Implantação de um PMO em Lisarb

A P
DC
3
2
1
Projeto:
“Implantação de PMO em LISARB”

Apresentação da empresa
• Klein PMO & Consulting
• Missão: Adotar metodologias de
gerenciamento de projetos que alavanquem
os clientes rumo aos seus objetivos.
• Valores: Acreditamos que o foco nos
objetivos e senso de urgência levam ao
sucesso, gerando uma imagem de
comprometimento junto ao cliente.
• Objetivo: Nosso objetivo é implementar e
gerenciar PMO´s junto aos clientes focado em
atingir suas metas estratégicas, criando uma
boa relação e boa imagem para conquistar
novos cliente.
Klein PMO & Consulting

Conceito do PMO
Um PMO, ou escritório de
projetos, é uma unidade
organizacional que centraliza e
coordena o gerenciamento de
projetos, programas ou
portfólios, sob seu domínio.
PMBoK® 5ª edição

Nível de Maturidade
Como forma de iniciar os
trabalhos em LISARB, a Klein
PMO & Consulting realizou
uma pesquisa de nível de
maturidade.
LISARB obteve uma
pontuação de 69 pontos,
atingindo nível 2 de
maturidade. Klein PMO & Consulting

Nível de Maturidade
A importância de avaliar o
nível de maturidade em
Gerenciamento de projetos de uma
instituição é identificar os pontos
fortes e fracos nesse quesito.
A partir desse ponto, tomar
decisões entre treinar uma equipe
ou iniciar um projeto, considerando
uma equipe imatura em GP e uma
equipe com conhecimentos básico
respectivamente.

Benefícios de um PMO
• Melhorar o envolvimento das
pessoas no projeto;
• Obtenção de dados mais
precisos para a tomada de
decisões estratégicas;
• Criação de metodologia de
gerenciamento de projetos;
• Redução de custos;
• Prazos mais realistas;
• Aprendizado através de
relatórios tipo lições
aprendidas.

Nível Hierárquico do PMO
• Baseado na análise do modelo de
maturidade realizado, optou-se pelo
nível hierárquico 1.
• O nível hierárquico 1 visa projetos
e/ou programas individuais.
Acredita-se que começando com o
nível 1 em um grupo pequeno de
projetos, posteriormente possa-se
migrar para os próximos níveis,
utilizando com experiência e
referência o trabalho realizado no
nível 1.

Função do PMO
Para LISARB, foi escolhida a função do PMO
a Gerência de Recursos.
O foco da Gerência de Recursos será:
• Contratação local / RH local qualificado;
• Avaliação da performance com
acompanhamento do pessoal;
• Contratação de terceiros e parceiros.
Baseado na análise de maturidade,
percebeu-se uma deficiência nessa área,
porém com as ações a serem realizadas,
LISARB atingirá o sucesso.

Modelos do PMO
Como modelo para LISARB, foi escolhida a
Torre de Controle.
Esse modelo estabelece padrões e
parâmetros para serem seguidos, pois a
pesquisa de maturidade encontrou alguns
pontos negativos nessa área.
Atuando em paralelo à torre de controle, o
modelo Estação Meteorológica realiza o
acompanhamento e reporte das atividades.

Arquitetura do Modelo
Torre de
Controle
Estação
Meteorológica
1
Estação
Meteorológica
2
Estação
Meteorológica
3

Métricas de Sucesso do PMO
Para LISARB, serão utilizadas as seguintes
métricas:
• Média do ciclo de vida do projeto,
comparando com cidades de mesmo
porte;
• Número de falhas no projeto antes e
depois do PMO;
• Índice de conformidade de qualidade.

Etapa de Implantação do PMO
A meta da KPM PMO &
Consulting é atingir um nível de
maturidade alta em Lisarb, para que
isto seja possível a KPM PMO &
Consulting adotou a seguinte
estratégia:
- Projeto piloto na cidade de
Carazinho, estado do Rio Grande do
Sul, aplicando as boas práticas de
gerenciamento de projetos e criando
metodologias visando maior agilidade,
diminuição de custos e padronização
nos projetos.

O modelo do Projeto Piloto na
Cidade de Carazinho será o de Torre de
Comando, este desempenha quatro
funções básicas:
- Estabelecimento de padrões para
gerência de projetos;
- Suporte de como seguir estes
padrões;
- Reforçar estes padrões definidos e;
- Promover a melhoria continua.
Após projeto implantado em
Carazinho, iremos partir para uma
estratégia nacional, apresentada
posteriormente.

