Koulutusmateriaali syksyltä 2012. Sisältää budjetin arviointiharjoituksen, esimerkkejä intranet-hankkeiden rajauksista ja vinkkejä järjestelmävalinnan tekemiseen.

1. Intranet-hankkeistuksen
kolme isoa asiaa
1) Budjetti, 2) hankerajaus ja 3) järjestelmävalinta
Koulutusmateriaalisyksyltä2012. Tiivistettyversiokokonaisuudestaesitettymyös“Sähköinentyöpöytä& intranet” –
seminaarissasyyskuussa2012.
Perttu Tolvanen
Intranettienjajulkaisujärjestelmienasiantuntija
Projekti55 Oy
www.projekti55.fi / www.viidestaso.fi
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

2. Suhde intraan vaihtelee...
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

3. 1. Hankkeen haastavuuden
karkea arviointi
Montako erityishaastetta sinulla on projektissasi?
Yksinkertaiset asiat saa yleensä tehtyä halvalla jos tietää mitä tekee.
Monimutkaisia hankkeita ei taas yleensä saa tehtyä halvalla vaikka itse
loppuratkaisu olisikin lopulta melko yksinkertainen. Nykytilanteen
monimutkaisuus on isoin vaikuttaja prosessin hintaan.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

4. Keskeiset ”hankalat” muuttujat
Kielipolitiikan
monimuotoisuus
Muut IT- Toiminnan
järjestelmät ja maantieteellinen
tiedonhallinnan hajanaisuus
arkkitehtuuri
Budjetti Monikielisyys
Toiminnan luonne
(tietotyö vs. tehdas)
Toimintaa
useassa eri
maassa (eri
lainsäädännöt)
Useita eri
liiketoiminta-alueita Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

5. Haastavuuden arviointi (1 piste / kohta)
1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat kohtuullisen
itsenäisesti
2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä (useita vahvoja toimipisteitä)
3. Toimintaa useassa eri maassa
4. Useita eri kieliä käytössä
5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeitä pelisääntöjä)
6. Monimuotoista toimintaa (=tietotyötä ja tehdastyötä/prosessityötä)
7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä
8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa
9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi
käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

6. Haastavuuden arviointi Asiakkaalta
vaadittava
työmäärä.
• 5 pistettä, tai enemmän = panosta
esiselvitykseen ja konseptisuunnitteluun, olet
tekemässä jotain joka vaatii tarkkaa
suunnittelua ja vaiheistamista – sekä erittäin
herkkää korvaa ja nopeata reagointia
käyttöönottovaiheessa!
• 2-4 pistettä = melko normaali intranet-projekti
toimittajalle, joka on tehnyt vaativia intranetteja
aiemminkin, mutta valitse silti huolella tiimin
jäsenet etenkin suunnitteluvaiheeseen
• 0-1 pistettä = voit keskittyä
lanseeraussuunnitteluun ja uutisten
sisältölinjauksiin (voit ostaa intrasi melkein
vaikka digitoimistolta)
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

7. Huom. Ilmoitetut summat ovat ulospäin
Budjetin karkea arviointi maksettavia kuluja. Yleensä
vaadittavat sisäiset resurssit ovat
vähintään 1:1 (= 30k euron
projektibudjetti vaatii 40-50 päivää
sisäistä työtä).
• 5 pistettä, tai enemmän = hankkeen määrittely
ja valmistelu vaatii jo useita kymmeniä
tuhansia euroja, toteutus taas asettuu hyvin
todennäköisesti yli 50 000 euron sarjaan – ja
onnistunut läpivienti voi vaatia jopa yli 200 000
euron budjetin ja satoja päiviä sisäistä työtä
• 2-4 pistettä = hyvällä hankkeen rajauksella, ja
tekemällä toteutus tuotteen ehdoilla
budjettiluokka on 30 000 – 60 000 euroa
• 0-1 pistettä = pärjäät alle 20 000 euron
budjetilla ellet lähde leikkimään ”raskailla
leluilla” kuten SharePointilla
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

8. 2. Hankkeen rajaus
Oletko tekemässä yksinkertaista intranettia vai laaja-alaista
sähköistä työpöytää?
Mitälaajempi hanke, niinsitäenemmänsidosryhmiä jateknisiäsidoksia, jasitävaikeampi
järjestelmävalinta myös–jasitätodennäköisemmin ajaudutaan raskaaseenräätälöintiin.
Seuraavassa on esitettyneljätyypillistä intranet-hankerajausta. Muitakinon.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

