1. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Índice
Página 1

2. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Tabla Dinámica
Definición:
Una Tabla Dinámica, definida de forma muy sencilla, es una tabla
que ordena los datos contenidos en una o varias tablas que ya
tenemos a priori, de forma que podemos decidir (y cambiar
posteriormente con facilidad) qué campos o datos deben
aparecer como filas y cuáles deben aparecer como columnas.
A esta sencilla definición, sería justo añadirle más características,
puesto que además de la configuración de las filas y las columnas,
también pueden realizar otras acciones interesantes con los
datos, como ordenar, filtrar, resumir y agrupar, etc.
¿Para qué sirve una Tabla Dinámica?
La anterior definición no aclara al lector qué utilidad tiene la principal característica de las Tablas
Dinámicas o PivotTables. Es decir, ¿para qué? y ¿por qué? hacer una tabla dinámica
Pensemos en una tabla de datos como esta:
Página 2

3. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Con una Tabla Dinámica seremos capaces de que esta tabla de datos nos ofrezca información(es
decir, datos combinados entre sí o resumidos de forma que proporcionan un nivel superior de
utilidad).
Ejemplo 1: podríamos conocer las ventas de cada uno de los vendedores en cada una de las
rutas:
Vemos cómo ahora la información se muestra en función de las rutas y los vendedores. Además, la
cantidad de euros se resume en forma de "suma". Lo que ha ocurrido es que esta nueva tabla
(Tabla Dinámica) nos ofrece más utilidad, pues ahora sabemos (de un vistazo), cosas como:
Que las rutas menos rentables son las de "El Bonillo" y "Casas Ibáñez"
Que las rutas más rentables son las del "Jueves" y la de "Almansa"
Que el vendedor "José Luis" debe aumentar las ventas de las rutas del "Lunes" y el
"Martes".
Que el vendedor "Pedro" debe aumentar las ventas de las rutas del "Miércoles" y de "El
Bonillo"
Que el vendedor con más ventas en general es "Pedro"
Cuestiones todas ellas que, con la tabla original, sería muy laborioso averiguar.
Ejemplo 2: podríamos saber las ventas que ha realizado cada vendedor en cada uno de los
trimestres del año (o en cada uno de los meses o en cada una de las semanas....)
Página 3

4. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
En definitiva y cómo podemos ver, las necesidades particulares de cada usuario y la imaginación
son los que marcan las posibilidades de combinar los datos de una simple tabla.
¿Cuándo utilizar una Tabla Dinámica?
Las tablas dinámicas no sólo tienen "pros", sino que también tienen alguna que otra
"contraindicación". Por lo tanto, es necesario utilizarlas cuando es debido:
Una Tabla Dinámica será útil...
Cuando tenemos una tabla de registros que tienen fechas distintas y necesitamos resumir
la información en períodos de tiempo distintos al día (por semanas, meses, trimestres,
años).
Cuando necesitamos cambiar la disposición de los campos en filas o columnaspara mostrar
distintos puntos de vista de una misma tabla-origen.
Probablemente NO deberíamos crear una Tabla Dinámica...
Cuando en los registros no existe ni un campo "Fecha", ni un campo "Valor"
Cuando necesitamos modificar las celdas de la Tabla Dinámica, ya sea el valor o el
formato. Ello es debido a que las Tablas Dinámicas se plasman sobre una zona de celdas
en la que NO es posible realizar cambios editándolas libremente. Es posible hacer cambios
en algunos valores y en el diseño de una Tabla Dinámica, pero de forma muy restringida y
controlada por el propio Excel y mediante opciones bastante rígidas.
Funcionamiento de las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes
para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento
básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la
compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Página 4

5. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así
que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada
producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla
dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una
comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la
siguiente manera:
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a
comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:
Página 5

6. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla
dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones.
Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en
la tabla dinámica:
Página 6

7. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación
obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir con este artículo es que
las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.
Página 7

8. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Página 8

9. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
PASO 1 ¿Cómo crear una Tabla Dinámica?
En realidad, crear una Tabla Dinámica es un proceso sencillo (sin embargo, para conseguir que
tenga un aspecto adecuado y que muestre los datos exactamente en la disposición que
necesitamos, hay que dar varios pasos). Comezaremos por explicar cómo crearla desde una sóla
tabla que tenemos previamente.
Una Tabla Dinámica se crea a partir una tabla normal de datos. Es indistinto que nuestra tabla-
origen sea una tabla normal de datos creada de forma espontánea, o que sea una tabla a la que se
ha aplicado "oficialmente" (por decirlo de alguna forma) un formato de tabla mediante la opción
"Dar formato como tabla" del grupo "Estilos" de la "Ficha Inicio".
Puede descargar el siguiente archivo, donde tendrá una tabla-origen para poder practicar con las
siguientes explicaciones de este artículo:
Creación de la Tabla Dinámica:
1) No situamos en una zona libre de la hoja de cálculo donde podamos situar la Tabla Dinámica. En
este ejemplo, vamos a situarla en la misma hoja, en la celda I6.
2) Seleccionamos la "Ficha Insertar" y después el botón "Tabla Dinámica" que hay dentro del
grupo "Tablas":
3) Nos aparecerá un cuadro de diálogo como este:
Página 9

10. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
...donde debemos desplegar el botón para seleccionar el rango donde esté situada nuestra tabla-
origen. Debemos seleccionar TODA LA TABLA, INCLUYENDO LA PRIMERA FILA DE TÍTULOS (que
debe existir, claro está):
Sí nuestros datos tenían "formato de tabla", esta tendría un nombre y será el que aparezca en el
campo de selección:
Si, por el contrario, nuestros datos no tenían formato de tabla, en el campo de selección de rango
aparecerá la referencia al rango:
Página
10

11. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
.... y hacemos click en el botón "Aceptar" del cuadro de diálogo.
4) En la ubicación elegida de nuestra hoja de cálculo, obtendremos algo similar a esto:
....hasta aquí, lo que hemos hecho ha sido crear la zona provisional donde se situará nuestra tabla
dinámica.
Mientras que haya seleccionada una celda cualquiera dentro de la zona de Tabla Dinámica,
tendremos a nuestra derecha la lista de campos y los 4 paneles anteriores, a no ser que
desactivemos el botón "Lista de campo":
Página
11

12. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Ahora debemos decidir:
1. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que esté situado en filas. Bastará
hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los campos de la lista que
vemos en la imagen de la derecha y veremos cómo el campo se sitúa en el cuadro
"Etiquetas de fila" que hay abajo (no debemos empezar haciendo click en campos que
contengan valores numéricos, pues se situarían en otro cuadro).
2. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que esté situado en columnas.
Debemos hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los campos de la
lista que vemos en la imagen anterior y veremos cómo el campo se sitúa de nuevo en el
cuadro "Etiqueta de fila". Sólo nos queda arrastrarlo al cuadro de más arriba y a la derecha
"Etiquetas de columna".
3. Qué campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que sea el valor que se sumará, que
se contará, se realizará el promedio, etc. Para ello, elegimos dicho campo (debe ser un
campo con valores numéricos) marcando la casilla de la izquierda y nos debe aparecer el
campo en el cuadro "Valores".
... y ahora debemos ver el cuadro de forma similar a la imagen de la derecha.
... y nuestra tabla dinámica "recién nacida":
Página
12

13. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
...que podemos descargar tal cual está en la imagen anterior:
Algo importante que debe saber el lector es, que si cambian los datos de la tabla-origen, la
Tabla Dinámica NO reflejará dichos cambios a menos que se actualice. A tal efecto, existen
dos posibilidades:
1. Actualizar manualmente: mediante el botón "Actualizar"que hay dentro del grupo
"Datos" de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinámica" (sólo estarán
disponibles las Herrameintas de Tabla Dinámica si tenemos seleccionada cualquier celda
de nuestra TD) .
2. Actualizar automáticamente al abrir el archivo: activando la casilla de
verificación que hay en el cuadro de diálogo "Opciones" que obtenemos cuando hacemos
click en el botón "Opciones" que hay dentro del grupo "Tabla Dinámica" de la ficha
"Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinámica" (sólo estarán disponibles las
Herrameintas de Tabla Dinámica si tenemos seleccionada cualquier celda de nuestra TD) .
Pues ya hemos hecho nuestra Tabla Dinámica. Lo que ocurre es, que como podemos apreciar en
la anterior imagen, la TD está "en bruto" y con algunas características que no debemos dejar tal
cual, puesto que no ayudan nada a interpretar la información de forma fácil e intuitiva. Entre otras,
las características inadecuadas, son:
Página
13

14. Universidad Nacional Del Callao
Sistemas De Informacion
Tablas Dinámicas
Tanto las columnas de los comerciales 01-PEDRO y 02-JOSÉ LUIS, como del "Total
general" tienen anchos distintos.
El título de la tabla que Excel asigna por defecto, es poco "atractivo" (Suma de € VENTA).
Podría ser algo similar a "Ventas por ruta y comercial"
Los valores de la TD tienen un formato de número (a veces sin decimales, a veces con un
decimal y otras con dos decimales), pero no de moneda, que sería más adecuado.
Como se puede observar, Excel crea por defecto dos listas desplegables: "Etiquetas de
fila" y "Etiquetas de columna". Estos desplegables sirven para filtrar la información, o bien por
rutas, o bien por vendedores (por ejemplo, si hubiesen muchos vendedores, podríamos desear no
tener demasiadas columnas). Pues bien, estas listas desplegables pueden eliminarse (se verá
posteriormente en otro artículo) o bien cambiar el nombre que Excel aplica por defecto.
El diseño de la TD pudiera no ajustarse a nuestras necesidades o gustos. En tal caso,
Excel dispone de opciones para configurar el formato y colores de forma bastante automatizada
(aunque algo rígida).
Todas estas posibilidades serán objeto de estudio en próximos artículos.
Por último, comentar que las utilidades de las Tablas Dinámicas no se acaban aquí. Por ejemplo,
también pueden mostrar la información de forma jerarquizada:
Esta forma de mostrar la información de forma jerarquizada o en esquema, será la segunda parte
de este post ( Tablas Dinámicas (III) ¿Cómo crear una Tabla Dinámica (2ª parte )? dedicado a la
creación de Tablas Dinámicas (el primero de los 3 pasos vistos al principio).
Página
14