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Paquetes contables Visual TNS

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Nancy Lazaro
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programas contables - TNS unipamplona

Bildung
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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Programas de Estudio a Distancia PAQUETES CONTABLES www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández Rectora María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Programas de Estudio a Distancia PAQUETES CONTABLES www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia 1 Facultad de Educación a Distancia Programas de Estudio a Distancia
2 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Tabla de Contenido Presentación Introducción Horizontes UNIDAD 1 OPERACIONES GENERALES 1. INSTALACION DE VISUAL TNS 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS 4. VENTANA PRINCIPAL 5. ELEMENTOS COMUNES 5.1 BARRA NAVEGADORA 5.2 OPERACIONES DE REGISTROS 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE 5.4 FILTRADO O BÚSQUEDA DE REGISTROS 5.5 BOTON EXPORTAR 5.6 MENU EMERGENTE 6. BARRA DE MENUS 6.1 MENU ARCHIVO 6.2 MENU MOVIMIENTOS 6.3 MENU IMPRIMIR 6.4 MENU HERRAMIENTAS 6.5 MENU AYUDA 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas 7.1.2 Centros de Costos 7.1.3 Clasificación de Terceros 7.1.4 Empresas de Comunicaciones 7.1.5 Prefijos de Documento 7.1.6 Sucursales 7.1.7 Terceros 7.1.8 Zonas 7.2 CONTABILIDAD
3 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 7.2.1 Plan de Cuentas 7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos 7.3.2 Conceptos 7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artículos 7.4.2 Bodegas 7.4.3 Grupos de Artículos 7.4.4 Grupo Contable de Artículos 7.4.5 Tipos de IVA 8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AÑO UNIDAD 2 MODULO DE ADMINISTRACION 1. CONSIDERACIONES GENERALES 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION 3. PANTALLA PRINCIPAL 4. OPCION BASE DE DATOS 4.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS 4.2 COPIA DE SEGURIDAD 4.2.1 Realizar Copia 4.2.2 Recuperar Copia 5. OPCION DE USUARIOS 6. OPCION AUDITORIA 6.1 LOG DE EMPRESA 6.1.1 Consultar 6.1.2 Borrar 6.2 LOG DE ADMINISTRACION 6.3 CONTRASEÑA SUPERVISOR 6.4 CONSULTAS SQL 7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA 8. OPCION SALIR
4 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia UNIDAD 3. MODULO DE CONTABILIDAD 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 INGRESO DE INFORMACIÓN 3.1.1 Cómo Crear Plan de Cuentas 3.1.2 Cómo Crear Terceros 3.1.3 Cómo Crear Prefijos de Documentos 3.1.4 Cómo Crear Bancos 3.1.5 Cómo Crear Ajustes por Inflación 3.1.6 Cómo Crear Zonas 3.1.7 Cómo Crear Clasificación de Terceros 3.1.8 Cómo Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.9 Cómo Crear Sucursales 3.1.10 Cómo Crear Período 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Comprobantes 3.2.2 Cómo Generar Ajustes por Inflación 3.2.3 Cómo Generar Depreciación/Amortización 3.2.4 Cómo Generar Cierre del año fiscal 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Como Imprimir Balance de Comprobación 3.3.2 Como Imprimir Libros Auxiliares 3.3.3 Cómo Imprimir Libros Oficiales 3.3.4 Cómo Imprimir Estados Financieros Básicos 3.3.5 Cómo Imprimir Informes Tributarios 3.3.6 Cómo Imprimir Archivos Básicos 3.3.7 Cómo Imprimir Numeración de Hojas para Libros 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS
5 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia UNIDAD 4. MODULO DE INVENTARIOS 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos 3.1.6 Como Crear Artículos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Tipos de IVA 3.1.11 Como Crear Tipos de ICA 3.1.12 Como Crear Grupos Contables de Artículos 3.1.13 Como Crear Líneas de Artículos 3.1.14 Como Crear Bancos 3.1.15 Como Crear Conceptos 3.1.16 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Compras 3.2.2 Cómo Crear Remisiones de Entrada 3.2.3 Cómo Crear Devoluciones en Compra 3.2.4 Cómo Crear Pedidos de Compras 3.2.5 Cómo Crear Entradas de Almacén 3.2.6 Cómo Crear Notas de Inventario 3.2.7 Cómo Crear Consumos 3.2.8 Cómo Crear Traslados entre Bodegas 3.2.9 Cómo Crear Inventarios Físicos
6 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Compras entre Fechas 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen de Compras por Proveedor 3.3.3 Cómo Imprimir Total Compras por Tipo de IVA 3.3.4 Cómo Imprimir Listado de Remisiones Entre Fechas 3.3.5 Cómo Imprimir Listado de Consumos Entre Fechas 3.3.6 Cómo Imprimir Total Notas por Concepto 3.3.7 Cómo Imprimir Compras/Remisiones por Pedido/Remisión 3.3.8 Cómo Imprimir Compras Totales por Artículo 3.3.9 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Proveedor – Artículo 3.3.10 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Artículo – Proveedor 3.3.11 Cómo Imprimir ABC de Proveedores 3.3.12 Cómo Imprimir Consumos Totales por Artículo 3.3.13 Cómo Imprimir Consumos Totales por Grupo 3.3.14 Cómo Imprimir Consumos Detallados por Tercero 3.3.15 Cómo Imprimir Existencias Actuales 3.3.16 Cómo Imprimir Existencias por Periodo 3.3.17 Cómo Imprimir Existencias por Serial / Lote 3.3.18 Cómo Imprimir Existencias Menor a la Mínima 3.3.19 Cómo Imprimir Existencias Mayor a la Máxima 3.3.20 Cómo Imprimir Inventario a una Fecha 3.3.21 Cómo Imprimir Inventario Físico de Faltantes y Sobrantes 3.3.22 Cómo Imprimir Kardex Detallado por Artículo 3.3.23 Cómo Imprimir Kardex Total por Artículo entre Periodos 3.3.24 Cómo Imprimir Listado con Costos y Existencias 3.3.25 Cómo Imprimir Listado con Costo y Precio de Venta 3.3.26 Cómo Imprimir Remisiones no Facturadas 3.3.27 Cómo Imprimir Pedidos Pendientes por Recibir 3.3.28 Cómo Imprimir Rango de Notas de Inventario 3.3.29 Cómo Imprimir Listado de Grupos de Artículos 3.3.30 Cómo Imprimir Listado Artículos 3.3.31 Cómo Imprimir Listado Proveedores 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS
7 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CÓMO RECALCULAR 4.10 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 4.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES 4.12 CÓMO ACTUALIZAR FECHA DE COMP. DE COSTOS UNIDAD 5. MODULO DE FACTURACION 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos 3.1.6 Como Crear Artículos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Ciudades 3.1.11 Como Crear Tipos de IVA 3.1.12 Como Crear Tipos de ICA 3.1.14 Como Crear Tipos de Comisión 3.1.15 Como Crear Grupos Contables de Artículos 3.1.16 Como Crear Líneas de Artículos 3.1.17 Como Crear Bancos 3.1.18 Como Crear Conceptos
8 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.1.19 Como Crear Formas de Pago 3.1.20 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Ventas 3.2.2 Cómo Crear Ventas de Mostrador 3.2.3 Cómo Crear Remisiones de Salida 3.2.4 Cómo Crear Devoluciones en Venta 3.2.5 Cómo Crear Pedidos de Venta 3.2.6 Cómo Crear Cotizaciones 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Ventas entre Fechas 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen Diario de Ventas 3.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Ventas por Tipo de IVA 3.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Ventas POS 3.2.1 Cómo Imprimir Total Ventas por Vendedor 3.2.1 Cómo Imprimir A.B.C de Clientes 3.2.2 Cómo Imprimir Comisión de Artículos por Vendedor 3.2.3 Cómo Imprimir Comisión de Ventas por Vendedor 3.2.4 Cómo Imprimir Comisión de Remisiones por Vendedor 3.2.5 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Factura 3.2.6 Cómo Imprimir Listado de Remisiones entre Fechas 3.2.7 Cómo Imprimir Ventas / Remisiones por Pedido / Remisión 3.2.8 Cómo Imprimir Listados de Precios 3.2.9 Cómo Imprimir Cinco Precios 3.2.10 Cómo Imprimir Precio y Existencia 3.2.11 Cómo Imprimir Tres Precios y Existencia 3.2.12 Cómo Imprimir Precios con Descuento 3.2.13 Cómo Imprimir Precios con Factor 3.2.14 Cómo Imprimir Etiquetas para Código de Barras 3.2.15 Cómo Imprimir Ventas Totales por Artículos 3.2.16 Cómo Imprimir Ventas Totales por Grupo 3.2.17 Cómo Imprimir Ventas Totales por Línea 3.2.18 Cómo Imprimir Ventas por Vendedor – Línea 3.2.19 Cómo Imprimir Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor – Articulo 3.2.20 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.21 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.22 Cómo Imprimir Ventas Facturadas por Vendedor
9 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.2.23 Cómo Imprimir A.B.C Productos 3.2.24 Cómo Imprimir Cantidad de Artículos Vendidos por Precio 3.2.25 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Articulo 3.2.26 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Productos 3.2.27 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Vendedor / Cliente 3.2.28 Cómo Imprimir Rango de Facturas 4 OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CÓMO RECALCULAR 4.10 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES 4.11 CÓMO REGISTRAR DESPACHOS 4.12 CÓMO MAYORAR FACTOR 4.13 CÓMO COPIAR PRECIO 4.14 CÓMO CALCULAR PRECIO POR UTILIDAD DE GRUPO 4.15 CÓMO CALCULAR PRECIO ASIGNANDO ESCALAS 4.16 CÓMO ACTUALIZAR FACTOR DE PUNTOS 4.17 CÓMO ACTUALIZAR REDIMIR PUNTOS UNIDAD 6. MODULO DE CARTERA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Zonas
10 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.1.5 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.6 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.7 Como Crear Bancos 3.1.8 Como Crear Conceptos 3.1.9 Como Crear Prefijos de Documentos 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 Manejo de Informes (Salidas) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Cobrar 4.3.2 Cómo Imprimir Cartera Pendiente 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Edades 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Concepto - Cliente 4.3.5 Cómo Imprimir Documentos Generados 4.3.6 Cómo Imprimir Movimiento del Cliente 4.3.7 Cómo Imprimir Estado Mensual de Cartera 4.3.8 Cómo Imprimir Estado Cartera por Vendedor por Puntos 4.3.9 Cómo Imprimir Carta de Cobro 4.3.10 Cómo Imprimir Análisis de Financiación 4.3.11 Cómo Imprimir Listado de Cupos Disponibles 4.3.12 Cómo Imprimir Resumen de Recibos entre Fechas 4.3.13 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos Diarios por Banco 4.3.14 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos por Concepto 4.3.15 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios por Concepto 4.3.16 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios 4.3.17 Cómo Imprimir Relación de Cobro 4.3.18 Cómo Imprimir Relación de Décadas 4.3.19 Cómo Imprimir Bancos 4.3.20 Cómo Imprimir Conceptos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 5.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS
11 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 5.8 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 5.9 CÓMO RECALCULAR 5.10 CÓMO GENERAR DOCUMENTOS DE INTERESES 5.11 CÓMO GENERAR DÉCADAS 5.12 CÓMO GENERAR RELACIONES DE COBRO 5.13 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES 5.14 CÓMO ASENTAR RECIBOS PENDIENTES UNIDAD 7. MODULO CARTERA FINANCIERA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Datos en Terceros para Cartera Financiera 3.1.4 Como Crear Líneas de Crédito 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR UN DOCUMENTOS DE CREDITO 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 4.3.2 Cómo Imprimir Reporte de Saldos de Capital por Cliente 4.3.3 Cómo Imprimir Reporte de Aportes y Ahorros por Cliente 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Abonos entre Fechas 4.3.5 Cómo Imprimir Reporte de Cartera por Edades 4.3.6 Cómo Imprimir Reporte de Créditos Expedidos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.2 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.3 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.4 CÓMO REFINANCIAR UN CRÉDITO 5.5 CÓMO GENERAR CUOTAS DE APORTES Y AHORRO 5.6 CÓMO GENERAR PAGOS AUTOMÁTICOS
12 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 5.7 CÓMO RECALCULAR 5.8 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR UNIDAD 8. MODULO TESORERIA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Bancos. 3.1.4 Como Crear Conceptos 3.1.5 Como Crear Terceros 3.1.6 Como Crear Plan de Cuentas 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Prefijos de Documentos 4 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CÓMO CREAR COMPROBANTES DE EGRESO / PAGOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar 4.3.2 Cómo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas 4.3.5 Cómo Imprimir Movimiento del Proveedor 4.3.1 Cómo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 5 OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS
13 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 5.6 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.7 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.8 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 5.10 CÓMO RE CALCULAR 5.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES DE EGRESOS 5.12 CÓMO ASENTAR COMPROBANTES DE EGRESO PENDIENTES 5.13 COMO IMPORTAR DATOS VISUAL TNS 5.14 COMO IMPORTAR/ EXPORTAR ARCHIVOS PLANOS
14 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Presentación La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.
