Este documento presenta un programa de dirección de proyectos que utiliza las tecnologías de la información como apoyo a los procesos de gestión de proyectos. El programa es impartido por Ramon Costa i Pujol en Barcelona en 2014. El documento incluye la presentación del profesor, los aspectos a tratar en el curso, las lecturas recomendadas, la bibliografía y un plan de clases con temas sobre ciclos de vida, herramientas, gestión de carteras de proyectos y más.

1. Programa en Dirección de Proyectos
Las Tecnologías de la Información (T.I)
como apoyo a los procesos
de Gestión de Proyectos
Barcelona, 2014
Ramon Costa i Pujol
rcosta@eada.edu
Senior Associate Professor
Operations Management and Information Systems Dpt.

2. Ramon Costa i Pujol
www.ramoncosta.net
www.iproductividad.com
www.actioningorganizations.com
www.canyaalcancer.net
Diplomado en Dirección General por EADA e Ingeniero en
Informática y Máster en Pedagogía por la UPC.
Project Director del Centro de Innovación en Productividad
de Microsoft (MICProductivity).
Dynamic Partner y cofundador de inPreneur.
Twitter: @ramoncosta
LinkedIn: ramoncosta
Facebook: Prof.RamonCosta
Slideshare: rcosta
Youtube: pgpsi
Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos
de Trabajo” y “Dirección de la Formación” en compañías de
Consultoría de T.I. e Ingeniería del Software.
Profesor asociado Dirección de Proyectos y Sistemas de
Información en EU Gimbernat (adscrita a la UAB) y
Profesor asociado sénior del Dpto de Operaciones y SSII
en EADA.
Miembro del Project Management Institute, Junior
Chamber International y Col·legi Oficial d’Enginyeria en
Informàtica de Catalunya. Certificado en IT Project+
(CompTIA), Master Project Management y Certified
International Project Manager (AAPM) y en Micr. Project.
Miembro de EADA Alumni y de la Comunidad ‘Business &
Technology (BnT)’.
Cursando el MILCO, en EADA.

3. Presentación asignatura
- Introducción
- Calendario de sesiones
- Metodología
- Evaluación
- Bibliografía
- Plan de clases
(aspectos, temas)

4. Aspectos a trabajar
• Experiencias personales
• Los ciclos de vida y herramientas de apoyo
• La gestión de la demanda y el ‘portfolio
management’
• La gestión de proyectos: definición,
planificación, seguimiento, control y cierre
• Herramientas de comunicación y colaboración.
Tecnologías Web 2.0
• Buenas prácticas del uso y aplicación de las
tecnologías

5. Lecturas de apoyo
• “La Dirección de Proyectos: una herramienta de gestión
empresarial”
• “iProductividad: Las Tecnologías de la Información para la mejora
de la productividad de las personas”
• “Empresa 2.0: el reto actual de las empresas para mejorar su
productividad”
• “Magic Quadrant for cloud-based IT Project and Portfolio
Management” (Gartner)
• The Forrester Wave: Project/Program Portfolio Management
• “Journey to a working social, yammer” (Microsoft)
• “Collaborative Project Management: Challenges and Opportunities
for Virtual Teams and Projects in e-Collaboration”

6. Lecturas de apoyo
• ”Choosing the right tools for your virtual team evaluating wikis,
blogs, and other collaborative tools”
• “Managing Virtual Teams. Getting the most from wikis, blogs and
other collaborative tools”
• “Blogs, wikis and webcasts utilization. State of the Art
Communication tools for Project Management”
• “The effects of electronic collaboration in distributed Project
Management”
• “Herramientas de comunicación 2.0 en la Dirección de Proyectos:
revisión de literatura”
http://tinyurl.com/PDPtecnologia

7. Bibliografía
• “iProductividad, las TIC para incrementar el
rendimiento de las personas”.
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-oguiaiproductivitatnov2010
• “Herramientas de Comunicación Web 2.0 en la
Dirección de Proyectos” XIII Congreso de
Ingeniería de Organización.
Costa-i-Pujol, R, Sallan, J & Fernandez. V
http://www.slideshare.net/rcosta/herramientas-decomunicacin-web-20-en-la-direccin-de-proyectos-cio-2009ramon-costa?from_search=1
• Microsoft Project 2010. The missing manual”
(O’Reilly)

8. Punto de partida
• Experiencia en el uso y aplicación de herramientas y tecnologías de
apoyo a la gestión de proyectos.
• Listado de herramientas. Clasificación / Tipología por aplicación
práctica.
• Identificar pros/contras.
• Aplicaciones comerciales

9. SSII para la gestión de proyectos

10. Ciclos de vida
Gestión Cartera Proyectos
Gestión Programas
Gestión de Proyectos
Pre-Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Operaciones

