Présentation de Pierre Desrochers et Sharon Smith sur la tenue de documents au gouvernement du Canada.

1. Directive sur la tenue de
documents 101 :
Tout ce que vous vouliez
savoir à ce sujet, mais que
vous n'osiez pas demander
Pierre Desrochers et Sharon Smith
Direction générale des documents gouvernementaux
Bibliothèque et Archives Canada

2. Résumé
• L’importance de la TD
• Contexte et bref historique de l’initiative sur la
tenue de documents
• Directive sur la tenue de documents
– Instruments
– Survol
– Résultats attendus
• Valeur opérationnelle
• Contexte de la valeur opérationnelle
• Mise en œuvre de la Directive sur la tenue de
documents
• L’instrument d’évaluation en tenue de
documents
• Conclusion
2

3. L’importance de la TD
Qu’est-ce la tenue de documents?
La tenue des documents est un cadre de responsabilisation et de régie dans
lequel les documents sont créés, saisis et gérés comme un actif opérationnel
essentiel et une ressource du savoir à l'appui d'un processus décisionnel
efficace et de la réalisation de résultats pour les Canadiens et les
Canadiennes. Politique de la GI, GC, Juillet 2007
Pourquoi la tenue de documents? La perspective d’une entreprise internationale :
• Brent Spar, une installation de forage de produits pétroliers, et la
problématique en matière de tenue de documents au moment de sa mise au
rencart.
• Érigée lors de la vague de construction des plates-formes pétrolières au cours
des années 70, la plupart de ses plans d'ingénierie ont été perdus ou détruits
depuis.
• En vertu des règlements de l’UE, toutes les plates-formes de forage pétrolier
doivent être démantelées après la cessation de leurs activités. Les plans
d’ingénierie doivent donc être recréés afin de compléter la mise au rencart.

