Dokumentenverwaltung mit SAP DMS

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SAP DMS (deutsch: SAP Dokumentenverwaltungssystem, SAP DVS) stellt Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung sowohl statischer als auch dynamischer Dokumente ermöglicht wird. Dazu gehören u. a.: Dokumentidentifikation, Dokumentklassifikation, Dokumentstatusverwaltung, Dokumentversionierung, Objektverknüpfungen, Dokumentablage, Dokumentsuche, Dokumentenvisualisierung und –redlining, Dokumentenzugriff über WEB, Schnittstellen zu Erzeugersystemen, Dokumentenverteilung und -ausgabe

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Dokumentenverwaltung mit SAP DMS

  1. 1. … einfach smarte Lösungen Anwenderschulung Dokumentenverwaltung mit SAP DMS Frank Ostwald
  2. 2. … einfach smarte Lösungen SAPNetWeaver End-User Service Delivery Analytics Strategic Enterprise Management Financial Analytics Operations Analytics Workforce Analytics Financials Financial Supply Chain Management Financial Accounting Management Accounting Corporate Governance Human Capital Management Talent Management Workforce Process Management Workforce Deployment Procurement and Logistics Execution Procurement Inventory and Warehouse Management Inbound and Outbound Logistics Transportation Management Product Development and Manufacturing Production Planning Manufacturing Execution Product Development Life-Cycle Data Management Sales and Service Sales Order Management Aftermarket Sales and Service Professional-Service Delivery Corporate Services Real Estate Management Enterprise Asset Management Project and Portfolio Management Travel Management Environmental Compliance Management Quality Management Global Trade Services Life-Cycle Data Management Dokumentenverwaltung Produktstrukturverwaltung Rezepturverwaltung Spezifikationsverwaltung Änderungsdienst und Konfigurationsmanagement SAP ERP – Solution Map
  3. 3. … einfach smarte Lösungen SAP DMS (deutsch: SAP Dokumentenverwaltungssystem, SAP DVS) stellt Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung sowohl statischer als auch dynamischer Dokumente ermöglicht wird. Dazu gehören u.a.:  Dokumentidentifikation  Dokumentklassifikation  Dokumentstatusverwaltung  Dokumentversionierung  Objektverknüpfungen  Dokumentablage  Dokumentsuche  Dokumentenvisualisierung und -redlining  Dokumentenzugriff über WEB  Schnittstellen zu Erzeugersystemen  Dokumentenverteilung und -ausgabe SAP Document Management System (SAP DMS) – Überblick
  4. 4. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  5. 5. … einfach smarte Lösungen Stammsatz Dokument: Dokumentinfosatz – Bsp.: IH-Dokument Nutzdaten  Originale (Dateien) - beliebige Formate - beliebige Anzahl  Redlining-Layer Metadaten  Grund- (Dokument-) daten - Sachbearbeiter - Status …  Klassifizierungs- (Zusatz-) daten  Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen  Objektverknüpfungen, z.B. - Equipments - (Sach-)Anlage…
  6. 6. … einfach smarte Lösungen Stammsatz Dokument: Dokumentinfosatz – Bsp.: Vertrag Nutzdaten  Originale (Dateien) - beliebige Formate - beliebige Anzahl  Redlining-Layer Metadaten  Grund- (Dokument-) daten - Sachbearbeiter…  Klassifizierungs- (Zusatz-) daten  Mehrsprachige Dokumentbeschreibungen  Objektverknüpfungen, z.B. - Equipments…
  7. 7. … einfach smarte Lösungen Dokumentidentifikation: Dokumentschlüssel Dokumentversion Dokumentnummer Dokumentart Teildokument Dokument Blatt 002 Blatt 001 Version Version 01 Blatt 001 Blatt 002 Blatt 001 Version 02 Version 01 Blatt 001  3-stellig (alphanumerisch)  Zentrale Steuerfunktion  3-stellig (alphanumerisch)  Unterteilung von Dokumenten (vgl. mehrere Zeichnungsblätter)  2-stellig (alphanumerisch)  Verwaltung von Änderungsständen  25-stellig (alphanumerisch)  Interne/Externe/Gemischte Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)
