El documento presenta información sobre la administración del tiempo, incluyendo definiciones de tiempo, mitos sobre la administración del tiempo, y desperdiciadores de tiempo externos e internos. Se discuten conceptos como prioridades, calidad del tiempo, y estrategias poco efectivas como trabajar más rápido o horas extras. El documento enfatiza la importancia de administrarse a sí mismo para optimizar el uso del tiempo.
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• La película que más me ha gustado es ..................................................
• Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
4. ¿Que es El Tiempo?
La mejor definición, si bien no la más
clara para el lector moderno, sigue
siendo la antiquísima definición de
Aristóteles:”El número, o la medida,
del movimiento según antes y
después”.
Para Aristóteles, como para la
mayoría de los filósofos
antiguos y medievales, la
palabra movimiento equivalía a
cambio (decían que todo lo que
cambiaba “se movía” de la
potencia al acto, es decir, de la
posibilidad a la realidad)
Video que es
el tiempo
6. El Tiempo
No existe el tiempo como no existen ni el
kilómetro ni el litro, sino únicamente las
cosas que son medidas por tales patrones
convencionales.
Video Jar Palo
8. ¿ Cómo optimizamos nuestra labor ?
Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra
función, para lo cual es necesario sacarle el
máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los
recursos más
escasos es el tiempo,
para lo cual cada
actividad que diga
relación con la venta
u otras que nos
permita ser más
eficientes y ahorrar
tiempo es básica.
Video: MOTIVACION LABORAL
TERRY TATE+ Motivador
Español
10. La Administración del Tiempo
Es el arte de hacer
que sirva para el
beneficio de las
personas y de las
sociedades. Como
el tiempo no existes
en sí, la
administración del
tiempo es la
administración de sí
mismo; el manejo
adecuado de los
recursos en todo
orden, ya que no
hay una sola
realidad que se
Video que es el sustraiga al tiempo.
tiempo+ el tiempo no
existe
11. La Administración del Tiempo
El tiempo es como una
gota de agua que se
evapora. No podemos
físicamente, capturarlo
ni encerrarlo para
hacerlo nuestro. La
administración del
tiempo es una ilusión,
porque nadie puede
realmente administrar
el tiempo. El tiempo es
una constante. Una
medida de intervalos.
Independientemente
de quiénes somos o
que estamos tratando
Video que es el
de lograr, el tiempo
tiempo+ el tiempo no
continúa moviéndose
existe al mismo ritmo.
12. La Administración del Tiempo
Administrar el
tiempo realmente
significa
administrarnos
nosotros
mismos,
de tal manera
que podamos
optimizar el
tiempo que
tenemos.
13. La Administración del Tiempo
Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que
tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus
horas más eficientemente. El resultado es a menudo un
intento por realizar sus tareas con más rapidez,
razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos,
podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto
raramente funciona y como estrategia para usar el
tiempo es muy pobre.
14. La Administración del Tiempo
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay
menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes
de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
15. • Cuando la presión no funciona, a menudo se
adopta una segunda estrategia:
“Trabajar más horas”
• El tiempo personal va
desapareciendo a medida
que se incrementa el tiempo
de trabajo. El juicio es
menos claro y problemas
que se podrían ser
resueltos en minutos por
una mente fresca, se
resuelven en horas.
16. • Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias
pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo,
mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les
permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser
hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan,
siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones
de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con
acciones.
17. Test de
La Administración del Productividad
Tiempo
Describa otras consecuencias del trabajo
excesivo:
28. • Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION • Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
29. • Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION • Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
30. • Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION • Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
31. • Proporciona un sentido artificial de:
– AUTOESTIMA, PODER,
CONTROL, SEGURIDAD Y
REALIZACION • Empeora el funcionamiento y ocasiona
la perdida de relaciones con los demás
Convierte al Líder en el punto central de
atención
La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
47. Matriz de Administración del
Tiempo
I
I II
m
Crisis Cuadr. Calidad
p
Fechas Críticas Planificación
o
Prevención
r
T III V
a Interrupciones Actividades Escape
n Reuniones Trivialidades
T
e Urgente NO Urgente
48. En vista de que no podemos incrementar TIEMPO DE
la cantidad de tiempo que recibimos, la CALIDAD
calidad del tiempo se convierte en la
única variable.
Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie
más.
Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu
tiempo.
En última instancia, usas tu tiempo
como lo desea.
Video tiempo
japones
49. La forma como usas tu tiempo define quién TIEMPO DE
eres, más aún que lo que dices, lo que
vistes, lo amigos que eliges, lo que
CALIDAD
piensas.
Mucha gente dice algo y hace lo contrario,
por ejemplo: mucha gente identifica a su
familia como el aspecto más importante de
su vida y sin embargo, invierte muy poco
tiempo en actividades familiares.
Tu compromiso para administrar tu tiempo
es realmente un compromiso contigo
mismo y con lo que es importante en
tu vida.
Video tiempo
japones
50. TIEMPO DE
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su CALIDAD
descanso.
La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
51. TIEMPO DE
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su CALIDAD
descanso.
La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben
hacerse antes que las queremos hacer
porque nos son más fáciles o agradables.
Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
52. Puesto que es nuestro tiempo lo que TIEMPO
estamos gastando, somos nosotros
quienes debemos dominarlo, y ni dejar que DE
él nos domine. Y nadie podrá dominar su
tiempo mientras no esté primero dispuesto CALIDAD
a dominarse a sí mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado
de cientos de pequeñas y grandes
elecciones cada día, cada hora y aún cada
minuto.
53. El mito de la actividad: “El ejecutivo más
MITOS
lleno de trabajo es el más eficiente”. Se
confunden los resultados con la
actividad… para no llegar a ninguna
parte.
El mito del hombre equipo: “Cuanto más
alto sea el nivel en que se manejan los
asuntos, tanto mejor”. Se regatea la
delegación y se pretende hacer las cosas
uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
54. MITOS
El mito de la decisión aplazada: “Hay
que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos”. Lo que sucede
es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
55. El mi
“El tieto de tra
hech mpo prebajar con
recur a encima siona al tra el tie
y obj so qued ”: EL má ejecutivo mpo:
eto d a
e jus converti s precios : se le
tificac do en os
iones estor
. bo
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte
del ser humano: Cierto tiempo perdido
puede ser constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensión; sin
embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde
el tiempo por hacer algo menos importante
de lo que se podría estar haciendo.
56. El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar
tiempo a través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos
de manera superficial, de modo que se
está condenado a repetir lo que salió mal.
61. Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores
de tiempos
Externos vs.
Internos. Los
DDT se dividen
en externos, si
son Es cualquier cosa
provocados por que impida que un
otras personas, o ejecutivo alcance sus
internos si son objetivos de la manera
provocados por más efectiva posible.
nosotros mismos.
63. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
64. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
65. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
66. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
67. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
68. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
69. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
70. Desperdiciadores de Tiempo
Externos
• Excesivo flujo de papeles
• Teléfono
• Visitantes
• Reuniones
• Fallas de comunicación
• Políticas y procedimientos
• Información (Falta/exceso)
71. Posibles Soluciones
Proyectos
Activida
de
s por
Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
72. Posibles Soluciones
Proyectos
Activida
de
s por
Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
73. Posibles Soluciones
conversación.
Antes de llamar, planifica la
no
on de
d os d sólo en
perío o
l ece a s sin
Estab s llamad cia.
irá n
recib e emerge
d
caso Si
l
extie a con
n v
busc de inn ersación
a ex e
cusa cesariam se
s pa
ra co ente,
rtarla
Trata de acortar la parte social de la .
conversación, ve directo al grano y
permanece en él.
74. No revises una y otra vez en nombre de la
perfección, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes
Posibles Soluciones
Al escribir usa palabras sencillas
Escribe menos, usa el
ntado
o y orie
o ncis
tilo c laro, c
s
U sa el e s
o
a hech
teléfono
Escribe respuestas a cartas y memos,
anotando las respuestas al margen y
enviándolas de vuelta
Piensa antes de escribir,
planea lo que se quieres
expresar
Escribe
anotan respuestas
d a
envián o las respue cartas y me
dolas d s m
e vuelt tas al marge os,
a n y
75. Posibles Interrupciones y visitantes inesperados
Soluciones
itantes
iario para vis
n tiempo d iones
Prevé u nterrupc
os e i
in esperad
No permitas que ciertos visitantes
inesperados tomen asiento
u
de t
era
te s fu
v isitan
a los
Re cibe
a No contribuyas a conversaciones
oficin
innecesarias
Aprende a decir no, especialmente
cuando te preguntan ¿Tiene un
minuto?
76. Posibles Soluciones
• Reuniones Pregúntate
– Desalienta y si la
discontinúa las reunión es
reuniones realmente
innecesarias necesaria.
¿Una
conversaci
ón
telefónica
tendría el
mismo
efecto?
77. Posibles Soluciones
¿Es necesaria mi resiste las
presencia? interrupciones,
Fíjate un limite de mantente en el
tiempo y ajústate a tema
él Minimiza las
Prepárate para la conversaciones
reunión, intrascendentes.
No contribuyas
a
conversaciones
innecesarias
82. Realice
AQUÍ Y
AHORA
Su Planificación completa
Falta de X
Planificación
1
SEMANA
83. Realice
AQUÍ Y
AHORARecuerda las
Prioridades
Su Planificación completa
Falta de X
Planificación
1
SEMANA
84. Desperdiciadores de Tiempo
Internos
• Falta de prioridades
• Falta de planes
• Objetivos no claros
• Dejar cosas para después
• Intentar hacer muchas cosa a la vez
• Falta de autodisciplina
• Falta de habilidad y conocimientos
95. Glup
¡¡¡¡¡¿Es que UD no
tiene claro lo que
tiene que hacer en González
su trabajo?!!!!!
Le dije la semana
pasada, que tenía
que asistir al Gte
Gral…
96. Me hará Ud ur reporte
completo de las
actividades realizadas,
no me interesa si se tiene
qie quedar toda la noche.
¡¡¿ENTENDIÓ?!!
Si don
Wenceslao
González
97. ¿y que le pongo al
reporte si no
acompañé al GTE
Gral jamás?
González
100. Posibles Soluciones
• Reflexión
• Decisión
• Disciplina
• No rendirse hasta haber desarrollado
nuevos hábitos
101. Identificación de Hábitos
Personales
• Ejercicio
– Haz dos listas identificando tus propios
“enemigos del tiempo”, destacando los cinco
principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima
gravedad). Haz una de los enemigos externos
y otra lista de los enemigos internos.
– Una vez que ya lograste identificar a tus
“enemigos” enlista las posibles soluciones
para cada uno de ellos.
102. Soluciones
• Ahora, haz dos listas más, escribiendo
soluciones de cada uno de los problemas
en la lista anterior.
103. Causas de la Morosidad
• Morosidad
• La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito
llega cuando se hacen en el momento preciso
las cosas realmente importantes que conducen
a los resultados deseados. Sin embargo, son
esas cosas importantes las que usualmente
dejamos para después.
• Una de las razones que nos inducen a posponer
las cosas importantes es porque tendemos a
confundir lo importante con lo urgente, y
nuestros días se ven copados de demandas y
presiones.
104. Causas de la Morosidad
• Morosidad
• Las cosas importantes raramente ejercen esta
clase de presión, hasta que alcanzan el estado
de crisis. El responder a lo urgente y posponer
lo importante, nos garantiza un continuo número
de crisis en nuestros trabajos y en nuestras
vidas.
• Para vencer a la morosidad, necesitamos
superar nuestra inercia, nuestra tendencia a
resistir el comienza de acciones. Una vez que la
acción ha comenzado, será más fácil
continuarla. Lo difícil es comenzar.
105. Causas de la Morosidad
• Morosidad
• La morosidad conduce en la mayoría de los casos a
carrera de último minuto, resultados por debajo de la
calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas
perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo.
Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de
la gerencia es tan importante como el hacer las cosas
eficientes y efectivamente.
• Las principales causas de morosidad son:
• Trabajos no placenteros
• Trabajos difíciles
• Indecisión
106. Uso del Tiempo
• Principios prácticos
• Para conocer qué cosa en particular
puede hacer un ejecutivo, que verdadera y
rápidamente lo haga más efectivo, y que
lo haga lograr más y disfrutar de lo que
está haciendo, es necesario saber en qué
se le va el tiempo.¡No dependa de la
memoria, pues es traicionera!
107. Uso del Tiempo
• Principios prácticos
• Nosotros no podemos manejar el tiempo
pasado, pero si podemos examinar en forma
objetiva y realista como lo manejamos. El
resultado final de nuestro análisis no será una
técnica, o una serie de complicadas formas
burocráticas que debamos seguir por el resto de
nuestros días: El resultado de examinar cómo
gastamos nuestro tiempo debes ser un paso
hacia el desarrollo de un sentido personal del
mismo: en que se nos va y en que debería
írsenos.
108. Autoanálisis del Uso del Tiempo
• Para quién sinceramente se propone mejorar la
administración de su propio tiempo, el primer
paso consistirá en averiguar como lo está
empleando.
• En este punto se puede dividir la próxima
semana en intervalos de quince o treinta
minutos, y al final de cada hora se registra como
se empleó esa hora.
• Se requiere autodisciplina para comenzar y
seguir adelante.
109. Planear las Actividades
• Diseño de objetivos
• Planes de contingencia
• El tiempo para planear, prever contingencias y
pensar en oportunidades a menudo brilla por su
ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria
o se diluye en actividades más rutinarias.
110. Planear las Actividades
• Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables
sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse
dueños de la situación. Para esto es
indispensable planear nuestra s actividades, a fin
de optimizar lo más posible el tiempo del que
disponemos.
• Tener los objetivos por escrito y revisarlos
periódicamente (por ejemplo: diariamente, una
vez a la semana o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientación y no
malgastar tiempo y energía en cosas secundarias
o en actividades innecesarias.
111. Planear las Actividades
• Puedo realizar una planificación eficaz si:
– Reviso mis metas y establezco tareas diarias
específicas
– Determino el tiempo que tomará realizar cada
tarea
– Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré
– Organizo mis tareas por orden de prioridad
112. Planear las Actividades
• Para establecer mis metas de una manera
adecuada es necesario que:
– Estén en línea con mis valores
– Sean de tiempo definido
– Estén definidas clara y específicamente
– Sean completamente mías
– Sean realistas
113. Organizar las Actividades
• Nos servirá para establecer prioridades a las
actividades planeadas, debiendo de clasificarlas
en tres categorías:
• Prioridad A
• “Imprescindible de hacerse”: éstas son las
actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán
en esta categoría debido a órdenes
administrativas, requerimientos de clientes
importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
114. Organizar las Actividades
• Prioridad B
• ”Debe hacerse”:son actividades de valor
medio; pueden contribuir a mejorar el
desempeño pero no son tan esenciales o
no requieren de un tiempo límite
115. Organizar las Actividades
• Prioridad C
• ”Deseable de hacer” es la categoría de
menor valor. Al incluir actividades tan solo
interesantes o divertidas, podrían
eliminarse, posponerse o realizarse en
períodos de poca presión.
116. Organizar las Actividades
• Dependiendo de la fecha en que se elabore su
lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las
prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy
pueden convertirse en A el día de mañana, al
acercarse alguna fecha importante. Asimismo,
las A de hoy pueden ser la C de mañana si no
se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias
cambiaron.
117. Organizar las Actividades
• Es obvio que no vale la pena pasar
demasiado tiempo en una tarea de bajo
valor: por otro lado, vale la pena invertir
tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo
una planeación le permitirá recoger los
beneficios del tiempo invertido
sabiamente.
118. El Beneficio de la Planeación
• El principio de Pareto
• Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual
dice que un 80% de los resultados se obtienen con un
20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un
20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar
cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más
constructivo y cuál es usado en tareas menos
productivas. Para hacer esto tenemos primero que
analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
120. El Beneficio de la Planeación
• Eficiencia vs. Efectividad
• Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las
cosas correctas. En nuestras vidas es mucho
más valioso lograr efectividad que eficiencia.
• En otra palabras la eficiencia buscar lograr
resultados…va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados..
121. El Beneficio de la Planeación
• Aspectos importantes a considerar
• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro
más a la hora de la ejecución, aparte de que los
resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero-
hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se
jerarquiza, se manejará mejor.
• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras
palabras, evitar la realización demasiado correcta de
tareas…que no son las que se tiene que hacer.
122. El Beneficio de la Planeación
• Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en
las que con menores esfuerzos se producen
mayores resultados. Tener presente el “principio
del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos
esfuerzos críticos (20% por poner un número
redondo) producen la gran mayoría de los
resultados y viceversa. Evitar el empleo del
tiempo en cantidades inversamente
proporcionales a la importancia de las tareas.
123. El Beneficio de la Planeación
• No confundir el manejo de problemas con
solución de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el
problema.
• También en la medida de lo posible, señalar en
el programa diario tiempos de no interrupción
para poder concentrarse. Alternar las horas de
disponibilidad” con horas de privacía”.
124. El Beneficio de la Planeación
• Asegurar la buena comunicación dentro de la
institución. Se ahorra mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la concisión de los
mensajes y la retroalimentación o feedback.
• Concentrarse en las oportunidades, antes que
en los problemas. Recordar que “aquellos que
viven sepultados en los problemas, dejan pasar
de largo las oportunidades”
125. El Beneficio de la Planeación
• Tener su oficina, habitación o escritorio bien
ordenado, es como tener su barco dispuesto
para la acción. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
• Uno tiene que tener claridad acerca del
propósito, de los fines y objetivos del trabajo.
Entonces, la situación le dirá cuáles son las
prioridades en términos de importancia y
urgencia, cosas que no son necesariamente lo
mismo.