4. Contexte : L’initiative sur la tenue de documents
Évaluation des risques pour le GC : ««Une situation de crise
Une situation de crise
reconnue mais loin d’être
reconnue mais loin d’être
résorbée »»
1. Incidence sur les décisions et les opérations du GC : résorbée
(Rapport de la vérificatrice générale,
– Incapacité d’avoir accès aux principales ressources documentaires ou de les réutiliser.
avril 2003)de la vérificatrice générale,
(Rapport
– Incapacité de produire des preuves adéquates pour assurer sa défense lors de
avril 2003)
réclamations, de différends et de litiges.
– Perte de dossiers essentiels permettant d’appuyer et de documenter les décisions en
««Les documents doivent être
Les documents doivent être
matière de politiques, de programmes ou de fonctionnement.
créés, conservés et préservés
créés, conservés et préservés
de façon ààce qu’un
de façon ce qu’un
2. Augmentation des coûts relatifs à l’information : gouvernement démocratique
gouvernement démocratique
contemporain puisse être tenu
– Augmentation de la perte de temps consacré à essayer de trouver ou de partager de
contemporain puisse être tenu
responsable envers le public
l’information – baisse de productivité des fonctionnaires du GdC.
responsable envers le public
– Épuration et stockage des anciens dossiers – montagne de papier. pour ses activités. »»
pour ses activités.
– Incapacité de faire face aux exigences accrues en matière de litige et de vérification.
(J. Grant Glassco, le rapport de la
Commission royale le rapport de la
(J. Grant Glassco, d’enquête sur
– Duplication énorme de l’investissement pour la création et la transmission de l’information.
l’organisation du royale d’enquête 1962)
Commission gouvernement, 1962)sur
– Incapacité d’innover ou de faire de la recherche.
l’organisation du gouvernement,
– Perte de l’investissement dans la création de produits d’information.
3. Incidence sur la crédibilité du gouvernement et la confiance du public :
– Incapacité de fournir de l’information exacte et pertinente aux Canadiens, aux fournisseurs de services et/ou aux clients.
– Perte de confiance due aux mesures inadéquates prises pour protéger les renseignements personnels des fonctionnaires et des
Canadiens.
– Préservation insuffisante de l’information ayant une valeur durable ou historique.
– Incapacité de respecter les exigences en matière de prestation de programmes, de législation et de responsabilisation (Loi fédérale sur
la responsabilité, AIPRP, LGFP, PGI, CRG, etc.).
– Incapacité de protéger ou de contrôler les dossiers (vol, perte, destruction par inadvertance de l’information sur les clients ou d’autre
information sur les programmes).
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5. L’initiative sur la tenue de documents : Survol
• 2005 : Le bibliothécaire et archiviste du Canada soulève l’enjeu de la tenue de
documents auprès du greffier du Conseil privé
• 2006 : Tables rondes des sous-ministres
– Initiative sur la tenue de documents
– Groupe de travail des SMA sur la tenue de documents
– Rapport au CCPCT
• 2007 : Groupe de travail des SMA sur la tenue de documents
– Sous-groupes de travail thématiques menés avec les ministères
– Confirmation et validation du régime de tenue de documents
• 2007 : CCPCT
– Approbation de la nécessité d’instaurer un régime réglementaire en tenue de
documents
– Autorisation de mettre en oeuvre des projets d’évaluation avec les ministères
• 2008 : BAC + Ministères
– Projets d’évaluation
– Rapport au CCPCT
• 2009: BAC + SCT
– Directive sur la tenue de documents
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6. Conclusion du GC : Un régime de tenue des documents est
nécessaire
• Un régime de tenue des documents est au cœur du
changement
– Paramètres du régime :
• Basé sur le rendement et les résultats à l’échelle gouvernementale (AAP, SGRR,
CRG)
• Adaptation aux besoins spécifiques des ministères
• Changement à long terme et durable avec des éléments à succès rapide
• Éléments du régime de tenue des documents :
– Directive sur la tenue des documents
– Exigences en tenue des documents
– Instruments de délégation : pouvoir de délégation; autorisations de
disposer des documents
– Gestion du legs documentaire
– Catalyseurs : capacité, préparation opérationnelle, outils de saisie et
de création, instruments et lignes directrices
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7. Directive sur la tenue de documents : Fondements
• Livre vert de BAC : Régime de tenue des
documents : Les défis de la tenue des
documents à surmonter dans la fonction
publique
• Livre blanc de BAC : L’élaboration de normes
documentaires pour les programmes, les
services et les résultats gouvernementaux
• Cadre stratégique pour l'information et la
technologie
– Politique sur la gestion de l'information (2007)
• Directive sur la TD
» Norme documentaire pour créer des exigences
ministérielles en tenue de documents
» Résultat: exigences ministérielles en tenue de documents
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8. Directive sur la tenue de documents : Aperçu
Pour les institutions
Exigences
• Besoin d’harmoniser les exigences en
• Analyse des processus
tenue de documents avec les activités
opérationnels et du contexte
opérationnelles pour satisfaire aux
exigences en matière de responsabilité,
• Exposé de la valeur
d’intendance, de mesure du rendement,
opérationnelle
de production de rapports et de
• Mécanismes et outils en responsabilités légales
tenue de documents • Établir et mettre en place des
mécanismes clés et des outils pour
soutenir la mise en œuvre des
exigences en tenue de documents tout
au long du cycle de vie de l’information
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9. Directive sur la tenue de documents :
Une responsabilité pour chacun
• Chaque fonctionnaire est responsable de préserver et de gérer les
ressources documentaires créées ou utilisées dans l’exercice de ses
fonctions.
• Afin de réussir la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents,
les gestionnaires des opérations et les gestionnaires de l’information
doivent travailler de pair.
• Compte tenu de leur connaissance approfondie des fonctions et activités de
leur unité, les gestionnaires des opérations devraient être responsables de
l’identification des ressources documentaires à valeur opérationnelle.
• Les pouvoirs rattachés à cette Directive sont délégués de l’administrateur
général aux hauts fonctionnaires et ainsi de suite, au moyen de l’Instrument
de délégation.
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10. Directive sur la tenue de documents : Résultats
attendus
5.2 Résultats attendus
• 5.2.1 Une utilisation effective des ressources
documentaires à valeur opérationnelle comme
un actif stratégique résultant en une capacité
accrue de prendre des décisions efficaces et
facilitant la prestation efficiente des
programmes et services.
• 5.2.2 Une tenue de documents gérer
efficacement contribuent à la transparence et
la responsabilité dans la prestation de leurs
programmes et services.
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11. Continuum de la valeur opérationnelle
11