  8. 8. … einfach smarte Lösungen Dokumentart Dokumentarten fassen Dokumente gleicher Eigenschaften zusammen. Über die Dokumentart wird gesteuert:  Art der Nummernvergabe Interne/Externe/Gemischte Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)  Art der Versionsvergabe z.B. keine, 00 … 99, AA … ZZ, User-Exit  Ausprägung des Statusnetz  Erlaubte Objektverknüpfungen  Zuordnung der Standardklasse  Ausprägung des Bildaufbaus, d.h. Definition der Feldoption als obligatorisches, optionales, Anzeige- oder ausgeblendetes Feld  Ablagemöglichkeit im KPro
  9. 9. … einfach smarte Lösungen Customizing: Ausprägung des Bildaufbaus – Beispiel: Dokumentart Vertrag
  10. 10. … einfach smarte Lösungen Dokumentversion Änderungsnummer Datum 01 02 03 CH001 CH002 CH003 11.01.96 02.02.97 09.06.97  Eine Dokumentversion dokumentiert einen Bearbeitungsstand innerhalb des Dokumentlebenszyklus.  Der integrierte Änderungsdienst kann genutzt werden, um der Dokumentversion einen zeitlichen Bezug zu geben.  Darüber hinaus kann die Version einem bestimmten Änderungs- stammsatz zugeordnet werden, der auch für andere SAP-Objekte wie z.B. Stückliste oder Plan verwendet wird. Dokumentversion
  11. 11. … einfach smarte Lösungen Exkurs Klassifizierung – Zentrale Begriffe im Klassensystem Der Objekttyp leitet sich aus einer klassifizierbaren Tabelle ab (z.B. Dokument).Objekttyp Ein Objekt ist eine klassifizierbare Einheit (z.B. Dokument 10000000271/VTG/000/00). Objekt Die Klassenart ist eine übergeordnete Steuerungs- einheit für Klassen (z.B. Klassenart 017 Dokumente). Klassenart Eine Klasse gruppiert ähnliche Objekte (z.B. Klasse Vertragsdaten). Klasse Ein Merkmal beschreibt Eigenschaften eines Objektes (z.B. Vertragstyp). Merkmal Ein Wert ist die Ausprägung eines Merkmals (z.B. Kreditorischer Vertrag, Debitorischer Vertrag). Wert
  12. 12. … einfach smarte Lösungen Suche der Klasse Suche der Objekte in der Klasse Objektsuche Merkmalsbewertung Vertragstyp: Kred.Vertrag Vertragsbeginn: 01.04.09 Vertragsende: 31.03.10 KlassifizierungKlassenverwaltung Eigenschaften Objektpflege - Vertragstyp - Fördermenge [m3/min] - Vertragsbeginn - Vertragsende - Hauptspeicherkapazität [GB] Merkmalverwaltung Klasse Vertragsdaten - Vertragstyp - Vertragsbeginn - Vertragsende Merkmale Exkurs Klassifizierung – Funktionen im Klassensystem Dokument: 10000000271/ VTG/000/00 Klasse: GH_Vertrag (Standardklasse)
  13. 13. … einfach smarte Lösungen Customizing: Zuordnung Standardklasse – Beispiel: Dokumentart Vertrag
  14. 14. … einfach smarte Lösungen Stammsatz Dokument: Klassifizierungsdaten im Register Zusatzdaten
  15. 15. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  16. 16. … einfach smarte Lösungen Technischer (Referenz-) Platz Equipment Meßpunkt Material Stücklistenkopf-/position Objektverbindung IH-/Servicemeldung IH-/Serviceauftrag/-svorgang IH-Arbeitsplanvorgang SAP-Objekte BANF-/Bestellposition Verkaufsbelegposition PSP-Element/Netzplanvrg. Anlagenstamm Dokument Dokument Objekt- verknüpfung usw. Objektverknüpfungen
  17. 17. … einfach smarte Lösungen Um einen Technischen Platz mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es eigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – Dokumente Teilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Typ des Technischen Platzes zugeordnet werden können. Standard: Dokumentverknüpfung zum Technischen Platz
  18. 18. … einfach smarte Lösungen Um ein Equipment mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es eigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – Dokumente Teilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Equipment- typ zugeordnet werden können. Standard: Dokumentverknüpfung zum Equipment
