Este documento apresenta uma proposta para a implantação de um Escritório de Projetos (PMO) em LISARB, com o objetivo de escolher adequadamente os projetos a serem desenvolvidos e fornecer suporte técnico para a gestão do portfólio de projetos. O documento descreve o processo de identificação, categorização, avaliação, seleção, priorização e balanceamento do portfólio, concluindo que o PMO trará benefícios como melhorias na performance dos projetos e visibilidade dos resultados.

1. PMO
Project Office e Nível de Maturidade
Turma GPJ04
Natal-RN
2012

2. Projeto
Empresa

3. A Empresa
A D.Best Consultoria é uma empresa bastante
atuante e reconhecida mundialmente no
fornecimento de assessoria técnica para
gerenciamento de projetos, com ênfase no
gerenciamento de portfólios, mais especificamente,
na implantação de escritórios de gerencimanento
de projetos (PMO). Atua no âmbito estratégico,
tático e operacional, de forma a atingir elevada
aderância da concepeção estratégica à operação.
Sua larga experiência e competência é responsável
pela seu elevado Market Share e,
consequentemente, pela sua condição de liderança
no mercado atual.

4. Integrantes da Equipe
Guilherme Abreu Monnerat Solon de Pontes
Guilherme Augusto Faria de Queiroz
Kresly Medeiros Faria
Leonardo Cavalcanti Alves Teixeira
Paulo Ribeiro

5. Objetivo do Trabalho
Apresentar proposta para a implantação de um
Escritório de Projetos (PMO) em LISARB, no
intuito de escolher adequadamente os projetos
a serem desenvolvidos, a fim de garantir a
aderência com os objetivos estratégicos
definidos pelo cliente, bem como fornecer
suporte técnico para garantir a adequada gestão
do portfólio a ser formado, através do
desenvolvimento dos projetos de forma
maximizada no que se refere à eficiência e
eficácia.

6. Planejamento Estratégico - LISARB
A definição dos objetivos estratégicos é de suma importância na
obtenção de sucesso, no que tange ao alcance das metas almejadas.
Destarte, é fundamental o entendimento do plano estratégico
elaborado (fornecido pelo cliente), para que sejam inventariados e
documentados os componentes do portfólio a ser desenvolvido,
iniciando, assim, o Processo de Identificação.
Objetivos do Planejamento Estratégico:
Aliança por um Lisarb mais justo;
Educação para sociedade do conhecimento;
Política cidadã baseada em princípios e valores;
Economia para uma sociedade sustentável;
Proteção social;
Qualidade de vida e segurança para todos os lisarbeanos;
Cultura e fortalecimento da diversidade;
Política externa para o século 21;
Combate à corrupção

7. Identificação
Lisarb Importador Univer Lisarb
Grandes Negócios Escola Integral
Mobi Lisarb Lisarb Digital
Metrô Lisarb Pedalar
Reciclar Para Sustentar Lisarb SUS
Lisarb Sustentável Tô Limpo
Justiça Ágil Lisarb Saneada
Lisarb Segura Aliança
O Lisarb é Nosso LISARB Ética
Creche Para Todos LISARB Social
Idoso Feliz é Idoso Saudável LISARB Previdência
Esporte e Cidadania Custo Lisarb
LISARB Renovável Financia Já

8. Identificação
Empreeder Lisarb Poupar Lisarb
Viajar Trem TranspoLisarb
Lixo Rico Lisarb Verde
Política Cidadã Caçada Marajá
Lisurarb Lisarb Fronteira
Lisarb Cidadã OuviLisarb
Intrega Já Lisarb Solidário
Lisarb do Sec. XXI Lisarb do Conhecimento
Educatech Escola Lisarb
Educar Para Poupar Lisarb Saudável
Água Para Todos Sociedade da Informação
Educar ExternaLisarb
Capacissor Lisarb Paz e Amor

9. Identificação – Pré Categorização
Será utilizado um critério de valores, baseado no orçamento
do projeto, a fim de se executar um filtro para a prévia
categorização dos projetos.
Foi definido que projetos com orçamentos superiores a
L$ 2.000.000.000,00 (moeda Lisarb), não serão executados.

