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Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push-Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzelnen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von einem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enorme Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträume, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwieriger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird.

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  1. 1. Eine der größten Herausforderungen der modernen Intranets heutzutage ist der Information Overload. Wenn früher das klassische Intranet hauptsächlich als Mittel für eine 1:n Push- Kommunikation genutzt wurde, ist eines der Hauptziele eines Social Intranets, jedem einzel- nen Mitarbeiter das freie Erstellen von Inhalten zu ermöglichen. Der Mitarbeiter wird von ei- nem reinen Konsumenten zu Autor und Mitgestalter des Intranets. Somit entsteht eine enor- me Menge an nutzergenerierten Inhalten, was dazu führt, dass man schnell den Überblick verliert. Je mehr Funktionalitäten ein Intranet bündelt (Blogs, Wikis, Dokumente, Projekträu- me, Interessensgruppen etc.), desto größer wird dieser Informationsfluss und desto schwie- riger ist es, sich im Intranet zurechtzufinden. Der alltägliche Arbeitsprozess im Unternehmen erfordert an erster Stelle den mühelosen Zugriff auf die für mich relevanten Daten, was aus den oben genannten Gründen zu einer großen Herausforderung wird. Wie komme ich schnell und einfach an die wichtigen Informationen? Und wer ent- scheidet was für mich im Intranet als „wichtig“ einzustufen ist? – Personalisierte Dashboards bieten eine Lösung für diese beiden Probleme. Der Nutzen eines Dashboards Das Dashboard stellt eine Art Instrumententafel dar, mit dem grundlegenden Zweck, den alltäglichen Arbeitsprozess im Intranet zu optimieren. Es besteht aus diversen Werkzeugen (sog. Widgets), welche den Zugang zu unterschiedlichen Informationen und Funktionalitäten ermöglichen.
  2. 2. Dashboards werden heutzutage oft als Startseite und somit als Eingangstor des modernen Intranets genutzt. Ihre Aufgabe ist es, relevante Informationen aus dem Intranet an einer Stelle zusammenzuführen und den Zugriff auf wichtige Funktionalitäten zu erleichtern. Personalisiertes Dashboard Der Ausgangpunkt jedes Dashboards sind die Standardeinstellungen. Diese bieten eine vor- definierte Zusammenstellung von Widgets, welche auf einen Blick alle wichtige Informationen zusammenfassen sollen. Wie kann man aber Widgets anbieten, welche nur die für mich re- levanten Inhalte darstellen (z. B. aktuelle Nachrichten und Veranstaltungen aus meinem Be- reich bzw. Standort, neueste Dokumente aus meinen Projekträumen etc.)? Die Lösung hier lautet Personalisierung durch kontextuelle Filterung der Inhalte, abhängig von den Daten über den aktuell angemeldeten Nutzer. Solche Daten sind z. B. Einordnung in der Organisa- tion oder Mitgliedschaft in Projekten und Gruppen. Natürlich sollte man sich nicht nur auf die für den Nutzer relevanten Informationen begren- zen. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Intranets ist die Einbeziehung und das En- gagement der Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, den Nutzer auch über neue und interessante Informationen bzw. Aktivitäten auf dem Laufenden zu halten. Zu Hilfe kommen an dieser Stelle Activity Streams. Diese zeigen zum einen die Vitalität des Intranets und fordern zum anderen die Interaktion. Einen weiteren Schritt in dieser Richtung wäre der Einsatz von Recommendation Engines, welche das Verhalten der Nutzer im System analysieren und abhängig davon auf interessante Inhalte verweisen. Individualisiertes Dashboard Ein Dashboard soll die wichtigsten Informationen an einer Stelle zusammenführen. Was heißt aber wichtig? Die Wichtigkeit von Informationen ist ein sehr subjektives Kriterium und kann daher nicht zentral vorgegeben werden. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Individua- lisierung. Um das Dashboard an seine individuellen Bedürfnisse anpassen zu können, soll jeder Nut- zer das Layout und Umfang dieses anpassen können. Hierbei kann der Anwender aus einer Sammlung von Widgets die für ihn passenden auswählen und hinzufügen, bestehende Wid- gets entfernen oder Position und Anordnung der einzelnen Widgets beliebig ändern. Einen noch höheren Optimierungsgrad bei der Individualisierung der Oberfläche kann damit erreicht werden, indem für die einzelne Widgets diverse Einstellungen angeboten werden, wie z. B. die Anzahl der Einträge, die Art der Sortierung oder die Auswahl von Quellen und Kategorien der anzuzeigenden Inhalte.