  19. 19. … einfach smarte Lösungen Um einen Materialstamm mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es in den Zusatzdaten das Register Dokumentdaten. Standard: Dokumentverknüpfung zum Material
  20. 20. … einfach smarte Lösungen Um DMS-Dokumente mit IH-/Servicemeldungen zu verknüpfen, muss der entsprechende Bildbaustein (092 – DMS-Verknüpfungen) in ein Register der Meldung (in Abhängigkeit der Meldungsart) eingeblendet warden. Standard: Dokumentverknüpfung im Meldungskopf
  21. 21. … einfach smarte Lösungen Über die Erweiterung QQMA0011 kann der Aufruf des Bildbausteins “Verknüpfte Dokumente in die Maßnahmendetails eingebunden werden. Erweiterung: Dokumentverknüpfung in Maßnahmendetails
  22. 22. … einfach smarte Lösungen Erweiterung: Objektverknüpfung zu Meldungsmaßnahme
  23. 23. … einfach smarte Lösungen Über die Erweiterung IWO10018 kann das Table Control “Verknüpfte Dokumente” in die sog. Userfelder im Auftragskopf eingebunden werden. Erweiterung: Dokumentverknüpfung im Auftragskopf
  24. 24. … einfach smarte Lösungen Erweiterung: Objektverknüpfung zu Auftragskopf
  25. 25. … einfach smarte Lösungen Standard: Dokumentzuordnung zu IH-Auftrag  Mit der Business Function „Enterprise Asset Management Teil 6 (LOG_EAM_CI_6)“ können während der Bearbeitung von IH- Aufträgen die zugehörigen Dokumente angezeigt, angelegt und zugeordnet werden  Die Business Function „Enterprise Asset Management Teil 6 (LOG_EAM_CI_6)“ steht ab folgenden Releases zur Verfügung  SAP SAP ERP 6.0 SP21 (EA-APPL 600)  Erweiterungspaket 2 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 602)  Erweiterungspaket 3 für SAP ERP 6.0 SP10 (EA-APPL 603)  Erweiterungspaket 4 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 604)  Erweiterungspaket 5 für SAP ERP 6.0 SP08 (EA-APPL 605)  Erweiterungspaket 6 für SAP ERP 6.0 SP03 (EA-APPL 606)
  26. 26. … einfach smarte Lösungen Dokumentzuordnungen zu IH-Auftrag und IH-Vorgang
  27. 27. … einfach smarte Lösungen Objektverknüpfung zu Auftrag von Dokumentseite  Objektverknüpfungen auf Auftragsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus bearbeitet werden
  28. 28. … einfach smarte Lösungen  Objektverknüpfungen auf Vorgangsebene können von den entsprechenden Dokumentinfosätzen aus nur angezeigt werden Objektverknüpfung zu Vorgang von Dokumentseite
  29. 29. … einfach smarte Lösungen Die Verknüpfung zwischen IH-Auftrag und DMS-Dokument ist standardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazu die Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen. Standard: Dokumentzuweisung im Auftragsvorgang
  30. 30. … einfach smarte Lösungen Die Verknüpfung zwischen IH-Arbeitsplan und DMS-Dokument ist standardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazu die Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen. Standard: Dokumentzuweisung im IH-Arbeitsplanvorgang
  31. 31. … einfach smarte Lösungen Erweiterung: Objektverknüpfung zu Wartungsplan
  32. 32. … einfach smarte Lösungen Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen – Beispiel: Dokumentart Drawing (DWG)
  33. 33. … einfach smarte Lösungen Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen – Details pro Objektverknüpfung und Objekttyp
  34. 34. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  35. 35. … einfach smarte Lösungen Statusverwaltung  Abbildung des Dokumentlebens- zyklus (Erstellung, Freigabe, Änderung)  Steuerung des Dokumentenzugriffs  Definierbarkeit beliebig vieler Status  Protokollierung jeder Statusänderung (Sachbearbeiter, Datum, Uhrzeit)  Aufbau eines Statusnetzes durch Festlegung von Vorgängerstatus  Sprachabhängige Statusabkürzung  Automatisches Ablegen eines Originals im Sicherheitsbereich AA AE AP PR FR ZG IA QT AR