11. Ciclos de vida y herramientas
¿?

12. Gestión Demanda / Portfolio Manag.
Gestión Cartera Proyectos
Gestión Programas
Gestión de Proyectos
Pre-Proyecto
Proyecto
Proyecto
Gestión del cambio
Sistemas de Gestión de la Información
Operaciones

13. Gartner ‘2010

14. Forrester ‘2012

15. Ciclo de vida gestión cartera de proyectos
Identify
Define
Prioritize
Select
Stage
Plan
Execute/
Track
Close
Measure
New ideas
Initiatives
Enhancements
Regulation
Mandates
Benefits
Strategic
Alignment
Resources
Budget
Ownership
Dependencies
Strategic Value
Financial Value
Risk Value
Criteria
Weighting
Mapping
Optimization
Constraint
Force I/O
Risk
Sequence
Capacity
Max ROI
Baseline
Tasks
Milestones
Schedule
Leveling
Resources
Budget
Risks
Baseline
Actuals
Variances
EVM
Reporting
Utilization
Work Auth
Issues
Risks
% Comp
Approval
Final Docs
Historicals
Cost
Time
ROI
Quality
Success
PPS
PPS
PPS
PPS
PPS/EPM
EPM
EPM
EPM
PPS

16. Portfolio Management (ejemplo)

17. Portfolio Management (ejemplo)

18. Portfolio Management (ejemplo)

19. Portfolio Management (ejemplo)

20. Ejemplo: PPM (Microsoft)
•
•
•
•
http://www.youtube.com/watch?v=8eTo91yLFfI&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview
http://www.youtube.com/watch?v=LGlMQiUk6Jk&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview
http://www.youtube.com/watch?v=4lqXBPvETJc&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview
http://www.youtube.com/watch?v=r5q61lFJCMI&list=UUc0eZLrogJ0nlH3G51aF1vw&feature=c4-overview

21. Portfolio Management
http://prioritysystem.com/tools.html

22. Portfolio Management

23. Ámbitos de Gestión
Integración
Alcance
Riesgos
Terceros
Tiempo
SSII
Herramientas,
tecnologías,
y aplicaciones
Comunicación
Stakeholders
Costes
Calidad
Equipo

24. Ciclo Vida Gestión de Proyectos
Inicio
Planificación
Control y
Seguimiento
Ejecución
Cierre
Sistemas de Gestión de la Información

25. Soluciones cloud: Barreras e inhibidores
Disponibilidad
Trabajo offline
Seguridad
Protección datos
Accesibilidad
Cambio Cultural
Fiabilidad
Integración

26. Soluciones cloud: Principales mensajes
1
“UNA NUEVA FORMA DE CONSUMIR LA
INFORMÁTICA”
2
CLOUD COMPUTING = SaaS
(en la mayoría de las empresas)
3
IMPORTANTES BENEFICIOS
4
LAS BARRERAS DE USO SON CULTURALES

27. Soluciones PPM cloud

28. Cloud / On Premise?
• You are looking for mainstream IT PPM functionality delivered as a service
to support immediate process automation and reporting needs.
• You do not expect to have immediate and specific needs for extensive
customization or deep integration with enterprise systems.
• You are not planning to insource the functionality in the near future.
• The data, network, applications and levels of security offered by the
provider are sufficient enough to "outsource" the IT PPM application
functionality.
• You wish to make a short-term rather than long-term (three years or
more) commitment to IT PPM application functionality.
• You want a rapid deployment of core IT PPM functionality within 30 days.
• You are lacking in PPM maturity (Level 1 or 2 on Gartner's ITScore PPM
Maturity Model) and want a core set of PPM application services that will
not overwhelm your end users initially, yet will provide a path forward for
service functionality to grow over time as the organization matures.
• You have a small end-user group with as few as 20 to 30 end users.
• You have a limited budget for acquiring IT PPM functionality and/or need
a way to test the waters or pilot the use of IT PPM functionality for a year
(often to gain additional management support for larger PPM efforts).

