1. Réunion générale
16 juin 2009
▍Ordre du jour
14h ▍GHT Bilan final
▍Nouveau règlement de service
15h ▍Bilan des formations
▍Bilan Belle Beille
▍Bilan Saint Serge
16h ▍Nouveautés dans l'organigramme
▍Nouvelle organisation Saint Serge
▍Projets 2009-2010
1 17/06/09
Service commun de la documentation
2. GROUPE HORAIRES
ET TEMPS
Saison 2
9 épisodes
2 17/06/09
Service commun de la documentation
3. Enquête auprès des
personnels
▍30 réponses
▍ Des propositions d'amélioration
▍ Des inquiétudes face à l'avenir
▍ Des interrogations sur la décision finale
▍ Des problèmes matériels solutionnés
Séances des 7/10 et 24/10/2008
3 17/06/09
Service commun de la documentation
4. Horaires d'ouverture
des bibliothèques
▍Proposition de la direction
▍Alignement Belle Beille / Saint-Serge
▍Déconnexion lundi-jeudi / vendredi-samedi
▍Moins de contrainte pour les agents
▍Rôle des moniteurs et des cadres après 18h
Séances des 24/10 et 21/11/2009
4 17/06/09
Service commun de la documentation
5. Interrogations et
réactions en direct
▍Difficultés du « work in progress »
▍Documents communiqués en direct
▍Réactions à chaud dans le forum intranet
▍Le GHT propose mais ne décide pas...
▍Intégration des réactions dans les propositions
Séance du 19/12/2008
5 17/06/09
Service commun de la documentation
6. Proposition
finale
▍Horaires réduits (10 semaines/an)
Lundi 8h30-18h
Mardi 8h30-18h
Mercredi 8h30-18h 47h30 hebdo.
Jeudi 8h30-18h
Vendredi 8h30-18h
Samedi
Gain annuel = 100 heures (sur 2 sites)
6 17/06/09
Service commun de la documentation
7. Proposition
finale
▍Horaires normaux (38 semaines/an)
Lundi 8h30-20h
Mardi 8h30-20h
Mercredi 8h30-20h 65h hebdo.
Jeudi 8h30-20h
Vendredi 8h30-18h
Samedi 8h30-18h
Gain annuel = 380 heures (sur 2 sites)
7 17/06/09
Service commun de la documentation
8. Proposition
finale
▍Ouverture nocturne Saint-Serge (24 semaines/an)
Lundi 20h-22h
Mardi 20h-22h
Mercredi 20h-22h + 8h hebdo.
Jeudi 20h-22h
Gain annuel = 192 heures (sur 1 site)
8 17/06/09
Service commun de la documentation
9. Proposition
finale
▍Le poids de l'effort...
Horaires moyens actuels :
10 x 42h30 = 425h
38 x 60h = 2280h
= 2705h
Horaires moy. modifiés :
10 x 47h30 = 475h
38 x 65h = 2470h
24 x 8h = 192h / 2
= 3041h
Gain annuel global = + 12,4%
Gain annuel lundi-vendredi = + 15,3%
9 17/06/09
Service commun de la documentation
10. Temps partagé avec
les autres
▍Organisation du service public
▍Durée de la plage horaire (BDP et BR)
▍Automatisation du prêt et rôle des moniteurs
▍Organisation du travail interne
▍Mélanger les catégories de personnels ?
