Universell utforming, Frokostseminar hos Bouvet 21.5Henriette Høyer
Weitere ähnliche Inhalte
Searchsummit
1. En enklere hverdag med søk for kunder og ansatte
Pia Solheim, rådgiver IKT Persontog
2. Litt om meg
• Pia Solheim (pia.solheim@nsb.no)
– Ansatt i IKT Persontog, men jobber for NSB-konsernet med intranett og søk
– Jobber med følgende:
• Informasjonsarkitektur (fra portal og ned i fagsystemene)
• Informasjonsgjenfinning (søk, metadata, klassifisering)
• Intranett – rollebasert tilgang til informasjon og tjenester
3. Litt om NSB-konsernet
Konsernsjef Einar Enger
Økonomi/Finans Strategi/Forretningsutvikling
Assistor Trafikksikkerhet/Operatørforvaltning
NSB Persontog
Nettbuss AS CargoNet AS Mantena AS
Svenska Tågkompaniet
Arrive AS Rom Eiendom AS
NSB Trafikkservice AS NSB Gjøvikbanen AS Finse forsikring AS
4. Bakgrunn for anskaffelse av søkemotor
• Nsb.no: Søke opp informasjon knyttet til NSBs tjenester
• NSBs intranett: Tilgjengeliggjøre informasjon fra publiseringssystem,
dokumenthåndteringssystemer, styringssystem, samt en rekke
fagsystemer for ca.10.000 ansatte. I tillegg skal det søkes etter
informasjon på filområder og i e-post.
5. nsb.no – Hva har vi gjort?
• Utformet struktur – informasjonsarkitektur for hele nettstedet
• Vi gjennomførte en brukertest hvor vi så på hvordan brukerne leter etter
informasjon og hvordan de navigerer
– Kom fram til konkrete og forbedrete navn på kategorier med informasjon
– Brukte tid på å utarbeide søkeresultatsiden
• Hvor og hvordan skal søkeresultatet vises?
• Hvilke kategorinavn skal vi benytte og hvilke kategorier skal vi vise?
• Hvordan skal vi vekte informasjonen?
• Skal vi ha enkelt eller avansert søk?
• Hvordan navigere hvis det er mange treff?
7. Bakgrunn: Intranett og søk
Hvor finner jeg
prosedyrer for
vedlikehold av
Hvilken
B70?
avtale har vi
for
bredbånd?
Hva er
avtalen i
forhold til
denne
ordren?
Er det noen i
NSB som jobber
med
Informasjon ved
avvik
som kan hjelpe
oss?
Hvor finner jeg
Hva vet vi om denne
erfaringer fra
kunden? Hvordan
tidligere prosjekt?
kan vi hjelpe ham?
Dette har vi jo
gjort før?
8. Bakgrunn forts.
Prosedyrene
ligger i LOS Avtale for bredbånd –
det vet jeg jammen
ikke. Ta kontakt med
Assistor. Jeg finner
ikke noe på intranett.
Ordreinformasjonen
I Formula
finner du i IRMA,
finner du
mens avtalene finner
hvem som
du i Contiki. Sjekk i
jobber med
Doculive også, mulig
hva
Et eller annet vi har noe der.
sted på
filområdene?
Hmm, det prosjektet
brukte vi
prosjektplassen.no til.
Tror kanskje Nina har
brukernavn og passord.
Jeg vet ikke om vi har
avtale der for dette
prosjektet lenger..
9. Mål
• Gjøre jobben enklere for den enkelte ansatte
gjennom bedre og enklere tilgang til mer
presis informasjon
• Åpne muligheten for en enklere
arbeidsprosess
• Bidra til at NSB får en mer enhetlig
begrepsbruk
• Bidra til at NSB får en enhetlig oversikt over
emner og hvordan disse er relatert til
hverandre
• Opprydning i informasjonskilder
(metadatabruk på tvers av systemer)
