Marco Jurídico del Documento Electrónico en Colombia - Marco Peres

Taller de actualización sobre el
marco jurídico del documento
electrónico

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Documento Electrónico l Objetivo
Estudiar los principales aspectos del
marco legal y reglamentario aplicable a
la gestión de documentos electrónicos
en Colombia.


Documento Electrónico l Plan de Trabajo
o Introducción
o Conceptos
o Aplicación práctica de las nuevas
normas (Ley 1564 de 2012, Decreto
2364 de 2012, Decreto Ley 19 de 2012,
y Decreto 333 de 2014).

Validez legal y alcance
probatorio del documento
electrónico

Documento Electrónico l Introducción


Ley 527 de 1999
Ley 1564 de 2012
Decreto 2364 de 2012
Decreto 333 de 2014
Ley 1564 de 2012

Documento Electrónico l Hoja de ruta de una organización digital


Uso exclusivo de
papel- operación
manual
Uso exclusivo de
papel – operación
que usa TIC
Operación hibrida
entre papel y
documentos
digitalizados
Operación híbrida
entre papel,
documentos
digitalizados y
documentos
electrónicos
Uso exclusivo de
documentos
electrónicos
Ley 527 de 1999
Ley 1564 de 2012
Decreto 333 de 2014



Directiva de Gobierno Abierto ( 2009)



Administración
Electrónica
Gobierno
Electrónico
Gobierno
Abierto
Ciudades
Inteligentes
Gestión
Ley 1437 de
2011 - PAE

Servicios
Gobierno En Línea
Manual de
Gobierno en Línea
3.0

Participación
Ciudadana
Modelo de Datos
Abiertos
Decreto 2693 de
2012



Próximos retos del uso de medios
electrónicos en el Estado
!
!
!Implementación!del!
nuevo!Manual!de!
Gobierno!en!Línea!
Reglamentación!del!
CPACA!y!Ley!
General!del!Proceso!
!interoPerabilidad!
de!los!sistemas!de!
información!de!las!
en<dades!
administra<vas.!
Coordinación!con!el!
AGN!para!resolver!
temas!!de!archivos!
electrónicos!

o  Son documentos los mensajes de
datos (…) y, en general, todo objeto
m u e b l e q u e t e n g a c a r á c t e r
representativo o declarativo.
o  Los documentos son públicos o
privados.
o  Documento público es el otorgado
por el funcionario público en ejercicio
d e s u s f u n c i o n e s o c o n s u
intervención.
o  Así mismo, es público el documento
otorgado por un particular en
ejercicio de funciones públicas o con
su intervención.
o  Cuando consiste en un escrito
autorizado o suscrito por el respectivo
funcionario, es instrumento público.
o  Cuando es autorizado por un notario
o quien haga sus veces y ha sido
incorporado en el respectivo
protocolo, se denomina escritura
pública.

Documento Electrónico l Conceptos


Ley 1564 de 2012. Art. 243
Ley 527 de 1999. Art. 2

Ley 1564. Artículo 244. La
p a r t e q u e a p o r t e a l
proceso un documento, en
o r i g i n a l o e n c o p i a ,
reconoce con ello su
autenticidad y no podrá
i m p u g n a r l o , e x c e p t o
cuando al presentarlo
alegue su falsedad. Los
documentos en forma de
mensaje de datos se
presumen auténticos.
2014



Ley 1564. Artículo 247.
Serán valorados como
mensajes de datos los
documentos que hayan
sido aportados en el mismo
formato en que fueron
generados, enviados, o
recibidos, o en algún otro
formato que lo reproduzca
con exactitud. La simple
impresión en papel de un
mensaje de datos será
valorada de conformidad
con las reglas generales de
los documentos.
2014



Ley 527 de 1999
Ley 1564 de 2012
Contenido
Continente


o  Mensaje de datos (Rectora)
o  Documento electrónico
o  Documento informático
o  Documento público
electrónico
o  Acto administrativo
electrónico
o  Documento electrónico de
archivo DEA

Ley 527 de 1999
Ley 1437 de 2011
Ley 1564 de 2012


Documento

•  Es responsabilidad de las
Entidades Públicas cumplir
c o n l o s e l e m e n t o s
esenciales tales como:
autenticidad, integridad,
inalterabilidad, fiabilidad,
d i s p o n i b i l i d a d y
c o n s e r v a c i ó n , q u e
g a r a n t i c e n q u e l o s
documentos electrónicos
mantienen su valor de
evidencia a lo largo del
ciclo de vida, incluyendo los
e x p e d i e n t e s m i x t o s
( h í b r i d o s ) , d i g i t a l e s y
electrónicos

Decreto 2609 de 2012 – Artículo 22


Documento

Aplicación práctica de las nuevas
normas (Ley 1564 de 2012, Decreto
2364 de 2012, Decreto Ley 19 de 2012
y Decreto 333 de 2014)

¿Cuál es la utilidad práctica
derivada de la presunción de
validez de los documentos
electrónico ?

