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1 von 44
Gerenciamento
de Aquisições
em Projetos


                   “Uma compra má é sempre desagradável,
SOROCABA – GP 10   principalmente porque parece exprobrar
                   ao comprador sua tolice.”
                                             Plínio - o moço
2[1/4] Empresa

     Empresa brasileira sediada
       em Sorocaba desde 2012
       voltada a:
     • análise,
     • desenvolvimento,
     • implementação e
     • acompanhamento de soluções em Tecnologia da Informação.

MISSÃO: “SOLUÇÕES INTELIGENTES E RESULTADOS SURPREENDENTES”
                                                             2
2[2/4] Projeto




Plugadão é um projeto de tendência mundial em se conectar todos
  publicamente e de maneira gratuita.
Com ele será possível que dispositivos móveis sem fio (Tablets,
  SmartPhones, Note Books, PDAs e outros) possam integrar redes
  sem fios (wireless) de alta performance sem que o usuário pague
  por isso.
                                                          3
2[3/4] Projeto




O projeto originará redes geograficamente distribuídas ou de longa
  distância (WWAN) aumentando assim a utilização da internet. Para
  acesso o usuário deve estar dentro da área de abrangência de um
  ponto de acesso (hotspot) posicionados em lugares públicos que
  abrangem todas as regiões da cidade de Sorocaba (4 zonas cardeais
  e 1 central).

                                                            4
2[4/4] Zonas de Abrangência do Projeto




                                         5
3 Diretores
• Daniel Silva de Oliveira
• Rafael Pereira da Silveira
• Udo Ambold
• Ronaldo Silva de Oliveira


                               D   R   U   R
                                               6
5 Objetivos
• Acadêmico
  Visou a extensão do conhecimento sobre Gerenciamento das Aquisições no
    Projeto de seus autores mostrando a estes as nuances e sutileza associados
    às antíteses impactantes apresentados pelo tema. O assunto em si é muito
    abrangente e repleto de surpresas tornando-se desafiador e empolgante
    para ingressantes ao teor e a presença de suaves curvas concatenadas a
    cantos vivos e quinas, motiva o estudo complementando a aula presencial.
    Todo o trabalho foi desenvolvido a partir dos conceitos teóricos absorvidos
    em sala de aula auxiliados por literatura específica.
• Empresarial
  Visou gerenciamento das aquisições do Projeto Plugadão para que este tenha
    êxito com a utilização das melhores práticas no gerenciamento deste
    quesito.
                                                                       7
WBS Terminology
                                                                                          Pacotes MAKE
    6 WBS [completa]
                                             Projeto PLUGADÃO
1 Gerenciamento 2 Estudo de                     3 Mapeamento           4 Pesquisa e    5 Implementação
do Projeto      Viabilidade                     de regiões             Desenvolvimento
• 1.1 Pln do Projeto    • 2.1 Restrições Legais                        • 4.1 Tecnologia
• 1.2 Cronograma        • 2.2 Avaliação do      • 3.2 Áreas Públicas
• 1.3 Orçamento           Custo                                        • 4.3 Homologação do • 5.4 Aprovação
• 1.4 Atrib. Resp.      • 2.3 Relatório                                  produto
• 1.5 Pln de Ger. RH      Consolidado
• 1.6 Pln Resp. Riscos
• 1.7 Pln Ger. QA
• 1.8 Pln Ger. Comunic.
• 1.9 Pln Ger.
  Aquisições
• 1.10 Pln. Integr.
  Mudanças

                                                                                                         8
7[1/2] Critérios MAKE or BUY
Pacotes MAKE (todos os pacote MAKE foram analisados segundo os critérios abaixo):
1)   Expertise (é core business da DRUR os pacotes a serem executados).
2)   Confiabilidade do produto/ serviço/ resultado (é melhor que experts façam o que
     sabem fazer).
3)   Custo (análise trade off aponta que é mais vantajoso ao projeto que seja feito pela
     DRUR).
4)   Capacidade da equipe (há quantidade de recursos e know how).
5)   Indisponibilidade de fornecimento (não existem fornecedores para os pacotes
     escolhidos).
6)   Segurança da informação (a maior parte dos pacotes make são intrínsecos do core
     business da empresa; as técnicas utilizadas para desenvolvimento dos pacotes são
     segredos industriais).


                                                                               9
7[2/2] Critérios MAKE or BUY
Pacotes BUY (os critérios abaixo são apontados no MA):
1)   Disponibilidade de fornecimento (existem fornecedores para os pacotes escolhidos).
2)   Expertise (não é core business da DRUR os pacotes a serem executados).
3)   Confiabilidade do produto/ serviço/ resultado (é melhor que experts façam o que
     sabem fazer).
4)   Custo (análise trade off aponta que é mais vantajoso ao projeto comprar).
5)   Transferência de know how (é vantajoso para DRUR aprender mais sobre para
     utilização futura).
6)   Capacidade da equipe (não há quantidade de recursos e know how).
7)   Fornecimento especializado (necessário).
8)   Compartilhamento de riscos (contratação de fornecedores especializados).

                                                                                 10
MA Terminology


  8 Mapa das Aquisições [MA]
          Item de      Ref.                      Orçamento Prazo Make or
  Nº                             Vendor List
          Contrato     WBS                          (R$)    (dias)     Buy
                              Conin               7.500.000 75
 RFP                                                               1, 2, 3, 4,
      Topografia       3.1    Sondosan            7.800.000 90
01/12                                                              6, 7 e 8
                              Hobus               7.950.000 100
        Prototipação   4.2
        Instalação     5.1    Somerset Maugham    22.000.000   120
 RFP                                                                    1, 2, 3, 4,
                              Golan Globus        25.000.000   150
02/12 Checkout on      5.2                                              5, 6, 7 e 8
      site                    Escaminosflau       23.250.000   130

        Try out        5.3
Observação: Item RFP 02/12 é um pacote de contratação
                                                                           11
WBS Terminology
                                                                                                        Pacotes MAKE
     9 WBS [revisada]
                                                       Projeto PLUGADÃO
1 Gerenciamento do           2 Estudo de                  3 Mapeamento de        4 Pesquisa e               5 Implementação
Projeto                      Viabilidade                  regiões                Desenvolvimento
• 1.1 Pln do Projeto          • 2.1 Restrições Legais                            • 4.1 Tecnologia
• 1.2 Cronograma              • 2.2 Avaliação do Custo    • 3.2 Áreas Públicas
• 1.3 Orçamento               • 2.3 Relatório Consolidado                        • 4.3 Homologação do       • 5.4 Aprovação
• 1.4 Atrib. Resp.                                                                 produto
• 1.5 Pln de Ger. RH
• 1.6 Pln Resp. Riscos
• 1.7 Pln Ger. QA
• 1.8 Pln Ger. Comunic.
• 1.9 Pln Ger. Aquisições
  • 1.9.1 Plnjr aquis.
    contrato
  • 1.9.2 Plnjr adm. contrato
  • 1.9.3 Plnjr encer.
    contrato
• 1.10 Pln. Integr. Mudanças

