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Die zukunft der elektronischen archivierung dr ulrich kampffmeyer 2012 06-21
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qumram Web-Archivierungs Community Event vom 21.06.2012

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  1. 1. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 qumram Web-Archivierungs Community Event Die Zukunft der elektronischen Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer Zürich, 21.06.2012PROJECT CONSULT Breitenfelder Straße 17 www.PROJECT-CONSULT.com 1Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2012
  2. 2. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Agenda #EINFÜHRUNG: Vom Aufbewahren und Archivieren #DEFINITIONEN: Elektronische Archivierung #PRINZIPIEN: Architekturen, Funktionen und Standards #OFFENE #FLANKEN: Datenbanken, Big Data, Media, Web 2.0, Mobile, Cloud & Social #GIER UND #ANGST: Archive als Wirtschafts- und Compliance-Faktor #AUSBLICK: Gesellschaftlicher und kultureller WandelDie Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs Community Event 2
  3. 3. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 #EINFÜHRUNGDie Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs Community Event 3
  4. 4. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Der Mensch ist ein Jäger und Sammler Der Mensch wollte nicht nur in der Steinzeit, sondern auch in neueren Vergangenheit und will auch noch in gegenwärtigen Krisen überleben. In Zeiten des Überflusses galt es damals, Nahrung zu sammeln, um sich in schlechteren Zeiten ernähren zu können. Ist der Mensch nun ein Unternehmen im heutigen Zeitalter, so ist seine Nahrung die Information! Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 4
  5. 5. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Am Anfang war die Sprache Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 5
  6. 6. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren. ©  Copyright  PROJECT  CONSULT  GmbH  2002  /  Autorenrecht  Dr-­‐  Ulrich  Kampffmeyer  2001-­‐2002   ©  PROJECT  CONSULT  2002   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 6
  7. 7. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Die Geburt des Archivs Viele Dokumente brauchen Ordnung. Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums von Dokumenten erfunden. Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück. Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. Ein eher überschaubarer Zeitraum. ©  Copyright  PROJECT  CONSULT  GmbH  2002  /  Autorenrecht  Dr.  Ulrich  Kampffmeyer  2001-­‐2002   ©  PROJECT  CONSULT  2002   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 7
  8. 8. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Ein altes Thema Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt. ©  Copyright  PROJECT  CONSULT  GmbH  2002  /  Autorenrecht  Dr-­‐  Ulrich  Kampffmeyer  2001-­‐2002   ©  PROJECT  CONSULT  2002   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 8
  9. 9. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Der neue Dokumentbegriff Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Ein elektronisches Dokument kann heute fast alles sein: •  Gescannte Seiten •  Digitales Fax •  Farbbilder •  E-Mail-Dateien •  Screen-Dumps •  Output-Dateien •  Multimedia-Objekte •  Sprachdateien •  Digitale Videos •  Office Dokumente ... Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 9
  10. 10. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Records Management und Archivierung dienen zum Schaffen und Einhalten von Ordnung „Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“ Johann Wolfgang von Goethe Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 10
  11. 11. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Informationsüberflutung Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 11
  12. 12. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Explosion der Unternehmensinformationen IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 12
  13. 13. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Das digitale Universum IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 13
  14. 14. #EINFÜHRUNG © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Abhängigkeit von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 14
  15. 15. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 #DEFINITIONENDie Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs Community Event 15
  16. 16. # DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Archiv Unter einem Archiv (v. lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-ArchivierungsVom Aufbewahren Community Event und Archivieren 16
  17. 17. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Begriffsverwirrung •  Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu verstehen ist (siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika) •  In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten … heute herrscht Begriffsverwirrung Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 17
  18. 18. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Begriffsverwirrung •  Archivierung •  Digitales Archiv •  Langzeitarchivierung •  Langzeitspeicherung •  Revisionssichere Archivierung •  Rechtssichere Archivierung •  Vertrauenswürdige Archivierung •  Aufbewahrung •  Beweiswerterhaltende Archivierung Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 18
  19. 19. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 In Englisch synonym oder divergent? •  Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?) •  Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?) •  Archive (Archiv?) •  Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?) •  Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?) •  Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?) Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 19
