White Paper                  Office der ZukunftWarum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen                       ...
Inhalt1      HINTERGRUND UND EINLEITUNG                                       3       1.1    „Zukunft ist jetzt“          ...
1 Hintergrund und EinleitungViele Geschäftsführer sind seit Jahren in Geberlaune – jedenfalls wenn es um das ThemaAutomobi...
Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil       der Aufwand für Umstellung gescheut wird             o   finanz...
Massenmarkt angekommen sind. Vor dem Hintergrund steigender Wettbewerbsanforderungen oderLohnkosten2 (bezogen auf die Prod...
1.1 „Zukunft ist jetzt“Wir werden häufig von unseren Kunden gefragt, welche Vorteile ihre Organisationen mit einemInvestme...
   Wirtschaftlichkeit                 Je nach Workload und Prozesskette lassen sich die einzelnen Aufgaben durch         ...
Die zentrale Frage lautet, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesseeiner neuen (Office)-Lös...
1.2 Wer gewinnt, wer verliert?Warum geht eine Firma pleite, und eine andere wird zum Marktführer in ihrer Branche? Diese F...
2 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - gestern & heute„Eine normale Schreibmaschine braucht 44 Typenhebel. Der IBM 72 genüg...
insbesondere Kommunikations- und Kollaborationskomponenten in die Lösungen integriert.Hierdurch werden in sich stimmige un...
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Durch attraktive Gestaltung der Arbeitsumgebung können für das Unternehmen                 wirklich wichtige Mitarbeiter m...
3.1       Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt          erforderlich istDie in Kapitel 1 s...
3.1.1    Herausforderungen für HR-VerantwortlicheDie veränderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenparameter f...
geschäftlichen Vorteil bringt. Jedoch ist die „State oft the Art“ Ausstattung der Mitarbeiter mit den„Brot- und Butteranwe...
4 Fazit & Empfehlung der Experton GroupWenn es um die Frage geht, wie die Arbeitswelt zukünftig im Rahmen einer ganzheitli...
4.1 Kritische Würdigung von Microsoft OfficeDas Office Paket für den Client von Microsoft kann ohne Zweifel als De-facto-S...
Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen undProdukteigenschaften können Entsche...
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Experton Group White Paper: Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen?

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White Paper der der Experton zum Thema "Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen?

Anwender kleben an alten Office-Generationen fest

60 Prozent der Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen haben eine Version einer Office-Software fünf Jahre und länger im Einsatz

Gewohnheit und fehlendes Wissen blockieren schnellere Upgrades

Produktivitätspotenziale bleiben ungenutzt

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Experton Group White Paper: Office der Zukunft - warum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen?

  1. 1. White Paper Office der ZukunftWarum viele Unternehmen die Neuausrichtung verpassen und wo die Herausforderungen liegen? „Nichts ist so beständig wie der Wandel” (Heraklit von Ephesos (etwa 520 - 460 v. Chr.) Axel Oppermann Senior Advisor phone: +49 561 506975 - 24 mobile: +49 151 223 223 00 axel.oppermann@experton-group.com Januar 2011
  2. 2. Inhalt1 HINTERGRUND UND EINLEITUNG 3 1.1 „Zukunft ist jetzt“ 6 1.2 Wer gewinnt, wer verliert? 92 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - GESTERN & HEUTE 103 DER „MODERNE“ (BÜRO-)ARBEITSPLATZ - HEUTE & MORGEN: OFFICE DER ZUKUNFT 13 3.1 Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich ist 15 3.1.1 Herausforderungen für HR-Verantwortliche 16 3.1.2 Herausforderungen für die Unternehmensleitung 164 FAZIT & EMPFEHLUNG DER EXPERTON GROUP 18 4.1 Kritische Würdigung von Microsoft Office 19© 2005-2011 Experton Group AG 2
