eDocBox® SOFORT EINSETZBAR - KEIN PROGRAMMIERAUFWAND - SOFORTIGER NUTZEN Die eDocBox® ist eine elektronische Dokumentenmappe, mit der PDF-Dokumente bearbei-tet und auf mobilen Devices handschriftlich elektronisch unterschrieben werden können. Die eDocBox® ist eine innovative Lösung für papierlose Dokumentenprozesse - für alle Bereiche - Wirtschaft, Verwaltung und jeden Bürger. Mit der eDocBox® abgebildete Dokumentenprozesse sind verbindlich, sicher, nachhaltig, prozessoptimiert und unterstützen die Kommunikation. Sie vernetzt alle am Prozess betei-ligten Personen. Upload und Download von PDF-Dokumenten, Team-Funktionen und viele weitere Funktio-nen machen die eDocBox® autark und sofort als SaaS einsetzbar!

1. -
Die elektronische Dokumentenbox - eDocBox®
mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift (FES nach SigG.)
Produktbeschreibung
Stand: September 2014

2. -
Für einen Überblick …
2Copyright 2014.09
 Elektronische Dokumente und die handschriftliche Unterschrift
 Handschriftliche elektronische Unterschrift
 Unterschrifts-/Signaturprozesse
 Was macht die eDocBox®?
 Nutzen
 Aspekte zur handschriftlichen elektronischen Unterschrift
 Integration
 Sicherheitsaspekte
 eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone
 eDocBox® mit Tablet, z.B. iPad 2…
 App für die eDocBox®-fernSignatur
 Sie wollen mehr wissen …

3. -
Elektronische Dokumente
Fast alle Dokumente in Textform werden heute elektronisch erstellt. Formulare werden so
aufbereitet, das diese elektronisch ausgefüllt werden können.
Wozu werden die elektronischen Dokumente in Textform auf Papier ausgegeben, gedruckt?
Am häufigsten deshalb, weil diese mit einer Unterschrift versehen werden sollen!
Dafür wenige Beispiele …
 Briefe, weil der Empfänger den Sachverhalt schriftlich mit Unterschrift wünscht
 Lieferscheine, weil der Empfang durch Unterschrift bestätigt werden soll
 Verträge, weil der Inhalt mit Unterschrift bestätigt werden soll
 Anträge, weil mit Unterschrift eine vertragliche Vereinbarung getroffen werden soll
 Widerrufe, weil mit der Unterschrift die Glaubwürdigkeit nachgewiesen wird
 Das Gesetz fordert eine Unterschrift
 Es wird schon immer so gemacht …
 …
Was macht die Unterschrift so “bedeutend“?
3Copyright 2014.09

4. -
Die Unterschrift
“Unterschrift (auch Signatur, von lateinisch signatum „das Gezeichnete“ zu signum „Zeichen“)
ist die handschriftliche, eigenhändige Namenszeichnung auf Schriftstücken durch eine
natürliche Person mit mindestens dem Familiennamen.“
Quelle: Wikipedia 7.2014
Die eigenhändige Unterschrift wahrt die Schriftform, siehe § 126 Abs. 1 BGB. Geregelt ist hier
auch die freiwillige, also ohne gesetzliche Notwendigkeit, verwendete Schriftform.
Welchen Sinn hat die Unterschrift?
 den Unterschreibenden erkennbar zu machen
 die Echtheit zu garantieren
 die Einmaligkeit zu dokumentieren
 die Willensbekundung zum Ausdruck zu bringen
 den Identitätsnachweis zu ermöglichen
 von Dritten nicht ohne weiteres nachgeahmt werden zu können
 ...
Was unterschrieben wurde, gilt!
Oder gilt eben nicht, weil: Das wurde nicht unterschrieben!
4Copyright 2014.09

5. -
Druck der elektronische Dokumente
Am häufigsten werden die elektronischen Dokumente gedruckt, weil die Willensbekundung
mit einer Unterschrift - der handschriftlichen eigenhändigen Namenszeichnung -
dokumentiert werden soll.
Keiner will die Papier-Dokumente!
Es werden Briefe mit den zu unterschreibenden Papier-Dokumenten versandt - in der Hoffnung
diese werden unterschrieben zurückgesandt.
Kuriere werden beauftragt, zu unterschreibende Papier-Dokumente zu transportieren
Prozesse werden “gestylt“, nur damit nicht selber gedruckt werden muss.
 So werden die elektronischen Dokumente elektronisch, per Mail, versandt. Der Empfänger hat
jetzt die Herausforderung - er darf zum Unterschreiben Papier-Dokumente erzeugen.
 Auf Internetseiten werden die elektronischen Dokumente zum Download bereitgestellt. Nach
dem Download wieder die Herausforderung des zu Unterschreibenden.
 Es wird auf Unterschriften verzichtet, obwohl diese sinnvoll wären
 …
Was passiert mit den unterschriebenen “Papier-Dokumenten“?
5Copyright 2014.09