• Bidra til at ansatte på sikt kan bruke
intranettet som inngangsport til all
informasjon i NSB-konsernet
10. Hva har vi gjort?
• Avdekket:
– Hva slags søkefunksjonalitet vi ønsker
– Hvilke målgrupper vi har
– Hva slags informasjonsbehov brukerne våre har (en del av disse)
• NB! Vi valgte å si at man ikke skulle si hvilke systemer man ønsket å søke i, men
heller si hva man lette etter, altså – BRUKERBEHOV
– Hvilke systemer vi må søke i kom som et resultat av dette
• Utformet oversikt over NSBs emner på overordnet nivå
• Utformet et enkelt metadatasett (basert på Dublin Core-standarden) som
skal brukes til å beskrive dataene
• Utformet søkeresultatside for intranettet
– Filtrering på emne, dato, forfatter og filtype
• Satt i drift søk i publiseringssystem
11. Klassifisering av informasjon uten å tenke
fagsystem
– Gruppering av informasjon i hovedemner og underemner i
samarbeid med fagpersoner i organisasjonen
– Materiell > lokomotiv > bremser
– Hvilke typer informasjonsobjekter har vi?
– Teknisk tegning, prosedyre, forskrift, avtale, nyhet,
prosjektinformasjon ++
– Hvilke metadata finnes – hva beskriver vi dataene med?
– Type informasjonsobjekt, dato opprettet, opphavsmann,
format ++
--------
– Hvilke begreper bruker vi?
– Standardisering og definisjoner av begreper
12. Utfordringer underveis
• Definisjon av begreper
– Hva er en strekning?
• Metadata
– Ingen rutiner for å
registrere metadata på
dokumenter som
legges på filområder
• Store fellesområder
uten noen form for
struktur
– Uforståelige
mappenavn
13. Vi har fått en helt ny hverdag!
• DROPS – Driftsoperativt senter
– Overvåker, styrer og omdisponerer personell og materiell (tog) ved avvik
(forsinkelser, sykdom..) i den daglige driften
– Bestiller og organiserer alternativ transport
– Informerer om avvik knyttet til tog, strekning eller stasjon: togpersonalet,
kunder, Jernbaneverket m.fl.
– Teknisk veiledning til togpersonalet
”Vi har fått en helt ny hverdag! Nå finner vi relevant informasjonen raskere.
Den er lett tilgjengelig og vi håndterer hele avvikssituasjonen mer
effektivt”
14. Hvorfor?
– En inngang til all informasjon
• Intranettet er inngangsporten
• Søk og navigasjon viser veien til informasjon
• Slipper å lete i flere systemer
• Unngår bruk av manuelle systemer
– Gode emneord og standardisering av begreper
– Brukervennlig søkeresultatside
• Leder deg rett til relevant informasjon
• Fokus på emner, filtrering og relevante treff
– En arbeidsflate med relevant informasjon tilpasset rollen du har
• Faktabasert
• Oppdatert
• Komplett
15. Hvorfor får jeg dette dokumentet?
• Informasjonen blir mye mer tilgjengelig ved søk
”Se hva jeg fikk tilgang til! Hvorfor får jeg opp dette dokumentet?”
=> Dette var informasjon som hadde ligget på samme sted hele tiden, men
personen fant det ikke. Ved søk kom det opp som det mest relevante
dokumentet ut fra det personen søkte på.
16. Søk som verktøy for å konsolidere informasjon på
tvers av systemer
Ett eksempel:
Jeg trenger å finne all
informasjon vi har om
denne kunden
18. Hvorfor?
• Et helhetlig kundebilde (en inngang til all informasjon om kunden)
• En måte å beskrive kunden på (fornavn, etternavn, alder…)
(standardisering av metadata på tvers av prosess og system)
• Søkeresultatet presenterer data fra de ulike systemene på en skjermflate
uavhengig av system
=> Dette avslører også avvik – søk benyttes til kvalitetssikring fordi det
synliggjør avvikene. På den måten kan vi jobbe for å få det mer enhetlig.
