Agenda                    Management interner Projekte                    und Prozesse mit Projektron BCS                 ...
Die Projektron GmbHAgendaProjektron GmbH                             SoftwareherstellerProjektron BCSWissensmanagement   ...
AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
Projektron BCSAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsproz...
AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
Entwicklung von ProjektronAgenda                                                        2011Projektron GmbHProjektron BCSW...
ToolunterstützungAgendaProjektron GmbHProjektron BCS             ProzesseWissensmanagementUrlaubsgenehmigung             ...
WissensmanagementAgendaProjektron GmbHProjektron BCS                                                !WissensmanagementUrla...
WissensmanagementAgendaProjektron GmbHProjektron BCS             Anzahl der KommunikationswegeWissensmanagementUrlaubsgen...
WissensmanagementAgendaProjektron GmbHProjektron BCS                                                    !Wissensmanagement...
Support mit BCS und TicketsAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEin...
Urlaubsgenehmigung - WorkflowAgendaProjektron GmbH                                            Befürwortung vonProjektron B...
BerechtigungAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozes...
UrlaubsgenehmigungAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungs...
AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
StellvertreterregelungAgenda                          Projektron GmbHProjektron BCS                              Mitarbei...
StellvertreterregelungAgenda                           Verschieden Suchoptionen im                           Mit welchen...
EinstellungsprozessAgendaProjektron GmbH                                                       Benjamin wird eingestelltPr...
MesseprojekteAgenda                           Klassische Multiprojekt -SituationProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanag...
MesseprojekteAgendaProjektron GmbHProjektron BCS                                                AufgabenWissensmanagement...
MesseprojekteAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigung                           „you can‘t m...
Steuerung durch interne TicketsAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagement                             TicketUrla...
AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
Benachrichtigungs-WorkflowAgendaProjektron GmbHProjektron BCS            Änderung oderWissensmanagement         Erstellung...
Vertragsstammdaten                     Zu jedem Vertrag werden Agenda              unter anderem erfasst:                 ...
BenachrichtigungssystemAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstel...
FazitAgendaProjektron GmbH           Elemente des MultiprojektmanagementsProjektron BCS                          bilden id...
Agenda                    Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!                    Webbasierte Projektmanagement-Software P...
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Management interner Projekte und Prozesse mit Projektron BCS

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Das Abbilden, Einhalten und Nachhalten von Prozessvorgaben und internen Regelungen ist mit zunehmender Größe des Unternehmens eine echte Herausforderung. Umso wichtiger sind dabei Tools, die integriert in den Arbeitsalltag genau dies ermöglichen. Vor dieser Herausforderung stand die Projektron GmbH bei der Übergabe von Verantwortlichkeiten an eine rasch steigende Mitarbeiterzahl. Mit der eigenen Projektmanagement-Software Projektron BCS ist es gelungen, Prozessschritte in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu integrieren und die Prozesseinhaltung für die Leitung und die Mitarbeiter transparent zu machen. Anhand eines Messeprojektes, der Urlaubsbeantragung eines Mitarbeiters und der Einstellung eines neuen Mitarbeiters werden praktische Beispiele aus der Arbeit des Unternehmens vorgestellt, in denen Vorlagen, Prozess-Workflows und Checklisten die Einhaltung der Standardvorgehensweisen unterstützen. Fragestellungen und Hindernisse bei der Implementierung werden thematisiert.