  20. 20. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Aufbewahrung •  Vom Gesetzgeber verwendeter Begriff für Archivierung vor der eigentlichen Langzeitarchivierung •  Ausnahme: Bundes- und Landesarchivgesetze in Deutschland „… Unterlagen werden gemäß ihrer rechtlichen Gültigkeit nach Schließung der Akte aufbewahrt ...“ •  GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) sprechen von „Aufbewahrung“ Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 20
  21. 21. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Revisionssichere Archivierung Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 21
  22. 22. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Digitales Archiv •  Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen. •  Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es für analoge Inhalte tun. •  Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 22
  23. 23. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Langzeitarchivierung Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 23
  24. 24. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 nestor •  Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital Resources in Germany •  Kompetenznetzwerk für die Langzeitarchivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen •  Kooperationspartner aus den Bereichen Bibliotheken, Museen und Archive •  Kriterienkatalogs „vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive“- Leitfaden, ein vertrauenswürdiges digitales Langzeitarchiv zu konzipieren, zu planen und umzusetzen Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 24
  25. 25. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Digital Preservation NARA Preservation encompasses the activities which prolong the usable life of archival records. Preservation activities are designed to minimize the physical and chemical deterioration of records and to prevent the loss of inform. Preservation umfasst die Aktivitäten zur Verlängerung der Haltbarkeit von Archivalien. Preservation- Aktivitäten dienen dazu, die physikalischen und chemischen Zerfall der Datensätze zu minimieren und den Verlust der informationellen Inhalte zu verhindern. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 25
  26. 26. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Datensicherung •  Bezeichnet das teilweise oder vollständige Kopieren der in einem Computersystem vorhandenen Daten auf ein anderes (häufig transportables) Speichermedium oder auf ein anderes Computersystem •  Die Datensicherung dient dem Schutz vor Datenverlust durch: •  Hardware-Schäden (z. B. durch Überspannung, Materialermüdung, Verschleiß oder Naturgewalten wie Feuer, Wasser, etc.) •  Diebstahl oder absichtliches Löschen der Daten •  Computerviren, -würmer und Trojanische Pferde •  versehentliches Überschreiben oder Löschen der Daten •  logische Fehler innerhalb der Daten •  Datensicherung ist keine Archivierung! Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 26
  27. 27. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Definition: Records Lifecycle Management Viele  Dokumente   Einige  Records   Wenige     Archiv-­‐Objekte   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 27
  28. 28. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 MERKSÄTZE DER ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG Herausgegeben vom VOI Verband Informations- und Organisationssysteme e.V. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 28
  29. 29. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Merksätze 2009 1.  Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden 2.  Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3.  Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren 4.  Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden 5.  Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden 6.  Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 29
  30. 30. #DEFINITIONEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Merksätze 2009 7.  Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden 8.  Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden 9.  Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden 10.  Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityElektronische Event Archivierung 30
  31. 31. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 #PRINZIPIENDie Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs Community Event 31
  32. 32. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 ARCHITEKTUREN Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 32
  33. 33. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Funktionale Anforderungen nach OAIS ISO 14721 •  Referenzmodell beschreibt ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen zu erhalten und einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen •  Sechs Hauptfunktionen: 1.  Preservation Planning (Archivierungsplanung) 2.  Ingest (Datenübernahme) 3.  Data Management (Datenverwaltung) 4.  Archival Storage (Archivspeicher) 5.  Access (Nutzung) 6.  Administration Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 33
  34. 34. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Grundsatz „Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“ Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 34
  35. 35. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Zwei Prinzipien •  Referenz-Datenbank mit separatem Repository •  BLOB-Datenbank oder integriertes Content Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer ©  PROJECT  CONSULT  2002  Autorenrecht  Dr.  Ulrich  Kampffmeyer   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 35
