Pousada English Camp - Gerenciamento de riscos e oportunidades

Gerenciamento de Aquisições
São Paulo - SP
GEEP-T2-Faria Lima

Implantação de uma pousada+english camp com atrativos tanto
turísticos como de lazer, na cidade de Itapetininga-SP. Tendo
como objetivo a exploração de hospedagem turística com
alternativas de lazer em meio à natureza e prática da língua
estrangeira sem sair do Brasil.
Empresa fictícia de gerenciamento de projetos criada pelos
alunos da GEEP-T2-Faria Lima-SP para fornecimento de
consultoria e implantação de uma pousada+english camp em
uma pousada existente na cidade de Itapetininga-SP.
Projeto
Empresa

Integrantes do grupo:
1. Anderson Fernandes
2. Caio Matos
3. Denilson Casagrande
4. Elisa Tadei
5. Nilo Moreira
6. Sergio Coêlho
Anderson Caio
Elisa Nilo Sergio
Denilson

Mapa das aquisições do projeto

Registro dos riscos – Identificar e Analisar
Diretrizes do processo IDENTIFICAR
• Os riscos analisados são internos e externos;
• Técnicas: brainstorm e entrevistas;
• Fontes: análise SWOT, restrições e premissas;
Diretrizes do processo ANALISAR
• Fontes de consulta: escolas de idiomas, órgãos reguladores, consulados
e agências de turismo;
• Revisão: semanalmente ou a cada novo risco gerado;
• Utilização do método do “Valor Esperado” (os parâmetros de
priorização serão analisados por ordem crescente de prioridade.

Registro dos riscos – Ameaças
Ameaças
Oportunidades

Registro dos riscos – Ameaças (1/10)
•Equipe de trabalho
Categoria
•Falta de 5 instrutores qualificados necessários para ministrar aulas.
Causa raiz
•Redução de composição de turmas em 20%.
Efeito
•20%
Probabilidade
•R$15.000
Impacto
•8
Prioridade

Registro dos riscos – Respostas (1/10)
•Contratação de uma empresa especializada na seleção dos intrutores melhores qualificados.
Ações de contenção (Resposta)
•Transferir.
Estratégia
•R$ 1.500,00
Custo da resposta
•10%
Nova Probabilidade
•R$ 15.000,00
Novo Impacto
•7
Nova Prioridade
•Dar uma nova oportunidade ao aluno de se matricular em outra turma com um instrutor mais qualificado, sem a perda de qualidade.
Ações de contingência (Resposta)
•R$ 150,00
Custo da resposta

•Faturamento
Categoria
•Inflação ultrapassar 4,5%, no mercado interno.
Causa raiz
•Redução na demanda de clientes internos em 40%.
Efeito
•40%
Probabilidade
•R$40.000
Impacto
•2
Prioridade

•Estabelecer programas de fidelidade e de compras em grandes quantidades para aumentar a aceitação do mercado.
•Mitigar.
Estratégia
•R$ 8.000,00
Custo da resposta
•15%
Nova Probabilidade
•R$ 40.000,00
Novo Impacto
•4
Nova Prioridade
•Estabelecer método de parcelamento do pagamento dos cursos, para atingir mais clientes com dificuldades para pagamento.
•R$ 2.000,00
Custo da resposta

•Equipamentos
Categoria
•Dólar ultrapassando R$ 3,50, para compra de equipamentos audiovisuais.
Causa raiz
•Aumento de 30% no custo orçado para aquisição dos equipamentos.
Efeito
•60%
Probabilidade
•R$20.000
Impacto
•4
Prioridade

•Aceitar o risco, pois independe das ações dos investidores.
•Aceitar.
Estratégia
•R$ 0,00
Custo da resposta
•60%
Nova Probabilidade
•R$ 20.000,00
Novo Impacto
•2
Nova Prioridade
•R$ 0,00
Custo da resposta

•Legislação
Categoria
•Atraso de 10 dias na liberação do alvara de funcionamento emitido pela prefeitura, em relação a data prevista no cronograma.
Causa raiz
•Atraso de 20 dias na inauguração da Pousada.
Efeito
•10%
Probabilidade
•R$60.000
Impacto
•6
Prioridade

•Aceitar.
Estratégia
•R$ 0,00
Custo da resposta
•10%
Nova Probabilidade
•R$ 60.000,00
Novo Impacto
•2
Nova Prioridade
•R$ 0,00
Custo da resposta

