Kontraktshåndtering I Agresso As
•Als PPTX, PDF herunterladen•
0 gefällt mir•239 views
Kontraktshåndtering I Agresso As - Nils Morten Minde, Agresso Fra seminar i regi av Software Innovation 19.11.2009
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Ähnlich wie Kontraktshåndtering I Agresso As
Ähnlich wie Kontraktshåndtering I Agresso As (20)
Kontraktshåndtering I Agresso As
- 2. Fakta& TallOrganisasjon +3500 employees €393m+ turnover 19 countries 2 2
- 3. Unit 4 Agresso:Internasjonalstruktur 3 continents - 19 countries 3 3
- 4. Agresso i Norge – fakta Gjerdrums vei 4 - Nydalen Historikk 1987: Første AGRESSO kunder i Norge 1991: Agresso AS etableres 1993: Etablering av datterselskaper 2000: Fusjon med Unit4Agresso 2009: Selskaper i 19 land, partnere i 7 land Antall ansatte Unit4Agresso 3500 Agresso AS 155 Agresso R&D 170 2008: Oms. Res. Unit4Agresso € 393 mill. 71 mill. Agresso AS NOK 260 mill. 39,1mill.
- 5. Hva er ERP? ERP; Enterprise Resources Planning. ERP er betegnelsen på programvare som støtter opp om et flertall av en bedrifts virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi. Det vil si at et ERP-system er mye mer enn et regnskapssystem.
- 6. Agresso Partnere ErgoGroup IT NOR Deloitte Consulting Steria Partnererepresentererviktigebidragivårthelhetstilbudtilkundene!
- 7. Bakgrunn for prosjektet Gjennomført vurdering av informasjonssikkerheten i Agresso AS – ROS analyse Utført november - desember 2007 ResultatDet ble identifisert 77 mulige tiltak 19 viktige tiltak og 56 kategori 2 og 3 tiltak (god IT-skikk) Ett av punktene var sikring av avtaler/kontrakter – viktighetsgrad kategori 2
- 8. Målsetting Fase I – Kontraktsarkiv360 skal benyttes som kontraktsarkiv for å sikre en helhetlig løsning for alle inngåtte kontrakter – ferdigstilles 30.08.2009 Fase II – Generell dokumenthåndtering og CRM funksjonalitet – Oppstart november 2009
- 9. Prosessen - kontraktsarkiv Forankring i ledergruppa – informasjonssikkerhet Oppstartsmøte - InvolveringAgenda- Synliggjøring av gevinster – enklere hverdag - Forankret iinformasjonssikkerhet- Hvorfor og mål? Prosessbeskrivelse utarbeides- Hvem gjør hva?- Nedbrytning av hva hver enkelt gruppe gjør/skal gjøre i kontraktssammenheng- Kontraktstyper
- 10. Løsning
- 11. Verdi for Agresso Ivaretakelse av informasjonssikkerhet Full kontroll på originalavtaler Gjenfinning - de ulike brukerne har ett sted Avtaler som skal håndteres med spesiell konfidensialitet – gis begrensninger i tilgang Ansvaret for de ulike prosesser er plassert Fase IIForventning om å kunne følge en sak fra A – Å, hvor vi til enhver tid er i prosessene
- 12. Opplevde utfordringer Positive - Forståelse hos ansatte til informasjonssikkerhet og at kundene krever dette- Involverte skjønner og opplever nytteverdi- Glede over å få ett system – som gir oversikt for alle Utfordringer- Utfordring å løfte alle gamle avtaler inn i 360 – hva skal med videre- Utfordring å kvalitetssikre avtalene – er alle med? Format - pdf
- 13. Veien videre Fase IIGenerell dokumenthåndtering og CRM funksjonalitet – Oppstart november 2009
- 14. Takk for oppmerksomheten !
Hinweis der Redaktion
- Industriområdet i Oslo – Spigerverket – tradisjonen er ført videre
- Rapporten har omhandlet:Håndtering av beskyttelsesverdig informasjon (som kundeinformasjon og databaser)Kunderelaterte tjenester som drift, support og implementering (AS-delen)Sikkerhet relatert til Agresso interne brukereSikker drift av interne løsningerLokalisering og produktArbeidet har som utgangspunkt Agresso sin besluttede sikkerhetspolicyDet er utarbeidet rutiner og sjekklister iht denneDrift, bruker, AS-kundetjenesterDet er identifisert 77 mulige tiltak19 viktige tiltak og 56 kategori 2 og 3 tiltak (god IT-skikk)Antallet indikerer et risikonivå som tilsier at de fleste bør gjennomføres Dagens praksis knyttet til lokal lagring av original kontrakter har i praksis vist seg å medføre en risiko for at avtaler ”forsvinner” fra arkivet ved at rettmessig eller urettmessig ”lånes”. Det er vanligvis alltid en elektronisk kopi men det er likevel uheldig at original avtale forsvinner.