15 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Introducción Hoy día la necesidad de tomar decisiones razonables y creativas en las empresas y aún en nuestro quehacer diario, ha tomado mayor importancia. Es por esto que tomar una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de las que se dispone en las empresas, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El objetivo de este módulo de paquetes contables consiste en presentar una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso Contable y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Este módulo está diseñado para que el discente adquiera la destreza y la competencia para elaborar estructuradamente un sistema de contabilidad sistematizado donde no sólo le facilite la información inmediata sino que le permita tomar decisiones y asesorar a la gerencia acertadamente. Las unidades que se presentan diseñan en forma clara y estructurada el proceso contable que todo contador debe manejar para su beneficio y el de los clientes activos y potenciales. Se dan a conocer todos los principios y la metodología del cómo y por qué la contabilidad sistematizada es garantía y valor agregado a las empresas indiferentemente de su razón social.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Horizontes • Brindar a los estudiantes las herramientas necesarias para la complementación del proceso de aprendizaje que se requiere para el ejercicio de la profesión contable, financiera, tributaria y de auditoría. • Ofrecer un soporte para el diseño de sistemas contables que agilicen la habilidad en la toma de decisiones como contador público. • Repasar en forma clara y precisa lo aprendido durante el proceso de formación con el fin de llevar al computador todo lo que antes se realizaba manualmente.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 1: Operaciones Generales 1. INSTALACION DE VISUAL TNS 1.1 REQUISITOS DE HARDWARE La configuración mínima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente: Microcomputadora con procesador Pentium III de 550 MHz 64 MB de memoria 100 MB Libres en Disco Duro 1 drive de alta densidad Unidad de CD ROM Mouse Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolución de 800x600 píxeles Impresora compatible con Windows Sistema Operativo Windows 95 o Superior. 1.2 INSTALACION EN DISCO DURO Se debe instalar el motor de Base de Datos InterBaseServer o FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene terminales en red se instala InterBaseCliente en cada una de ellas. Las anteriores carpetas se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de Datos del CD de Instalación de VISUAL TNS. Para Instalar INTERBASE siga los pasos de instalación que ofrece el motor ejecutando el comando setup.exe, en la carpeta correspondiente. Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo Firebird-1.5.0.4306- Win32.exe en la carpeta Firebird del CD de Instalación de VISUAL TNS. Para Instalar los Módulos de Visual TNS con todos sus componentes siga los pasos de instalación que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia setup.exe que se encuentra en la carpeta Visual TNS Contabilidad. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualización Act Estable Visual TNS correspondiente a la versión estable, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego de click sobre la palabra unzip. El programa quedará Instalado en la Carpeta C:Visual TNS y creará los respectivos accesos directos en el menú Inicio – Programas – Visual TNS. Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe que encuentra en la carpeta Visual TNS Licencia. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualización Licencia, para ejecutarlo de doble click sobre este y luego de click sobre la palabra Unzip. Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS, para la instalación de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada carpeta. En el caso de la carpeta Visual TNS Midas - Oleauto32 esta se utiliza para cuando se instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edición; la carpeta Visual TNS Migración se instala cuando se actualiza del programa en carácter V.2002-4 a Visual TNS para migrar la información existente; la carpeta Visual TNS Tutor sirve de guía para la instalación y manejo del módulo de Visual TNS Contabilidad. Instalación con llave Puerto Paralelo B&G O USB de Visual TNS en WINDOWS XP, NT: Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado estos pasos de instalación y se haya reiniciado el computador. 1. Instalación Software de la llave: En el CD de instalación se encuentran las carpetas LlaveTNSUSB para las llaves de puerto USB, LlaveTNSXP, para las llaves de puerto paralelo con Windows XP de donde se ejecuta setup para instalar el programa llavetns.exe que es el que permite que la llave funcione. En el cuadro de diálogo final del Setup, se debe activar la opción:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Yes, launch the program file. Esta opción con el fin de ejecutar el registro de la llave. 1.3 ACTIVACION DE LICENCIA (Este paso no es necesario cuando no se ha comprado el programa y se va a instalar modo DEMO) Una vez terminado el proceso de instalación se reinicia el PC para que la aplicación quede ejecutándose en memoria. 1. Se debe Maximizar la aplicación de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botón de activar. 2. Seleccionar dentro de la pantalla que aparece el sistema operativo que posee el PC. 3. Seleccionar el serial físico según el dispositivo que se le asigne, los cuales pueden ser: serial Tarjeta computador, Llave en puerto paralelo LPT1, y Llave en puerto USB. 4. Digite los datos que están en la carta de activación de licencia visual (Serial No., Nombre Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activación), posteriormente de click en el botón de aceptar. 5. Minimice la aplicación de VISUAL TNS LICENCIA.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/ Programas/ Inicio/ Visual TNS Licencia. 1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MODULOS. Seleccionar el icono de Mi PC, buscar el disco C dar doble clic, la carpeta Visual TNS (Eje: C:Visual TNS) dar doble click e identificar cada uno de las aplicaciones que desea ejecutar, sobre cada una oprima el click derecho del Mouse y seleccione la opción de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de instalaciones en red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de red, ubicando el servidor del programa Visual TNS y la carpeta Visual TNS y seguir los mismos pasos que para un PC (Ej.: ServidorVisual TNS) 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de Configuración del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de Administración-Consideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el Módulo de Administración para llevar a cabo el proceso de creación de empresas y configuración de Usuarios. 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS Para ejecutar cualquiera de los módulos de VISUAL TNS, realice lo siguiente: De clic en el botón Inicio de Windows. Seleccione la carpeta Programas y luego la carpeta VISUAL TNS. Allí aparecerá una carpeta por cada módulo instalado y dentro de ellas los accesos directos a los programas. Haga clic en el módulo que desea ejecutar. Aparecerá la ventana de Bienvenida del Módulo que contiene el Nombre del Módulo, la Fecha de Actualización, el Número de Licencia y el Pensamiento del Día.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para continuar presione Enter o haga Clic en el botón Continuar (Ver Figura 1). Figura. 1.1 pantalla de bienvenida al modulo de contabilidad Luego aparece una ventana con la información de la última Empresa en la que se trabajó (Ver Figura 2). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la Empresa, tipo de empresa, NIT, representante legal, año fiscal, ruta de archivo de la base de datos y nombre del Equipo donde se encuentra la Base de Datos. Figura 2: pantalla de seleccionar empresa
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Contiene Además tres botones con las siguientes opciones: Abrir: Elija esta opción si la información que aparece en pantalla corresponde a la Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella. Listado de Empresas: Elija esta opción si desea abrir una empresa diferente a la que se ve en pantalla. Aparecerá el listado de las Empresas que han sido creadas en el Módulo de Administración y de las cuáles deberá seleccionar una para comenzar a trabajar (Ver Figura 3). Para seleccionar la Empresa: se debe dar click sobre la empresa y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el Botón Exportar para volver a la pantalla anterior y abrir la empresa. Salir: Elija esta opción si ya no quiere ejecutar el módulo de Visual TNS Figura 3. Pantalla de listado de empresas Si el usuario seleccionó la opción de Abrir aparecerá la ventana de inicio de sesión solicitando el nombre de usuario y la contraseña (Ver Figura 4). Figura 4. Inicio de Sesión
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botón Aceptar. Si desea salir del módulo presione Cancelar. Los Usuarios se crean en el módulo de Administración (Ver Manual de Administración). Cuando el usuario no existe o la contraseña es incorrecta aparecerá un mensaje de error respectivamente (Ver figura 5). Figura 5. Mensajes de Error. Usuario y Contraseña Si presionó ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecerá la ventana de Sucursal-Periodo (Ver Figura 6), en donde se deberá indicar la Sucursal y el Período en el que desea trabajar. Por defecto muestra la última sucursal y el último periodo en que se trabajó. Presione Enter para continuar o haga Click en el botón Aceptar Figura 6. Ventana Sucursal – Período
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4. VENTANA PRINCIPAL La ventana principal consta de (Ver Figura 7): Barra de Menús: Contiene las diferentes opciones del módulo. Las opciones de menú comunes para todos los módulos son: Archivo, Movimientos, Imprimir, Herramientas y Ayuda que se explicarán más adelante. Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las principales opciones de la Barra de menús, tales como plan de cuenta, terceros, artículos, etc. Los botones comunes en todas las aplicaciones son los de cambio de sucursal, cambio de empresa, cambio de periodo y Login. Barra de Estado: Muestra Información de la Sucursal seleccionada y el usuario que se encuentra trabajando actualmente en el módulo. También presenta una ayuda corta del campo, dato o casilla a digitar en ese momento. Figura 7. Ventana Principal
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5. ELEMENTOS COMUNES 5.1 BARRA NAVEGADORA En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los módulos aparece la Barra Navegadora (Ver Figura 8), la cual proporciona al usuario un control sencillo para la navegación de los registros en un conjunto de datos. El navegador consta de una serie de botones que permiten al usuario recorrer los registros hacia adelante o hacia atrás uno a la vez, ir al primer registro, ir al último registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro existente, grabar los cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un registro, y refrescar la visualización de un registro. A continuación se muestra la conformación de la Barra navegadora y el Funcionamiento de cada uno de sus botones Figura 8. Barra Navegadora
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.2 OPERACIONES DE REGISTROS Las Operaciones se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se ejecutan dando click en los botones de la barra o presionando la tecla correspondiente a la acción según la tabla anterior. 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE Este Botón (Ver Figura 9) permite al usuario la vista de los datos de dos formas: Modo Listado: Muestra un listado de los datos con los campos más importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican plenamente un registro. Modo Detalle: Muestra la información detallada de un registro determinado, es decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un registro en la tabla. Figura 9. Botón Listado / Detalle
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la información para obtener una vista más resumida de los datos. Este proceso se explicará más adelante. 5.4 FILTRADO O BÚSQUEDA DE REGISTROS Todas la tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de Filtrado o búsqueda de registros (Ver Figura 10). Para Filtrar la Información de una tabla o buscar un registro específico se deben realizar los siguientes pasos: 1. Indicar el campo por el cuál desea filtrar los datos (Campo a Filtrar) seleccionándolo del listado de campos de búsqueda o presionando las teclas F5, F6, F7 o F8 según el orden de los campos respectivamente. 2. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo o dato a buscar. 3. Pulsar el botón buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar. Figura 10. Filtrando una Tabla Si el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el carácter * y luego presionar el botón de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar. Si el campo a buscar es clave de la tabla como Códigos o NIT, se mostrarán todos los registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia casilla de filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema listará todas las cuentas cuyo código comience por “11”. (11, 1110, 110505, 110505.01, etc.) Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripción del registro, mostrarán todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de Filtrar. Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI. Para generar una búsqueda blanda el carácter (%) sirve de comodín, sin importar en que sitio del campo se encuentre. Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN estando en la tabla de terceros, el programa listará todos los nombres de las personas que contengan la palabra “JUAN” en cualquier parte del Nombre: “JUAN CARLOS”, “ANDRES JUAN”, etc. 5.5 BOTON EXPORTAR Este Botón (Ver Figura 11) permite al usuario asignar el código del registro seleccionado a otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botón equivale a presionar la Tecla TAB estando en modo filtrado. Figura 11. Botón Exportar 5.6 MENU EMERGENTE Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los módulos tienen un menú emergente, es decir, un menú con opciones específicas aplicadas al documento seleccionado en ese momento. Para hacer uso del menú emergente debe hacer lo siguiente: 1. Activar el modo Listado 2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento 3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse Luego le aparecerá el menú emergente con las opciones propias de cada tabla.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 6. BARRA DE MENUS Las opciones de menú comunes para todos los módulos son: Archivo, Imprimir, Movimientos, Herramientas y Ayuda. 6.1 MENU ARCHIVO En esta opción del Menú se encuentra: Tablas de Mantenimiento: Las tablas básicas de la base de datos que se necesitan para la creación de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Más adelante se explicarán las tablas de mantenimiento. Opción Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra para trabajar sobre ella. Al cambiar de sucursal la información de las tablas de mantenimiento será la misma, pero la información de los documentos o movimientos varía de acuerdo a la sucursal en la que se esté trabajando. Opción de Período: En esta opción el usuario puede cambiar el período actual. El Período puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este seguro de haber seleccionado el período al cuál desea cambiar debe presionar el botón Aceptar. Los documentos se filtrarán por el periodo que esté seleccionado en ese momento. Si desea salir de la opción y dejar el mismo periodo actual presione cancelar. Figura 12. Cambiar Período Actual
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Opción de Empresas: En esta opción el usuario puede cambiar de Empresa. Aparecerá la Pantalla de Seleccionar Empresa la cuál se explicó con anterioridad. Opción de Login: En esta opción se puede cambiar por otro usuario. Se debe digitar el Usuario y la contraseña correspondiente. Es útil para cuando un usuario desea abandonar su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con su login sin salirse de la aplicación. En este caso el usuario ejecuta esta opción para que el usuario entrante tenga la obligación de digitar su login antes de trabajar. Figura 13. Cambia Usuario Opción de Configuración: Se subdivide en: Generales: Se configuran las características propias de cada módulo. Se explica con más detalle en el módulo respectivo. Pensamientos: Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen en la pantalla de entrada de Visual TNS. Cuando se da Clic en esta opción aparece la siguiente ventana: Figura14. Ventana de Pensamientos
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de un pensamiento son: CAMPO DESCRIPCION CODIGO CODIGO DEL PENSAMIENTO. ES UN CAMPO OBLIGATORIO AUTOR NOMBRE DEL AUTOR DEL PENSAMIENTO DESCRIPCION DESCRIPCION DEL PENSAMIENTO Opción Salir: Con esta opción el usuario puede salir del Módulo. Antes de salir se Pregunta al usuario si está seguro o no, predeterminado es no (Ver Figura 15). Figura 15. Salir del Módulo 6.2 MENU MOVIMIENTOS Esta opción contiene todos los documentos propios de cada módulo (comprobantes, Facturas de compra, Facturas de Venta, etc.). Se explica con más detalle en el módulo respectivo. 6.3 MENU IMPRIMIR En esta opción se encuentran los reportes propios de cada módulo. Se explica con más detalle en el módulo respectivo.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 6.4 MENU HERRAMIENTAS Entre las herramientas comunes de Visual TNS se encuentran la calculadora. Las demás opciones varían de acuerdo a cada módulo. Estas opciones específicas se explican en cada módulo. Figura 16. Calculadora 6.5 MENU AYUDA Contiene la opción Acerca de. En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre y la versión del módulo de TNS que está trabajando (Ver Figura 17). Figura17. Acerca de
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas Se ubica en el menú Archivo o en la Barra de Herramientas del módulo de contabilidad. Figura 18. Icono Áreas Administrativas Figura 19. Ventana de Áreas Administrativas Las Áreas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para hacer consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las áreas de la empresa. Un área administrativa se asocia a los documentos de contabilidad. Los datos de un Área Administrativa son: CAMPO DESCRIPCION CODIGO Código del área administrativa. Es un campo obligatorio. DESCRIPCION Descripción del área administrativa
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Área Administrativa 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Áreas Administrativas si se habilita la opción en la configuración del Módulo de Contabilidad. 7.1.2 Centros de Costos Se ubica en el menú Archivo o en la Barra de Herramientas del módulo de contabilidad. Figura 20. Icono Centros de Costos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 21. Ventana de Centros de Costos Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se pregunta al insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6, 7). Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Pérdidas y Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de un Centro de Costo son: Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opción en la configuración del Módulo de Contabilidad. 7.1.3 Clasificación de Terceros Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados de terceros o en informes estadísticos. La Ventana es la siguiente: Figura 22. Ventana de Clasificación de Terceros
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de una Clasificación de Tercero son: Por defecto existe la siguiente Clasificación de Tercero: 00 Sin Clasificación. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.4 Empresas de Comunicaciones Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados e informes estadísticos. Figura 23. Ventana de Empresa de Comunicaciones Los datos de una Empresa de Comunicaciones son: CAMPO DESCRIPCION Código Código de la Empresa de Comunicaciones. Es un campo obligatorio. Nombre Nombre de la Empresa de Comunicaciones Teléfono Número Telefónico de la Empresa de Comunicaciones. Observaciones Observaciones de la Empresa de Comunicaciones.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe la Empresa de Comunicaciones 00 Empresa de Comunicación única. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.5 Prefijos de Documento Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Figura 24. Prefijos de Documentos Los datos de Sucursal son: Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del usuario. Ejemplo: En Facturación para llevar consecutivos iguales en talonarios diferentes se debe anteponer un prefijo que diferencie los talonarios. Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.6 Sucursales Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Se usan para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de datos y obtener estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de todas las sucursales.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 25. Ventana de Sucursales CAMPO DESCRIPCION CODIGO Código de la Sucursal. Es un campo obligatorio DESCRIPCION Nombre de la Sucursal DIRECCION Dirección o Ubicación de la Sucursal CIUDAD Ciudad de la Sucursal TELEFONO Teléfono de la Sucursal Esta ventana tiene un botón con la opción de Seleccionar la sucursal en la cual desea trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Documentos aparecen filtrados por la sucursal activa. Inicialmente existe: 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario 7.1.7 Terceros Para entrar a Terceros pulse la opción Terceros del menú Archivo o de Click sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 26). Figura 26. Icono de Terceros