Séances des 23/01 et 27/02/2009
10 17/06/09
Service commun de la documentation
11. Un travail utile...
encore à creuser
▍Pistes d'actions et de réflexion
▍Implication de tous pour l'ouverture
▍Participation des cat. C au renseignement
▍Banalisation du vendredi matin
▍Enquête réponses BDP et BR à refaire
▍Permanent mobile à STS et... BB
Séance du 27/03/2009
11 17/06/09
Service commun de la documentation
12. Proposition
du GHT
Belle Beille (après mise en oeuvre automate de prêt)
Accueil hall Accueil Salle Mobile 1 Mobile 2
8h30-9h B ou C B ou C
9h-10h30 C et (C ou B) B ou C
10h30-12h C B C B
12h-13h C B C B
13h-14h C B C B
14h-15h30 C B C B
15h30-17h C B C B
17h-18h C B C B
18h-19h B ou C volont. B, C volont ou cadre
19h-20h B ou C volont. B, C volont ou cadre
12 17/06/09
Service commun de la documentation
13. Proposition
du GHT
Saint Serge (après ouverture extension)
Accueil N1 Accueil N3 Mobile
8h30-9h A,B ou C C ou B, A
9h-10h A,B ou C C ou B, A
10h-11h A,B ou C B ou C C ou B, A
11h-12h A,B ou C B ou C C ou B, A
12h-13h A,B ou C B ou C C ou B, A
13h-14h A,B ou C B ou C C ou B, A
14h-15h A,B ou C B ou C C ou B, A
15h-16h A,B ou C B ou C C ou B, A
16h-17h A,B ou C B ou C C ou B, A
17h-18h A,B ou C B ou C C ou B, A
18h-19h B ou C volont. B, C volont ou cadre
19h-20h B ou C volont. B, C volont ou cadre
13 17/06/09
Service commun de la documentation
14. Et après ?
▍Mise en place du décompte à l'heure
▍Mise en place système permanence mobile
▍Evaluation par le GHT (déc, mars et juin)
▍Mise en place du GAQ à partir de sept. 2010
▍Reprise des propositions sur l'organisation
▍Reprise de l'enquête BDP/BR
▍Travail sur la qualité après un an
14 17/06/09
Service commun de la documentation
15. Calendrier
conditionnel
▍15/09/09 Nouveaux horaires
▍Nouveaux plannings pour les agents
▍Pas de changement dans le décompte des congés
▍01/01/10 Mise en route application congé
▍Nouveau décompte à l'heure des congés
▍Mise en route automate BB
▍Janvier 09 Formation des collègues
▍01/02/10 Début des permanences mobiles BB
▍Mars/avril Ouverture STS...
▍Mai/Juin 10 Constitution du GAQ
15 17/06/09
Service commun de la documentation
16. Règlement
de service
▍Nouvelles règles
▍Contrainte du 19h => contrainte 18h
▍Contrainte du 17h => 17h ou 8h30
▍Possibilité de finir une fois par semaine entre
18h-20h
▍Gestion des congés à l'heure (application en ligne)
▍Utilisation du temps récupéré/bonifié simplifiée
Séance du 30/04/2009
16 17/06/09
Service commun de la documentation
17. Règlement
de service
▍Les BU après 18h
▍Les volontaires peuvent ou non être au public
▍3 moniteurs de 17h30 à 20h dans chaque BU
▍1 agent SIAP de 19h à 20h dans chaque BU
▍3 moniteurs de 20h à 22h à Saint-Serge
▍1 cadre de permanence de 18h à 20h ou 22h
17 17/06/09
Service commun de la documentation
20. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Bilan chiffré positif
▍ Suivi personnalisé
▍ Formations SCD
20 17/06/09
Service commun de la documentation
21. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Bilan chiffré positif
SCD SCD
2008 2007
A B C Total A B C Total
Nb de j. de
5 4,3 3,3 4 2,1 3 1,6 2,1
formations / agent
Agents formés /
100% 100% 100% 100% 57% 84% 73% 80%
effectif catégorie
21 17/06/09
Service commun de la documentation
22. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Suivi personnalisé
▍ Préparation de concours
2008: 6 agents, 10 entretiens, 1 stage
d'immersion professionnelle
22 17/06/09
Service commun de la documentation
23. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Suivi personnalisé
▍ Suivi du volet formation des entretiens
professionnels 2008
de nouvelles formations
au SCD
hors SCD
23 17/06/09
Service commun de la documentation
24. Formation professionnelle
▍Concrétisation du plan de formation
▍ Formations SCD
en 2008
21 sessions
215 inscriptions
1 enquête
en 2009
28 sessions
242 inscriptions
24 17/06/09
Service commun de la documentation
25. Formation des usagers
▍Une année importante
▍ Bilan chiffré positif
▍ Formation niveau 1
25 17/06/09
