Kampfansage
den Zeitfressern im Büroalltag
Einfach. Besser. Organisiert.
Das Unternehmen
Ino Holling und
Felix Graffenberg
NETZkultur Geschäftsführer
• Gegründet 1996
• 24 Mitarbeiter
• Softwaree...
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Sie Wären glücklich und Erfolgreich
… wären da nicht dieSE Zeitfresser!
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Mitarbeiter Ø 2 Std./Tag.
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Die digitale Kundenakte
in der Praxis
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Zeitfresser
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Tipp:
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Tipp:
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5 Tipps
zum effizienten Umgang mit eMails
1. Lesen Sie eMails zu definierten Zeiten
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Zeitfresser
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Tipp:
Planen Sie Ihre Arbeit – mit Puffer
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RELAX !!!
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Tipp:
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Und zum Abschluss
8 Praxistipps für den Kampf gegen Zeitfresser
1. Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Info...
Anwendung
PRAXISBEISPIELE
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Praxisbeispiel
zentrale Informationsseite
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Kundenanruf dokumentieren
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Anrufmanagement
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Praxisbeispiel
eMail-Zentrale
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Individuelles Datenmasken-Design
KUNDENVERWALTUNG
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MASCHINEN-VERWALTUNG
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Individuelles Datenmasken-Design
REKLAMATIONSDATENBANK
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Beispiel Kundenhistorie
in der digitalen Kundeakte
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Automatisieren von Prozessen
24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 42
Titel ...
Mit dem infra-struktur Ampelstatus
behalten Sie alle Zügel in der Hand
23.10.2014 WIW Unternehmerfrühstück – Gegen Zeitfre...
Immer und überall verfügbar
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Einfach. Besser. Organisiert.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre ZEIT...
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Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag - mit der Software infra-struktur

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Fragen Sie sich zum Feierabend auch häufig, wo eigentlich die Zeit geblieben ist und was eigentlich das produktive Ergebnis des Tages war? Internet, Telefon, eMails und das Chaos auf dem eigenen Schreibtisch – im Arbeitsalltag lauern überall Zeitfresser, die uns am strukturierten Arbeiten hindern: Das nervige Suchen nach Informationen, die ständigen Störer und Unterbrechungen durch eMail, Telefon und Co, die Vielfalt der IT-Insellösungen, auf der wir unsere Daten ablegen und dann nicht mehr wiederfinden, das Monopolwissen von Kollegen oder auch einfach die schlechte Selbstorganisation und Planung sind es unter anderem, die uns den Büroalltag schwer machen. Die Software infra-struktur organisiert und strukturiert Ihr Unternehmen. Die Software sammelt automatisch alle Informationen und Geschäftsdaten aus allen Kanälen wie z. B. eMail, Telefon, Faxe, Termine, Dokumente etc. und verknüpft diese mit Kundenstammdaten oder Projekten. Die hieraus entstehende, chronologische Kunden- und Projekthistorie ist die ideale Basis für Ihr Tagesgeschäft, vertriebliches CRM, Marketing oder Projektmanagement. Durch die cloud-basierte Technik stehen Ihnen die Informationen jederzeit und von überall aus zur Verfügung. So können Sie sich, Ihre Mitarbeiter und Filialen perfekt vernetzen.Insbesonsere Firmen mit 1-100 Anwendern können Ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe von infra-struktur optimieren und effektiv Zeit sparen bzw. Zeit für wichtige Dinge schaffen. Die Präsentation zeigt, wie Sie die Zeitfresser identifizieren und wie Sie mit Ihnen umgehen können. Lernen Sie, sich mit Hilfe einfacher Methoden besser zu organisieren, konzentrierter zu arbeiten, effizienter zu werden und letztendlich mehr Spaß an der Arbeit zu haben. Denn … wer gut organisiert ist, der kann sich am Ende des Tages auch über viele „grüne Haken“ auf seiner ToDo-Liste freuen :-)
Weitere Infos unter http://www.infra-struktur.de

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Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag - mit der Software infra-struktur

  1. 1. Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Einfach. Besser. Organisiert.
