Sistemas de Información de Gestión para Organizaciones de Servicios gestionadas por Proyectos.
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2. Visión
Proceso
Una empresa de servicios gestionada por proyectos sigue un proceso con necesidades y
requerimientos funcionales específicos:
Planificación
• Pricing según
perfiles y costes
estándares, o
individuales
• Margen Objetivo
• Gestión de ofertas
• Contratos marco
Venta
• Búsqueda de
recursos
• Disponibilidad de
perfiles, internos o
externos
• Planificación
temporal
• Baseline
presupuestario
• Control de
dedicaciones e
incurridos
• Imputación costes
• Gestión de terceros
• Control
presupuestario y
reporting
• Facturación según
hitos, incurridos,
Time & Materials,
refacturación …
Ejecución
MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN
Análisis
• Análisis de
desviaciones
• Análisis de
rentabilidad
• Actualización de
tarifas y costes
estándares
• Recálculo overhead
(load)
• Reporting y visión
analítica
5. Visión
Panorama de soluciones de mercado
Las soluciones de mercado que podrían cubrir funcionalmente las necesidades de una
organización de servicios gestionada por proyectos en, al menos, las áreas de finanzas,
operaciones y comercial se pueden estructurar en tres niveles:
Grandes fabricantes de software de gestión empresarial, con amplia cartera de
productos para distintos sectores y funciones. Cuentan con uno o más productos
ERP.
Posicionados como líderes por grandes inversiones en I+D y/o adquisiciones de otros
productos. Implantan su producto directamente o, más frecuentemente, respaldados
por una red extensa de integradores y partners.
Normalmente orientados a gran empresa.
Grandes o medianos fabricantes de software de gestión empresarial, con soluciones
especializadas de gestión de proyectos
Con presencia importante en algunos sectores, respaldados por una producto
especializado, implantan su producto directamente o respaldados por una red de
integradores y partners
Normalmente orientados a mediana empresa.
Fabricantes locales de software especializados en soluciones con
funcionalidades de gestión de proyectos., con presencia relevante
en algunos nichos de actividad y/o sectores respaldados por una
producto especializado. Implantan su producto directamente.
Normalmente orientados a pequeña o mediana empresa.
6. Visión
Puntos Clave
Los puntos clave que un sistema de información para organizaciones de servicios gestionadas
por proyectos debe cumplir incluyen:
Cobertura funcional
Gestión integrada del ciclo de vida de un proyecto:
Presupuesto – Oferta . Control– Cierre
Gestión centralizada de perfiles (internos, externos,
freelances,..) y tarifas asociadas (perfil genérico/persona
concreta, con /sin repercusión estructura).
Pricing de proyectos ágil y gestión de ofertas,
presupuestos y planificaciones de las tareas en base a
perfiles, capacidades y disponibilidad de recursos.
Modelos de facturación flexibles en base a distintos
criterios: precio cerrado, Time&materials, …
Gestión presupuestaria de proyectos: real vs presupuesto
Trazabilidad de pedidos de terceros (servicios o
materiales), recepción y conciliación con factura
Escalabilidad/Elasticidad
Adaptable al ritmo de crecimiento de la actividad y
expansión de la compañía, con costes predecibles y
lineales según crezca el nº de usuarios y/o volumen de
proyectos.
Gestionado en modo SaaS/Cloud para no incurrir en
costes fijos ni inversión inicial de infraestructura
Seguimiento del estado de la producción de los
proyectos: Incurrido, Inventario, facturado, cobrado, …
Imputación de costes según criterios de reconocimiento
de la producción y repercusión de indirectos a los
departamentos y a los proyectos
Gestión de grados de avance y reconocimiento de
ingresos y gastos según avance
Control analítico de costes y rentabilidades según
dimensiones analíticas de tipo de servicio, cliente,
proyecto, localización, etc.
Gestión de circulante (flujos de tesorería) en base a la
previsión de cobros y pagos según vencimientos.
Accesibilidad
Disponibilidad de la aplicación sin depender de la
localización (acceso seguro por Internet).
Utilización en dispositivos móviles smartphones y tablets
Integración con documentos de proyecto y entorno
colaborativo.
7. Enfoque de Implantación
Fases y Alcance
Proponemos un enfoque de implantación gradual e iterativo, iniciándose con las
funcionalidades estándares de producto y con las siguientes etapas:
I. Implantación del
estándar sectorial
Implantación del software con la
funcionalidad estándar, sectorial sin
personalizaciones relevantes.
Configuración de tablas maestras,
procesos y reporting estándares.
Carga de saldos y datos de año en curso.
Formación a usuarios clave
II. Consolidación
III. Evolución
+
Utilización del estándar.
Detección de necesidades nuevas, no
cubiertas inicialmente o
descubrimiento de mejoras.
Consolidación del conocimiento y
agrupación de solicitudes de mejora
hasta conformar nueva versión.
Implantación de nueva versión
Proceso iterativo
Este enfoque presenta las ventajas de que se alcanza rápidamente un beneficio tangible a
un coste inicial razonable, ahorra personalizaciones/modificaciones innecesarias y
permite luego evolucionar, una vez consolidado el uso, en la mejora continua del sistema
al ritmo deseado por la compañía.
10. Credenciales
Nodotic
Credenciales relevantes directas del equipo de consultoría y gestión
de proyectos de Nodotic:
Empresa de servicios
(BPO) de grupo
financiero
Reingeniería del área de finanzas y control de gestión para la implantación de un modelo de costes basado
en actividad y rolling forecast.
Gestión de proyecto para la implantación de una aplicación EPM para la planificación, cierre mensual y
rolling forecast financiero y de la actividad.
Empresa de servicios
Tecnológicos
Diseño de modelo de gestión integrado y gestión de proyecto para la implantación de un CRM/ERP de
cobertura completa del proceso (Venta, aprovisionamiento, gestión, facturación y cierre/reporting)
Empresa de servicios de
instalaciones eléctricas
y clima
Diseño de modelo de gestión integrado y gestión de proyecto para la implantación de un CRM/ERP de
cobertura completa del proceso (Venta, aprovisionamiento, gestión económica del proyecto, facturación y
cierre/reporting)
Empresa de servicios de
arquitectura ferial
Diseño de modelo integral de presupuestación y gestión económica de proyectos (modelo de
costes/márgenes, proveedores, fabricación, transporte, etc.)
Multinacional de
servicios de consultoría
Usuario avanzado durante más de 10 años de sistemas de presupuestación y gestión económica de
proyectos de servicios de consultoría
Varios
20 años de experiencia en selección e implantación de diversas aplicaciones de gestión CRM, ERP, BPM,
CPM/EPM en diversos sectores y tamaños de empresa.
Los nombres de las empresas referenciadas se proporcionarán bajo petición.
11. Sobre el autor
Ingeniero de Telecomunicación por la Universidat Politécnica de Cataluña, certificado CPIM por
APICS y Executive MBA por EAE Barcelona.
Actualmente soy gerente y fundador de Nodotic donde, como consultor y project manager,
lidero para mis clientes iniciativas de mejoras organizativas y de procesos de negocio utilizando
tecnologías y sistemas de información.
Si crees que podría ayudarte no dudes en enviarme un e-mail a luis.carrasco@nodotic.com
También soy editor de www.blog.nodoTIC.com, blog sobre sobre tendencias en sistemas
de información de gestión empresarial y podéis encontrarme en diversas redes sociales:
http://www.linkedin.com/in/luiscu
@nodotic
https://plus.google.com/u/0/111838161734108867236/about
12. Disclaimer
Esta presentación se ha publicado bajo licencia Creative Commons sa-by, lo que básicamente
significa que puedes utilizarla como quieras siempre que menciones a su autor y que
compartas de la misma forma cualquier obra derivada en la que la hayas utilizado. Para los
detalles puedes visitar la Web de creative commons: http://creativecommons.org/licenses/bysa/3.0/deed.es
Me he inspirado en múltiples lecturas y he utilizado recursos gráficos que he intentado
referenciar y atribuir a sus autores. Si crees que hay algo en la presentación que debiera ser
cambiado, añadido o modificado házmelo saber.