                                                                                                                        12
RR
                                                                                                        Terminology
   10 Registros de Riscos [RR]                                                                              PLAN=no
                                                                                                          planejamento
                                                                               Momento
         Evento de Risco                     Resposta ao Risco
                                                                             Resposta Risco                  ESP=nas
                                                                                                          especificações

Protótipo não retratar a realidade   Incluir equipe de consultoria, o
total e apresentar falsa percepção   patrocinador e o gerente do projeto    PQ, SEL, CONT                    PQ=pré-
                                                                                                           qualificação
dos resultados obtidos.              na definição do protótipo.
                                                                                                          SEL=na seleção
Preço do hardware diretamente        Realizar operação de Hedge em                                           do forn.

atrelado ao câmbio o que pode        dólares americanos dos valores dos     PLAN, PQ, SEL, CONT,
tornar o cumprimento do orçamento    equipamentos adquiridos a partir da    ADM                             CONT=no
                                                                                                            contrato
inviável para o projeto.             data da última orçamentação.
                                                                                                          ADM=na adm.
Incompatibilidade entre os                                                                                 do contrato

ambientes dos diferentes softwares   Verba de contingência será utilizada   PLAN, PQ, SEL, CONT,
                                                                                                          ENC=no encer.
podendo causar um ambiente de        em caso de necessidade.                ADM                             Contrato
trabalho instável.
Deliverables não adequados à         Renegociação para adequação dos
                                                                            ESP, CONT, ADM, ENC
necessidade do projeto.              deliverables..
                                                                                                   13
MA Terminology


 § Escolha da linha do Mapa de Aquisições
 Os itens escolhidos compõem um pacote de contratação, ou seja, o
   fornecedor mais adequado terá de fornecer os itens 2, 3, 4 e 5.
        Item de      Ref.                   Orçamento Prazo        Make or
 Nº                          Vendor List
        Contrato     WBS                       (R$)   (dias)        Buy
      Prototipação   4.2
      Instalação     5.1 Somerset Maugham   22.000.000   120
 RFP                                                              1, 2, 3, 4,
                         Golan Globus       25.000.000   150
02/12 Checkout on    5.2 Escaminosflau                            5, 6, 7 e 8
      site                                  23.250.000   130

      Try out        5.3

                                                                     14
11[1/4] Declaração de Trabalho [DT]
• Especificação funcional
  •   Aparelhos de transmissão de sinal wireless que sejam ligados a uma tensão de 110V
      em altura mínima de 2 metros e máxima de 3,5 metros.
  •   Utilizar materiais resistentes às intempéries naturais.
  •   Testes para detecção de áreas de sombra (áreas sem cobertura de sinal).
  •   Área de cobertura é dividida em células, permitindo assim, que a potência
      transmitida seja baixa e as frequências utilizadas nas células sejam reutilizadas.
  •   As áreas de coberturas a serem atendidas por um serviço wireless serão dividas em
      células hexagonais que obedecem a seguinte equação: N = i² + ij + j², em que: i e j
      são inteiros positivos e N o número de células com frequências diferentes em um
      conjunto.
  •   Processo handoff (quando um usuário em movimento atravessa de uma célula
      para outra) deve ser imperceptível ao usuário.

                                                                               15
11[2/4] Declaração de Trabalho [DT]
• Qualidade
  •   Deve-se utilizar materiais de primeira linha em acordo com as normas
      vigentes para cada item.
• Prazos
  •   Início dos trabalhos 60 dias após o fechamento do contrato e encerramento
      120 dias após o início.
• Suporte
  •   Suporte on-site para os equipamentos alocados.
• Treinamento
  •   N/A

                                                                       16
11[3/4] Declaração de Trabalho [DT]
• Manutenção
  •   Manutenção garantida para todos os equipamentos adquiridos por 2 ½
      (dois e meio) anos.
• Garantia
  •   Garantia mínima de 3 ½ (três e meio) anos para todos os equipamentos
      adquiridos incluindo racks, cabeamento, conexões e fundações (quando
      aplicado).
• Local de entrega
  •   Todo material deverá ser entregue de maneira fracionada (quantidade para
      ser instalada e testada), in loco e no momento da instalação.

                                                                      17
11[4/4] Declaração de Trabalho [DT]
• Peso das entregas do contrato
  •   Prototipação completa e testada (10%)
  •   Fornecimento dos equipamentos (25%)
  •   Instalação completada (35%)
  •   Checkout on site (15%)
  •   Try out (15%)
• Avanço físico
  •   Será mensurado em função da quantidade e peso dos deliverables bem
      como dos critérios de medição divulgados a posteriori .


                                                                18
12[1/3] Critérios Eliminatórios
1) Os currículos de todos os membros da equipe (fornecedor) devem ser de profissionais que
   possuam registro na empresa para se evitar alocação de profissionais autônomos ou que não
   sejam os currículos dos profissionais a serem alocados.
2) O fornecedor terá de ser qualificado pela Microsoft como Microsoft Gold Certified Partner em
   Enterprise Systems para que o fornecedor tenha parceria da Microsoft para resolução de
   problemas associados à plataforma tecnológica.
3) O fornecedor deve apresentar no mínimo 3 (três) atestados de capacidade técnica em
   projetos similares com utilização da mesma plataforma Microsoft. Isso comprovará que o
   fornecedor é plenamente capacitado na implementação desse tipo de solução e que obteve
   sucesso nas empreitadas.
4) O fornecedor deverá ser qualificado do PMI como Registered Education Provider (REP), isso
   evidenciará, na prática, que é utilizador da metodologia de gerenciamento de projeto do PMI
   com reconhecimento de ser multiplicador do processo metodológico estabelecido no PMBOK
   Guide® do PMI.
                                                                                     19
12[2/3] Critérios Eliminatórios
5) Capacidade Financeira:
  • Fontes de financiamento estáveis e suficientes para manter a sua atividade
    durante todo o período de realização da ação e, se necessário, participar no
    seu financiamento.
  • Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já
    exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação
    financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou
    balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando
    encerrados a mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta.
    Certidão Negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da
    sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio
    da pessoa física, com data de emissão não superior a 60 (sessenta).