  3. 3. 1 Hintergrund und EinleitungViele Geschäftsführer sind seit Jahren in Geberlaune – jedenfalls wenn es um das ThemaAutomobil geht. Die durchschnittliche Nutzungsdauer von PKWs in Unternehmen liegt bei 36 bis48 Monaten. Danach werden diese Fahrzeuge ausgetauscht. Es gibt ja schließlich neuere Modelle!Anders sieht die Strategie der meisten Unternehmen bei Investitionen in Informationstechnologieaus. Hier werden immer mehrPCs, Drucker oder auchOffice-Software in nahezubiblischen Dimensionengenutzt: Aktuelle Studien1 derExperton Group zeigen auf,dass knapp 60 Prozent derUnternehmen mit mehr als100 PC-Arbeitsplätzen eineVersion einer Office-Softwarefünf Jahre und länger imEinsatz haben. 10 Prozent derbefragten Unternehmensetzen diese Lösungen sogarlänger als sechs Jahre ein.Dies bedeutet, dass ein biszwei Produktgenrationenübersprungen werden. Bezogen auf die Medizin würde dieses Verhalten bedeuten, dass bei einereinfachen Endoskopie heute noch ein wochenlanger Krankenhausaufenthalt notwendig wäre.Die Frage, die sich zwangsläufig stellt: Warum investieren Unternehmen regelmäßig in neueAutomobile, auch wenn die alten Modelle den Fahrer sicherlich noch eine ganze Zeit von A nach Bgebracht hätten, und tun dies nicht in gleicher Weise bei Office-Systemen?1 Um den Ausführungen in diesem White Paper ein fundiertes und praxisnahes Fundament zu bereiten, führte die Experton Group 150telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen durch. Ferner wurden Gespräche mit IT-Entscheidern geführtund sekundäranalytische Quellen genutzt.© 2005-2011 Experton Group AG 3
  4. 4. Neuere Office-Systeme werden nicht eingesetzt, weil  der Aufwand für Umstellung gescheut wird o finanzieller Aufwand o Aufwendungen für personelle Ressourcen  der erzielbare Nutzen ist den Entscheidern nicht bekannt – bzw. kann nicht bewertet werden o Nutzen für das gesamte Unternehmen o Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter  „Gewohnheit“ eingekehrt ist o Arbeitsabläufe sind etabliert o Vorbehalte und Ängste gegenüber Veränderungen  der Unternehmensleitung und den Verantwortlichen für die strategische Planung oftmals nicht bekannt ist, dass sie bereits durch ausgelaufene oder laufende Verträge Nutzungsrechte für aktuelle Softwaregenerationen erworben haben. Sie gehen also im Rahmen der Planung von falschen Größen aus. o Liegt dieser Sachverhalt vor, entstehen für die Software keine neuen Lizenzkosten - sie wurde ja bereits erworben. o Empfehlung: Prüfung der Verträge durch IT und/oder das zentrale Vertragsmanagement, in welchem Umfang Nutzungsrechte erworben wurden.Durch eine Verschleppung von Investitionen kommt es in Unternehmen, die Office-Systeme längerals 3,5 bis 5 Jahren einsetzen, fast zwangsläufig zu veralteten Arbeitsabläufen, die bei nochlängerer Nutzung in „verkrusteten“ Organisationsstrukturen münden können. Diese Strukturen sindgekennzeichnet durch  qualitativ schlechte Arbeitsprozesse,  lange Durchlaufzyklen und Jahrbuch 2010:  geringe Flexibilität. Ein Zahlenbeispiel: Die Lohnkosten jeDie entstehenden Nachteile gegenüber dem Arbeitnehmer in Relation zur ProduktivitätWettbewerb rauben die Grundlagen für den (je Erwerbstätigen) sind im Jahr 2009 umwirtschaftlichen Erfolg. Insbesondere 5,2% gestiegen.steigende Lohnkosten bei gleichbleibenderProduktivität können zu einer schlechteren Wettbewerbsposition führen.Aktuell verpassen Unternehmen, die auf Systeme aus den Jahren 2003 bis 2007/2008 setzen, somitEntwicklungen wie die organische Verankerung wissensbasierte Arbeitsmodelle oder den Einzugmoderner Instrumente und Methoden für Kollaboration, Reporting oder Analysen, die bereits im© 2005-2011 Experton Group AG 4
  5. 5. Massenmarkt angekommen sind. Vor dem Hintergrund steigender Wettbewerbsanforderungen oderLohnkosten2 (bezogen auf die Produktivität) sind solche Verhaltensmuster fahrlässig.Insbesondere Branchen, wo steigende Arbeitskosten zu einer verschlechterten Relation derLohnkosten zur Arbeitsproduktivität führen, sind hier benachteiligt. Es handelt sich besonders umUnternehmen aus den Bereichen Industrie, Handel, Dienstleistungen und Finanzwesen. Aber auchviele Öffentliche Verwaltungen können sich von dem Vorwurf nicht befreien, mit den fürInformationstechnologie bereitgestellten Haushaltsmitteln nicht verantwortungsvoll umzugehen.Sie verstehen oftmals nicht, dass Wirtschaftlichkeitnicht nur aus Sparen und Verzichten