2. Modules
Planning
Meeting procedures
Role of chairman and minute secretary
Taking minutes
Proposing motions and resolutions
Presenting a Directors report and Project Proposal
Starting a new organisation
4. Objectives
Identify the purpose of planning
Identify what needs to be covered in a planning day
Identify what further actions are required by
Directors
5. Welcome to the board
The purpose of this module is to introduce you to the
structure of a planning day
Planning days should be held annually by a incoming board
normally 1-2 months after being elected
Chaired by the incoming President
6. Benefits of Planning
Defines the mission and objectives for the organisation
Identifies strengths, weakness, objectives and threats
Aligns the activities to the mission and objectives
Enable performance measures to be established
Enables Directors to develop plans that align with
organisation objectives
Introduces and orientates new board members into the
structure and governance requirements of the organisation
7. What should be discussed
Organisation objectives and values
Threats
Operational areas (e.g.)
Marketing
Membership
Programs and Events
Governance
Financial
Activities and performance indicators
Following the day a draft plan is circulated to all board members
who then compile their yearly plan
The plan is then reviewed and finalised a month after being
circulated
8. What should new board members do at a planning day?
Prepare beforehand a list of ideas and activities for their
portfolio next year
Turn up on time
Contribute positively to discussion
Support and positively contribute ideas to other portfolio
areas
Listen and respect other ideas
Take notes for what action needs to be completed afterwards
9. Board members yearly plan
At the conclusion of the planning day a board member should
complete a yearly plan.
This is a mini-version of the organization plan and contains
their objectives and activities for what they are to do for the
following year
When completed this should be submitted to the President so
it can be finalised and incorporated in the final plan
At every board meeting a board member should prepare and
present a monthly report. This should reflect progress of
agreed activities that have been documented in the yearly
plan
10. Exercise
Download copy of draft Organisation plan
Then watch the following video strategic
planning
Then work through the plan as to what
activities you can do to meet these objectives
as a group
12. Objectives
Identify the importance of meeting preparation
Identify the roles of the Chairman and meeting Secretary
Develop skills and techniques for taking minutes
Identify the process for creating and implementing motions
and resolutions
13. Group Question
Ask the group to think about the two questions
Why do we have meetings?
What do we want to achieve from meetings?
What should we think about when we are planning meetings?
14. Why do we have meetings?
To gather and communicate information
To share ideas, views and opinions
To meet governance and legal requirements
Encourage participation of individuals
To solve problems and make decisions
15. What outcomes do we like to achieve from our meetings
Well planned
Meet objectives
Run on time
People have the opportunity to raise issues of concern
Good attendance
Culture of respect and cooperation
16. What needs to be considered for a meeting
Objectives
Attendees
Environment or location
Date, time, frequency
Technology or equipment to be used
What needs to be sent or prepared beforehand
Timeframes and deadlines for activities
17. Format for the agenda
Date time location
Chairman, Secretary
Apologies
Past minutes
Correspondence
Reports
Motions on notice
Other Business
18. Exercise
Please watch the following video and note down some
observations about the following meeting
Did the meeting meet its objectives?
What went wrong?
Why do think it happened?
19. How well do you think you plan meetings
Please download the following meeting review checklist and
make note of the following
What do you think you do well?
What are some areas of improvement?
What three actions do you think you will implement to make
your meetings more effective?
22. Role of the Chairman and Secretary
Group Activity
Why do we think these roles are important to a meeting?
What skills do these people need to be effective in their role?
23. Skills of the Chairman and Meeting Secretary
Goal oriented
Clear thinking
Calm
Disciplined-committed to starting and finishing the meeting
on time
Empathetic
Impartial and unbiased
Good listener
Good understanding of meeting procedures
Committed to ensuring meeting protocol is followed
24. 10 Commandments for Effective Chairmanship
Be prepared
Be punctual ( start and finish things on time)
Be prompt in response to discussion
Be strict
Be impartial
Be honest
Be rational
Be friendly
Be current
Be knowledgeable
http://non-profit-governance.suite101.com/article.cfm/how_to_chair_meetings_effectively
25. Exercise
Watch the following video and make note of the following
behaviour of the chairman
What skills did you observe him display?
Were there any skills or behaviours you felt were lacking or
could be improved on?