•Faturamento
Categoria
•Quantidade de hóspedes inferior a 40% no período de baixa temporada.
Causa raiz
•Redução em 20% no faturamento.
Efeito
•30%
Probabilidade
•R$50.000
Impacto
•3
Prioridade

•Investimento em marketing, por uma empresa especializada, em oferta de eventos para instituições.
•Transferir.
Estratégia
•R$ 5.000,00
Custo da resposta
•15%
Nova Probabilidade
•R$ 50.000,00
Novo Impacto
•3
Nova Prioridade
•Risco transferido, somente há o plano de contenção.
•R$ 0,00
Custo da resposta

•Impacto ambiental
Categoria
•Mudança nas leis atuais ambientais em relação a porcentagem de área permitida para o desmatamento, restringindo a área útil em
15% do total.
Causa raiz
•Redução em 5% da quantidade de atrativos na pousada, previstos no projeto.
Efeito
•5%
Probabilidade
•R$10.000
Impacto
•9
Prioridade

•Aceitar.
Estratégia
•R$ 0,00
Custo da resposta
•5%
Nova Probabilidade
•R$ 10.000,00
Novo Impacto
•9
Nova Prioridade
•Aumentar o número de atividades relacionadas à natureza para aproveitar a área preservada.
•R$ 100,00
Custo da resposta

•Custos
Categoria
•Custo ultrapassar valor do projeto 600.000,00
Causa raiz
•Realização de empréstimo de 20% do valor inicial do projeto.
Efeito
•30%
Probabilidade
•R$120.000
Impacto
•1
Prioridade

•Monitoramento constante das etapas do projeto, criando planos alternativos assim que os desvios ocorram.
•Mitigar.
Estratégia
•R$ 500,00
Custo da resposta
•20%
Nova Probabilidade
•R$ 100.000,00
Novo Impacto
•1
Nova Prioridade
•Procurar investidores no mercado com boas condições de empréstimos, reduzindo as taxas de juros.
•R$ 5.000,00
Custo da resposta

•Custos
Categoria
•Acesso à pousada pela estrada ficar inacessível em 10 dias seguidos, dezembro e março, por conta de chuvas ou desmoronamentos.
Causa raiz
•Cancelamento de 20% das turmas, cada uma com 20 alunos.
Efeito
•60%
Probabilidade
•R$12.000
Impacto
•5
Prioridade

•Realizar vendas com cláusulas de reagendamento da data do programa em caso de chuvas e desmoronamentos.
•Mitigar.
Estratégia
•R$ 1.500,00
Custo da resposta
•60%
Nova Probabilidade
•R$ 8.000,00
Novo Impacto
•6
Nova Prioridade
•Contratação de instrutores temporários para a realozacação das turmas reagendadas.
•R$ 2.000,00
Custo da resposta

•Custos
Categoria
•Cachoeira com volume de água menor que 20%.
Causa raiz
•Redução na quantidade de banhistas de 20 para 5, por turma, reformulando o cronograma de atividades.
Efeito
•5%
Probabilidade
•R$1.000
Impacto
•10
Prioridade

•Aceitar.
Estratégia
•R$ 0,00
Custo da resposta
•5%
Nova Probabilidade
•R$ 1.000,00
Novo Impacto
•10
Nova Prioridade
•Readaptar as atividades para os alunos restantes.
•R$ 0,00
Custo da resposta

•Equipe de trabalho
Categoria
•Mão de obra de serviços gerais (limpeza, cozinha, etc) não disponível e com conhecimento do idioma em 10 posições.
Causa raiz
•Falta de aproveitamento do clientes em 20% do aprendizado.
Efeito
•50%
Probabilidade
•R$8.000
Impacto
•7
Prioridade

•Contratação prévio dos colaborares para serem treinados no idioma inglês.
•Mitigar.
Estratégia
•R$ 2.000,00
Custo da resposta
•30%
Nova Probabilidade
•R$ 5.000,00
Novo Impacto
•7
Nova Prioridade
•Criação de programas de trabalho estudantil para estudantes terem a oporunidade de utilizar o inglês e faze uma renda no período das férias estudantis.
•R$ 1.000,00
Custo da resposta