6. -
Die unterschriebenen Papier-Dokumente
Die unterschriebenen Papier-Dokumente werden gescant - damit diese wieder elektronisch
verarbeitet werden können.
Nach “autorisierter“ Prüfung der Unterschrift, wer das auch immer sein mag, erfolgt meist die
Vernichtung der unterschriebenen Papier-Dokumente.
Wir schreiben das Jahr 2014 …
 Anfang der 90-iger = Tablet-PC mit Stifteingabe
 Mitte der 90-iger erste = Unterschriftenpads in Deutschland
 Ab 2007 = Einführung des iPhones
 Anfang 2010 = Einführung iPad
Papier-Dokumente zur Unterschrift kosten
 Geld
 Zeit
 Ressourcen
6Copyright 2014.09

7. -
Verbreitung Smartphone
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 Studie "Digitales Deutschland 2013" (Comscore, Future in Focus) geht dabei aktuell von
einem deutschlandweiten Smartphone-Anteil von 51 Prozent aus, Tendenz weiter
steigend.
 Wie Comscore weiter berichtet, bewegt sich der Smartphone-Anteil unter den gekauften
Mobilfunkgeräten bereits bei knapp 80 Prozent.
 Die Studienverantwortlichen gehen dabei für die Bundesrepublik Deutschland von rund
31 Millionen Smartphone-Nutzern aus.
Genau auch deshalb:
Die Unterschrift - die handschriftliche eigenhändige Namenszeichnung -
als handschriftliche elektronische Unterschrift*) auf …
 Smartphones
 Tablets
*) fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) nach Signaturgesetz (SigG.)

8. -
Nur die handschriftliche elektronische Unterschrift?
Das alles macht …
die eDocBox® mit handschriftlicher elektronischer Unterschrift!
Die neue Technik - Smartphone und Tablet - schaffen die Voraussetzungen für die
handschriftliche elektronische Unterschrift (eUnterschrift).
Die Herausforderungen …
 Prozessoptierung mit der neuen Technik soll möglich sein
 Die handschriftlich elektronisch unterschriebenen Dokumente sollen in bestehende
Prozesse und Softwarelösungen “aufgenommen“ werden.
 Stationäre und mobile Dokumentenprozesse sollen unterstützt werden
 Medienbrüche, sowohl in der Technik als auch mit den Dokumenten, sollen vermieden
werden
Dokumentenprozesse mit der handschriftlichen elektronischen Unterschrift sparen
 Geld
 Zeit
 Ressourcen
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9. -
Was kann mit der eDocBox® gemacht werden?
Die eDocBox® ist eine elektronische Dokumentenbox, mit der
 Dokumente (PDF) in Vorgängen zusammen gefasst
 bearbeitet
 auf mobilen Devices, z.B. Smartphone, handschriftlich elektronisch unterschrieben
(fortschrittliche elektronische Signatur nach Signaturgesetz)
werden können.
9Copyright 2014.09
 Benutzerverwaltung
 Vorgangsverwaltung.
 Zugriff auf Dokumente durch Smart-webintegration
 Up- und Download von Dokumenten
 Versendung von Dokumenten per Mail
 Teamfunktionen
 Mail an Dritte mit Dokumenten zur eUnterschrift (eDocBox®-fernSignatur)
 …
Die eDocBox® kann sofort eingesetzt werden!

10. -
Komponenten der eDocBox®
Editor mit eUnterschrift
PDF-Dokumente
- bearbeiten und
- handschriftlich elektronisch
unterschreiben
Dokumentenmappe
- wie Editor mit eUnterschrift
- Dokumente in Geschäfts-
vorgängen verwalten
- Dokumente zu den Geschäfts-
vorgängen up- und downloaden
- Geschäftsvorgänge im Team
bearbeiten
- Geschäftsvorgänge per Mail
versenden
- Integration von Web-Links zur
Übernahme von Dokumenten
-- flexible Integration durch freie
Prozessgestaltung
fernSignatur
Dritte ohne Benutzerzugang
können PDF-Dokumente
- bearbeiten und
- handschriftlich elektronisch
unterschreiben
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11. -
Unterstützte Signatur-Devices …
Smartphone
in Verbindung mit
PC/Notebook als
Unterschriften-Pad
 iOS
ab Version 6.1
 Android
ab Version 4.x
 WindowsPhone
Tablet
in der App: wie auf
PC/Notebook
Unterschrift auf Tablet,
keine weitere Hardware
erforderlich
“Öffnen in“ wird unterstützt
 iOS
iPad ab Generation 2
 Android
ab Version 4.x
Touchfähige Devices
Touch-Displays werden
zur Unterschrift genutzt
HTML-Signatur im
Browser (EES)
Pen Pads
über USB -Anschluß
Pen Pads der Firma Signotec
(andere auf Anfrage)
Installation von
Treibersoftware erforderlich
(für die Pen Pads)
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IV./2014:
Signatur Pad Alpha
wie Pen Pad, A4-Größe
zur Erfüllung der Schriftform
(z.B. bei Darlehensverträgen)
eDocBox®
eine Software - jedes Devices

