O documento resume cinco técnicas úteis para gerenciamento de projetos: Análise SWOT, Brainstorming, Modelo 5W2H, Método Delphi e Princípio de Pareto. A Análise SWOT é usada para identificar pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças. O Brainstorming gera ideias em grupo seguindo regras como não julgar ideias. O Modelo 5W2H fornece perguntas chave para planejamento de projetos. O Método Delphi obtém consenso entre especialistas de forma anô

1. Cinco técnicas úteis para Gerenciamento de Projetos Ralph J. R. Filho

2. Conteúdo Análise SWOT Brainstorming Modelo 5W2H Método Delphi Princípio de Pareto

3. SWOT Análise SWOT Strong, Weakness, Oportunity, Threat "Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças " (SUN TZU, 500 a.C.) Usado como base para gestão e planejamento estratégico de Empresas

4. SWOT Ambiente Interno Forças e fraquezas. O que diferencia a Empresa de seus concorrentes? Quais as maiores deficiências da Empresa? Como a Empresa gerencia o que possui como diferencial? E quais seus planos de ação para combater suas fraquezas?

5. SWOT Ambiente Externo Oportunidades e ameaças. Quais as vantagens da Empresa com relação aos seus concorrentes? E quais as desvantagens? Quais acontecimentos a nível de leis governamentais, licitações, acordos comerciais são benéficos ou maléficos para a Empresa?

6. SWOT

7. SWOT Como uso minhas forças para tirar proveito das oportunidades? Como gerencio minhas fraquezas para evitar que ocorram as ameaças? Identificar pontualmente quais são as forças (S) e fraquezas (W) é o primeiro passo. Em seguida, identifica-se as oportunidades (O) e ameaças (T)

8. SWOT - Exemplo Forças Gerenciamento de configuração eficiente Domínio do negócio com boa disseminação Recursos humanos valorizados e qualificados Fraquezas Indicadores de medidas imaturos e insuficientes Gerência de relacionamento com clientes inexistente Tecnologia “x” dependente de forncedor único

9. SWOT Oportunidades Selecionar e aplicar uma metodologia de gestão de processos Contratar uma consultoria com expertise Ameaças Fornecedor deixar de prestar suporte Clientes insatisfeitos sem receber retorno e sem ser identificados

10. SWOT

11. SWOT SWOT também pode ser aplicado a pessoas Pontos positivos Pontos negativos Dicas para se desenvolver Cuidados a tomar

12. SWOT Forças + Oportunidades - Tirar o máximo partido dos pontos fortes para aproveitar ao máximo as oportunidades detectadas. Forças + Ameaças - Tirar o máximo partindo dos pontos fortes para minimizar os efeitos das ameaças detectadas.

13. SWOT Fraquezas + Oportunidades - Desenvolver estratégias que minimizem os efeitos negativos dos pontos fracos e que aproveite as oportunidades detectadas. Fraquezas + Ameaças - As estratégias a adotar devem minimizar ou anluar os pontos fracos e fazer face às ameaças.

14. SWOT Os itens observados em SWOT dependem diretamente do contexto no qual a empresa ou pessoa estão inseridos

15. SWOT Oportunidades e Ameaças também podem ser chamadas de análise qualitativa de riscos Após identificadas as oportunidades e ameaças, pode-se realizar uma análise de probabilidade x impacto para auxiliar em planos de decisão (análise quantitativa de riscos)

16. SWOT

17. Brainstorming Brainstorming “Essa eu sei como é...”

18. Brainstorming Técnica de dinâmica de grupo com a finalidade de explorar o potencial criativo e obter ideias para solucionar problemas específicos Criada nos EUA, muito utilizada na área de publicidade e propaganda Poucos sabem, mas o brainstorming possui regras bem definidas

19. Brainstorming Executado em 3 passos: Encontrar os fatos Gerar as ideias Encontrar a solução definitiva

20. Brainstorming Regras e procedimentos Obter várias ideias antes de selecionar uma Estimular a criatividade Não discutir as ideias durante a geração De 6 a 12 pessoas, por volta de 30 minutos Ter 1 mediador e 1 secretário Ter 1 grupo de avaliação com número impar de pessoas caso seja necessário uma votação Escrever o problema em local visível

21. Brainstorming Segundo Osborn, o ser humano é apressado ao julgar, por isso no processo de brainstorming o julgamento deve ser atrasado com o objetivo de não interferir na natureza desta técnica de estímulo à criatividade

22. Brainstorming

23. Brainstorming

24. Brainstorming

25. 5W2H Modelo 5W2H Who? What? When? Why? Where? How? How many/much?