                                                                       20
CE Terminology


   12[3/3] Critérios Eliminatórios
                                             Fornecedores
Critérios Eliminatórios
                          Somerset Maugham   Golan Globus   Escaminosflau

 Currículos da equipe           Sim              Sim             Sim

Qualificação Microsoft          Sim              Sim             Sim
    Atestados de
                                Sim              Sim             Sim
     capacidade
Registered Education
                                Sim              Sim             Sim
      Provider
Capacidade financeira           Sim              Sim             Sim

                                                                       21
13[1/3] Critérios Classificatórios
1) (peso 3) Avaliação do patamar de experiência dos fornecedores
   para execução do(s) pacote(s) proposto(s):
 a)   Alta = 3 pts.
 b)   Média = 2 pts.
 c)   Baixa = 1 pt.
2) (peso 1) Avaliação da probabilidade de execução com êxito do(s)
   pacote(s), analisando do ponto de vista da capacidade de
   recursos:
 a)   Alta possibilidade de alcançar os resultados previstos = 3 pts.
 b)   Possibilidade mediana de alcançar os resultados previstos = 2 pts.
 c)   Baixa possibilidade de alcançar os resultados previstos = 1 pt.

                                                                           22
13[2/3] Critérios Classificatórios
3) (peso 2) Avaliação dos resultados do(s) pacote(s) e seus impactos
   no projeto (redução de custos; maior satisfação dos stakeholders,
   otimização do projeto, etc.):
  a)   Os resultados do pacote tendem a ter alto impacto no projeto = 5 pts.
  b)   Os resultados do pacote tendem a ter médio impacto no projeto = 3 pts.
  c)   Os resultados do pacote tendem a ter baixo impacto no projeto = 1 pt.
4) (peso 2) O orçamento é compatível com relação a valores de
   mercado para tarefas similares:
  a)   Sim = 2 pts.
  b)   Parcialmente = 1 pt.
  c)   Não = 0 pt.

                                                                       23
13[3/3] Critérios Classificatórios
5) (peso 2) Racionalidade do cronograma e da sequência entre as
   etapas: o grau de coerência entre o(s) objetivo(s) do(s) pacote(s),
   a definição das tarefas e cronograma proposto.:
  a)   Elevado = 3 pts.
  b)   Parcial = 2 pts.
  c)   Baixo = 1 pt.
6) (peso 1) O(s) objetivo(s) do(s) pacote(s) estão expressos com:
  a)   Bom nível de clareza = 3 pts.
  b)   Nível de clareza parcial = 2 pts.
  c)   Baixo nível de clareza = 1 pt.
                                                               24
14 Explicitar Critérios Avaliação DT
A DRUR vê como vantajosa a divulgação dos critérios de avaliação na
  Descrição de Trabalho, pois:
  a)   Aumenta a transparência do processo.
  b)   Possibilita ao fornecedor a adequação de sua proposta às necessidades do
       cliente.
  c)   Há antecipação das prioridades promovendo melhor qualidade da RFP.
  d)   Agiliza e aumenta a objetividade no processo de seleção.




                                                                       25
CC Terminology


  15[1/2] Sistema de Pontuação Completo
                                                 Fornecedores
      Critérios         Somerset Maugham         Golan Globus             Escaminosflau
   Classificatórios
                        Pts   Peso   Tot   Pts      Peso        Tot   Pts     Peso        Tot
     Experiência        3      3      9    2          3         6     3         3          9
  Execução exitosa      3      1      3    3          1         3     3         1          3
 Impactos no projeto    3      2      6    5          2         10    5         2         10
Orçamento compatível    2      2      4    1          2         2     1         2          2
    Cronograma          3      2      6    2          2         4     3         2          6
 Clareza de objetivos   2      1      2    3          1         3     3         1          3
        Total                  30                    28                        33
                                                                                    26
15[2/2] Sistema de Pontuação Completo [gráfico]
                                Somerset Maugham         Golan Globus      Escaminosflau
1900ral
                                                   1900ral
                                                       1900ral
1900ral
          1900ral 1900ral

1900ral

              1900ral                          1900ral                             1900ral 1900ral
1900ral
                                                                 1900ral               1900ral
1900ral
                            1900ral 1900ral
                                1900ral                                                                  1900ral
                                                                                                             1900ral
                                                                     1900ral
                                                                         1900ral                     1900ral
1900ral

1900ral
            Experiência     Execução exitosa     Impactos no       Orçamento        Cronograma         Clareza de
                                                   projeto         compatível                          objetivos

                                                                                                          27
16 Documentos de Aquisição Adotados
Como o fornecimento do pacote de contratação é considerado
  •   tecnicamente complexo,
  •   de custo elevado e
  •   apresenta uma situação muito exigente sob o ângulo de visão do projeto
      podendo proporcionar uma gama enorme de soluções
será adotada uma Request for Proposal (RFP).




                                                                    28
17 Meio adotado para envio do Convite
Será utilizado e-mail para o convite pela:
  •   agilidade,
  •   praticidade e
  •   evidência escrita.
Para que todos os fornecedores tenham oportunidade de esclarecer
  suas dúvidas com relação ao objeto do contrato e que as respostas
  fornecidas pelo contratante aos questionamentos feitos fiquem a
  disposição de todos para que não haja favorecimento em termos de
  informações serão utilizadas conferências de licitação por troca de
  e-mails.

                                                             29
18 Forma do Contrato
O contrato será formal utilizado para:
  •   documentar todos os objetos do fornecimento do pacote de contratação,
  •   evidenciar as cláusulas de responsabilidades das partes envolvidas e
  •   apontar as penalidades decorrentes do não cumprimento do acórdão entre
      as partes.
A necessidade do contrato formal é para:
  •   firmar o acordo fechado na proposta
      •   valor monetário do pacote,
      •   tecnologia envolvida,
      •   prazos, etc.

                                                                    30
19 Espécie do Contrato
Será utilizado um contrato Típico cuja espécie é Empreitada
  (mista), pois:
  •   o empreiteiro irá contribuir com seu trabalho e materiais para consecução
      do pacote de contratação.




                                                                        31
20 Tipo de Contrato
O tipo do contrato é de Preço Fixo Garantido (PFG), pois
  • é o mais usado pelas organizações,
  • o objeto do contrato (aquisição) será especificado com precisão pelos
    compradores ,
  • existe a necessidade de que os riscos sejam assumidos pelo fornecedor com
    possíveis prejuízos financeiros caso não seja cumprido e
  • será definido um preço fixo total no início da empreitada e não está sujeito a
    alterações a menos que o escopo de trabalho seja modificado.




