Este documento describe los procedimientos para realizar el inventario, controlar el uso en sala y realizar traslados masivos de colecciones con el sistema Millennium. Explica cómo escanear códigos de barras para comparar la información del sistema con la realidad, generar informes de inventario y modificar registros. También cubre el proceso para enviar materiales a la biblioteca depósito, incluyendo la generación de listas e informes de envío.

1. GESTIÓN DE LAS COLECCIONES CON MILLENNIUM: Inventario, Uso en sala, Traslado masivo de ejemplares

2. Gestión de las colecciones: documentación Intranet Guía para hacer el inventario con Millenniumhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_inventario.htm Control del uso en sala con Millenniumhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/manual_contaruso.htm Procedimiento de envío de ejemplares a la Biblioteca Depósitohttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html Dar de baja registros de ejemplar y/o bibliográficohttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_baja_barre.htmlhttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/b_baja.html

3. Inventario: generalidades En qué consiste hacer el inventario con Millennium: Millennium compara: La información que consta en el sistema a cerca del estado y ubicación de los ejemplares La situación real de las obras que están en las estanterías En esta comparación se tiene en cuenta una serie de elementos: Ubicación del ejemplar en su biblioteca  ¿está en su ubicación correcta? Localización del ejemplar en su estantería  ¿está el ejemplar en el rango que hemos introducido? Ordenación del ejemplar  ¿está ordenado correctamente entre los ejemplares vecinos? Estado del ejemplar disponible (-)  ¿prestado o no? Otros Estados del ejemplar (en tránsito, expurgo, encuadernación …)  ¿hay incoherencia?

4. Inventario: procedimientos (1) Para hacer esta comparación existen 2 métodos: Comparación automática Comparación manual COMPARACIÓN AUTOMÁTICA: Es el sistema el que compara los datos que tiene con la realidad Para ello tenemos que “darle” los datos sobre la situación real  ofreciéndole un fichero con esta información Pasos a seguir: Escanear código de barras de los ejemplares tal y como se encuentran en la estantería Generar un fichero con estos datos y transferirlo a Millennium Procesar el informe de comparación El sistema modificará el estado de los ejemplares cuando sea necesario Imprimir e interpretar este informe y hacer los cambios necesarios en las estanterías

5. Inventario: procedimientos (2) COMPARACIÓN MANUAL: De Millennium sólo se obtiene un listado con la información que tiene respecto a la ubicación, signatura y estado de los ejemplares dentro de un rango determinado de signaturas Este informe se imprimirá La comparación de este informe con la situación real en las estanterías la hará el personal de bibliotecas de forma manual Después habrá que anotar las incidencias También habrá que modificar en el sistema los cambios que se hayan realizado (estado, ubicación …) Cuándo utilizarla: Estanterías de difícil acceso

6. Inventario por comparación automática (1) Pasos a seguir: Lectura de códigos de barras de los ejemplares con lector inalámbrico  IMPORTANTE: El primer y el último ejemplar del rango deben estar en el orden correcto El resto de ejemplares se escanearán en el orden en que estén colocados El número máximo de códigos es 5.000 pero puede ser útil hacer 1 fichero por cada estantería Descargar la información de la pistola a un pc (Systools2001)  se genera un fichero .DAT con una estructura similar a esta: n:##########n:0000152485n:0000352964n:0001257783 Copiar el fichero del pc local al espacio de disco de la biblioteca (disco.uv.es)  Importante: el nombre del fichero no tendrá diacríticos, espacios … Cargar los ficheros de disco al servidor Millennium (en modo Telnet)  Importante: conocer la ruta de directorios Procesar el fichero y generar el Informe de inventario

7. Inventario por comparación automática (2) Contenido del informe de inventario: CABECERA DEL INFORME Título del informe, fecha y biblioteca Rango de ejemplares Datos del sistema: nº total de ítems, nº ejemplares prestados, nº ejemplares que deberían y no deberían estar en la estantería (de acuerdo con su estado) Datos escaneados: nº total de códigos de barras introducidos en el fichero, nº de códigos de barras fuera de rango, mal ordenados y extraviados LISTADO: presenta 4 columnas Estado Código de barras Signatura Título (20 caracteres)

8. Inventario por comparación automática (3) Se pueden generar 2 posibles tipos de informe: Informe completo Incluye información de TODOS los registros del rango, tanto de los que están correctos como los errores Se indican los errores de mala colocación y también dónde deberían estar colocados esos ejemplares (Err msh) Cada ejemplar aparece precedido de un número currens de su secuencia A veces este número no aparece  son casos en que se indica qué ejemplar debería estar colocado allí. Cuando éste aparezca se indicará su error de colocación Informe sólo de los errores Incluye información SÓLO de los errores Libros desaparecidos Libros mal colocados … Antes de un error de colocación se avisa del último ejemplar bien colocado (Last item shelved)

