Bab 3 membahaskan perancangan organisasi. Definisi perancangan adalah proses menentukan matlamat dan tindakan untuk mencapainya di semua peringkat organisasi. Terdapat 3 jenis perancangan iaitu strategik, taktikal dan operasi. Visi, misi dan objektif merupakan panduan utama organisasi. Alat perancangan seperti belanjawan, carta PERT dan TPM membantu proses perancangan.

1. BAB 3
PERANCANGAN
Disediakan oleh: Nurul Nuha Bt Harun
Unit Pengendalian Acara
Kolej Komuniti Pasir Salak

2. SUB TOPIK
3.1
3.2
3.3
3.4
Pengenalan Perancangan
Kaitan Tingkat Pengurusan dengan
Perancangan
Objektif Organisasi
Alat-alat Perancangan

3. OBJEKTIF
a)
Memahami Definisi Perancangan, Jenis-jenis
Perancangan dan Kepentingan Perancangan.
b) Mengaplikasi Hubungkait Antara Peringkat
Pengurusan dan Perancangan.
c) Memahami Visi, Misi dan Objektif, Jenis-jenis
Objektif dan Kepentingan Objektif.
d) Memahami Definisi dan Kegunaan Alat-alat
Perancangan .

4. 3.1
PENGENALAN
PERANCANGAN

5. DEFINISI PERANCANGAN
Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang
ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling
sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi
untuk mencapai matlamat organisasi.
 “Aktiviti
yang berorientasikan masa depan, iaitu apa
yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan
mula melaksanakan programnya sekarang.”

6. JENIS-JENIS PERANCANGAN
1.
2.
3.
Perancangan
(Strategik)
Perancangan
(Taktikal)
Perancangan
(Operasian)
Jangka
Jangka
Jangka
Panjang
Sederhana
Pendek

7. 1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)
 Perancangan
menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi.
 Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat
jangka panjang organisasi.
 Tempoh masa melebihi tiga tahun.
 Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
 Risiko
yang tinggi kerana melibatkan perancangan
keseluruhan.
 Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

8. 2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)
 Perancangan
yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan
strategik.
 Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh
pengurus peringkat pertengahan.
 Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu
antara satu hingga tiga tahun.
 Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi
perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran,
perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.

9. 3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)
 Perancangan
terperinci yang dilakukan oleh pengurus
peringkat bawahan.
 Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.
 Penekanan pada tugas-tugas rutin.
 Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian,
mingguan, bulanan.
 Berkaitan aktiviti pengeluaran.

10. KEPENTINGAN
PERANCANGAN

11. 1. Menyediakan Hala Tuju Organisasi
 Membantu
pengurus menentukan matlamat, kumpulan kerja
dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai
matlamat.
 Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan
lebih efektif dan efisien.
 Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta
bagaimana ia mempengaruhi organisasi.
 Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi,
objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan
sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

12. 2. Tanda aras untuk mencapai objektif
 Perancangan
membolehkan penetapan tanda aras yang hendak
dicapai.
 Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk,
perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing
sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan prestasi
organisasi.

13. 3. Bertindak kepada persekitaran yang dinamik
 Pengurus
dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang
dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan
 Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera - memastikan operasi
organisasi berjalan lancar – menjimatkan kos, mengurangkan
pembaziran dan risiko.

14. 4.
 Dengan
Sebagai Alat Kawalan Pengurus
perancangan satu sistem kawalan dapat diwujudkan.
 Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras
dengan perancangan.
 Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.

15. 3.2 KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN
DENGAN PERANCANGAN
 Perancangan
strategik, operasi dan taktikal masing-masing
dilaksanakan oleh pengurus peringkat atasan, pertengahan
dan bawahan.

16. Pengurus
Atasan
Perancangan Strategik
Pengurus
Pertengahan
Perancangan Taktikal
Pengurus
Bawahan
Perancangan Operasian
Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.

17. 1. Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik
 Pengurusan
atasan melakukan perancangan strategik (jangka
panjang).
 Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.
 Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi
berbanding pengurus peringkat lain.
 Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan luaran
seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja,
pesaing dan sebagainya.

