Einführung einer SAP-basierten Lösung
für das Technische Facility Management
Christian Pauly & Gerd Hartmann
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Übersicht
Das Unternehmen
Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)
Ausgangssituation und Rahmenbedingungen
Einführu...
Wer wir sind
Seite 3
Ein weltweit tätiger Technologiekonzern
Seit mehr als 160 Jahren in Familienbesitz
Wir schaffen hochw...
Wo wir herkommen
Seite 4
1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn-
Apotheke in Hanau
1856: W. ...
Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern
Seite 5
DAS UNTERNEHMEN
1856 – Platinschmelze 1899 – Blase...
Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern
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DAS UNTERNEHMEN
1972 – Knochenzement 1983 – Mikroc...
HSM – Der Standortbetreiber für Heraeus
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DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)
Betreiber der Heraeus Stan...
Ausgangssituation im Technischen Facility Management
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Heterogene Systemlandschaft
z.B. ZUWIS, InfoPath-Formulare, E...
Rahmenbedingungen der Umsetzungsplanung
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Realisierung im Rahmen von vier Umsetzungspaketen
Hohe Priorität auf Benut...
Umfang des Umsetzungspakets „Basis“
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Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten
Ken...
Technische Platzhierarchie (I)
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Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten
Kennzeic...
Technische Platzhierarchie (II)
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EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
Klassifizierung
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Klassifizierung der Anlagenobjekte zur Abbildung technischer Sachmerkmale
EINFÜHRUNG DER SAP-BASI...
Prozess „Störungsbehebung“
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Manuelle
Erfassung der
Störmeldung
im Portal
Qualifizierung
der
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ggfs. Vor-...
Live-Demo
Seite 15KK | Konzernkommunikation | 07.05.2013
EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
Umfang des Umsetzungspakets „Kleinmaßnahmenabwicklung“
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Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Hera...
Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (I)
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Man. Erfassung
der Maßnahmen-
anforderung
im Portal
Fremdfirmen-
beauftrag...
Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (II)
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Manuelle
Limiterfassung
Automatische
BANF-
Generierung
Automatische
BANF-...
Erfahrungen
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Erhöhter Schulungsaufwand aufgrund heterogener Nutzergruppen bestehend
aus Technikern (Anlagenbetrieb...
Umsetzungsdauer
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Dauer Umsetzungspaket I „Basis“
 9 Monate (für initiale Einführung)
 6 Monate (für kontinuierli...
Nächste Schritte
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Einführung Fremdfirmenportal
GAEB@SAP und
AVA@SAP
Realisierung „Planmäßige Instandhaltungsabwick...
Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ mit Fremdfirmenportal
Seite 22
ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN
Manuelle
Limiterfa...
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Über oxando
Die oxando GmbH ist ein Soft-
ware- und Beratungshaus, das
sich auf die Bereiche Instand-
haltung; Se...
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Einführung eines SAP-basierten technischen Gebäudemanagements bei Heraeus

  1. 1. Einführung einer SAP-basierten Lösung für das Technische Facility Management Christian Pauly & Gerd Hartmann Page 1
  2. 2. Übersicht Das Unternehmen Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM) Ausgangssituation und Rahmenbedingungen Einführung der SAP-basierten Lösung (Umsetzungspaket Basis) Einführung der SAP-basierten Lösung (Umsetzungspaket Kleinmaßnahmeabwicklung) Erfahrungen Zusammenfassung und weitere Vorhaben Seite 2
  3. 3. Wer wir sind Seite 3 Ein weltweit tätiger Technologiekonzern Seit mehr als 160 Jahren in Familienbesitz Wir schaffen hochwertige Lösungen für unsere Kunden und stärken so nachhaltig ihre Wettbewerbsfähigkeit Weltweit 12.591 Mitarbeiter an über 100 Standorten in 38 Ländern Produktumsatz 2014: 3,4 Mrd. € Edelmetallhandelsumsatz 2014: 12,2 Mrd. € DAS UNTERNEHMEN Stammsitz Hanau Regional Headquarter Schanghai Standort Buford USA