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relación la Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los módulos para saber las transacciones que se han tenido con un tercero a través de una cuenta tal como Compras, Ventas o Bancos. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 27. Ventana de Terceros Los datos de Tercero son:
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PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.8 Zonas Para entrar a Zonas pulse la opción Zonas del menú Archivo->Tablas. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 28. Ventana de Zonas
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de la zona son: Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.2 CONTABILIDAD 7.2.1 Plan de Cuentas Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opción del menú Archivo o de Click sobre el botón de la barra de herramientas. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas Auxiliares). Figura 29. Ventana de Plan de Cuentas
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de una Cuenta son: 7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos Para entrar a Bancos pulse la opción Bancos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 30). En los módulos de Contabilidad, Facturación e Inventario la opción Bancos se encuentra en menú Archivo – Tablas. Figura 30. Botón Bancos ç
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 31. Ventana de Bancos Los datos de Banco son: El código contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de egreso desde contabilidad ya que el programa ubica la configuración del cheque del banco de acuerdo al código contable del asiento. Esta opción permite además configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los datos que aparecerán en el cheque. Para entrar a esta opción se da clic en el botón Configurar Cheque. Figura 32. Ventana de Configuración Cheque
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: Los valores están dados en milímetros. Las coordenadas del campo valor son obligatorias. Dando clic en el botón Predeterminado aparecerán valores a las filas y a las columnas de cada campo adaptados al formato standard de Comprobante de Egresos Minerva. 7.3.2 Conceptos Para entrar a los Conceptos pulse la opción Conceptos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 33). En los módulos de Contabilidad, Facturación e Inventario la opción Conceptos se encuentra en menú Archivo – Tablas. Figura 33. Botón Conceptos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 34. Ventana Conceptos Los datos de Conceptos son:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artículos Para entrar a Artículos pulse la opción Artículos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 35). Figura 35. Icono de Artículos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 36. Ventana de Artículos Los datos de Artículo son:
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PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Artículo 00 Artículo único. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. MENU EMERGENTE Las opciones que presenta el menú emergente de artículos son los siguientes: Totales por Mes: Muestra una ventana con los movimientos de Entradas, Salidas y Saldos en Cantidad y en valor del Articulo actualmente seleccionado. El movimiento mostrado es el total consolidado de todas las bodegas (Ver figura 37). Figura 37. Ventana de Totales por mes de todas las bodegas de un Artículo Existencia por Bodega: Muestra una ventana con las Existencias de cada bodega en donde se encuentra el artículo (Ver Figura 38). También se puede tener acceso a esta opción en la página de información de la forma principal de artículos. En esta página aparece un botón con la opción de ver la Existencia por Bodega. Al dar clic aparecerá la ventana siguiente.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 38. Existencia por Bodega Esta ventana contiene un menú emergente con la opción de ver los Totales por mes de una bodega seleccionada. 7.4.2 Bodegas La opción Bodegas se encuentra en el Menú Archivo del módulo de Inventario y Facturación. Figura 39. Ventana de Bodegas Los datos de una Bodega son: CAMPO DESCRIPCION Código Código de la Bodega. Es un campo Obligatorio Dirección Dirección de la Bodega
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe la Bodega 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.3 Grupos de Artículos Se Encuentra en el Menú Archivo de los módulos de Inventario y Facturación. Permite clasificar los artículos hasta con 3 niveles de división para obtener una mayor claridad al momento de imprimir inventarios. La ventana de mantenimiento de esta tabla es la siguiente: Figura 40. Ventana de Grupos de Artículos Los datos de un Grupo de Artículo son: Por defecto existe el Grupo de Artículo 00. Servicios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: Se debe tener en cuenta que los Artículos solo permiten Grupos de Artículos del tercer nivel. 7.4.4 Grupo Contable de Artículos Esta opción se encuentra en el menú Archivos de los módulos de Inventario y Facturación. Es indispensable crear los grupos contables con su configuración de códigos contables antes de empezar a realizar movimientos si se quiere llevar una contabilización correcta y al día. Figura 41. Ventana de Grupo Contable de Artículos Los datos de Grupo Contable de Artículos son:
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PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Grupo Contable de Artículos 00 Sin Grupo Contable. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.5 Tipos de IVA Esta opción se encuentra en el menú Archivo – Tablas de los módulos de Inventario y Facturación. Es importante definir correctamente los tipos de IVA que se van a manejar y configurar bien sus códigos contables antes de empezar los movimientos para obtener un correcto proceso de facturación y una contabilización óptima y oportuna.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 42. Ventana Tipos de IVA Los datos de Tipos de IVA son: 8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 1. Crear la Empresa para el año que corresponda. 2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos, Artículos) y las tablas (Ajustes por Inflación PAC, Bodegas, Zonas) por la opción de Archivos. 3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y controles por la opción Configurar. 4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la integración de los diferentes módulos. 5. Introducir los saldos iníciales de cada módulo, si es la primera vez. Para los años siguientes se trasladan saldos. 6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AÑO 1. Ejecutar el módulo de Administración y seleccionar la empresa de trabajo del año anterior. 2. Seleccionar la opción Base de datos para hacer los procesos: copia de seguridad. 3. Terminado el proceso anterior, escoja la opción Seleccionar empresa. En el listado de empresas ubicado en la empresa del año anterior con la barra espaciadora, seleccione Copiar como nueva empresa y digite el código, año fiscal nuevo año y el nombre para la empresa. 4. Trasladar saldos del módulo de inventarios, ubicados en la empresa del nuevo año ir por la opción inventario – especiales - trasladar saldos año anterior, se selecciona la empresa del año anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera una nota de inventario con los saldos iniciales, la cual debe ser asentada y posteriormente se debe recalcular (Inventario- Especiales- Recalcular). 5. Trasladar saldos del módulo de cartera, ubicados en la empresa del nuevo año ir por la opción movimientos– especiales - trasladar saldos año anterior, se selecciona la empresa del año anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular). 6. Trasladar saldos de contabilidad después de realizado el cierre de año, Seleccionar la opción movimientos- especiales- trasladar saldos año anterior, escoja la empresa de la cual desea trasladar los saldos y de clic en el botón trasladar y confirme el traslado. El programa genera un comprobante de saldos iníciales el cual debe ser asentado y posteriormente correr el proceso de recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular).
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 2: Modulo de Administración 1. CONSIDERACIONES GENERALES El Módulo de Administración debe instalarse desde el Servidor de aplicaciones. Antes de Ejecutar el programa se debe configurar la Ruta del Archivo de Administración y el nombre del servidor de la base de datos. Para esto se debe ejecutar el programa CONFIG cuyo acceso directo se puede conseguir en Inicio-Programas-Visual TNS-Administración-Configurar Servidor Datos. Aquí aparecerá la siguiente ventana: Figura 1. Ventana de Configuración del servidor de datos Ruta Base de Datos Administración: es la ruta y el nombre del "Archivo de Administración" donde se va a almacenar el listado de empresas. Nombre del servidor: es el nombre o IP del equipo donde se almacenarán los archivos de las bases de datos de las empresas y donde debe estar instalado el Motor de la Base de Datos. Si la aplicación se va a ejecutar en un solo equipo, es decir Monousuario, se puede escribir como nombre de servidor: LOCALHOST Predeterminado: Indica si todas las bases de datos de las empresas se crearán en el mismo servidor indicado en esta configuración. Si deshabilita esta opción el sistema preguntará el nombre del servidor por cada empresa creada. Esto permite un ambiente Cliente/Servidor, donde el mismo aplicativo puede accesar diferentes
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia empresas ubicadas en diferentes servidores. La seguridad está garantizada, ya que como se detalla más adelante, cada empresa tiene dentro de la base de datos su propio ADMIN, lista de usuarios y permisos. 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION Cuando se ejecuta el Módulo de Administración aparece una ventana en la cuál se debe digitar la contraseña de Supervisor. El Supervisor es el encargado de dar mantenimiento a las bases de datos, luego, puede crear empresas, actualizar versiones, validar, realizar y recuperar Copias de seguridad. Se diferencia del usuario ADMIN que es propio de cada empresa. ADMIN es quien tiene las funciones de crear usuarios, asignar permisos y consultar el log de Auditoria. Así por ejemplo, el supervisor puede ser la persona encargada de sistemas, y el ADMIN el contador o revisor fiscal. Cuando se ejecuta por primera vez la aplicación el supervisor no tiene contraseña, pero el usuario posteriormente puede asignar una clave para restringir estas operaciones. Figura 2. Ventana de Supervisor Después de asignar la contraseña de supervisor aparece la ventana de Seleccionar Empresa. Se muestra la última empresa en que le trabajó. Figura 3. Ventana de Seleccionar Empresa
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En el botón Listado de Empresas aparece la ventana de Empresas donde se muestra el código, nombre, ruta del archivo y año fiscal de las empresas creadas hasta el momento. (Ver Figura 4). Figura 4. Ventana de Empresas En esta ventana el usuario puede Crear, Modificar o Eliminar. Ver manual de Operaciones Generales - Numeral 5, Elementos Comunes. Los datos de Empresa son: Tabla 1. Datos de Empresa Para asignar el nombre del archivo donde se encuentra la empresa basta con colocar un nombre representativo a la empresa y el programa adicionará por defecto la extensión .GDB y la ruta por defecto C:DATOS TNS. El servidor por defecto será el mismo que se haya asignado en la configuración inicial con el programa CONFIG. La ruta debe ser local al servidor, luego no se necesita crear unidades lógicas o conectarse a unidades de red.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto el usuario ADMIN se encuentra creado y tiene todos los permisos sobre los módulos. Inicialmente no tiene contraseña de acceso. Se recomienda asignar una contraseña a ADMIN para restringir el acceso a cada empresa. 3. PANTALLA PRINCIPAL Figura 5. Ventana Principal 4. OPCION BASE DE DATOS Sirve para dar mantenimiento al Archivo de la Base de datos de la Empresa actualmente seleccionada. Las operaciones de crear empresas, actualizar base de datos y copias de seguridad se deben ejecutar en el Servidor. La pantalla de opciones es la siguiente: Figura 6. Ventana Base de Datos
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS Es muy probable que cada vez que se instale una actualización del programa la base de datos cambie de versión debido a la inclusión de nuevos campos, nuevas tablas o nuevas relaciones. Por tanto se debe ejecutar la opción Actualizar Base de datos con el objetivo de sincronizar la versión de la base de datos de la empresa actual con la base de datos guía del programa. Antes de Iniciar la Actualización de la Base de datos el sistema Confirmará el inicio del proceso y advertirá sobre la importancia de realizar una copia de seguridad antes de actualizar. Figura 7. Mensaje de Advertencia El tiempo que dure el proceso de actualización depende del volumen de información que actualmente este almacenado en la base de datos. Si al instalar la nueva actualización no se actualiza base de datos, cualquier módulo que se ejecute que la versión de la base de datos actual es diferente a la del programa saldrá mensaje que se deberá actualizar utilizando el módulo de administración. Si por condiciones de premura de tiempo no se puede actualizar en ese momento la base de datos y si la actualización no afecta el módulo en uso, se puede abrir la empresa y posteriormente hacer la actualización.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2 COPIA DE SEGURIDAD Esta opción le permite realizar o recuperar copias de seguridad de la base de datos. El menú es el siguiente: Figura 8. Ventana Copia de Seguridad 4.2.1 Realizar Copia Permite realizar una copia de seguridad comprimida en formato WinZip de la base datos en el disco duro o en disquete. El programa sugiere como nombre de la copia la combinación de: Nombre de la empresa - año mes día – horas minutos ZIP. Esto con el objetivo de evitar que se reemplacen copias de seguridad ya existentes. Sin embargo, el usuario tiene la libertad de dar un nombre cualquiera a su copia de seguridad. Figura 9. Realizar copias de Seguridad La información que contendrá la copia de seguridad será de todos los datos relacionados con tablas maestras (plan de cuentas, terceros, artículos, etc), documentos (comprobantes, compras, ventas, etc) de todos los periodos y de todos los módulos que maneje la empresa. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias, tomado un disquete por día, reemplazable, una semanal y una mensual no reemplazable a manera de histórico.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2.2 Recuperar Copia Permite recuperar copias de seguridad de la base datos que se encuentren en disquete, CD, disco duro o cualquier medio de almacenamiento. Para recuperar una copia de seguridad se debe digitar el nombre completo de la copia de seguridad incluida su ruta o seleccionarlo de la lista de archivos que proporciona el sistema presionando el botón de navegación. Figura 10. Recuperar Copia de Seguridad Al igual que al realizar la copia el sistema recuperará toda la información relacionada con tablas maestras y documentos de todos los módulos de la empresa y los reemplazará sobre la base de datos actual. Luego, queda toda la información de la empresa con los datos iguales al momento que se hizo la copia. 4.3 VALIDAR BASE DE DATOS IB Esta opción se usa para corregir errores o daños físicos en la base de datos causados por apagadas incorrectas del servidor. Ejemplo: Fallas en el fluido eléctrico. Esta opción se debe usar cuando el programa reporte errores al abrir una empresa o al intentar insertar o modificar datos en cualquier documento del sistema. El sistema confirmará el inicio del proceso. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso. Figura 11. Validar Base de Datos
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5. OPCION USUARIOS Solo el usuario ADMIN tiene acceso a esta opción para la cual se debe digitar la clave o contraseña. Ver figura 12. Figura 12. Validación de Usuario ADMIN Si la clave es correcta aparecerá la siguiente ventana (Ver Fig. 13). Figura 13. Listado de Usuarios Esta ventana contiene la Tabla de usuarios en donde se puede: Crear un usuario con perfiles acorde a sus responsabilidades sobre la Base de datos. Modificar los datos perfiles de un usuario Eliminar un usuario Crear un usuario basado en los perfiles de otro. Los datos de un usuario son:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia El botón Copiar Usuario como... permite crear usuarios con las mismas características del usuario actualmente seleccionado. Es muy útil al momento de crear usuarios que tienen los mismos permisos. Figura 14. Copiar Usuario El botón Permisos responsabilidades sobre cada una de las tablas que conforman la base de datos de la empresa así como permitir el acceso a los diferentes menús incluidos en los módulos de la aplicación. Figura 15. Permisos de Usuarios Al dar click en el campo Modulo muestra una lista de los módulos que actualmente pertenecen al Programa. (Contabilidad, Inventario, Facturación, etc)
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia La Sección Tablas muestra una lista de todas las tablas que pertenecen a cada módulo seleccionado. La sección de Permisos permite asignarle los permisos a la tabla del modulo seleccionado. Si la casilla esta chequeada indica que tiene ese permiso sobre la tabla y sino indica lo contrario. Los Permisos de una Tabla y/o documentos son: Insertar: Permiso de insertar registros o documentos. Modificar: Permiso de editar o modificar registros o documentos. Borrar: Permiso de borrar o eliminar registros o documentos. Pop Menú: Permiso de ver menú emergente. Asentar: Asentar documentos. Reversar: Reversar documentos. El botón Acceso a Menú... permite dar acceso a cada una de las opciones del menú que forma parte del módulo seleccionado (En este caso Contabilidad). Para denegar o conceder el acceso a cualquier opción del Menú solo debe dar click sobre la opción y esta se Habilitará o deshabilitará según sea necesario. Al dar click en el botón Seleccionar todo selecciona todas las opciones del menú del módulo. Figura 16. Accesos al Menú de los Módulos 6. OPCION AUDITORIA Por medio de esta opción el Administrador del sistema podrá consultar o borrar el log de auditoría para tener un control sobre las acciones que llevaron a cabo los usuarios sobre la base de datos y así analizarlos para tomar decisiones de seguridad del sistema y detectar operaciones ejecutadas por los usuarios. También, el Administrador podrá hacer consultas directas a la base datos mediante el lenguaje de consulta estructurado SQL.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 17. Ventana Opción Auditoria 6.1 LOG DE EMPRESA Esta opción registra todas las operaciones realizadas sobre las Empresas. La función de esta opción es revisar las operaciones realizadas por los usuarios en cada Empresa creada y utilizada. Estas operaciones pueden ser: insertar, borrar o modificar cualquier tabla de la base de datos. Además, registra procesos de recalculo, actualización de saldos, asentar y reversar. Cada Operación efectuada sobre la base de datos quedará registrada con la fecha, hora, usuario que la efectuó y desde que terminal fue hecha. El Log de empresa muestra la siguiente pantalla: Figura 18. Ventana Log de Empresa 6.1.1 Consultar Permite generar un reporte de las operaciones y/o actividades realizadas en las tablas y documentos de Visual TNS de la Empresa que se eligió al ejecutar el programa de Administración. El sistema muestra la siguiente ventana. (Ver figura 19).