                                                                         32
21 Concorrência Privada [fluxograma]
   Início                A                                 B


  Identificar         Contatar      Responder          Avaliar        Divulgar    Assinar
fornecedores        fornecedores     dúvidas          propostas      vencedor    contrato


  Qualificar                                      N
                    Desenvolver                        Qualificar    Elaborar
  prelimin.                        Respondidas?                                       Fim
                       RFP                            fornecedor     contrato
fornecedores
                                            S

                N                                       Aplicar
                                     Receber                          Ajustar
Qualificado?         Emitir RFP                       critérios de
                                    propostas                        contrato
                                                       avaliação
         S
     A                                  B
                                                                                 33
22[1/2] Atitudes e Fiscalização
• Atitudes
  •   Aderência e aplicação dos termos do contrato,
  •   Sistema eficaz de controle de mudanças,
  •   Administração coesa de reivindicações (claims) e disputas,
  •   Preparação de planos de ação para eventuais desvios (tentar prever),
  •   Seleção precisa de fornecedores conforme descrito nos critérios
      eliminatórios e classificatórios, sem interferências de nem um tipo.




                                                                  34
22[2/2] Atitudes e Fiscalização
• Fiscalização
  • Acompanhamento de milestones,
  • Auditoria sistematizada no cumprimento do objeto de contrato no que tange
    quantidade , qualidade e segurança,
  • Medição da quantidade planejada x realizada no tempo estipulado (earned
    value management),
  • Avaliação contínua do fornecedor,
  • Reuniões quinzenais de acompanhamento,
  • Monitoramento e controle dos riscos.




                                                                     35
Descrição dos serviços a
                         serem realizados




     Responsável:
                           e observados

                                                         Serviços executados




                      Observações realizadas
                       pelo fiscal designado
                                                       fiscalização
                                                     Observações da
                                                                                         CONTRATO 001-PFG/2012/0002




                        Condições gerais dos
                     equipamentos, máquinas
                                                      Equip.




                      e ferramentas utilizados
                                                     utilizados




                         na data da análise
                                                                                         RELATÓRIO DIÁRIO DE OCORRÊNCIAS [RDO] Nº 28




                     Quantidade de máquinas,
     Fiscal:


                    equipamentos e ferramentas
                                                         Qtde




                      utilizadas no momento.
                                                                                         PACOTE DE CONTRATAÇÃO RFP 02/2012 (ESCAMINOSFLAU)




                         Custo estimado da
                      utilização para posterior
                                                         Custo




                            crosschecking

                      Descrição da ocupação
                            do recurso
                                                  Ocupação
                                                                                                                                             23[1/2] Relatórios de Administração[templates]




                          Nome/ apelido
                                                                                                          DATA: 23/11/2012




                                                  Nome




                           do recurso
                                                                           Mão de obra




                      Horas trabalhadas pelo
                        recurso na data do
36
                                                  H trab.




                             relatório
                       Condições climáticas
                           do momento
                                                     clima
                                                     Cond.
23[2/2] Relatórios de Administração[templates]
                      PACOTE DE CONTRATAÇÃO RFP 02/2012 (ESCAMINOSFLAU)                                       PERÍODO:
                      BOLETIM DE MEDIÇÃO[BM] Nº01 CONTRATO 001-PFG/2012/0002                                  DE 15/10/12 A 23/11/12

                                                                              Qtde  Custo    Qtde     Qtde     Valor     Valor
  Item                        Descrição                  Unidade
                                                                             orçada orçado atendida restante executado restante

                               Descrição do item a ser
                                executado e medido
Nº de identificação




                                                                                                                                                Valor executado
                                                         medida do item




                                                                                                               até o momento




                                                                                                                                                até o momento
                                                                                                               Qtde instalada




                                                                                                                                                                       Valor restante
                                                                              Qtde avaliada




                                                                                                                                Qtde faltante
                                                                                              p/ instalação
                                                                              p/ instalação




                                                                                                                                p/ o término




                                                                                                                                                                        p/ o término
                                                                                              Valor orçado
                                                          Unidade de
     do item




Fiscal do contrato:                                                       Gerente do Contrato:


                                                                                                                                                                  37
24 Fluxograma Administrar Contrato [fluxograma]
        Início           A         B                                                       C


    Definir gestor   Monitorar e        Entrega N Dar sequencia      Alteração    N   Encerrar
      contrato        controlar        concluída? às atividades      contrato?        contrato
                                              S                              S
      Realizar                                              A
                     Desempenho N      Qualidade N                   Requisitar
    reunião KICK                                                                           Fim
                         OK?             OK?                         mudança
        OFF                                          B
D                            S                S
     Autorizar         Atualizar                                    Tomar ações
                                                         Analisar
    execução do       controles/         Pagar                       corretivas
                                                         contrato
      trabalho       documentos                                       cabíveis


                                          C                              D
                                                                                      38
Terminology


    25 Fluxograma Encerrar Contrato [fluxograma]
      Início                                                                              A
                     C
     Verificar               Realizar             Acionar           Executar
                                                                                      Realizar
     escopo/             tratamento de             Depto.          Rescisão/
                                                                                    terminação
    requisitos            pendência(s)            Jurídico         Resolução


     Pacote      N         Pend.(s)      N
                                                                  Executar TRD
      OK?                    OK?

B           S                     S

                 N                                            N    Registrar
     Pagtos
                            Pagar                Resilição?         lições
      OK?
                                                                  aprendidas
            S                                          S
        A                     B              C                                            Fim

                                                                                     39
26[1/3] Organização do PGA [sumário]
i.        Objetivo do Plano de Gerenciamento das Aquisições
      •     Selecionar fornecedores qualificados de bens e serviços para o projeto e controlá-los com
            eficácia.
ii.       Responsabilidades definidas no PGA
      •     Definir e planejar o trabalho a ser contratado,
      •     Selecionar fornecedores habilitados em acordo com o descrito na RFP,
      •     Acordo contratual estabelecido é a base para administração do contrato,
      •     Plano de trabalho do fornecedor será revisto e aprovado pela equipe do projeto,
      •     Mudanças devem ser resolvidas em acordo com o contrato,
      •     Revisões técnicas realizadas periodicamente com o fornecedor,
      •     Revisões formais realizadas em acordo com marcos assinalados no plano do projeto,
      •     Monitoramento da qualidade do fornecedor,
      •     Testes de aceitação conduzidos pela equipe do projeto para validar entregas parciais e final,
      •     Desempenho do fornecedor avaliado periodicamente.

                                                                                                40
26[2/3] Organização do PGA [sumário]
iii. Considerações sobre as Aquisições
  •   Devem ter como base a WBS do projeto.
  •   Pacotes de trabalho devem passar por análise make-or-buy,
  •   Levantamento das condições de mercado,
  •   Listar todo os especialistas que participarão do processo,
  •   Se necessário utilizar ajuda externa,
  •   Elaborar Declaração de Trabalho para todos os itens a serem contratados,
  •   Listar restrições do item contratado,
  •   Com a finalidade de planejamento de aquisição listar fatores considerados
      hipótese (situações hipotéticas que possuam média/alta probabilidade de
      ocorrer).
iv. Etapa de acompanhamento do pedido
  •   O pedido deve ser acompanhado com form ou planilha específica.