entsteht, Dieses Research Paper richtet sichsondern auch durch gezielte Investitionen zur besonders an Geschäftsführer und HR-Steigerung der Produktivität erreicht wird. Der IT- Verantwortliche in mittelständischen undMarkt bietet, mit den aktuell verfügbaren größeren Unternehmen.Software-Produktgenerationen und Endgeräten, Behandelt werden aktuelleneue Lösungen und Ansätze zur Umsetzung Entwicklungen in den IT-basiertenunternehmensinterner und auch Arbeitswelten der „Büroarbeiter“unternehmensübergreifender Planungs- und Ergebnisse aktueller BefragungenSteuerungsaufgaben an. Diese erlauben es, die werden im Kontext mit Erkenntnissenwachsenden Mitarbeiter- und aus der Praxis kombiniert. Tipps undKundenanforderungen zu befriedigen. Dies Anregungen runden die Ausführungengeschieht auf Basis einer gesteigerten ab.persönlichen Produktivität des einzelnenMitarbeiters und insbesondere durch: • die agile Interaktion zwischen Kollegen, mit Kunden und Lieferanten über standardisierte Kanäle, mit dem Ziel eines raschen Informationsaustausches. • das unmittelbare Auffinden und Verwerten von Daten, Kompetenzträgern und Experten, Antworten und Lösungen. • das Teilen von Wissen und Erfahrungen innerhalb der Wertschöpfungskette. • die stärkere Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen. o Mittels verbesserter Projektkommunikation, o gemeinsamer Ideengenerierung – auch über Standorte hinweg – und o zentralem Dokumenten-/ Projektmanagement.2 Vergleiche: Statistisches Bundesamt 2011/Statistisches Jahrbuch 2010© 2005-2011 Experton Group AG 5
  6. 6. 1.1 „Zukunft ist jetzt“Wir werden häufig von unseren Kunden gefragt, welche Vorteile ihre Organisationen mit einemInvestment in IT-Infrastrukturlösungen im Allgemeinen und Office Systemen im Besonderen haben,und warum jetzt ein Umstieg notwendig ist. Hier können wir mit einer kurzen Antwort nur in denseltensten Situationen dienen. Der konkrete (finanzielle) Nutzen lässt sich auf Basisunterschiedlicher (finanz-) mathematischer Modelle berechnen und variiert je nach Unternehmen.Grundsätzlich gilt allerdings, dass  bei einer Einführung von Office-Systemen neben kurzfristigen quantitativen Größen insbesondere qualitative Faktoren ausschlaggebend sind. Hierzu zählt neben einer verbesserten Arbeitsqualität insbesondere die organisatorische Weiterentwicklung des Unternehmens. Das bedeutet o Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit o Möglichkeit zur Erschließung neuer Angebote und/oder Märkte o Integration von Lieferanten und Kunden in die Arbeitsabläufe o Flexibilisierung der Organisation  eine Kosten- Nutzenbetrachtung nicht alleine aus dem Blickwinkel des eigenen Unternehmens erfolgen kann. Vielmehr gilt es die Position gegenüber dem Wettbewerb einzubeziehen. Die Kernfrage lautet hierbei: Welche organisatorischen Umstellungen müssen unternommen werden, um gegen den Wettbewerb zu bestehen bzw. ihn zu übertreffen?Viele quantitative Analysen belegen einen stark ausgeprägten Zusammenhang zwischen demzunehmenden Einsatz von Computern bzw. von computerbasierten Technologien.  Wettbewerbsfähigkeit 80% der befragten Unternehmen geben an3, dass die Investitionen in Unified Communication und Collaboration (UCC-) und (neue) Office-Systeme zu einer verbesserten Wettbewerbs- und Leistungsfähigkeit des Unternehmens beitragen.3 150 telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen© 2005-2011 Experton Group AG 6
  7. 7.  Wirtschaftlichkeit Je nach Workload und Prozesskette lassen sich die einzelnen Aufgaben durch moderne Office-Systeme deutlich effizienter erstellen. Dabei geht es nicht nur um die persönliche Effizienz des einzelnen Mitarbeiters – also Zeiteinsparungen von 10 bis 15 % bei strukturierten Arbeitsabläufen. Vielmehr geht es auch um eine schnellere und qualitativ hochwertigere Umsetzung der Arbeitsaufgaben innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette.  