prosigma Software Development GmbH Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und revisionssicheres Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®

1. prosigma Software Development GmbH
Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und
revisionssicheres Archiv für Eingangs- und
Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®
Dipl. Ing. Walter Sieberer
Leonding, 31.10.2011

2. prosigma Software Development GmbH
Spezialist für Software-Entwicklung und –Vertrieb im
Bereich
Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung
und Versicherungsanwendungen
Sitz in Leonding/OÖ, österr. Eigentümer
23 Mitarbeiter
Kernprodukt profiler für
Dokumentenmanagement, Workflow und
Archivierung
Softwarelösung proagent für den Versicherungs-
bereich (mit mehr als 500 Installationen Nr. 2 in Ö)

3. Reform-Werke
REFORM-WERKE Bauer & Co Gesellschaft m.b.H.
Spezialist in der Berglandtechnik, im
Sämaschinenbau und in der Kommunaltechnik
Familienunternehmen in Wels mit
Tochterunternehmen Agromont AG in der CH
Mitarbeiter: ca. 400
Exportanteil: 70 %
wichtigste Exportländer: Schweiz, Italien,
Frankreich, Deutschland, Niederlande,
Skandinavien

4. Dokumentenmanagement
Revisionssichere Dokumentenablage für Dokumente
hoher Qualität (Rechnungen, Kassenbelege, ...)
+ erfüllt die Bestimmungen der entsprechenden Paragraphen in der
BAO, im UGB, im DSG und die des UStG
+ auch für elektronisch signierte Rechnungen
Automatische UID-Prüfung und deren
revisionssichere Ablage
+ für Ausgangsrechnungen verschärft seit Juli 2011!!!!
+ empfohlen mind. 1x jährlich für Lieferanten
+ wird in profiler als Anhang zur Rechnung abgelegt
EIN Archiv für ALLE Dokumente!
Keine unterschiedliche Behandlung von digitalen
Rechnungen oder Papierbelegen

5. Dokumentenmanagement
Die Einlieferung in das Archiv erfolgt über
unterschiedlichen Medien
Egal, ob Dokumente mit Papier, Email oder anderen
elektronische Formaten eingeliefert werden: ab
Posteingang gilt für gleiche Dokumenttypen derselbe
Workflow!  kein Mehrfachaufwand durch multiple
Parallelprozesse
Integrierter Scan-Client mit OCR und
Formularerkennung für PDF und TIFF-Formate für
+ automatische Felderkennung von Rechnungen
+ Freitexterkennung mit Lösungen der Marktführer
Verarbeitung von beliebigen Dokumentenformaten

6. Dokumentenmanagement
Unterschiedlichste Suchmöglichkeiten
+ Volltextsuche durch OCR-Verarbeitung aller Dokumente
+ Suche nach Kategorien, Arbeitsvorräten, Akten, Hierarchien,
Stempel, …
+ Schnellsuche mit Suchprofilen
+ heuristische Suche
Versionierung mit Checkin / Checkout Funktionen
vollständige Protokollierung aller Veränderungen
und Bearbeitungen in der Dokumenten-History
hochskalierbares Dokumentenmanagement
+ Installationen mit bis zu 1 Mrd. Transaktionen / Jahr
+ basiert auf modernster Softwaretechnologie

7. Dokumentenmanagement
Benutzung des Archives kann zeit- und
ortsunabhängig erfolgen!
+ Webinterface für Benutzer – keine Clientinstallation!
+ iPad® und Android® apps
Microsoft® Office Add Ins / Email-, Office- und Fax-
Integration
Integration in SAP®, Microsoft Dynamics AX/NAV®
und andere ERP-Systeme
Mandantenfähigkeit mit Single-Sign-On Funktion
Doku-Funktion auf Dokumentebene und Notizen
+ speziell für Protokollierung von Probleme zur Rechnung
Workflows mit digitalen Stempeln