19. Tips til prosess
Strategi og mål Strategi og mål
Hva vil du oppnå med søk i din bedrift
Emner og metadata • Redusere tidsbruk
• Gjøre det enklere for kunden
• Tjene penger
• ++
Søkeresultatside
Velg ett system du vil søke i
Test ut løsning
Sett i drift
20. Tips til prosess
Strategi og mål Emner og metadata
• Finn dine hovedemner
Emner og metadata • Jobb videre med ett og ett
hovedemne og definer det
• Få hjelp av dem som kjenner
Søkeresultatside fagområdet
• Finn underemner/underkategorier
• Definer et metadatasett som skal
Velg ett system du vil søke i brukes til å beskrive
informasjonsobjekter
• Finn ut hvilke informasjonstyper du
Test ut løsning har
• Finn ut hvordan emner er relatert til
hverandre
Sett i drift
21. Tips til prosess
Strategi og mål Søkeresultatside
Denne er en av de viktigste sidene på
nettstedet ditt.
Emner og metadata
– Fokuser på brukervennlighet
– Vis kun relevante emner med treff
Søkeresultatside
– Synliggjør filtreringsmuligheter
– Mest relevante treff godt synlig
– Bruk vekting for å få mest relevant
Velg ett system du vil søke i informasjon høyt opp i trefflisten
– Hvor skal søkeresultatet vises?
– Ta stilling til hvordan brukeren skal
navigere, spesielt hvis det er mange
Test ut løsning treff
– Enkelt eller avansert søk?
Sett i drift
22. Tips til prosess
Strategi og mål Velg et system du vil søke i
Begynn med et system som dekker flere
Emner og metadata av emnene dine
– Start for eksempel med
publiseringssystemet
Søkeresultatside
– Knytt emnestrukturen i dette systemet
mot definerte emner
– Knytt metadata i dette systemet mot
Velg ett system du vil søke i
definert metadatasett
Test ut løsning
Sett i drift
23. Tips til prosess
Strategi og mål Test ut løsning
Det er når brukerne tester du ser
hvordan søk fungerer
Emner og metadata
– Bruk tid på å teste
– La ulike brukere teste ut søk
Søkeresultatside – Sørg for at disse er fra forskjellige
deler av organisasjonen og har ulike
roller
– Sørg for at de søker etter forskjellig
Velg ett system du vil søke i informasjon
– Test på å søke etter noe de vet de
ikke skal ha treff på (du får garantert
fram informasjon du trodde du ikke
Test ut løsning
skulle se..)
Sett i drift
24. Tips til prosess
Strategi og mål Sett i drift
Når løsningen er satt i drift starter et
Emner og metadata veldig viktig arbeid:
- Hvilke søkeord benyttes
Søkeresultatside
- Vedlikehold av emneord og metadata
- Utpek ansvarlig for vedlikehold av
dette
Velg ett system du vil søke i
Test ut løsning
Sett i drift
25. Veien videre etter at systemet er satt i drift
– Velg neste system det skal søkes i (basert på informasjonsbehov)
– Gå gjennom emnestruktur og metadata
– Juster og tilpass
– Og neste system, og neste, og neste, og neste….
26. Våre planer videre
• Nsb.no
– Ny internettstrategi er under utarbeidelse. Her er søk et viktig diskusjonstema
– hvordan kan det benyttes til mer enn å finne publisert informasjon?
• Intranett
– Implementere statistikk og administrasjon
– Implementere søk i dokumenthåndteringssystem og styringssystem (med bl.a.
prosedyrer)
– Se på hvordan håndtere ustrukturert informasjon (filområder, e-post..)
– Jobbe videre med begrepene våre og definere hva vi mener med disse
– Se videre på filtreringsmuligheter – styrende dokumenter,
prosjektinformasjon++
– Velge verktøy for å håndtere emner og begreper
• Har testet to ulike emnekartverktøy og et verktøy for virksomhetsarkitektur
• Gjenstår å se på verktøy som støtter OWL
27. Planer framover forts.
• Utvikle nytt intranett
– Se på søk i kontekst med en gitt rolle
– Søk blir en mye viktigere del av å bygge menyene
• Implementere søk etter ansattinformasjon
– Telefonnummer og adresse
– Hvilken avdeling jobber den ansatte i
– Hva jobber han/hun med
– Hvilken kompetanse har denne personen
• Vurdere om søk kan benyttes til å søke i organisasjonskart
– Få en visuell fremstilling av hvem som jobber hvor, og hvordan organisasjonen
er strukturert