Bij een nieuwbouw project gaat de meeste aandacht vooral naar harde zaken als de grootte van het gebouw, klimaatinstallaties, wind en waterdicht e.d.. Dit is op zich logisch maar het is net zo basaal als dat je van een regenjas verwacht dat deze past en waterdicht is. Bij de uiteindelijke keuze van een regenjas zijn vooral factoren als modieusheid, kleur, pasvorm en uitstraling doorslaggevend. Kleding is namelijk vooral een communicatiemiddel. Er zijn dress codes voor speciale gelegenheden, om te worden geassocieerd met een bepaalde status, maar ook om als groep te worden herkend en verbondenheid te creëren. Met huisvesting blijkt dit niet anders te zijn. Huisvesting zendt voortdurend een boodschap uit deze wordt niet alleen ontvangen door uw klanten maar vooral ook door uw medewerkers. 20051201 Facility Management Magazine - Auteur: Ir. René P.M. Stevens MBA (www.atelier-v.nl)

1. René Stevens
HUISVESTING HET BELANG VAN EEN JUISTE UITSTRALING
HUISVESTINGSCODE
GEKRAAKT
Bij een nieuwbouwproject gaat de Bij de marketing van zijn producten of
diensten besteedt een ondernemer veel
meeste aandacht vooral naar harde
aandacht en zorg aan het creëren van
zaken als de grootte van het gebouw en een strategische en onderscheidende
concurrentiepositie. Hij stemt commu-
klimaatinstallaties. Op zich logisch, nicatie-uitingen zoals brochures, website,
maar net zo basaal als dat je van een jaarverslagen, (personeels)advertenties,
huisstijl e.d. op elkaar af om een con-
regenjas verwacht dat deze past en
gruente, gewenste boodschap te com-
waterdicht is. Bij de keuze van een municeren. Afhankelijk van het type
bedrijf kan een organisatie ook in meer
regenjas zijn vooral factoren als
of mindere mate de vestigingslocatie,
modieusheid, pasvorm en uitstraling inrichting en buitenkant van zijn kantoor-
gebouw inzetten bij de communicatie.
doorslaggevend. Kleding is namelijk
De wijze waarop men gehuisvest is zegt
vooral een communicatiemiddel. Met immers veel over de organisatie, net als
kleding iets zegt over de persoon die het
huisvesting is dit niet anders.
draagt. Een gebouw doet iets met men-
Huisvesting zendt voortdurend een sen. Kernvraag is niet wat is de benodigde
omvang van de huisvesting en wat zijn de
boodschap uit. Deze wordt niet alleen functionele en technische eisen, maar
ontvangen door klanten, maar vooral wat is het effect van huisvesting op het
gedrag van mensen en welke boodschap
ook door medewerkers.
communiceert het naar de markt. De
communicatie via huisvesting kan bewust
worden ingezet om de ondernemings-
doelen te helpen realiseren. Hiertoe is
een tweetal hulpmiddelen ontwikkeld:
het Strategisch Huisvesting Model® en
de Office Style Card®.
STRATEGISCH HUISVESTING MODEL®
De ondernemingsdoelen van een orga-
nisatie worden in de praktijk opgedeeld
naar verschillende managementvelden
60 DECEMBER 2005
FMM 13602-1.indd 60 09-12-2005 14:15:41

2. gekeurde inventarisatie in een huisves-
tingsstrategie. Dit gebeurt door in de
‘harde’ huisvestingsvelden Efficiency en
Effectiveness en in de meer ‘zachte’ huis-
vestingsvelden Image en Team aan te
DE GEMIDDELDE
KANTOORGEBRUIKER
BESTAAT NIET
geven hoe de huisvesting kan bijdragen
aan de bij dat veld geformuleerde orga-
nisatie(sub)doelen. De huisvestingstra-
tegie wordt zodoende een directe afge-
leide van de organisatiedoelen.