26. 5W2H Utilizado como base para criação de planos de ação em políticas de qualidade total

27. 5W2H

28. 5W2H Objetivo: migrar tecnologia de software Plano de ação O quê? Utilizar tecnologia nova voltada à web para explorar novas oportunidades de mercado e se atualizar Porquê? Tecnologia atual defasada, estamos perdendo mercado Quem? Equipe de Pesquisa e Desenvolvimento

29. 5W2H Quando? No prazo máximo de 2 anos a tecnologia deve estar disseminada e o sistema “x” migrado Aonde? O setor de pesquisa e desenvolvimento será alocado para esta tarefa

30. 5W2H Como? Pesquisar consultoria externa com expertise. Dar treinamento para os membros da equipe de pesquisa tornarem-se capacitados. Executar um projeto piloto para validar o aprendizado. Gerenciar projetos de disseminação do conhecimento e transição da tecnologia Quanto custa? Orçamento para o empreendimento estimado em R$ 2.000.000,00

31. 5W2H

32. 5W2H

33. Delphi Método Delphi

34. Delphi Método Delphi Técnica de comunicação estruturada desenvolvida como um método interativo e sistemático para a realização de pesquisas de opinião bem como obter consenso em soluções para problemas determinados Muito usado em estimativas de mercado Deve ter a participação exclusiva de especialistas Apenas problemas complexos de resolver

35. Delphi Os cinco passos 1. Definir o problema 2. Distribuir o problema 3. Coletar as respostas 4. Enviar o grupo de respostas solicitando escore 5. Repetir, se necessário

36. Método Delphi

37. Delphi Método Delphi Por quê o sistema “x” está lento no cliente “y”? [20 participantes, 5 experts] Experts dizem que poder ser os seguintes itens Banco de dados Servidor de aplicação Hardware do Servidor Hardware do Cliente

38. Delphi Método Delphi Segundo round: pontue cada item [de 1 a 3, sendo 3 o maior peso] (enviados aos participantes) 1. Banco de dados [média: 2,75] 2. Servidor de aplicação [média: 2,25] 3. Hardware do Servidor [média: 1,75] 4. Hardware do Cliente [média: 1,25]

39. Delphi Método Delphi Terceiro round: estabelecer soluções para o problema. Experts dizem que as soluções ideais são Conexão com o banco de dados ineficiente, o arquivo de configuração deve ser investigado Consultas ao banco implementadas de forma indevida, com requisições em excesso. Um refactoring neste ponto é necessário. DBA realizar tunning do banco de dados Processamento paralelo no Servidor

40. Delphi Método Delphi Quarto round: priorizar soluções (participantes) Conexão com o banco de dados ineficiente, o arquivo de configuração deve ser investigado [média 3] Consultas ao banco implementadas de forma indevida, com requisições em excesso. Um refactoring neste ponto é necessário [média 2,5] DBA realizar tunning do banco de dados [média 2] Processamento paralelo no Servidor [média 1,5]

41. Método Delphi

42. Delphi Caso hajam conflitos de respostas, ou empates em avaliações, outros rounds podem ser disparados e reuniões pontuais podem ser estabelecidas para esclarecer pontos específicos. O envio de questões pode proceder por e-mail, usando um sistema informatizado ou através de papel, porém, é importante que os autores das respostas permanecam no anonimato a fim de evitar constrangimentos.

43. Método Delphi

44. Delphi Método Delphi Definição de data para evento Opiniões sobre adoção de políticas ou métodos O Artefato “x” deve ser opcional na tarefa “a” da disciplina de requisitos. () Concorda () Discorda Colocação de problemas com solicitação de justificativa para resposta O algoritmo de encriptação ideal é MD5. () Concorda () Discorda Motivo: _____________________________

45. Delphi Método Delphi Definição de relevância de ações a serem tomadas Indique a importância de se realizar as seguintes pesquisas, objetivo: desenvolver novos produtos 1 = muito importante, 2 = importante, 3 = pouco importante, 4 = irrelevante () opinião de clientes que usam o sistema () opinião de consultores () estudo de mercado internacional () opinião de especialistas na área “x”

