Plan de gestion de proyecto

Oficina Nacional de Procesos Electorales

Plan de Gestión del Proyecto
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Plan de Gestión del Proyecto Fecha: dd/mm/aaaa
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HISTORIAL DE REVISIONES

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Elaboración Revisión
<Persona que <Persona(s) que
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© Oficina Nacional de Procesos
Confidencial Página 2 de 11
Electorales ONPE - 2006

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INDICE

1. INTRODUCCION.......................................................................................................4
1.1. OBJETIVOS DEL PLAN.....................................................................................4
1.2. ALCANCE DEL PLAN........................................................................................4
1.3. RESUMEN.........................................................................................................4
2. GENERALIDADES DEL PROYECTO.......................................................................4
3. REFERENCIAS.........................................................................................................4
4. GESTIÓN DEL ALCANCE.........................................................................................5
5. GESTION DEL CRONOGRAMA...............................................................................5
5.1. ENTREGABLES................................................................................................6
5.2. CONTROL DEL CRONOGRAMA......................................................................6
5.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS.........................................................................6
6. GESTIÓN DE RECURSOS.......................................................................................7
6.1. DESCRIPCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS............................................7
6.2. ADQUISICIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.............................................7
6.2.1. Estimación de Plazos.................................................................................7
6.2.2. Metodología para la Selección y Evaluación..............................................8
6.3. DESARROLLO DEL EQUIPO............................................................................8
6.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL............................................................................8
7. GESTION DE COSTOS.............................................................................................8
8. GESTION DE RIESGOS...........................................................................................9
8.1. IDENTIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE RIESGOS.................9
8.2. PLAN DE ACCIÓN O DESARROLLO DE RESPUESTA A LOS RIESGOS.....10
8.3. CONTROL DE RIESGOS................................................................................10
9. GESTIÓN DE ENTREGABLES...............................................................................10
10. GESTION DE ADQUISICIONES...........................................................................11


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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

1. INTRODUCCION
1.1.Objetivos del Plan
[Describir el Objetivo del Plan, el cual debe estar alineado al objetivo del
Proyecto y al del alcance].

1.2.Alcance del Plan
[Describir el ámbito y a quienes está dirigido el Plan y cual es la finalidad del
desarrollo del presente documento].

1.3.Resumen
[Realice un breve comentario sobre todo el contenido del presente documento,
resaltando lo que considere de mayor importancia].

2. GENERALIDADES DEL PROYECTO
[Tomando como antecedentes los documentos de la etapa de Inicio, el Jefe del
Proyecto debe completar la siguiente información].

Nombre del Proyecto: Nombre Completo del Proyecto

dd/mm/aaaa (De acuerdo al Acta de
Fecha de Inicio:
Constitución)
dd/mm/aaaa (De acuerdo al Acta de
Fecha de Fin:
Constitución)

Responsable en la SGPI: (Jefe a cargo del de Proyecto)

Responsable en el área Usuaria: (Líder Usuario)

Especificar si el proyecto será realizado
mediante Licitación Pública (outsourcing) o
desarrollado con Personal de la Institución o
Modalidad del Proyecto: contratación de Personal por Locación de
servicios. Esta Planificación del Proyecto
será elaborada según el tipo o modalidad del
Proyecto Informático a realizar.

3. REFERENCIAS
[Mencione los documentos que sirven como entrada, o salida, y herramientas que
se usarán para el desarrollo del presente documento].
[Hacer referencia al Acta de Constitución del Proyecto y al Alcance del Proyecto].