  36. 36. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur von Archivsystemen Traditionelle Referenz-Datenbank   ©  PROJECT  CONSULT  2002  Autorenrecht  Dr.  Ulrich  Kampffmeyer   Pointer   Referenz-­‐   Datenbank   Speicher   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 36
  37. 37. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur von Archivsystemen BLOB-Datenbank   •  BLOB (Binary Large Object) •  Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank ©  PROJECT  CONSULT  2002  Autorenrecht  Dr.  Ulrich  Kampffmeyer   Dokument   BLOB-­‐Datenbank   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 37
  38. 38. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur von elektronischen Archivsystemen Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 38
  39. 39. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur von elektronischen Archivsystemen Client   Client   Client   ERP   E-­‐Mail   Office     ...   Erfassen   Ausgeben   Anwendungen   Index   Archivsystem   Datenbank   Erfassen   Management   Ausgeben   Archivsystem   Speicher   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 39
  40. 40. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur Vergangenheit Monolith   Fach-­‐Client   Archiv-­‐Client   Fachanwendung   Archivanwendung   Archivverwaltung   Datenbank   Speicher   Archivspeicher   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 40
  41. 41. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur Recherche   Heute Anzeige   Indizierung   Nachindizierung   QS   Fach-­‐Client   Scan-­‐Client   Administra/on   Fachanwendung   Scan-­‐     anwendung     Temporärer  Speicher   Cache   Archivlogik   &  Dienste   Archivverwaltung   Datenbank           Archivspeicher       Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 41
  42. 42. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur Heute Dienstkonzept  einer  IT-­‐Infrastruktur   Workflow-­‐Client                 Fach-­‐Client   Scan-­‐Client   Administra/on   Workflow                 Fachanwendung   Scan-­‐     anwendung     Speicher   Temporärer  Speicher   Cache   Archivlogik   &  Dienste   Archivverwaltung   Datenbank           Archivspeicher       Universal-­‐Archiv   für  alle   Informa;onsobjekte   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 42
  43. 43. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Architektur Heute Dienstkonzept  einer  IT-­‐Infrastruktur           Administra/on   Portal   E-­‐Mail   Office   andere   Fach-­‐     verfahren     Archivlogik   &  Dienste   Archivverwaltung   Datenbank           Archivspeicher       Universal-­‐Archiv   für  alle   Informa;onsobjekte   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 43
  44. 44. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Universal-Archiv Ein Universal-Archiv ist durch eine übergreifende Verwaltung aller Informationstypen (unabhängig von Quellen, Formaten und Anwendungstypen) mit einheitlicher Verwaltung und Unterstützung verschiedener Archivspeichersysteme gekennzeichnet. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 44
  45. 45. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 STANDARDS Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 45
  46. 46. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 STANDARDS FÜR ARCHIVIERUNGS - ARCHITEKTUREN Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 46
  47. 47. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 OAIS-Referenzmodell Eingang   Logik   Indizierung   Verwaltung   Datenbank   SIP   AIP   AIP   Archiv-­‐   DIP   Speicher   Zugriff   Bereitstellung   Problemzone 2: 1: Problemzone Container-­‐Formate Interfaces Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 47
  48. 48. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 STANDARDS FÜR ARCHIV-SCHNITTSTELLEN Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 48
  49. 49. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Standards Schnittstellen •  ERP Systeme •  SAP Archivelink •  Speichersystemanbieter (technisch) •  SNIA XAM, CDMI, LTACSI •  Öffentliche Verwaltung Deutschland •  XDOMEA Xarchiv •  Bundesarchiv SAM •  Zugriffsschicht (technisch) •  CMIS •  WebDAV •  JSR 170/283 Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 49
  50. 50. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Der digitale 100-Jahre-Archiv-Standard •  Die „100-Jahre“-Initiative ist eine Untergruppe von LTACSI •  Zielsetzung: •  mithilfe von Archiv-Anwendungen Daten-Objekte für die nächsten 100 Jahre logisch lesbar und verschiebbar machen •  XAM-Spezifikationen Mitte 2008 durch das Archivierungsformat SD-SCDF (Self-Describing Self Contained Data Format) aufgewertet •  Ermöglicht Langzeitaufbewahrung digitaler Daten auch beim Wechsel von Hardware und Anwendungen •  Fordert multidisziplinären Ansatz, der auch Architektur- und funktionale Topics wie die ISO 17421 OAIS Open Archival Information Systems adressiert Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 50
  51. 51. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 SNIA CDMI •  Den Daten des Anwenders werden spezielle Metadaten (data system metadata) angefügt, welche dem Cloud-Storage-Anbieter den jeweiligen Daten-Service (Backup, Archiv etc.) vorgeben •  Daten können mit Hilfe von CDMI von Cloud- Anbieter zu Cloud-Anbieter bewegt werden •  “Recodierung” für verschiedene Interfaces nicht erforderlich Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 51
  52. 52. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 CMIS CONTENT MANAGEMENT INTEROPERABILITY SERVICES Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 52
  53. 53. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 CMIS für unterschiedliche Repositories Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 53
