O documento fornece diretrizes para reuniões produtivas, discutindo características comuns de reuniões corporativas, motivos para o insucesso, e estratégias para melhorar a eficiência de reuniões, como definir objetivos claros, preparar participantes, e conduzir a discussão de forma focada no resultado.

1. ESTOU EM REUNIÃO Um guia para reuniões produtivas

3. Longas

4. Ineficientes

5. Desfocadas

6. Maçantes5 min

8. com 5 gestores

10. Em 1 mês = R$ 2.000,00

11. Em 1 ano = R$ 25.000,003 min

13. Conversas paralelas?

14. Atrasos de horário?

15. Má condução?

16. Indefinição dos próximos passos?

17. Falta de clareza?5 min

18. Todos são decorrência dos seguintes problemas Necessidadehumana de se reunir; Liderançasituacional; Muitaação, poucasolução; Necessidade de autovalorização. 3 min

19. Dieta de reunião A melhor reunião é... A que não acontece! Jan Fields, vice do McDonald´s, disse em entrevista à revista Exame: "Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão em uma reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer." 2 min

20. Estratégias para reduzir a frequência ou aumentar a agilidade Não faça reuniões sem um objetivo; Tente resolver por email; Sem a presença da pessoa-chave, é perda de tempo; Para informar, envie informações antes por email; Defina tarefas a realizar antes da reunião; De preferência às conversas informais; Use chat ou messenger; Converse individualmente sempre que possível; Utilize ferramentas de TI colaborativas Se for somente para socializar, não participe. 5 min

21. Plan, Act, Track ! Planejamento (PLAN)- Fase que antecede a reunião e envolve a convocação, elaboração, infraestrutura e logística. Ação (ACT)- A mais importante, o momento da interação entre os participantes através de um condução adequada. Acompanhamento (TRACK) - Finalização e pós-reunião, orienta os participantes na aplicação das ações definidas durante a reunião. 1 min

22. Planejamento

23. PlanejamentoRequisitos Reunião precisa ser planejada. Defina o tipo da reunião; Estipule os horários; Convoque os participantes; Prepare a logística. Requisitos a serem cumpridos. Existe um objetivo claro e uma pauta de assuntos para alcançar este objetivo? Existe um condutor nomeado para liderar a reunião? Existe uma previsão de duração adequada para todos os itens? Os participantes tem de fato alguma contribuição a dar?

24. PlanejamentoObjetivo Reunião não precisa de pauta, precisa de objetivo. Precisa de algum tema ou problema que deve ser concluído e resolvido ao final da reunião. A pauta auxilia a atingir o objetivo. O objetivo deve responder às perguntas: O quê?(O que será discutido na reunião especificamente?) Por quê ? (Por quê ou para que estamos realizando essa reunião?) Como?(Como iremos contribuir para atingir o objetivo proposto?)

26. Reunião sobre o site, com foco na elaboração de proposta para o novo site institucional, além da análise dos pontos fracos do atual.

27. Reunião de projeto de implantação do SAP para apresentação e aprovação do plano de contas importado do sistema anterior e demonstração de uso.

29. PlanejamentoExemplo de uma convocação Reunião: Nova metodologia de vendas da empresa Participantes: x, y, z Condutor: w Objetivo: Determinar os próximos passos da implantação no CRM e revisar o resultado do novo modelo de vendas com base no processo de vendas consultivas de clientes acima de R$ 200 mil de faturamento. Pontos a serem discutidos: Apresentação do resultado do 1º mês com o novo modelo (10 min); Revisão do modelo de vendas consultivas (30 min); Feedback da equipe comercial e dúvidas (30 min); Definição dos passos para processo de vendas no CRM (40 min);

31. Mantenha a reunião curta para bons resultados e maior controle.

32. Nãoconvidealguémparaaumentar a platéia.

33. Antes de convidaralguém, faça a simesmo as seguintesperguntas.O participante pode decidir ou influenciar no direcionamento do objetivo da reunião? O participante conhece o assunto? Tem alguma contribuição a dar? O participante terá responsabilidade ba aplicação das decisões?