  36. 36. … einfach smarte Lösungen AR AE ZG AA Arbeitsanforderung ZG Zurückgewiesen AR Archiviert IA In Arbeit PR Geprüft AP Prüfanforderung QT Quittiert AE Änderungsanforderung FR Freigegeben QT IAAA AP PR FR Beispiel: Statusnetz
  37. 37. … einfach smarte Lösungen Primärstatus (P) Nur für neue Dokumente; mehrere Dokumente können diesen Status haben Initialstatus (I) Nur für neue Dokumente; kann zurückgenommen werden Archivstatus (A) Automatisch bei Archivierung Originalbearbeitungsstatus (O) Automatisch bei Änderungen im Original Sperrstatus (S) Daten können nicht geändert werden Temporärstatus (T) Protokollieren von Ereignissen Check-in-Status (C) Automatisch, wenn sich die Originale im Sicherheitsbereich befinden Statusarten keine besondere Statusart keine Steuerung / Einschränkung AA(P) AR(A) AP(S) PR(S) FR(S) AE ZG IA(O) QT(T)
  38. 38. … einfach smarte Lösungen Dokument- infosatz Ändern IA AP Workflow User-Exit (ABAP/4-Programme) User-Exit (ABAP/4-Programme) Auslöser Sichern Auslöser Enter Dokument- infosatz Statusänderung – Mögliche Auswirkungen
  39. 39. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  40. 40. … einfach smarte Lösungen Exkurs: SAP ERP Systemlandschaft – Prinzipieller Aufbau Datenbank Präsentation Applikation 1 Datenbankserver 1 – n Präsentations- clients (z.B. SAPGUI for Windows) 1 – n Applikationserver
  41. 41. … einfach smarte Lösungen SAP DMS – Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (I) Datenbank Präsentation Applikation HTTP Content Server 1. PM PS …SD MM PP 2. Ab SAP R/3 4.6 ist die Dokumentablage als sogenannte KPro-Ablage in KPro-Ablagesysteme möglich mit folgenden Ablagealternativen: 1. KPro-Ablage in die Datenbank des SAP R/3 bzw. SAP ERP 2. KPro-Ablage in einen über HTTP ansprechbaren Content Server (HTTP Content Server) - SAP Content Server (entweder datei- oder datenbankbasiert) - ext. Content Server (zertifizierte Content Server, ArchiveLink zertifizierte Archivsysteme) DMS KPro DIS SAP Daten- bank Basis/NetWeaver
  42. 42. … einfach smarte Lösungen SAP DMS – Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (II)
  43. 43. … einfach smarte Lösungen Exkurs: Dokumenten Management Infrastruktur - Schichtenmodell Anwendungen SAP Knowledge Provider SAP Content/Cache Server Third-Party Content/Cache Server
  44. 44. … einfach smarte Lösungen  SAP Knowledge Provider ist  eine generische Infrastruktur zur Verwaltung, Suche und Speicherung von Dokumenten  ein anwendungs- und medienneutraler Dienst  keine Anwendung für Endbenutzer  Bestandteil der SAP Basis bzw. des SAP Web Application Server  Ab R/3 Release 4.5 SAP Knowledge Provider (KPro) – Überblick
  45. 45. … einfach smarte Lösungen SAP KPro Content Management Service – Dienste zur Speicherung der Dokumenteninhalte
  46. 46. … einfach smarte Lösungen  HTTP Content Server  SAP Content Server  Zertifizierte externe Systeme (Ablagesystem (Release 4.5)) • Reine Content Server-Zertifizierung (reine Serverfunktionalität) • SAP-ArchiveLink-Zertifizierung (komplette Szenarios) Content Server – Varianten
  47. 47. … einfach smarte Lösungen Im Unterschied zu Archivsystemen basiert(-e) die Implementierung des SAP Content Servers auf der Ablage in einem Datenbank-Repository. Es ist nicht möglich, die Datenbankablage des SAP Content Servers durch eine Ablage auf optischen Medien zu ergänzen. Deshalb ist der SAP Content Server kein Ersatz für optische Archiv- systeme oder andere Langzeitarchivierungs-Technologien. SAP Content Server ist:  Referenzimplementierung der SAP für die HTTP 4.5 – Schnittstelle  Eigene Server-Komponente, freigegeben von SAP zu Release 4.6  Transparentes Ablagemedium für dokumentenzentrierte SAP- Anwendungen und Business-Szenarien, die keine Langzeitarchivierung benötigen  Implementierung des SAP Content Servers basierte ursprünglich ausschließlich auf der Ablage in einem Datenbank-Repository (SAP DB (MAX DB) auf Windows)  Kostenfreies Produkt SAP Content Server – Überblick
