1) O documento discute a implementação de um Portfólio Management Office (PMO) na organização governamental Lisarb para melhor alinhar seus projetos com os objetivos estratégicos.
2) Foi realizada uma análise dos projetos de Lisarb usando critérios como custo, tempo, impacto no PIB e satisfação popular para selecionar os sete projetos mais prioritários.
3) O documento recomenda a adoção de um PMO de nível estratégico com a função de integração com o negócio usando o modelo de torre
2. INOVAÇÃO CONSULTORIA
A Inovação Consultoria é uma empresa com sólida presença no mercado de
consultoria em gerenciamento de portfólios e implantação de PMO.
Fundada em 2003, a empresa vem ganhando destaque frente aos constantes desafios
do mercado e recebeu diversos prêmios em sua área de atuação, além de acumular
certificados nas áreas de qualidade, sustentabilidade e inovação.
O quadro de profissionais é composto por consultores de áreas de formação distintas e
com vasta experiência de mercado, o que lhes confere uma abordagem dinâmica aos
desafios impostos pelo mercado, são eles:
Janete Akamine
Sabrina Yokoi
Rafael Alexandre
Ricardo Mendes
Wallace Graça
3. PMO EM LISARB
OBJETIVOS
Este projeto consiste em identificar a maturidade e propor soluções à Lisarb para que
tenha um portfólio efetivo e alinhado com o Planejamento Estratégico do país.
Propor ao presidente de Lisarb o melhor modelo de PMO para o portfólio do país,
visando o alcance dos objetivos estratégicos.
VANTAGENS DE UM PMO
· times de projeto produtivos
· melhoria organizacional
· mudança da cultura em direção ao gerenciamento de projetos
· profissionalismo na alocação do pessoal de gerenciamento de projetos
· melhoria das previsões
4. LISARB
A população atual é de 452.098 habitantes
O governo é democrático e centralizado
O Idioma predominante é o Português
A Moeda oficial é o Real – R$
IDH do país é 0,462
É considerado a 256ª economia no mundo
Classe baixa é predominante no país
5. LISARB – OBJETIVOS DO PLANEJ. ESTRATÉGICO
Aliança por um Lisarb mais justo
Política cidadã baseada em princípios e valores
Educação para a sociedade do conhecimento
Economia para uma sociedade sustentável
Proteção social
Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos
Cultura e fortalecimento da diversidade
Política externa para o século 21
Combate a corrupção
6. IDENTIFICAÇÃO
A partir da técnica de Brainstorming foram
identificados os seguintes projetos:
Proteção Já, Democratiza, Vida Longa, Escolariza,
Cidadaniza, Voz do Povo, Leitura Solidária, Filtro Para
Todos, Ficha Limpa, Pacifica, Esquadrão Anti
Corrupção, Respire Limpo, Carteira Legal, Todos Iguais,
Sem Pedras No Caminho, Cultura Solidária, + Saudável,
Abre as Portas, Faxina e Detox.
7. CATEGORIZAÇÃO
Os projetos identificados serão agrupados nas
categorias indicadas abaixo, que correspondem aos
Ministérios mais significativos do país.
SEGURANÇA POLÍTICO AMBIENTAL EDUCAÇÃO
INTEGRAÇÃO
SOCIAL
1. Proteção Já 2. Democratiza 3. Vida Longa 4. Escolariza 5. Cidadaniza
10. Pacifica 9. Ficha Limpa
8. Filtro Para
Todos
7. Leitura
Solidária
6. Voz do Povo
11. Esquadrão
Anti Corrupção
12. Respire
Limpo
13. Carteira
Legal
14. Todos Iguais
18. Abre as
Portas
17. + Saudável
16. Cultura
Solidária
15. Sem Pedras
No Caminho
19. Faxina 20. Detox
8. AVALIAÇÃO
Foram estabelecidos 4 critérios (ou dimensões) de fácil análise e
com importante influência para alcançar os objetivos do
planejamento estratégico:
Custo
Tempo
Aumento do PIB
Satisfação Popular
Sendo que o peso atribuído a cada critério indicam quais critérios
terão maior ou menor prioridade de acordo com a avaliação da
consultoria.
9. AVALIAÇÃO
CRITÉRIO PESO
NOTA
0 5 10
Custo 50%
Projeto com valor
maior que 1M
Projeto com valor entre
1MBRL e 100 k
Projeto com valor
menor que 100k
Tempo 30%
Projeto com prazo de
execução maior que 4
anos
Projeto com prazo de
execução entre 1 e 4
anos
Projeto com prazo de
execução menor que
1 ano
Aumento do PIB 10%
Projeto sem aumento
do PIB
Projeto com previsão
de aumento do PIB
entre 0 e 5%
Projeto com previsão
de aumento do PIB em
5%
Satisfação Popular 10%
Satisfação popular
menor que 25%
Satisfação popular
entre 25% e 75%
Satisfação popular
maior que 75%
10. AVALIAÇÃO
Para todos os 20 projetos categorizados foram calculadas as médias a
partir das critérios, notas e pesos estabelecidos. Na sequencia foi
efetuado a soma das médias obtidas em cada critério para os projetos.
