkomende e-mail / voicemail op PC / telefoon uit.
 Zet af en toe telefoon zacht / voicemail aan / schakel telefoon door.
 Schakel automatisch verzenden en ontvangen van je mail uit.
 Begrens je tijd, zorg voor een “alarm” melding als de tijd om is.
 Leg een notitieblokje naast je. Houd je hoofd leeg.

25. Hou je mailbox onder controle
 Start dag met agenda en “To-Do” lijst en niet met lezen van mails.
 Hanteer een 2 minuten regel voor e-mails:
 Berichten die je in 2 minuten kan afhandelen doe je direct.
 De rest plan je op een andere tijd in je agenda.
 Maak van je inbox geen archief!
 Maak in je inbox een gestructureerde mappenindeling.
 Gebruik Outlook “regels” voor voorsorteren mail.
 Zorg dat je inbox aan het einde van de dag opgeruimd en leeg is.
 Filter wat in je mailbox komt; “unsubscribe”….

26. Agenda Presentatie