10. Categorização
A categorização foi realizada de acordo com os objetivos comuns
dos projetos identificados a partir do Planejamento Estratégico.
Assim sendo, foram criadas alguma categorias que, para facilitar a
implantação dos diversos projetos, foram associadas às diversas
áreas do governo através de seus ministérios e coordenadas pelo
Ministério do Planejamento, a saber:
Portfólio de Projetos - Ministério do Planejamento
Ecomonia – Ministério da Fazenda
Transporte – Ministério do Transporte
Meio-Ambiente – Ministério do Meio-Ambiente
Segurança - Ministério da Justiça / Ministérios da Defesa
Social – Ministério da Ação Social
Educação e Cultura – Ministério da Educação e Cultura
Saúde – Ministério da Saúde

11. Categorização

12. Avaliação
O referido processo consiste na coleta de informação de cada
componente do portfólio, a fim de subsidiar o processo seletivo.
Insta registrar que é de fundamental importância a coleta dos
requisitos do cliente, durante a definição dos critérios de avalição
a serem adotados. Assim, sob esta óptica, elegemos os seguintes
índices para compor o quadro de critérios:
Custo de Implementação do Projeto – CIP
Valor monetário bruto a ser dispendido na implementação do projeto.
Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP
Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.
Abrangência do Projeto – AP (número de pessoas beneficiadas)
Índice calculado de acordo com a quantidade de pessoas atingidas pelo projeto.
Índice de Aprovação da População – IAP
Deverá ser obtido através de pesquisas de campo, junto à população.

13. Avaliação
Ainda de acordo com a coleta de requisitos junto ao cliente, atribuímos
as seguintes ponderações (pesos) para os critérios escolhidos:
Custo de Implementação do Projeto – CIP – 20%
Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP – 30%
Abrangência do Projeto – AP – 10%
Índice de Aprovação da População – IAP – 40%

14. Avaliação
Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para
atribuição das notas referentes a cada critério:
Custo de Implementação do Projeto
Identificado através de orçamentação preliminar:
Nota 1 a 3 : L$ 1,2 bilhão < Custo ≤ L$ 2,0 bilhões
Nota 3 a 5 : L$ 0,8 bilhão < Custo ≤ L$ 1,2 bilhões
Nota 5 a 8 : L$ 0,4 bilhão < Custo ≤ L$ 0,8 bilhões
Nota 8 a 10 : Custo ≤ R$ 0,4 bilhão.
Visibilidade Auferida Pelo Projeto – VAP
Índice de citação em pesquisas de opinião públicas, entre todos os critérios:
Nota 1 a 3 : 0% < Citação ≤ 25%
Nota 3 a 5 : 25% < Citação ≤ 50%
Nota 5 a 8 : 50% < Citação ≤ 75%
Nota 8 a 10 : 75% < Citação ≤ 100%

15. Avaliação
Atribuição das Notas: Foram feitas as seguintes considerações, para
atribuição das notas referentes a cada critério:
Abrangência do Projeto – AP
Identificado através de estimativas realizadas por especialistas:
Nota 1 a 3 : 0% < Alcance da População ≤ 25%
Nota 3 a 5 : 25% < Alcance da População ≤ 50%
Nota 5 a 8 : 50% < Alcance da População ≤ 75%
Nota 8 a 10 : 75% < Alcance da População ≤ 100%
Índice de Aprovação da População – IAP
Simulação de índice de aprovação em pesquisas de opinião públicas:
Nota 1 a 3 : 0% < Aprovação ≤ 25%
Nota 3 a 5 : 25% < Aprovação ≤ 50%
Nota 5 a 8 : 50% < Aprovação ≤ 75%
Nota 8 a 10 : 75% < Aprovação ≤ 100%

16. Avaliação
Ranqueamento Multicritérios:

17. Avaliação
Ranqueamento Multicritérios: Em ordem decrescente de nota obtida:
Os componentes potenciais do Portfólio deverão ter obtido nota total
igual ou superior a 7,0.

18. Seleção
A tabela abaixo representa uma lista de potenciais componentes do
portfólio, tendo em vista que os mesmos atingiram as metas dos
critérios de avaliação. O próximo passo se traduz em alinhá-los com
a estratégia organizacional.

19. Seleção
Para promover o alinhamento com a estratégia organizacional,
devemos levar em consideração outros fatores, até então
ignorados, a saber:
Capacidade de recursos de pessoal;
Capacidade Financeira (Budget aprovado > Budget de projetos) ;
Capacidade do Patrimônio (necessidades físicas).
Para fins didáticos, admitamos que o sponsor (presidente de
Lisarb) considerou, com foco nos fatores acima apresentados,
viável a implementação de todos os projetos que alcançaram
as metas desejadas no critério de avaliação. Destarte, o
próximo passo é o processo de priorização.

20. Priorização
Foi utilizado como critério de priorização, o risco de não conclusão
do projeto dentro do prazo de 4 anos, que equivale ao período de
um mandato presidencial em Lisarb.