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 19. Consultar Log de Empresa Los parámetros que se deben configurar para generar el reporte son: Rango de fechas: es el rango de fechas entre las cuales desea conocer el Log de Empresa. Rango de Operaciones: es el rango de operaciones de las que desea conocer el Log de Empresa. Dando clic en el botón muestra las operaciones. (Ver figura 20). Filtros: Se puede saber el log de un determinado Usuario, desde que terminal se hizo o hacer seguimiento de LOG a un determinado documento (comprobantes, facturas, etc.) Cada operación tiene un código, que consta de tres dígitos. Los dos primeros dígitos me indican el número de la tabla y el tercer dígito la acción que se hace sobre esa tabla. Figura 20. Ventana de Operaciones
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después de digitar todos los datos debe dar clic en el botón Aceptar para que muestre el informe. (Ver Figura 21). Figura 21. Reporte de Log de Empresa 6.1.2 Borrar Esta opción permite borrar las operaciones realizadas sobre la base de datos de la empresa Actual. El borrado del log de auditoría se debe hacer cuando el administrador considere que los registros guardados en determinadas fechas ya no son relevantes para una posterior auditoria. Para Eliminar el Log entre fechas solo debe digitar el rango de fechas a eliminar. Ver figura 22. Figura 22. Borrar Log de Empresa
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para el caso de sistemas multiusuario donde el administrador del sistema puede ser el mismo supervisor se puede habilitar la opción Borrar Log al Actualizar Base de Datos. Esta opción tiene como funcionalidad confirmar la cantidad de registros del LOG que desea conservar al momento de actualizar la versión de la base de datos. Esto con el objetivo de recordar al Administrador el volumen de registros que tiene en el LOG y poder reducir el tiempo de actualización si se decide eliminar ciertos registros. La pantalla que el sistema muestra al momento de actualizar la base de datos y confirmar el borrado de registros del LOG es la siguiente: Figura 23. Borrar Log al actualizar base de datos 6.2 LOG DE ADMINISTRACIÓN La función de esta opción es revisar las operaciones realizadas por el Supervisor. Estas operaciones pueden ser: validar base de datos, actualizar base de datos, Hacer o Recuperar copias de seguridad. Las opciones, ventanas y funcionamiento de las opciones de este LOG son similares a la del LOG de la empresa. 6.4 CONSULTAS SQL Herramienta útil para hacer consultas directamente a las tablas de la Base de Datos de la empresa actual. Para realizar estas consultas debe digitar instrucciones SQL (scripts), como se puede observar en la figura 24. Esta ventana se divide en tres secciones: Sección de Botones: 1. Anterior: Muestra el script anterior. 2. Siguiente: Muestra el script siguiente. 3. Ejecutar: Ejecuta el script SQL.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Sección de Script: Aquí se escribe las instrucciones de SQL. Sección de Resultados: Muestra los campos y la información acorde con las instrucciones SQL antes ejecutadas. Figura 24. Ventana para Consultas SQL 7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA Esta opción se utiliza para escoger la Empresa sobre la que aplicarán las funciones de Supervisor y ADMIN, por ejemplo: crear usuarios y asignar permisos. Para Seleccionar la empresa aparecerá la siguiente ventana. Ver figura 25. Figura 25. Ventana de Seleccionar Empresa
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Se presiona Lista de Empresas y con Tabulador se selecciona la empresa deseada. 8. OPCION SALIR Permite salir del Módulo de Administración.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 3: Modulo de Contabilidad 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El modulo de CONTABILIDAD es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso contable y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Contabilidad, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos. 3. OPERACIONES RUTINARIAS Acceso al Programa El usuario al dar clic sobre el icono de CONTABILIDAD visualizara la siguiente ventana:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y un pensamiento. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de empresa: Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en cual esta ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana Principal del programa:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Manejo de Ventanas Ventana Principal Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el mes y el año actual, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que está actualmente trabajando. Barra Botones de Acceso Rápido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentran las más usadas por el usuario.
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PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia • Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado. • Botón Exportar: dando clic sobre él cierra la ventana y se trae el valor del campo principal de la ventana. • Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la búsqueda. • Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar la información. • Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él activa la búsqueda. Filtra la información si se escribe algo en el cuadro de filtro de lo contrario ordena la información según el campo de la lista desplegable. 3.1 INGRESO DE INFORMACIÓN RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de CONTABILIDAD, primero se deben ingresar los parámetros; cómo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.1 Como Crear Plan de Cuentas Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Códigos Contables que se requieren para el manejo de la información contable de la empresa. Para la creación de un nuevo Código Contable solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Plan de Cuentas con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más T. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Código Contable, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Código Contable en el sistema, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas P.U.C. Creando primero las cuentas Mayores y luego la cuenta Auxiliar. Nombre: Introduzca aquí el primer nombre de la Cuenta, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. Cuenta se subdivide en Terceros: Marque si la cuenta maneja tercero o no, para que pueda ver reportes con Terceros, sin necesidad de crear los Terceros como cuentas contables auxiliares. Tipo de Cuenta – Tipo de Retención: Se utiliza está opción para los códigos contables de Tipo Retención, ya sea: Fuente – IVA – ICA (2365-2367-2368), seleccionando en la pestaña el Tipo y si no se deja en Ninguna. Es importante señalarla cuando sea de tipo retención la cuenta para que al efectuar un Comprobante de Egreso me muestre la base y el porcentaje de retención, de esta forma poder sacar los respectivos Certificados de Retención.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje (3.5 – 6 – 10) de retención de la respectiva cuenta. Base mínima: Se digita la base mínima para practicar la Retención, solo es informativo. Ajustes por Inflación: Se debe digitar las cuentas de Ajustes por Inflación (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el código contable se da click en la pestaña o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Depreciación/Amortización: Se debe digitar las cuentas de Depreciación o Amortización (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el código contable se da click en la pestaña o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Otros – Centros Permitidos: Se digita el Centro de Costos que quiero manejar con dicha cuenta auxiliar. Otros - Cierre Costos: Se digita la cuenta 1410 Productos en Proceso cuando se está manejando el módulo de Producción, se usa en los Cuentas pertenecientes a la Clase 7 Costos de producción o de operación. 3.1.2 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: Ingrese al menú Archivos. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más W. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que estas insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, Nit, Tarjeta, Extranjería). No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nombre: Introduzca aquí el primer nombre del Tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual está ubicado el Tercero con los más mínimos detalles para mejor claridad en los datos. Teléfonos: Aquí debes introducir los números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta dar con la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Telefono2: Aquí debes introducir los demás números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que estas registrando con los más mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Beeper: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Contabilidad:
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Datos Tributarios: Régimen Simplificado: Se activa la opción cuando el Tercero es un Proveedor de Régimen Simplificado, me permite generar un Certificado (Nota Interna) requerido por la D.I.A.N.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Agente Autorretenedor: Se activa la opción cuando el Tercero es un Proveedor Autorretenedor, por lo tanto el sistema no permite hacerle retención en el momento del pago. Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debes seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puedes escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor, Vendedor o empleado.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está directamente relacionado con el Tercero y al cual se le va ha cargar la facturación. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va ha manejar para este tercero según la compra que realice. Tipo Lista de Precios: Introduzca el numero de la Lista de Precios del artículo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos de Cartera: Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Aplica Retención: Debes seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual está directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Tablas: 3.1.3 Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. 1.2.4 Como Crear Bancos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco.
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  • 1. UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Programas de Estudio a Distancia PAQUETES CONTABLES www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández Rectora María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Programas de Estudio a Distancia PAQUETES CONTABLES www.unipamplona.edu.co Esperanza Paredes Hernández María Eugenia Velasco Espitia Decana Facultad de Estudios a Distancia 1 Facultad de Educación a Distancia Programas de Estudio a Distancia
  • 2. 2 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Tabla de Contenido Presentación Introducción Horizontes UNIDAD 1 OPERACIONES GENERALES 1. INSTALACION DE VISUAL TNS 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS 4. VENTANA PRINCIPAL 5. ELEMENTOS COMUNES 5.1 BARRA NAVEGADORA 5.2 OPERACIONES DE REGISTROS 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE 5.4 FILTRADO O BÚSQUEDA DE REGISTROS 5.5 BOTON EXPORTAR 5.6 MENU EMERGENTE 6. BARRA DE MENUS 6.1 MENU ARCHIVO 6.2 MENU MOVIMIENTOS 6.3 MENU IMPRIMIR 6.4 MENU HERRAMIENTAS 6.5 MENU AYUDA 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas 7.1.2 Centros de Costos 7.1.3 Clasificación de Terceros 7.1.4 Empresas de Comunicaciones 7.1.5 Prefijos de Documento 7.1.6 Sucursales 7.1.7 Terceros 7.1.8 Zonas 7.2 CONTABILIDAD
  • 3. 3 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 7.2.1 Plan de Cuentas 7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos 7.3.2 Conceptos 7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artículos 7.4.2 Bodegas 7.4.3 Grupos de Artículos 7.4.4 Grupo Contable de Artículos 7.4.5 Tipos de IVA 8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AÑO UNIDAD 2 MODULO DE ADMINISTRACION 1. CONSIDERACIONES GENERALES 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION 3. PANTALLA PRINCIPAL 4. OPCION BASE DE DATOS 4.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS 4.2 COPIA DE SEGURIDAD 4.2.1 Realizar Copia 4.2.2 Recuperar Copia 5. OPCION DE USUARIOS 6. OPCION AUDITORIA 6.1 LOG DE EMPRESA 6.1.1 Consultar 6.1.2 Borrar 6.2 LOG DE ADMINISTRACION 6.3 CONTRASEÑA SUPERVISOR 6.4 CONSULTAS SQL 7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA 8. OPCION SALIR
  • 4. 4 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia UNIDAD 3. MODULO DE CONTABILIDAD 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 INGRESO DE INFORMACIÓN 3.1.1 Cómo Crear Plan de Cuentas 3.1.2 Cómo Crear Terceros 3.1.3 Cómo Crear Prefijos de Documentos 3.1.4 Cómo Crear Bancos 3.1.5 Cómo Crear Ajustes por Inflación 3.1.6 Cómo Crear Zonas 3.1.7 Cómo Crear Clasificación de Terceros 3.1.8 Cómo Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.9 Cómo Crear Sucursales 3.1.10 Cómo Crear Período 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Comprobantes 3.2.2 Cómo Generar Ajustes por Inflación 3.2.3 Cómo Generar Depreciación/Amortización 3.2.4 Cómo Generar Cierre del año fiscal 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Como Imprimir Balance de Comprobación 3.3.2 Como Imprimir Libros Auxiliares 3.3.3 Cómo Imprimir Libros Oficiales 3.3.4 Cómo Imprimir Estados Financieros Básicos 3.3.5 Cómo Imprimir Informes Tributarios 3.3.6 Cómo Imprimir Archivos Básicos 3.3.7 Cómo Imprimir Numeración de Hojas para Libros 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS
  • 5. 5 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia UNIDAD 4. MODULO DE INVENTARIOS 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos 3.1.6 Como Crear Artículos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Tipos de IVA 3.1.11 Como Crear Tipos de ICA 3.1.12 Como Crear Grupos Contables de Artículos 3.1.13 Como Crear Líneas de Artículos 3.1.14 Como Crear Bancos 3.1.15 Como Crear Conceptos 3.1.16 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Compras 3.2.2 Cómo Crear Remisiones de Entrada 3.2.3 Cómo Crear Devoluciones en Compra 3.2.4 Cómo Crear Pedidos de Compras 3.2.5 Cómo Crear Entradas de Almacén 3.2.6 Cómo Crear Notas de Inventario 3.2.7 Cómo Crear Consumos 3.2.8 Cómo Crear Traslados entre Bodegas 3.2.9 Cómo Crear Inventarios Físicos
  • 6. 6 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Compras entre Fechas 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen de Compras por Proveedor 3.3.3 Cómo Imprimir Total Compras por Tipo de IVA 3.3.4 Cómo Imprimir Listado de Remisiones Entre Fechas 3.3.5 Cómo Imprimir Listado de Consumos Entre Fechas 3.3.6 Cómo Imprimir Total Notas por Concepto 3.3.7 Cómo Imprimir Compras/Remisiones por Pedido/Remisión 3.3.8 Cómo Imprimir Compras Totales por Artículo 3.3.9 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Proveedor – Artículo 3.3.10 Cómo Imprimir Compras Detalladas por Artículo – Proveedor 3.3.11 Cómo Imprimir ABC de Proveedores 3.3.12 Cómo Imprimir Consumos Totales por Artículo 3.3.13 Cómo Imprimir Consumos Totales por Grupo 3.3.14 Cómo Imprimir Consumos Detallados por Tercero 3.3.15 Cómo Imprimir Existencias Actuales 3.3.16 Cómo Imprimir Existencias por Periodo 3.3.17 Cómo Imprimir Existencias por Serial / Lote 3.3.18 Cómo Imprimir Existencias Menor a la Mínima 3.3.19 Cómo Imprimir Existencias Mayor a la Máxima 3.3.20 Cómo Imprimir Inventario a una Fecha 3.3.21 Cómo Imprimir Inventario Físico de Faltantes y Sobrantes 3.3.22 Cómo Imprimir Kardex Detallado por Artículo 3.3.23 Cómo Imprimir Kardex Total por Artículo entre Periodos 3.3.24 Cómo Imprimir Listado con Costos y Existencias 3.3.25 Cómo Imprimir Listado con Costo y Precio de Venta 3.3.26 Cómo Imprimir Remisiones no Facturadas 3.3.27 Cómo Imprimir Pedidos Pendientes por Recibir 3.3.28 Cómo Imprimir Rango de Notas de Inventario 3.3.29 Cómo Imprimir Listado de Grupos de Artículos 3.3.30 Cómo Imprimir Listado Artículos 3.3.31 Cómo Imprimir Listado Proveedores 4. OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS
  • 7. 7 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CÓMO RECALCULAR 4.10 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 4.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES 4.12 CÓMO ACTUALIZAR FECHA DE COMP. DE COSTOS UNIDAD 5. MODULO DE FACTURACION 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Bodegas 3.1.5 Como Crear Grupos de Artículos 3.1.6 Como Crear Artículos 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Ciudades 3.1.11 Como Crear Tipos de IVA 3.1.12 Como Crear Tipos de ICA 3.1.14 Como Crear Tipos de Comisión 3.1.15 Como Crear Grupos Contables de Artículos 3.1.16 Como Crear Líneas de Artículos 3.1.17 Como Crear Bancos 3.1.18 Como Crear Conceptos
  • 8. 8 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.1.19 Como Crear Formas de Pago 3.1.20 Como Crear Prefijos de Documentos 3.2 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 3.2.1 Cómo Crear Ventas 3.2.2 Cómo Crear Ventas de Mostrador 3.2.3 Cómo Crear Remisiones de Salida 3.2.4 Cómo Crear Devoluciones en Venta 3.2.5 Cómo Crear Pedidos de Venta 3.2.6 Cómo Crear Cotizaciones 3.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 3.3.1 Cómo Imprimir Listado de Ventas entre Fechas 3.3.2 Cómo Imprimir Resumen Diario de Ventas 3.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Ventas por Tipo de IVA 3.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Ventas POS 3.2.1 Cómo Imprimir Total Ventas por Vendedor 3.2.1 Cómo Imprimir A.B.C de Clientes 3.2.2 Cómo Imprimir Comisión de Artículos por Vendedor 3.2.3 Cómo Imprimir Comisión de Ventas por Vendedor 3.2.4 Cómo Imprimir Comisión de Remisiones por Vendedor 3.2.5 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Factura 3.2.6 Cómo Imprimir Listado de Remisiones entre Fechas 3.2.7 Cómo Imprimir Ventas / Remisiones por Pedido / Remisión 3.2.8 Cómo Imprimir Listados de Precios 3.2.9 Cómo Imprimir Cinco Precios 3.2.10 Cómo Imprimir Precio y Existencia 3.2.11 Cómo Imprimir Tres Precios y Existencia 3.2.12 Cómo Imprimir Precios con Descuento 3.2.13 Cómo Imprimir Precios con Factor 3.2.14 Cómo Imprimir Etiquetas para Código de Barras 3.2.15 Cómo Imprimir Ventas Totales por Artículos 3.2.16 Cómo Imprimir Ventas Totales por Grupo 3.2.17 Cómo Imprimir Ventas Totales por Línea 3.2.18 Cómo Imprimir Ventas por Vendedor – Línea 3.2.19 Cómo Imprimir Ventas Detalladas por Cliente / Vendedor – Articulo 3.2.20 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.21 Cómo Imprimir Ventas Promedio por Articulo y Sugerido 3.2.22 Cómo Imprimir Ventas Facturadas por Vendedor
  • 9. 9 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.2.23 Cómo Imprimir A.B.C Productos 3.2.24 Cómo Imprimir Cantidad de Artículos Vendidos por Precio 3.2.25 Cómo Imprimir Margen de Utilidad por Articulo 3.2.26 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Productos 3.2.27 Cómo Imprimir Cuadro de Rentabilidad de Vendedor / Cliente 3.2.28 Cómo Imprimir Rango de Facturas 4 OPERACIONES NO RUTINARIAS 4.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 4.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS 4.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS 4.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 4.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 4.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 4.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 4.8 CÓMO ASENTAR PENDIENTES 4.9 CÓMO RECALCULAR 4.10 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES 4.11 CÓMO REGISTRAR DESPACHOS 4.12 CÓMO MAYORAR FACTOR 4.13 CÓMO COPIAR PRECIO 4.14 CÓMO CALCULAR PRECIO POR UTILIDAD DE GRUPO 4.15 CÓMO CALCULAR PRECIO ASIGNANDO ESCALAS 4.16 CÓMO ACTUALIZAR FACTOR DE PUNTOS 4.17 CÓMO ACTUALIZAR REDIMIR PUNTOS UNIDAD 6. MODULO DE CARTERA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Terceros 3.1.4 Como Crear Zonas
  • 10. 10 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 3.1.5 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.6 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.7 Como Crear Bancos 3.1.8 Como Crear Conceptos 3.1.9 Como Crear Prefijos de Documentos 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 Manejo de Informes (Salidas) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Cobrar 4.3.2 Cómo Imprimir Cartera Pendiente 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Edades 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Cartera por Concepto - Cliente 4.3.5 Cómo Imprimir Documentos Generados 4.3.6 Cómo Imprimir Movimiento del Cliente 4.3.7 Cómo Imprimir Estado Mensual de Cartera 4.3.8 Cómo Imprimir Estado Cartera por Vendedor por Puntos 4.3.9 Cómo Imprimir Carta de Cobro 4.3.10 Cómo Imprimir Análisis de Financiación 4.3.11 Cómo Imprimir Listado de Cupos Disponibles 4.3.12 Cómo Imprimir Resumen de Recibos entre Fechas 4.3.13 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos Diarios por Banco 4.3.14 Cómo Imprimir Resumen de Ingresos por Concepto 4.3.15 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios por Concepto 4.3.16 Cómo Imprimir Detalle de Ingresos Diarios 4.3.17 Cómo Imprimir Relación de Cobro 4.3.18 Cómo Imprimir Relación de Décadas 4.3.19 Cómo Imprimir Bancos 4.3.20 Cómo Imprimir Conceptos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 5.5 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.6 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.7 CÓMO EJECUTAR COMANDOS
  • 11. 11 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 5.8 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 5.9 CÓMO RECALCULAR 5.10 CÓMO GENERAR DOCUMENTOS DE INTERESES 5.11 CÓMO GENERAR DÉCADAS 5.12 CÓMO GENERAR RELACIONES DE COBRO 5.13 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES 5.14 CÓMO ASENTAR RECIBOS PENDIENTES UNIDAD 7. MODULO CARTERA FINANCIERA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3. OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Datos en Terceros para Cartera Financiera 3.1.4 Como Crear Líneas de Crédito 4. PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR UN DOCUMENTOS DE CREDITO 4.2 CÓMO CREAR RECIBOS DE CAJA / ABONOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 4.3.2 Cómo Imprimir Reporte de Saldos de Capital por Cliente 4.3.3 Cómo Imprimir Reporte de Aportes y Ahorros por Cliente 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Abonos entre Fechas 4.3.5 Cómo Imprimir Reporte de Cartera por Edades 4.3.6 Cómo Imprimir Reporte de Créditos Expedidos 5. OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.2 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.3 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.4 CÓMO REFINANCIAR UN CRÉDITO 5.5 CÓMO GENERAR CUOTAS DE APORTES Y AHORRO 5.6 CÓMO GENERAR PAGOS AUTOMÁTICOS
  • 12. 12 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 5.7 CÓMO RECALCULAR 5.8 CÓMO ASENTAR DOCUMENTOS PENDIENTES 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR UNIDAD 8. MODULO TESORERIA 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MÓDULO 2.1 VISIÓN GENERAL 2.2 CONTENIDO DEL PROGRAMA 3 OPERACIONES RUTINARIAS 3.1 ACCESO AL PROGRAMA 3.1.1 Manejo de Ventanas 3.1.2 Ingreso de la Información 3.1.3 Como Crear Bancos. 3.1.4 Como Crear Conceptos 3.1.5 Como Crear Terceros 3.1.6 Como Crear Plan de Cuentas 3.1.7 Como Crear Zonas 3.1.8 Como Crear Clasificación de Terceros 3.1.9 Como Crear Empresas de Comunicaciones 3.1.10 Como Crear Prefijos de Documentos 4 PROCESOS DE LA INFORMACIÓN 4.1 CÓMO CREAR DOCUMENTOS 4.2 CÓMO CREAR COMPROBANTES DE EGRESO / PAGOS 4.3 MANEJO DE INFORMES (SALIDAS) 4.3.1 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar 4.3.2 Cómo Imprimir Cuentas por Pagar Pendientes 4.3.3 Cómo Imprimir Resumen de Cuentas por Pagar por Edades 4.3.4 Cómo Imprimir Resumen de Pagos entre Fechas 4.3.5 Cómo Imprimir Movimiento del Proveedor 4.3.1 Cómo Imprimir Reporte de Cuotas por Cobrar 5 OPERACIONES NO RUTINARIAS 5.1 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS DE USUARIO 5.2 CÓMO CONFIGURAR LOS PARÁMETROS GENERALES 5.3 CÓMO BLOQUEAR PERIODOS
  • 13. 13 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia 5.4 CÓMO CREAR CONSECUTIVOS 5.6 CÓMO CREAR PENSAMIENTOS 5.7 CÓMO MODIFICAR INFORMES 5.8 CÓMO EJECUTAR COMANDOS 5.9 CÓMO TRASLADAR SALDOS DEL AÑO ANTERIOR 5.10 CÓMO RE CALCULAR 5.11 CÓMO REGENERAR COMPROBANTES DE EGRESOS 5.12 CÓMO ASENTAR COMPROBANTES DE EGRESO PENDIENTES 5.13 COMO IMPORTAR DATOS VISUAL TNS 5.14 COMO IMPORTAR/ EXPORTAR ARCHIVOS PLANOS
  • 14. 14 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Presentación La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.
  • 15. 15 UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia Introducción Hoy día la necesidad de tomar decisiones razonables y creativas en las empresas y aún en nuestro quehacer diario, ha tomado mayor importancia. Es por esto que tomar una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de las que se dispone en las empresas, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El objetivo de este módulo de paquetes contables consiste en presentar una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso Contable y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. Este módulo está diseñado para que el discente adquiera la destreza y la competencia para elaborar estructuradamente un sistema de contabilidad sistematizado donde no sólo le facilite la información inmediata sino que le permita tomar decisiones y asesorar a la gerencia acertadamente. Las unidades que se presentan diseñan en forma clara y estructurada el proceso contable que todo contador debe manejar para su beneficio y el de los clientes activos y potenciales. Se dan a conocer todos los principios y la metodología del cómo y por qué la contabilidad sistematizada es garantía y valor agregado a las empresas indiferentemente de su razón social.
  • 16. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Horizontes • Brindar a los estudiantes las herramientas necesarias para la complementación del proceso de aprendizaje que se requiere para el ejercicio de la profesión contable, financiera, tributaria y de auditoría. • Ofrecer un soporte para el diseño de sistemas contables que agilicen la habilidad en la toma de decisiones como contador público. • Repasar en forma clara y precisa lo aprendido durante el proceso de formación con el fin de llevar al computador todo lo que antes se realizaba manualmente.
  • 17. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 1: Operaciones Generales 1. INSTALACION DE VISUAL TNS 1.1 REQUISITOS DE HARDWARE La configuración mínima recomendada para instalar Visual TNS es la siguiente: Microcomputadora con procesador Pentium III de 550 MHz 64 MB de memoria 100 MB Libres en Disco Duro 1 drive de alta densidad Unidad de CD ROM Mouse Monitor SVGA con color de alta densidad y Resolución de 800x600 píxeles Impresora compatible con Windows Sistema Operativo Windows 95 o Superior. 1.2 INSTALACION EN DISCO DURO Se debe instalar el motor de Base de Datos InterBaseServer o FireBird en el Servidor de la Empresa y si tiene terminales en red se instala InterBaseCliente en cada una de ellas. Las anteriores carpetas se encuentran dentro de la carpeta Servidor Base de Datos del CD de Instalación de VISUAL TNS. Para Instalar INTERBASE siga los pasos de instalación que ofrece el motor ejecutando el comando setup.exe, en la carpeta correspondiente. Para Instalar FIREBIRD SERVER ejecute el archivo Firebird-1.5.0.4306- Win32.exe en la carpeta Firebird del CD de Instalación de VISUAL TNS. Para Instalar los Módulos de Visual TNS con todos sus componentes siga los pasos de instalación que ofrece el paquete instalador ejecutando el comando
  • 18. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia setup.exe que se encuentra en la carpeta Visual TNS Contabilidad. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualización Act Estable Visual TNS correspondiente a la versión estable, para ejecutarlo de doble clic sobre este y luego de click sobre la palabra unzip. El programa quedará Instalado en la Carpeta C:Visual TNS y creará los respectivos accesos directos en el menú Inicio – Programas – Visual TNS. Seguidamente instale el programa de Licencia ejecutando el comando setup.exe que encuentra en la carpeta Visual TNS Licencia. Posteriormente seleccione el archivo comprimido de Actualización Licencia, para ejecutarlo de doble click sobre este y luego de click sobre la palabra Unzip. Existen otras carpetas que conforman el paquete Contable Integrado VISUAL TNS, para la instalación de cada una de ellas se ejecuta el comando setup.exe de cada carpeta. En el caso de la carpeta Visual TNS Midas - Oleauto32 esta se utiliza para cuando se instala en sistema operativo Windows 95 y 98 primera edición; la carpeta Visual TNS Migración se instala cuando se actualiza del programa en carácter V.2002-4 a Visual TNS para migrar la información existente; la carpeta Visual TNS Tutor sirve de guía para la instalación y manejo del módulo de Visual TNS Contabilidad. Instalación con llave Puerto Paralelo B&G O USB de Visual TNS en WINDOWS XP, NT: Es importante que NO SE CONECTE la llave hasta que no se hayan efectuado estos pasos de instalación y se haya reiniciado el computador. 1. Instalación Software de la llave: En el CD de instalación se encuentran las carpetas LlaveTNSUSB para las llaves de puerto USB, LlaveTNSXP, para las llaves de puerto paralelo con Windows XP de donde se ejecuta setup para instalar el programa llavetns.exe que es el que permite que la llave funcione. En el cuadro de diálogo final del Setup, se debe activar la opción:
  • 19. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Yes, launch the program file. Esta opción con el fin de ejecutar el registro de la llave. 1.3 ACTIVACION DE LICENCIA (Este paso no es necesario cuando no se ha comprado el programa y se va a instalar modo DEMO) Una vez terminado el proceso de instalación se reinicia el PC para que la aplicación quede ejecutándose en memoria. 1. Se debe Maximizar la aplicación de VISUAL TNS LICENCIA dar clic en el botón de activar. 2. Seleccionar dentro de la pantalla que aparece el sistema operativo que posee el PC. 3. Seleccionar el serial físico según el dispositivo que se le asigne, los cuales pueden ser: serial Tarjeta computador, Llave en puerto paralelo LPT1, y Llave en puerto USB. 4. Digite los datos que están en la carta de activación de licencia visual (Serial No., Nombre Empresa, Serial CD, Serial TNS de Activación), posteriormente de click en el botón de aceptar. 5. Minimice la aplicación de VISUAL TNS LICENCIA.
  • 20. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: En caso que se desactive la licencia, se debe ubicar por Inicio/ Programas/ Inicio/ Visual TNS Licencia. 1.4 COMO CREAR ACCESOS DIRECTOS PARA LOS MODULOS. Seleccionar el icono de Mi PC, buscar el disco C dar doble clic, la carpeta Visual TNS (Eje: C:Visual TNS) dar doble click e identificar cada uno de las aplicaciones que desea ejecutar, sobre cada una oprima el click derecho del Mouse y seleccione la opción de enviar acceso directo a escritorio. Para el caso de instalaciones en red se debe seleccionar el icono de Entorno de Red o Mis sitios de red, ubicando el servidor del programa Visual TNS y la carpeta Visual TNS y seguir los mismos pasos que para un PC (Ej.: ServidorVisual TNS) 2. EJECUTANDO POR PRIMERA VEZ VISUAL TNS Una vez se halla instalado VISUAL TNS se debe ejecutar el Programa de Configuración del servidor de Base de Datos CONFIG.EXE (Ver Manual de Administración-Consideraciones Generales). Seguidamente se debe ejecutar el Módulo de Administración para llevar a cabo el proceso de creación de empresas y configuración de Usuarios. 3. EJECUTANDO MODULOS DE VISUAL TNS Para ejecutar cualquiera de los módulos de VISUAL TNS, realice lo siguiente: De clic en el botón Inicio de Windows. Seleccione la carpeta Programas y luego la carpeta VISUAL TNS. Allí aparecerá una carpeta por cada módulo instalado y dentro de ellas los accesos directos a los programas. Haga clic en el módulo que desea ejecutar. Aparecerá la ventana de Bienvenida del Módulo que contiene el Nombre del Módulo, la Fecha de Actualización, el Número de Licencia y el Pensamiento del Día.