Etapa 1: Projeto Piloto em Carazinho

Etapa 2: Divisão de Lisarb
em quatro partes.
Na parte 1, onde está
Carazinho (Torre de
Controle), criação de
estações meteorológicas.

Etapa 3: Criação de Projetos
nas regiões dois, três e
quatro, estas irão seguir as
metodologias criadas
porém irão ser adaptadas às
regiões de implantação.
As adaptações tem como
objetivo garantir a boa
aplicabilidade devido a
diferenças culturais, renda e
necessidades.

Etapa 4: Criação de um
Projeto Piloto de PMO
Regional, na região 1.
Implementar Estações
Meteorológicas nas regiões
dois, três e quatro.

Etapa 5: Criação de um Pool
de Recursos , visando
suporte e apoio na
implementação das
metodologias em todas as
áreas.

Etapa 5: Criação de PMO
regional, nas regiões dois,
três e quatro.

Etapa 6 : Criação de PMO
nacional

Identificação dos Projetos
1. Estuda Piá;
2. Projeto Escola Aberta;
3. Vive LISARB!;
4. Um LISARB;
5. Projeto + Escola;
6. Operação Sexta-Feira
13;
7. Projeto Trombone;
8. Projeto Povo no
Plenário;
9. Projeto Luz Verde;
10. Projeto à Todo Vapor;
11. Projeto + Hospital;
12. Projeto + Asfalto;
13. Projeto Pega Ladrão;
14. Projeto Justiça Flash;
15. Projeto Revolver
Inteligente;
16. Projeto Pomba Branca;
17. Projeto Fronteira
Aberta.
Com a observação nos objetivos do planejamento
estratégico de LISARB, foram elencados os
seguintes projetos:

Categorização dos Projetos
Os projetos listados anteriormente foram
classificados nas seguintes categorias:
• Social;
• Política;
• Infraestrutura;
• Segurança e Justiça;
• Diplomacia.

Categorização dos Projetos
Social Política Infraestru
tura
Segurança e
Justiça
Diplomaci
a
Estuda
Piá
Operação
Sexta-
Feira 13
Projeto
Luz Verde
Projeto Pega
Ladrão
Projeto
Pomba
Branca
Projeto
Escola
Aberta
Projeto
Trombone
Projeto à
Todo
Vapor
Projeto
Justiça Flash
Projeto
Fronteira
Aberta
Vive
LISARB!
Projeto
Povo no
Plenário
Projeto +
Hospital
Projeto
Revolver
Inteligente
Um
LISARB
Projeto
+ Escola

Avaliação dos Projetos
Os seguintes critérios foram utilizados
para avaliar os projetos:
• Custo Lisarb;
qual impacto do projeto na redução do custo Lisarb
• Necessidade;
qual a necessidade dos beneficiários do projeto
• Tempo;
qual a duração do projeto
• Abrangência;
qual porcentagem da população será afetada
• Riscos.
quais os riscos de insucesso do projeto

Critério
Nota
0 5 10
Custo Lisarb <1% >1% e <5% >5%
Necessidade Aceitável Moderado Urgente
Tempo >5 anos <5 e >2 anos <2 anos
Abrangência até 10% de 10% a 60% mais que 60%
Riscos 10% 5% 0

Critério Peso
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Custo Lisarb 15% 5 0,75 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5 5 0,75
Necessidade 25% 10 2,5 10 2,5 5 1,25 5 1,25 0 0 0 0 5 0,75 0 0
Tempo 20% 0 0 5 1 5 1 0 0 0 0 10 1,5 10 1,5 5 0,75
Abrangência 30% 5 1,5 5 1,5 5 1,5 0 0 5 0,75 5 0,75 0 0 10 1,5
Riscos 10% 10 1 10 1 0 0 5 0,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5
TOTAL 46,25 51,25 22,5 23,75 22,5 26,25 37,5 37,5

Critério Peso
P13 P14 P15 P16 P17
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Custo Lisarb 15% 5 0,75 10 1,5 5 0,75 5 0,75 5 0,75
Necessidade 25% 5 1,25 10 2,5 0 0 5 1,25 5 1,25
Tempo 20% 0 0 10 2 5 1 5 1 5 1
Abrangência 30% 0 0 5 1,5 0 0 5 1,5 5 1,5
Riscos 10% 0 0 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5
Critério Peso
P9 P10 P11 P12
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Custo Lisarb 15% 5 0,75 10 1,5 5 0,75 0 0
Necessidade 25% 10 2,5 5 1,25 10 2,5 5 1,25
Tempo 20% 0 0 5 1 0 0 5 1
Abrangência 30% 5 1,5 0 0 0 0 5 1,5
Riscos 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1

Seleção dos Projetos
No item de seleção de projetos a KPM PMO &
Consulting irá realizar a seleção dos projetos com o
objetivo de execução dos projetos que realmente irá
agregar ao portifólio de Lisarb.
Primeiramente irá ser colocado todos os projetos na
matriz de balanceamento e em seguida rodar o
processo de verificação da viabilidade dos projetos,
consequentemente terá de se agregado ou retirado
projetos de seu portifólio.