12. Cadre conceptuel de la valeur opérationnelle au GC
12

13. Survol du cadre opérationnel en TD
Cadre pangouvernemental de planification
1 Cadre pangouvernemental
Activités de
Secteurs de Résultats
Secteurs de
programmes
résultats stratégiques
dépenses
400+ dans les
200+ dans les
4 secteurs de 13 secteurs
AAP des
AAP des
dépenses de résultats
ministères
ministères
2
Contextes opérationnel
3
Architecture des activités de programmes (AAP)
Sous‐activités
Résultats Activités de
Activités et fonctions de programmes
de programmes
stratégiques programmes
à l'échelle du Multiple Multiple
gouvernement Processus
opérationnel
Séquence
Séquence Séquence d'activités
d'activités d'activités
Processus Processus
opérationnel opérationnel
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14. L’aperçu pangouvernemental
14

15. Processus de déclaration de la valeur opérationnelle
des ressources documentaires
• Il permet la distinction entre la
création d’information en grand
nombre et la concentration des
investissements sur les
ressources documentaires de
l’institution possédant une
valeur opérationnelle
• Il combine l’analyse des
processus et des besoins
opérationnels avec les
pratiques en tenue de
documents
15

16. Procédés opérationnels et analyse des besoins
opérationnels
16

17. Procédés opérationnels et contexte de l’enregistrement
des plaintes au Commissariat à l'information du Canada
Enregistrement Examen Rapport de
des plaintes Enquête et approbation constatation
et inscription par la direction et fermeture
17

18. Directive sur la TD: exigences en tenue de documents
Responsabilités de tous les administrateurs généraux :
Analyser le processus des fonctions et des activités réglementaires, opérationnelles et ministérielles
Évaluer les risques pour les ressources documentaires à valeur opérationnelle
Déterminer, établir, mettre en œuvre et tenir à jour des dépôts institutionnels en tenue de documents
Établir, utiliser et tenir à jour les taxonomies organisationnelles, afin de faciliter le stockage, la recherche et l’extraction de
l’information
Établir, mettre en œuvre et observer des périodes de conservation
Effectuer des activités régulières de disposition pour les documents en liant les systèmes de classification ministériels et
les périodes de conservation aux Autorisations de disposer des documents valides, et où cela est possible, identifier les
failles dans le champ d'application des autorisations de disposer existantes. Pour le matériel publié, ces activités devraient
être menées conformément aux pratiques acceptées.
Élaborer et documenter des pratiques exemplaire en tenue de documents au sein du ministère qui appuient les activités et
qui permettent de satisfaire aux exigences de reddition de compte, de régie, de mesure du rendement, de préparation de
rapports et de responsabiltés légales.
Communiquer les risques associés à une tenue de documents déficiente et engager les parties impliquées face à leurs
responsabilités en tenue de documents au sein du ministère et de l'administration fédérale.
Conserver
Préserver
Utiliser
Saisir
Créer
Une tenue de documents efficace permettra aux ministères de créer, d'acquérir, de saisir, de gérer et de protéger l'intégrité des
ressources documentaires à valeur opérationnelle, contribuant ainsi à l'accroissement de l'efficience, de la transparence et de
la reddition de compte dans la prestation des programmes et services gouvernementaux.
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19. Mise en oeuvre de
la Directive sur la tenue de documents
• Approche progressive
• Plan de mise en œuvre quinquennal :
– Outils prévus
– Plan de communication
– Consultation
• La conformité à cette Directive sera mesurée au
moyen du Cadre de responsabilisation de
gestion (CRG)
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20. Directive sur la tenue de documents :
Outils planifiés
• Version annotée de la Directive sur la tenue de
documents
• Instrument d’évaluation en tenue de documents
• Lignes directrices sur les facteurs en GI afférents au
courrier électronique
• Lignes directrices sur les facteurs en GI afférents aux
technologies sociales
• Autres outils (Lignes directrices pour l’élaboration des
délais de conservation, exigences des SGDDE, etc.)
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21. Feuille de route : Programme d’évaluation de la capacité en tenue de documents
Programme d’évaluation de l’état de préparation en tenue de documents
3-Tenue de
2 - Évaluation documents :
1- Introduction 4 - Feuille de route
de l’état actuel établissement du
à la tenue
et des exigences contexte opérationnel de conformité et
de documents :
organisationnelles et identification cadre de la tenue
orientations et
en des documents de documents
exigences
tenue de documents ayant une valeur
opérationnelle
BAC: outils, lignes directrices et facilitateurs
•• Évaluation de la maturité
Évaluation de la maturité
•• La crise en TD
La crise en TD •• Questionnaire sur •• Livre blanc ::Valeur
Questionnaire sur Livre blanc Valeur
en TD
en TD
•• Directive sur la TD
Directive sur la TD l’évaluation de l’état opérationnelle concepts
l’évaluation de l’état opérationnelle concepts
•• Mise en œuvre des
Mise en œuvre des
•• TD au gouvernement du
TD au gouvernement du actuel •• Outils et lignes directrices
actuel Outils et lignes directrices
exigences ministérielles
exigences ministérielles
Canada ::Présentation
Canada Présentation •• Livre blanc: Création de en tenue de documents
Livre blanc: Création de en tenue de documents
en TD
en TD
•• Directive annotée sur la TD
Directive annotée sur la TD normes documentaires
normes documentaires