34. PlanejamentoPreparação A preparação evita desperdício de tempo. Se for necessário algum trabalho prévio, inclua uma observação no ato da convocação e detalhe o que precisa ser feito. Recomendado para: Reuniões informativas - envie as informações com antecedência para que a reunião seja um resumo dos itens mais importantes, com espaço apenas para tirar dúvidas e discutir a aplicação. Reunião de vendas - peça que todos enviem por email os problemas que precisam ser resolvidos, dúvidas, melhores práticas, etc. Assim o condutor pode filtrar o que será discutido em grupo e o que será abordado individualmente. Reunião de projeto - os participantes devem resolver o máximo de pendências previamente (lista de requisitos, sugestão de cronograma, indice de dificuldades na execução das tarefas, etc).

35. Ação

36. AçãoA condução Muitas reuniões são como um barco a vela à deriva, com as pessoas sendo levadas para onde os ventos sopram com mais força, sem direção ou rota definida. Para um bom resultado, uma reunião precisa ser conduzida na direção do resultado pré-estipulado (fase de planejamento).

37. AçãoO condutor e seu perfil O condutor é o líder. É a pessoa que facilita e direciona o processo de discussão de um grupo durante uma reunião com o objetivo de obter o resultado planejado. Deve possuir algumas das seguintes qualidades. Assertivo - Fala com segurança e postura. É firme sem ser grosseiro ou agressivo, apenas direto e objetivo. Comunicativo - Fluência e clareza no falar. Objetivo - Concentração e foco mesmo quando as pessoas se dispersam. Atento - Escuta o que os outros falam. Tranqüilo - Não perde o controle emocional. Respeitoso - Respeita todas as opiniões e idéias. Bem humorado - Mantém um clima agradável. Direcionado à ação - Poosui iniciativa, síntese, transforma idéias em ações.

38. AçãoO condutor deve estabelecer "rapport" Rapport - afinidade, harmonia, compreensão. É uma forma de interação que demonstra conhecimento e interesse pelo outro. Dicas para o estabelerrapport. Adapte-se ao ambiente; Identifique-se com o outro; Posicione-se corretamente na sala; Registre idéias e ações; Use um grande cronômetro com contagem regressiva.

40. Esclareça os objetivos e expectativas da reunião.

41. Reforce o papel de condutor.

42. Trabalhar de forma integrada e não indvidualizada;

43. Ser um ouvinte ativo, esforçando-se para compreender o ponto de vista da outra pessoa sem interrompê-la ou criticá-la.

45. Passe a bola para outro jogador mas controle-a para que atinja o 'gol'.

46. Mantenha o silêncio quando outras pessoas falam.

47. Anote no flipchart os pontos discutidos.

48. Nunca passe para um novo item sem finalizar o anterior.

49. Corte imediatamente conversas paralelas.

50. Relembre o tempo restante.

51. De olho no foco e no relógio

52. Coloque o cronômetro no centro da mesa.

53. Se alguém dispersar, levante questões que o ajudem a focar.

55. Divida o flipchart em 2 partes: principais idéias, ações;

56. Resuma, confirme e anote;

57. Anote tudo, se a informação será usada é outra história;

58. Registre ações e atividades pós-reunião;

59. Estimule a participação

60. Mantenha a imparcialidade

61. Evite o envolvimento emocional;

63. Recapitule rapidamente o que foi discutido

64. Releia o objetivo, a pauta, as principais idéias registradas e as ações sugeridas

65. Na falta de uma solução ou item não discutido

66. Crie uma tarefa;

67. Estipule um prazo para realização;

69. Acompanhamento

71. O tracking é um relatório estruturado com idéias, ações e tarefas delegadas, além de uma avaliação dos resultados.

73. É preciso ampliar o espaço de circulação;

74. Instalar as impressoras fiscais próximas do departamento de cobrança;

75. Cores claras com reforço da identidade visual da empresa;