Les Cougars à la Société suisse de Management de Projet

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Soirée débat de la Société Suisse de Management de Projet – Genève Aéroport – 23.03.2010

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Cougar Partners: Gestion dans l’urgence de sociétés ou de projets en rupture

Agenda

1.  Positionnement et concept de gestion de
l’imprévu
2.  Illustration au travers d’un cas pratique
3.  Points et messages clés
4.  Questions et réponses

Mars 2010
T- Version 1.0
3


Une situation de rupture survient lorsque…

Un système organisationnel donné
Période de trouble
Retour à
En un nouvel
équilibre équilibre
Actions
E
correctives

Un événement particulier provoque une
rupture de cet équilibre ce qui met en
péril la pérennité de ce système

4


Toutes ces situations de rupture ont en commun :

5


Au départ personne n’a anticipé la tempête qui a suivi … et qui a
tout balayé sur son passage, provoquant la rupture des équilibres
existants.
Tous reconnaissent à postériori : Il manque un cadre méthodologique
qui permette :

•  Au départ, un malaise et des doutes •  d’ obtenir rapidement un diagnostic
s’installent qui provoquent une •  de confirmer/infirmer les doutes
paralysie des acteurs
•  de réagir de manière structurée et
•  Il aurait fallu pouvoir réagir plus vite cohérente
•  Nous n’avons pas assez anticipé et •  en tirant profit de l’analyse
nous avons été sous pression du permanente des meilleures options
début à la fin disponibles
•  Nous avons manqué de coordination •  coordonner la communication
•  La communication a été chaotique et •  implémenter rapidement les solutions
nos messages contradictoires qui s’imposent

Retrouver une
zone de confort
6


La sous-estimation systématique du potentiel de gravité est la
cause du traitement inadéquat des situations évoquées

Management Management
Haute
Gravité potentielle

de crise de l’imprévu Situation de rupture

Management Gestion
Faible

opérationel des Situation difficile
usuel incidents

Oui Non

Evénement planifié

7


Théories et définitions applicables

Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5

E

Management de crise

Evaluer les
Prévoir Prévenir Appliquer Rétablir
risques

Gérer l’information

Evénement

Menaces Mesures Normes et Standards
protocoles d’engagement

Risk Management Contingency Planning Recovery
Management
Business continuity Planning
8


La gestion d’une telle rupture est fondamentalement différente si
l’événement déclencheur a pu être préalablement anticipé …

Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5

E

Management de crise

Evaluer les
Prévoir Prévenir Appliquer Rétablir
risques

Réagir Rétablir

Management de l’imprévu

Evénement 9


Notre approche de gestion de l’imprévu

Observation de But
comportements
extrêmes en cas de Permettre en
crise situation
s
Principe d’incertitude,
•  d’analyser
lo gie •  de structurer
Méthodo •  de solutionner
un problème

par itérations
successives

10


Chaque corps de métier appréhende de manière différente la
gestion d’une situation de crise

Médecins urgentistes ** Militaires**

3 minutes …

SDépart SFinale t SDépart SInt.1 SInt.2 SInt.n t
Qualité de
l’information •  Précise, mesurée •  Médiocre, estimée
Base de
données •  Exhaustive •  Fragmentaire

Résultat •  Statistiquement connu •  Espéré
Gestion
du temps •  Normée •  Estimée

Comportements standards et Méthode de résolution dynamique
protocoles normés par itérations successives

** : aucune résistance au changement
11

3 - Concept de gestion de Suisse de Management de Projet – Genève Aéroport – 23.03.2010
Soirée débat de la Sociétél’imprévisible

En fonction de la qualité de l’information et de sa maîtrise du
temps le manager adopte un des deux comportements extrêmes

Appliquer Situation de crise
Réagir

Qualité de l’information disponible
Mu Ma Mi

Mu

Précise
Ma

Médiocre
Mi

Normée Estimée
Médecins Manager Militaires
urgentistes Gestion du temps dans l’urgence

12


L’approche de type militaire schématisée

Analyser et Planifier Itérations successives

Elaboration du
plan d’engagement

Prise de
décision

Appréciation de la situation

Etablissement du
plan horaire

Déclenchement des
mesures d’urgence

Appréhension du
problème

13


Notre approche combine les atouts de deux méthodologies qui
utilisent des équipes pluridisciplinaires afin de générer plus
rapidement un impact

Deep Dive Scrum

•  Une technique qui permet d’immerger •  Une méthodologie “lean” et agile utilisée
rapidement une équipe dans une pour le développement de software :
dynamique de résolution de problèmes : o  Conçue pour s’adapter à intervalles
o  Développement de produit réguliers à l’évolution des besoins au
o  Amélioration des processus cours du processus de développement
o  Stratégie de service au client o  Permet aux équipes de prioriser sur les
exigences des clients et d’adapter les
travaux réalisés en permanence aux
besoins du client

14


Le Deep Dive: étape par étape http://www.youtube.com/watch?v=M66ZU2PCIcM

Inspiration Idéation Implémentation

Observer et questionner

Storyline

Synthétiser

Visualiser Réaliser

Affiner Evaluer
Exécuter

Diffuser

15


Mais la méthodologie IDEO atteint certaines limites dès que les
besoins doivent être re-hiérarchisé de façon permanente

La méthodologie Scrum
Scrum
est principalement
utilisée dans le cadre du
développement de
logiciel et offre un cadre
solide pour aborder et
compléter cette
approche

16


Scrum en bref http://www.youtube.com/watch?v=vmGMpME_phg
http://www.youtube.com/watch?v=Q5k7a9YEoUI