Service commun de la documentation
26. Formation des usagers
▍Une année importante
▍ Bilan chiffré positif
2008-2009: 2663 formés
+ 70 % d'étudiants formés
1563 en 2007-2008
26 17/06/09
Service commun de la documentation
27. Formation des usagers
▍Une année importante
▍ Bilan chiffré positif: 2005-2009
3000
2664
2500
2288
2000
nb étud formés année civile
1563 nb étud formés année univ
1500 h de formation SCD civ
1263 h de formation SCD univ
1002
1000 831
722
606 592
500 335 345 387
165 153 186 189 189 212
117
68
0
2004 2005 2006 2007 2008
27 17/06/09
Service commun de la documentation
28. Formation des usagers
▍Une année importante
▍ Formation niveau 1
2 moniteurs formation
formation dans tous les cursus
1911 étudiants formés
nb X 2 / 2007-08
49 % d'étudiants : élargir la “couverture”
28 17/06/09
Service commun de la documentation
31. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantiers au milieu du gué
▐ Travaux : octobre 2008- février 2010
▐ Intégration CRD
▐ Intégration ESTHUA : avant fin septembre 2009
▐ Recotation intellectuelle : avant fin juillet 2009
▐ Recotation matérielle : avant fin septembre 2009
▐ RFID : équipement collections MTC, STS, ESTHUA
avant janvier 2010
▐ Mise en espace provisoire des collections STS et ESTHUA à
STS: avril à septembre
31
32. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Ressources humaines
ETP réels
TOTAL
Montéclair Saint-Serge
A 0,8 0,8
B 2,6 2 + 2 cdd 6,6
C 2,8 6,6 9,4
Moniteurs accueil 680 h 680 h 1360 h 18,5 ETP
Moniteurs chantier 20 h en 2008 200 à 250 h 220 à 270 h
Stagiaires 12 + 3 semaines
Contractuels chantier ESTHUA Équivalent 1 ETP 8 mois
32
33. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 1 : Travaux ▐ EN COURS
▐ Qui ? NC/OT ==> maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'oeuvre,
DPI, OPC, 13 corps de métier – toute la BU STS pour les nuisances
▐ Quoi ?
- Assister à la réunion de chantier hebdomadaire,
- Transmettre informations à l'équipe et au public
- Documenter les opérations
- Organiser la sécurité des personnes et des collections
- Suivre l'exécution dans les murs
✗
▐ Quand ?
Depuis le 12 septembre 2008 – jusqu'à réception de l'ouvrage,
réserves etc.
33
34. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 2 : Intégration bibliothèque CRD
▐ Qui ? SB /stagiaire 3 semaines/ NH pério ; FL Monographies
▐ Quoi ?
- Désherber la majeure partie des 200 périodiques ▐ FAIT
- Etablir une convention avec l'UFR ▐ FAIT
- Intégrer en salle et en magasin 300 monographies et 30 titres de
périodiques ▐ EN COURS
- Questions relatives aux mémoires de Master ▐ EN COURS
▐ Quand ?
- Chantier à terminer d'ici fin juin 2009
34
35. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 3 : Intégration bibliothèque ESTHUA
▐ Qui ? SC + 8 mois de contrat B + 12 semaines stagiaire
▐ Quoi ?
- Etablir convention avec UFR ▐ EN COURS
- Intégrer à la BU STS 15000 monographies, 100 périodiques :
- Etablir une cotation spécifique ▐ FAIT
- Désherber, recoter, exemplariser, cataloguer ▐ FAIT A 90 %
- Equiper RFID + reprendre équipement ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- Depuis janvier 2009
- A terminer avant septembre 2009
35
36. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 4 : Intégration bibliothèque pharmacie
▐ Qui ? AP en pharmacie / AMM , DB + CC pour Aleph
▐ Quoi ?
- Partage collections BU avec centre de doc UFR ▐ EN COURS
- Etablir convention avec UFR ▐ EN COURS
- Intégrer dans Aleph le fonds après désherbage ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- Signature convention prévue le 17/06/2009
- Traitement fonds centre de documentation : fin 2009
- Aménagement nouvelle salle : 2010 (sous réserve)
36
37. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 5 : Recotation intellectuelle
▐ Qui ? MFA, SC, EB, SB, IR, FL, NS, moniteurs
▐ Quoi ?
- Recoter le libre accès STS ▐ FAIT A 90 %
- Etablir des cotes validées inspirées Dewey ▐ FAIT
- Recoter dans le champ cote 2 d'Aleph l'ESTHUA ▐ EN COURS
- Recoter le fonds général ▐ EN COURS
▐ Quand ?