  4. 4. Wo wir herkommen Seite 4 1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn- Apotheke in Hanau 1856: W. C. Heraeus schmilzt erstmals zwei Kilogramm Platin in einer Knallgasflamme. Er macht das Edelmetall industriell verwertbar. Über 160 Jahre Heraeus: Von der kleinen Apotheke zum weltweit tätigen Edelmetall- und Technologiekonzern DAS UNTERNEHMEN
  5. 5. Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern Seite 5 DAS UNTERNEHMEN 1856 – Platinschmelze 1899 – Blasenfreies Quarzglas 1904 – Künstliche Höhensonne 1906 – Platin-Widerstandsthermometer 1916 – Platin-Netze 1969 – Quarzglas auf dem Mond
  6. 6. Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern Seite 6 DAS UNTERNEHMEN 1972 – Knochenzement 1983 – Mikrochips1982 – Herzschrittmacher 1993 – Carbon Infrarot-Strahler 2008 – Silberpasten 2010 – Clevios
  7. 7. HSM – Der Standortbetreiber für Heraeus Seite 7 DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM) Betreiber der Heraeus Standorte in Deutschland  Bereitstellung von Flächen und Gebäude  Gefahrenabwehr  Services (u.a. Gastronomie, Besucherempfang, Konferenzen) und Support  Energie und technische Medien  Nachhaltiger Funktionserhalt der Immobilien  Strukturgerechte Standortentwicklung  Beratung für das Gestalten und Strukturieren der ausländischen Standorte über 170 Mitarbeiter Gebäude-Nutzfläche 400.000 m² (incl. Leerstand) Standortfläche 665.000 m² ca. 100 Mio. € Umsatz; ca. 25 Mio. € Projektvolumen
  8. 8. Ausgangssituation im Technischen Facility Management Seite 8 Heterogene Systemlandschaft z.B. ZUWIS, InfoPath-Formulare, Excel Keine durchgängigen Prozesse auf Grund von Medienbrüchen z.B. Störmeldungserfassung im Mitarbeiter-Portal und manuelle Datenübernahme nach SAP Teilnutzung von SAP PM, allerdings mit Controlling-Fokus Technische-Platz-Hierarchie analog zur Kostenstellenstruktur Bildung der IH-Auftragsarten nach Abrechnungsgesichtspunkten Fehlende Standards zur Beauftragung der HSM durch Heraeus Mitarbeiter (Kunde) und zur Beauftragung von Fremdfirmen durch HSM (Prozesskette: Kunde  HSM  Fremdfirma) Kein integrierter Prozess zur Störungsbehebung Kein integrierter Prozess zur Kleinmaßnahmenabwicklung (bis 5.000,- Euro) Fehlende Prozesstransparenz im Hinblick auf Abarbeitungsgrad und Kosten der Maßnahme AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
  9. 9. Rahmenbedingungen der Umsetzungsplanung Seite 9 Realisierung im Rahmen von vier Umsetzungspaketen Hohe Priorität auf Benutzerfreundlichkeit Schrittweise Einführung zur Vermeidung von Überforderungen Basis Stammdaten Störungs- behebung Planmäßige Instand- haltungsabwicklung Inspektion/ Wartung/Prüfung Auftragsarten Grafik CAD-Anbindung Flächenmanagement Maßnahmen- anforderung Fremdfirmen- portal Kleinmaßnahmen- abwicklung AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN
  10. 10. Umfang des Umsetzungspakets „Basis“ Seite 10 Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten Kennzeichnungssystems Klassifizierung der Anlagenobjekte (Objekte der Technischen Gebäude- ausrüstung (TGA)) zur Abbildung technischer Sachmerkmale Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Heraeus Mitarbeiter- Portals zur Erfassung von Störungen durch Heraeus-Mitarbeiter Abbildung einer Service-Desk-Funktionalität in SAP zur Störmeldungs- qualifizierung, Fremdfirmenbeauftragung, Meldungsverfolgung und Rechnungsprüfung Zuordnung von Dokumenten zu Meldungen und Technischen Plätzen EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
  11. 11. Technische Platzhierarchie (I) Seite 11 Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten Kennzeichnungssystems Architekturobjekte z. B. 276.WH.310.E01 Anlagenobjekte z. B. 276.WH.310=TJS01 Anmerkung: Es werden keine Equipments verwendet EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
  12. 12. Technische Platzhierarchie (II) Seite 12 EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
  13. 13. Klassifizierung Seite 13 Klassifizierung der Anlagenobjekte zur Abbildung technischer Sachmerkmale EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
  14. 14. Prozess „Störungsbehebung“ Seite 14 Manuelle Erfassung der Störmeldung im Portal Qualifizierung der Störmeldung ggfs. Vor-Ort- Qualifizierung der Störmeldung Fremdfirmen- beauftragung Auftrags- eröffnung mit Meldungsbezug Manueller Meldungs- abschluss Rechnungs- stellung Vor-Ort- Störungsbehebu ng Ticket- abschluss HeraeusMitarbeiter (Kunde) Objektverantwortlicher/ Anlagenbediener FremdfirmaService-Desk- Mitarbeiter Autom. Meldungs- eröffnung in SAP (Meldungsart ZS) EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
  15. 15. Live-Demo Seite 15KK | Konzernkommunikation | 07.05.2013 EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS“)