.

Ley 527 de 1999 – Arts. 6, 7, 8, 9 y 12
Decreto 333 de 2014
o  Escrito
o  Original
o  Firma
o  Conservación
Documento Electrónico l Principio del Equivalente Funcional


Mensajes de Datos sin Firma
Ley 527 de 1999.- artículos 2 y 7
Ley 1564 de 2012- Artículo 244
Documento Electrónico l Aplicación de la presunción de validez


Ley 527 de 1999 – Art 7.
En Colombia los MÉTODOS de firma
electrónica son válidos, siempre y cuando
permitan :
o  Identificar al iniciador del mensaje
( Función de Identificación)
o  Indicar que el iniciador aprueba el
contenido del mensaje ( Función
Autenticadora)
o  Qué el método sea tanto CONFIABLE
como APROPIADO para el propósito de
la transacción ( Función de Integridad)


Ley 527 de 1999.- artículos 2 y 7


¿Se pueden conservar los
documentos utilizando
Mensajes de Datos ?

.

Ley 527 de 1999 – Art 12.
•  El artículo 12 de la Ley 527 de 1999 establece
que cuando la ley requiera que ciertos
documentos, registros o informaciones sean
conservados, ese requisito podrá cumplirse
con mensajes de datos.
•  El artículo 28 de la Ley 962 de 2005, señala que
los libros y papeles del comerciante deberán
ser conservados por un período de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último
asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a elección del
comerciante, su conservación en papel o en
cualquier medio técnico, magnético o
electrónico que garantice su reproducción
exacta.
•  La Guía Nº 5 sobre “Digitalización certificada
de documentos” del Ministerio de las
Tecnologías de la Infor mación y las
Comunicaciones señala que “Las copias
electrónicas auténticas serán firmadas
mediante alguno de los sistemas de firma
electrónica (estampado cronológico….).
•  El Protocolo para digitalización de documentos
con fines probatorios del Archivo General de la
Nacional de Colombia AGN define el alcance
jurídico de la estampa cronológica. (Páginas
39 y 40).
•  El artículo 244 de la Ley 1564 de 2012 señala
que los documentos en forma de mensaje de
datos se presumen auténticos.
Documento Electrónico l Aplicación de la Presunción de Validez


¿Cuántos de Ustedes han
tenido problemas jurídicos en
relación con el uso de firmas
electrónicas o digitales?


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Valor Probatorio
Primer factor : algo que usted
conoce (password o clave)
Segundo Factor: algo que usted
es ( huella digital y voz)
Tercer Factor: algo que usted
posee ( Token o clave privada)
Cuarto Factor: El lugar donde estoy

Ley 527 de 1999
Ley 1564 de 2012
Decreto 333 de 2014

¿Cuáles fueron las razones
para la expedición del
Decreto 2364 de 2012 y el
Decreto 333 de 2014 ?


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Neutralidad Tecnológica
Neutralidad Tecnológica
o  El Estado garantizará la libre
adopción de tecnologías, que
permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos
y a p l i c a c i o n e s q u e u s e n
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la
libre y leal competencia, y que su
adopción sea armónica con el
desarrollo ambiental sostenible.
Art. 2 de la Ley 1341 de 2009
Documento CONPES 3620 de 2009


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Principio de Autonomía de la Voluntad
Neutralidad tecnológica y
valor probatorio
El artículo 15.6 del Tratado de Libre
Comercio suscrito con los Estados
Unidos de América, aprobado por
la Ley 1143 de 2007, establece que
no se podrá adoptar o mantener
legislación sobre autenticación
electrónica que impida a las partes
en una transacción electrónica
determinar en forma mutua los
m é t o d o s a p r o p i a d o s d e
autenticación o que les impida
establecer, ante instancias judiciales
o administrativas, que la transacción
electrónica cumple con cualquier
requerimiento legal con respecto a
la autenticación.

¿Una escritura pública se
puede firmar con una firma
electrónica o una firma
digital?


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Excepción al Principio del Equivalente Funcional
Mensajes de
Datos sin Firma
Mensajes de Datos con
Firma
El Notario autorizará
el instrumento una
vez cumplidos todos
los requisitos formales
d e l c a s o y
p r e s e n t a d o s l o s
c o m p r o b a n t e s
p e r t i n e n t e s ,
suscribiéndolo con
firma autógrafa en
último lugar.
Art. 40 del Decreto
960 de 1970


¿Cómo establezco la validez
de los documentos
electrónicos cuando utilizo
firmas electrónicas?