9. Malli A: Viestinnällinen intranet
Internet-sivusto
Intranet
Intranet
Extranet
Perinteisin malli, jossa intranet on ”sisäverkon juttuja”, ja selkeästi myös erillään muista sisäisistä
tietojärjestelmistä. Vaikeita asioita lähinnä monikielisyys ja useat eri liiketoiminta-alueet. Myös
sosiaalisen intranetin tavoittelu tuo monimutkaisuutta nopeasti, etenkin jos pitää huomioida useita
kieliä. Jos etenkin viestinnän kehittämiseen kohdistuu paljon paineita, niin valittavan järjestelmän tulisi
olla kehittyvä ja päivittyvä. Kenties jopa palveluna ostettava ratkaisu.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

10. Malli B: Itsepalvelu-intranet
Internet-sivusto
Intranet
Intranet
Extranet
Prosessiorganisaatiot (esim. jos on tuotantolaitoksia, suuret määrät palveluhenkilöstöä ym.)
kaipaavat intraan usein itsepalvelulomakkeita, tuntikirjauksia, erilaisten ilmoituksien ja raporttien
tekemistä. Viestinnällisten kehitysaskeleiden haaveilu on yleensä maltillista (esim. sosiaalisuuden
tuominen). Projektina yleensä onnistuu hyvin kun suhtautuu enemmän
ohjelmistokehitysprojektina kuin viestinnällisen kanavan rakentamisena. Esim. järjestelmävalinnan
merkitys kohtuullisen pieni.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

11. Malli C: Microsoftin näkemys
”sähköisestä työpöydästä”
Internet-sivusto
Intranet
Intranet
Erityiskysymys 1: Mikä tieto Työtilat /
sijaitsee intrassa, mikä
työtiloissa? Miten hallitaan extranet
kokonaisuutta? Voiko
dokumenttien paikan päättää?
Erityiskysymys 2: Entä kun
lisätään monikielisyysvaatimus?
Etenkin tietotyöorganisaatioissa ryhmätyötilat ja dokumenttien jakaminen ovat asioita
joissa käytetään paljon yhteistyökumppaneita, ja tällöin extranet-palvelu on vahvasti
sidoksissa intraan. Esimerkiksi SharePointin päälle tehtävät intranet+ryhmätyötilat –
kokonaisuudet ovat usein tällaisia intranet+extranet -yhdistelmiä. Myös Confluencen
päälle on tällaisia kokonaisuuksia tehty esim. diileriverkostolle tietojen jakamiseen.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

12. Malli D: Työtilamaailma
Intranet Internet-sivusto
(viestinnällinen)
Intranet
(viestinnällinen)
Erityiskysymys: Miten
monikielisyys? Voivatko työtilat
olla monikielisiä? Vastaus:
Kyllä, mutta eivät ”fiksusti”. Työtilat / extranet
Tämä malli on monen tietotyöorganisaation tulevaisuus. Tässä mallissa intranetin rooli
kapenee viestinnälliseksi, kenties sosiaaliseksi kanavaksi. Työtiloista taas syntyy
strateginen tietovarasto omalle henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille.
Tämä malli vähentää olennaisesti esim. monikanavajulkaisemisesta syntyviä
hallintahaasteita, ja on usein oman henkilökunnan kannalta looginen ymmärtää.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

13. Yhteenveto: Hankkeen rajauksen eri vaihtoehdot
1. Viestinnällinen intranet, ehkä sosiaalinen jopa, mutta olennaista on irrallisuus
muusta kokonaisuudesta, ja ei ”sähköisen työpöydän haaveilua”.  Useita tuotteita,
paljon eri vaihtoehtoja järjestelmiin ja kumppaneihin. Kustannukset tulevat yleensä
mm. monikielisyydestä.
2. Itsepalvelu-intranet, ehkä myös viestinnällinen. Sisältää usein paljon lomakkeita, ja
erilaisia integraatioita muihin järjestelmiin (esim. raporttinäkymiä).  Kannattaa
suhtautua ohjelmistokehitysprojektina, ja kenties valita kevyin mahdollinen
järjestelmä.
3. Sähköinen työpöytä tietotyöorganisaatiolle, sisältäen ryhmätyötiloja ja
dokumenttienhallintaa ja ”vaikka mitä”.  SharePointin mellastuskenttää.
Kustannustehokkuutta pakettien kautta, kenties versio 2013 hieman madaltaa
projektikustannuksia. SharePointin filosofia on vahvasti ”rytökasan tekemisessä”, ei
tyylipuhtaissa kokonaisuuksissa.
4. Työtilamaailma, tietotyöorganisaatioiden tulevaisuuden haavekuva. Dokumentit ja
sisältösivut sijaitsevat 99% työtiloissa. Intran rooli kapenee pikaoppaaksi ja
keskustelualueeksi. Ei vielä realismia monessakaan paikassa, koska
toimintatapamuutoksessa kestää vielä vuosia – mutta moni asia tuntuu vievän tähän
suuntaan.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