  2. 2. Das Unternehmen Ino Holling und Felix Graffenberg NETZkultur Geschäftsführer • Gegründet 1996 • 24 Mitarbeiter • Softwareentwicklung • aktive Anwenderbegleitung • mehrere tausend Anwender D/A/CH www.infra-struktur.de | 124.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  3. 3. Sie sind Unternehmer - Zeit ist Ihr wertvollstes Gut! www.infra-struktur.de | 324.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  4. 4. Sie Wären glücklich und Erfolgreich … wären da nicht dieSE Zeitfresser! www.infra-struktur.de | 424.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  5. 5. Zeitfresser Mr. 1000 Datenquellen www.infra-struktur.de | 5 Wo hab ich die Daten nur abgelegt? Kundendaten Adressverwaltung 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  6. 6. Zeitfresser Mr. CHAOS www.infra-struktur.de | 624.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag A-F 2015
  7. 7. Zeitfresser Mr. CHAOS www.infra-struktur.de | 7 Die Suche von Daten kostet Ihre Mitarbeiter Ø 2 Std./Tag. Können Sie sich das leisten? 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  8. 8. Tipp: Strukturieren Sie Ihre Daten • Legen Sie ein allgemeingültiges Ablagesystem fest Lassen Sie nicht jeden Mitarbeiter ein eigenes „erfinden“. So sind Ablageregeln und damit das Wiederfinden für alle gleich (einfach) • Verknüpfen Sie Daten intelligent miteinander, z. B. in digitalen Kunden-/Projektakten Alle Infos zentral abgelegt und von da aus weiter verzweigt. 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 8
  9. 9. Alle Kunden- oder Projektdaten automatisch intelligent verknüpft www.infra-struktur.de | 9
  10. 10. Die digitale Kundenakte in der Praxis Stammdaten- erfassung Ansprechpartner mit individualisierten Rufnummern, eMail- Adressen, etc. Alle Dokumente, die zum Kunden gehören Historie aller Kommunikationen mit dem Kunden (eMails, Anrufe, Termine, etc.) Beziehungen zu z. B. anderen Projekten, Kunden Letzte 5 Aktivitäten für den Schnellüberblick 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 10
  11. 11. Die digitale Kundenakte in der Praxis Stammdaten- erfassung Ansprechpartner mit individualisierten Rufnummern, eMail- Adressen, etc. Alle Dokumente, die zum Kunden gehören Historie aller Kommunikationen mit dem Kunden (eMails, Anrufe, Termine, etc.) Beziehungen zu z. B. anderen Projekten, Kunden Letzte 5 Aktivitäten für den Schnellüberblick 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 11 Alle 360° Infos auf EINEM Bildschirm in „Klicknähe“
  12. 12. Zeitfresser Mr. Wie War nochmal der Ablauf? 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 12 1. 2. 3. ?
  13. 13. Tipp: Definieren Sie klare Prozesse www.infra-struktur.de | 1324.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag … und automatisieren Sie diese
  14. 14. Tipp: Definieren Sie klare Prozesse 12.03.2015 WIW Unternehmerfrüstück – CRM im Vertrieb www.infra-struktur.de | 14 … legen Sie in ein Unternehmens-Wiki an, indem alle Prozesse definiert sind!
  15. 15. Tipp: Definieren Sie klare Prozesse 12.03.2015 WIW Unternehmerfrüstück – CRM im Vertrieb www.infra-struktur.de | 15 … legen Sie in ein Unternehmens-Wiki an, indem alle Prozesse definiert sind! Und zaubern Sie dem Auditor für die ISO 9001 Zertifizierung ein glückliches Lächeln ins Gesicht !
  16. 16. Zeitfresser Mr. Ich VON NIX WISSEN www.infra-struktur.de | 16 Ich habe eine Frage zu meinem Vertrag … Hä? Keine Ahnung! Hat mein Kollege bearbeitet. 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  17. 17. Tipp: Schaffen Sie Transparenz • Lösen Sie Monopolwissen auf und führen Sie transparente Datenhaltung ein. => legen Sie ein ausgefeiltes Rollen-/Rechtekonzept fest • WICHTIG: Leben Sie es vor!!! Sie als GF oder Abteilungsleiter sind das Vorbild für Ihre Mitarbeiter. 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 17
  18. 18. DS Sorry, das hat mein Kollege bearbeitet, der ist erst nächste Woche wieder da. Mit infra-struktur weiß jeder Bescheid Ein Beispiel aus dem praktischen Büroalltag Kunde Meyer ruft an  Hallo Herr Meyer aus Hamm! Ich habe eine Frage zu meinem Vertrag. ( … ) Ist Ihre Frage damit geklärt? Ja vielen Dank! Toll dass das so unkompliziert und schnell geklappt hat. Automatische Rufnummern erkennung früher Kein Problem, ich ruf mir sofort Ihre Daten auf! heute 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 18 Alle Dokumente, die zum Kunden gehören, darunter der Vertrag von Hr. Meyer
  19. 19. DS Sorry, das hat mein Kollege bearbeitet, der ist erst nächste Woche wieder da. Mit infra-struktur weiß jeder Bescheid Ein Beispiel aus dem praktischen Büroalltag Kunde Meyer ruft an  Hallo Herr Meyer aus Hamm! Ich habe eine Frage zu meinem Vertrag. ( … ) Ist Ihre Frage damit geklärt? Ja vielen Dank! Toll dass das so unkompliziert und schnell geklappt hat. Automatische Rufnummern erkennung früher Kein Problem, ich ruf mir sofort Ihre Daten auf! heute 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 19 Alle Dokumente, die zum Kunden gehören, darunter der Vertrag von Hr. Meyer Mit infra-struktur erreichen Sie Kundenzufriedenheit mit nur 2 Klicks!