<Nombre de Archivo>

4. GESTIÓN DEL ALCANCE
[Señale cómo el Alcance del Proyecto será definido, documentado, verificado y
controlado. De ser necesario, defina el rango de tiempo permitido para aceptar
cambios al alcance].
[Identificar y documentar las solicitudes de cambio al alcance. Considerar el uso
del Formato Solicitud de Cambios cuando se presente algún cambio que no esté
contemplado en el alcance y cuya aprobación dependa de la evaluación por parte
del equipo del proyecto].
Una solicitud de cambio del alcance puede ser referente a tecnología, proceso,
capacidad, documentación, comunicación, etc. El miembro del equipo que
identifica la necesidad para un cambio será responsable de documentar el cambio
en forma de solicitud de cambio del alcance. Una vez que la solicitud de cambio
del alcance se ha documentado, el Equipo responsable del Proyecto revisará la
solicitud. A continuación, se debe analizar el impacto del cambio al alcance,
tomando en consideración lo siguiente.
Impacto - Crítico: A menos que el pedido del cambio del alcance se apruebe, el
objetivo general de proyecto no se podrá alcanzar
Impacto - Alto: El objetivo general de proyecto se alcanzará incluso si la
solicitud de cambio del alcance no se aprueba, pero la funcionalidad y la
habilidad de cumplir con los requisitos del negocio se reducirán
apreciablemente para todos los usuarios.
Impacto - Medio: El objetivo general de proyecto se alcanzará incluso si la
solicitud de cambio al alcance no se aprueba, pero la funcionalidad y la
habilidad de encontrar los requisitos del negocio se reducirán apreciablemente
para los usuarios individuales.
Impacto - Bajo: No hay impacto directo en la funcionalidad del sistema o en su
habilidad de cumplir con los requisitos del negocio.
[En el caso, la Subgerencia de Proyectos Informáticos apruebe, rechace o
postergue la solicitud de cambio del alcance, el equipo debe notificar a todos los
involucrados de la medida tomada para la solicitud de cambio del alcance. Si la
solicitud del cambio del alcance se aprueba, el documento del Alcance del
Proyecto se debe actualizar para reflejar el nuevo alcance. Así mismo, se deben
registrar dichos cambios del alcance en el Formato Solicitud de Cambios indicando
el motivo por el cual se rechaza, acepta o difiere un cambio en el alcance.
Cuando una solicitud de cambio del alcance se acepta, el Jefe del Proyecto debe
asignar responsabilidades para aplicar el cambio del alcance aprobado. Esto
incluye actualización del cronograma, de los hitos, del presupuesto, de los
requisitos, y cualquier otro entregable de proyecto realizado en una manera
sincronizada. El Equipo del Proyecto es responsable de coordinar la
implementación de los cambios en todos los entregables.
[De ser el caso de no llega a un acuerdo con el Área Usuaria en algún tipo de
cambio que haya solicitado, hacer hincapié que el Área Usuaria subió a una
instancia mayor.]

5. GESTION DEL CRONOGRAMA
[Definir todas las actividades principales a realizarse durante el desarrollo del
proyecto y para cada fase del ciclo de vida del Software. Las actividades deben
incluir duración, secuencia lógica y el esfuerzo de los recursos asignados a cada

<Nombre de Archivo>

actividad. Desarrolle el cronograma con la ayuda de la herramienta Microsoft
Project u otra herramienta con la que cuente en la organización. Utilice como base
para esta sección el documento Alcance del Proyecto <Título del Proyecto> y el
documento Especificación de Requerimientos de Software].
[Anexar el Gantt del Proyecto].

5.1.Entregables
[Ingrese en la presente tabla los productos entregables más importantes y las
fechas de finalización programadas según el cronograma].

Id Entregables Fecha Fin Planeada

5.2.Control del Cronograma
[Describir como se llevará a cabo el control del Cronograma según los plazos
estimados. Así mismo, es necesario emplear el Formato de Informe de Control
Semanal para el control del avance del proyecto, el cual se presentará con el
fin de controlar el avance de las tareas realizadas por cada integrante del
equipo del proyecto. Especifique la frecuencia en que se debe preparar este
informe].

5.3.Asignación de Recursos
[Determine y asigne los recursos a emplear en el desarrollo del proyecto,
según las actividades definidas previamente. Se puede ajuntar el diagrama de
recursos generado en el Project.]

TIEMPO
RECURSO
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7


<Nombre de Archivo>

6. GESTIÓN DE RECURSOS
6.1.Descripción de los Recursos Humanos
[Describir los roles y responsabilidades para cada uno de los puestos que se
requieren como recurso humano del Proyecto. Debe guiarse de lo presentado
en el Alcance del Proyecto].
[Esta información es útil para desarrollar el Perfil de los puestos cuando se
elaboren las especificaciones técnicas para la adquisición de los Recursos
Humanos].