- Kontraktsarkiv360 skal benyttes som kontraktsarkiv for å sikre en helhetlig løsning for alle inngåtte kontrakter. Utover dette har 360 også funksjonalitet for generell dokumenthåndtering og grunnleggende CRM funksjonalitetKontakthåndteringUlike avdelinger har ulikt behov for informasjon om ulike kontakter. 360 skal benyttes som en felles kilde for kontaktinformasjon for salg/marked, prosjekt, managed services og kursavdelingen. Definerte behov er et sted for å finne og vedlikeholde kontaktinformasjon samt muligheten for å trekke ut lister med kontakter og kontaktpersoner ut i fra en klassifisering.I dag et CRM system som ikke fungerer – Salesmaker – bare salg som benytter dette, lite tilfredsstillende for resten av organisasjonen Salgsprosess360 vil benyttes for å håndtere dokumenter og aktiviteter i forbindelse med en salgsprosess ved at man oppretter en ny sak per salgsprosess. Eksterne og interne kontakter knyttes til slik at man ser hvem som jobber med salget. Etter gjennomføring av salgsprosessen vil all historikk være knyttet til saken og dermed til kunden, slik at man har full sporbarhet over kommunikasjon i salgsprosessen. Hvis arbeidet ender med en kontrakt, så registreres denne i kontraktsarkivet. Kontrakten vil også knyttes til saken og kunden. 360 har ikke funksjonalitet for ordrehåndtering og ”pipeline management”. Dette vil fortsatt håndteres av ”Prospect Explorer” ProsjektgjennomføringBåde prosjektavdelingen og Managed services vil benytte 360 for å håndtere aktiviteter og dokumenter ifm prosjektgjennomføring. 360 har en egen prosjektentitet som vil tilpasses Agresso sitt behov. Riktige prosjektroller, aktivitetskategorier og dokumentklassifiseringer vil konfigureres. Dokumentmaler og struktur vil fortsatt ligge i ”Kontroll”, men ferdige dokumenter skal knyttes til prosjektet i 360. Dette gjøres via funksjoner i MS Office produktene som benytte for å skape informasjonen. I tillegg skal gjennomførte aktiviteter og all korrespondanse, ofte via e-post, registreres i 360. Dette vil gi Agresso et sted hvor alle som skal ha tilgang kan finne all relevant informasjon om et prosjekt. KursadminstrasjonFor kursavdelingen vil systemet benyttes for å håndtere påmelding og deltagelse til kurs. Kontaktpersoner som skal delta på kurs registreres i den samme kontaktdatabasen som for salg og prosjekt. På denne måten vil man ikke ha behov for dobbeltregistrering av kontaktpersoner I tillegg vil offisielle dokumenter som diplomer etc lagres i 360. Et kurs vil også håndteres som et prosjekt i 360. Det vil dog måtte settes opp andre kontaktkoblinger slik at man kan registrere kursdeltagere istedenfor prosjektmedlemmer.
- Hvorfor – informasjonssikkerhet og behovet for trygghet på at vi har kontroll på kontrakter – en felles prosedyre osv….Hele salgsavdelingen involvert, KAM, prosjektleder, AMS og økonomiavdeling
- Alle kontrakter blir innskannet og tilbakeført elektronisk til Agresso – egen nettverkskatalog – KAM ansvarlig for at alle kontrakter som inngås blir lagt til skanning, jfr-prosedyreØkonomi – henter ut kontraktene fra katalog og har full oversikt over alle inngåtte kontrakter – faktureringProsjektleder – ansvarlig for utførelse av prosjekt har full tilgang til avtalenGjenfinning – et sted å finne alle signerte avtaler, selger, prosjektleder, økonomi, kunde – visning på startside360 vil benyttes for å håndtere dokumenter og aktiviteter i forbindelse med en salgsprosess ved at man oppretter en ny sak pr. salgsprosess. Eksterne og interne kontakter knyttes til slik at man ser hvem som jobber med salget
- Informasjonssikkerhet - kundeopplysninger/sensitive opplysninger – mindre fare for informasjons på avveie