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Valor Probatorio de los Mensajes de Datos
Atributos
Función
identificatoria X (T) X (T) X (T) X (T)
Función de
Autenticación X ( A) X ( A) X ( A) X (T)
Función de
Integridad
X( A) X( A) X( A)
X (T)
T: Tecnología de firma electrónica
A: Acuerdo o convenio de Comunicación
Arts 7 y 28. - Ley 527 de 1999
Artículos 3 y 7.- Decreto 2364 de 2012
Artículo 25 .- Decreto 2609 de 2012
Art. 6 .- Decreto 333 de 2014

¿Puede un juez emitir sentencia a
partir del valor probatorio de un
documento electrónico ?  
 
 
 
36


Arts 10 y 11.- Ley 527 de 1999
Art. 244 – Ley 1564 de 2012
o  Los documentos públicos
y los privados emanados
de las partes o de
terceros, en original o en
c o p i a , e l a b o r a d o s ,
firmados o manuscritos, y
los que contengan la
reproducción de la voz o
d e l a i m a g e n , s e
presumen auténticos,
mientras no hayan sido
tachados de falso o
desconocidos, según el
caso.


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Valor Probatorio de los Mensajes de Datos
Arts 10 y 11.- Ley 527 de 1999
Art. 244 – Ley 1564 de 2012
6 questionst o f i n d o u t i f a
Do I know who sIgneD?
SIGNiX provides a variety
DIgItal sIgnature Is legal
Digital signatures are a quick and convenient way to execute contracts
and agreements. But it’s critical to acknowledge that not all electronic
whether an electronic signature is legal and will hold up in court.
o  ¿Quién firmó?
o  ¿Tenía la intención de
Firmar?
o  ¿El proceso de firma ha
sido confiable y secreto?
o  ¿Ha sido alterado el
documento?
o  ¿El documento se puede
recuperar?
o  ¿Existe prueba de la
firma?


Arts 10 y 11.- Ley 527 de 1999
Art. 244 – Ley 1564 de 2012
o  La parte que aporte al proceso
un documento, en original o en
copia, reconoce con ello su
autenticidad y no podrá
impugnarlo, excepto cuando
al presentarlo alegue su
falsedad.
o  Los documentos en forma de
mensaje de datos se presumen
auténticos.
o  Lo dispuesto en el artículo 244
de la Ley 1564 de 2012 se
aplica en todos los procesos y
en todas las jurisdicciones.

¿Cuáles son las principales
novedades establecidas en el
Decreto 333 de 2014 ?


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Servicios de las Entidades de Certificación
El artículo 30 de la Ley 527 de 1999, quedará así:
o  "Artículo 30. Actividades de las entidades de certificación. Las entidades de certificación acreditadas
por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el país, podrán
realizar, entre otras, las siguientes actividades:
o  1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas.
o  2. Emitir certificados sobre la verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción del
mensaje de datos y de documentos electrónicos transferibles.
o  3. Emitir certificados en relación con la persona que posea un derecho u obligación con respecto a los
documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de la Ley 527 de 1999.
o  4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas digitales
certificadas.
o  5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y
recepción de mensajes de datos.
o  6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firmas electrónicas.
o  7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos transferibles.
o  8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos
transferibles.
o  9. Cualquier otra actividad relacionada con la creación, uso o utilización de firmas digitales y
electrónicas".

Artículo 161 del Decreto Ley 19 de 2012


Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Valor Jurídico de las Firmas Digitales
Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma digital.
Cuando una firma digital haya sido fijada en un
mensaje de datos se presume que el suscriptor de
aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de
datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
PARÁGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la
misma fuerza y efectos que el uso de una firma
manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la
usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal
manera que si éstos son cambiados, la firma digital es
invalidada.
5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas
por el Gobierno Nacional.
ECC ECA

Entidad Certificadora
Abierta ECA
ECA
Decreto 333 de 2014 – Artículos 7 al 9
$



Entidad Certificadora
Cerrada ECC

ECCLey 527 de 1999- Artículo 29
Decreto 333 de 2014 – Artículos 5 y 6

No
$




Firmas Electrónicas y Firmas Digitales l Acreditación y Vigilancia de las EC
ECC ECA
Acreditación Inspección, Vigilancia
y Control

e-mail: legatic@propertyrights.co
twitter: @propertyrights_
móvil: 311- 4520051
skype: marcopereuseche

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