22. Instrument d’évaluation en tenue des documents
Objectifs de l’instrument d’évaluation :
conçu pour servir de complément à la Directive sur la
tenue de documents en permettant d’établir la capacité
des organismes gouvernementaux à se conformer aux
nouvelles exigences.
aide à définir avec précision les secteurs où des
améliorations doivent être apportées s’ils veulent se
conformer à la nouvelle directive.
22

23. Instrument d’évaluation en tenue des documents
Module 2 : Évaluation de l’état de la situation et
exigences organisationnelles en tenue de
documents
Évaluation des systèmes, des procédés et des
procédures en place afin de déterminer si les
documents ayant une valeur opérationnelle
demeurent authentiques, fiables et accessibles tant
qu’ils servent au bon fonctionnement de l’organisme
gouvernemental.
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24. Des questions
1. Cadre de GI/TD
2. Exigences en matière de tenue de documents
3. Dépôts institutionnels en tenue de documents
4. Autorisations de disposer des documents (ADD)
5. Accès à l'information
6. Protection des renseignements personnels
7. Sécurité
8. État de préparation aux litiges
9. Processus de destruction des documents
10. Technologies et capacité technique
11. Formation et apprentissage
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25. Le processus
• Une fois le questionnaire d’auto-évaluation du module
2 complété, BAC procédera à l’analyse des données
recueillies et soumettra un rapport à l’institution.
• Le rapport mettra en lumière les forces en matière de
tenue de documents, ainsi que les domaines
requérant des améliorations. Le rapport proposera en
outre des mesures pour aller de l’avant afin d’accroître
le potentiel de conformité dans ces domaines.
• BAC teste actuellement cet instrument d’évaluation
dans quelques ministères.
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26. Conclusion
Questions, commentaires?
Centre de liaison en tenue de documents
Direction des documents gouvernementaux
Bibliothèque et Archives Canada
Téléphone : 819-934-7519 ou 1-866-578-7777 (sans frais
au Canada et aux États-Unis)
Télécopieur : 819-934-7534
Courriel : centre.liaison.centre@lac-bac.gc.ca
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