18. 2. Pengurusan Pertengahan – Perancangan
Taktikal
 Pengurus
pertengahan menyediakan perancangan
taktikal (jangka sederhana).
 Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat
oleh pengurus atasan.
 Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan
menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai
matlamat yang ditetapkan.

19. 3. Pengurusan Bawahan – Perancangan
Operasian
 Pengurus
bawahan akan menyediakan perancangan operasian
(jangka pendek)
 Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan
yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan.
 Mengawal operasi harian.

20. 3.3
VISI
OBJEKTIF
ORGANISASI
MISI
OBJEKTIF

21. Visi
•Satu
pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah
organisasi.
•Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.
•Merupakan matlamat jangka panjang sesebuah organisasi.
•Ciri-Ciri Visi:
Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)
Realistik dan menimbulkan semangat
Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila

22. Misi
 Tujuan
utama sesebuah organisasi ditubuhkan.
 Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan
memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama,
pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam
firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.
 Membentuk identiti dan imej organisasi.
 Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli organisasi –
hala tuju yang dikongsi bersama – dapat memfokus usaha.
 Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan
organisasi – sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi
tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.

23. Objektif
 Merupakan
sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka dapat
dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk daripada misi.
 Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus
berbanding misi organisasi – dimensi masa lebih jelas.
 Setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masingmasing selari dengan misi organisasi.
 Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan
dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa.
’’’SMART”’

24. 1.
Spesifik

Objektif yang ditetapkan mestilah khusus (mendalam) dan
jelas.
Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang utama dan
aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi
syarikat.(prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan
pelanggan dan inovasi)
Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi syarikat
Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Labuan spesifik kepada
melahirkan pelajar cemerlang.




25. 2. Boleh Diukur
 Objektif
perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif .
 Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.
 Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun.
 Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran jualan yang
tinggi dalam tempoh satu tahun.

26. 3. Boleh Dicapai
 Matlamat
mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (Realistik).
 Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai.
 Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.
 Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan organisasi.
 Cth:
Objektif jabatan pengeluaran perlu mengambilkira
keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber
yang dimiliki oleh organisasi.

27. 4. Dikaitkan Dengan Ganjaran
 Matlamat
atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran
 Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
 Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan cuba dicapai
dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang
dijanjikan.
 Cth:
Bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.

28. 5. Mempunyai Tempoh Masa
 Objektif
yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia
perlu dicapai.
 Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian
organisasi semasa proses kawalan – membolehkan penilaian
dilakukan.
 Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat
pelbagai definisi tentang tempoh masa yang sepatutnya – akan
menjejaskan pencapaian organisasi.

Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan
keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun.

29. JENIS-JENIS OBJEKTIF
ORGANISASI
UNIT
JABATAN

30. 1. Objektif Organisasi
 Objektif
keseluruhan firma.
 Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.
 Tergolong dalam perancangan jangka panjang.
2. Objektif Jabatan
 Objektif
sesuatu jabatan.
 Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

31. 3. Objektif Unit
Objektif
Penting
bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.
untuk menyokong objektif jabatan dan
seterusnya objektif organisasi.

32. Kepentingan Objektif

33. 1.




Motivasi/Komitmen
Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja dalam
mencapai matlamat sesebuah organisasi.
Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui tugas yang
perlu dilakukan.
Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai matlamat yang
telah ditetapkan.
Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka sedar sumbangan
mereka penting untuk memastikan pencapaian matlamat
organisasi.

34. 2. Piawaian


Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja
agar tindakan pembetulan dapat diambil jika perlu.
Ia berfungsi sebagai piawai penilaian.

35. 3. Rasional
 Melalui
perancangan, pengurus mengetahui apa tindakan yang
perlu diambil oleh organisasi mengikut kesesuaian tanpa
dipengaruhi oleh emosi
 Segala keputusan dibuat untuk memastikan polisi dalaman,
peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan sebagainya dibuat
menjurus kepada hasil yang hendak dicapai.
 Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.