De vertaling van de gewenste organi-
satiedoelen in een huisvestingstrategie
KT
is ook na het realiseren van het huisves-
tingsproject goed bruikbaar. Als de faci-
lity manager blijft monitoren hoe huis-
vesting bijdraagt aan het primaire proces
kan hij een vaste rol pakken in het advi-
seren van het management. Hierdoor is
proactief inspelen op veranderingen
mogelijk zodat huisvesting in lijn blijft
zoals de ‘harde’ velden Financials en terwijl een doel bij Sales & Marketing is: met de strategie van de organisatie.
Operations en de meer ‘zachte’ velden ‘wij willen de omzet vergroten en daar-
Sales & Marketing en Human Resources. toe gaan we een bedrag x investeren in OFFICE STYLE CARD®
Door een huisvestingsvraagstuk van- promotie’. Projectontwikkelaars en beleggers den-
uit alle vier de managementvelden te ken vooral in marktconforme kantoren.
benaderen, is de invloed op de organi- De facility manager en zijn (interne) Echter, de gemiddelde kantoorgebruiker
satiedoelen beter zichtbaar en ontstaat adviseurs vertalen vervolgens de goed- bestaat niet. Daarom kan een ‘One qua-
een evenwichtiger eisenpakket voor het
opstellen van een meerjaren huisves- FIGUUR 1. STRATEGISCH HUISVESTING MODEL®.
tingsplan, een programma van eisen voor
nieuwe huisvesting of voor de verbou-
wing van het huidige pand.
Financials Sales & Marketing
Hoe werkt het?
Eerst worden per managementveld de
Organisatiedoelen
organisatie(sub)doelen geïnventariseerd
en geordend (zie figuur 1). De (sub)orga-
nisatiedoelen worden gedestilleerd uit
voorhanden zijnde beleidsplannen, de Efficiency Image
Organisatiedoelen
Organisatiedoelen
(meerjaren)begroting, website, bedrijfs-
en productbrochures en interviews met
het management. Huisvesting
De organisatiedoelen worden daarbij
zoveel als mogelijk SMART (specifiek, Team Effectiveness
meetbaar, acceptabel, realistisch en tijd-
gebonden) geformuleerd. Het resultaat
wordt kortgesloten met het management- Organisatiedoelen
team. Het MT dient doelen die onvol-
doende SMART zijn te verduidelijken en
aan het licht gekomen tegenstrijdigheden
Human Resources Operations
weg te nemen of van een prioriteit te
voorzien. Een mogelijke tegenstrijdig-
heid is bijvoorbeeld dat bij Financials ©2004 - Het Strategisch Huisvesting Model® is een geregistreerde merknaam van Atelier V
staat: ‘wij willen 10% kosten besparen’
DECEMBER 2005 61
FMM 13602-1.indd 61 09-12-2005 14:15:42

3. HUISVESTING
lity fits all’ benadering voor huisvesting bedrijfsstijl bepalend is voor de mate en gebouwkeuze. De segmenten geven
niet worden toegepast. Zogenaamd waarin kantoorhuisvesting wordt inge- inzicht in hoe de (huidige) huisvesting
‘marktconforme’ gebouwen appelleren zet als ‘dwingend korset’ of als ‘verleide- overkomt en in de kansen om een gewenst
te weinig aan de beleving van de gebrui- lijke lingerie’. Het onderzoek maakte imago te versterken. Zie voor een toe-
ker, zij zijn voor velen geschikt maar gebruik van marktonderzoektechnieken lichting van de verschillende segmenten
voor niemand interessant. In 2004 heeft die normaliter worden gebruikt voor het bijgevoegd kader.