27. Why are minutes important
Record of actions taken for legal purposes
Record of decisions made
Record of who is responsible for actions
Historical record for organisational memory
Keeps people informed of decisions who could not attend the
meeting
28. Guide to minute note taking
Use a scribble book
Tune in to discussion focus on what has been agreed and who is to do it
Give each new item a separate heading and number according to agenda item
Use symbols and short hand
if there is a long discussion summarise in point form
Note just the key words and phrases
Write down motions and resolutions in full
Check spelling of technical words and peoples names and titles
If in doubt seek help
Also if there is a lot of discussion at once request through the chairman one
person speaks at once
Note if you wish to participate in discussion then give the task to someone else
29. Guide to writing minutes
Record location, date, list of those in attendance
Precise wording of motions with details of mover, seconder numbers for
and against
Items numbered and headings consistent with agenda items
Record discussion, action items and person responsible and time frame
written succinctly
Written objectively
Typed in one font
Page numbered
Spelling and grammar correct
Circulated within one week of meeting
30. Examples of what to write in difficult situations
Arguments
“ Discussion occurred and the outcome was the issues remain unresolved”
Person storming out of the meeting
“(Name of person) left the meeting at ...”
Personal attack on a person by a committee member e.g Bill
Smith still owes us $500 and has been irresponsible
“It was reported by the (Director position title) that Bill Smith owed $500”
Everyone speaking at once
“ Mr/Madam chair I would like to request one person speaks at a time so I
can take an accurate record”
31. Exercises
How well did you listen
Listen to the following speech and write down details as if
you were asked to record the speech
Without looking at the answers answer the following
questions on the next slide
32. Questions
What is Martin Luther’s dream for
America
All men
His children
State of Mississippi
State of Alabama
Name two activities that by faith he wanted everyone to do
together-
Name three places where he stated freedom is to reign
What are the final words
33. Answers
What is Martin Luthers dream for
Nation of America- Live by the creed
All men – Created equal
His children- not judged by the colour of skin but by the strength of their
character
State of Mississippi- freedom and justice
Black children in the State of Alabama- join hands with white boys and girls
Name two activities that by faith he wanted everyone to do together-
Pray, work, go to jail, struggle for freedom
Name two states in America where he stated freedom is to reign
Tennessee, Colorado, New York, California, Mississippi, Georgia, New Hampshire,
Pennsylvania
What are his final words
Free at last, Free at last
35. Drafting motions
All motions start with “That”
Written in the active voice
Written in one sentence
Not ambiguous
Not written in the first person
Relevant to the business at hand
Not offensive
If a main motion circulated beforehand
36. Types of motions
Types of motion in order or precedence
Procedural- effect the running of the meeting
1. Privileged- requires immediate decision to the subject matter it relates
2. Incidental-used for consideration of business and accomplish certain parliamentary
process
Substantiative-motions for changing the organisation forever
1. Subsidiary- facilitates actions on a main motion
2. Main motions- to accomplish a part of the business of the group
37. Steps for putting forward a motion
1. Mover gains attention of chairman
2. Chairman requests mover of motion to speak
3. Mover of motion speaks “ Mr chairman I move that”
4. Chairman then reads out the motion and mover calls for a seconder
5. Either someone acknowledges they will second the motion. If no seconder
Chairman notes motion has died. (note for procedural motion no seconder is
required)
6. If there is a seconder the chairman determines if the seconder wants to speak after
the mover
7. The chairman then calls for Speaker against
8. If there is opposition debate proceeds
9. Once there has been sufficient debate chairman calls for mover right of reply
10. Motion is put to the vote by the chairman
11. Motion is either carried or lost by the majority of ayes or no or show of hands.
38. Amendment to the motion
1. During debate a new mover ( attracts the chairman attention)
2. Once recognised by the chair new mover then proceeds to describe the
amendment
3. Chairman then calls for new seconder (note original mover and seconder
cannot move and second amendment)
4. Chairman calls for opposition
5. Debate occurs
6. Chairman then occurs for motion to vote on the amendment (Note the
mover of the amendment does not have a right of reply)
7. Vote taken. If amendment lost debate continues on existing motion. If
passed amendment becomes motion and proceeds to final vote
39. Amendment to the motion
Note an amendment may be rejected if
It is he same as a previous amendment rejected
Reverses an amendment agreed earlier
40. Suggested exercise
Write down a motion and amendment to the following project
proposal
At the board meeting You are wanting your Organisation Club Anytown to
donate $1000 to the local children’s hospital ,Anytown Children’s
hospital from the Christmas fundraising activity.
You then want to make a amendment put forward by another board member
to change the amount raised from a raffle from the November networking
event that is donated to the Red Cross from $400 to $500.00
41. Suggested exercise answer
Motion wording
“I would like to move that Anytown Club donates $1000 from the Christmas
event to the Anytown Childrens hospital”
Amendment wording
“I would like to propose a change to the motion that the amount Anytown
Club donates from the raffle at the November dinner meeting to Red
Cross is changed from $400 to $500.
43. Delivering a report
Prepare what you are going to speak on
Structure the report in the following format ( no more than 3 points under
each heading)
What was/is the event about
Progress to date
Further action to be taken
When called stand and address the chairman and the audience
Speak clearly and stick to the points on the page
Finish within the time allocated
Conclude with the words “Mr/ Madam Chairman
I would like to table my report.”
Download Directors Report Template
44. Purpose of a Project Proposal
Document or plan that provides information on a new project or initiative on the
following
Scope
Objectives
Relevance to the organisation
Duration and time
Location
Cost
Number of Participants
Stakeholders
Materials Required
Resources required
Risks and other issues
45. Why is a Project Proposal important
Enables ideas to be thought through objectively
Allows for good governance and decision making
Structured approach to ensuring all issues associated with a
project are covered upfront
Provide a good structure for seeking support in the form of
committee members or sponsorship
Historical record
Good training aid for teaching new members about the
project
46. Exercise writing a project proposal
Download a blank project proposal.
Write a project proposal for one of the following
activities
Social event- Charity bowling day
Charity event- Fundrasing ball
48. Starting a new organisation
Chartering a new organisation can be a very exiting and
rewarding event
On the downside it can also create a negative image of the
organisation if not managed well
Three key ingredients to a successful charter is
Understanding the environment
Planning the event
Supporting the new Club for at least the next 6 months
49. Understanding the market
Prior research of the environment must be undertaken to
determine if it is a suitable environment for a new chapter
Generally an area can be deemed a suitable environment
if
Recognised location- large numbers of target group work
there or go to after work
Accessible by public transport
Supports population base at least 50,000
50. Who to approach to start a Organisation
Some groups you can approach for new members are
Known large organisations of 50+ employees
Existing networking groups or organisations (look at for
possible partnerships)
Other like minded online organisations
Parent organisation of the club or organisation you want to
establish
51. What do you need to prepare beforehand
Project plan with details of
Location of new club or organisation
Budget
Details of resources required
Marketing plan for sourcing new members
Outline of launch and support plan for new Club
As a general rule starting an organisation will generally involve resources of at least
2-3 people outside the club who will be able to commit to support the new
Chapter over a 6 month period.
One member of the group needs to be a dedicated liaison person with the new
President as that position requires additional coaching and support.
52. How to get started
Organise introduction night. Promote to selected networking groups
Obtain contact details of those interested
Arrange follow up meeting in one month time
The ideal number of new core group members is around 5+
members. This is to enable people to fill the following key roles:
President
Secretary
Treasurer
Marketing/Events Person
Membership
53. What needs to be discussed with the new group
Mission vision and purpose of the organisation
Types of activities and programs members would be expected to be
involved in
Positions required to develop the following
President
Secretary/ Operations Manager (Meeting schedule, Internal Communication,
Yearly Plan, Location)
Marketing (Branding, Social Networking, External Communications)
Programs (Community Involvement-Local, Area, National)
Membership and Member Development
Treasurer/ Public Officer (Governance, Constitution, Incorporation)
54. Ongoing support
Recommend a checklist is used to track and monitor progress of these
activities
Minutes should be taken of meetings and progress report provided to the
board
Scheduled meetings should be held monthly to maintain member
enthusiasm
55. Some tips
While new members may be enthusiastic don’t overload them.
Pace and share the workload
Ensure people commit and action what they said they were to do
Critique each new event on what went well and areas for improvement.
Be positive even if the event was not successful. This will assist new
members remain focused if an event does not meet expectations
If your role is to mentor the organisation ensure you are not the one doing
all the work in running the activities
If a Club or organisation has failed to start within 6 months discontinue in
that area and focus on another area
56. Useful Resources
General resources for not for profit management
http://nfphub.wordpress.com/resources/
Planning
Meetings
Events
Projects
57. Training material
http://www.slideshare.net/nstoll/planning-21992088
http://www.slideshare.net/nstoll/project-management-
21998115
http://www.slideshare.net/nstoll/meeting-procedures
http://www.slideshare.net/nstoll/how-to-lobby
http://www.slideshare.net/nstoll/event-management-
21992046
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To have your National or Local Organization’s logo appear automatically on every new slide, follow the instructions below. Click on View-> Master -> Slide Master Click on Insert-> Picture-> From file and select the file of your logo. Or copy and paste your logo from another document. Move your logo into the lower left corner, as indicated by the gray box. If it is necessary to reduce the size of the logo, be sure to maintain the proportions by holding down shift when using the arrow at the corner of the picture to resize. Increasing the size of the logo image may make the image blurry or degraded and is not recommended. After your logo is in the correct position on the cover slide, select the second Master Slide shown at left. Click on Insert-> Picture-> From file and select the file of your logo. Or copy and paste your logo from another document or page. Move your logo into the space indicated by the gray box, keeping in mind the recommendations above. Click on the button “Close Master View” or click on View-> Normal. Delete the gray boxes to show your logo. Para que el logotipo de tu Organización Nacional o Local aparezca automáticamente en todas las diapositivas (“slides”), en la posición donde está el cuadro gris, sigue las instrucciones que aparecen a continuación. 1. Haz clic en Ver -> Patrón -> Patrón de diapositivas 2. Haz clic en Insertar-> Imagen -> Desde archivo y selecciona el archivo donde se encuentra tu logotipo. También puedes copiar el logotipo de otro documento y pegarlo (“paste”) en la diapositiva. 3. Traslada el logotipo hasta la esquina inferior izquierda, donde está el punto rojo. Si necesitas reducir el tamaño del logotipo, asegúrate de conservar las proporciones manteniendo presionada la tecla de mayúsculas (“shift”) mientras utilizas la flecha para agarrar la imagen por una esquina y alterar el tamaño. No es recomendable aumentar el tamaño del logotipo, ya que esto puede causar que la imagen se vea borrosa o pierda calidad. 4. Una vez que el logotipo se encuentre en la posición correcta en la diapositiva que servirá de portada de la presentación, selecciona la segunda Diapositiva que aparece a la izquierda. 5. Haz clic en Insertar-> Imagen -> Desde archivo y selecciona el archivo donde se encuentra grabado tu logotipo. También puedes copiar el logotipo de otro documento o página y pegarlo en la diapositiva. 6. Traslada el logotipo hasta la esquina inferior izquierda, donde está punto rojo, teniendo en cuenta las recomendaciones indicadas anteriormente. 7. Haz clic en el botón “Cerrar Vista Patrón” o haz clic en Ver -> Normal. 8. Borra los cuadros grises para que se pueda ver tu logotipo. Pour que le logo de ton Organisation nationale ou locale apparaisse automatiquement sur chaque nouveau transparent, veuille suivre les instructions ci-jointes. 1. Clique sur View-> Master -> Slide Master 2. Clique sur Insert-> Picture-> (insérer image) dans fichier et sélectionne le fichier de ton logo. Tu peux aussi copier et coller ton logo d’un autre document. 3. Déplace ton logo pour le placer en bas à gauche, comme l’indique la case grise. Il se peut que tu aies à diminuer la taille du logo. Dans ce cas veille à garder les proportions en appuyant sur la touche shift lorsque tu utilises la flèche sur le côté de l’image dont tu souhaites changer la dimension. Si tu augmentes la talle du logo, il se peut que l’image soit déformée ou pas très nette et donc il n’est pas recommandé de le faire. 4. Une fois que ton logo se trouve à l’endroit voulu sur le transparent de garde, sélectionne le deuxième Master transparent qui apparait à gauche. 5. Clique sur Insert-> Picture-> dans fichier et sélectionne le fichier de ton logo. Tu peux aussi copier et coller ton logo d’un autre document ou page. 6. Déplace ton logo dans l’espace indiqué par la case grise, en tenant compte des recommandations précédentes. 7. Clique sur la touche “Close (fermer) Master View” ou clique sur View-> Normal. 8. Supprime les cases grises pour que ton logo soit bien visible.
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