                                                                       41
26[3/3] Organização do PGA [sumário]
v.       Avaliação de propostas
     •       Pré-requisitos
         •     As propostas devem atender os pré-requisitos,
     •       Critérios de pontuação
         •     Eliminatórios e classificatórios.

vi. Sobre cotratos
     •       Administração do contrato,
     •       Gerenciamento de mudanças,
     •       Fechamento de contrato,
     •       Arquivamento de contrato.
vii. Registro de lições aprendidas.

                                                               42
Considerações Finais
O Gerenciamento de Aquisições no Projeto é de vital importância para a
  conclusão deste.
É através dele que se obtém materiais, equipamentos e serviços externos
  ao projeto conforme padrões técnicos de desempenho, qualidade,
  prazos e custos.
Segundo o PMBOK®, os processos de gerenciamento das aquisições do
  projeto se resumem aos seguintes itens: planejar as aquisições; conduzi-
  las; administrá-las e encerrá-las.
Para concluir, podemos citar Catão: ”Compra não o que consideras
  oportuno, mas o que te falta; o supérfluo é caro, mesmo que custe
  apenas um soldo”.

                                                                  43
Referências
DINSMORE, Paul C., CAVALIERI, Adriane M. Como se tornar um profissional em gerenciamento
   de projetos: livro-base de preparação para certificação PMP – Project Management
   Professional. 4ª ed. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora, 2011.
KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 2ª ed. Porto Alegre: Bookman, 2006.
PMI – Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos
  (guia PMBoK). 4ª ed. Project Management Institute, 2009.
VARGAS, Ricardo V. Manual prático do plano de projeto: utilizando o PMBOK Guide. 4ª ed. Rio de
  Janeiro: Brasport, 2009.
FGV – Apostila de Gerenciamento de Aquisições em Projetos.
Notas de Aula.
http://www.marcocoghi.com.br/
http://www.pmtech.com.br/aquisicoes/Plano_gerenciamento_aquisicoes.pdf


                                                                                     44

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Gerenciamento de Aquisições em Projetos

