Comment bâtir une solution de GED qui soit capable de prendre en compte toutes les facettes de vos métiers

2.  Toutes les informations circulant sont cruciales pour un Chef
d’Entreprise.
 Une perte d’information peut avoir des conséquences
catastrophiques sur le bon déroulement d’un process.
 Chaque source d’information doit pouvoir être clairement
identifiée et rapidement.
 Aujourd’hui, les images et le son voyagent de façon quasi
immédiate sur les infrastructures. Il n’existe presque plus de
limitation en terme de volume distribué
 Les appareils permettant d’accéder aux contenus en ligne
sont pléthores : tablettes tactiles, Smartphones,
 Les réseaux sont presque partout : Wi -Fi, 3 et 4 G..

3. Votre Entreprise
Partenaires
Environneme
nt business
Le Web
Clients
Frontière entre
votre réseau et l’extérieur
L’Entrepris
e et ses
employés

4.  Archiver ou stocker en un lieu unique n’apporte qu’une
réponse partielle aux problématiques.
 Les solutions mises en place nécessitent souvent un haut
niveau d’expertise linguistique.
 Avec le Web 2.0, les utilisateurs attendent d’être acteurs avec
des solutions simples et des interfaces flexibles.
 L’utilisateur conserve trop d’informations et ne trie pas, car
cela est coûteux en temps et en énergie
 L’utilisateur accède rarement à la bonne information du
premier coup, car elle est souvent introuvable, ou masquée
par une masse d’autres informations dans des silos distincts

5.  L’utilisateur ne peut pas se fier à l’information trouvée, car le
cycle de vie de celle-ci n’est pas maîtrisé
 L’utilisateur doit fournir un meilleur service avec moins de
moyens pour faire gagner son entreprise.
 L’utilisateur veut optimiser son travail quotidien en anticipant
les besoins de ses clients, mais aussi en disposant d’une vue
globale sur les informations les concernant.
 Les informations existent, mais elles sont disparates et
souvent dans un format peu manipulable
 Les documents sont souvent dupliqués dans de multiples
référentiels

6. Attractif
Simple
Efficace
Accessible
Rigoureux
Utile

7. DIRECTIVES, LOIS,
BREVETS
COURRIELS
MESSAGERIE
FLUX RSS, FILS
D’INFORMATIONS
DOCUMENTS
ENTRANTS
NUMERISES
DOCUMENTS
BUREAUTIQUES INTERNES
ET EXTERNES
CAPITALISATION ?
COURRIERS PAPIER,
PLAQUETTES
EXTERNES
NOTES INTERNES,
WIKIS PROJETS
DOCUMENTS ISSUS
DE RECHERCHES
SUR LE WEB
BILLETS DE
BLOGS, RESEAUX
SOCIAUX
DOCUMENTS
VIDEO ET IMAGE
DOCUMENTS ISSUS
DE WORKFLOWS
METIERS

8.  Les entreprises dépensent en moyenne 20 € pour classer un
document, 120 € pour retrouver un document mal classé, 220
€ pour reproduire un document définitivement perdu
 7,5 % des documents sont définitivement perdus,
3 % sont
mal classés, et rarement retrouvés
 Les utilisateurs passent 15% de leur temps de travail à lire
les informations sur leur métier, mais consacrent 50% à les
chercher.
 Un document est photocopié en moyenne 19 fois sur papier,
et systématiquement enregistré en local pour un document
électronique

9.  Un Fax coûte en moyenne 6200 € par an, le temps moyen
pour envoyer un fax est de 8 minutes
 Le coût moyen pour envoyer un courrier postal oscille entre 8
€ à 15 €
 Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19%.
 Il faut savoir qu’il y a environ 4 trillions de documents
existants aux USA et le taux de croissance est de 22% par an
 Chaque collaborateur d’une entreprise reçoit 18 Mb de
courriels par jour
 Ils envoient et reçoivent 133 mails par jour