Registro dos riscos – Oportunidades (1/3)
•Custo
Categoria
•Mau momento da economia brasileira, gerando um índice de 30% de desemprego, para serviços gerais, na região da pousada.
Causa raiz
•Redução no custo de contratação de mão de obra em 15%.
Efeito
•20%
Probabilidade
•R$ 5.500
Impacto
•3
Prioridade

•Realizar as principais contratações dos serviços gerais em momento de aumento do desempegro, aproveitando a redução do custo de mão de obra.
Ações de alavancagem(Resposta)
•Melhorar.
Estratégia
•R$ 0,00
Custo da resposta
•20%
Nova Probabilidade
•R$ 8.000,00
Novo Impacto
•3
Nova Prioridade
•contratar profissionais com experiência há um custo mais barato, garantindo a qualidade do serviço e também uma redução do custo de mão de obra.
Ações de aproveitamento(Resposta)
•R$ 0,00
Custo da resposta

•Faturamento
Categoria
•Ausência de empresas concorrentes na região.
Causa raiz
•Criar um novo nicho de mercado.
Efeito
•90%
Probabilidade
•R$ 10.000
Impacto
•1
Prioridade

•Acompanhar de forma rígida o cronograma do projeto, visando não atrasar e se tornar pioneiro no negócio.
Ações de alavancagem (Resposta)
•Provocar.
Estratégia
•R$ 15.000,00
Custo da resposta
•100%
Nova Probabilidade
•R$ 10.000,00
Novo Impacto
•2
Nova Prioridade
•Contratar empresa de marketing para aproveitar o novo nicho de mercado e se manter como a principal empresa do setor.
•R$ 2.000,00
Custo da resposta

•Faturamento
Categoria
•Turismo na região é inferior a 60% comparado com outras cidades com as mesmas características.
Causa raiz
•Aumentar o turismo na região em 30% e estimular o comércio local em 50%.
Efeito
•30%
Probabilidade
•R$ 15.000
Impacto
•2
Prioridade

•Contratar empresa de marketing para realizar programas de divulgação para incentivar ainda mais as pessoas em busca de enriquecer suas competências profissionais em um ambiente
diferente das regiões de turismo tradicionais.
Ações de alavancagem (Resposta)
•Compartilhar.
Estratégia
•R$ 10.000,00
Custo da resposta
•90%
Nova Probabilidade
•R$ 25.000,00
Novo Impacto
•1
Nova Prioridade
•Estabelecer estratégias de marketing para a criação de souvenirs associados com a marca da pousada e a região, obtendo uma renda extra.
•R$ 5.000,00
Custo da resposta

DT – Passeio para a cachoeira “Véu de Noiva”
Dia 8:00 9:00 9:30 10:30 12:00 13:00 15:30 17:00 18:00
Van coleta grupo de turistas e entrega no início da trilha.
Guias apresentam as instruções e dividem os grupos (sempre no idioma inglês).
10:45 15:45 20:00
Início da caminhada na trilha.
Avaliação final do passeio, emissão de certificados e retorno à pousada.
Reunião da empresa com fornecedores para fechamento diário.
Caminhada e apreciação da cachoeira no mirante.
Ponto de apoio para coffee lunch + dinâmicas e desafios.
Ponto de apoio para coffee lunch + dinâmicas e desafios.
Ponto de apoio para almoço e descanso.
Continuação da caminhada na trilha.
Continuação da caminhada na trilha.

Critério de avaliação – Eliminatórios
Atende aos
critérios?
Guias com
certificação de
inglês
Motoristas com
habilitação D
Empresa
cadastrada na
Receita Federal
(CNPJ)
Empresa e guias
tem cadastro no
Cadastur?
Staff de Apoio,
Segurança,
Logístico
Fornecedor
A
Fornecedor
B
Fornecedor
C

Critério de avaliação – Classificatórios
Atende aos
critérios?
Vida útil da frota
com menos de 5
anos
Utilização de
serviços de rádio e
Web
Conhece a região e
Now How cultural
Experiência
anterior em
passeios com essas
características
Fluência em Inglês
das equipes
Fornecedor
A
Fornecedor
B
Fornecedor
C

Critérios de avaliação
 Decidimos não apresentar os critérios de avaliação na DT, pois
entendemos que isso poderia levar os concorrentes a “maquiar” alguns
critérios para vencer a concorrência, e, então, nos propor algo que não
contempla sua realidade.
 Outro favor relevante de não incluirmos os critérios na DT, é o fato de os
proponentes poderem questioná-los e alongar demasiadamente o
processo.

