2. Penerapan Penghematan Gerak
Pikiran : untuk mencapai cara yang termudah
Tenaga : untuk mencapai cara yang teringan
Waktu : untuk mencapai cara yang tercepat
Ruang : untuk mencapai cara yang terdekat
Benda : untuk mencapai cara yang termurah
3. RANCANGAN FORMULIR &
PENGENDALIAN
Perancangan formulir-formulir adalah suatu
refleksi dari perancangan sistem.
Formulir kertas yang sudah diatur formatnya
untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.
Kualitas formulir Efisiensi transaksi
4. Program Pengandalian Formulir
Manajer
administrasi
kantor
Penghematan bagi Merancang
organisasi/ formulir
perusahaan
Kebijaksanaan
Manajemen
pengontrolan
teratas
formulir
5. Tujuan Program Pengendalian
Formulir
Menjaga perkembangan formulir yang tidak
menguntungkan
Menghilangkan formulir yang tidak diperlukan
Membantu perkembangan dan rancangan
formulir yang efisien
Menggabungkan dan menyederhanakan formulir
yang ada
Mengadakan tinjauan lebih lanjut dari formulir
yang sudah ada
Melengkapi kemajuan prosedur kerja yang efisien
6. Langkah-langkah Program
Pengendalian Formulir
Menggabungkan
Pendartaran Perkembangan
Garis Pedoman
Formulir Formulir
Rancangan
Penggolongan Penggabungan Mencetak
Formulir Formulir Formulir
Merawat
Menganalisa Memusnahkan
Persediaan
Formulir Formulir
Perpetual
7. Langkah 1:
Pendaftaran Formulir
Pendaftaran formulir memudahkan organisasi
yang bertanggung jawab terhadap program
pengendalian formulir untuk memudahkan
sifat, tipe dan tujuan dari formulir yang
digunakan dalam organisasi.
8. Langkah 2:
Penggolongan Formulir
Memudahkan analisa dari formulir yang
dipasang selama proses pendaftaran
Penggolongan formulir biasanya dengan 2 cara :
Berdasarkan fungsi ( formulir-formulir tersebut
diatur berdasarkan tujuan spesifikasinya)
Berdasarkan nomor ( melibatkan pemasangan
bermacam-macam formulir berdasarkan pada
identifikasi nomor yang diberikan pada setiap
formulir)
9. Langkah 3:
Menganalisa Formulir
Analisa formulir melibatkan pembelajaran tiap
formulir dalam jangka waktu tertentu.
Dartar isian Perbaikan atau Formulir
rancangan penyempurnaan dianalisa setiap
formulir-formulir formulir 2 atau 3 tahun
Penurunan biaya dari penciptaan dan
pemrosesan formulir
10. Langkah 4:
Memusnahkan Formulir
Formulir tidak diperlukan karena tujuan dari
rancangan tidak dipenuhi oleh formulir atau
formulir tidak cocok dengan sistem organisasi dan
prosedur.
Langkah 5:
Penggabungan Formulir
Analisa formulir dapat menyatukan kesamaan dari
beberapa item formulir tertentu. Semakin besar
jumlah item yang ditemui, semakin mudah formulir
tersebut digabungkan.
11. Langkah 6:
Menggabungkan Garis Pedoman Rancangan
Informasi yang muncul di beberapa
formulir sama
Informasi yang akan digabungkan harus
muncul dalam rangkaian yang sama
Formulir harus dinomori secara
beraturan
Rancangan formulir harus sederhana,
praktis dan mudah digunakan
12. Langkah 7:
Perkembangan Formulir
Rancangan formulir harus konsisten dengan garis
pedoman yang ada, sehingga formulir yang
dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
Langkah 8:
Mencetak Formulir
Biasanya formulir suatu oeganisasi dicetak oleh
perusahaan percetakan.
Langkah 9:
Merawat Persediaan Perpetual
Agar persediaan formulir tercukupi serta menjaga
kelebihan formulir.
13. Tipe-tipe Formulir Kantor
Formulir yang berkesimanbungan
a. Tipe continous-strip form (formulir berkala)
Tiap pasang formulir dirangkaikan dengan perforasi di
bagian atas dengan formulir berikutnya.
b. Tipe fanforld (set multicopy)
formulir khusus karena copy-an dibuat dengan lipat
tunggal dari kertas beberapa kali.
c. Tipe roll (single copy)
jenis formulir digulung yang digunakan pada alat
cetak berkecepatan tinggi.
14. Cont ...
Formulir unit-set
Formulir terpisah dan dapat berupa salinan tunggal
dan ganda.
Formulir tidak berkarbon
Formulir ini menggunakan proses dimana sisi balik dari
satu salinan dan sisi muka dari lapisan berikutnya
punya lapisan khusus ketika ada tekanan pada formulir,
maka lapisan kimiawi bekerja, sehingga gambaran
informasi yang tertulis pada salinan asli muncul pada
salinan karbon.
15. Cont ...
Formulir MICR (Magnetik Ink Caracter Recognition)
Formulir ini banyak digunakan oleh bank dan
institusi peminjaman uang lainnya untuk
mempercepat pemasukan dan pemrosesan data
numeric.
Formulir OCR (Optical Caracter Recognition)
Formulir OCR digunakan untuk data angka dan
huruf.
16. Cont ...
Formulir deteksi tanda (Mark Sense)
Formulir deteksi tanda memiliki alat scanning
khusus membaca tanda pensil pada formulir.
Formulir elektronik
Konsep formulir elektronik terdiri dari beberapa
elemen, termasuk rancangan dari informasi
tetap, proses pengisian, sambungan data base,
percetakan dan jaringan kerja komputer.
17. Rancangan Formulir
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pembentukan formulir :
1. Tujuan dari formulir
2. Sifat dari peralatan
3. Hubungan antara formulir yang sedang
dipelajari dengan formulir sejenis yang sudah
ada
4. Masa waktu penggunaan formulir
18. Prinsip-prinsip Perancangan
Formulir
Identitas perusahaan
Identitas formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