  • 1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos “Uma compra má é sempre desagradável, SOROCABA – GP 10 principalmente porque parece exprobrar ao comprador sua tolice.” Plínio - o moço
  • 2. 2[1/4] Empresa Empresa brasileira sediada em Sorocaba desde 2012 voltada a: • análise, • desenvolvimento, • implementação e • acompanhamento de soluções em Tecnologia da Informação. MISSÃO: “SOLUÇÕES INTELIGENTES E RESULTADOS SURPREENDENTES” 2
  • 3. 2[2/4] Projeto Plugadão é um projeto de tendência mundial em se conectar todos publicamente e de maneira gratuita. Com ele será possível que dispositivos móveis sem fio (Tablets, SmartPhones, Note Books, PDAs e outros) possam integrar redes sem fios (wireless) de alta performance sem que o usuário pague por isso. 3
  • 4. 2[3/4] Projeto O projeto originará redes geograficamente distribuídas ou de longa distância (WWAN) aumentando assim a utilização da internet. Para acesso o usuário deve estar dentro da área de abrangência de um ponto de acesso (hotspot) posicionados em lugares públicos que abrangem todas as regiões da cidade de Sorocaba (4 zonas cardeais e 1 central). 4
  • 5. 2[4/4] Zonas de Abrangência do Projeto 5
  • 6. 3 Diretores • Daniel Silva de Oliveira • Rafael Pereira da Silveira • Udo Ambold • Ronaldo Silva de Oliveira D R U R 6
  • 7. 5 Objetivos • Acadêmico Visou a extensão do conhecimento sobre Gerenciamento das Aquisições no Projeto de seus autores mostrando a estes as nuances e sutileza associados às antíteses impactantes apresentados pelo tema. O assunto em si é muito abrangente e repleto de surpresas tornando-se desafiador e empolgante para ingressantes ao teor e a presença de suaves curvas concatenadas a cantos vivos e quinas, motiva o estudo complementando a aula presencial. Todo o trabalho foi desenvolvido a partir dos conceitos teóricos absorvidos em sala de aula auxiliados por literatura específica. • Empresarial Visou gerenciamento das aquisições do Projeto Plugadão para que este tenha êxito com a utilização das melhores práticas no gerenciamento deste quesito. 7
  • 8. WBS Terminology Pacotes MAKE 6 WBS [completa] Projeto PLUGADÃO 1 Gerenciamento 2 Estudo de 3 Mapeamento 4 Pesquisa e 5 Implementação do Projeto Viabilidade de regiões Desenvolvimento • 1.1 Pln do Projeto • 2.1 Restrições Legais • 4.1 Tecnologia • 1.2 Cronograma • 2.2 Avaliação do • 3.2 Áreas Públicas • 1.3 Orçamento Custo • 4.3 Homologação do • 5.4 Aprovação • 1.4 Atrib. Resp. • 2.3 Relatório produto • 1.5 Pln de Ger. RH Consolidado • 1.6 Pln Resp. Riscos • 1.7 Pln Ger. QA • 1.8 Pln Ger. Comunic. • 1.9 Pln Ger. Aquisições • 1.10 Pln. Integr. Mudanças 8
  • 9. 7[1/2] Critérios MAKE or BUY Pacotes MAKE (todos os pacote MAKE foram analisados segundo os critérios abaixo): 1) Expertise (é core business da DRUR os pacotes a serem executados). 2) Confiabilidade do produto/ serviço/ resultado (é melhor que experts façam o que sabem fazer). 3) Custo (análise trade off aponta que é mais vantajoso ao projeto que seja feito pela DRUR). 4) Capacidade da equipe (há quantidade de recursos e know how). 5) Indisponibilidade de fornecimento (não existem fornecedores para os pacotes escolhidos). 6) Segurança da informação (a maior parte dos pacotes make são intrínsecos do core business da empresa; as técnicas utilizadas para desenvolvimento dos pacotes são segredos industriais). 9
  • 10. 7[2/2] Critérios MAKE or BUY Pacotes BUY (os critérios abaixo são apontados no MA): 1) Disponibilidade de fornecimento (existem fornecedores para os pacotes escolhidos). 2) Expertise (não é core business da DRUR os pacotes a serem executados). 3) Confiabilidade do produto/ serviço/ resultado (é melhor que experts façam o que sabem fazer). 4) Custo (análise trade off aponta que é mais vantajoso ao projeto comprar). 5) Transferência de know how (é vantajoso para DRUR aprender mais sobre para utilização futura). 6) Capacidade da equipe (não há quantidade de recursos e know how). 7) Fornecimento especializado (necessário). 8) Compartilhamento de riscos (contratação de fornecedores especializados). 10
  • 11. MA Terminology 8 Mapa das Aquisições [MA] Item de Ref. Orçamento Prazo Make or Nº Vendor List Contrato WBS (R$) (dias) Buy Conin 7.500.000 75 RFP 1, 2, 3, 4, Topografia 3.1 Sondosan 7.800.000 90 01/12 6, 7 e 8 Hobus 7.950.000 100 Prototipação 4.2 Instalação 5.1 Somerset Maugham 22.000.000 120 RFP 1, 2, 3, 4, Golan Globus 25.000.000 150 02/12 Checkout on 5.2 5, 6, 7 e 8 site Escaminosflau 23.250.000 130 Try out 5.3 Observação: Item RFP 02/12 é um pacote de contratação 11
  • 12. WBS Terminology Pacotes MAKE 9 WBS [revisada] Projeto PLUGADÃO 1 Gerenciamento do 2 Estudo de 3 Mapeamento de 4 Pesquisa e 5 Implementação Projeto Viabilidade regiões Desenvolvimento • 1.1 Pln do Projeto • 2.1 Restrições Legais • 4.1 Tecnologia • 1.2 Cronograma • 2.2 Avaliação do Custo • 3.2 Áreas Públicas • 1.3 Orçamento • 2.3 Relatório Consolidado • 4.3 Homologação do • 5.4 Aprovação • 1.4 Atrib. Resp. produto • 1.5 Pln de Ger. RH • 1.6 Pln Resp. Riscos • 1.7 Pln Ger. QA • 1.8 Pln Ger. Comunic. • 1.9 Pln Ger. Aquisições • 1.9.1 Plnjr aquis. contrato • 1.9.2 Plnjr adm. contrato • 1.9.3 Plnjr encer. contrato • 1.10 Pln. Integr. Mudanças 12
  • 13. RR Terminology 10 Registros de Riscos [RR] PLAN=no planejamento Momento Evento de Risco Resposta ao Risco Resposta Risco ESP=nas especificações Protótipo não retratar a realidade Incluir equipe de consultoria, o total e apresentar falsa percepção patrocinador e o gerente do projeto PQ, SEL, CONT PQ=pré- qualificação dos resultados obtidos. na definição do protótipo. SEL=na seleção Preço do hardware diretamente Realizar operação de Hedge em do forn. atrelado ao câmbio o que pode dólares americanos dos valores dos PLAN, PQ, SEL, CONT, tornar o cumprimento do orçamento equipamentos adquiridos a partir da ADM CONT=no contrato inviável para o projeto. data da última orçamentação. ADM=na adm. Incompatibilidade entre os do contrato ambientes dos diferentes softwares Verba de contingência será utilizada PLAN, PQ, SEL, CONT, ENC=no encer. podendo causar um ambiente de em caso de necessidade. ADM Contrato trabalho instável. Deliverables não adequados à Renegociação para adequação dos ESP, CONT, ADM, ENC necessidade do projeto. deliverables.. 13
  • 14. MA Terminology § Escolha da linha do Mapa de Aquisições Os itens escolhidos compõem um pacote de contratação, ou seja, o fornecedor mais adequado terá de fornecer os itens 2, 3, 4 e 5. Item de Ref. Orçamento Prazo Make or Nº Vendor List Contrato WBS (R$) (dias) Buy Prototipação 4.2 Instalação 5.1 Somerset Maugham 22.000.000 120 RFP 1, 2, 3, 4, Golan Globus 25.000.000 150 02/12 Checkout on 5.2 Escaminosflau 5, 6, 7 e 8 site 23.250.000 130 Try out 5.3 14
  • 15. 11[1/4] Declaração de Trabalho [DT] • Especificação funcional • Aparelhos de transmissão de sinal wireless que sejam ligados a uma tensão de 110V em altura mínima de 2 metros e máxima de 3,5 metros. • Utilizar materiais resistentes às intempéries naturais. • Testes para detecção de áreas de sombra (áreas sem cobertura de sinal). • Área de cobertura é dividida em células, permitindo assim, que a potência transmitida seja baixa e as frequências utilizadas nas células sejam reutilizadas. • As áreas de coberturas a serem atendidas por um serviço wireless serão dividas em células hexagonais que obedecem a seguinte equação: N = i² + ij + j², em que: i e j são inteiros positivos e N o número de células com frequências diferentes em um conjunto. • Processo handoff (quando um usuário em movimento atravessa de uma célula para outra) deve ser imperceptível ao usuário. 15