Atelier V Real Estate opdracht gegeven producten met een sterk emotionele
aan Motivaction International voor het lading zoals mode, cosmetica en auto’s. Is het bedrijf extravert of introvert? Wil
uitvoeren van een nationaal onderzoek de organisatie een eigen identiteit uitstra-
naar eigenschappen van organisaties en De resultaten van het onderzoek zijn len of meer opgaan in de anonimiteit?
de wensen en eisen die zij aan kantoor- samengevat in de Office Style Card® Hoe belangrijk identiteit kan zijn heeft
huisvesting stellen. Het Strategisch Huis- (figuur 2). De Nederlandse markt is inge- zal menig manager vast wel eens hebben
vesting Model® vormde hierbij de rode deeld in 7 segmenten van kantoororga- ondervonden in een discussie met een
draad. De onderzoekshypothese was dat nisaties met dezelfde huisvestingsvoor- medewerker over de aanschaf van zijn
kantoororganisaties met min of meer keuren. De segmenten onderscheiden lease-auto. Dat er blijkbaar meer is dan
dezelfde bedrijfsstijl (managementstijl, zich voor een belangrijk deel door de alleen maar ratio blijkt uit de uitspraak
cultuur e.d.) soortgelijke eisen stellen aan mate waarin en hoe zij hun identiteit tot ‘Ik ga toch niet in een Japanner rijden’.
hun kantooromgeving. Het blijkt dat de uiting willen laten komen in hun locatie- Terwijl de prijs-prestatieverhouding van
een Japanse auto minstens evengoed zo
TOELICHTING OP OFFICE STYLE CARD®.
niet beter is dan van een Europese auto.
Het lijkt misschien waarschijnlijk dat
Statusgevoelige professionals
De statusgevoelige professionals vertegenwoordigen kantoororganisaties die zich al identiteit en huisvesting vooral een rol
hebben bewezen. Het zijn vaak grote multinationale ondernemingen. Deze bedrijven spelen in het segment Extraverte Trend-
hebben al een reputatie en grote naamsbekendheid opgebouwd. De bedrijfsnaam is
setters; organisaties die zichzelf het crème
een merk, een naam in de markt. Een typerend kenmerk van de statusgevoelige profes-
sionals is dat zij risicomijdend en behoudend zijn. de la crème voelen op hun vakgebied en
dit ook willen tonen, zoals met het ING
Bureaucratische functionelen
House aan de Amsterdamse Zuidas.
De bureaucratische functionelen vertegenwoordigen kantoororganisaties die, in tegen-
stelling tot de statusgevoelige professionals, minder afhankelijk zijn van hun reputatie en Maar soms blijken organisaties in andere
naam bij het grote publiek. Gedacht kan worden aan grote semi-overheidsorganisaties segmenten juist opmerkelijke keuzes te
maar ook kennisintensieve dienstverleners met een meer technische achtergrond.
maken; keuzes voor kantoorgebouwen
Klanten moeten de weg feilloos naar deze organisaties vinden - en in die zin moet het
kantoorgebouw prominent zichtbaar zijn - maar het kantoorgebouw zelf heeft geen die niet direct passen bij het segment
cruciale rol in het uitdragen van het merk. waarin zij thuishoren. Een recent voor-
beeld hiervan is het kantoor van UWV
Stedelijke specialisten
Stedelijke specialisten vertegenwoordigen kantoororganisaties die afhankelijk zijn van in Amsterdam Teleport. Het kwaliteits-
de stedelijke omgeving waarin zij zich bevinden. De stad inspireert en houdt deze orga- niveau van het nieuwe kantoor riep
nisaties alert, omdat de core business van interactieve stedelingen dynamisch is. Het
maatschappelijke verontwaardiging op
vermogen om in te spelen op ontwikkelingen is van levensbelang. Daarnaast wonen de
meeste medewerkers in de gevestigde stad. Gedacht kan worden aan kleine en middel- omdat men de uitstraling niet vindt pas-
grote zakelijke dienstverleners, bij wie de nadruk meer op de inhoud ligt dan op de crea- sen bij hetgeen waar het UWV voor staat.
tiviteit.