36. 4. Keberkesanan kos
 Memastikan
sumber-sumber digunakan dengan cekap bagi
mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam
organisasi.
 Sebarang pembaziran kos yang dikesan dapat diperbetulkan.

37. 4. Keformalan
 Akan
memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu
dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.
 Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja
sama secara berkumpulan.
 Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai
matlamat organisasi.

38. 3.4
ALAT-ALAT PERANCANGAN
Belanjawan
Carta PERT
TPM
Carta
Gantt

39. 1. Belanjawan
 Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber
kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program.
 Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan pengagihan
sumber kewangan yang terhad untuk pelbagai kegunaan.
 Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi keutamaan
serta mengawal tindakan dan keputusan.

40. 2. Titik Pulang Modal (TPM)
 Kuantiti
produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat
melepasi kos berubah dan kos tetap dan membuat
keuntungan
(Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition)
 Membantu pengurus memahami hubungkait antara volum
jualan, kos dan keuntungan dalam organisasi.
 Analisis boleh dilakukan secara grafik atau matematik.
 Membolehkan pengurus menentukan titik pulang modal iaitu
tahap volum jualan di mana jumlah hasil menyamai jumlah kos
[TR = TC].
 Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi atau untung
tetapi hanya mendapat pulangan modal
[TR – TC = 0].
 TPM penting bagi membolehkan organisasi mengetahui tahap
keuntungan pada volum jualan tertentu.

41.  TPM
boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau volum
jualan mengikut formula berikut:
TPM (unit)
=
KT
H - KB
TPM (ringgit) = TPM (unit) x H
 Analisis
TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran
graf) - merupakan titik persilangan di antara garis jumlah hasil
(JH) dengan garis jumlah kos (JK).

42. Contoh…
Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10
seunit. Kos berubah seunit barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran
antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap ialah RM3,000 seminggu.
Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam
masa seminggu
 Jawapan:
TPM (unit) = KT
H – KB

 RM3000
RM10-RM7
=1000 unit
TPM (ringgit) = TPM (unit) x H
= 1000 x RM10
= RM10 000

43. Titik Pulang Modal
Hasil, Kos
Jumlah Hasil
B
TPM
p
Jumlah Kos
Kos Tetap
A
q
Volum jualan

44. 3. Carta Gantt
 Memberi
gambaran tentang perancangan tahap
kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan di dalam
sesuatu
projek
berdasarkan
tarikh/masa
penyempurnaan yang telah ditetapkan.
 Alat perancangan yang paling awal diperkenalkan dan
paling anjal.
 Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.

45. Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian
MINGGU/
Minggu
AKTIVITI
1
Melakar
Menggunting
Menjahit
Membungkus
Minggu 2
Minggu 3
Minggu 4

46. 4. Carta PERT






Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan
masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana
melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh
diketahui.
Analisis PERT adalah teknik yang digunakan oleh pengurus bagi
melicinkan pengurusan projek.
Projek biasanya merujuk kepada tugas pengeluaran yang
melibatkan satu tindakan yang rumit yang mesti dilaksanakan
mengikut urutan tertentu.
Analisis PERT membantu mengenalpasti dan mengawal pelbagai
tindakan yang berasingan yang perlu dilaksanakan bagi
menyempurnakan sesuatu projek.
PERT digunakan dalam projek-projek industri bagi membolehkan
masa aktiviti diketahui dengan tepat.
PERT digunakan untuk membantu pengurus mengenalpasti aktivitiaktiviti penting/kritikal yang telah dijadualkan dalam sesuatu projek.

47. Lakaran Carta PERT/CPM
Aktiviti
Aktiviti Terdahulu
Masa
A
Tiada
4
B
Tiada
8
C
A
6
D
B,C
3
E
D
4

48. Lakaran Carta PERT/CPM
3
B8
C6
1
A4
Mula
2
D3
4
E4
5
Tamat

49. TAMAT