- Finir recotation intellectuelle fin juin 2009
- Histoire fin 2009
37
38. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 5 bis : Recotation matérielle ▐ A FAIRE
▐ Qui ? l'équipe à 17 pendant la fermeture d'été
▐ Quoi ?
- Recotation matérielle 50000 volumes libre accès STS + ESTHUA
- Code couleur par étage
- Remise en espace de la collection
- Reprise générale de la signalétique de 2nd niveau
▐ Quand ?
- rééquipement des livres + remise en espace : été 2009.
- traitement des retours, reprise anomalies, traitement Histoire :
automne 2009
38
39. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 6 : RFID
▐ Qui ? CS + NR (Coordination NC, OT pour marché) ; DB,
CC pour interface Aleph
▐ Quoi ?
- Choisir fournisseur : CCTP + marché ▐ FAIT
- Equipement des livres de MTC ▐ A FAIRE
- Equipement STS + ESTHUA ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- choix du fournisseur : marché mars 2009 choix début juin 2009
- rééquipement de MTC, STS et ESTHUA été 2009
- contrôle qualité : automne 2009
- paramétrer et implanter automates : automne-hiver 2009
39
40. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 7 : Mises en espace provisoire STS
▐ Qui ? CB, EB, EJ, PL, IR. Coordination NC ; Déménageur pour
gros mouvements collection + tous
▐ Quoi ?
- Déménagement collections STS pour causes travaux ▐ FAIT
- Implantation provisoire collections recotées + ESTHUA ▐ A FAIRE
▐ Quand ?
- Déplacement collections STS pour travaux : avril 2009
- Intégration collection ESTHUA : été 2009
- Réimplantation provisoire collections recotées : été 2009
40
41. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 7 bis : Aménagement définitif STS ▐ A FAIRE
▐ Qui ? CB + EB + EJ + IR + PL Coordination NC ;
Déménageur pour gros mouvements collection + tous
▐ Quoi ?
- Installation [nouveau] mobilier salle + bureaux + cuisine
- Installation collections de STS + ESTHUA dans [nouveau]
mobilier
- Transfert et installation à STS des collections de MTC
- Mise en place d'une signalétique définitive
▐ Quand ?
- Préparation automne 2009
- Avant réouverture : début 2010
41
42. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Chantier 8 : Commandes nouveaux mobiliers ▐ EN COURS
▐ Qui ? OT (marchés + choix), NC coordination préparation,
relevés précis existant NB et IR
▐ Quoi ?
- Marchés mobiliers
▐ Quand ?
- Relevé précis de l'existant (printemps 2009)
- Préparation des marchés juin.
- Livraison : début 2010
42
43. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS
▐ Et aussi...
▐ Engagement Libqual : rachat de monographies sur
critères (+ 1000 exemplaires en 2008)
▐ Désherbage livres en main : 5000 exemplaires
(STS+MTC)
▐ Prêts portables court : plus de 4000 prêts depuis 1 an
▐ Constitution d'une collection de 1000 DVD
▐ … subir les nuisances d'un chantier sous les fenêtres
Tous ces chantiers se sont inscrits dans une année de fréquention,
prêts et acquisitions en hausse
43
45. Organigramme de
rentrée
45 17/06/09
Service commun de la documentation
46. Organigramme
de rentrée
▍Nouveautés organigramme
▍ Formation des usagers (MP)
▍ Valorisation en ligne (NK + BAS)
▍ Référents renseignement / Accueil (2 BAS)
▍ Renforcement Bibnum (AMM)
▍ Gestion transversale : périodiques, BD, DVD
à partir de janvier 2010
46 17/06/09
Service commun de la documentation
47. Zoom sur STS après
l'extension
Fusionner équipes et
fonctions
47 17/06/09
Service commun de la documentation
51. Projets
2009-2010
STS ▍Préparation extension BU Saint-Serge 2009
▍Ouverture de la BU 2010
BB ▍Réaménagement BU Belle Beille (B0,C0) 2009
▍Automates de prêt 2010
▍Signalétique générale “
▍Prêt des périodiques “
SCD ▍Nouveau site web (cahier des charges)
▍Enquête sur la documentation recherche
▍Formation des usagers (moniteurs + CEVU)
51 17/06/09
Service commun de la documentation