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Management interner Projekte und Prozesse mit Projektron BCS

  1. 1. Agenda Management interner Projekte und Prozesse mit Projektron BCS Dr. János FögleinDr. János Föglein Projektron GmbHProjektron GmbH ASQF Projektmanagement Day 2011
  2. 2. Die Projektron GmbHAgendaProjektron GmbH  SoftwareherstellerProjektron BCSWissensmanagement  Produkt: Projektron BCSUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelung Projektmanagement-SoftwareEinstellungsprozessMesseprojekte  Gegründet: 2001Steuerung durch interne  Mitarbeiter: 60 TicketsBenachrichtigung  Kunden: über 300 in 9 LändernVertragsmanagement  Standorte: Berlin, München, Hamburg, Trier, Nürnberg, Darmstadt, St. GallenDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 2 von 28
  3. 3. AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
  4. 4. Projektron BCSAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozessMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigungVertragsmanagementDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 4 von 28
  5. 5. AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
  6. 6. Entwicklung von ProjektronAgenda 2011Projektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozessMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigung 60 Personen 2001 8 StandorteVertragsmanagement 300 Kunden europaweitDr. János Föglein 3 PersonenProjektron GmbH 1 Standort13.07.2011 10 Kunden 6 von 28
  7. 7. ToolunterstützungAgendaProjektron GmbHProjektron BCS  ProzesseWissensmanagementUrlaubsgenehmigung – abbildenStellvertreterregelung – einhaltenEinstellungsprozessMesseprojekte – nachhaltenSteuerung durch interne Tickets  RessourcenBenachrichtigungVertragsmanagement – verwalten – planenDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 7 von 28
  8. 8. WissensmanagementAgendaProjektron GmbHProjektron BCS !WissensmanagementUrlaubsgenehmigung ?Stellvertreterregelung ?Einstellungsprozess ? ?Messeprojekte ? ? !Steuerung durch interne ! Tickets ?Benachrichtigung ! !Vertragsmanagement ?Dr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 8 von 28
  9. 9. WissensmanagementAgendaProjektron GmbHProjektron BCS  Anzahl der KommunikationswegeWissensmanagementUrlaubsgenehmigung explodiertStellvertreterregelung  Information wird nicht verteiltEinstellungsprozessMesseprojekte  Ergebnisse werden nicht dokumentiertSteuerung durch interne  Fehlende Kanalisierung der Information TicketsBenachrichtigungVertragsmanagement  Lösung: BCS und TicketsystemDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 9 von 28
  10. 10. WissensmanagementAgendaProjektron GmbHProjektron BCS !WissensmanagementUrlaubsgenehmigung ?Stellvertreterregelung ?Einstellungsprozess ? ?Messeprojekte ? ? !Steuerung durch interne ! Projektron Tickets ? BCS/WikiBenachrichtigung ! _ _ _ !Vertragsmanagement _ _ ? 1. ------------------ 2. ------------------ 3. ------------------Dr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 10 von 28
  11. 11. Support mit BCS und TicketsAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozess SupportMesseprojekte WebsiteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigungVertragsmanagementDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 11 von 28
  12. 12. Urlaubsgenehmigung - WorkflowAgendaProjektron GmbH Befürwortung vonProjektron BCS StellvertreterWissensmanagementUrlaubsgenehmigung BeantragungStellvertreterregelung  Abteilungsbezogene Ansicht BenachrichtigungEinstellungsprozess  Anzeige der beantragtenMesseprojekte Urlaubstermin in Mein BCSSteuerung durch interne Statusänderung auf Tickets „genehmigt“BenachrichtigungVertragsmanagement  Berücksichtigung bei Ressourcenauslastungsprognose E-Mail  Berücksichtigung im Urlaubsplan Anzeige im KalenderDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 12 von 28
  13. 13. BerechtigungAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozessMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigungVertragsmanagementDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 13 von 28
  14. 14. UrlaubsgenehmigungAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozess AbteilungsleiterMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigungVertragsmanagement AbteilungsmitgliederDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 14 von 28
  15. 15. AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
  16. 16. StellvertreterregelungAgenda Projektron GmbHProjektron BCS Mitarbeiter ist krankWissensmanagementUrlaubsgenehmigung  Mitarbeiter ist im UrlaubStellvertreterregelung  Mitarbeiter pausiertEinstellungsprozessMesseprojekte  Mitarbeiter verlässt das UnternehmenSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigungVertragsmanagement Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Tickets,Dr. János Föglein (Vertriebskontakte) müssen übergeben werdenProjektron GmbH19.09.2011 16 von 28