14. 3. Järjestelmät Suomessa
Mitä vaihtoehtoja mihinkin kokonaisuuteen on?
Jos aiot suhtautua intraasi projektina, niin järjestelmävalinnan merkitys on
olennaisesti pienempi ja voit ehkä reilusti kilpailuttaa – tai tehdä ketterästi
hyvän kumppanin kanssa. Jos taas aiot tehdä jatkokehitystä
kustannustehokkaasti, niin järjestelmävalinta ratkaisee.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

15. Vaihtoehtoja Suomessa vuonna 2012
harmaa = avointa koodia
tumma = suljetumpaa
SharePoint, raakan
a tai intranet-
Drupal
tuotepaketit
LifeRay +
Confluence
Alfresco
• ... ja luonnollisesti intranetteja tehdään kaikilla ”perinteisilläkin” web-
julkaisujärjestelmillä – mutta vain viestintä/itsepalvelu-intranetteja.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

16. - Sopii viestinnällisiin introihin,
ja mahdollistaa ”sosiaaliset
Drupal intranetit” räätälöimällä ja on
myös järkevä alusta
pienräätälöinneille
- Firmoja Suomessa mukavasti.
Osaajia myös ”jopa satoja”.
Palikkakokoelma - Projektit yleensä yli 50 000
euroa, koska työkalu ei ole
vaativiin, isoihin mikään simppeli.
- Intranetteihin tarjolla esim.
”Web CMS”
verkkopalveluihin. ”Open Atrium” paketointi, joka
soveltuu wikityyppisiin
ryhmätyötilaratkaisuihin (jotka
kuitenkin halutaan tehdä
jotenkin omanlaisiksi, eli
Drupalilla tehdään
makeita räätälöidä melko paljon).
verkkopalveluita.
• Drupal soveltuu puhtaasti viestinnällisten intranettien järjestelmäksi parhaimmillaan erittäin hyvin.
Intranettiin pitää vain asennoitua hyvin samankaltaisesti kuin julkiseen verkkosivustoon, eli ”tiivis, pieni
porukka tekee julkaisua isolle, melko anonyymille käyttäjäporukalle”.
• Esim. sosiaalisen median sovellukset voidaan räätälöidä Drupalin päälle kohtuullisen
kustannustehokkaasti, ja samoin hallinnat saadaan tehtyä sen päälle hyvin.
• Drupalilla tehdyn intranetin ei kuitenkaan saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai
”ryhmätyötiloiksi” tai ylipäätään minkäänlaiseksi ”työvälineeksi” (ainakaan ilman raskasta räätälöintiä).
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

17. - Sopii viestinnällisiin
introihin, ja tarjoaa myös
Confluence ”sosiaalista intranettia” sekä
wiki-ryhmätyötilat
- Firmoja Suomessa muutamia.
Osaajia useita kymmeniä.
Ryhmätyötilat, - Projektit yleensä 20-40 000
euroa, ja harvoin räätälöintiä.
wikitoiminnot, - Hyviä lisäosia tarjolla, joiden
avulla intranet-käyttöä
Wiki
keskustelu. voidaan monipuolistaa.
- Ei ole oikein soveltuva
räätälöinteihin, tai isojen
Erittäin pätevä konsernien ”vaikeisiin
intranet-työkalu introihin”. Suomessa tosin
viestinnällisiin
esim. Delta Motor Group
konsepteihin.
intranet-käyttäjä, ja monia
täsmäkäyttäjiä.
• Confluence tarjoaa ehkä parhaat työkalut tällä hetkellä viestinnällisten ja ”sosiaalisten
introjen” toteutukseen. Confluence on myös korostuneesti _tuote_, joten
tukimateriaalia ja ohjeita löytyy verkosta.
• Lisenssit ovat kohtuulliset, ja lisenssillä saa paljon rahalle vastinetta.
• Confluencella tehdyn intranetin ei saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai
edes välttämättä ryhmätyötiloiksi aivan ”lopullisena ratkaisuna”.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