Zufriedenheit der Mitarbeiter Die Mitarbeiterzufriedenheit hängt auch eng mit dem Grad der technischen Ausstattung zusammen. Insbesondere Information Worker mit einer hohen Affinität zu CE- und IT wollen die gewohnten Funktionalitäten auch im Arbeitsalltag nutzen. Zu den Funktionalitäten zählen:  schneller und konsolidierter Zugriff auf Daten und Informationen  Klassische- und (social) Netzwerk-Suchsysteme Suche nach Schlagworten (Yahoo, Google, Bing) oder vernetzten Informationen aus dem eigenen (sozialen) Netzwerk (Facebook)  Zugriff über unterschiedliche Geräte auf die gleichen Daten Privat exemplarisch auf Fotos, in der Arbeitswelt auf Berichte oder Kalkulationen  pragmatische Kommunikation  Ad-hoc Kontaktaufnahme Schnelle Ansprache durch Messenger- bzw. Chat-Funktionen  Mehrkanalkommunikation direkte und indirekte Kommunikation über unterschiedliche Kanäle wie Telefon, Messenger, Videokonferenz, Wiki oder Blog.Vor dem oben skizzierten Hintergrund muss ein Vergleich zwischen den bestehenden Altsystemen(dies sind bei Office-Lösungen zu ca. 87% noch immer Microsoft Office 2003 und 2007) und den amMarkt erhältlichen Produkten durchgeführt werden. Dieser Vergleich sollte sich auf den Nutzen (=eine Nutzenanalyse) beziehen und in einem ersten Schritt ohne eine Bewertung der absolutenKosten erfolgen.© 2005-2011 Experton Group AG 7
  8. 8. Die zentrale Frage lautet, welche Vorteile bringen verbesserte Kollaborations- und Arbeitsprozesseeiner neuen (Office)-Lösung  im Vergleich zu den bestehenden Office-Systemen?  in Zusammenarbeit mit den (restlichen) IT-Systemen?  in einer Wettbewerbssituation? (wie kann eine Verbesserung zum Wettbewerb erfolgen?)Eine solche Betrachtung sollte auf drei zentralen Eckpfeilern beruhen. Diese sind:  Produktivität Frage: Wo lässt sich die Produktivität verbessern?  Kosten Frage: Wo lassen sich Kosten reduzieren?  Mehrwert Frage: Welche Mehrwerte können durch verbesserte Arbeitsprozesse und Reorganisation erzielt werden? Abbildung 1:Mögliche Kriterien zur NutzenermittlungDie Untersuchungen der Experton Group zeigen auf, dass eine kombinierte Betrachtung desNutzens durch die „interne Brille“ sowie mit einem Blick auf den Wettbewerb nur selten erfolgt (siehehierzu auch Kapitel 4).© 2005-2011 Experton Group AG 8
  9. 9. 1.2 Wer gewinnt, wer verliert?Warum geht eine Firma pleite, und eine andere wird zum Marktführer in ihrer Branche? Diese Fragehat bereits Charles Darwin (indirekt) beantwortet: Es werden die sein, die am besten angepasstsind, und nachhaltige Innovationen am schnellsten aufgreifen. Natürlich hatte Darwin nichtUnternehmen der heutigen Ausprägung im Sinn, sondern vielmehr die Entwicklung einzelner Arten.Aber seine Thesen lassen sich auch auf die heutigen Unternehmen übertragen. So verlangenveränderte Umweltbedingungen angepasste und neue Formen der organisatorischen Ausrichtung.Auslöser hierfür sind nach Untersuchungen der Experton Group insbesondere:  die Globalisierung o Jedoch nicht primär nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen bezogen, sondern vielmehr auf die Entstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems.  die „Consumerization of IT“ und die damit verbundenen Anforderungen der Mitarbeiter o Viele Mitarbeiter (insbesondere Wissensarbeiter) möchten die im privaten Umfeld eingesetzten Geräte wie Smartphones oder Tablets in die Arbeitswelt mitbringen. Gleiches gilt für die Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. So schwappen die Gewohnheiten aus der „privaten Web 2.0-Welt“ in die Unternehmen.  der ortsungebundene Zugriff auf Daten und Kommunikationskanäle o Die Entwicklung in Richtung zentralisierte Datenhaltung um Kollaborationslösungen sowie Cloud Computing tragen dazu bei, ortsungebunden auf die benötigten Daten zugreifen zu können.Gewinnen werden nicht die Großen über die Kleinen, nicht die Schnellen über die Langsamen,sondern jene Unternehmen, die die neuen technologischen und organisatorischen Möglichkeitenvon dem Hintergrund agiler und globaler Wettbewerbssituationen für sich nutzen. Dabei spielenTrends wie Mobilität und Echtzeitkommunikation eine große Rolle. Und natürlich die zentrale Frage,wie das „Büro der Zukunft“ aussehen wird!© 2005-2011 Experton Group AG 9
