Dicas para avaliar ERP solution

1. Dicas para Avaliação de uma Solução ERP
Paulo Henrique Pinhão cel.: 21-9-91101649 mailto:pinhao@ppinhao.com.br
 Requerimentos de Negócio:
o Identifique os requerimentos realmente relevantes e importantes,
estabelecendo pesos diferenciados a partir das estratégias de negócio. Esses
requerimentos de negócio devem ser prioritariamente dirigidos aos
provedores como questionamentos. O uso de RFPs e RFQs não é a melhor
forma de avaliar a aderência desses requerimentos, procure, também, a
interação direta com o produto, com o provedor e com usuários
experientes.
o Os requerimentos não devem ser deduzidos somente a partir das
necessidades atendidas pelos sistemas atuais. É importante gerar
requerimentos a partir do entendimento das dificuldades atuais e das
necessidades ainda não atendidas (ex. controles manuais, retrabalhos,
etc.), tendo como base o processo de negócio.
o A forma como a solução atende ao requerimento deve influenciar a
avaliação. Ou seja, a existência da informação, como input e/ou output, é a
premissa básica da aderência, mas é necessário avaliar o controle que o
sistema promove com essas informações. Essa avaliação também esta
relacionada à flexibilidade com que esses controles podem ser configurados,
e o quanto eles podem ser pró-ativos em relação aos usuários. O sistema
precisa conduzir o usuário.
 Essa capacidade de conduzir o usuário dentro de um fluxo de
trabalho é suportada pela tecnologia de Workflow que deve estar
presente na solução ERP. É importante avaliar os recursos de
Workflow pelo enfoque do gestor do fluxo de trabalho. Ou seja,
como ele consegue interagir na configuração, tratar formulários,
administrar alçadas, padronizar notificações e monitorar esses fluxos
e suas métricas.
o Procure identificar novos requerimentos a partir da interação com o
provedor e com outros usuários da solução ERP. É preciso estar aberto ao
entendimento de novas maneiras de fazer o mesmo controle, assim como
suas vantagens e desvantagens.
o Os requerimentos fiscais e legais são mutantes em nosso país, assim como
se diferenciam conforme a região e o tipo de produto ou serviço. Por isso, é
preciso avaliá-los de forma mais minuciosa junto aos provedores. Os
provedores globais encontram grande dificuldade na manutenção dessas
regras locais, sendo assim, eles apresentam um tempo de resposta maior em
termos de reação às mudanças.
 Avalie o custo x benefício de integrar soluções específicas
(nacionais) para atendimento aos requerimentos fiscais e legais.
Alguns provedores de ERP já adotam essa estratégia.
 Produtividade operacional e facilidade de uso:
o É importante observar a forma intuitiva e ágil da navegação entre campos,
telas e menus.

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o É preciso avaliar as mensagens de interação do sistema (on-line, por e-mail,
SMS, etc).
o Avalie a qualidade dos Helps On-line e dos Wizards pertinentes.
o Quando a apresentação do produto é conduzida e liderada exclusivamente
pelo provedor, não é possível ter uma adequada avaliação desses aspectos. O
certo, nesse caso, seria prever uma interação prática, onde alguns de seus
usuários “chave”, ou analistas, possam fazer algumas transações com base
num roteiro (script) pré-estabelecido, contando com o apoio próximo do
provedor.
 “Input” e “Output”:
o Avalie a entrada de dados nos seguintes aspectos;
 Garantia da integridade:
 Recursos de consistência on-line e off-line (Ex. input via
planilha)
 Segmentação de cadastros (conforme o perfil e estrutura
organizacional)
 Manutenção do log de acessos (rastreabilidade)
 Facilidade de Personalização da Interface:
 Adequação da terminologia (nomes de campos e menus)
 Inserção de novos campos e respectivas consistências
 Possibilidade de ajustes no look&feel
o Entenda os recursos existentes para extração de informações e avalie o grau
de independência que eles proporcionam aos usuários (em relação à área de
TI).
 Ex. Gerador de Relatórios (Queries), exportação para planilha, etc...
o Avalie a capacidade de apuração de métricas e indicadores que apóiem os
gestores dos processos de negócio.
 É cada vez mais importante ter essa apuração sendo feita em tempo
real (ou quase real), pois a gestão dos processos demanda ciclos
decisórios com tempos de resposta cada vez menores.
 A apuração de indicadores, em sua grande maioria, necessita buscar
informações em bases funcionais distintas. As soluções com maior
fragmentação do modelo de dados, irão apresentar maiores
dificuldades (menor performance) em fazer essa consolidação
dinâmica.
 Interação “Self-service”, B2B e B2C:
o Mesmo dentro de uma amplitude administrativa e financeira percebemos
uma crescente demanda da solução ERP na interação com usuários externos
ao escopo da aplicação (ex. clientes, fornecedores, auditores, funcionários de
ouras áreas, etc).
o É importante avaliar como a solução ERP utiliza a web para endereçar essas
necessidades de interação externa:

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 Ex. Status do pedido, posição de títulos, informes financeiros, limites
de crédito, etc.
 A Implantação do ERP:
o A maior parte do esforço de implantação de uma solução ERP está
relacionada à tradução dos requerimentos de negócio em parametrização do
aplicativo. Esse trabalho inclui esforços intensivos de teste e é chamado de
configuração. Durante a implantação, a configuração é feita de forma
evolutiva e cíclica.
o O projeto de implantação do ERP deve sempre considerar as seguintes
premissas:
 Não prever esforços de customização. Essa palavra “customização”
deve ser banida do escopo do projeto. Ela deve ser substituída pelas
palavras “integração” e “componentização”. Os “gaps” funcionais
da solução a ser implantada deverão ser disponibilizados através da
integração de componentes pré-existentes ou pela construção de
serviços (web services) que venham a ser integrados ao ERP, através
de tecnologia baseada em SOA (Service Oriented Architecture).
 O provedor de ERP deverá disponibilizar uma alternativa de solução
pré-configurada. Ou seja, essa alternativa deverá assumir alguns
requerimentos e sua respectiva parametrização. Isso reduz os
esforços e os custos de implantação, mas por outro lado, “engessa” a
aderência personalizada dos requerimentos de negócio.
 Para poder tomar a decisão pela pré-configuração, as
questões dirigidas aos provedores deverão validar não
somente a aderência funcional do produto, como também a
aderência ao “template” pré-configurado pelo provedor.
 Normalmente o provedor de solução ERP indica a empresa de
consultoria habilitada ao projeto de implantação. Para avaliar essa
consultoria, analise os currículos de seus consultores, acesse alguns
clientes de projetos anteriores e, principalmente, entenda a
experiência dos gerentes de projetos na implantação do ERP
(estrutura do PMO).
 Peça com que a consultoria apresente a metodologia de
implantação e a de gerenciamento.
 Certificações PMP são bem vindas.
 O Provedor da Solução:
o Avaliação do Provedor da solução é tão importante quanto a avaliação de
funcionalidades.
o Alguns pontos de atenção:
 Pondere sobre o nível de serviço prestado pelo provedor em termos
de suporte e manutenção à solução ERP.