17


La sélection des exigences est la clef

18


Une fois les besoins du client hiéarchisés, les deux acteurs
s’engagent

19


Illustration simplifiée de notre méthodologie de type « agile »

Une approche dynamique dans un environnement en constante évolution

Observer et questionner

Storyline

Prioriser

Co-Créer

Inspiration Idéation Implémentation

Deep Dive Scrum

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En pratique, une situation de haute vollatilité se résoud par phase
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5

Project Management & Communication
Mesures d’urgence
Processus

Storyline
Implémentation,
Diagnostic

Prototyping contrôles et
Clarification Adhésion
« Agile » ajustements

Planing

Décision Décision Décision Décision Décision
Boite à outils

Change
management &
Implementation

21


Le Méta Modèle : le cadre référentiel indispensable pour
stabiliser dans la tempête

Méta-Modèle
Le but est de plaquer un
modèle pour
•  Comprendre le marché / les
clients / la technologie and
les différentes contraintes
(SWOT interne et externe,
Analysis

Concept

Outputs PESTLE analysis and
Primo-F analysis et
rassembler des faits)
•  Esquisser une première
structure logique du
problème
•  Ebaucher des embryons de
solutions

22


Agenda

l’imprévu

Mars 2010
T- Version 1.0
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Agenda

l’imprévu

Mars 2010
T- Version 1.0
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Gérer de telles situations de rupture nécessite :

•  Le projet doit disposer des appuis au bon niveau organisationnel
Légitimité
(idéalement Conseil d’administration ou Direction générale)

•  Etre convaincu qu’il est meilleur de se tromper tôt et souvent au
Méthodologie lieu d’une fois mais trop tard
de « type » agile •  Permet de revisiter en permanence le processus de décision en
fonction des modifications de l’environnement
Expertise

•  Compréhension de la complexité de la problématique
Expérience •  Etre à l’aise pour prendre des décisions difficiles
Préalable
•  Connaître les « standards silencieux »

25


La problématique à gérer suite à une situation de rupture en
Entreprise est réellement multi dimensionelle

Emotions Résistance Imprévu Stress
Indivividus

Résistance au changement Les étapes du deuil
Groupes

Storyline
Confrontation de plusieurs perspectives pour développer une
vision commune
Entreprise

Imaginer une solution
Absence de référentiel connu et un chemin pour y
parvenir

Psycho. Change Méthodes Rétro
managériale management « agile » planning

26


Les « standards silencieux » sont diamétralement opposés
si le système est en rupture ou à l’équilibre

En situation d’équilibre En situation de rupture

•  Les erreurs sont punies •  Les erreurs font partie du
•  Les échecs ne sont pas tolérés processus d’apprentissage
•  Les échecs nourissent le succès

•  A toute question posée, il existe •  Il n’existe pas de réponse correcte
une réponse correcte qu’il convient •  Il faut poser les bonnes questions
de trouver (et sans tabou) pour trouver la
meilleure réponse
•  Faire preuve d’une opinion •  Avoir l’arrogance d’exposer une
consensuelle opinion dérangeante

27


En pratique, une situation de haute vollatilité se résoud par phase
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5

Project Management & Communication
Mesures d’urgence
Processus

Storyline
Implémentation,
Agile contrôles et
Scoping Clarification Adhésion
Prototyping ajustements

Planing

Décision Décision Décision Décision Décision
Boite à outils

Change
management &
Implementation

28


Expertise nécessaire pour gérer une situation de rupture de
manière professionnelle

Implémenter   Garantir une implémentation rigoureuse et systématique

Visualiser des   Visualiser une solution dans le futur et identifier une voie d’accès
solution   Rester à l’affut de solutions en dehors de la zone de confort

Storyline   Communiquer de manière crédible pour fédérer les groupes d’opinion
  Etre un vrai leader

Méthodologie   Utiliser des méthodes agiles garantissant flexibilité et rapidité pour
faire face aux changements rapides induits par l’environnement

  Agir comme un roc dans la tempête
Base Sécuritaire
  Recréer temporairement pour le team un référentiel rassurant

29


La récession de 2008 a provoqué une rupture dans la manière
dont les dirigeant gèrent désormais leur affaires…

Le Strategic Planning a peu à peu été Les sociétés américaines engagent à tour
remplacé par plus d’agilité et de flexibilité de bras des managers disposant de cette
afin de réagir plus rapidement aux expérience de gestion de situations
changements de demandes des clients. chaotiques.

30


Enseignement

Enseignants au Diplôme de formation
continue en gestion des risques
d'entreprise 2010 – Module 1
(Prof. Emmanuel Fragnière)

Enseignants à l’Executive Master in
Global Supply Chain Management
2010 – Module 2
(Prof. Philippe Wieser)

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Qui sommes-nous ?

Patrick Bays Philippe Steinmann
  Lic. Econométrie, MBA IMD   Expert réviseur agréé LSR
  Expérience internationale de   Expérience internationale
plus de 15 ans dans de plus de 20 ans dans
o  le prototyping et o  la gestion de projets
l’implémentation de spéciaux
l’innovation stratégique o  l’accompagnement
o  la conduite du changement d’organisations dans des
dans plusieurs industries situations difficiles (forte
croissance, sauvetage)

32


Notre expérience en gestion de projets d’innovation et de
changement, est reconnue …
> 10 secteurs
d’activité
International
Local

Projet réalisé avec succès
Start-up Petites et Grandes Structures
moyennes entreprises publiques et
entreprises para-étatiques

… à travers tous
les types d’organisation dans plus de 10 industries différentes
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