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›  Bundesgesetz über die Archivierung
Kenntnis über Bundesgeset...
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Herausforderungen EDA/DEZA
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Anwendungsfall Bewertung und Begründung
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Massnahmen
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Weiterführende Informationen
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Archivierung von Webinhalten beim EDA unter Anwendung der Vorgaben des Bundesarchivs

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Die Pilotumsetzung des EDA ist das erste konkrete Web-Archivierungsvorhaben eines Departementes in der Bundesverwaltung, und wurde mit der Unterstützung des Softwareanbieters qumram AG unter Begleitung des Bundesarchivs realisiert.

Gemäss Bundesgesetz über die Archivierung ist es die Pflicht der Ämter, archivvürdige Web-Inhalte und -anwendungen an das Bundesarchiv zu übergeben. Der Pilot des EDA umfasst 5 bewertete Anwendungsfälle verschiedener Quellen (EDA-Website, Websites der Kooperationsbüros, Community- und eCollaboration-Sites), welche anlässlich dieses Referates vorgestellt werden.

Referenten:
Lars Baumann, Geschäftsleitung, qumram AG
Andreas Schöne, Head Intraweb Applications EDA,
Edigenössiches Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA)

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Archivierung von Webinhalten beim EDA unter Anwendung der Vorgaben des Bundesarchivs