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 A maneira mais adequada de obter essas informações é
acessando diretamente a base instalada e as associações de
empresas usuárias do ERP.
 O provedor possui estratégia orientada ao seu segmento de negócio?
A solução possui funcionalidades e/ou pré-configuração dirigida
especificamente ao seu segmento?
 É preciso entender se o provedor irá evoluir a solução de,
propiciando uma parceria estratégica de longo prazo com a
comunidade.
 É importante avaliar a qualidade dos recursos de educação
(presencial e a distância) e certificações oferecidas pelo Provedor,
tendo em vista a capacitação da equipe de implantação e dos usuários
finais.
 Dê preferência aos provedores que ofereçam serviços (SaaS) em
substituição ao modelo tradicional de licenciamento. Além de
propiciar uma oferta mais competitiva em termos de TCO, esses
provedores tendem a oferecer um atendimento mais qualificado e
próximo.
 O tamanho da base instalada indica a solidez da solução, mas não
garante a sua continuidade e a do seu provedor.
 Com a constatação de que os provedores de ERP não têm vocação
para a prestação de serviços, começam a surgir os Centros de
Solução que buscam preencher essa lacuna de mercado, através de
serviços especializados de HelpDesk, Administração remota de
ambientes, Fábrica de componentes e Orientação aos processos de
um segmento específico.
B2BB2B
InteligInteligêênciancia
dede
NegNegóócioscios
AplicaAplicaçõçõeses
AnalAnalííticasticas
AplicaAplicaçõçõeses
dede
RetaguardaRetaguarda
AplicaAplicaçõçõeses
CrCrííticasticas
CamadadeCamadade
IntegraIntegraçãçãoo
AplicaAplicaçõçõeses
ExistentesExistentes
FornecedoresFornecedores
DistribuiDistribuiçãçãoo
ComprasCompras
ProduProduçãçãoo
FretesFretes
VendasVendas
FornecedoresFornecedores
DistribuiDistribuiçãçãoo
ComprasCompras
ProduProduçãçãoo
FretesFretes
VendasVendas
ContratosContratos
PPóóss--VendaVenda
ManutenManutençãçãoo
OrOrççamentosamentos
CRMCRM
FinanceiroFinanceiro
ContratosContratos
PPóóss--VendaVenda
ManutenManutençãçãoo
OrOrççamentosamentos
CRMCRM
FinanceiroFinanceiro
AmbientesLegados(HeterogAmbientesLegados(Heterogêêneos)neos)
HubHub deIntegradeIntegraçãçãoo–– BPM/SOABPM/SOA
InformaInformaçõçõesGerenciaisesGerenciais
IndicadoresdePerformanceIndicadoresdePerformance
PortalPortal –– ColaboraColaboraçãçãoo –– SingleSignSingleSign--onon
AmplitudedoEscopodeSoluAmplitudedoEscopodeSoluçãçãoo

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 A Tecnologia embarcada:
o Opte por soluções web baseadas em 3 camadas (no mínimo) onde a maior
parte da lógica funcional seja tratada como serviços aplicativos (application
server)
o A arquitetura da camada “Cliente” deve buscar o equilíbrio entre a “leveza”
transacional e a qualidade da interface com o usuário.
o Opte por arquiteturas que privilegiem e otimizem a performance e a
integridade da comunicação de dados entre o aplicativo e o SGBD.
o Procure avaliar o nível de fragmentação do modelo de dados.
o Evite soluções suportadas por metaframe.
o Dê preferência às soluções baseadas em plataforma de desenvolvimento
aberta, orientada a objetos e de uso em larga escala pela comunidade
desenvolvedora (fábricas de software).
o A compatibilidade com plataformas “OpenSource” é um aspecto relevante a
ser considerado (Linux, Jboss, etc). Já existem opções de ERP OpenSource
no mercado (Compiere e ERP5).
o Considere arquiteturas componentizadas (modularizadas) que já façam uso
de um “middleware” de integração suportado por padrões abertos (XML,
SOAP, etc) e adaptadores prontos.
o Privilegie as soluções suportadas por tecnologia workflow ou BPM.
o Algumas soluções já trazem em seu bojo, ferramentas para estruturação e
personalização de portais colaborativos e “workplaces” comunitários. Veja
isso como um diferencial.
o A solução deverá ser suportada por um núcleo de administração de acessos /
perfis, controle de ambientes (setups, atualizações, etc), distribuição de
cargas e prioridades (serviços concorrentes), administração dos BD e do
Archiving (limpeza lógica dos dados históricos).