Priorização dos Projetos
Projeto Objetivo
Duração
(anos)
Investimento Nota final
P14 Objetivo 6 até 2 anos médio 70
P2 Objetivo 6 entre 2 e 5 médio 51,25
P1 Objetivo 7 mais que 5 alto 46,25
P13 Objetivo 1 entre 2 e 5 alto 45
P9 Objetivo 6 mais que 5 baixo 38,75
P7 Objetivo 9 até 2 anos médio 37,5
P11 Objetivo 4 mais que 5 médio 31,25
P12 Objetivo 4 entre 2 e 5 alto 28,75
P6 Objetivo 2 até 2 anos alto 26,25
P16 Objetivo 8 entre 2 e 5 médio 25
P17 Objetivo 8 entre 2 e 5 alto 25

Balanceamento do Portfólio
Obj. 09
Obj. 08
Obj. 07
Obj. 06
Obj. 05
Obj. 04
Obj. 03
Obj. 02
Obj. 01
Social Política Infra. Segur. Diplom.
Custo do Projeto:
(Tamanho da bolha)
Duração do Projeto:
(Cor da bolha)
• Acima de
500.000,00
• 100.000,00 a
500.000,00
• Até 100.000,00
• Até 2 anos
• De 2 a 5 anos
• Acima de 5
anos
1
2
3
4 5
6
7
8
9 10
11 12
13
14
15
16 17

Eliminação por duração de projeto
Obj. 09
Obj. 08
Obj. 07
Obj. 06
Obj. 05
Obj. 04
Obj. 03
Obj. 02
Obj. 01
Custo do Projeto:
(Tamanho da bolha)
(Cor da bolha)
• Acima de
500.000,00
• 100.000,00 a
500.000,00
• Até 100.000,00
• Até 2 anos
• De 2 a 5 anos
• Acima de 5
anos
1
4 5
7
8
10
11
13
14
15
16 17

Eliminação por custo de projeto
Obj. 09
Obj. 08
Obj. 07
Obj. 06
Obj. 05
Obj. 04
Obj. 03
Obj. 02
Obj. 01
Custo do Projeto:
(Tamanho da bolha)
(Cor da bolha)
• Acima de
500.000,00
• 100.000,00 a
500.000,00
• Até 100.000,00
• Até 2 anos
• De 2 a 5 anos
• Acima de 5
anos
1
4 5
7
8
10
11
13
14
15
16

Eliminação por pontuação do projeto
Obj. 09
Obj. 08
Obj. 07
Obj. 06
Obj. 05
Obj. 04
Obj. 03
Obj. 02
Obj. 01
Custo do Projeto:
(Tamanho da bolha)
(Cor da bolha)
• Acima de
500.000,00
• 100.000,00 a
500.000,00
• Até 100.000,00
• Até 2 anos
• De 2 a 5 anos
• Acima de 5
anos
1
4
7
8
11
13
14
15
16

Interação com Processos Anteriores
Para um readequamento do Portifófio, foi utilizada uma
tabela de balanceamento visando facilitar a visualização dos
projetos para que dois ou mais projetos sejam executados
unindo mesmos objetivos, consequentemente
economizando, tempo, recursos humanos e financeiros.
A KPM PMO & Consulting julgou necessário um
balanceamento realizando a retirada de alguns projetos onde
contemplavam o mesmo objetivo. Porém é de conhecimento
que para obter eficácia no processo, teremos de realizar
checagem continuamente (PDCA) com o objetivo de
atualização da matriz de projetos.

“Implantação de PMO em LISARB”
Equipe do Projeto:
• Arthur Henrique Munaretti
• César Augusto Demarchi
• Fernando Sampert
• Roberto Klein
Gerenciamento de Portfólio e PMO
FGV - MBA em Gerenciamento de
Projetos – GP 06 – Passo Fundo - RS

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