8. Was ist heute Stand der Technik?
Frühes Scannen oder Erhalt von elektronischen Rechnungen
automatische Workflowsteuerung, welche auf
unterschiedlichste Art ausgelöst werden kann
automatische UID-Nummern-Prüfung und revisionssichere
Ablage der Prüfprotokolle (auch von Signaturprüfungen)
modernste Workflows basierend auf BPMN 2.0 Standard
Offene Web-Service-Schnittstellen für Integration von
Drittsystemen (ERP, CRM, Office, …)
Unabhängigkeit von Hardware, Betriebssystem und
Datenbank! Unterstützung unterschiedlichster Systeme (MS-
SQL® , ORACLE®, ...)
Single Instance Speicherung von Dokumenten (spez. Emails)
Verwendung auch als Software as a Service mit „pay per use“
und entsprechendem SLA

9. Nutzen von Frühem Scannen
Dokumente aller Art sind nur EINMAL hochsicher abgelegt und
werden nur mehr in elektronischer Form durch Workflows den
Bearbeitern mit Vorgangsbeschreibung angezeigt
Papierdokumente stehen damit digital zeitgleich und
zielgerichtet zur Verfügung
simultaner Zugriff mehrerer Personen auf ein und dasselbe
Dokument (z.B. parallele Freigabe und Buchungsvorerfassung)
direkte digitale Belegzuordnung ohne umständliche Barcodes,
weil die Dokumente an der Unternehmensgrenze sofort
digitalisiert und verknüpft werden
Rechnungsfreigabe transparent und nachvollziehbar
Mobilitätserweiterung ohne zusätzliche ERP-Lizenzen durch
Zugriff mittels Webbrowser oder mobilem Endgerät
B2B-Anbindung für Teamwork mit Kunden und Lieferanten

10. Prozess-Ablauf
Papier-Dokumente werden gescannt
- Stapelscan mit profiler eigenem Scan-Client und OCR-Modul
- Anbindungen an Multifunktionsgeräte
Digitale Dokumente werden direkt eingelesen
- einzeln oder automatisiert (z.B. Mailbox, FTP oder Fileshare)
Automatische Beschlagwortung von lesbaren Informationen
- Datum, Kundenbezeichnung, Rechnungsnummer, Betrag, KST, …
Ergänzende manuelle Datenerfassung
- wahlweise in profiler oder in SAP
- Indexfelder für Dokumententypen sind flexibel erweiterbar
Start des automatisierten Workflows nach Posteingang
profiler steuert anhand der Dokumententypen die unterschiedlichen
Workflows
Prüfung und Freigabe von Dokumenten erfolgt vollständig webbasiert
optionale Benachrichtigung per E-Mail

11. SAP Integration
Alle Eingangsrechnungen mit Datum, Werten, Genehmigern,
Zahlungskonditionen, etc. auf einen Blick!
Auswahl nach Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug - automatisch
wird auch die richtige SAP-Transaktion zum Verbuchen geöffnet (z.B.
MIRO, MIR7, FB60, FV60, …)
Automatisches Durchbuchen durch Vorprüfung möglich
Massenbuchungsfunktion!
Transparente Workflow-Kontrolle im SAP-Cockpit erleichtert
Kommunikation, warum der betreffende Genehmiger (noch) keine
Aktion gesetzt hat (Freigabe, Ablehnung, Weiterleitung, etc.)
Rechnungs-Freigabe-Workflow auch ohne SAP-Lizenz zeit- und
ortsunabhängig (reine WEB-Technologie – spez. für Management)
Cockpit auch für andere Belege wie Lieferscheine nutzbar
Unterstützung der SAP® Archivelink-Schnittstelle – direkte Ansicht
der Belege aus SAP

12. SAP Beleg Cockpit – Einstieg

13. Auswählen der zu bearbeitenden Rechnungen

14. Rechnungenliste in SAP bearbeiten

15. Voreinstellungen erleichtern das Arbeiten

16. Buchen vom elektronischen Abbild

17. Vorerfassen – Massenbuchen - fertig!

18. Buchen abgeschlossen

19. Genehmigt mit Vermerk

20. Buchen ohne Bestellbezug

21. Ausgangsrechnungsarchiv

22. Weitere Einsatzmöglichkeiten
Belegmanagement für ordnungsgemäße Belegarchivierung
+ Marktführer in D stellt alle Kassenbelege online zur Verfügung
„Der digitale Steuerberater“
filetresor.com
Email-Archivierung
Liegezeitenüberwachung
Secure Data Room für M&A
Mobiler Bau- und Servicetechniker
…

23. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Wir freuen uns über Ihren Besuch
bei uns im Ausstellerbereich für
eine Online Demo!