Passos para a implementação da gestão matricial do orçamento

1. Gestão matricial do
orçamento

2. Gestão matricial do orçamento
• A gestão matricial do orçamento (de receitas e despesas) é um
método para o alcance de metas envolvendo:
• Definição de estrutura organizacional matricial para o planejamento
e acompanhamento orçamentário
• Análise das contas contábeis para a definição das metas
preliminaries do orçamento de receitas e despesas
• Negociação das metas orçamentárias
• Acompanhamento orçamentário

3. Benefícios da utilização da gestão matricial
do orçamento
• Acompanhamento orçamentário realizado matricialmente (gestor
de pacote e gestor de área), aumentando o controle e
visibilidade de receitas e despesas
• Aumento do conhecimento organizacional sobre sua operação,
através da análise detalhada das contas e acompanhamento
sistemático

4. As etapas para a implantação da gestão
matricial do orçamento
1. DEFINIÇÃO DA ESTRUTURA MATRICIAL - O primeiro passo é definir
grupos de contas (“pacotes”) de mesma natureza, e um responsável por
cada um desses grupos (gestor de pacote)
2. ANÁLISE E DEFINIÇÃO DE METAS – O gestor de pacote analisa suas
contas, parametrizando-as e definindo metas de acordo com o potencial
de ganho identificado
3. NEGOCIAÇÃO DAS METAS – O gestor de pacote negocia metas com
os gestores das áreas, mostrando suas análises. As metas são definidas
tanto para o responsável pelo pacote quanto para os gestores das áreas
4. ELABORAÇÃO DE PLANOS DE AÇÃO – Gestores de pacote e
gestores de áreas elaboram planos de ação que garantam que as metas
negociadas sejam atingidas
5. ACOMPANHAMENTO – As metas orçamentárias são acompanhadas
tanto pelo gestor de pacote quanto pelo gestores das áreas, com controle
cruzado sobre despesas e receitas

5. 1. Definição da estrutura matricial
• Analise o plano de contas utilizado por sua organização para
definir os pacotes adequados
• Pacotes são agrupamentos de contas contábeis homogêneas
em relação à natureza do lançamento que as originaram
• Para cada pacote defina um responsável (“gestor de pacote”)
• Exemplos de pacotes:
• Benefícios (vale refeição, vale transporte, seguro saúde)
• Aluguéis (imóveis, veículos)
• Utilidades (luz, água, esgoto)
• Manutenção (manutenção de máquinas e equipamentos,
manutenção predial)
• Entenda a estrutura organizacional e identifique os gestores de
áreas

6. 2. Análise e definição de metas
• É importante neste momento garantir que os valores a serem
analisados estejam corretos: identifique lançamentos errados e
realoque-os adequadamente
• Para cada uma das contas contábeis, o gestor de pacote define
a estratégia mais adequada de análise e definição de meta
preliminar:
• Análise de contratos:
• Análise e comparação de indicadores, definidos através de parâmetros de
preço e de consumo (para despesas) ou quantidade (para receitas).
Lembre-se de comparar os indicadores de áreas organizacionais ou
mercados semelhantes para a identificação de melhores práticas e/ou
lacunas;
• Base zero: análise crítica de cada item orçamentário;
• Outras análises definidas pelo gestor de pacotes.
• A partir das análises realizadas, o gestor de pacotes define as
metas orçamentárias preliminares para cada conta e para as
áreas da organização

7. 3. Negociação das metas
• As metas preliminares, definidas pelos gestores de pacote, são
distribuídas com antecedência para os gestores de áreas, para
que possam ser analisadas
• Os gestores de pacote elaboram planilhas, contendo as metas
de cada conta e cada área, e seu respectivo racional de análise
e definição
• Cada meta é discutida e negociada entre o gestor de pacote e o
gestor de área
• Após a negociação, as metas são consolidadas e avaliadas pela
direção, que avalia se o orçamento, como um todo, atende aos
objetivos estratégicos da organização

8. 4. Elaboração dos planos de ação
• Para que as metas negociadas sejam atingidas, gestores de
pacote e de áreas devem elaborar planos de ação para que as
mesmas sejam atingidas
• Os planos de ação devem considerar o conhecimento já
existente na organização, disseminando as melhores práticas
• Planos de ação devem conter, minimamente, o que será feito,
responsável e prazo, e devem ser registrados e acompanhados
periodicamente
• Além dos planos de ação, os gestores de pacote elaboram
também procedimentos que visem a garantir que as metas sejam
atingidas

9. 5. Acompanhamento
• Implemente a gestão à vista na organização, para que todos
possam acompanhar o orçamento e comprometer-se com as
metas
• Realize reuniões mensais de acompanhamento, com a presença
de gestores de pacote e de áreas
• As reuniões de acompanhamento devem focar na análise dos
desvios (análise de suas causas) e em ações para o
cumprimento do orçamento
• Verifique se os procedimentos estão sendo cumpridos!