Het maakt een ‘te dure indruk’. Dit staat
Extraverte trendsetters los van de vraag of de aanschafprijs daad-
Extraverte trendsetters vertegenwoordigen kantoororganisaties die een statement willen werkelijk (te) hoog is.
maken. Zij vormen - vinden zij - ‘de crème de la crème’ op hun vakgebied, waarbij crea-
tiviteit en innovativiteit hoog in het vaandel staan. Het kantoorgebouw van de extraverte
trendsetters moet deze kwaliteiten versterken en daarmee dient het net zo spraakmakend, Het is zaak om met de expliciete en de
bijzonder en trendy te zijn. impliciete communicatie van huisves-
ting valkuilen te ontwijken en kansen te
Sobere verkooporganisaties
Sobere verkooporganisaties vertegenwoordigen kantoororganisaties waarbij alles draait benutten. Identiteit is niet alleen de uit-
om productie en verkoop. Het kantoorgebouw faciliteert deze functies voor de organi- straling van het exterieur van het gebouw
satie en de medewerkers, maar speelt geen rol in de beeldvorming richting klanten.
maar ook van het interieur en de standing
Gedacht kan worden aan kantoren in een industriële omgeving en distributiecentra.
Sobere verkooporganisaties vallen vaak onder tussen- en groothandelorganisaties. van de buurt. Daarbij dient de commu-
De kantoorgebouwen zijn vaak solitair gesitueerd buiten de bebouwde kom. nicatie zich niet alleen op de klanten te
richten maar ook op de eigen medewer-
Ingetogen conservatieven
Ingetogen conservatieven vertegenwoordigen kantoororganisaties die opereren in de kers. Het gebouw kan worden ingezet
meer traditionele kennisintensieve dienstverleningssector. Daarbij kan gedacht worden om duidelijk te maken aan welk groter
aan bijvoorbeeld kleine en middelgrote notariskantoren, accountants, ambassades /
geheel de medewerkers bijdragen. Het
consulaten, belastingadviseurs en private banken. Degelijk, conservatief, statig en daar-
mee relatief stijf. Ze zijn niet extravert maar hebben wel een degelijke uitstraling. Het gaat om het creëren van een plek waar
merendeel van de ingetogen conservatieven ontvangt weinig klanten. mensen met plezier naar toe komen,
een plek die ze prikkelt om meer bezie-
Maatschappelijke dienstverleners
De maatschappelijke dienstverleners vertegenwoordigen kantoororganisaties die veel ling in hun werk te tonen.
prioriteit geven aan het faciliteren van de sociale interactie tussen de werknemers. Veel
van de maatschappelijke dienstverleners zijn echte overheidsinstellingen zoals ministeries, AANSTUREN VANUIT ORGANISATIE-
stichtingen, verenigingen, provinciale overheidsinstellingen, waterschappen, zorginstel-
lingen, maar ook organisaties als Kadaster en Vakbonden. Zij zien hun kantoorgebouw
STRATEGIE
als een belangrijke ontmoetingsplek. Vernieuwing is een levensader voor een
bedrijf om zich tussen alle snelle veran-
DECEMBER 2005 63
FMM 13602-1.indd 63 09-12-2005 14:15:43

4. deringen staande te houden. Deze ver- FIGUUR 2. ONDERLINGE POSITIONERING OFFICE STYLES.
nieuwing wordt per definitie gecreëerd
Extravert
door de samenwerking van mensen.
Deze samenwerking (extern en intern)
heeft, naast de wijze van management
en de aanwezige kennis, een belangrijke Extraverte
positieve invloed op het innovatievermo- trendsetters
gen en draagt dus bij aan een betere Maatschappelijke
Stedelijke dienstverleners
concurrentiepositie. Huisvesting facili- specialisten
teert deze samenwerking. Wanneer de
waarden en normen waar men als orga-
Ego Ingetogen Groep
nisatie voor staat, evenals de ‘look & feel’ conservatieven
van de producten / diensten die men Identiteit Anonimiteit
voortbrengt, ‘voelbaar’ zijn in de huis-
vesting, draagt dit bij aan eenheid en
betrokkenheid van medewerkers. Weet
Statusgevoelige Sobere
dus wie u bent en wat u (onbewust) uit- professional Bureaucratische
functionelen verkoop-
straalt. Het komt voor dat de huisvesting organisaties
een tegengestelde perceptie over het
bedrijf oproept dan de gewenste en
daarmee het verkeerde beeld versterkt.