46. Delphi Método Delphi Indique qual deve ser a entidade responsável pelo desenvolvimento de equipamentos anti-poluição para veículos automotores ____________________________________ Indique qual a maior tendência tecnológica, a que devemos apostar uma parte de nossos investimentos ____________________________________

47. Método Delphi - Rodando

48. Delphi Realizar previsões em situações de carência de dados históricos Obter consenso de grupo em questões polêmicas, de alta importância e complexidade Fatores restritivos de dinâmicas de grupo são eliminadas: supressão de posição de minorias, omissão de participantes, capacidade de oratória. A influência do status profissional é eliminada

49. Delphi Custos menores do que reuniões físicas, evita-se problemas comuns como perda de foco e diferenças de fuso-horário O julgamento coletivo, quando organizado adequadamente, é melhor que a opinião de um só indivíduo

50. Princípio de Pareto Princípio de Pareto Se você não conhece, vai mudar sua visão de mundo

51. Princípio de Pareto “Para a maioria dos fenômenos, 80% das consequencias advém de 20% das causas” Joseph M. Juran “Poucos vitais, muitos triviais” Pareto foi um economista francês. Ele notou que 80% da riqueza dos países ia para 20% da população Em outras palavras Pode-se solucionar 80% dos problemas resolvendo 20% das causas

52. Princípio de Pareto

53. Princípio de Pareto Princípio de Pareto Em 20% do código estão contidas as funções mais utilizadas em um software. Portanto, melhorando-as, 80% da performance do software é afetado. É uma técnica para definir prioridades e alocação de recursos humanos de forma mais adequada. Falando nisso: Na equipe, 20% das pessoas produzirão o equivalente a 80% do escopo

54. Princípio de Pareto Princípio de Pareto Ao ler um livro, 20% do conteúdo corresponderá a 80% do seu aprendizado Com os clientes, 20% destes renderá 80% do faturamento da Empresa Em uma eleição, 20% dos candidatos obterão 80% dos votos Admite-se uma variação no princípio, evidentemente

55. Princípio de Pareto Variações do fenômeno 30% obtiveram 70% 28% obtiveram 90%

56. Princípio de Pareto Princípio de Pareto 20% dos candidatos com 80% dos votos

57. Princípio de Pareto Princípio de Pareto Dos acidentes de trânsito, 80% ocorre por culpa de 20% dos motoristas De um software, 80% dos usuários usa apenas 20% dos recursos (MS Word, MS Windows, Celular, ERP, etc...) Em 80% do tempo usamos 20% de nossas roupas Como isto pode ser usado?

58. Princípio de Pareto Legal... pra quê serve isso?

59. Princípio de Pareto Princípio de Pareto Em 1963 a IBM descobriu que 80% dos recursos do computador eram gastos usando 20% das instruções do S.O. Com isso a equipe foi focada a melhorar a arquitetura da CPU responsável por estes 20%. Uma empresa pode concentrar esforços nos 20% dos clientes que rendem a ela 80% dos lucros, no relacionamento com os 20% dos fornecedores que lhe provém 80% dos insumos e nos 20% dos produtos que lhe rendem 80% dos lucros.

60. Princípio de Pareto

61. Princípio de Pareto De nossas atitudes, 20% serão a causa de 80% dos resultados. Identificar estas ações é uma das bases para melhorar a eficiência das mesmas e resolver problemas de forma ágil atacando as causas mais significativas

62. Princípio de Pareto Em 20% dos dias 80% da safra será colhida Em 20% do dia produzimos 80% do trabalho. Em qual período rende-se mais? Quais os fatores que influenciam? “Com 20% da UML antede-se 80% dos projetos”

63. Princípio de Pareto

64. Princípio de Pareto Importante ferramenta para o controle de qualidade Base para o diagrama de Pareto Análise de conformidade de produtos (defeitos)

65. Princípio de Pareto

66. Princípio de Pareto

67. Princípio de Pareto As técnicas apresentadas podem estar contidas em uma base de conhecimento como recomendação para futuros procedimentos, estudos e trabalhos Exemplos práticos de aplicação enriquecem esta base de conhecimento fazendo com que a Empresa tenha maior domínio sobre o aprendizado gerado por seus colaboradores

68. The End Perguntas?