  54. 54. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 XDOMEA 2.0 •  12. Dezember 2008: Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung (KoopA ADV) empfiehlt für den elektronischen Datenaustausch von Schriftgutobjekten XDOMEA 2.0 •  Neuerrungen: •  Abbildung von Geschäftsvorgangsinformationen •  weiteren Bearbeitungs- und Protokollinformationen •  Einbindung von fach- bzw. anwendungsspezifischer Informationen •  Einbindung elektronisch signierter Dokumente •  Möglichkeit in Fachverfahren entstehendes Schriftgut in einem DMS/VBS abzulegen •  Erweiterung Anwendungsmöglichkeiten auf Aussonderung und Prozess der Anbietung / Übergabe behördlichen Schriftguts an die zuständigen Archive Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 54
  55. 55. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 APENET •  Projekt zum Aufbau eines europäischen Archivportals mit einem gemeinsamen Internet- Zugang zum Archivgut der Mitgliedsländer der EU •  Start: 15. Januar 2009, Laufzeit: zunächst 3 Jahre •  Mit dem Projekt wird eine der Handlungsnotwendig- keiten aus dem vom Rat veranlassten Bericht über die Archive in der erweiterten EU umgesetzt •  An dem Projekt sind 12 Mitgliedsländer der EU sowie die EDL-Foundation, die Trägerin der EUROPEANA, beteiligt (h^p://www.bundesarchiv.de/aktuelles/pressemi^eilungen/00265/index.html)   Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 55
  56. 56. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 STANDARDS FÜR ARCHIV- METADATEN Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 56
  57. 57. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Metadaten-Standards LMER Langzeitarchivierungsmetadaten Dublin Core Sammlung, 15 core elements bilden „Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1 (ISO 15836)“ PREMIS PREservation Metadata Implementation Strategies OAI (PMH) Open Archive Initiative (Protocol for Metadata Harversting) DITA Darwin Information Typing Architecture Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 57
  58. 58. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 STANDARDS FÜR ARCHIVOBJEKT-FORMATE Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 58
  59. 59. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 Standards für Formate Generelle Anforderungen: 1.  Lesbarkeit / Wiedergabefähigkeit 2.  Wiedergabequalität 3.  Lesbarkeit durch Maschinen 4.  Zugänglichkeit / Migrierbarkeit 5.  Explizite Struktur / Selbstdokumentation 6.  Freie Nutzbarkeit (nicht proprietär) 7.  Vollständig und offen dokumentiert 8.  Verbreitungsgrad 9.  Stabilität / Reife 10.  Keine Verknüpfbarkeit / Vermeidung von Interaktivität (bei Bild- und Textformaten) 11.  Streamingfähigkeit (nur bei Audioformaten) 12.  Kodierungsverfahren (nur bei Audioformaten) Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 59
  60. 60. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 PDF Standards ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe PDF/X-1a = ISO 15930-1 PDF/X-3 = ISO 15930-3 ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability) ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX) ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012 ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF PDF= ISO 32000-1 PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health) Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 60
  61. 61. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 PDF ISO 32000-1 •  Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO 32000-1:2008 ein offener Standard. •  Funktionen: •  Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und Plattform •  Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen •  Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen Plattformen hinweg •  Digitale Signaturen •  Sicherheits- und Rechtemechanismen •  Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere Formate •  Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration mit Business-Systemen Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 61
  62. 62. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 PDF/A ISO 19005 •  PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und verfolgt vier grundsätzliche Ziele: •  Maximierung der Geräteunabhängigkeit •  Maximierung des „Self-Containment“ •  Maximierung der Selbst-Dokumentation •  Maximierung der Informationsdurchlässigkeit •  Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind: •  Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt, •  PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder benutzten, •  Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A- Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt, •  Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann, •  Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt. Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 62
  63. 63. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 PDF/A-2 •  Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1 •  Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen •  Keine Migration von einem Normteil zum anderen •  Beispiel: Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 63
  64. 64. #PRINZIPIEN © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 07-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 2 PDF/A-3 •  Veröffentlichung wird Mitte 2012 erwartet •  Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF- Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2 •  Ziel: Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden •  Aber: weiterhin elektronisches Papier Die Zukunft der Elektronische Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer qumram Web-Archivierungs CommunityFunktionen Architekturen, Event und Standards 64

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