  16. 16. Umfang des Umsetzungspakets „Kleinmaßnahmenabwicklung“ Seite 16 Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Heraeus Mitarbeiter- Portals zur Anforderung einer (planbaren) Kleinmaßnahme durch Heraeus- Mitarbeiter  Anmerkung: Im Gegensatz zu einer Projektmaßnahme handelt es sich bei einer Kleinmaßnahme um ein Vorhaben mit einem maximalen Budgetvolumen von 5.000,- Euro Abbildung der Budgetbeantragung und –freigabe durch Standort-/Anlagen- verantwortlichen Abbildung von Fremdfirmenkontrakten mit Leistungszeilen und –preisen Fremdfirmenbeauftragung über Aktivitätenleiste  Auswahl einer Fremdfirma aus der gewerkespezifischen Vorschlagsliste  Automatische IH-Auftrags-/Vorgangseröffnung  ggfs. manuelle Limiterfassung im Falle einer Fremdfirma mit Kontraktbezug Leistungserfassung/-abnahme durch Objektverantwortlichen/Anlagenbediener nach Erhalt des Aufmaßblattes EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)
  17. 17. Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (I) Seite 17 Man. Erfassung der Maßnahmen- anforderung im Portal Fremdfirmen- beauftragung Objektverantwortlicher/ Anlagenbediener Fremdfirma ja Fremdfirma mit Kontrakt ? ja nein Autom. Meldungs- eröffnung in SAP (Meldungsart MA) nein Real. der Maßnahmen anforderung 1 Heraeus-Mitarbeiter (Kunde) Manuelle Meldungsbearbeit ung In SAP Automatische IH-Auftrags-/ Vorgangseröffnun g (Steuerschlüssel PM02) Automatische IH-Auftrags-/ Vorgangseröffnun g (Steuerschlüssel PM03) EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)
  18. 18. Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (II) Seite 18 Manuelle Limiterfassung Automatische BANF- Generierung Automatische BANF- Generierung Automatische Bestellumsetzung Automatische Bestellumsetzung Manuelle Leistungs- erfassung/ -abnahme Rechnungs- prüfung Manueller Meldungs- abschluss Abgabe Aufmaßblatt Objektverantwortlicher/ Anlagenbediener Fremdfirma 1 Heraeus-Mitarbeiter (Kunde) EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)
  19. 19. Erfahrungen Seite 19 Erhöhter Schulungsaufwand aufgrund heterogener Nutzergruppen bestehend aus Technikern (Anlagenbetrieb, Objektbetrieb, Service Desk) und Kaufleuten (Einkauf, Rechnungsprüfung) Überzeugungsarbeit im Hinblick auf Nutzung der SAP-Software erforderlich Erkenntnis: Komplexe Geschäftsprozesse (Kunde – HSM – Fremdfirma) bedingen komplexe Abläufe in der SAP-Software  Abhilfe: Vereinfachung durch Nutzung der Aktivitätenleiste in der Meldung Erhöhter Abstimmaufwand wegen Neukonzeption ausgewählter Prozesse (Störungsbehebung, Kleinmaßnahmenabwicklung) bei gleichzeitiger Beibehaltung bisheriger Prozesse (Projektmaßnahmenabwicklung, Inspektion/Wartung/Prüfung), z.B. wegen  Nutzung der bisherigen Auftragsarten  Beibehaltung der bisherigen Verrechnungslogik zwischen HSM und deren Kunden ERFAHRUNGEN
  20. 20. Umsetzungsdauer Seite 20 Dauer Umsetzungspaket I „Basis“  9 Monate (für initiale Einführung)  6 Monate (für kontinuierliche Verbesserungen) Dauer Umsetzungspaket „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (ohne Fremdfirmenportal)  4 Monate ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN Basis Stammdaten Störungs- behebung Planmäßige Instand- haltungsabwicklung Inspektion/ Wartung/Prüfung Auftragsarten Grafik CAD-Anbindung Flächenmanagement Maßnahmen- anforderung Fremdfirmen- portal Kleinmaßnahmen- abwicklung
  21. 21. Nächste Schritte Seite 21 Einführung Fremdfirmenportal GAEB@SAP und AVA@SAP Realisierung „Planmäßige Instandhaltungsabwicklung“ Abstimmung mit globalem Programm zur Prozesskonsolidierung (Magellan) ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN Basis Stammdaten Störungs- behebung Planmäßige Instand- haltungsabwicklung Inspektion/ Wartung/Prüfung Auftragsarten Grafik CAD-Anbindung Flächenmanagement Maßnahmen- anforderung Fremdfirmen- portal Kleinmaßnahmen- abwicklung
  22. 22. Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ mit Fremdfirmenportal Seite 22 ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN Manuelle Limiterfassung Automatische BANF- Generierung Automatische BANF- Generierung Automatische Bestellumsetzung Automatische Bestellumsetzung Manuelle Leistungs- abnahme Rechnungs- prüfung Manueller Meldungs- abschluss Manuelle Leistungs- erfassung mit Bestellbezug Objektverantwortlicher/ Anlagenbediener Fremdfirma 1 Heraeus-Mitarbeiter (Kunde) Automatische Wareneingangs- abrechnung (Gutschrift) Listanzeige aller Bestellungen pro Fremdfirma Fremdfirmenportal
  23. 23. Seite 23 Über oxando Die oxando GmbH ist ein Soft- ware- und Beratungshaus, das sich auf die Bereiche Instand- haltung; Service Management, Mobile Business und IT Service Management auf Basis von SAP- Lösungen und -Technologien spezialisiert hat mit  Erfahrung aus über 200 Projekten in mehr als 20 Jahren  Best Practices in Instand- haltung und Service Management  Ausgezeichnete Prozess- und SAP-Expertise Kontakt oxando GmbH Konrad-Zuse-Ring 12 68163 Mannheim Telefon: 0621 / 860 860 - 0 E-Mail: info@oxando.com www.oxando.com UNSER PARTNER BEI DER UMSETZUNG

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