  • 21. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para continuar presione Enter o haga Clic en el botón Continuar (Ver Figura 1). Figura. 1.1 pantalla de bienvenida al modulo de contabilidad Luego aparece una ventana con la información de la última Empresa en la que se trabajó (Ver Figura 2). Los datos que se ven en esta ventana son: Nombre de la Empresa, tipo de empresa, NIT, representante legal, año fiscal, ruta de archivo de la base de datos y nombre del Equipo donde se encuentra la Base de Datos. Figura 2: pantalla de seleccionar empresa
  • 22. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Contiene Además tres botones con las siguientes opciones: Abrir: Elija esta opción si la información que aparece en pantalla corresponde a la Empresa que desea Abrir y empezar a trabajar en ella. Listado de Empresas: Elija esta opción si desea abrir una empresa diferente a la que se ve en pantalla. Aparecerá el listado de las Empresas que han sido creadas en el Módulo de Administración y de las cuáles deberá seleccionar una para comenzar a trabajar (Ver Figura 3). Para seleccionar la Empresa: se debe dar click sobre la empresa y luego presionar la Tecla TAB o dar Click en el Botón Exportar para volver a la pantalla anterior y abrir la empresa. Salir: Elija esta opción si ya no quiere ejecutar el módulo de Visual TNS Figura 3. Pantalla de listado de empresas Si el usuario seleccionó la opción de Abrir aparecerá la ventana de inicio de sesión solicitando el nombre de usuario y la contraseña (Ver Figura 4). Figura 4. Inicio de Sesión
  • 23. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Una vez ingresados los datos solicitados, pulse el botón Aceptar. Si desea salir del módulo presione Cancelar. Los Usuarios se crean en el módulo de Administración (Ver Manual de Administración). Cuando el usuario no existe o la contraseña es incorrecta aparecerá un mensaje de error respectivamente (Ver figura 5). Figura 5. Mensajes de Error. Usuario y Contraseña Si presionó ACEPTAR y los datos han sido digitados correctamente, aparecerá la ventana de Sucursal-Periodo (Ver Figura 6), en donde se deberá indicar la Sucursal y el Período en el que desea trabajar. Por defecto muestra la última sucursal y el último periodo en que se trabajó. Presione Enter para continuar o haga Click en el botón Aceptar Figura 6. Ventana Sucursal – Período
  • 24. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4. VENTANA PRINCIPAL La ventana principal consta de (Ver Figura 7): Barra de Menús: Contiene las diferentes opciones del módulo. Las opciones de menú comunes para todos los módulos son: Archivo, Movimientos, Imprimir, Herramientas y Ayuda que se explicarán más adelante. Barra de Herramientas: Contiene los botones de acceso directo a las principales opciones de la Barra de menús, tales como plan de cuenta, terceros, artículos, etc. Los botones comunes en todas las aplicaciones son los de cambio de sucursal, cambio de empresa, cambio de periodo y Login. Barra de Estado: Muestra Información de la Sucursal seleccionada y el usuario que se encuentra trabajando actualmente en el módulo. También presenta una ayuda corta del campo, dato o casilla a digitar en ese momento. Figura 7. Ventana Principal
  • 25. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5. ELEMENTOS COMUNES 5.1 BARRA NAVEGADORA En todas las ventanas de mantenimiento tablas y documentos de los módulos aparece la Barra Navegadora (Ver Figura 8), la cual proporciona al usuario un control sencillo para la navegación de los registros en un conjunto de datos. El navegador consta de una serie de botones que permiten al usuario recorrer los registros hacia adelante o hacia atrás uno a la vez, ir al primer registro, ir al último registro, insertar un nuevo registro, Editar un registro existente, grabar los cambios de los datos, cancelar los cambios de los datos, borrar un registro, y refrescar la visualización de un registro. A continuación se muestra la conformación de la Barra navegadora y el Funcionamiento de cada uno de sus botones Figura 8. Barra Navegadora
  • 26. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5.2 OPERACIONES DE REGISTROS Las Operaciones se llevan a cabo mediante la Barra navegadora y se ejecutan dando click en los botones de la barra o presionando la tecla correspondiente a la acción según la tabla anterior. 5.3 BOTON LISTADO/DETALLE Este Botón (Ver Figura 9) permite al usuario la vista de los datos de dos formas: Modo Listado: Muestra un listado de los datos con los campos más importantes de la tabla, es decir, con aquellos campos que identifican plenamente un registro. Modo Detalle: Muestra la información detallada de un registro determinado, es decir, muestra la totalidad de los campos que conforman un registro en la tabla. Figura 9. Botón Listado / Detalle
  • 27. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En cualquiera de los dos modos que el usuario navegue puede Filtrar la información para obtener una vista más resumida de los datos. Este proceso se explicará más adelante. 5.4 FILTRADO O BÚSQUEDA DE REGISTROS Todas la tablas presentan al lado derecho de la barra navegadora una barra de Filtrado o búsqueda de registros (Ver Figura 10). Para Filtrar la Información de una tabla o buscar un registro específico se deben realizar los siguientes pasos: 1. Indicar el campo por el cuál desea filtrar los datos (Campo a Filtrar) seleccionándolo del listado de campos de búsqueda o presionando las teclas F5, F6, F7 o F8 según el orden de los campos respectivamente. 2. Digitar en la casilla de filtrar el valor del campo o dato a buscar. 3. Pulsar el botón buscar o presionar ENTER en la casilla de filtrar. Figura 10. Filtrando una Tabla Si el usuario desea ver todos los registros debe digitar en la casilla de Filtrar el carácter * y luego presionar el botón de buscar o ENTER en la casilla de Filtrar. Si el campo a buscar es clave de la tabla como Códigos o NIT, se mostrarán todos los registros que comiencen con texto digitado en la Casilla de Filtrar. Ej.: Si en la
  • 28. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia casilla de filtrar se digita 11 estando en la tabla de plan de cuentas, el sistema listará todas las cuentas cuyo código comience por “11”. (11, 1110, 110505, 110505.01, etc.) Si el campo a filtrar es de tipo cadena como Nombre o Descripción del registro, mostrarán todos los registros que contengan el texto digitado en la Casilla de Filtrar. Si se quiere buscar un cliente cuyo nombre empiece por EDI se digita: EDI. Para generar una búsqueda blanda el carácter (%) sirve de comodín, sin importar en que sitio del campo se encuentre. Ej.: Si en la casilla a filtrar se digita %JUAN estando en la tabla de terceros, el programa listará todos los nombres de las personas que contengan la palabra “JUAN” en cualquier parte del Nombre: “JUAN CARLOS”, “ANDRES JUAN”, etc. 5.5 BOTON EXPORTAR Este Botón (Ver Figura 11) permite al usuario asignar el código del registro seleccionado a otra ventana o entrada de datos activa. Hacer Click en este botón equivale a presionar la Tecla TAB estando en modo filtrado. Figura 11. Botón Exportar 5.6 MENU EMERGENTE Algunas tablas de mantenimiento y los documentos de los módulos tienen un menú emergente, es decir, un menú con opciones específicas aplicadas al documento seleccionado en ese momento. Para hacer uso del menú emergente debe hacer lo siguiente: 1. Activar el modo Listado 2. Ubicarse en un registro de la tabla o documento 3. Presionar barra espaciadora o Click derecho del mouse Luego le aparecerá el menú emergente con las opciones propias de cada tabla.
  • 29. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 6. BARRA DE MENUS Las opciones de menú comunes para todos los módulos son: Archivo, Imprimir, Movimientos, Herramientas y Ayuda. 6.1 MENU ARCHIVO En esta opción del Menú se encuentra: Tablas de Mantenimiento: Las tablas básicas de la base de datos que se necesitan para la creación de documentos y manejo de operaciones de la base de datos. Más adelante se explicarán las tablas de mantenimiento. Opción Sucursales: Permite seleccionar una sucursal actual o cambiar a otra para trabajar sobre ella. Al cambiar de sucursal la información de las tablas de mantenimiento será la misma, pero la información de los documentos o movimientos varía de acuerdo a la sucursal en la que se esté trabajando. Opción de Período: En esta opción el usuario puede cambiar el período actual. El Período puede ser: Inicial, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre y Cierres. Cuando este seguro de haber seleccionado el período al cuál desea cambiar debe presionar el botón Aceptar. Los documentos se filtrarán por el periodo que esté seleccionado en ese momento. Si desea salir de la opción y dejar el mismo periodo actual presione cancelar. Figura 12. Cambiar Período Actual
  • 30. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Opción de Empresas: En esta opción el usuario puede cambiar de Empresa. Aparecerá la Pantalla de Seleccionar Empresa la cuál se explicó con anterioridad. Opción de Login: En esta opción se puede cambiar por otro usuario. Se debe digitar el Usuario y la contraseña correspondiente. Es útil para cuando un usuario desea abandonar su puesto por un momento y evitar que otro usuario trabaje con su login sin salirse de la aplicación. En este caso el usuario ejecuta esta opción para que el usuario entrante tenga la obligación de digitar su login antes de trabajar. Figura 13. Cambia Usuario Opción de Configuración: Se subdivide en: Generales: Se configuran las características propias de cada módulo. Se explica con más detalle en el módulo respectivo. Pensamientos: Se configuran los textos y autores de los pensamientos que aparecen en la pantalla de entrada de Visual TNS. Cuando se da Clic en esta opción aparece la siguiente ventana: Figura14. Ventana de Pensamientos
  • 31. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de un pensamiento son: CAMPO DESCRIPCION CODIGO CODIGO DEL PENSAMIENTO. ES UN CAMPO OBLIGATORIO AUTOR NOMBRE DEL AUTOR DEL PENSAMIENTO DESCRIPCION DESCRIPCION DEL PENSAMIENTO Opción Salir: Con esta opción el usuario puede salir del Módulo. Antes de salir se Pregunta al usuario si está seguro o no, predeterminado es no (Ver Figura 15). Figura 15. Salir del Módulo 6.2 MENU MOVIMIENTOS Esta opción contiene todos los documentos propios de cada módulo (comprobantes, Facturas de compra, Facturas de Venta, etc.). Se explica con más detalle en el módulo respectivo. 6.3 MENU IMPRIMIR En esta opción se encuentran los reportes propios de cada módulo. Se explica con más detalle en el módulo respectivo.
  • 32. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 6.4 MENU HERRAMIENTAS Entre las herramientas comunes de Visual TNS se encuentran la calculadora. Las demás opciones varían de acuerdo a cada módulo. Estas opciones específicas se explican en cada módulo. Figura 16. Calculadora 6.5 MENU AYUDA Contiene la opción Acerca de. En Acerca de, aparece una ventana que contiene el nombre y la versión del módulo de TNS que está trabajando (Ver Figura 17). Figura17. Acerca de
  • 33. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 7. TABLAS DE MANTENIMIENTO 7.1 GENERALES 7.1.1 Areas Administrativas Se ubica en el menú Archivo o en la Barra de Herramientas del módulo de contabilidad. Figura 18. Icono Áreas Administrativas Figura 19. Ventana de Áreas Administrativas Las Áreas administrativas se asocian al organigrama de la empresa. Sirve para hacer consulta de movimientos tales como bancos, Ingresos o Gastos por las áreas de la empresa. Un área administrativa se asocia a los documentos de contabilidad. Los datos de un Área Administrativa son: CAMPO DESCRIPCION CODIGO Código del área administrativa. Es un campo obligatorio. DESCRIPCION Descripción del área administrativa
  • 34. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Área Administrativa 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Áreas Administrativas si se habilita la opción en la configuración del Módulo de Contabilidad. 7.1.2 Centros de Costos Se ubica en el menú Archivo o en la Barra de Herramientas del módulo de contabilidad. Figura 20. Icono Centros de Costos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 21. Ventana de Centros de Costos Un Centro de costo se asocia a un proyecto el cual tiene ingresos y Egresos. Se pregunta al insertar una cuenta que contenga una cuenta de resultados (4, 5, 6, 7). Los centros de costo se usan para generar los Estados Financieros de Pérdidas y Ganancias de un proyecto o grupo de Proyectos.
  • 35. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de un Centro de Costo son: Por defecto existe el siguiente Centro de Costo: 00 General. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. Los Documentos pueden manejar Centros de Costo si se habilita la opción en la configuración del Módulo de Contabilidad. 7.1.3 Clasificación de Terceros Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados de terceros o en informes estadísticos. La Ventana es la siguiente: Figura 22. Ventana de Clasificación de Terceros
  • 36. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de una Clasificación de Tercero son: Por defecto existe la siguiente Clasificación de Tercero: 00 Sin Clasificación. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.4 Empresas de Comunicaciones Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Sirve para filtrar los listados e informes estadísticos. Figura 23. Ventana de Empresa de Comunicaciones Los datos de una Empresa de Comunicaciones son: CAMPO DESCRIPCION Código Código de la Empresa de Comunicaciones. Es un campo obligatorio. Nombre Nombre de la Empresa de Comunicaciones Teléfono Número Telefónico de la Empresa de Comunicaciones. Observaciones Observaciones de la Empresa de Comunicaciones.
  • 37. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe la Empresa de Comunicaciones 00 Empresa de Comunicación única. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.5 Prefijos de Documento Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Figura 24. Prefijos de Documentos Los datos de Sucursal son: Los Prefijos de Documentos son usados para diferenciar los documentos del usuario. Ejemplo: En Facturación para llevar consecutivos iguales en talonarios diferentes se debe anteponer un prefijo que diferencie los talonarios. Por defecto existe el Prefijo de Documento 00 Sin Prefijo. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.6 Sucursales Se ubica en el menú Archivo-Tablas de los módulos que necesiten de esta tabla. Se usan para llevar documentos de diferentes sucursales en la misma base de datos y obtener estados financieros de la sucursal actual o sacar consolidado de todas las sucursales.
  • 38. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 25. Ventana de Sucursales CAMPO DESCRIPCION CODIGO Código de la Sucursal. Es un campo obligatorio DESCRIPCION Nombre de la Sucursal DIRECCION Dirección o Ubicación de la Sucursal CIUDAD Ciudad de la Sucursal TELEFONO Teléfono de la Sucursal Esta ventana tiene un botón con la opción de Seleccionar la sucursal en la cual desea trabajar. Siempre hay una sucursal activa en el programa. Los Documentos aparecen filtrados por la sucursal activa. Inicialmente existe: 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario 7.1.7 Terceros Para entrar a Terceros pulse la opción Terceros del menú Archivo o de Click sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 26). Figura 26. Icono de Terceros
  • 39. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los terceros son todas aquellas personas o entidades con las cuales tiene relación la Empresa. Se utiliza para consultas contables y de los módulos para saber las transacciones que se han tenido con un tercero a través de una cuenta tal como Compras, Ventas o Bancos. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 27. Ventana de Terceros Los datos de Tercero son:
  • 41. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el siguiente Tercero: 00 Varios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.1.8 Zonas Para entrar a Zonas pulse la opción Zonas del menú Archivo->Tablas. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 28. Ventana de Zonas
  • 42. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de la zona son: Por defecto existe la siguiente Zona: 00. . Sin Zona. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.2 CONTABILIDAD 7.2.1 Plan de Cuentas Para entrar a Plan de Cuentas pulse la opción del menú Archivo o de Click sobre el botón de la barra de herramientas. Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: (Solo para las Cuentas Auxiliares). Figura 29. Ventana de Plan de Cuentas
  • 43. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Los datos de una Cuenta son: 7.3 CARTERA Y TESORERIA 7.3.1 Bancos Para entrar a Bancos pulse la opción Bancos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 30). En los módulos de Contabilidad, Facturación e Inventario la opción Bancos se encuentra en menú Archivo – Tablas. Figura 30. Botón Bancos ç
  • 44. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 31. Ventana de Bancos Los datos de Banco son: El código contable es obligatorio cuando se desea imprimir un comprobante de egreso desde contabilidad ya que el programa ubica la configuración del cheque del banco de acuerdo al código contable del asiento. Esta opción permite además configurar las coordenadas (Filas y Columnas) de los datos que aparecerán en el cheque. Para entrar a esta opción se da clic en el botón Configurar Cheque. Figura 32. Ventana de Configuración Cheque
  • 45. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: Los valores están dados en milímetros. Las coordenadas del campo valor son obligatorias. Dando clic en el botón Predeterminado aparecerán valores a las filas y a las columnas de cada campo adaptados al formato standard de Comprobante de Egresos Minerva. 7.3.2 Conceptos Para entrar a los Conceptos pulse la opción Conceptos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 33). En los módulos de Contabilidad, Facturación e Inventario la opción Conceptos se encuentra en menú Archivo – Tablas. Figura 33. Botón Conceptos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 34. Ventana Conceptos Los datos de Conceptos son:
  • 46. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 7.4 FACTURACION E INVENTARIO 7.4.1 Artículos Para entrar a Artículos pulse la opción Artículos del menú Archivo o de Clic sobre el botón de la barra de herramientas (Ver Figura 35). Figura 35. Icono de Artículos Luego aparecerá en pantalla la siguiente ventana: Figura 36. Ventana de Artículos Los datos de Artículo son:
  • 48. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Artículo 00 Artículo único. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. MENU EMERGENTE Las opciones que presenta el menú emergente de artículos son los siguientes: Totales por Mes: Muestra una ventana con los movimientos de Entradas, Salidas y Saldos en Cantidad y en valor del Articulo actualmente seleccionado. El movimiento mostrado es el total consolidado de todas las bodegas (Ver figura 37). Figura 37. Ventana de Totales por mes de todas las bodegas de un Artículo Existencia por Bodega: Muestra una ventana con las Existencias de cada bodega en donde se encuentra el artículo (Ver Figura 38). También se puede tener acceso a esta opción en la página de información de la forma principal de artículos. En esta página aparece un botón con la opción de ver la Existencia por Bodega. Al dar clic aparecerá la ventana siguiente.
  • 49. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 38. Existencia por Bodega Esta ventana contiene un menú emergente con la opción de ver los Totales por mes de una bodega seleccionada. 7.4.2 Bodegas La opción Bodegas se encuentra en el Menú Archivo del módulo de Inventario y Facturación. Figura 39. Ventana de Bodegas Los datos de una Bodega son: CAMPO DESCRIPCION Código Código de la Bodega. Es un campo Obligatorio Dirección Dirección de la Bodega
  • 50. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe la Bodega 00 Principal. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.3 Grupos de Artículos Se Encuentra en el Menú Archivo de los módulos de Inventario y Facturación. Permite clasificar los artículos hasta con 3 niveles de división para obtener una mayor claridad al momento de imprimir inventarios. La ventana de mantenimiento de esta tabla es la siguiente: Figura 40. Ventana de Grupos de Artículos Los datos de un Grupo de Artículo son: Por defecto existe el Grupo de Artículo 00. Servicios. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario.
  • 51. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nota: Se debe tener en cuenta que los Artículos solo permiten Grupos de Artículos del tercer nivel. 7.4.4 Grupo Contable de Artículos Esta opción se encuentra en el menú Archivos de los módulos de Inventario y Facturación. Es indispensable crear los grupos contables con su configuración de códigos contables antes de empezar a realizar movimientos si se quiere llevar una contabilización correcta y al día. Figura 41. Ventana de Grupo Contable de Artículos Los datos de Grupo Contable de Artículos son:
  • 53. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto existe el Grupo Contable de Artículos 00 Sin Grupo Contable. Este registro no puede ser modificado ni borrado por el usuario. 7.4.5 Tipos de IVA Esta opción se encuentra en el menú Archivo – Tablas de los módulos de Inventario y Facturación. Es importante definir correctamente los tipos de IVA que se van a manejar y configurar bien sus códigos contables antes de empezar los movimientos para obtener un correcto proceso de facturación y una contabilización óptima y oportuna.
  • 54. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 42. Ventana Tipos de IVA Los datos de Tipos de IVA son: 8. PROCESOS IMPORTANTES 8.1 PASOS PARA FUNCIONAR CON EL SISTEMA 1. Crear la Empresa para el año que corresponda. 2. Alimentar las bases de datos maestras (Plan de Cuentas, Terceros, Bancos, Artículos) y las tablas (Ajustes por Inflación PAC, Bodegas, Zonas) por la opción de Archivos. 3. Configurar el sistema con los formatos de documentos a ser usados, y controles por la opción Configurar. 4. Parametrizar o definir las cuentas del PUC que se necesitan para la integración de los diferentes módulos. 5. Introducir los saldos iníciales de cada módulo, si es la primera vez. Para los años siguientes se trasladan saldos. 6. Digitar los movimientos diarios necesarios para mantener actualizado el sistema.
  • 55. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 8.2 PROCEDIMIENTO PARA CREAR EMPRESAS PARA UN NUEVO AÑO 1. Ejecutar el módulo de Administración y seleccionar la empresa de trabajo del año anterior. 2. Seleccionar la opción Base de datos para hacer los procesos: copia de seguridad. 3. Terminado el proceso anterior, escoja la opción Seleccionar empresa. En el listado de empresas ubicado en la empresa del año anterior con la barra espaciadora, seleccione Copiar como nueva empresa y digite el código, año fiscal nuevo año y el nombre para la empresa. 4. Trasladar saldos del módulo de inventarios, ubicados en la empresa del nuevo año ir por la opción inventario – especiales - trasladar saldos año anterior, se selecciona la empresa del año anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera una nota de inventario con los saldos iniciales, la cual debe ser asentada y posteriormente se debe recalcular (Inventario- Especiales- Recalcular). 5. Trasladar saldos del módulo de cartera, ubicados en la empresa del nuevo año ir por la opción movimientos– especiales - trasladar saldos año anterior, se selecciona la empresa del año anterior, se confirma trasladar los saldos, el programa genera documentos con saldo y los anticipos pendientes por cruzar, posteriormente se debe recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular). 6. Trasladar saldos de contabilidad después de realizado el cierre de año, Seleccionar la opción movimientos- especiales- trasladar saldos año anterior, escoja la empresa de la cual desea trasladar los saldos y de clic en el botón trasladar y confirme el traslado. El programa genera un comprobante de saldos iníciales el cual debe ser asentado y posteriormente correr el proceso de recalcular (Movimientos- Especiales- Recalcular).
  • 56. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 2: Modulo de Administración 1. CONSIDERACIONES GENERALES El Módulo de Administración debe instalarse desde el Servidor de aplicaciones. Antes de Ejecutar el programa se debe configurar la Ruta del Archivo de Administración y el nombre del servidor de la base de datos. Para esto se debe ejecutar el programa CONFIG cuyo acceso directo se puede conseguir en Inicio-Programas-Visual TNS-Administración-Configurar Servidor Datos. Aquí aparecerá la siguiente ventana: Figura 1. Ventana de Configuración del servidor de datos Ruta Base de Datos Administración: es la ruta y el nombre del "Archivo de Administración" donde se va a almacenar el listado de empresas. Nombre del servidor: es el nombre o IP del equipo donde se almacenarán los archivos de las bases de datos de las empresas y donde debe estar instalado el Motor de la Base de Datos. Si la aplicación se va a ejecutar en un solo equipo, es decir Monousuario, se puede escribir como nombre de servidor: LOCALHOST Predeterminado: Indica si todas las bases de datos de las empresas se crearán en el mismo servidor indicado en esta configuración. Si deshabilita esta opción el sistema preguntará el nombre del servidor por cada empresa creada. Esto permite un ambiente Cliente/Servidor, donde el mismo aplicativo puede accesar diferentes
  • 57. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia empresas ubicadas en diferentes servidores. La seguridad está garantizada, ya que como se detalla más adelante, cada empresa tiene dentro de la base de datos su propio ADMIN, lista de usuarios y permisos. 2. EJECUTANDO ADMINISTRACION Cuando se ejecuta el Módulo de Administración aparece una ventana en la cuál se debe digitar la contraseña de Supervisor. El Supervisor es el encargado de dar mantenimiento a las bases de datos, luego, puede crear empresas, actualizar versiones, validar, realizar y recuperar Copias de seguridad. Se diferencia del usuario ADMIN que es propio de cada empresa. ADMIN es quien tiene las funciones de crear usuarios, asignar permisos y consultar el log de Auditoria. Así por ejemplo, el supervisor puede ser la persona encargada de sistemas, y el ADMIN el contador o revisor fiscal. Cuando se ejecuta por primera vez la aplicación el supervisor no tiene contraseña, pero el usuario posteriormente puede asignar una clave para restringir estas operaciones. Figura 2. Ventana de Supervisor Después de asignar la contraseña de supervisor aparece la ventana de Seleccionar Empresa. Se muestra la última empresa en que le trabajó. Figura 3. Ventana de Seleccionar Empresa
  • 58. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En el botón Listado de Empresas aparece la ventana de Empresas donde se muestra el código, nombre, ruta del archivo y año fiscal de las empresas creadas hasta el momento. (Ver Figura 4). Figura 4. Ventana de Empresas En esta ventana el usuario puede Crear, Modificar o Eliminar. Ver manual de Operaciones Generales - Numeral 5, Elementos Comunes. Los datos de Empresa son: Tabla 1. Datos de Empresa Para asignar el nombre del archivo donde se encuentra la empresa basta con colocar un nombre representativo a la empresa y el programa adicionará por defecto la extensión .GDB y la ruta por defecto C:DATOS TNS. El servidor por defecto será el mismo que se haya asignado en la configuración inicial con el programa CONFIG. La ruta debe ser local al servidor, luego no se necesita crear unidades lógicas o conectarse a unidades de red.
  • 59. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Por defecto el usuario ADMIN se encuentra creado y tiene todos los permisos sobre los módulos. Inicialmente no tiene contraseña de acceso. Se recomienda asignar una contraseña a ADMIN para restringir el acceso a cada empresa. 3. PANTALLA PRINCIPAL Figura 5. Ventana Principal 4. OPCION BASE DE DATOS Sirve para dar mantenimiento al Archivo de la Base de datos de la Empresa actualmente seleccionada. Las operaciones de crear empresas, actualizar base de datos y copias de seguridad se deben ejecutar en el Servidor. La pantalla de opciones es la siguiente: Figura 6. Ventana Base de Datos
  • 60. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.1 ACTUALIZAR BASE DE DATOS Es muy probable que cada vez que se instale una actualización del programa la base de datos cambie de versión debido a la inclusión de nuevos campos, nuevas tablas o nuevas relaciones. Por tanto se debe ejecutar la opción Actualizar Base de datos con el objetivo de sincronizar la versión de la base de datos de la empresa actual con la base de datos guía del programa. Antes de Iniciar la Actualización de la Base de datos el sistema Confirmará el inicio del proceso y advertirá sobre la importancia de realizar una copia de seguridad antes de actualizar. Figura 7. Mensaje de Advertencia El tiempo que dure el proceso de actualización depende del volumen de información que actualmente este almacenado en la base de datos. Si al instalar la nueva actualización no se actualiza base de datos, cualquier módulo que se ejecute que la versión de la base de datos actual es diferente a la del programa saldrá mensaje que se deberá actualizar utilizando el módulo de administración. Si por condiciones de premura de tiempo no se puede actualizar en ese momento la base de datos y si la actualización no afecta el módulo en uso, se puede abrir la empresa y posteriormente hacer la actualización.
  • 61. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2 COPIA DE SEGURIDAD Esta opción le permite realizar o recuperar copias de seguridad de la base de datos. El menú es el siguiente: Figura 8. Ventana Copia de Seguridad 4.2.1 Realizar Copia Permite realizar una copia de seguridad comprimida en formato WinZip de la base datos en el disco duro o en disquete. El programa sugiere como nombre de la copia la combinación de: Nombre de la empresa - año mes día – horas minutos ZIP. Esto con el objetivo de evitar que se reemplacen copias de seguridad ya existentes. Sin embargo, el usuario tiene la libertad de dar un nombre cualquiera a su copia de seguridad. Figura 9. Realizar copias de Seguridad La información que contendrá la copia de seguridad será de todos los datos relacionados con tablas maestras (plan de cuentas, terceros, artículos, etc), documentos (comprobantes, compras, ventas, etc) de todos los periodos y de todos los módulos que maneje la empresa. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias, tomado un disquete por día, reemplazable, una semanal y una mensual no reemplazable a manera de histórico.
  • 62. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 4.2.2 Recuperar Copia Permite recuperar copias de seguridad de la base datos que se encuentren en disquete, CD, disco duro o cualquier medio de almacenamiento. Para recuperar una copia de seguridad se debe digitar el nombre completo de la copia de seguridad incluida su ruta o seleccionarlo de la lista de archivos que proporciona el sistema presionando el botón de navegación. Figura 10. Recuperar Copia de Seguridad Al igual que al realizar la copia el sistema recuperará toda la información relacionada con tablas maestras y documentos de todos los módulos de la empresa y los reemplazará sobre la base de datos actual. Luego, queda toda la información de la empresa con los datos iguales al momento que se hizo la copia. 4.3 VALIDAR BASE DE DATOS IB Esta opción se usa para corregir errores o daños físicos en la base de datos causados por apagadas incorrectas del servidor. Ejemplo: Fallas en el fluido eléctrico. Esta opción se debe usar cuando el programa reporte errores al abrir una empresa o al intentar insertar o modificar datos en cualquier documento del sistema. El sistema confirmará el inicio del proceso. Se recomienda realizar una copia de seguridad antes de realizar este proceso. Figura 11. Validar Base de Datos
  • 63. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 5. OPCION USUARIOS Solo el usuario ADMIN tiene acceso a esta opción para la cual se debe digitar la clave o contraseña. Ver figura 12. Figura 12. Validación de Usuario ADMIN Si la clave es correcta aparecerá la siguiente ventana (Ver Fig. 13). Figura 13. Listado de Usuarios Esta ventana contiene la Tabla de usuarios en donde se puede: Crear un usuario con perfiles acorde a sus responsabilidades sobre la Base de datos. Modificar los datos perfiles de un usuario Eliminar un usuario Crear un usuario basado en los perfiles de otro. Los datos de un usuario son:
  • 64. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia El botón Copiar Usuario como... permite crear usuarios con las mismas características del usuario actualmente seleccionado. Es muy útil al momento de crear usuarios que tienen los mismos permisos. Figura 14. Copiar Usuario El botón Permisos responsabilidades sobre cada una de las tablas que conforman la base de datos de la empresa así como permitir el acceso a los diferentes menús incluidos en los módulos de la aplicación. Figura 15. Permisos de Usuarios Al dar click en el campo Modulo muestra una lista de los módulos que actualmente pertenecen al Programa. (Contabilidad, Inventario, Facturación, etc)
  • 65. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia La Sección Tablas muestra una lista de todas las tablas que pertenecen a cada módulo seleccionado. La sección de Permisos permite asignarle los permisos a la tabla del modulo seleccionado. Si la casilla esta chequeada indica que tiene ese permiso sobre la tabla y sino indica lo contrario. Los Permisos de una Tabla y/o documentos son: Insertar: Permiso de insertar registros o documentos. Modificar: Permiso de editar o modificar registros o documentos. Borrar: Permiso de borrar o eliminar registros o documentos. Pop Menú: Permiso de ver menú emergente. Asentar: Asentar documentos. Reversar: Reversar documentos. El botón Acceso a Menú... permite dar acceso a cada una de las opciones del menú que forma parte del módulo seleccionado (En este caso Contabilidad). Para denegar o conceder el acceso a cualquier opción del Menú solo debe dar click sobre la opción y esta se Habilitará o deshabilitará según sea necesario. Al dar click en el botón Seleccionar todo selecciona todas las opciones del menú del módulo. Figura 16. Accesos al Menú de los Módulos 6. OPCION AUDITORIA Por medio de esta opción el Administrador del sistema podrá consultar o borrar el log de auditoría para tener un control sobre las acciones que llevaron a cabo los usuarios sobre la base de datos y así analizarlos para tomar decisiones de seguridad del sistema y detectar operaciones ejecutadas por los usuarios. También, el Administrador podrá hacer consultas directas a la base datos mediante el lenguaje de consulta estructurado SQL.
  • 66. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 17. Ventana Opción Auditoria 6.1 LOG DE EMPRESA Esta opción registra todas las operaciones realizadas sobre las Empresas. La función de esta opción es revisar las operaciones realizadas por los usuarios en cada Empresa creada y utilizada. Estas operaciones pueden ser: insertar, borrar o modificar cualquier tabla de la base de datos. Además, registra procesos de recalculo, actualización de saldos, asentar y reversar. Cada Operación efectuada sobre la base de datos quedará registrada con la fecha, hora, usuario que la efectuó y desde que terminal fue hecha. El Log de empresa muestra la siguiente pantalla: Figura 18. Ventana Log de Empresa 6.1.1 Consultar Permite generar un reporte de las operaciones y/o actividades realizadas en las tablas y documentos de Visual TNS de la Empresa que se eligió al ejecutar el programa de Administración. El sistema muestra la siguiente ventana. (Ver figura 19).
  • 67. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Figura 19. Consultar Log de Empresa Los parámetros que se deben configurar para generar el reporte son: Rango de fechas: es el rango de fechas entre las cuales desea conocer el Log de Empresa. Rango de Operaciones: es el rango de operaciones de las que desea conocer el Log de Empresa. Dando clic en el botón muestra las operaciones. (Ver figura 20). Filtros: Se puede saber el log de un determinado Usuario, desde que terminal se hizo o hacer seguimiento de LOG a un determinado documento (comprobantes, facturas, etc.) Cada operación tiene un código, que consta de tres dígitos. Los dos primeros dígitos me indican el número de la tabla y el tercer dígito la acción que se hace sobre esa tabla. Figura 20. Ventana de Operaciones
  • 68. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después de digitar todos los datos debe dar clic en el botón Aceptar para que muestre el informe. (Ver Figura 21). Figura 21. Reporte de Log de Empresa 6.1.2 Borrar Esta opción permite borrar las operaciones realizadas sobre la base de datos de la empresa Actual. El borrado del log de auditoría se debe hacer cuando el administrador considere que los registros guardados en determinadas fechas ya no son relevantes para una posterior auditoria. Para Eliminar el Log entre fechas solo debe digitar el rango de fechas a eliminar. Ver figura 22. Figura 22. Borrar Log de Empresa
  • 69. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Para el caso de sistemas multiusuario donde el administrador del sistema puede ser el mismo supervisor se puede habilitar la opción Borrar Log al Actualizar Base de Datos. Esta opción tiene como funcionalidad confirmar la cantidad de registros del LOG que desea conservar al momento de actualizar la versión de la base de datos. Esto con el objetivo de recordar al Administrador el volumen de registros que tiene en el LOG y poder reducir el tiempo de actualización si se decide eliminar ciertos registros. La pantalla que el sistema muestra al momento de actualizar la base de datos y confirmar el borrado de registros del LOG es la siguiente: Figura 23. Borrar Log al actualizar base de datos 6.2 LOG DE ADMINISTRACIÓN La función de esta opción es revisar las operaciones realizadas por el Supervisor. Estas operaciones pueden ser: validar base de datos, actualizar base de datos, Hacer o Recuperar copias de seguridad. Las opciones, ventanas y funcionamiento de las opciones de este LOG son similares a la del LOG de la empresa. 6.4 CONSULTAS SQL Herramienta útil para hacer consultas directamente a las tablas de la Base de Datos de la empresa actual. Para realizar estas consultas debe digitar instrucciones SQL (scripts), como se puede observar en la figura 24. Esta ventana se divide en tres secciones: Sección de Botones: 1. Anterior: Muestra el script anterior. 2. Siguiente: Muestra el script siguiente. 3. Ejecutar: Ejecuta el script SQL.
  • 70. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Sección de Script: Aquí se escribe las instrucciones de SQL. Sección de Resultados: Muestra los campos y la información acorde con las instrucciones SQL antes ejecutadas. Figura 24. Ventana para Consultas SQL 7. OPCION SELECCIONAR EMPRESA Esta opción se utiliza para escoger la Empresa sobre la que aplicarán las funciones de Supervisor y ADMIN, por ejemplo: crear usuarios y asignar permisos. Para Seleccionar la empresa aparecerá la siguiente ventana. Ver figura 25. Figura 25. Ventana de Seleccionar Empresa
  • 71. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Se presiona Lista de Empresas y con Tabulador se selecciona la empresa deseada. 8. OPCION SALIR Permite salir del Módulo de Administración.
  • 72. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia UNIDAD 3: Modulo de Contabilidad 1. CARACTERÍSTICAS Y BENEFICIOS El modulo de CONTABILIDAD es una herramienta diseñada por TNS SOFTWARE para agilizar el proceso contable y generar automáticamente los informes respectivos, orientado a los usuarios a obtener mejores resultados tanto económicos como de tiempo. 2. ENTRADAS Y SALIDAS DEL MODULO 2.1 VISIÓN GENERAL A continuación se muestra un cuadro sintético de las utilidades del Módulo de Contabilidad, con sus respectivas entradas, procesos y salidas de datos. 3. OPERACIONES RUTINARIAS Acceso al Programa El usuario al dar clic sobre el icono de CONTABILIDAD visualizara la siguiente ventana:
  • 73. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se muestra la fecha de actualización del programa y un pensamiento. Dando clic en el botón u oprimiendo cualquier tecla esta ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de selección de empresa: Esta ventana muestra los datos generales de la empresa, la ruta donde esta ubicada la Base de Datos y el nombre del Servidor en cual esta ubicada dicha Base de Datos. Dando clic en el botón oprimiendo la tecla Enter la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana de Inicio de Sesión:
  • 74. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia En esta ventana se debe digitar el Usuario y la Contraseña la cual no se muestra para efectos de seguridad. Si la Contraseña es correcta la ventana desaparecerá y se mostrara la ventana Principal del programa:
  • 75. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Manejo de Ventanas Ventana Principal Barra Principal: Muestra el nombre del programa y a su vez contiene los botones de minimizar, maximizar y cerrar la ventana principal. Barra Menú Principal: Muestra el menú general del programa. Barra Informativa: Muestra El nombre de la Empresa, el mes y el año actual, y el nombre del Módulo. Barra de estado: Muestra información de ayuda de las diferentes opciones del programa y muestra el Usuario que está actualmente trabajando. Barra Botones de Acceso Rápido: Estos botones son de gran ayuda por que minimizan tiempo de trabajo, ya que con solo dar un clic sobre ellos despliegan la ventana, las cuales se encuentran las más usadas por el usuario.
  • 77. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia • Botón Vista Detalle – Vista listado: Dando clic muestra los registros uno por uno o como un listado. • Botón Exportar: dando clic sobre él cierra la ventana y se trae el valor del campo principal de la ventana. • Cuadro de Filtro: Muy útil para filtrar información, depende de lo que se escriba en él y del campo de la lista desplegable de campos. Oprimiendo ENTER activa la búsqueda. • Listado desplegable de Campos: Al dar clic sobre él despliega un listado de campos con los cuales se puede filtrar la información. • Botón de Búsqueda: Dando un clic sobre él activa la búsqueda. Filtra la información si se escribe algo en el cuadro de filtro de lo contrario ordena la información según el campo de la lista desplegable. 3.1 INGRESO DE INFORMACIÓN RECUERDE... Para comenzar a manejar las diferentes opciones del módulo de CONTABILIDAD, primero se deben ingresar los parámetros; cómo se explica en la parte de OPERACIONES NO RUTINARIAS.
  • 78. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia 3.1.1 Como Crear Plan de Cuentas Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Códigos Contables que se requieren para el manejo de la información contable de la empresa. Para la creación de un nuevo Código Contable solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Plan de Cuentas con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más T. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Código Contable, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información:
  • 79. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Código Contable en el sistema, de acuerdo al Plan Unico de Cuentas P.U.C. Creando primero las cuentas Mayores y luego la cuenta Auxiliar. Nombre: Introduzca aquí el primer nombre de la Cuenta, el cual es uno de los datos mas importantes ya que no puede quedar vacío. Cuenta se subdivide en Terceros: Marque si la cuenta maneja tercero o no, para que pueda ver reportes con Terceros, sin necesidad de crear los Terceros como cuentas contables auxiliares. Tipo de Cuenta – Tipo de Retención: Se utiliza está opción para los códigos contables de Tipo Retención, ya sea: Fuente – IVA – ICA (2365-2367-2368), seleccionando en la pestaña el Tipo y si no se deja en Ninguna. Es importante señalarla cuando sea de tipo retención la cuenta para que al efectuar un Comprobante de Egreso me muestre la base y el porcentaje de retención, de esta forma poder sacar los respectivos Certificados de Retención.
  • 80. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje (3.5 – 6 – 10) de retención de la respectiva cuenta. Base mínima: Se digita la base mínima para practicar la Retención, solo es informativo. Ajustes por Inflación: Se debe digitar las cuentas de Ajustes por Inflación (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el código contable se da click en la pestaña o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Depreciación/Amortización: Se debe digitar las cuentas de Depreciación o Amortización (Debite a) (Acredite a) cuando a la cuenta auxiliar se le deba practicar los respectivos ajustes. Para buscar el código contable se da click en la pestaña o usando LA BARRA ESPACIADORA aparecerá la ventana del Plan de Cuentas. Otros – Centros Permitidos: Se digita el Centro de Costos que quiero manejar con dicha cuenta auxiliar. Otros - Cierre Costos: Se digita la cuenta 1410 Productos en Proceso cuando se está manejando el módulo de Producción, se usa en los Cuentas pertenecientes a la Clase 7 Costos de producción o de operación. 3.1.2 Como Crear Terceros Esta opción le permite al usuario del sistema registrar o actualizar los datos de los Terceros que tienen una relación directa o indirecta con la empresa. Para la creación de un nuevo Tercero solo se digita el código del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: Ingrese al menú Archivos. Seleccione la opción Terceros con solo darle un clic en la pestaña o presionando la tecla CTRL más W. A continuación se desplegará la siguiente ventana:
  • 81. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Tercero, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, lista para insertar la nueva información Diligencie la siguiente información: Código: Aquí se ingresa el código con el cual se va ha registrar el Tercero en el sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero. Tipo Documento: Debe seleccionar el Tipo de Documento correspondiente al registro que estas insertando. Si desea desplegar los diferentes tipos de documentos de clic en el botón aparecerá el listado de los tipos que puedes escoger. (Cedula, Nit, Tarjeta, Extranjería). No. Identificación: Aquí se ingresa la identificación del Tercero, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Tercero.
  • 82. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Nombre: Introduzca aquí el primer nombre del Tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya que no puede quedar vacío. Datos Generales: Rep. Legal: Introduzca aquí el nombre completo de la persona que representa legalmente a la empresa o tercero, el cual es uno de los datos más importantes ya no puede quedar vacío. Dirección: Digite aquí la dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Ciudad: Introduzca el nombre de la Ciudad en la cual está ubicado el Tercero con los más mínimos detalles para mejor claridad en los datos. Teléfonos: Aquí debes introducir los números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Ruta de Foto: Digite la ruta correspondiente donde se encuentra ubicado el archivo de la foto del Tercero. Si no la sabes, la puedes registrar con solo dar clic en el botón y explorando el sistema hasta dar con la ubicación. Zona: Introduzca el código correspondiente a la Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. Clasificación: Digite el código correspondiente a la Clasificación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Clasificaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Clasificación de Terceros. Ver Cómo crear Clasificación de Terceros. Observaciones: Aquí puedes introducir los demás datos que tengas sobre información relacionada con el Tercero o detalles a tener en cuenta en este registro.
  • 83. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos Adicionales: Direccion2: Digite aquí la segunda dirección completa del Tercero o empresa, el cual es uno de los datos importantes del registro. Telefono2: Aquí debes introducir los demás números telefónicos donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información relacionada con este. Zona2: Introduzca el código correspondiente a la segunda Zona de ubicación del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Zonas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Zonas. Ver Cómo crear Zonas. E-mail: Introduzca la dirección de correo electrónico correspondiente al Tercero que estas registrando con los más mínimos detalles para mejor claridad en el intercambio de información.
  • 84. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Beeper: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Beeper donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Beeper: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Beeper de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Celular: Aquí debes introducir los números con el cual está identificado el Celular donde puedes ubicar al Tercero y manejar mejor la información. Emp. Celular: Introduzca el código correspondiente a la Empresa a la cual está afiliado el Celular de propiedad del Tercero. Si desea desplegar las diferentes Empresas de Comunicaciones de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Empresas de Comunicaciones. Ver Cómo crear Empresas de Comunicaciones. Fecha Nacimiento: Introduzca la fecha de nacimiento correspondiente al Tercero que estas registrando. Contabilidad:
  • 85. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Auxiliar Deudores: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Deudores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Ventas: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Ventas para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas Auxiliar Ret Fuente Servicios: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Proveedores: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Proveedores para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Compras: Digite el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Compras para este Tercero. (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Auxiliar Ret. Fuente Servicios: Introduzca el código correspondiente a la Cuenta Contable Auxiliar de Retención en la Fuente en Servicios (Código según su Plan de Cuentas). Si desea desplegar las diferentes Cuentas de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Plan de Cuentas. Datos Tributarios: Régimen Simplificado: Se activa la opción cuando el Tercero es un Proveedor de Régimen Simplificado, me permite generar un Certificado (Nota Interna) requerido por la D.I.A.N.
  • 86. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Agente Autorretenedor: Se activa la opción cuando el Tercero es un Proveedor Autorretenedor, por lo tanto el sistema no permite hacerle retención en el momento del pago. Datos de Facturación: Tipo de Tercero: Debes seleccionar el tipo de Tercero mediante la activación de la casilla correspondiente según el rol que cumpla, en este caso puedes escoger cuatro opciones como Cliente, Cobrador, Proveedor, Vendedor o empleado.
  • 87. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fecha Ult. Compra: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Compra: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Compra, en caso de que el Tercero sea de Tipo Cliente y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Fecha Ult. Venta: El sistema en este campo muestra la Fecha de la Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una venta. No es modificable por el usuario. Valor Ult. Venta: El sistema en este campo muestra el valor por el cual fue realizada Ultima Venta, en caso de que el Tercero sea de Tipo Proveedor y que efectivamente haya realizado una compra. No es modificable por el usuario. Vendedor: Digite el código correspondiente al Vendedor el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Asesor: Introduzca el código correspondiente al Asesor el cual está directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Asesores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Facturar A: Digite el código correspondiente al Tercero el cual está directamente relacionado con el Tercero y al cual se le va ha cargar la facturación. Si desea desplegar los diferentes Terceros de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cuota Moderadora: Introduzca el porcentaje de la cuota que se va ha manejar para este tercero según la compra que realice. Tipo Lista de Precios: Introduzca el numero de la Lista de Precios del artículo que se va ha manejar para las ventas que se le realicen a este Tercero en caso de que sea Cliente, puedes digitar 1, 2, 3, 4 o 5.
  • 88. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Datos de Cartera: Cobrador: Introduzca el código correspondiente al Cobrador el cual esta directamente relacionado con el Tercero. Si desea desplegar las diferentes Cobradores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Cliente Aplica Retención: Debes seleccionar la casilla si el cliente aplica retención sobre las compras que realiza, en caso de que no aplique retención se deja en blanco. Máx. Crédito Ventas: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual el Tercero tiene derecho a crédito. Máx. Crédito Compras: Debes digitar la cantidad máxima en dinero a la cual tiene derecho la Empresa en crédito con respecto a este tercero en caso que este sea Proveedor.
  • 89. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Fiador 1: Digite el código correspondiente al Primer Fiador el cual está directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Fiadores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Fiador 2: Digite el código correspondiente al Segundo Fiador el cual esta directamente relacionado con el Tercero y respalda el crédito de este. Si desea desplegar los diferentes Vendedores de clic en el botón o presione la BARRA ESPACIADORA y aparecerá la ventana de Terceros. Ver Cómo crear Terceros. Tablas: 3.1.3 Como Crear Prefijos de Documentos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los Prefijos de los Documentos. Para la creación de un nuevo Prefijo solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Tablas. 3. Seleccione la opción Prefijos de Documentos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Prefijo, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información.
  • 90. PAQUETES CONTABLES _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Prefijo dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Prefijo. Descripción: Introduzca aquí el nombre con el cual se identificara el Prefijo, tenga en cuenta la claridad de la descripción ya que es un dato muy importante. 1.2.4 Como Crear Bancos Esta opción le permite al usuario registrar o actualizar los datos de los diferentes Bancos que se manejan en la empresa. Para la creación de un nuevo Banco solo se digita la identificación del mismo, con todos los datos correspondientes para el registro: 1. Ingrese al menú Archivos. 2. Seleccione la opción Bancos con solo darle un clic en la pestaña. A continuación se desplegará la siguiente ventana: Después se presiona la tecla Insert para crear el nuevo Banco, seguidamente le aparecerá las nuevas casillas en blanco, listas para insertar la nueva información. Diligencie la siguiente información: Código: Digite el código con el cual se va ha identificar el Banco dentro del sistema, se recomienda que no deje espacios o puntos entre los números que identificaran al registro del Banco.