18. - Sopii viestinnällisiin introihin,
ja tarjoaa myös ”sosiaalista
Liferay + Alfresco intranettia” sekä wiki-
ryhmätyötilat
- Firmoja Suomessa muutamia.
Osaajia useita kymmeniä.
- Projektit yleensä 150-400 000
Portaali Dokumenttienhallinta euroa, ja paljon räätälöintiä.
- Ei varsinaisesti mikään
+ ryhmätyötilat sisällönhallintaratkaisu, vaan
ponnistaa enemmän
portaalimaailmasta.
Raskaat - Esim. Itä-Suomen yliopiston
finanssialan intranet-palvelu on Liferaylla.
extranet-ratkaisut
• Liferay Alfrescolla täydennettynä tarjoaa etenkin finanssisektorille kustannustehokkaan vaihtoehdon
extranet- ja intranet-portaaleille.
• Lisenssit eivät ole yksiselitteiset, mutta kilpailijoihin verrattuna hyvin pienet. Paras soveltuvuus kun
halutaan esim. paljon asiointipalveluita, jotka integroituvat taustajärjestelmiin.
• Alfresco on järeä dokumenttienhallintajärjestelmä, jossa on myös ryhmätyötilatoimintoja. Voisi sanoa, että
se on järeämpää kamaa kuin SharePoint jopa. Liferay taas on portaali, joka on tehty nimenomaan
extranetteja varten – eli ei tarjoa suoraan paketista kovin paljon, vaan mahdollistaa omanlaiset toiminnot.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

19. - Sopii viestinnällisiin
introihin, ja sähköisen
SharePoint työpöydän konsepteihin.
- Firmoja Suomessa paljon.
Viestinnällinen intranet Osaajia jopa satoja.
ja - Projektit yleensä 60-200 000
euroa, ja aina jonkin verran
dokumenttienhallinta
Ryhmätyötilat räätälöintiä.
- Lisenssit mitoitettu
raskaaseen käyttöön
(dokumentit, ryhmätyötilat
Microsoft- ym).
maailman
integroinnit
• SharePoint on suoraan paketista otettuna hyvin samankaltainen ”raakile” kuin Liferay. Erona on lähinnä
se, että SharePoint osaa dokumenttienhallinnan kunnolla tuotteena, ja SharePointin päälle on tehty
intranet-tuotteistuksia.
• Lisenssien hinnoittelulla kannustetaan hyödyntämään mahdollisimman laajamittaisesti tuotetta.
• SharePoint on tuote dokumenttienhallintaan, ryhmätyötiloihin, hakuun ja puhelinluetteloon. Muihin
asioihin se on kuten Liferay tai Drupal – ehkä jopa raskaampi kuin kumpikaan noista.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

20. Yhteenveto
Liferay + Alfresco
(raskasta
itsepalvelua, räätäl
Drupal öintiprojekti)
(viestinnällinen
sivusto tai
itsepalvelukanava,
projektina paras)
SharePoint (työtiloja,
Confluence dokumenttienhallintaa ja
(viestinnällinen, sosi ties mitä, mutta kovalla
aalinen, kustannust hinnalla)
ehokas, kehittyvä)
SharePoint-
tuotteistukset
1. Arvioi monimutkaisuus ja budjetoi sen mukaan.
2. Linjaa hankekokonaisuus, ja konseptoi ”isolla tasolla”
kokonaisuutesi. Päätä haluatko projektin vai tuotteen.
3. Valitse järjestelmä budjetin ja valitun kokonaisuuden mukaan.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi

21. 1
Kiitos. 2
Yhteystiedot
3
Web-projektien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija 4
Perttu Tolvanen, Projekti55 Oy
5
050-3685199
perttu@projekti55.fi 6
www.projekti55.fi
7
Vinkkejä web-projekteihin ja julkaisujärjestelmävalintoihin:
twitter.com/perttutolvanen & http://www.vierityspalkki.fi 8
Blogi tietotyöstä ja intranet-projekteista: 9
http://www.viidestaso.fi
10
Presentaatiot ja koulutusmateriaalit:
slideshare.net/perttutolvanen
11
12