Sistema de Pontuação
Nota Pontuação Nota Pontuação Nota Pontuação
Apresentação 25 - 152 - 84 - 176
Formato/Visual 4 9 36 6 24 8 32
Estruturação 4 7 28 4 16 4 16
WBS 5 0 0 0 0 8 40
Cronograma 4 8 32 4 16 8 32
Curva S 4 7 28 5 20 7 28
Cronograma Físico e Financeiro 4 7 28 2 8 7 28
Capacidade da Empresa 10 - 85 - 0 - 0
Técnica / Experiências anteriores 5 8 40 0 0 0 0
Saúde Financeira 5 9 45 0 0 0 0
Técnica 35 - 264 - 90 - 161
Entendimento da Necessidade 5 9 45 6 30 4 20
Escopo / Funcionalidades 5 9 45 6 30 3 15
Abrangência - Fora do Escopo 4 8 32 0 0 0 0
Infra-estrutura para construção 4 7 28 0 0 5 20
Gestão do Projeto 4 8 32 0 0 7 28
Quantidade de Recursos alocados/Horas 4 6 24 0 0 7 28
Prazo 5 6 30 6 30 10 50
Certificações e Parcerias 4 7 28 0 0 0 0
Comercial (Peso 40%) 30 - 130 - 75 - 50
Preço 5 5 25 3 15 7 35
Condições de Pagamento 5 8 40 5 25 3 15
Mapa de Cotação 5 0 0 2 10 0 0
Atendimento, Critérios e Penalidades 5 5 25 0 0 0 0
Análise / Comentários da Minuta 5 0 0 0 0 0 0
Garantia 5 8 40 5 25 0 0
Total de Pontos 100
Critério
631 249 387
Atrium Passeios e
Eventos
Azul Passeios 5D Passeios
Peso (1 a 5)
Construímos 4 pilares estratégicos de
definição de fornecedores
Fornecedor A (Atrium) com o maior
peso apresentando no DT (Briefing)
Observações:
1. Peso: 5-maior relevância, 1-menor relevância
2. Nota: 0 a 10
Vencedor da RFP: Atrium Passeios e Eventos

Documentos de aquisição - RFP
Optamos nesse processo pela RFP – Request For Proposal, pois necessitamos de um documento mais completo
(comercial/técnica).
•Além do preço é exigido especificações de qualidade dos entregues, prazo, garantia e carteira de clientes para análise
do fornecedor escrito.

Meio adotado para envio do convite
A forma de envio será uma carta convite através de e-mail, por ser bastante comum a todos os participantes. As
exigências são:
•Confirmação de recebimento do RFP
•Resposta a carta convite com aceite aos termos de fornecimento
•Aceite das datas estabelecidas para apresentação das propostas
•Ciência da existência de critérios eliminatórios e classificatórios.
•Além do preço é exigido especificações de qualidade dos entregues, prazo, garantia e carteira de clientes para análise
do fornecedor escrito.

Tipo de contrato – concorrência privada
Contrato Preço Fixo com empresas de turismo da região
Motivos:
• O risco de aumento do custo é do fornecedor;
• Requer que o escopo seja claro, completamente
definido e estável;
• O fornecedor normalmente inclui uma reserva de
contingência.

Tipo de contrato – concorrência privada
Envio da RFP
via e-mail
Recebimento
da confirmação
de participação
Recebimento
das propostas
Escolha das
duas melhores
propostas
Análise
classificatória
Análise
eliminatório
Negociação
Etapa 1
Negociação
final
Assinatura do
contrato

Atitudes e Fiscalização
 ATITUDES
• Relação de Parceira e Respeito entre a Contratante e Contratada;
• Qualidade e Segurança;
• Cumprimento das Cláusulas Contratuais pela Contratante;
• Disponibilidade para comunicação (orientações e esclarecimentos) durante a execução das
atividades do contrato; e
• Realizar Reuniões periódicas para garantir o cumprimento das cláusulas contratuais pela
Contratada.
 FISCALIZAÇÃO
• Monitoramento e Acompanhamento das Cláusulas do Contrato e dos documentos
administrativos;
• Controle integrado de mudanças;
• Avaliação do Fornecedor;
• Auditorias (Qualidade e Segurança); e
• Lições Aprendidas.