  20. 20. Zeitfresser Mr. Ich mach alles Selbst 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 20
  21. 21. Tipp: Delegieren Sie Aufgaben www.infra-struktur.de | 2124.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  22. 22. Zeitfresser Mr. Ich werde ständig gestört www.infra-struktur.de | 22 Lasst mich doch mal in Ruhe arbeiten!!! Kundendaten 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Mach`s wie Angie …
  23. 23. Zeitfresser Mr. Ich werde ständig gestört www.infra-struktur.de | 23 Lasst mich doch mal in Ruhe arbeiten!!! Kundendaten 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Wir selbst sind das Problem, nicht die anderen.
  24. 24. So nicht!! Disziplin bitte! www.infra-struktur.de | 24 e M a i l s A n r u f e 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Projekt A e M a i l s Projekt B 08:00 12:00 P A U S E 18:00 A n r u f e P r o J e k t A e M a i l s Pro- jekt A A n r u f e e M a i l s e M a i l s Projekt B A n r u f e
  25. 25. Tipp: Blockweise Arbeiten www.infra-struktur.de | 25 eMails Anrufe 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Projekt A eMails Projekt B 08:00 12:00 P A U S E 18:00
  26. 26. Tipp: Halten Sie Ihren Schreibtisch sauber www.infra-struktur.de | 2624.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag • Erzeugen Sie aus Aufgaben (z. B. aus eMails) Termine • Erzeugen Sie aus Terminen Erinnerungen • => Halten Sie Ihren Schreibtisch „clean“ (Clean Desk Policy) und Ihren Kopf frei und lassen Sie Ihr IT-System für Sie denken. Denken Sie stattdessen lieber an den Geburtstag Ihrer Liebsten!
  27. 27. 5 Tipps zum effizienten Umgang mit eMails 1. Lesen Sie eMails zu definierten Zeiten nicht immer wenn es „Ping“ macht 2. > 2 Minuten Aufwand? … Später! Nicht im eMail-Sumpf steckenbleiben 3. Legen Sie sich Sammelplätze für eMails an z. B. für Newsletter, die Sie später lesen können 4. Arbeiten Sie mit einer aussagekräftigen „Betreffzeile“ Bei welchselndem Thema auch den Betreff anpassen 5. Nutzen Sie Automatismen für Abwesenheitszeiten z. B. Weiterleitungen an Kollegen 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 27
  28. 28. Zeitfresser Mr. Voll verplant 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 28 Uff! Kalender voll!
  29. 29. Tipp: Planen Sie Ihre Arbeit – mit Puffer • Investieren sie morgens 5 Minuten in die Planung Ihres Tages • Investieren Sie Freitags 10 Minuten in die Grobplanung Ihrer Woche • Planen Sie realistisch d. h. geschätzte IST-Zeit + Puffer Richtwert: 60 % verplanen, 40 % Puffer d. h. bei einem Arbeitstag von 8,5 h nur 5 h verplanen! • Bauen Sie bewusst Pausen-Blöcke in den Tag ein - unser Körper ist auf Spannung und Entspannung ausgelegt 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 29
  30. 30. RELAX !!! www.infra-struktur.de | 3024.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  31. 31. Tipp: Entlasten Sie sich • Richten Sie in Abwesenheitszeiten intelligente eMail-Weiterleitungen an Ihre Kollegen ein. • Falls Sie z. B. bei Abwesenheit doch aus irgendwelchen Gründen erreichbar sein müssen, vereinbaren Sie EIN FESTES ZEITFENSTER am Tag, wo Sie erreichbar sind – telefonieren Sie nicht ständig! • Leiten Sie Ihr Mobiltelefon ebenfalls auf Kollegen um • Setzen Sie z. B. ein Callcenter ein, das Ihnen den Rücken frei hält. 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 31
  32. 32. Und zum Abschluss 8 Praxistipps für den Kampf gegen Zeitfresser 1. Aufräumen! Organisieren und strukturieren Sie Ihre Informationen 2. Definieren Sie Prozesse für wiederkehrende Aufgaben 3. Beenden Sie die Zettelwirtschaft Lösen Sie Monopolwissen auf und starten Sie eine neue Art der transparenten Unternehmenskommunikation 4. Delegieren Sie Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip an Kollegen 5. Arbeiten Sie blockweise und unterbinden Störungen 6. Führen Sie die Clean Desktop Policy ein 7. Planen Sie Ihren Tag/Ihre Woche – mit Puffer- und Pausenzeiten 8. Behalten Sie Spaß an der Arbeit – MIT infra-struktur www.infra-struktur.de | 3224.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  33. 33. Anwendung PRAXISBEISPIELE www.infra-struktur.de | 3324.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  34. 34. Praxisbeispiel zentrale Informationsseite www.infra-struktur.de | 3424.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  35. 35. Praxisbeispiel Kundenanruf dokumentieren 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 35
  36. 36. Praxisbeispiel Anrufmanagement www.infra-struktur.de | 3624.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Alle Anrufe übersichtlich aufgelistet – mit Uhrzeit, Firma, Anrufgrund, von wem wurde der Anruf angenommen und für wen war der Anruf. Mit einem Klick in auf den „DS“ Button, gelangen Sie zur digitalen Kundenakte. Der Status zeigt Ihnen an, ob der Anruf schon bearbeitet wurde.