10.  Le volume de documents papier croît de 56% par an
 Le volume d’enregistrements électroniques croit de 70% par
an
 50% des organisations scannent leur documents entrants de
manière automatisée sans manipulation manuelle.
 50% des organisations ne gèrent pas les enregistrements
électroniques
 71% des organisations ont mis en place des procédures de
gestion du cycle de vie des documents papier, moins de la
moitié l’ont fait pour les documents électroniques

11.  31% des organisations ont plus de 20 référentiels distincts
 35% des organisations utilisent des développements
spécifiques pour connecter leurs référentiels
 Dans les organisations sans solution de gestion
documentaire, 60% ne seraient pas capables de justifier les
documents perdus, égarés, détruits
 Plus de 70% des organisations n’ont pas de projet d’archivage
à long terme de leurs contenus
 Les collaborateurs d’entreprise peuvent passer jusqu’à 1h30
par jour à traiter leurs courriels
S o u rc e : R a p p o r t d e f é v r i er 2 01 0 d e l ’ A I I M ( A s s o c ia t i o n f o r I n f o r m a t i o n a n d I m a g e
Management)

12.  Le volume d’informations à gérer quotidiennement est plus
important et moins homogène
 Les standards évoluent, par conséquent les processus et les
outils doivent eux aussi évoluer
 L’environnement métier tend à se complexifier, les marchés
sont rarement « structurés », et les informations peuvent être
très transversales
 Pour être le meilleur, il faut avoir les bonnes cartes au bon
moment, pour prendre les bonnes décisions
 L’évolution est en marche. Il est inutile de vouloir résister
sous peine de pénaliser l’entreprise. Les utilisateurs
emploient déjà ces technologies chez eux au quotidien

13.  Le web 2.0 repose sur la contribution et la participation des
utilisateurs
 Les contenus peuvent être republiés, enrichis, commentés,
etc..
 Les contenus sont facilement dif fusables au sein du système
d’information de l’entreprise.
 Des discussions peuvent débuter autour d’un document,
permettant ainsi d’enrichir celui -ci.
 Les gains sont flagrants concernant l’accès au savoir et aux
expertises pour tous
 Le travail quotidien et les modes opératoires de chacun
trouvent une réponse appropriée.

14.  Créer un Social CRM, de l’archivage, du partage et de
capitalisation avec un seul et même outil
 Rendre accessibles tous les documents
 Palier aux 40% de recherches qui demeurent infructueuses
 Définir une vraie politique éditoriale
 Rendre les flux d’informations entre partenaires plus
qualitatifs
 Capitaliser en cohérence avec les besoins, les informations
nécessaires au bon fonctionnement
 Penser aux interactions futures dès maintenant
 Gérer l’exponentialité des données
 Rendre les méthodes d’accès aux documents plus ouvertes à
tous, et évolutives

15. Réduction du
temps d’accès
aux
documents
Unicité ,
fluidité et
meilleure
cohérence de
l’information
Capitalisation
autour des
logiques
métier
Pas de prise
en main
contraignante
Gestion
simplifiée et
structurée de
tous les types
de documents

16.  Quand j’ai besoin d’un document, je demande à mes
collègues, qui eux doivent savoir où il se trouve !
 Si on perd un document électronique, ce n’est pas grave, il
n’a pas de légalité !
 On n’a pas le temps de se consacrer à ça, et en plus, en ce
moment on fait des économies !
 Le respect de l’environnement ? Un peu de papier c’est pas ça
qui va empirer la situation !
 Si on trouve trop vite un document, on va payer nos employés
à ne plus rien faire ?
 Nous on préfère gérer les projets tous ensemble, et faire venir
tous nos chefs de projets à notre siège pour étudier les
documents autour d’une table !