21. Priorização – Resultado da Matriz
Maior Prioridade
Menor Prioridade

22. Balanceamento do Portfólio
Para a construção do gráfico de bolhas, foram utilizados os
seguintes critérios:
Eixo X: Visibilidade Auferida pelo Projeto (VAP);
Eixo Y: Índice de Aprovação do Projeto (IAP);
Tamanho da bolha: Custo (CIP);
Cor da bolha: Categoria;
Textura da Bolha: Abrangência.

23. Balanceamento do Portfólio

24. Balanceamento do Portfólio
Pela análise do gráfico, constata-se que o portfólio de LISARB está
balanceado, uma vez que:
Todos os projetos estão concentrados no canto superior direito, indicando que possuem alto
grau de visibilidade e alto índice de aprovação pela população;
O portfólio compreende projetos de diversos portes (custo);
06 das 07 categorias de projetos estão contempladas no portfólio;
Desta forma, nenhuma ação foi necessária no sentido de balancear
o portfólio.

25. Nível de Maturidade
A partir de pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos,
aplicando-se questionário apropriado, foi identificado o seguinte
grau de maturidade em LISARB:
Pontuação Nível de Maturidade
69 pontos Nível 2 – Baixa Maturidade em G.P.

26. Benefícios de um PMO em LISARB
A implantação de um Escritório de Projetos em LISARB poderá
trazer como benefícios:
Melhorias quanto à performance dos projetos;
Visibilidade ao andamento dos projetos;
Antecipação de problemas na execução dos projetos;
Gerenciamento adequado do aumento da complexidade e/ou volume dos
projetos;
Compartilhamento de linguagem e melhores práticas na área de gerenciamento
de projetos;
Planejamento de capacitação e carreira na área de gerenciamento de projetos;
Maior previsibilidade de resultados de projetos;
Melhor alinhamento com a estratégia de negócios.

27. Hierarquia dos PMOs em LISARB
Os PMOs de LISARB serão implantados obedecendo a seguinte
hierarquia:
Foco da Consultoria
Min. Planejamento
PMO NÍVEL 3 PMO Estratégico, visando o País como um todo
Demais Ministérios
PMO NÍVEL 2 PMO visando processos e otimização de
recursos em projetos diferentes
Governos Estaduais
PMO NÍVEL 1 PMO visando projetos e programas individuais

28. Função do PMO
O PMO em LISARB deve ter a função de Métodos e
Procedimentos, uma vez que:
O país possui baixo grau de maturidade em G.P.;
Permitirá o desenvolvimento, implementação e manutenção da metodologia de
G.P.;
Possibilitará avaliação do uso da metodologia e sua performance;
Permitirá incorporação de melhores práticas.

29. Modelo do PMO
O PMO a ser implantado em LISARB estará baseado no modelo
Torre de Controle visto que deve:
Estabelecer padrões para gerência de projetos;
Suportar a execução desses padrões;
Reforçar os padrões definidos;
Promover melhoria contínua nos mesmos;
Desempenhar papel de auditoria junto aos outros PMOs.

30. Etapas de Implementação do PMO
A implementação do PMO seguirá as seguintes etapas:
Fases Objetivos Principais
I – Diagnóstico Inicial •Analisar estrutura de LISARB;
•Estudar nível de maturidade;
•Definir foco, função e modelo do PMO.
II – Preparação do Terreno •Definir metas e objetivos;
•Definir iniciativas de curto prazo e
objetivos de longo prazo
III – Metas de Curto Prazo •Catalogar projetos;
•Treinar as equipes;
•Elaborar modelos e padrões.
IV – Soluções de Longo Prazo •Gerenciar Recursos;
•Implantar Ferramentas;
•Gerenciar Portfólio.
V – Manutenção e Aprimoramento •Estabelecer processo de melhoria
contínua.

31. Etapas de Implementação do PMO
EAP de implantação

32. Métricas de Sucesso
Considerando o PMO de Nível 3, as seguintes métricas serão
utilizadas para a aferição de sua performance:
Quantidade de padrões em G.P. elaborados;
Quantidade de acessos na base de conhecimento;
Duração média dos projetos;
Índice de satisfação da população;
Quantidade de projetos em execução;

33. Fatores Críticos de Sucesso
Os seguintes fatores são de relevada importância para o sucesso
do Escritório de Projetos:
Comprometimento direto do Presidente de LISARB;
Estabelecer objetivos alinhados com a estratégia do País;
Disseminar resultados e lições aprendidas;
Propor papéis e definir responsabilidades sincronizadas com as habilidades
compatíveis;
Estabelecer projetos prioritários e metas factíveis;
Possuir infraestrutura, recursos e equipamentos dedicados.

34. FIM