  1. 1. © qumram AG / EDA - Seite 1 Archivierung von Webinhalten beim EDA unter Anwendung der Vorgaben des Bundesarchivs
  2. 2. © qumram AG / EDA - Seite 2 Vorstellung Referenten Andreas Schöne Head Intraweb Applications EDA Eidgenössiches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA Lars Baumann Geschäftsleiter qumram AG
  3. 3. © qumram AG / EDA - Seite 3 Webarchivierung Bund: Rahmen 1. Gesetzliche Grundlage: Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) 2. Federführung über Archivierung: Schweizerisches Bundesarchiv BAR →  Prozessuale Vorgaben →  Technische Vorgaben und Hilfsmittel →  Zentrale Archivplattform (OAIS-basiert) 3. Ämter = anbietepflichtige Stellen
  4. 4. © qumram AG / EDA - Seite 4 Bewertung der Archivwürdigkeit …rechtlicher und administrativer Bedeutung …historischer u. sozialwissenschaftl. Bedeutung Inhalte mit… 1.  Rechtliche Relevanz 2.  Gewährleistung von Rechtssicherheit 3.  Nachweis der Geschäftspraxis in der Wahr- nehmung von Kompetenzen und Aufgaben 4.  Nutzen für die Forschung 5.  Zeitgenössisches Interesse 6.  Brisanz 7.  Entwicklungen/Verlauf 8.  Definitionsmacht è Bewertung als zweistufiger Prozess zwischen BAR und dem jeweiligen Amt
  5. 5. © qumram AG / EDA - Seite 5 Warum ein Pilotprojekt? ›  Gründe für einen Pilotversuch seitens EDA 1.  Wissenserhalt bei Phase-outs von Entwicklungsprojekten der DEZA Das im Rahmen von Entwicklungsprojekten gesammelte webbasierte Wissen soll erhalten bleiben 2.  Informations- und Technologie-Lifecycle-Management Verhinderung von Informationsverlust aufgrund veralteter Web- Technologien 3.  Compliance Wahrung der Pflichten basierend auf dem Bundesgesetz über die Archivierung und den Vorgaben des Bundesarchivs sowie weiterer Vorgaben (u. a. OECD)
  6. 6. © qumram AG / EDA - Seite 6 Warum ein Pilotprojekt? ›  Gründe für die Mitarbeit im Pilotprojekt seitens des Bundesarchivs (BAR) 1.  Überprüfung der Tauglichkeit der definierten Vorgaben (Prozess, Hilfs- mittel, Kriterien) zur Bewertung von webbasierten Inhalten 2.  Gap-Analyse in Bezug auf ›  Prozesse, Vorgehen Kriterien ›  Technologien und Systeme 3.  Erfahrungen sammeln zu verschiedenen technologischen Ansätzen
  7. 7. © qumram AG / EDA - Seite 7 Pilotprojekt EDA: Steckbrief Auftraggeber: Abteilung Wissens- und Lernprozesse, DEZA Kooperationspartner: Schweizerisches Bundesarchiv BAR Realisator: qumram AG (Software und Consulting) Hosting: Aspectra AG Projektdauer: Realisierung März bis Juli 2013 Hauptziele des Projekts: Abklärung der gesetzlichen und prozessoralen Rahmenbedingungen für die Archivierung von Web-Inhalten Nachweis der technischen Machbarkeit der Web- Archivierung anhand dezidierter Anwendungsfälle Sensibilisierung Projektergebnisse: Machbarkeitsstudie Demo Show Case
  8. 8. © qumram AG / EDA - Seite 8 Pilotprojekt EDA: Ausgangslage ›  Bundesgesetz über die Archivierung Kenntnis über Bundesgesetz, aber Umsetzung für webbasierte Informationen und Webanwendungen nicht klar ›  GEVER Zusammenarbeit mit dem GEVER-Team im Bereich Dokumentenmanagement ›  Laufende Vorhaben im EDA ›  Konsolidierung/Harmonisierung der Web-Plattformen auf 2 Basis- Technologien (Technologie-Lifecycle-Management) ›  Vermeidung Datenverlust bei der Migration der bestehenden Inhalte auf die neue Plattform (Knowledge- und Informations-Lifecycle-Management“)
  9. 9. Lösungsansatz Pilot mit qumram Pilotprojekt EDA - Herausforderungen und Lösungsansatz Herausforderungen EDA/DEZA 1.  Beständigkeit (Persistierbarkeit) von web-basierten Information- en und Webanwendungen mit Bordmitteln der Websysteme nicht gewährleistet (Faksimile-Form der „User Experience“) 2.  Heterogene und verteilte Web- Systeme EDA/DEZA
  10. 10. © qumram AG / EDA - Seite 10 Übersicht Anwendungsfälle des Piloten Anwendungsfall Bewertung und Begründung Archivierung (kurz) Realisierung Pilot EDA Website: Reisehinweise •  Erzielung von Nachweisbarkeit •  Beweiskraft bei Rechtsverfahren •  Rechtssichere Aufbewahrung •  Automatische Anlegung einer neuen Version bei der Über- arbeitung eines Reisehinweises •  Visuelle Kennzeichnung der Änderungen zwischen 2 Versionen Websites der Kooperationsbüros der DEZA („COOF-Webs“) Historisierung der Aktivitäten in den Schwerpunktländern Aufbewahrung der einzelnen Websites Social Reporting Blog (DEZA ShareWeb / SDC-Blog) Bewahrung des in Kontexteines Events erarbeiteten Wissens (Blogbeiträge und Kommentare „User Generated Content“) Aufbewahrung des vollständigen Blogs (inkl. youtube-Videos) Community u, eCollaboration Sites (DEZA ShareWebs) Bewahrung des durch die Community erarbeiteten Wissens Capturing-Komponente wird mit Login-Credentials versehen und greift so auch zugriffsgeschützte Webinhalte ab. Projektdatenbank •  Nachvollziehbarkeit •  Einhaltung der Transparenz- Vorgaben der OECD Datenbank-basierte Web- Applikation wird vollständig aufbewahrt
  11. 11. © qumram AG / EDA - Seite 11 Anwendungsfall „EDA Website: Reisehinweise“ ›  Bewertung Archivierung 1.  Rechtlich/administrativ •  Unterlagen eignen sich als Beweis in einem Rechtsverfahren. •  Nachweisbarkeit, was zu welchem Zeitpunkt auf EDA-Website verfügbar ist, ist relevant als Beweisinformation bei potentiellen Rechtsverfahren. 2.  Historisch / sozialwissenschaftlich •  Nutzen für Forschung ›  Technische Einordnung: ›  Reisehinweise werden in Datenbank verwaltet, aber Nachweisbarkeit, was zu welchem Zeitpunkt online verfügbar ist, ist relevant.
  12. 12. © qumram AG / EDA - Seite 12 Anwendungsfall „Social Reporting Blog“ ›  Bewertung Archivierung 1.  Rechtlich/administrativ •  Keine Vorgaben 2.  Historisch / sozialwissenschaftlich •  Nutzen für die Forschung, Zeitgenössisches Interesse ›  Technische Einordnung ›  Vermeidung Informationsverlust bei Abschalten der Blog-Technologie (inkl. externer Quellen – youtube)
  13. 13. © qumram AG / EDA - Seite 13 Resultate und weiterführende Massnahmen 1.  EDA 1.  Pilot erfolgreich (v. a. Vermeidung Informationsverlust) 2.  Pilotbetrieb wird bis zum Relaunch des Webauftritts und des Intranets EDA weiter geführt. 2.  BAR 1.  Pilot erfolgreich (Validierung Web-Archivierung im Bundeskontext) 2.  Umfassende Analyse der Webinhalte DEZA: ca. 90% der Webinhalte der DEZA sind archivwürdig (aber ein Ausreisser gegen oben im Vergleich zu anderen Ämtern der Bundesverwaltung) 3.  Durchführung einer umfassenden Studie zur Bewertung der webbasierten Informationen und Webanwendungen in der Bundesverwaltung in Zusammenarbeit mit der HZW Chur. Resultate der Studie sind im Q2/2014 zu erwarten.
  14. 14. © qumram AG / EDA - Seite 14 Fazit für die Bundesverwaltung 1.  Webinhalten können archivwürdig sein Webbasierte Inhalte und Webanwendungen müssen gemäss den Vorgaben des Bundesarchivs bezüglich ihrer Archivwürdigkeit bewertet werden. 2.  Archivwürdige Webinhalte müssen dem BAR abgeliefert werden Wenn webbasierte Inhalte und Webanwendungen gemäss der durchgeführten Bewertung als archivwürdig ermittelt wurden, müssen diese durch die anbietepflichtige Stelle dem Bundesarchiv angeboten werden. 3.  Das BAR definiert das Ablieferungsformat Bundesarchiv erarbeitet Grundlagen zur Archivierung webbasierter Inhalte und bietet den Ämtern Support bezüglich Anliegen und Anfragen im Bereich der Web-Archivierung.
  15. 15. © qumram AG / EDA - Seite 15 Weiterführende Informationen 1.  Video-Screencast: ›  http://youtu.be/wUZWR4vtkus 2.  Bundesarchiv: ›  Hilfsmittel zur Bewertung (nebenan) http://www.bar.admin.ch/themen/00874/ index.html?lang=de 3.  Marktübersicht Lösungen: ›  Masterarbeit Universität Bern „Archiving a Company’s Website: Requirements, Tools and Applications“ (Autorin: Viola Sini; Kurzfassung: http://www.dokmagazin.de/ themen-13-03_webarchivierung-status- quo-trends)
  16. 16. © qumram AG / EDA - Seite 16 Ansprechpersonen der involvierten Parteien 1.  EDA: Andreas Schöne, Head Intraweb Applications EDA andreas.schoene@eda.admin.ch 2.  Bundesarchiv (BAR): Nicole Martini nicole.martini@bar.admin.ch 3.  qumram: Lars Baumann baumann@qumram.ch
  17. 17. © qumram AG / EDA - Seite 17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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