  • 16. 11[2/4] Declaração de Trabalho [DT] • Qualidade • Deve-se utilizar materiais de primeira linha em acordo com as normas vigentes para cada item. • Prazos • Início dos trabalhos 60 dias após o fechamento do contrato e encerramento 120 dias após o início. • Suporte • Suporte on-site para os equipamentos alocados. • Treinamento • N/A 16
  • 17. 11[3/4] Declaração de Trabalho [DT] • Manutenção • Manutenção garantida para todos os equipamentos adquiridos por 2 ½ (dois e meio) anos. • Garantia • Garantia mínima de 3 ½ (três e meio) anos para todos os equipamentos adquiridos incluindo racks, cabeamento, conexões e fundações (quando aplicado). • Local de entrega • Todo material deverá ser entregue de maneira fracionada (quantidade para ser instalada e testada), in loco e no momento da instalação. 17
  • 18. 11[4/4] Declaração de Trabalho [DT] • Peso das entregas do contrato • Prototipação completa e testada (10%) • Fornecimento dos equipamentos (25%) • Instalação completada (35%) • Checkout on site (15%) • Try out (15%) • Avanço físico • Será mensurado em função da quantidade e peso dos deliverables bem como dos critérios de medição divulgados a posteriori . 18
  • 19. 12[1/3] Critérios Eliminatórios 1) Os currículos de todos os membros da equipe (fornecedor) devem ser de profissionais que possuam registro na empresa para se evitar alocação de profissionais autônomos ou que não sejam os currículos dos profissionais a serem alocados. 2) O fornecedor terá de ser qualificado pela Microsoft como Microsoft Gold Certified Partner em Enterprise Systems para que o fornecedor tenha parceria da Microsoft para resolução de problemas associados à plataforma tecnológica. 3) O fornecedor deve apresentar no mínimo 3 (três) atestados de capacidade técnica em projetos similares com utilização da mesma plataforma Microsoft. Isso comprovará que o fornecedor é plenamente capacitado na implementação desse tipo de solução e que obteve sucesso nas empreitadas. 4) O fornecedor deverá ser qualificado do PMI como Registered Education Provider (REP), isso evidenciará, na prática, que é utilizador da metodologia de gerenciamento de projeto do PMI com reconhecimento de ser multiplicador do processo metodológico estabelecido no PMBOK Guide® do PMI. 19
  • 20. 12[2/3] Critérios Eliminatórios 5) Capacidade Financeira: • Fontes de financiamento estáveis e suficientes para manter a sua atividade durante todo o período de realização da ação e, se necessário, participar no seu financiamento. • Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrados a mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta. Certidão Negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física, com data de emissão não superior a 60 (sessenta). 20
  • 21. CE Terminology 12[3/3] Critérios Eliminatórios Fornecedores Critérios Eliminatórios Somerset Maugham Golan Globus Escaminosflau Currículos da equipe Sim Sim Sim Qualificação Microsoft Sim Sim Sim Atestados de Sim Sim Sim capacidade Registered Education Sim Sim Sim Provider Capacidade financeira Sim Sim Sim 21
  • 22. 13[1/3] Critérios Classificatórios 1) (peso 3) Avaliação do patamar de experiência dos fornecedores para execução do(s) pacote(s) proposto(s): a) Alta = 3 pts. b) Média = 2 pts. c) Baixa = 1 pt. 2) (peso 1) Avaliação da probabilidade de execução com êxito do(s) pacote(s), analisando do ponto de vista da capacidade de recursos: a) Alta possibilidade de alcançar os resultados previstos = 3 pts. b) Possibilidade mediana de alcançar os resultados previstos = 2 pts. c) Baixa possibilidade de alcançar os resultados previstos = 1 pt. 22
  • 23. 13[2/3] Critérios Classificatórios 3) (peso 2) Avaliação dos resultados do(s) pacote(s) e seus impactos no projeto (redução de custos; maior satisfação dos stakeholders, otimização do projeto, etc.): a) Os resultados do pacote tendem a ter alto impacto no projeto = 5 pts. b) Os resultados do pacote tendem a ter médio impacto no projeto = 3 pts. c) Os resultados do pacote tendem a ter baixo impacto no projeto = 1 pt. 4) (peso 2) O orçamento é compatível com relação a valores de mercado para tarefas similares: a) Sim = 2 pts. b) Parcialmente = 1 pt. c) Não = 0 pt. 23
  • 24. 13[3/3] Critérios Classificatórios 5) (peso 2) Racionalidade do cronograma e da sequência entre as etapas: o grau de coerência entre o(s) objetivo(s) do(s) pacote(s), a definição das tarefas e cronograma proposto.: a) Elevado = 3 pts. b) Parcial = 2 pts. c) Baixo = 1 pt. 6) (peso 1) O(s) objetivo(s) do(s) pacote(s) estão expressos com: a) Bom nível de clareza = 3 pts. b) Nível de clareza parcial = 2 pts. c) Baixo nível de clareza = 1 pt. 24
  • 25. 14 Explicitar Critérios Avaliação DT A DRUR vê como vantajosa a divulgação dos critérios de avaliação na Descrição de Trabalho, pois: a) Aumenta a transparência do processo. b) Possibilita ao fornecedor a adequação de sua proposta às necessidades do cliente. c) Há antecipação das prioridades promovendo melhor qualidade da RFP. d) Agiliza e aumenta a objetividade no processo de seleção. 25
  • 26. CC Terminology 15[1/2] Sistema de Pontuação Completo Fornecedores Critérios Somerset Maugham Golan Globus Escaminosflau Classificatórios Pts Peso Tot Pts Peso Tot Pts Peso Tot Experiência 3 3 9 2 3 6 3 3 9 Execução exitosa 3 1 3 3 1 3 3 1 3 Impactos no projeto 3 2 6 5 2 10 5 2 10 Orçamento compatível 2 2 4 1 2 2 1 2 2 Cronograma 3 2 6 2 2 4 3 2 6 Clareza de objetivos 2 1 2 3 1 3 3 1 3 Total 30 28 33 26
  • 27. 15[2/2] Sistema de Pontuação Completo [gráfico] Somerset Maugham Golan Globus Escaminosflau 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral 1900ral Experiência Execução exitosa Impactos no Orçamento Cronograma Clareza de projeto compatível objetivos 27
  • 28. 16 Documentos de Aquisição Adotados Como o fornecimento do pacote de contratação é considerado • tecnicamente complexo, • de custo elevado e • apresenta uma situação muito exigente sob o ângulo de visão do projeto podendo proporcionar uma gama enorme de soluções será adotada uma Request for Proposal (RFP). 28
  • 29. 17 Meio adotado para envio do Convite Será utilizado e-mail para o convite pela: • agilidade, • praticidade e • evidência escrita. Para que todos os fornecedores tenham oportunidade de esclarecer suas dúvidas com relação ao objeto do contrato e que as respostas fornecidas pelo contratante aos questionamentos feitos fiquem a disposição de todos para que não haja favorecimento em termos de informações serão utilizadas conferências de licitação por troca de e-mails. 29
  • 30. 18 Forma do Contrato O contrato será formal utilizado para: • documentar todos os objetos do fornecimento do pacote de contratação, • evidenciar as cláusulas de responsabilidades das partes envolvidas e • apontar as penalidades decorrentes do não cumprimento do acórdão entre as partes. A necessidade do contrato formal é para: • firmar o acordo fechado na proposta • valor monetário do pacote, • tecnologia envolvida, • prazos, etc. 30