17.  Nos locaux sont sûrs, et toutes nos données sont
sauvegardées par chaque collaborateur sur leur ordinateur
personnel !
 Ici on fait confiance aux gens, et on sait qu’ils ne partiront
jamais avec des informations internes !
 Le courrier entrant ? Les bannettes sont vidées quand les
gens ont le temps, et comme c’est du papier, on ne risque pas
de les perdre !
 Une solution de Ged ? Cela ne doit pas être compliqué à
installer ! Mon fils fait une école d’informatique, il nous fera
ça pendant ses vacances !

20. Le Document
• Son contenu
• Son format
• Ses paramètres
Le Créateur
• Son rôle
• Ses compétences
L’Environnement
•
•
•
•
•
Les métiers
La stratégie
Les partenaires
Les clients
La concurrence

21. Le Classement
Les Thèmes
Le
Document
Les Familles
Les Mots-clés

22. 1. Chaque logique de classement est respectée : un
comptable peut continuer à classer par année fiscale, un
commercial par client, etc..
2. Les droits d’accès sont étudiés conformément à l’objectif
et à la « fonction » de chaque document
3. On implémente autant de vues métiers « logiques » sur les
processus internes et externes qu’il en existe pour
l’entreprise
4. Chaque document peut être rattaché à « n » logiques
métiers pour être facilement retrouvé par tous les profils
de l’entreprise
5. Chaque document est « normé » et « référencé » en tant
qu’entité standardisée dans l’entreprise !

23. 1. Chaque famille reprend les caractéristiques invariantes des
grands types de documents de l’Entreprise
2. Un dictionnaire métier implémente les mots d’usage les
plus couramment utilisés au sein et à l’extérieur de
l’entreprise. On y adjoint définitions communément
admises et synonymies
3. Chacun des paramètres précédemment énoncés est une clé
d’entrée vers le document
1.
2.
On peut les utiliser de manière distincte ou utiliser tous les critères de
manière simultanée
Les utilisateurs qui créent les documents et ceux qui recherchent,
utilisent les même arguments, définis pour eux en amont

24. 1
•Dans le contenu
2
• Dans les paramètres du contexte
3
• Dans les thématiques métiers
4
• Dans les typographies de documents
5
• Dans le dictionnaire de mots-clés

25. • Tous les types de documents peuvent être indexés dans Mase
• Les documents de type Microsoft Office, Pdf, Html ont leur contenu
indexé « plein texte » de manière native et transparente, soit près de
95% des documents en circulation.
• On peut alors rechercher une phrase, une expression, un groupe de
mots, une date, une référence, qui serait contenue dans le document
lui-même
• Comme dans les moteurs de recherche du web, ce type de recherche
remonte beaucoup de bruit, et sur des mots très courants, le risque
est de faire apparaître un très grand nombre de résultats

26. • Chaque document a sa propre nature informatique. Cela peut être un
document Word, Excel, Pdf, etc..
• Un document est forcément nommé (exemple « document1.doc »)
• Un document peut aussi avoir son propre titre (exemple : « Liste des
sociétés locataires »)
• Un document a forcément une date de création
• Le document a forcément un auteur/créateur
• Un document pet avoir une taille

27. • Il est possible d’implémenter « n » référentiels sous forme
arborescente
• Un thème générique peut se découper en sous-thèmes, qui à leur tour
se découpent en sous-sous-thèmes et ainsi de suite, reproduisant ainsi
le cheminement d’un processus de manière logique
• Ces référentiels apportent donc une vue « multi-métiers » à votre
organisation, permettant ainsi d’apporter une réponse à tous les
profils
• Un document peut donc être annexé à plusieurs parties d’un ou
plusieurs référentiels
• Un utilisateur ne verra s’afficher que les thèmes correspondant aux
documents sur lesquels il a des droits

28. • Depuis que nous travaillons de manière organisée, nous avons établi
des grandes familles de documents (factures, bon de commandes,
contrats, etc..)
• Chaque grande famille de documents circulant au sein de votre
organisation est implémentable dans Mase
• Pour chaque famille, il existera des champs pré-paramétrés invariants,
correspondant à cette unique famille
• Les personnes intégrant des informations dans Mase utilisent cette
indexation pour apporter un complément d’information nécessaire à
une bonne compréhension de tous