Relatórios - Controle de Aquisição
 O Monitoramento e Acompanhamento das Entregas do Contrato, será realizado pela
emissão dos documentos abaixo:
1 - Relatório Diário de Serviços (RDS); e
2 - Boletim de Medição (BM) - Emissão mensal

Relatório Diário de Serviço
Template
Início Término
Item da
PPU
Qtd
Contatada: Fiscalização:
ESTE D OC U M EN TO D EV E SER EN TR EGU E D IA R IA M EN TE PA R A A PR OV A ÇÃ O SEN D O EM ITID O; 1° V IA C ON TR A TA D A ; 2 ª V IA FISC A LIZA ÇÃ O
Descrição dos Serviços Realizados
Observações da Contratada:
Observações da Fiscalização
Objeto:
Tempo: Bom Nublado Chuvoso
RELATÓRIO DIÁRIO DE SERVIÇOS
ContratoHora
ITEM
Data:
Relatório Nº:
Contrato Nº:
Contratada:

Relatório Diário de Serviço (RDS)
Explicação dos Campos do Template
Início Término
Item da
PPU
Qtd
Contatada: Fiscalização:
ESTE D OC U M EN TO D EV E SER EN TR EGU E D IA R IA M EN TE PA R A A PR OV A ÇÃ O SEN D O EM ITID O; 1° V IA C ON TR A TA D A ; 2 ª V IA FISC A LIZA ÇÃ O
Descrição dos Serviços Realizados
Observações da Contratada:
Observações da Fiscalização
Objeto:
Tempo: Bom Nublado Chuvoso
RELATÓRIO DIÁRIO DE SERVIÇOS
ContratoHora
ITEM
Data:
Relatório Nº:
Contrato Nº:
Contratada:
Deve ser informado o escopo do Contrato.
Deve ser informado o nome da Contratada Numeração do Relatório
Data da emissão da RDS
Descrever em cada ITEM o serviço/ atividade executado, bem como os horários de início e de término de realização das
atividades, com o respectivo item do Contrato e quantidade.
Assinatura do Responsável da Contratada Assinatura da Responsável da Contratante
Informações adicionais referentes a execução do contrato
Informações adicionais referentes a execução do contrato
Numeração do ContratoInformar a condição climática

Boletim de Medição (BM)
Template
N°
Reajuste Contratual:
ITEM SERVIÇO UN QTDADE PREÇO UNITÁRIO VALOR TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
-R$
saldo atual
R$ -
POUSADA & ENGLISH CAMP YELLOWSTONE
Objeto do Contrato:
Valor com reajuste: OBSERVAÇÕES:
Medição Contratada
Aprovação Contratante:
Período de Medição:
Emissão:
TOTAL
Valor Contrato original: saldo ant.
Contrato:
Boletim de Medição Vigência do Contrato:

Boletim de Medição
Explicação dos Campos do Template
N°
Reajuste Contratual:
ITEM SERVIÇO UN QTDADE PREÇO UNITÁRIO VALOR TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
-R$
saldo atual
R$ -
POUSADA & ENGLISH CAMP YELLOWSTONE
Objeto do Contrato:
Valor com reajuste: OBSERVAÇÕES:
Medição Contratada
Aprovação Contratante:
Período de Medição:
Emissão:
TOTAL
Valor Contrato original: saldo ant.
Contrato:
Boletim de Medição Vigência do Contrato:
Deve ser informado o título do
contrato.
Período de vigência contratualInformar a Cláusula Contratual e o Índice aplicado
Descrever em cada ITEM o serviço/ atividade executado, a respectiva unidade, quantidade, preço unitário conforme
estabelecido contratualmente e o valor total correspondente.
Período de MediçãoDeve ser informado o escopo do Contrato
Valor total do BM em R$
Data da emissão do
Boletim de Medição
Assinatura do Responsável da Contratada
Assinatura da Responsável da Contratante
Informações adicionais referentes a
execução do contrato
Saldo Anterior do Contrato
Saldo Atual do Contrato
Valor Total Contrato
Valor Total Contrato com
reajuste

Controle de contrato – fluxograma

Encerramento do contrato – fluxograma

PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições – Sumário

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