  • 31. 19 Espécie do Contrato Será utilizado um contrato Típico cuja espécie é Empreitada (mista), pois: • o empreiteiro irá contribuir com seu trabalho e materiais para consecução do pacote de contratação. 31
  • 32. 20 Tipo de Contrato O tipo do contrato é de Preço Fixo Garantido (PFG), pois • é o mais usado pelas organizações, • o objeto do contrato (aquisição) será especificado com precisão pelos compradores , • existe a necessidade de que os riscos sejam assumidos pelo fornecedor com possíveis prejuízos financeiros caso não seja cumprido e • será definido um preço fixo total no início da empreitada e não está sujeito a alterações a menos que o escopo de trabalho seja modificado. 32
  • 33. 21 Concorrência Privada [fluxograma] Início A B Identificar Contatar Responder Avaliar Divulgar Assinar fornecedores fornecedores dúvidas propostas vencedor contrato Qualificar N Desenvolver Qualificar Elaborar prelimin. Respondidas? Fim RFP fornecedor contrato fornecedores S N Aplicar Receber Ajustar Qualificado? Emitir RFP critérios de propostas contrato avaliação S A B 33
  • 34. 22[1/2] Atitudes e Fiscalização • Atitudes • Aderência e aplicação dos termos do contrato, • Sistema eficaz de controle de mudanças, • Administração coesa de reivindicações (claims) e disputas, • Preparação de planos de ação para eventuais desvios (tentar prever), • Seleção precisa de fornecedores conforme descrito nos critérios eliminatórios e classificatórios, sem interferências de nem um tipo. 34
  • 35. 22[2/2] Atitudes e Fiscalização • Fiscalização • Acompanhamento de milestones, • Auditoria sistematizada no cumprimento do objeto de contrato no que tange quantidade , qualidade e segurança, • Medição da quantidade planejada x realizada no tempo estipulado (earned value management), • Avaliação contínua do fornecedor, • Reuniões quinzenais de acompanhamento, • Monitoramento e controle dos riscos. 35
  • 36. Descrição dos serviços a serem realizados Responsável: e observados Serviços executados Observações realizadas pelo fiscal designado fiscalização Observações da CONTRATO 001-PFG/2012/0002 Condições gerais dos equipamentos, máquinas Equip. e ferramentas utilizados utilizados na data da análise RELATÓRIO DIÁRIO DE OCORRÊNCIAS [RDO] Nº 28 Quantidade de máquinas, Fiscal: equipamentos e ferramentas Qtde utilizadas no momento. PACOTE DE CONTRATAÇÃO RFP 02/2012 (ESCAMINOSFLAU) Custo estimado da utilização para posterior Custo crosschecking Descrição da ocupação do recurso Ocupação 23[1/2] Relatórios de Administração[templates] Nome/ apelido DATA: 23/11/2012 Nome do recurso Mão de obra Horas trabalhadas pelo recurso na data do 36 H trab. relatório Condições climáticas do momento clima Cond.
  • 37. 23[2/2] Relatórios de Administração[templates] PACOTE DE CONTRATAÇÃO RFP 02/2012 (ESCAMINOSFLAU) PERÍODO: BOLETIM DE MEDIÇÃO[BM] Nº01 CONTRATO 001-PFG/2012/0002 DE 15/10/12 A 23/11/12 Qtde Custo Qtde Qtde Valor Valor Item Descrição Unidade orçada orçado atendida restante executado restante Descrição do item a ser executado e medido Nº de identificação Valor executado medida do item até o momento até o momento Qtde instalada Valor restante Qtde avaliada Qtde faltante p/ instalação p/ instalação p/ o término p/ o término Valor orçado Unidade de do item Fiscal do contrato: Gerente do Contrato: 37
  • 38. 24 Fluxograma Administrar Contrato [fluxograma] Início A B C Definir gestor Monitorar e Entrega N Dar sequencia Alteração N Encerrar contrato controlar concluída? às atividades contrato? contrato S S Realizar A Desempenho N Qualidade N Requisitar reunião KICK Fim OK? OK? mudança OFF B D S S Autorizar Atualizar Tomar ações Analisar execução do controles/ Pagar corretivas contrato trabalho documentos cabíveis C D 38
  • 39. Terminology 25 Fluxograma Encerrar Contrato [fluxograma] Início A C Verificar Realizar Acionar Executar Realizar escopo/ tratamento de Depto. Rescisão/ terminação requisitos pendência(s) Jurídico Resolução Pacote N Pend.(s) N Executar TRD OK? OK? B S S N N Registrar Pagtos Pagar Resilição? lições OK? aprendidas S S A B C Fim 39
  • 40. 26[1/3] Organização do PGA [sumário] i. Objetivo do Plano de Gerenciamento das Aquisições • Selecionar fornecedores qualificados de bens e serviços para o projeto e controlá-los com eficácia. ii. Responsabilidades definidas no PGA • Definir e planejar o trabalho a ser contratado, • Selecionar fornecedores habilitados em acordo com o descrito na RFP, • Acordo contratual estabelecido é a base para administração do contrato, • Plano de trabalho do fornecedor será revisto e aprovado pela equipe do projeto, • Mudanças devem ser resolvidas em acordo com o contrato, • Revisões técnicas realizadas periodicamente com o fornecedor, • Revisões formais realizadas em acordo com marcos assinalados no plano do projeto, • Monitoramento da qualidade do fornecedor, • Testes de aceitação conduzidos pela equipe do projeto para validar entregas parciais e final, • Desempenho do fornecedor avaliado periodicamente. 40
  • 41. 26[2/3] Organização do PGA [sumário] iii. Considerações sobre as Aquisições • Devem ter como base a WBS do projeto. • Pacotes de trabalho devem passar por análise make-or-buy, • Levantamento das condições de mercado, • Listar todo os especialistas que participarão do processo, • Se necessário utilizar ajuda externa, • Elaborar Declaração de Trabalho para todos os itens a serem contratados, • Listar restrições do item contratado, • Com a finalidade de planejamento de aquisição listar fatores considerados hipótese (situações hipotéticas que possuam média/alta probabilidade de ocorrer). iv. Etapa de acompanhamento do pedido • O pedido deve ser acompanhado com form ou planilha específica. 41
  • 42. 26[3/3] Organização do PGA [sumário] v. Avaliação de propostas • Pré-requisitos • As propostas devem atender os pré-requisitos, • Critérios de pontuação • Eliminatórios e classificatórios. vi. Sobre cotratos • Administração do contrato, • Gerenciamento de mudanças, • Fechamento de contrato, • Arquivamento de contrato. vii. Registro de lições aprendidas. 42
  • 43. Considerações Finais O Gerenciamento de Aquisições no Projeto é de vital importância para a conclusão deste. É através dele que se obtém materiais, equipamentos e serviços externos ao projeto conforme padrões técnicos de desempenho, qualidade, prazos e custos. Segundo o PMBOK®, os processos de gerenciamento das aquisições do projeto se resumem aos seguintes itens: planejar as aquisições; conduzi- las; administrá-las e encerrá-las. Para concluir, podemos citar Catão: ”Compra não o que consideras oportuno, mas o que te falta; o supérfluo é caro, mesmo que custe apenas um soldo”. 43
  • 44. Referências DINSMORE, Paul C., CAVALIERI, Adriane M. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro-base de preparação para certificação PMP – Project Management Professional. 4ª ed. Rio de Janeiro: Qualitymark Editora, 2011. KERZNER, Harold. Gestão de projetos: as melhores práticas. 2ª ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. PMI – Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBoK). 4ª ed. Project Management Institute, 2009. VARGAS, Ricardo V. Manual prático do plano de projeto: utilizando o PMBOK Guide. 4ª ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009. FGV – Apostila de Gerenciamento de Aquisições em Projetos. Notas de Aula. http://www.marcocoghi.com.br/ http://www.pmtech.com.br/aquisicoes/Plano_gerenciamento_aquisicoes.pdf 44