29. • Les champs disponibles sont paramétrés en amont et correspondent à
un besoin réel recensé dans les services
• Les personnes ne devant pas utiliser une famille de document ne la
verront pas apparaître (exemple : un employé de la production ne
verra pas les documents de la famille « document commercial »)
• Les champs proposés sont diverses :
•
•
•
•
•
•
•
Champ texte en saisie libre ou contrôlée
Champ date
Champ url
Champ email
Champ liste de choix
Champ case à cocher
Etc..

30. • Chaque entreprise a son langage métier bien particulier, et au sein
même de celle-ci, des services peuvent parler de la même chose avec
des mots différents
• Des mots très spécifiques circulent donc de manière naturelle au sein
des conversations et des informations
• Ces mots correspondent à une vision très particulière de l’entreprise
vis-à-vis de son marché. Ils ont donc une définition qui leur est propre,
et qui peut être différente d’une entreprise à l’autre
• Dans Mase, un document peut donc être rattaché à un de ces mots, et
implicitement à sa définition, et à ses synonymes

31. 3. Optimisation
•Analyse des retours
•Modifications
•Déploiement
2. Construction
•Conceptualisation du Référentiel
•Validation des terminologies
•Modélisation d’un pilote
•Choix d’utilisateurs référents
1. Interviews
•Présentation du concept
•Définition des priorités
•Analyse de l’existant
•Collecte des besoins

32. •
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Présenter et expliquer
Avoir un panorama objectif de l’existant
Ecouter
Centrer le débat sur l’essentiel
Cartographier
Faire preuve de bon sens
Simplifier
Prévoir
Sécuriser
Pérenniser

33. • Quid des flux (Qui fait quoi ? Comment ? A qui est destinée
l’information ?)
• Quid de la Volumétrie (combien de documents existants, à
venir ? Quels outils de création ?)
• Quid des terminologies au sein de tous les métiers de
l’entreprise ?
• Quid du référencement des catégories de documents
circulant au sein de l’entreprise ?
• Quid du stockage des documents, et des besoins de chacun
?
• Quid des droits d’accès aux documents ?
• Qui des modalités d’utilisation ?

34. • C’est une « donnée » sur une donnée, soit une information structurée
complémentaire au fichier stocké, le décrivant de manière explicite
• Pour des fichiers images, les métadonnées sont primordiales, car les
moteurs d’indexation ne savent pas les analyser
• Les métadonnées améliorent la gestion des référentiels de documents
numériques. Elles permettent d’éditer, rechercher, réutiliser, diffuser et
publier tous types de contenus
• Ce sont essentiellement des mots, du texte libre, des expressions
régulières, des liens, etc..

35. • Plusieurs métadonnées peuvent être associées ou non à un fichier. On
appelle aussi cela « Tagguer » un fichier
• Dans les bibliothèques, un ouvrage mal catalogué, est un ouvrage
considéré comme perdu
• Il existe des métadonnées internes propres au document, et des
métadonnées externes contenues dans des BDD ou des fichiers Xml
de description
• Dans Mase, les métadonnées sont implémentées à différents niveaux
pour permettre aux utilisateurs de découvrir l’existence de ressources
et la nature de ce qu’ils recherchent

36. • Dans Mase, nous avons implémenté un moteur capable de créer, gérer
et modifier les métadonnées en fonction des besoins de l’Entreprise.
• Il est possible de créer des métadonnées de manière illimitées en
fonction des besoins. Rien n’est imposé au préalable afin de « cadrer »
au plus juste avec les besoins internes.
• Toutes les métadonnées sont implémentées et paramétrées
uniquement parce que vous l’avez décidé, et parce qu’elles
correspondent à un besoin réel d’information
• De nouvelles métadonnées peuvent être suggérées à l’administrateur
de la plateforme