12. -
Unterschrifts-/Signaturprozesse
Direktes Signieren
 im Prozess
 Bearbeitung und
Unterschrift der Dokumente
im Gespräch
 synchron
Zeitversetztes Signieren
 im Prozess
 Vorbereitung und Bereit-
stellung der Dokumente
 Bearbeitung und Unterschrift
der Dokumente im
Gespräch
 asynchron
Verteiltes Signieren
 im Team eines
geschlossenen Benutzer-
kreises
 wie
“zeitversetztes Signieren“
 synchron oder asynchron
fernSignatur
 ein “Dritter“ signiert, z.B.
Geschäftspartner oder Kunde
 Bearbeitung und Unterschrift
der Dokumente durch
“Dritten“ allein
oder
geführt in fernmündlicher
Beratung
 offener Benutzerkreis im
B2C oder B2B
12
Alleinstellungsmerkmale der eDocBox®
Copyright 2014.09

13. -
eDocBox® - mehr als nur eine Unterschriften-Lösung!
 die Prozessoptimierung mit zu unterschreibenden Dokumenten steht im Vordergrund
▪ Beseitigung von Medienbrüchen durch eine ganzheitliche Betrachtung,
PC und mobile Technik
 mobiler / stationärer Einsatz
 wo / wann / wer
▪ Befüllen und Leeren der eDocBox® durch Up- und Download von Dokumenten
▪ Übernahme und Übergabe von Dokumenten durch die “Öffnen in“-Funktion auf Tablets
▪ Übernahme von Dokumenten von Webseiten durch Smart-Webintegration
▪ Vorgangsverwaltung mit 1 bis n Dokumenten
▪ Filterfunktion / Suchfunktion
▪ Konfiguration von Prozessen
▪ Vorgangshistorie - was wurde wann, von wem mit dem Dokument gemacht
▪ Mailversand von Dokumenten
▪ Teamfunktionen, u.a. Teilen und Weiterleiten
▪ Abbildung von Arbeitsabläufen für Vorgänge
▪ eDocBox®-fernSignatur für “Dritte“, z.B. Kunden unterschreiben auf ihren eigenen Devices
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14. -
Nutzen Teil 1
Sicherheit
sichere Dokumenten-
prozesse in der
eDocBox®
rechtssichere
Unterschrift =
fortgeschrittene
elektronische Signatur
nach Signaturgesetz
Messbare
Mehrwerte
Kosteneinsparungen
durch Reduzierung …
 Papierverbrauch
 des Druckens
 von Versand und Porto
 von Hardware, Drucker
& Scanner
 von Software
 von Arbeitsaufwand,
u.a. für das Scannen
und zuordnen
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Nachhaltigkeit
Ressourcen sparen …
 weniger Papier
 weniger Toner
 …
Je nicht gedrucktem
DIN A4 Blatt …
 ca. 5 Gramm CO2
 ca. 200 ml Wasser
einsparen!
Teamwork
Effizient Dokumente
bearbeiten &
unterschreiben …
 an jedem Ort
 zu jeder Zeit
 von jedem im Team
nach definierten
Workflow
Keine Wartezeiten bei
Abwesenheit von
unterschriftsleistenden
Personen.
eDocBox® Cloud
Private, public oder
hybrid Business Cloud
German trusted Cloud
für das Betriebsmodell
SaaS.