  37. 37. Praxisbeispiel eMail-Zentrale www.infra-struktur.de | 3724.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Sie können verschiedene Postfächer anlegen. Die eMail Vorschau zeigt Ihnen den Inhalt der eMail. Der Status zeigt Ihnen an, ob die eMail schon bearbeitet wurde. Mit einem Klick in auf den „DS“ Button, gelangen Sie zur digitalen Kundenakte.
  38. 38. Individuelles Datenmasken-Design KUNDENVERWALTUNG www.infra-struktur.de | 3824.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Definieren Sie selbst, welche Felder Sie benötigen. Wir passen alle Masken individuell für Sie an.
  39. 39. Individuelles Datenmasken-Design MASCHINEN-VERWALTUNG www.infra-struktur.de | 3924.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Definieren Sie selbst, welche Felder Sie benötigen. Wir passen alle Masken individuell für Sie an.
  40. 40. Individuelles Datenmasken-Design REKLAMATIONSDATENBANK www.infra-struktur.de | 4024.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Definieren Sie selbst, welche Felder Sie benötigen. Wir passen alle Masken individuell für Sie an.
  41. 41. Beispiel Kundenhistorie in der digitalen Kundeakte 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 41 Wie Wer Wann Was Das Vorschaufenster zeigt Ihnen die Inhalte der letzten Aktion.
  42. 42. Automatisieren von Prozessen 24.02.2015 WIW – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag www.infra-struktur.de | 42 Titel Beschreibung Von Für Datum Fälligkeit Uhrzeit Fälligkeit Ampelstatus Dauer Alarm aktiv Erstkontakt per Telefon MA Vertrieb 1 MA Vertrieb 2 02.03.2015 09:00 rot 00:15 ja ja Versand von Erstinfos per eMail MA Vertrieb 1 MA Vertrieb 2 02.03.2015 09:15 rot 00:15 ja ja Nachfass-Telefonat 1 per Telefon MA Vertrieb 1 MA Vertrieb 2 05.03.2015 09:00 rot 00:15 ja ja Nachfass-Telefonat 2 per Telefon MA Vertrieb 1 MA Vertrieb 2 11.03.2015 09:00 rot 00:15 ja ja Alle Prozessbausteine landen automatisch tagesaktuell auf Ihrer Startseite! Alle Prozessbaustein e landen automatisch tagesaktuell auf Ihrer Startseite!
  43. 43. Mit dem infra-struktur Ampelstatus behalten Sie alle Zügel in der Hand 23.10.2014 WIW Unternehmerfrühstück – Gegen Zeitfresser im Büroalltag www.infra-struktur.de | 43 ROT = Unbearbeitet GELB = in Arbeit GRÜN = erledigt
  44. 44. Immer und überall verfügbar Dank moderner Cloud-Technologie Im Büro Im Außendienst beim Kunden Im Homeoffice In allen Filialen Unterwegs per Smartphone 23.10.2014 WIW Unternehmerfrühstück – Gegen Zeitfresser im Büroalltag www.infra-struktur.de | 44
  45. 45. DANKE www.infra-struktur.de | 45 „„IHRE FRAGEN IHRE FRAGEN IHRE FRAGEN „ 24.02.2015 BVMW Business Talk – Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag
  46. 46. Kampfansage den Zeitfressern im Büroalltag Einfach. Besser. Organisiert. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre ZEIT! Stefanie Heither-Bürger heither-buerger@netzkultur.de Tel. 0 29 41 – 27 26 3-0

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