Como exemplo, segue avaliação do Projeto P1 – Proteção Já:
Os projetos com média 0, segundo os critérios, foram descartados.
CRITÉRIO PESO
P1 - Proteção Já
Nota Média
Custo 0,5 5 2,5
Tempo 0,3 10 3
Aumento do PIB 0,1 10 1
Satisfação Popular 0,1 5 0,5
Total 7
11. PRIORIZAÇÃO
Os projetos foram então ranqueados conforme a sua nota no processo
de seleção:
Ordem Projeto Nota
1 Cidadaniza 10
2 Todos Iguais 9
3 Carteira Legal 7,5
4 Proteste Já! 7
5 Ficha Limpa 6
6 Escolariza 5,5
7 + Saudável 4
12. BALANCEAMENTO
Segue abaixo o diagrama de bolhas com apresentando a distribuição
dos projetos por categoria, objetivo estratégicos e com as dimensões de
custo e prazo para cada projeto selecionado.
Com base no Gráfico de Bolhas apresentado, verifica-se que com base nos objetivos estratégicos
e categorias o portfólio encontra-se balanceado, sem necessidade de reavaliação dos critérios ou
pesos.
13. NÍVEL DE MATURIDADE
Com base na Pesquisa de Maturidade realizado em Lisarb, a partir de um
questionário formado por 40 questões, que avaliou diversos Aspectos do
Gerenciamento de Projetos, conclui-se que o nível de maturidade atual é
Nível 2.
Neste caso, observa-se que:
Apresentam apenas um conhecimento básico, com processos comuns.
Será necessário desenvolver a cultura de GP tanto quantitativo quanto
comportamental.
Deverá ser desenvolvido metodologias, efetuar planejamento e controle
padronizados, criar programa de treinamento contínuo em GP.
14. NÍVEL DE MATURIDADE
São apresentados abaixo alguns benefícios a serem obtidos com a
implantação de um PMO em Lisarb:
Melhor alinhamento com o Planejamento Estratégico
Aumento da visibilidade, auxiliando a tomada de decisão
Melhor performance dos projetos e sinergia entre eles
Maior racionalidade na alocação de recursos estratégicos
Controle de complexidade
Antecipação de problemas em projetos
Desenvolvimento de melhores práticas em gerenciamento de projetos.
Aumento do nível de satisfação da população, com maior credibilidade.
15. NÍVEL HIERÁRQUICO
Será adotado o nível hierárquico para o PMO Nível 3, sendo este
estratégico, visando a organização como um todo. Esta posição será
fundamental para a sinergia entre os projetos e a visão macro do
andamento. A posição deste PMO é apresentado no diagrama abaixo:
Presidente
Governador 1 Governador 2 Governador 3
PMO – Nível 3
16. FUNÇÃO
Será adotado a função Integração com o Negócio, buscando a Gerencia
do Portfólio e Conflitos, facilidade nas tomadas de decisão, acesso às
informações relativas aos projetos (prazos, custos, etc.), visão comum dos
projetos, Gerencia de Conflitos, busca por melhoria contínua, responsável
por aumento o nível de maturidade e suporte a cultura organizacional.
17. MODELO
Será adotado o modelo Torre de Controle, visto que o PMO apresenta
baixo nível de maturidade, e, este modelo:
Estabelece padrões para a gerencia
Presta suporte de como seguir estes padrões
Reforça os padrões
Promove a melhoria Contínua
Tem suas Funções combinadas com Estação Meteorológica
Tem o escritório responsável por passar a metodologia e o processo de
minimização de possíveis acidentes
18. MÉTRICAS ADOTADAS
Abaixo são apresentadas as métricas de sucesso a serem adotadas:
Quantidade de requisições feitas ao PMO/mês
Número de falhas de projetos antes e depois do PMO
Porcentagem de redução dos custos nos projetos, com relação aos projetos
anteriores
Otimização no uso dos recursos nos projetos
Nível de satisfação da população de Lisarb
19. ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
FASE I –
Definição das
Estratégias e
Recursos
FASE II –
Implementaçã
o e metas de
curto prazo
FASE III –
Consolidação
da Operação
FASE IV –
Operação e
Melhorias
Contínuas
Abaixo são apresentadas as Fases, sequenciais, para a implementação
do PMO em Lisabr: