Este documento presenta información sobre la organización de reuniones. Explica que las reuniones deben tener objetivos claros y ser preparadas cuidadosamente. También describe diferentes tipos de reuniones, los pasos fundamentales para llevarlas a cabo de manera efectiva, y factores importantes como la convocatoria, participantes, ubicación y programación de la reunión. El documento provee consejos prácticos para maximizar el valor y los resultados de las reuniones.

1. LA ORGANIZACIÓN DE REUNIONES NeusFerran Una conferencia es una reunión de personas importantes que individualmente no pueden hacer nada, pero que conjuntamente pueden decidir que no pueden hacer nada Fred Allen

2. Índice: EL POR QUÉ DE UNA REUNIÓN LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN DIFERENTES TIPOS DE REUNIÓN PASOS Y FASES FUNDAMENTALES PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN PAPEL DEL/DE LA AYUDANTE REDACCIÓN DE ACTAS OTROS INTERRUPCIÓN DE UNA REUNIÓN PROTOCOLO

3. El por qué de una reunión.

4. Aprovechar el tiempo Incrementar el compromiso Reforzar la confianza Fomentar la iniciativa y la creatividad Mejorar las relaciones Conseguir mayor satisfacción personal Conseguir los objetivos más fácilmente Mejorar la capacidad de respuesta frente a los retos del presente y el futuro

5. Introducción. Cada día y en los más diversos medios – empresas, asociaciones, partidos políticos, sindicatos, clubs, etc. – tienen lugar numerosas reuniones. Todos hemos asistido a reuniones, algunas productivas y otras tremendamente inútiles. Cuando salimos de reuniones con bajo nivel de eficacia no sólo comentamos el valioso tiempo que hemos perdido sino que “todos” estamos aprendiendo el hábito de la inefectividad colectiva. Estas pueden ser: Productivas Inútiles “¿Hemos perdido el tiempo?”

6. SI o NO. Si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aun mayores. La decisión de llevar adelante una reunión debe fundarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.

7. ¿Animadores? La persona que conduce la reunión debe ser un animador, conductor y moderador según el tipo de reunión pero siempre ha de ser un líder. Liderazgo de la reunión: Persona que desarrolla ambientes amistosos y comunicativos e influyen en nuevos comportamientos. Visionarios y entusiastas, que proyectan efectos significativos. Habilidad para conseguir que los empleados estén satisfechos, generan confianza y recompensan por los objetivos cumplidos. Un líder es una persona carismática, que escucha, que valora las aportaciones de los demás y que es rápida al dar respuestas razonando el resultado final.

8. Descripción persona convocante: Habla fluida, tranquilidad, no bloqueo ni muletillas, contacto ocular directo pero no desafiante, relajación corporal, comodidad postural. Expresión de sentimientos tanto negativos como positivos, defiende sin agresión, honestidad, capacidad de hablar de sus propios gustos e intereses, capacidad para discrepar abiertamente, capacidad para pedir aclaraciones, sabe decir “no”, sabe aceptar los errores. Volumen de voz bajo, habla poco fluida, bloqueos, tartamudeo, vacilaciones, silencios, muletillas, huida del contacto ocular, mirada baja, cara tensa, dientes apretados o labios temblorosos, manos nerviosas, postura tensa incómoda. Inseguridad para saber que hacer o decir. Frecuentes quejas a terceros: “x” no me comprende, “x” es un egoísta y se aprovecha de mi, etc.

9. Descripción de una persona que convoca una reunión: Volumen de voz elevado, habla poco fluida por demasiado precipitada, habla cortante, interrupciones, utilización de insultos y amenazas. Contacto ocular retador, cara y manos tensas, postura que invade el espacio del otro. Tendencia al contraataque. Se corresponden a rasgos típicos de persona asertiva, pasiva y agresiva.

10. ¿Comunicación, información??? Experiencia Credibilidad Pedagogía Valoración Gestión del tiempo Dominio de las herramientas Organización Convocatoria Acuerdos Cumplimiento – indicador.

11. Inventario de reuniones: Ejercicio de inventario de reuniones.

12. Substitución: Ganar tiempo Temas de mucho interés Dar información Contratar un experto Pequeños grupos Conferencia

13. No dejar en el tintero:

14. Coste: Salarios de los participantes. Coste de preparación de la reunión. Fotocopias, convocatorias. Agua, café, bocadillos. Desplazamientos. Ejercicio: cálculo del coste de 1 hora de trabajo hoy en esta sala. (aproximado)

15. Recursos: Humanos. Materiales. Exemple de pissarra digital per reunions. Tiempo. Introducción concepto de constelación.

16. Concepto de constelación: La técnicacreada por BertHellinger consiste en utilizar “representantes” para visualizar cada uno de los elementos basados en las lealtades y las jerarquías dentro de la empresa, colocándolos en el espacio de forma intuitiva pero reorganizando los órdenes jerárquicos para mejorar la competitividad, el ambiente de trabajo, la consecución de objetivos. Observando qué es lo que ocurre, lo que nos transmite esa distribución de elementos, vemos los cambios que debemos provocar para encontrar una situación de equilibrio en nuestro sistema. El objetivo es encontrar la mejor forma de que el ambiente laboral y los resultados de la empresa sean los esperados.

17. Éxito: Interacción de opiniones. Dinàmica de grupo sinèrgica. Timing. Presentación de algo: Información. Recavar información. Formar...

18. Causas de falta de eficacia: La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr. La dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo. La ausencia de un orden del día. El no tener interés el asunto a tratar. La susceptibilidad entre los asistentes. La falta de confianza. La falta de participación de los asistentes. La falta de habilidad o ausencia de liderazgo. Participantes "protagonistas" y no dejen hablar a los demás. El convocar la reunión a una hora inapropiada. Las reuniones demasiado largas. El que haya demasiados participantes o estén mal elegidos. El exceso de enfrentamientos con tensiones personales. Las interrupciones externas constantes. Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema. La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. La toma de decisiones confusas o contradictorias.

19. Causas de falta de eficacia: Un reciente estudio sobre el fracaso de las reuniones en los ambientes organizacionales ha revelado que de 1300 problemas que se citaran como fuente de fracaso sólo el 3% de ellos tenían su origen en las relaciones interpersonales. El 97% de las respuestas se referían a la falta de preparación y planificación de las mismas.

20. Cuestionario:

21. Los objetivos que se persiguen.

22. Objetivos oficiales y oficiosos: ¿Qué quiero conseguir? ¿Cuál es mi intención? ¿Qué espero de la reunión? Los primeros objetivos que aparecen son los oficiales, en la convocatoria. Los segundos son los oficiosos como subir la moral de los participantes. Debemos intentar que no se queden en segundo plano.

23. Análisis funcional de las reuniones:

24. Redacción de objetivos: El objetivo no es el tema de la reunión, el objetivo es lo que se quiere conseguir o a dónde se quiere que lleve la reunión. Es el resultado que se espera se logre de la reunión. En esencia cualquier reunión tiene un objetivo sencillo que atiende a tres finalidades básicas: Dar información. Indagar. Decidir. Ejercicio indagar objetivos.

25. Reuniones inútiles: Cumplir un rito. Sentirse seguro. Sentir o dar una impresión de eficacia. Demostrar autoridad. Prepararse una coartada. Hacer que se acepte una decisión. Ejercicio recordar, anotar y explicar una reunión de un tipo de ellas.

26. Redacción de objetivos:

27. SMART: Específicos, claros y concisos. Mensurables. Alcanzables. Realistas. En tiempo. Historia del kiwi que quería volar. (si vols: pots)

28. Cómo hablar sin decir nada. del modelo de desarrollo Queridos compañeros ofrece un ensayo Interesante de verificación facilita la creación Es obvio señalar que una aplicación indiscriminada de los factores confluyentes de los elementos generadores. la estructura actual de la organización

29. Objetivos según tipo reuniones: Informar: informativas, pueden sustituirse por conferencias. Recoger información: formarse opinión, emprender un estudio... Formativa: formar y compartir. Puede elaborarse una encuesta diferida para obtener si ha sido rentable. Intercambiar puntos de vista: pueden sustituirse por debates. Llegar a acuerdos. Generar ideas.

30. diferentes tipos de reunión.

31. Tipos de reuniones: Reuniones de INFORMACIÓN: a las cuales pueden unirse reuniones de coordinación de la empresa. Reuniones de EVALUACIÓN. Reuniones para la RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Reuniones DECISORIAS, PARA LLEGAR A UN ACUERDO O TONAR DECISIONES. Reuniones de FORMACIÓN Y DE PERFECCIONAMIENTO. Reuniones de INVESTIGACIÓN. Reuniones AMISTOSAS, con los amigos. Reuniones de SIGNIFICACIÓN, para plantear temas existenciales.

32. Pasos y fases fundamentales.

33. CHECK – IN: Conectar la atención del grupo. Partícipes intelectualmente cómodos. Deben realizarse las presentaciones con tono cordial. Exposición previa breve para evitar posibles errores y atascos en el desarrollo de ella. - reflexión – Evitar fracasos. ¿Para qué estaremos juntos el tiempo que hemos decidido? ¿Qué resultados concretos esperamos en la reunión? Facilita la efectividad grupal y el llegar a resultados.

34. Coordinando acciones: Cuando un objetivo o decisión requiere de un proceso en el cual está involucrada mucha gente, entonces necesitamos coordinar nuestras acciones. Equipo estructurado, actividades planificadas y organizadas, compromiso real de los asistentes, interacción positiva, sinergias, cómodos y participación voluntaria, interesados en el trabajo, no juzgan a los demás – los escuchan, analizan causas conflicto, decisiones por consenso y crítica frecuente, franca y constructiva. La persona que lo lleva debe reconducir, restablecer, guiar y frenar el entusiasmo. ¿Suficientemente preparados? ¿Saben coordinarse? Un baile coordinado.

35. Ciclo coordinación acciones: Girar la rueda comenzando en cualquier punto, normalmente en la negociación. Establecer preguntas pertinentes, estimulando la reflexión, averiguando hechos concretos, provocando contradicciones... No pueden únicamente plantearse afirmaciones.

36. Efectividad y asertividad: La efectividad es el criterio básico para canalizar las conversaciones durante una reunión. ¿Para qué estamos dialogando o discutiendo? ¿Para tener razón / defender argumentos o Para encontrar las acciones más efectivas para conseguir el resultado que todos queremos? La efectividad es la obtención de los resultados propuestos, y la elección (análisis de cartera de las posibilidades de acción) de qué caminos seguir. Teniendo en cuenta a los participantes.

37. Efectividad y asertividad: La elección de los caminos puede despertar recuerdos de relaciones jerárquicas desequilibradas con superiores, padres, jefes o activar la carga afectiva que está latente en todo acuerdo futuro y debemos tener en cuenta las personalidades y las sensibilidades de las personas y fomentar en ellas seguridad. A medio y largo plazo: ¿Cómo quedará las relaciones entre y con las otras personas? Minimizar los efectos negativos. ¿Qué y cómo aprendió el grupo como consecuencia de las acciones/acuerdos elegidas/os? Asertividad y...

38. Facilitar, explorar y indagar: El responsable es facilitador debe conseguir una dinámica efectiva para el objetivo buscado. Reconduciendo las veces que sea necesaria la conversación. Debe tener autoridad. Dos objetivos adicionales: lograr la colaboración voluntaria de los participantes impulsar conversaciones sinérgicas. El compromiso del equipo no se obtiene por un sistema de premios y castigos (así solo se obtiene cumplimiento), sino por una decisión interna de la persona.

39. Visión compartida:

40. Preparación de una reunión.

41. ¿Qué clase quiero? Una preparación sumamente minuciosa es un requisito “sine qua non” de una reunión satisfactoria. Es importante comentar obteniendo críticas. Las observaciones que se recogen permiten plantear y analizar la opción de llevar a cabo la reunión o no realizarla. Siempre que se tenga el tiempo para hacerlo, si es para mañana no se puede consultar nada, ni tan sólo se puede preparar.

42. Convocatorias:

43. ¿A quién voy a invitar? No se debe contar con todos los miembros de un grupo si no es necesario. Asistentes que: Tiene capacidad para tomar decisiones. Posee amplia experiencia. Deben estar conocedores. Tomarán la responsabilidad. Conocen parte de la información. Pueden aportar soluciones. Se encuentran involucrados en el asunto tratado. Son quienes tienen la responsabilidad.

44. ¿A quién voy a invitar? La metodología debe ser aceptada por los participantes. Debe mostrarse ante todo, imparcial en el desarrollo de toda la reunión. Antes de que comience la reunión y si es la primera vez que se realiza – no vale la pena realizarlo en reuniones temporalizadas con los mismos asistentes – , se establecerá y aprobará el papel de los asistentes. No se tolerarán las intervenciones sin pedir anticipadamente la palabra y se podrá expulsar a todo reacio/crítico/negativo que no se adapte ni acate las reglas establecidas.

45. Participantes: Experto, se establece su papel, y no debe incomodarse si en el curso de las discusiones puede que se le deje de lado. Observador. Alejado del grupo, escucha, guarda silencio, y expresa su acuerdo o su desaprobación a lo que se dice en el grupo. Si no permanece dentro de los límites el moderador puede pedirle que abandone la reunión. Presidente o Director de la reunión (líder). Moderador de los debates de la reunión. Secretario/a (redactor/a). Asistente de Logística (opcional)

46. ¿Cuando debo programarla? El director, gerente general o presidente de una empresa necesita información. Para hacer partícipe de la decisión al equipo de trabajo. Para aclarar algunas situaciones. Para solucionar y erradicar problemas. (+solución) Para aclarar dudas. Sucede una situación problemática, y no hay nadie encargado porque la situación es un poco confusa y nadie se hace cargo.

47. ¿Dónde debo celebrarla: Sala? Las sillas eran viejas. Falta documentación. El equipo audiovisual no funciona. Existía en el lugar un calor sofocante. El local no era el idóneo.+ gente – gente. No habían sillas suficientes. No se tenía un ambiente agradable. No había aislamiento del sonido. Muchas interrupciones en la reunión. El ambiente físico que es lo que debemos cuidar, estará formado por tamaño y forma del local en relación al número de participantes, la disposición de los asientos, la iluminación y la ventilación.

48. ¿Dónde debo celebrarla: otros? Una sala con cierta inclinación (tipo auditórium) es ideal para proyectar. Iluminación y ventilación idóneas. La dimensión del local en relación con el tamaño del grupo. Hay dos situaciones extremas: Un local demasiado grande, grupo perdido en el espacio, genera la sensación de “grano de arena en el desierto”. Si, la distancia física es demasiado grande, se reducen la comunicación y la participación. Un local demasiado pequeño produce un hacinamiento que algunos denominan la sensación de “sardinas en lata”. El “apretujamiento” no favorece las interacciones, pues obliga a los miembros del grupo a preocuparse por los problemas de la comodidad física, sin poder concentrarse en las tareas del grupo.

49. ¿Dónde debo celebrarla: Sillas? Influye psicológicamente en todo el grupo. En cuenta ni frente a la pared ni dando la espalda a la puerta ni de espalda a la ventana, etc., brillo del sol y molestias. En forma circular u ovalada, en donde todos los participantes puedan verse a los ojos cuando estén aportando ideas, comentando situaciones, y en forma circular o semicircular establece que las miradas coincidan alrededor de un único foco de interés. Sillas vacías. Ausencia o no comparecencia. Nunca deben permitirse. Turba al resto del equipo. Eliminar y justificar el asiento vacío y unir más, ayuda a la solidaridad y respaldo mutuos, fortifica la armonía.

50. ¿Cuánto debe durar? Tener en cuenta el tipo de sesión que se llevará a cabo, y calcular el tiempo de acuerdo a la misma, procurar ser puntual en todo momento. Algunas pautas a considerar en este punto son: En las reuniones que sobrepasen las dos horas, siempre es necesario realizar un breve receso de 15 o 20 minutos, y este receso al término de las dos primeras horas. En las reuniones de más de cuatro horas, es necesario realizar algunas actividades dinámicas, que involucren a todo el grupo. Para reuniones de media jornada, es necesario establecer el mejor momento, ya sea por la mañana o por la tarde. Para reuniones con una duración hasta de 8 horas, todo el día, es necesario acordar el día de la semana que mejor se adapte al diario de la empresa y de los participantes.

51. Inicio y final. Puede que la reunión la esté convocando un Jefe superior, de tal forma que se establece hora de inicio y hora de finalización, y debemos ajustarnos a este lapso de tiempo. Si la reunión es más flexible, consulta previa, en la cual se pregunte cuánto tiempo y con base en los resultados, se establece inicio y finalización. Jefes y participantes de común acuerdo pactan la hora de inicio y finalización de la reunión. Por ejemplo, puede convocarse a una reunión el día de mañana, de 8:15 a.m. a 10:15 a.m. Este es un consejo más que todo psicológico, que podéis probar y evaluar, se llega más puntual porque la persona lo traslada a su agenda en la hora punta.

52. Minucias: Cuidado con la hora de la reunión, me desplazo en lugar de que se desplacen, posibilidad de venir con vestimenta informal, disponer el espacio de manera menos formal, servir café para todos… tienen mayor impacto del que nos podemos imaginar. Muchas veces al preparar la reunión sólo tenemos en cuenta los objetivos oficiales y sin embargo, estamos perdiendo una oportunidad para, con pequeñas modificaciones formales o de tono, cubrir otro tipo de objetivos menos medibles, pero igual de importantes, como fomentar el trabajo en equipo o animar a los trabajadores. Sexto ejercicio.

53. Realización de la reunión.

54. Rol de las personas: Séptimo ejercicio. Tipología de personassegúnDisney.(empezar 2 min)

55. Áreas clave: La dinámica del equipo: Estimular la participación. Clarificar el asunto. Centrar la atención. Gestionar los fracasos. Afrontar los bloqueos. Revisiones de la situación. Evitar las soluciones únicas. Registrar los acuerdos. Estimular la autogestión. Desarrollar las habilidades para el trabajo en equipo. Las relaciones interpersonales: Controlar las personas. Estimular la comunicación. Estimular la escucha activa. Gestionar la retroalimentación. Controlar las reacciones personales negativas. Controlar a los miembros que hablan al margen del equipo. Controlar los miembros agresivos.

56. La sinergia: Cuando un equipo acepta y aprende a compartir y potenciar ideas entonces comienza a vivir el fenómeno de la sinergia. Para ello cada miembro tiene que valorar al otro “como otro”, es decir “ver en el otro” (en las ideas del otro) una posibilidad para la co – creación. La sinergia es el punto donde el cambio cuantitativo se transforma en el cambio cualitativo. Cuando deja de ser más de lo mismo para pasar a ser algo diferente. Esto solo se logra desarrollando de relaciones de confianza entre los miembros. Stephen Covey lo llama el Hábito de la Cooperación Creativa.

57. Pasar a la acción: Sin acción, no hay resultados. Lo único que produce resultados es la acción. Entendidas las acciones que cada uno se compromete a realizar, el equipo puede aportar ideasa: ¿Saber qué hace falta hacer? ¿No saber por dónde empezar? ¿Qué es lo que te impide pasar a la acción? ¿En qué objetivo estás detenido? ¿Qué Miedos te limitan? ¿Salir de un espacio de comodidad? ¿No saber cuál es el mejor momento? ¿Cómo podrías empezar? ¿Qué o quién puede ayudarte a salir? ¿Qué necesitas hacer? ¿Qué podrías hacer hoy que te acerque a tu meta? ¿Y esta semana?

58. Proceso de cierre: El proceso de cierre es tan importante como el de inicio. Volver a la reflexión sobre el final facilita las acciones comprometidas y el aprendizaje para el futuro: ¿Qué tareas me he comprometido a hacer (y con qué condiciones de satisfacción)? ¿Ha quedado algún tema importante sin tratar? ¿Qué vamos a hacer? ¿En qué áreas, objetivos y expectativas, dinámica de la reunión, relación entre las personas, y estados de ánimo debemos mejorar con vistas a la próxima reunión?

59. Compromisos: Hay que tomar en cuenta y verificar: Revisar el control de acuerdos del secretario, y confrontarlos con el pleno, para que queden definidos. Prevenir la inserción y la realización de mecanismos de supervisión de los acuerdos y de los variaciones a que dé lugar, por ejemplo nuevas obligaciones, … Establecer fechas límite, con el calendario y la agenda. Designar responsables o supervisores. Debemos tomar en cuenta que el objetivo no estará alcanzado en este momento, sino hasta cumplir, obedecer, hacer o dejar de hacer lo acordado en la reunión. Un principio claro es “no dejar las ideas en el aire”, es necesario que queden plasmadas en papel, dejarlas por escrito, para que puedan ser llevadas a la práctica.

60. Cierre: En esta etapa, muchos autores aconsejan alguna actividad o dinámica grupal que, prioritariamente, no consuma mucho tiempo. Finalmente se debe agradecer a toda la asistencia, el interés, y aportes a la reunión. Se debe concluir la sesión a tiempo, respetando los planes y programas subsiguientes de los participantes. Lo esencial es que lo acordado se lleve a la práctica. Evitar lo que podríamos llamar “flaqueza del querer”. Se toman decisiones, parece que se quiere hacer, pero…. Los propósitos no se llevan a la práctica. Falta de sinceridad en el querer, o falta de voluntad: se dice “quiero” pero es “quisiera”.

61. Encuesta de satisfacción: Ejercicio 8. Cualidades de animador.

62. Papel del/de la ayudante.

63. El/la ayudante/secretario/a El/la ayudante de dirección se convierte en la memoria del grupo a partir de las intervenciones y del registro que él realiza. Su tarea consiste en conservar cuanto ocurre y se dice y tener esa información a disposición de quienes quieran saber lo que sucedió. Entre los requisitos se encuentran las siguientes: Escritura legible o rapidez en el uso del ordenador. Entender el lenguaje técnico y ser usuario avanzado con los ordenadores. Debe poseer rasgos de periodista sobretodo en la redacción final dado que es preciso sintetizar en muchas ocasiones lo que han querido decir los participantes, - lo bueno, si breve, dos veces bueno - . Forma un auténtico dúo con el moderador y le auxilia en su tarea sin intervenir nunca directamente.

64. Tomar notas: Los asistentes se centralizan en el tema específico. Se puede recapitular, repensar las proposiciones, rectificar, ahorrando reiteraciones, prueba el trabajo, ayuda a los que llegan tarde. Evita faltas y duplicaciones a corto y largo plazo. Salva al grupo de tomar apuntes, aun­que no impide que varios participantes tomen notas. Otorga crédito de todo lo que se dijo en la sesión. Permite comprobar si todo fue apuntado. Las actas pueden ser usadas más tarde, en otras oca­siones, por otros grupos, interesar para otros fines: gráficos, croquis, diagramas, esquemas, etc. Posibilita la detección de lagunas, las líneas de fuerza, las pausas o desvíos y el camino recorrido, para tomar acciones correctivas. Resulta poco costoso y brinda muchos beneficios, y se encuentra al alcance de todos los grupos que buscan efectividad.

65. Tomar notas, recomendaciones: No se puede apuntar todo la capacidad de síntesis es necesaria. Cuando un miembro de la reunión se atasca con las palabras y no se expresa con soltura, directamente se obvia o se deja en blanco. Debes reinventar una técnica propia de frases cortas y palabras claves. Utilizar abreviaturas es de gran utilidad. Utiliza símbolos como asteriscos, flechas y cifras. Mantén fresco en la memoria todo aquello que no llegues a escribir. Las faltas de ortografía no deben ser la prioridad nunca. Recalca las ideas substanciales, las resoluciones y los resultados, así como los acuerdos tomados, con el ordenador es fácil el uso posterior de negritas, subrayado… Si se toman notas a mano numera las páginas de esta forma las tendrás ordenadas al momento de redactar el informe de la reunión. – muchas veces cuando se nos caen las hojas son difícilmente ordenables, tenemos el orden en la cabeza justo salir de la reunión pero unos días después no - .

66. Tareas en la reunión: El modelo Deepand* se compone de siete labores frecuentes que se dan en las reuniones: * Describe, Explain, Evaluate, Predict, FormulateAlternatives, Negociate y Decide.

67. Materiales, impresos y documentos Es necesario conciliar las fechas y horas de entrega para que todos los miembros dispongan de su respectiva documentación, además debe revisarse la calidad del mismo, compaginación, etc. (48h.) Hay dos tipos principales de documentos: Los documentos de trabajo destinados a los participantes. Los documentos que el coordinador, o alguno de los participantes, ha de presentar durante la reunión (estadísticas, informes, gráficos, diapositivas, etc.). Si es necesario que los participantes revisen algún informe o documento, tratar que sea lo más sintético que se pueda, utilizar en la medida de lo posible informes ejecutivos, etc., para que no se sientan abrumados con mucho material para leer y poco tiempo destinado a ello.

68. Redacción de actas

69. Al iniciar y durante la reunión: Comienza puntual, a la hora fijada. A los participantes que vayan llegando pregúntales qué es lo que esperan de la reunión. Debe definirse visiblemente los roles. Hacer un resumen de la agenda, y si fuera preciso, su contenido debe reorganizarse en función de las necesidades encontradas. Deben tenerse presentes las conclusiones de la reunión anterior. Durante la reunión Una sugerencia que debe tomarse en cuenta es que no hay que tratar más de un problema a la vez, resolverlo y seguir adelante, punto por punto.

70. Al final y después de la reunión: Establecer las actividades que hay que desarrollar: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo? Realizar una relectura de la agenda. Debe fijarse la hora, día y lugar de la próxima reunión. Presenta si puedes un borrador de la próxima. Realizar una evaluación de la actual reunión. Cierra la sesión con ecuanimidad. Después Bosquejo de conclusión con el resultado. Planificar la siguiente reunión. Todas las recomendaciones que se dan a lo largo de los puntos siguientes son tanto válidas para tomar las notas a mano o con ordenador.

71. La agenda: Correlación de las cuestiones que han de concertarse en la reunión para no olvidarlas. La agenda es un instrumento de programación personal y organizacional deferente para cada persona. El ordenador es una buena herramienta para compartirla. Dependiendo del tipo de reunión, así será la necesidad de enviar los puntos de la agenda en forma anticipada. Un buen promedio es enviar la agenda con 48 horas de anticipación. Debe contemplar los puntos que se tratarán en la reunión, que se deberán convenir o sobre los que se consultará a los asistentes. Los puntos constituyen los objetivos intermedios que posibilitarán alcanzar el objetivo final de la reunión.

72. Escritura de la agenda. Al redactar los asuntos de la agenda se debe vigilar la composición de la misma. El lenguaje debe ser claro, breve y explícito. Algunos autores también sugieren que en la agenda se relacionen las actividades a tratar y los resultados esperados de las mismas, con lo que se espera ahorrar energías y optimizar el tiempo de la reunión, ya que los participantes se centrarán más en los resultados finales y no en el camino a seguir para llegar a dichos resultados. De preferencia no utilizar lenguaje rebuscado, ni demasiado técnico, salvo que la situación y la reunión a tratar así lo requieran.

73. Orden del contenido: Una vez escritos los asuntos en la agenda, es evidentemente significativo reflexionar qué sucesión deberán llevar, debe tenerse en cuenta que la sucesión de la agenda denota el compás de la reunión. He aquí algunos ejemplos: Sucesión por grupo uniforme: consiste en agrupar las cuestiones similares, para tratarlas de forma contigua, tales como ventas, decisiones, etc. Sucesión con agenda variada: Radica en tener una o más agendas alternativas para afrontar una operación, las que se utilizarán de ayuda según se necesite. Como pueden observar, este tipo de secuencias se utiliza en reuniones de negociación, en donde se debe llegar preparado con propuestas y contrapropuestas, según el camino que la negociación tome.

74. Formato de agenda propuesto:

75. Redacción de actas de reunión: Encabezamiento o título Contendrá el carácter de la reunión (ordinaria o extraordinaria) y la denominación del órgano colegiado. Datos identificativos de la sesión Fecha (en letra) Hora (en letra) Lugar (local y dirección) Relación de asistentes y ausentes Se especificarán los siguientes datos: Nombre y apellidos (precedidos de la condición que tienen dentro del órgano colegiado, en el caso del presidente y del secretario). Puesto de trabajo (sólo si ese dato tiene interés en la composición del órgano colegiado). Órgano o sector al que representan, en su caso (por ejemplo, una organización sindical, una asociación de vecinos, etc.). En la relación de ausentes se harán constar, si existen, las ausencias justificadas. Orden del día Contendrá, tras el punto referido a la aprobación del acta anterior, la enumeración de los asuntos que se abordarán en la reunión. Deliberaciones y acuerdos Se especificarán los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados y el número de votos con los que se aprobaron. Se identificará a los intervinientes cuando sea procedente para la correcta interpretación del contenido del acta. Asimismo figurará el sentido del voto favorable o desfavorable al acuerdo adoptado, así como de la abstención, de los que lo soliciten. En el caso de que un miembro del órgano pida la transcripción íntegra de su intervención o propuesta deberá aportar el texto de la misma en ese momento o en el plazo que determine el presidente. Dicho texto se incluirá en el punto correspondiente del acta o se adjuntará a la misma. Pie Figurará la siguiente fórmula: «Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las X horas». Firma y sello El acta deberá ser firmada en todas las páginas por el secretario del órgano y en la última deberá constar, además, la firma del presidente como visto bueno. Como excepción a lo anterior, cuando el acta se refiera a acuerdos, pactos o convenios derivados de la reunión de una comisión negociadora, firmarán también todos los presentes o los representantes de cada una de las partes, identificados con sus nombres y apellidos. El sello del órgano correspondiente se estampará a la izquierda de la firma del secretario. Se firmarán y sellarán todas las páginas en el margen lateral izquierdo, excepto la última, en la que las firmas figurarán al final del texto.

76. Otros: Se añadirán aquellos documentos cuyo contenido haya sido fundamental en la toma de acuerdos, excepto si fueron remitidos a los miembros del órgano junto con la convocatoria. En las certificaciones de acuerdos que se emitan antes de la aprobación del acta se hará constar expresamente tal circunstancia. Aquellas unidades que por el volumen de actas que generan lo consideren oportuno podrán incluir a pie de página la denominación del órgano colegiado y la fecha de la reunión.

77. otros

78. Frecuencia y permanencia: Frecuencia de las reuniones y permanencia de sus miembros: Un factor determinante es la frecuencia de las reuniones. Un grupo que se reúne periódicamente (por ejemplo, semanalmente) requiere de una facilitación muy diferente de otro que sólo se reúne un par de veces al año. De igual manera, un grupo en que sus miembros son libres de asistir o no, y por lo tanto su composición cambia constantemente, el lograr una participación es mucho más difícil que en un grupo sólido con relación a la asistencia.

79. Distribución de la autoridad: La autoridad es el principio coordinador de las responsabilidades del grupo al momento de llevar a cabo la reunión. Funda las bases en cuanto a cómo conseguir los objetivos. La autoridad que guía al grupo ocurre de diferentes maneras y en distintos grados, dependiendo de lo que está viviendo el grupo en cuanto a los planes de trabajo, la organización y las relaciones afectivas. Las cualidades o atributos de quién ejerce la autoridad son útiles en la medida en que sirven a los requerimientos del grupo. Como éstos van transformándose las cualidades necesarias para cumplir su rol, también son diferentes. Esto brinda posibilidades a la actuación de cada uno de los participantes del grupo en algún momento, haciendo del liderazgo y convirtiéndolo en una función compartida, una propiedad del grupo.

80. Estructura: Estructura: entre los aspectos estructurales más importantes podemos mencionar: la distribución entre los miembros, de las obligaciones de cada uno, tareas, roles, y la organización de recursos y tiempo con que cuentan. La estructura debe ser lo mas flexible posible, para adaptarse a cada tarea del grupo. Una revisión continua de la estructura grupal garantiza ésta adaptación.

81. Normas: Normas: los integrantes de un grupo se comportan de acuerdo con patrones, de maneras previsibles porque sus conductas están guiadas por expectativas comunes interiorizadas. Estas expectativas y formas de comportamiento contribuyen a configurar la historia del grupo que enlaza a sus integrantes. Estos cánones definen el clima de un grupo; constituyen fuerzas poderosas con respecto a la resistencia al cambio. Sin embargo, la creación de normas que originen la apertura interpersonal, la colaboración y la tolerancia, pueden incrementar la flexibilidad del grupo. Estudiantes y ximpanzés. (con 4 min basta)

82. Interrumpir una reunión

83. Programadas y no! En cualquier reunión de trabajo se dan dos tipos de interrupciones, las programadas, léase almuerzos, ir al WC, pausas para respirar, incluso juegos que eviten las tensiones entre los asistentes; y las no programadas que pueden ser de dos tipos: aquellas en las que debe comunicarse un acontecimiento que irrumpe en la reunión y que debe ser tenido en cuenta y aquellas que ni hemos programado ni nos gusta realizar. Se corresponden a momentos en los cuales el moderador, conductor o incluso la secretaria o el director perciben que la reunión no está yendo por donde debe ir.

84. Estado no deseado en una reunión: Por ello frente a un estado no deseado debe permanecer la calma, no perder la sangre fría y buscar las causas de la nueva situación. Interrumpir la sesión, preguntar a los participantes cuáles son sus insatisfacciones con respecto a lo que pasa y efectuar las modificaciones idóneas. Es una operación de regulación y lo que no podemos hacer es adoptar la política del avestruz. Cuando las insatisfacciones se han expresado, el animador ha de reaccionar con objeto de suprimirlas y dar pruebas de la capacidad de adaptación, se llama aprendizaje de la flexibilidad, flexibilidad que procede en esencia de una actitud mental dado que el conductor está al servicio del grupo y no el grupo al servicio del conductor.

85. Personas «non gratas» Otro estado que pertenece a esta categoría es la de estar delante de un participante difícil, bien por su indiferencia o bien por su agresividad, si bien antes hemos establecido estos roles, podemos utilizar en este caso una analogía a los combates deportivos. Primero de todo, no debemos formarnos una opinión prematura de las personas. Es preciso siempre dejar un tiempo de observación la primera media hora de trabajo. Exageración sobre lo que no hacer. Actuar escuchando a la persona que parece agresiva, siempre aparece un punto de ruptura el no contestar, le llevará a calmarse. Conservar la calma es una buena estrategia, las agresiones verbales en una reunión no son personales sino situacionales.

86. Causas materiales, moviles y citas.. Por causas materiales. Debe hacerse participe al grupo y buscar una solución de forma conjunta. Y nunca perder el sentido del humor. El móvil del participante que tengo al lado suena provoca un efecto imán en los participantes vecinos y un efecto Ariadna en el conductor que pierde el hilo. La entrada de otra persona en la sala que necesita la ayuda de uno de los participantes, o que comenta que el jefe necesita a alguien, las agendas de los participantes se deben bloquear, prolongar el tiempo del café, cortar a las personas que hablan sin dejar finalizar… en mi caso cuando alguien me interrumpe dos veces seguidas me acabo callando…

87. protocolo

88. El saludo: La variedad de formas en que se puede concretar el gesto del saludo es amplísima: los esquimales se frutan la nariz, los indios elevan la palma de su mano derecha, etc. El saludo!!! En las sociedades occidentales el apretón de manos es el gesto utilizado con mayor frecuencia para saludar. A personas allegadas mediante un intercambio de besos en la mejilla. La sonrisa, la mirada a los ojos de nuestro interlocutor es también un componente imprescindible del saludo. Lo correcto es acompañar el apretón de manos y la sonrisa con alguna expresión verbal de cumplido, del tipo encantado de saludarle.

89. Presentaciones: La persona que ha convocado la reunión debe presentar a todos los asistentes y en caso de existir algún tipo de jerarquía social o profesional inferior es presentado al superior. Una breve información puede ayudar a que los recién presentados tengan una idea más clara de quién es cada uno y eviten así equivocas y confusiones molestas a lo largo de la reunión.

90. Comunicación: Hemos de tener en cuenta estos aspectos: Código común. Sobretodo en la primera reunión. Hay que establecer códigos comunes, desde cómo dar la palabra, como interrumpir a los otros, estar en desacuerdo no es lo mismo que agredir al otro partícipe. Los canales de comunicación: verbal, no verbal y el paraverbal. Por otro lado el canal táctil tiene que ver con la distancia. No implica necesariamente tocar. Si te sientes a gusto, te acercas más a una persona. Escucha: Mantener la atención para escuchar a las demás personas.

91. Tres reglas de comunicación: También hay tres reglas de comunicación: El mensaje, la información, el contenido. La relación entre los miembros, el metalenguaje. Mediante el canal verbal se transmite el primer componente, mientras que con el canal no verbal y paraverbal se transmiten los sentimientos. La escucha activa. Hacer que la otra persona se sienta escuchada, en la escucha activa se puede hablar pero no se puede interrumpir, debemos dejar que la otra persona exponga sus puntos de vista, posteriormente ya intentaremos solucionar el problema. Las preguntas aclaratorias abiertas nos hacen sentir escuchados. Antes de hablar se debe hacer un resumen correcto de lo que ha dicho la otra persona si se desea parafrasear para dar una solución. Reflejar es parafrasear con sentimientos.

92. Muchas gracias por vuestra atención. http://www.youtube.com/watch?v=_XKV6uhwk5A&feature=related "Nadie alcanza la meta con un solo intento, ni perfecciona la vida con una sola rectificación, ni alcanza altura con un solo vuelo." Un escrito de Paulo Coelho

93. Links de interés para la redacción de documentaciónadminstrativa en diversos idiomas. Inglés:http://www.upf.edu/gl/criterisupf/angles.htmlhttp://www.lpsd.ca/ap/Home%20Page (manual de documentación de una escuela pública del Canadá (Alberta) que contiene de todo, hay que ir navegando por las divisiones) Ejemplo de acta en inglés: http://managementhelp.org/boards/minutes.htm (recordar que es meeting minutes!)http://www.earlystagetechboards.com/pdf/Early%20Tech%20Boards%20Complete.pdf (se ha de ir recorriendo para ir enlazando con links que contienen ejemplos)Castellano:http://www.ulpgc.es/descargadirecta.php?codigo_archivo=6265 (descarga directa del manual en castellano) http://www.ivap.euskadi.net/r61-euskcont/es/contenidos/informacion/euskalduntze_argitalpenak/es_hizkera/adjuntos/Completo.%20es.pdf (en los anexo figura el lenguaje en euskera!)Catalán :http://www.upf.edu/daupf/http://www.sonservera.es/portal/RecursosWeb/DOCUMENTOS/1/0_1731_1.pdfhttp://www.uji.es/bin/serveis/slt/manual/manual.pdfhttp://www20.gencat.cat/docs/eapc/Home/Publicacions/Materials%20didactics/1%20Material%20didactic%20per%20a%20cursos%20de%20llenguatge%20administratiu/documents/material_cursos_llenguatge_adm.pdfhttp://www.upv.es/entidades/APNL/infoweb/anl/info/manual_administratiu.pdf (catalán valenciano) Gallego:http://elpasatiempo.org/cosas/Doc_adm_man.pdf (es el de la Xunta)http://www.consellodacultura.org/arquivos/cdsg/debolina_det.php?cat=dicci (enlace activo contiene diccionarios de terminología gallego – inglés – francés) Euskera:http://www.ivap.euskadi.net/r61-euskcont/es/contenidos/informacion/euskalduntze_argitalpenak/es_hizkera/adjuntos/IVAPeko%20estilo-liburua.pdf (el anterior del IVAP pero en Euskera)