  17. 17. StellvertreterregelungAgenda  Verschieden Suchoptionen im  Mit welchen Aufgaben, Terminen etc. istProjektron GmbHProjektron BCS Projektbaum, bei den Tickets,Wissensmanagement der Mitarbeiter betraut?Urlaubsgenehmigung Wiedervorlagen etc.Stellvertreterregelung  Filtern nach verschiedensten KriterienEinstellungsprozess  Wie ist der aktuelle Stand der Aufgaben?Messeprojekte  LinieSteuerung durch interne Tickets  ProjektstrukturBenachrichtigungVertragsmanagement  Sortierung nach verschiedensten Kriterien  Statusanzeige mit AmpelsystemDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 17 von 28
  18. 18. EinstellungsprozessAgendaProjektron GmbH Benjamin wird eingestelltProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozess Prozessvorlage Projekt / AufgabeMesseprojekteSteuerung durch interne Tickets Workflow Checkliste Workflow ChecklisteBenachrichtigung (1)<Abteilungsleiter> (1) Frank (1)<Abteilungsleiter> (1) FrankVertragsmanagement (2)<Geschäftsführer> (2)<Abteilungsleiter> (2) Maik (2) Frank (3)<IT-Admin> (3)<IT-Admin> (3) Björn (3) Björn (4)<IT-Admin> (4)<Geschäftsführer> (4) Björn (4) Maik (5)<Abteilungsleiter> (5)<IT-Admin> (5) Frank (5) Björn (6)<Abteilungsleiter> (6) FrankDr. János FögleinProjektron GmbH19.09.2011 18 von 28
  19. 19. MesseprojekteAgenda  Klassische Multiprojekt -SituationProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigung  Standardisierter, aber nicht identischerStellvertreterregelung AblaufEinstellungsprozessMesseprojekte  Aus Vorlagen ableitbarSteuerung durch interne Tickets  Viele kleine ProjekteBenachrichtigungVertragsmanagementDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 19 von 28
  20. 20. MesseprojekteAgendaProjektron GmbHProjektron BCS  AufgabenWissensmanagement abarbeiten, buchen  Kosten eintragenUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelung Messetermin Messeprojekt wird BerichtEinstellungsprozess geplant angelegtMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigungVertragsmanagement Vorlage mitDr. János Föglein AufgabenProjektron GmbH Sachkostenplan13.07.2011 20 von 28
  21. 21. MesseprojekteAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigung „you can‘t manage unless you measure“StellvertreterregelungEinstellungsprozessMesseprojekteSteuerung durch interne Tickets  Auswertungen pro Messe und GruppenBenachrichtigungVertragsmanagement  Basis für ControllingDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 21 von 28
  22. 22. Steuerung durch interne TicketsAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagement TicketUrlaubsgenehmigung ZuteilungStellvertreterregelung GenehmigungEinstellungsprozessMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigung AuftragVertragsmanagement LieferungDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 22 von 28
  23. 23. AgendaDr. János FögleinProjektron GmbH
  24. 24. Benachrichtigungs-WorkflowAgendaProjektron GmbHProjektron BCS Änderung oderWissensmanagement Erstellung vonUrlaubsgenehmigung aStellvertreterregelung  ProjektenEinstellungsprozess  Aufgaben  E-MailMesseprojekte  Terminen  KalendereintragSteuerung durch interne Tickets  Tickets  NachrichtenüberblickBenachrichtigung  WiedervorlagenVertragsmanagement  …Dr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 24 von 28
  25. 25. Vertragsstammdaten Zu jedem Vertrag werden Agenda unter anderem erfasst: • Vertragsgegenstand • erste Grunddaten wie Vertragsnummern, Vertragsart oder Status • erste Angaben zur Laufzeit und den Kosten Dr. János Föglein Projektron GmbH • Vertragspartner
  26. 26. BenachrichtigungssystemAgendaProjektron GmbHProjektron BCSWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozessMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigung Anhand der berechneten Kündigungszeiten können die zugeordnetenVertragsmanagement internen Abteilungen und Personen per E-Mail mit einer Vorlaufzeit benachrichtigt werden.  Kündigungsmöglichkeiten werden nicht mehr „verschlafen“  auslaufende Verträge müssen ggf. erneuert werdenDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 26 von 28
  27. 27. FazitAgendaProjektron GmbH Elemente des MultiprojektmanagementsProjektron BCS bilden ideale Grundlage für dasWissensmanagementUrlaubsgenehmigungStellvertreterregelungEinstellungsprozess  Abbilden  EinhaltenMesseprojekteSteuerung durch interne TicketsBenachrichtigung  NachhaltenVertragsmanagement von Prozessvorgaben und RegelungenDr. János FögleinProjektron GmbH13.07.2011 27 von 28
  28. 28. Agenda Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Webbasierte Projektmanagement-Software Projektron BCS Dr. János Föglein Projektron GmbHDr. János Föglein janos.foeglein@projektron.deProjektron GmbH www.projektron.de19.09.2011 28 von 28

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