9. Inventario por comparación automática (4) Posibles mensajes del informe  ESTADO

10. Control del uso en sala (1) Existen herramientas para controlas el uso en sala de los ejemplares: Registro de ejemplar: Campo USO INTERNO lo usaremos para el uso en sala Campo FOTOCOPIADO Campo USO EJEMPLAR 3 (sin definir) Son campos de tipo contador Incrementan su valor al escanear su código de barras desde el modo correspondiente (Circulación) Posteriormente se podrá utilizar esta información para obtener datos estadísticos y/o generar Listas de revisión Es una tarea que requiere planificación detallada  se puede realizar bajo ciertas condiciones

11. Control del uso en sala (2) Procedimiento Circulación > Modo Contar uso Posibilidades: Uso interno Fotocopiado Uso ejemplar 3 Lector portátil Lector portátil  procedimiento Escanear los códigos de barras de los ejemplares con el lector Se creará el fichero correspondiente eligiendo la opción adecuada. Ésta condicionará el contenido del fichero (código precedido de a ó b) 1 – USO INTERNO  (a:0000152485) 2 - FOTOCOPIADO  (b:0000152485) Descargar el fichero en el pc local Desde Millennium > Modo contar uso procesaremos el fichero local El campo correspondiente de cada ejemplar se incrementará en 1 Lectura de código de barras con lector conectado directamente al pc Lectura de código de barras con lector inalámbrico

12. Traslado masivo de ejemplares (1) El traslado de ejemplares requiere realizar ciertos cambios en los registros correspondientes en Millennium Cambios de la ubicación del registro de ejemplar (i.) Cambios de valor del campo Estado (i.) Cambios de signatura (i.) Cambios de los valores que determinan las condiciones de préstamo: Tipo de ejemplar, Tipo de préstamo Nota pública en el ejemplar (temporal o definitiva) Ocultación del registro en el opac (temporal o definitiva) Sincronización de la ubicación del registro bibliográfico (b.) (en ciertos casos) Ocultación del registro bibliográfico (b.) (en ciertos casos) Cuando los traslados afectan a un gran número de ejemplares pueden utilizarse herramientas para facilitar estos cambios  Listas de revisión + Actualización global

13. Traslado masivo de ejemplares (2) Además es conveniente generar y guardar listados de los ejemplares que van a trasladarse, sobre todo si eso afecta a varias bibliotecas Estos listados pueden generarse fácilmente desde Millennium Se incluirá en ellos toda la información necesaria para identificar en todo momento al ejemplar  Crear listas Las listas pueden crearse tomando criterio booleanos A veces será necesario crearlas escaneando los códigos de barras de los ejemplares

14. Envío de ejemplares a la Biblioteca Depósito: procedimiento (1) Documentación: Normas de envío de ejemplares a la Biblioteca Depósitohttp://biblioteca.uv.es/intranet/procediments/i_bca_deposito.html Pasos a seguir: Programar el envío con antelación y ponerse en contacto con la B. Depósito Qué enviar  recomendaciones Modificaciones a hacer en los registros Cambio de signaturas y tejuelos  se seguirá la secuencia del rango especificado por la Biblioteca Depósito Se incluirá el NOTA NO PÚBLICA la antigua signatura Se intentará homogeneizar los ejemplares por tamaño y balda Cambiar la ubicación de los ejemplares y revisar la concordancia con sus reg. Bibliográficos Se puede contactar con el SBD-SC para programar una modificación masiva de ciertos valores

15. Envío de ejemplares a la Biblioteca Depósito: procedimiento (2) Informes a generar desde Listados  se pueden generar listados de los ejemplares a enviar por diversos criterios (rango de signatura, fichero de códigos de barras …) A partir del conjunto obtenido se exportarán los datos a un fichero Excel y se generará el Informe de envío correspondientes Este Informe incluirá al menos los siguientes datos: Nº del registro bibliográfico (b.) Nº del registro de ejemplar (i.) Signatura (del reg. i.) Código de barras (del reg. i.) Título (del reg. b.) Además se incluirá también: Nombre de la biblioteca que envía las obras Fecha de envío Nº de caja (opcional) Tanto la Biblioteca Depósito como la que envía los ejemplares guardarán copia de estos informes