Recurso Responsabilidad Perfil

6.2.Adquisición de los Recursos Humanos
6.2.1.Estimación de Plazos
[Estimar los plazos y las fechas para la adquisición de los Recursos
Humanos por cada fase del proceso de Adquisición de Recursos, de
acuerdo a las necesidades del Proyecto].
Tiempo Fecha de Fecha de
Nº Fase
en días Inicio Fin
01 Convocatoria
02 Revisión Curricular
03 Selección y Evaluación
04 Contratación

[En caso el proyecto requiera de perfiles de recursos humanos sólo para
determinadas fases del proyecto, grafique dichos requerimientos en una
línea de tiempo con el fin de determinar cuando debe incorporarse el
recurso humano seleccionado].

02/03/2006 - 28/05/2006 29/05/2006 - 30/06/2006
AP1, AP2 DC

09/02/2006 - 30/06/2006
JP, AS

09/02/2006 30/06/2006

09/03/2006 15/04/2006 30/05/2006
Fase 1 Fase 2 Fase 3


<Nombre de Archivo>

6.2.2.Metodología para la Selección y Evaluación
[Esta sección es opcional. Definir la metodología empleada para la
selección y evaluación de los Recursos Humanos requeridos para el
proyecto (revisión del Perfil Vs. el Currículum Vitae, asignación de
puntaje a la revisión de perfil, exámenes). Asimismo, debe indicar los
tipos de evaluaciones que se aplicarán para llevar a cabo la selección
(oral o escrita, exámenes de Conocimientos, pruebas psicológicas, etc.).
Se recomienda anexar a este documento los modelos de exámenes
empleados para la selección de los candidatos a los puestos de trabajo
requeridos].

6.3.Desarrollo del Equipo
[Este punto debe considerarse en el caso de que el equipo del proyecto
requiera formación y/o preparación para el desarrollo del Proyecto. Mencione si
esta preparación será de manera formal o informal. Utilice la Plantilla Plan de
Formación en el caso se requiera adjuntar mayor información al respecto].

6.4.Seguimiento y Control
[Describir cómo se llevará a cabo el seguimiento y control respecto al
rendimiento de los integrantes del equipo de proyecto, como se resolverán las
polémicas, los conflictos y las coordinaciones que fueran necesarias para
mejorar el rendimiento del equipo de proyecto. Para ello emplee el Formato de
Evaluación y Desempeño del Personal, en los cuales se emplearán métricas
para evaluar el desempeño de equipo del proyecto.
Especificar las acciones correctivas y preventivas que deberían considerarse
para la gestión de los recursos humanos. Una herramienta para la evaluación
del avance del trabajo realizado por el equipo es el Informe de Control de
Avance, puesto que refleja las actividades planificadas y el responsable
asignado a cada actividad].

7. GESTION DE COSTOS
[Determine todos los costos en los que se incurrirá en el proyecto. Utilice el
cronograma elaborado que muestra los recursos asignados para cada actividad
para la estimación de los costos a cada recurso requerido].


<Nombre de Archivo>

Fechas
Nombre del Recurso Importe (*)
Nº Cantidad Disponibles
(Por categoría) S/.
Inicio Fin
01 Personal
1.1. Jefe de proyecto
1.2. Analista_Programador
1.3. Testing
1.4. Documentador
02 Equipos
1.1. Hardware
1.2. Software
03 Materiales
3.1. Útiles de escritorio
04 Infraestructura
4.1. Comunicaciones
05 Otros varios
5.1. Otros
TOTAL IMPORTE S/.

(*) Si el equipo no tiene costo alguno indicar S/. 0.0

[Considerar un porcentaje adicional que va entre el 10 ó 15% para imprevistos].

**Tener en cuenta que los datos indicados en la tabla son tan solo aproximaciones.

8. GESTION DE RIESGOS
8.1.Identificación, Estimación y Priorización de Riesgos
[Identifique los riesgos que podrían presentarse durante el desarrollo del
proyecto. Considere tanto riesgos para el proyecto en general como para el
producto a desarrollar. El documento del Alcance del Proyecto describe los
riesgos iniciales. Complemente esa información en esta sección].
[De acuerdo al análisis cualitativo de los riesgos asigne una escala numérica al
impacto del riesgo en el campo escala de impacto de acuerdo a lo que
corresponda (muy alto=80%, alto=40%, moderado=20%, bajo=10%, muy
bajo=5%). Haga lo mismo, para asignar un valor a la probabilidad de
ocurrencia (muy alto=90%, alto=70%, moderado=80%, bajo=30%, muy
bajo=10%)
[A continuación, obtenga la exposición del riesgo mediante la siguiente
fórmula:]
Exposición al Riesgo = (Probabilidad de Ocurrencia* Escala del Impacto)/100
[Realice el análisis de los riesgos en la siguiente tabla:]