29. Ejemplo: Daptiv

30. Ejemplo: basecamp
http://www.youtube.com/user/37signals

31. Ejercicio práctico

32. Ejercicio práctico
•
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•
La Junior Chamber International organiza, cada año, durante el mes de octubre su “Congreso Nacional”.
Cada año se lleva a cabo en una población diferente, pero la dinámica es siempre la misma.
El congreso empieza el viernes por la noche con las llamadas “fiestas locales” en las que se combinan
elementos lúdicos con la gastronomía y se fomenta el encuentro entre todos los participantes y asistentes
al Congreso.
Durante el sábado se organizan diferentes actividades:
Por una parte, está la Asamblea General, donde se presentan todos los informes de gestión y se toman
decisiones de organización referentes a la entidad. A esta asamblea tienen que asistir, como mínimo, dos
representantes de cada “joven cámara local”.
Por la mañana, y en paralelo a la Asamblea, se organizan dos seminarios de formación. La temática de
estos seminarios es decidida por el equipo organizador y pueden participar todos los inscritos en el
Congreso y que no tengan que participar en la asamblea.
Por la tarde se organiza un concurso de debate, en el que diferentes equipos compiten entre sí,
defendiendo o atacando sobre un tema concreto.
A media tarde se organiza, también, una conferencia sobre un tema de actualidad
Así mismo, durante el sábado también se crea una comisión de trabajo formado por una persona de cada
entidad local, responsable de revisar las candidaturas a los premios anuales de reconocimiento de la
Joven Cámara: premio al mejor proyecto de comunidad, premio a la mejor imagen corporativa, premio al
proyecto más solidario,...
La entrega de estos premiso se lleva a cabo durante la Cena de Gala, el sábado por la noche, a a la que
asisten todos los congresistas.
El congreso también incluye, por supuesto, todas las comidas correspondientes: desayunos, almuerzos y
cenas.
Durante el domingo se lleva a cabo la segunda parte de la Asamblea y al mediodía se organiza el
Concurso Nacional de Oratoria, en el cual participan representantes de cada entidad local.

33. Ejercicio práctico: paso 1

34. Ejercicio práctico: paso 2

35. Trabajo en grupo. Puesta en común
 Presentación de resultados y
análisis experiencia.
 Lecciones aprendidas y
recomendaciones.

36. Las T.I. y la gestión de proyectos
ESTRUCTURADO
AUTOMATIZAR
NO
ESTRUCTURADO
AMPLIFICAR

37. Las T.I. y la gestión de proyectos
PROCESOS
ESTRUCTURADOS
CICLE DE VIDA
Metodología / Buenas prácticas
Ámbitos y Procesos
Herramientas y Técnicas
Sistemas de Información (MSFT Project)

38. Las T.I. y la gestión de proyectos
Dirección de personas
Comunicación y Colaboración
Reuniones y Documentos
Gestión de la Información
….
PROCESOS NO
ESTRUCTURADOS
EQUIPO DE TRABAJO

39. El día a día del equipo de proyectos
Comunicación
Colaboración
Documentos
Búsqueda de
información
Reuniones
Conocimiento
Movilidad
Decisiones

40. Escenarios de trabajo
El día a día del jefe de proyectos y el equipo de trabajo

41. Herramientas y Gestión de Proyectos

42. Comunicación y colaboración
Portales, intranets, …
Herramientas
colaborativas
Aplicaciones
de definición,
planificación,
monitorización
y seguimiento
de proyectos
Aplicacion
es
Web 2.0
Tecnologías de
comunicación

43. Comunicación y colaboración
Herramientas
colaborativas
Aplicacion
es
Web 2.0
Tecnologías de
comunicación
• Synchronous conferencing, e-mail,
faxing, voice mail, Web publishing ,
revision control
• Electronic calendars, workflow
systems, knowledge management
systems, extranet systems, social
software systems, blogs, wikis, RSS,
online spreadsheets
• Internet forums, Online chat, Instant
Messaging, Telephony, Data
conferencing, Videoconferencing,
Application sharing

44. La comunicación, clave en los proyectos
Dentro y fuera de la empresa
“

46. Herramientas de comunicación
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita
...

47. Trabajo en equipo: colaboración

48. Tecnologías de colaboración
Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales

49. Tecnologías de colaboración
Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...

50. Tecnologías de colaboración
Herramienta
Colaborativa
online - offline

51. Ejemplo: PROCEMM
•
•
•
•
•
Basado en phpCollab
PROCEMM es una herramienta
colaborativa de apoyo a la gestión
de proyectos
Desarrollada por Plastia (ASCAMM)
para apoyar los proyectos del Centro
Tecnológico.
Utilizado en diferentes organizaciones
y centros tecnológicos a nivel español
y europeo.
En continua evolución (v1, v2, v3,...)