37. •
•
Dossier : C’est le conteneur physique de base des documents. Il permet
d’assurer le stockage des fichiers, la sécurité et les accès sur ces informations
stockées. Il permet de refléter la façon dont les services s’organisent en
interne pour structurer leur production documentaire, indépendamment des
objectifs et de la stratégie de l’entreprise
Documents : Appellation générique désignant tout type de fichier qui est
stocké dans un dossier. La nature d’un document peut-être un fichier
bureautique, une image, une vidéo, un son, une télécopie numérisée, etc… Les
documents sont créés par les membres de l’équipe, par des applications ou
téléchargés via Internet

38. •
•
Famille : typologie d’un document physique. Dans chaque entreprise, il existe
de grandes familles de documents liés aux processus métiers. Les documents
techniques, les documents commerciaux, les documents juridiques.
Aujourd’hui, les familles permettent de regrouper en entités logiques, les
multitudes de documents qui sont créés et utilisés chaque jour par les
membres d’une équipe
Attribut : Informations invariantes caractérisant une famille de document.
Autrefois, sur le papier, on utilisait les cartouches sur la page de garde, pour
décrire le contenu d’un document. Aujourd’hui, les attributs permettent de
transposer les informations d’un cartouche dans un fichier informatique

39. •
•
Thème : Sujet évoquant un domaine de compétence, une activité ou une
spécificité de l’entreprise ou de l’organisation. Les thèmes peuvent être
organisés en structure hiérarchique afin de décrire l’intégralité d’un processus
métier, ou permettre aux utilisateurs de facilement s’orienter dans un univers
qui leur est familier. Chaque thème peut-être documenté (affichage de bulles
d’aide) pour faciliter la compréhension générale
Thesaurus : Structure de terminologies « métiers » (thèmes) organisées en
arborescence logique, allant du sujet le plus générique au sujet le plus pointu,
permettant ainsi à un utilisateur de parcourir un processus ou une
organisation avec des critères qu’il connait parfaitement. Il peut exister dans
une même base documentaire, plusieurs thesaurus qui coexistent, et un
document peut être associé à plusieurs thesaurus

40. Bon de
commande
Bon de
livraison
Devis
Plaquette
produit
Conditions
générales de
vente

41. Plaquette
produit
Bon de
commande
Devis
Document
Commercial
Conditions
générales de
vente
Bon de
livraison

42. • Les thèmes permettent de garantir la cohérence des informations de
l’entreprise
• Chaque employé est un acteur de l’entreprise, et à ce titre, il connait
parfaitement les processus internes et/ou l’organisation générale.
• il sait donc correctement s’orienter dès lors qu’il recherche une
information
• Les thèmes permettent de conceptualiser un (des) parcours afin de les
rendre visibles (ou pas) lorsqu’un employé est dans un processus
particulier
• Les thèmes sont construits sur la base des attentes « terminologiques
et organisationnelles » de chacune des populations de l’entreprise

44. • Dans Mase, nous pensons qu’il est primordial que le stockage des
documents se fasse de la manière la plus simple
• Une arborescence est spécialement dédiée au stockage physique et à
l’attribution des droits. Celle-ci n’est visible que pour les personnes
pouvant publier
• La double nomenclature permet de satisfaire et de rassurer toutes les
populations d’une entreprise, arrêtent ainsi de « lutter » les uns contre
les autres.
• Chaque service peut avoir ses propres processus de classement
convenant à l’ensemble des ses acteurs
• Mase permet de ne pas opter pour une structure de classement toute
en profondeur

45. Pourquoi
on crée ?
• Besoin
• Projet
• Information
Qui va
créer ?
• Rôle
• Fonction
•Collaboration
Pour qui
créer ?
• Contribution
• Diffusion
• Rétention

48. PLUS D’INFORMATIONS
 http://www.mase-solutions.com