15. -
Nutzen Teil 2
 PDF-Formulare editieren
 Platzierung von Unterschriftenfelder (PDF/A-1 nach ISO 19005:2005)
▪ Stiftauswahl für die handschriftliche elektronische Unterschrift
▪ Wiederholung der handschriftlichen elektronischen Unterschrift vor dem
Speichern jederzeit möglich
▪ Remote-Signatur bei Nutzung von PC/Notebook & Smartphone =
handschriftliche elektronische Unterschrift wird zeitgleich auf PC/Notebook
übertragen
▪ Tablet kann als Unterschriften-Pad aktiviert werden
▪ für die Dokumente können parallel geführte XML-Daten für das Backend
bereitgestellt werden
▪ UI - Customization der gesamten Applikation
▪ einfachste Systemintegration durch ausgereifte Schnittstellen
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16. -
Aspekte zur handschriftlichen elektronischen Unterschrift
 GPS-Daten zur Unterschrift: Bei einem mobilen Endgerät mit GPS-Sensor lassen sich die
GPS-Koordinaten und die Uhrzeit automatisch mit in die digitale Signatur einbetten.
 Hohe Sicherheit: Die mit der eDocBox® signierten Dokumente sind gegen Manipulation
und Missbrauch geschützt und können z. B. mit dem Adobe Reader geprüft werden.
 ISO-konform: PDF/A-1 nach ISO 19005:2005
 Zertifikate: Unterstützung von X.509 / PKCS#7
 Ergonomie: Einfache und intuitive Handhabung durch vertraute Bedienelemente.
 Gesten-Bedienung: Zoomen etc. erfolgt wie gewohnt über die Gestik.
 Schreib-Charakteristik: Nicht nur das Bild in der Unterschrift, sondern die gesamte
Biometrie wird im Dokument gespeichert. Die Verschlüsselung erfolgt über den RSA-
Standard und der private Schlüssel ist sicher hinterlegt (z.B. bei einem Notar).
 Foto zur Unterschrift: Bei einem mobilen Endgerät kann ein mit der Kamera
aufgenommenes Bild in die digitale Signatur eingebettet und dort angezeigt werden.
 In der Versicherungswirtschaft BiPRO-konform: Norm 262 definiert das Verfahren zur
Leistung von Unterschriften in Geschäftsprozessen der Versicherungswirtschaft, in denen
Dokumente mit der Notwendigkeit zur Abgabe einer Willenserklärung verwendet werden.
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17. -
Systemintegration
Smart Integration
Durch das konfigurierbare
Einbinden von Web-
Applikationen:
 Dokumente in Prozesse
einbinden - ohne zu
programmieren
 X-Callback
Unterstützung
WebService API
Die sicheren Webservice-
Schnittstellen sind die Basis
der einfachen Integration
der eDocBox® in IT-
Systeme …
 ERP
 CRM
 DMS etc.
Komponenten - SDK
Phone Gap Adapter und
native Komponenten für
 iOS
 Android
 Windows
ermöglichen die Integration
in beliebige Apps
BPM X4 Adapter
Mehr als 200 ausgereifte
X4-Adapter ermöglichen das
Einbinden der eDocBox® in
gewachsene IT-
Infrastrukturen, z.B.
 SAP
 Navision
 Siebel
 u.v.m.
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18. -
 App ist nativ
 Keine persistente Datenhaltung
 Kommunikation mit dem Server per SSL
 Prüfung des Fingerprints des Serverzertifikats möglich
 Zusätzliche Verschlüsselung der Signaturdaten zum Transfer möglich
 Exportmöglichkeiten für Dokumente aus der App abschaltbar
 Einschränkung der Kopiermöglichkeit von Daten aus Dokumenten
 Erkennung von gerouteten Geräten möglich
 Einbindung von unternehmenseigenen Authentifizierungsmechanismen
 App enthält keine Zertifikate für die Verschlüsselung der Unterschrift
Sicherheitsaspekte - Signaturprozess in der eDocBox® App
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19. -
 Zertifikate in Keystores hinterlegt
 Privater Schlüssel für die Signatur des Dokuments (Prüfung auf Integrität)
sicher auf dem Server hinterlegt
 Öffentlicher Schlüssel für die Verschlüsselung der biometrischen
Unterschriftendaten sicher auf dem Server hinterlegt
 Privater Schlüssel für die Entschlüsselung der biometrischen
Unterschriftendaten bei einem vertrauenswürdigen Dritten z.B. Notar
 Integritätsprüfung beim Öffnen bereits teilweise unterschriebener
Dokumente. Im Manipulationsfall Unterbindung der Erfassung weiterer
Unterschriften
 Eindeutige Zuordnung Dokument und Unterschriften über IDs
 Speicherung der biometrischen Daten ausschließlich im Dokument
 Keine lokalen persistenten prozessbezogenen Daten im eDocBox Server
Sicherheitsaspekte - Signaturprozess auf dem eDocBox® Server
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20. -
Die eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone …
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2

21. -
Die eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone …
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4

22. -
Die eDocBox® mit PC/Notebook + Smartphone …
22Copyright 2014.09
5
6

23. -
Die eDocBox® mit Tablet, z.B. iPad 2 …
23Copyright 2014.09
1
2

24. -
Die eDocBox® mit Tablet, z.B. iPad 2 …
24Copyright 2014.09
3
4

25. -
Für die fernSignatur - schon jetzt die App*) eDocBox

eDocBox® für iPhone und iPad

eDocBox® für Android Geräte
*) Für die eDocBox® fernSignatur kostenfrei // für weitere Funktionen Kontakt aufnehmen
25Copyright 2014.09

26. -
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