52. Ejemplos: Entornos de colaboración

53. Web 2.0 y Gestión de Proyectos
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...

54. Web 2.0
- Web 2.0:
“Un fenómeno social en relación con la creación y distribución
de contenidos en Internet, caracterizado por la comunicación
abierta, la descentralización de autoridad, la libertad para
compartir y usar, dentro de un enfoque que trata a las relaciones
humanas y económicas como conversaciones.”.
- Empresa 2.0. Seis ideas para definirla (McAfee):
-
Búsqueda de la información
Enlaces para organizar la información
Autoría para la creación de contenidos
Etiquetas según los propios criterios
El conocimiento en redes
La tecnología RSS

55. ¿Qué es Web 2.0?
Redes
Sociales,…
Blogs
Blogs,
microblogs,…
Entornos para
compartir,…

56. Web 2.0: Las personas

57. Web 2.0 y Gestión de Proyectos

58. Web 2.0 y Gestión de Proyectos

59. Web 2.0 y Gestión de Proyectos
• http://office.microsoft.com/en-in/project-help/use-twitter-facebookand-other-social-media-to-help-manage-projects-and-teamsHA101929375.aspx
• http://www.virtualprojectconsulting.com/practical-use-for-socialmedia-in-project-management/
• http://www.virtualprojectconsulting.com/practical-use-for-socialmedia-in-project-management-part-ii-facebook-yammer/
• http://www.virtualprojectconsulting.com/practical-use-for-socialmedia-in-project-management-part-ii-blogging-and-twitter/
• http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-use-social-mediato-enhance-projectmanagem.html?cid=RSS_DUMMIES2_CONTENT

60. Blogs y Gestión de Proyectos
• ... canal de comunicación interno, para mantener informados a los
trabajadores de la empresa sobre las últimas novedades, èxitos de
venta, notícias,...
• ...uno o más blogs, para cada proyecto de nuestra compañía nos
asegura un canal, rápido y centralizado, para comunicarnos entre
todos los participantes del proyecto: estado del proycto, avances,
incidenciar surgidas
• ... repositorio de gestión del conocimiento, ...
• ...en equipos de trabajo, departamentales o de área, los miembros
del equipo pueden ir reportando las incidencias, novedades y
actualizaciones....

61. Blogs y Gestión de Proyectos

62. Blogs y Gestión de Proyectos
• http://highq.com/six-great-ways-to-use-blogs-for-projectmanagement/
• Blog for discussion
• Blog to track progress
• Blog to store knowledge
• Blog to request changes
• Blog for your team
• Blog to store files
• http://www.cogniview.com/convert-pdf-to-excel/post/how-to-run-yourproject-on-the-web/
• http://www.cio.com/article/163250/How_to_Use_Enterprise_Blogs_to
_Streamline_Project_Management_

63. Redes sociales

64. Redes sociales corporativas

65. Redes sociales corporativas

66. Ejemplo: Yammer
http://success.yammer.com/yaminars/yammer-for-project-management/

67. Ejemplo: Yammer

68. Ejemplo: Zyncro

69. Ejemplo: Zyncro
• “6 consejos prácticos para la gestión de proyectos a través de una red
social corporativa”. https://blog.zyncro.com/2012/10/15/6-consejos-paramejorar-la-gestion-de-proyectos-a-traves-de-una-red-social-corporativa/
• “Las redes sociales y la gestión de proyectos”.
https://blog.zyncro.com/2013/04/25/las-redes-sociales-corporativas-y-lagestion-de-proyectos/
• “La importancia de la comunicación en la gestión de proyectos”
https://blog.zyncro.com/2013/06/06/la-importancia-de-la-comunicacion-enla-gestion-de-proyectos/

70. Movilidad y equipos virtuales
Acceso a correo, contactos,
calendario, tareas, documentos,
notas, aplicaciones de negocio
Multitud de dispositivos
adaptados a cada tipo de
escenario/usuario Ubicuidad de
acceso a la información
Disponibilidad y localización
Trabajo en el tercer lugar

71. Movilidad y gestión de proyectos
• Time reporting, allowing end users to report their time
from mobile devices
• The ability to approve items within a process flow of an IT
PPM system, which enables managers to approve, for
example, time sheets or project ideas, or requests from
mobile devices
• Executive reporting to mobile devices, so end users (for
example, business managers or project managers) can
access and view reports and dashboard information from
their tablets or smartphones

72. Movilidad y equipos virtuales

73. Movilidad y equipos virtuales

74. Movilidad y equipos virtuales

75. Movilidad y equipos virtuales

76. Más allá de las tecnologías

77. Tecnologías y aplicación
Herramientas
Comunicación interna
Correo
“… cuando puedas, lo miras…”
Mensajería inst.
“… lo resolvemos en 5 minutos…”
Blog interno
“… para vuestra información…”
Tweets (microblog)
“… por si fuera de vuestro interés…”
Herramientas
Colaboración
interna
Espacios
colaborativos
Tareas
conjuntas
Mensajería inst.
Colaboración
en tiempo real
Wiki
Para
información
viva y en
cambio
Foros
Espacios de
debate

78. Gracias
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cuya distribución tiene que hacerse con una licencia igual a la que regula la obra
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