  3. 3. Über die Grenzen der Internet-Anwendung hinaus Ein Dashboard muss sich aber nicht ausschließlich auf die Darstellung von Inhalten nur aus der Intranet-Applikation begrenzen. Es kann auch in Richtung eines Portals ausgebaut wer- den und Zugriff auf Informationen und Funktionalitäten aus anderen Unternehmensanwen- dungen bieten, welche aus dem einen oder anderen Grund ihren Weg nicht ins Intranet ge- funden haben, z. B. Dokumentenmanagement-, HelpDesk-, CRM- oder Raumplanung-Tools. Die Integration zwischen den Anwendungen wird heutzutage über diverse Programmier- schnittstellen leicht gemacht. Man kann auch einen Schritt weiter gehen und den Zugriff auf externe Dienste (z. B. Nach- richten, Wetter, Börsenkurse) oder die Einbindung externer RSS-Feeds ermöglichen. Durch die Einspeisung von Informationen außerhalb der reinen Intranet-Anwendung rückt das In- tranet noch näher an den Mitarbeiter und wird zum Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes. Fazit Personalisierte Dashboards bilden heutzutage den Quasi-Standard für die Startseite jedes modernen Intranets und agieren als Eingangstor des virtuellen Arbeitsplatzes. Sie dienen der Aggregation von relevanten oder interessanten Informationen und optimieren somit die Kommunikation und Informationsverteilung innerhalb des Unternehmens. Sie bieten direkten Zugriff auf wichtige Funktionalitäten und verbessern die Navigation innerhalb des Systems. Das alles macht das personalisierte Dashboard zu einem wesentlichen Bestandteil einer erfolgreichen Intranet-Plattform. Quelle: Bilder Wissensmanagement-steuerberatung.de, Text: http://wwww.socialbusinessevolution.de/,Nikolay Borisov Programmierschnittstellen und Konnektoren Nachfolgend finden Sie eine Liste von bereits verfügbaren Systemschnittstellen für die Wis- sensmanagement Lösung für Wirtschaftsprüfer, für Steuerberater, für Rechtsanwälte, für Notare und für Mandanten aus dem Mittelstand . Alleine 11 Mitarbeiter befassen sich nur mit der Entwicklung von Systemanbindungen für die Wissensmanagement Software Lösung für Kanzleien und mittelständische Mandanten. Sie können also ganz entspannt bleiben, wenn Sie an dieser Stelle eine bestimmte Schnittstelle vermissen. Antworten auf Ihre Fragen ADDISON - Software, ARIS, Atlassian Confluence 3.x, Atlassian Confluence 4.x, Atlassian Jira, Auswertung, CMS Impe- ria, CuadraSTAR,Datev, DatevDMS, Docuware, DokuWiki, EASY ECM,Explorative Suche, HMD Software, IBM Lotus Notes, iCal, Just Connect, LDAP Microsoft Active Directory, Liferay, Microsoft Dynamics, Microsoft Exchange, Microsoft Share- Point, Novell, OCR, Open Text Content Server,OpenText DOMEA, phpBB, RSS-Feeds, SAP, Signavio, Simba Software, Social Bookmarking, Sortierung, spezifische Metadaten, Suchtreffern, Suite, Tagging, TikiWiki,Twitter, Typo 3, virtuelle Strukturen, Vorschaubilder, vtiger CRM, Wordpress.

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