In plaats van door het dagelijkse ope- Introvert
rationele niveau dient huisvesting
daarom aangestuurd te worden vanuit het
perspectief van de organisatiestrategie. mee kunnen praten over organisatie- zonder vaststelling van deze zachte fac-
doelen en deze vertalen in huisvestings- toren wordt dan als het kopen van kle-
Niet alleen de bedrijfsstijl en het orga- consequenties. Hij moet de factoren ding voor iemand die je nog nooit hebt
nisatiemodel maar ook de marketing en kennen die bepalen of de huisvesting ontmoet. Het kan goed uitpakken, maar
de concurrentiepositie van een organi- voor de organisatie gaat werken of niet de kans op succes is erg klein.
satie vormen een belangrijke input voor en zo de organisatie helpen om de code Met de gekraakte code is huisvesting
het maken van een programma van eisen. te ontcijferen die leidt tot de gewenste nu op een strategische wijze operatio-
Het gaat vooral om de gewenste identi- beleving en uitstraling. neel inzetbaar geworden ter ondersteu-
teit, over de boodschap die met huisves- Voor menig facility manager een onbe- ning van het primaire proces.
ting wordt uitgezonden; wil je overkomen kend terrein. Met het Strategisch Huis-
vesting Model© en de Office Style Card®
wordt er veel duidelijkheid gecreëerd.
EEN PLEK CREËREN Het geeft de juiste handvatten om de
DIE MENSEN eigen huisvestingscode te kraken.
MOTIVEERT Met deze hulpmiddelen kan de facility
manager strategische overwegingen en
uitgangspunten (laten) inventariseren
als prijsvechter, sociale werkgever of als en ordenen in een bedrijfskundig kader.
creatieve professional? Met behulp van de Het is noodzakelijk om vooraf met de
Office Style Card(r) kan een organisatie directie en de medewerkers consensus
zichzelf ijken ten opzichte van andere te verkrijgen over het gewenste ambitie-
organisaties en intern overeenstemming niveau. Met het bedrijfskundig kader
bereiken over een aantal zachte huisves- ontstaat een borging van het gewenste
tingsfactoren. Ook kan er mee worden ambitieniveau en kan tussentijds over
bepaald tot welke groep men wilt beho- de voortgang worden gerapporteerd. De
ren en vervolgens huisvesting inzetten facility manager kan er tevens het voort-
om dit uit te dragen (‘dress to impress’). schrijdende inzicht van directie en
gebruikers mee managen.
NIEUWE ROL FACILITY MANAGER
De rol van de facility manager is in veel Naast harde huisvestingscriteria als
organisaties een ondersteunende. Een verhuurbaar vloeroppervlakte, topkoe-
rol waarbij veelal invulling wordt gegeven ling en huurprijs kan nu ook op verfijn- AUTEUR
aan reeds bestaande aannames en niet dere karakteristieken, zoals uitstraling en Ir. R.P.M. Stevens MBA is directeur van
waarbij aan de wieg wordt gestaan van beleving worden gestuurd. Uit het nati- ATELIER V uit Amersfoort (www.atelier-
het vaststellen van deze aannames. In onaal onderzoek ‘Bedrijfsstijl en kanto- v.nl). ATELIER V ontwikkelt én imple-
een huisvestingsproject is die onder- ren’ blijkt dat de zogenaamde ‘zachte’ menteert strategieën voor huisvesting,
steunende rol echter niet voldoende. De huisvestingsfactoren van strategisch vastgoed en stedelijke ontwikkeling;
facility manager moet zich profileren en belang zijn voor een organisatie. Het rene.stevens@atelier-v.nl
van operationeel tot strategisch niveau opstarten van een huisvestingsproject
DECEMBER 2005 65
FMM 13602-1.indd 65 09-12-2005 14:15:44