  48. 48. … einfach smarte Lösungen Ablagevariante Datenbankbasiert Dateisystembasiert SAP DB (MAX DB) UFS SAMBA NFS NTFS Server- Betriebssystem MS Windows UNIX MS Windows Server 2003 LINUX IBM AIX Sun Solaris HP-UX Web-Server MS Internet Information Server Apache Web Server SAP Content Server – Verfügbare Varianten (II/2010)
  49. 49. … einfach smarte Lösungen  Der Einsatz des SAP Cache Servers dient dem schnelleren Lesezugriff auf Dokumenteninhalte und der Reduktion von Netzwerklast, besonders bei interkontinentalen Verbindungen  Eigene Server-Komponente  Um den SAP Cache Server verwenden zu können, ist es notwendig, dass externe Archivsysteme eine Erweiterung der HTTP 4.5 Schnittstelle implementiert haben. Diese Erweiterung kann auf dem Zertifkat bescheinigt werden SAP Cache Server – Überblick
  50. 50. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  51. 51. … einfach smarte Lösungen Dokument- suche Grafische Struktursuche Attributsuche in Dokumendaten Suche in Klassen-/Klassi- fizierungsdaten Volltext- suche Suche über Objekt- verknüpfungen Dokumentsuche – Möglichkeiten
  52. 52. … einfach smarte Lösungen Grafische Struktursuche – Produktstrukturbrowser mit integriertem Viewer
  53. 53. … einfach smarte Lösungen Grafische Struktursuche – Dokumentenbrowser
  54. 54. … einfach smarte Lösungen Attributsuche in Dokumentdaten
  55. 55. … einfach smarte Lösungen Suche in Klassen- und Klassifizierungsdaten
  56. 56. … einfach smarte Lösungen Suche über Objektverknüpfungen
  57. 57. … einfach smarte Lösungen Suche mit Hilfe von Vorschaubildern
  58. 58. … einfach smarte Lösungen Datenbank Präsentation Applikation 1. 2. Document Management Service Content Mgmt Index Mgmt 3. Index ServerTREX Exkurs: Systemlandschaft für Volltextsuche DIS Basis/NetWeaver …PM PSSD MM PP DMS HTTP Content Server SAP Daten- bank
  59. 59. … einfach smarte Lösungen … powered by SAP NetWeaver TREX  Volltextsuche  Volltextsuche mit Attributsuche kombinierbar  Suchergebnisse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung  Suche in allen Sprachen gleichzeitig  Linguistische Suche („Haus“ findet „Häuser“)  Fehlertolerante Suche (Fuzzy)  Ergebnisse sind auf Berechtigungen geprüft  Schnelle Suche über große Datenbestände  Hohe Aktualität der Indizes (z.B. 10 Minuten)  Geignet für kundeneigene Entwicklungen und Erweiterungen TREX – Funktionalität
  60. 60. … einfach smarte Lösungen Volltextsuche (I)
  61. 61. … einfach smarte Lösungen Volltextsuche (II)
  62. 62. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  63. 63. … einfach smarte Lösungen Dokumentenvisualisierung über integrierten Viewer
  64. 64. … einfach smarte Lösungen Dokumentenenredlining über integrierten Viewer
  65. 65. … einfach smarte Lösungen Information bzgl. vorhandener Annotation
  66. 66. … einfach smarte Lösungen Gliederung Dokumentidentifikation/-klassifikation Objektverknüpfungen Dokumentstatusnetz Dokumentablage Dokumentsuche 1 2 3 4 5 Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation Dokumentoriginalkonvertierung 6 7
  67. 67. … einfach smarte Lösungen Office Dokumente, z.B. MS Word Adobe Acrobat (PDF) Neutralformate CAD Dateien SAP Konvertierungs- prozess Formatkonvertierung von Originalen
  68. 68. … einfach smarte Lösungen Kontakt Folgen Sie uns auf Facebook, Twitter & Co Für weitere Informationen, einem Präsentationstermin in Ihrem Hause oder online, Kundenvorträge, Referenzbesuche sowie Testinstallationen unserer mobilen Lösungen rufen Sie mich bitte an +49 203 75 69 794 oder schreiben eine E-Mail.

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