Escala del Probabilidad de Exposición a
Id Riesgo
Impacto (1) Ocurrencia (2) Riesgos = (1*2)

Confidencial © Oficina Nacional de Procesos Página 9 de 11

<Nombre de Archivo>

[De acuerdo al valor obtenido correspondiente a la exposición al riesgo priorice
cada riesgo (de mayor a menor valor ) para luego elaborar el plan de acción
necesario para prevenir o mitigar los riesgos que puedan presentarse].

8.2.PLAN DE ACCIÓN O DESARROLLO DE RESPUESTA A LOS RIESGOS
[Esta sección consiste en elaborar acciones correctivas y preventivas para
cada uno de los riesgos identificados y priorizados de acuerdo al impacto y
probabilidad de ocurrencia, y así conocer los pasos que se deben realizar en el
caso que estos ocurran].

Id Riesgo Acción Correctiva/ Preventiva

8.3.CONTROL DE RIESGOS
[Defina como y cada cuánto tiempo se realizará el seguimiento de los riesgos
durante la ejecución del proyecto, para lo cual puede emplear el Formato
Informe de Control de Riesgos].
[Ejemplo: Seguimientos periódicos (semanales, por ejemplo) de los 10 riesgos
con mayor prioridad].

9. GESTIÓN DE ENTREGABLES
[Indicar, a grandes rasgos, el(los) tipo(s) de entregables que se requieran a lo largo
del proyecto y quienes serán los responsables de cada entregable, así como los
plazos para que el líder usuario realice observaciones sobre los entregables,
considerar que pasada esa fecha se darán por aprobados los entregables.
Adicionalmente indicar los plazos para el levantamiento de información por parte
del equipo de proyecto de acuerdo a las observaciones presentadas por el líder
usuario dentro del plazo establecido. Finalmente se deben indica los plazos de
aprobación, que englobarán la fecha en la cuál se dará por aprobado por completo
un entregable con el fin de evitar ciclos repetitivos en la presentación de
observaciones y en el levantamiento de las mismas].

Plazo de
Responsable Responsable Responsable
Tipo de Plazo de Levantamient Plazo de
Entregable de la de la de la
Entregable Observación o de Aprobación
Elaboración Revisión Aprobación
Observación

[Indicar el [Indicar el [Indicar el [Indicar el [Indicar el [Indique el [Indique el [Indique el
nombre del tipo de responsable responsable responsable plazo de plazo de plazo total
documento o entregable de la de la revisión de la tiempo tiempo que el de tiempo
producto (producto elaboración del aprobación aceptable equipo del otorgado
entregable] software, del Entregable] del para que el proyecto recibe para la


<Nombre de Archivo>

Plazo de
Responsable Responsable Responsable
Tipo de Plazo de Levantamient Plazo de
Entregable de la de la de la
Entregable Observación o de Aprobación
Elaboración Revisión Aprobación
Observación

documento Entregable] Entregable] líder usuario o para levantar aprobación
de gestión, principal las de un
etc.)] presente observaciones proyecto].
observacione o para justificar
s al dichas
entregable. observaciones]
Pasado este
tiempo se
dará por
aceptado el
entregable].

10. GESTION DE ADQUISICIONES
[Describir qué equipos, licencias, infraestructura o materiales se requieren para el
proyecto, para lo cual puede emplear la tabla presentada a continuación. En el
caso se requieran ].

Recurso Requerido
Nombre de Tarea
Tipo de Recurso Descripción Costo

[Indique la actividad [Indique el tipo de [Describir el recurso requerido]. [Indicar el
del cronograma para la recurso requerido costo
cual se requieren (licencia, promedio
recursos]. software, equipo, de dicho
etc.)] recurso].

Total [Monto total]

[Si el presente proyecto requiere la adquisición de equipos y materiales; éste se
realizará mediante el proceso de adquisiciones que realiza la organización, para lo
cual deben realizar las especificaciones técnicas].
[Indicar como se evaluarán los postores para la adquisición de un bien o servicio.
Hacer referencia a los formatos del Proceso de Adquisición].


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