  10. 10. 2 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - gestern & heute„Eine normale Schreibmaschine braucht 44 Typenhebel. Der IBM 72 genügt ein einzigerSchreibkopf“. Mit dieser Aussage machte IBM im Jahr 1965 für sein bahnbrechendesSchreibkopfsystem Werbung, und ebnete in zahlreichen Unternehmen den Weg für ein effizienteresArbeiten. Aber auch dieses „revolutionäre System“ war schnell überholt und konnte der weiterenAutomatisierung der Büros der 60er und 70er Jahre des letzten Jahrhunderts nicht standhalten. Sowurden (mehr oder weniger schnell) Großcomputer in den Unternehmen eingesetzt, bevor diese inder 80er Jahren durch den Einsatz von Mikrocomputern ergänzt und ersetzt wurden. Die Evolutiondieser Systeme zu Netzwerken von Workstations (und Servern) veränderte die Arbeitsweltabermals. Durch diese, seinerzeit revolutionäre Technik, und durch neue Management- undOrganisationskonzepte entstanden integrierte und vernetzte Informationskonzepte, welche sichauch über die Grenzen einzelner Unternehmen hinweg ausbreiteten. Die Verbreitung derInternettechnologie in den 90er Jahren und der Megatrend „Globalisierung“4 führten zur nächstenwesentlichen Entwicklungsstufe.Als zentrale Komponente der täglichen Arbeit haben sich im Laufe der organisatorischenWeiterentwicklung insbesondere auch standardisierte und softwarebasierende Office-Lösungenetabliert. Bei diesen Lösungen handelt es sich heute jedoch nicht mehr nur um „plumpe“Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Moderne Systeme beinhalten vielmehr auchKommunikations- und Kollaborationselemente und ermöglichen ein integriertes und nahtlosesArbeiten. Insbesondere seit Mitte der 90er Jahre ist eine enorme Zunahme an Funktionalitäten undunterstützten Aktivitäten zu erkennen. Während bis ca. 1995 die nahtlose Kombination vonTextverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation im Fokus standen, rückten ab 1996 ersteNachrichten und Mail-Dienste in den Mittelpunkt. Dies war seinerzeit eine enorme Aufwertung derKommunikationsmöglichkeiten und steigerte oftmals die Geschwindigkeit der Prozesse. Hierbeihandelte es sich insbesondere um Prozesse, die auf eine Interaktion zwischen Menschen beruhtenoder ausgelegt waren.Die nächste große evolutionäre Weiterentwicklung wurde in den Jahren 2004 bis 2006 in die Office-Systeme integriert. Teamarbeit, die Organisation von Inhalten (Content-Management) und dieganzheitliche Abbildung der Geschäftsprozesse waren hier die zentralen Themen. Seit 2009 wurden4 Dabei bezieht sich „Globalisierung“ nicht nur auf Handelsbeziehungen und geografische Ausrichtungen. Es steht vielmehr dieEntstehung eines – in Echtzeit agierenden – weltumspannenden technisch-organisatorischen Systems im Fokus.© 2005-2011 Experton Group AG 10
  11. 11. insbesondere Kommunikations- und Kollaborationskomponenten in die Lösungen integriert.Hierdurch werden in sich stimmige und integrierte Arbeitsabläufe ermöglicht. Schwerpunkte der Office-Systeme bis ca. 1995 ab 1995/1996 seit 2004/2005 2009 bis 2013Textverarbeitung Nachrichten und Mail- Content-Management Kommunikation DiensteTabellenkalkulation Textverarbeitung nahtlose Kollaboration GeschäftsprozessePräsentation Tabellenkalkulation Teamarbeit Inhalte (inkl. Datenbanken)  Suchen  Finden  Ablegen Präsentation ganzheitliche GeschäftsprozesseDer Einsatz von Office-Systemen hat sich somit von einer unterstützenden Komponente zumzentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt. Vor diesem Hintergrund treten dieeingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement fürhoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass „manuelle“ Routineaufgaben, wie zum Beispiel  ein mehrfaches händisches Eingeben von identischen Daten in unterschiedliche Systeme (stark verbreitet im Gesundheitswesen/Krankenhäusern) und  die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten beruhen,durch standardisierte beziehungsweise automatisierte Prozesse abgelöst werden. Im gleichenKontext können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie  die organisatorische und personelle Führung,  die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die  Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellungschneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden.Während ältere Produktgenerationen von Office-Systemen oder einzelne auf den Client zentrierteLösungen diese bereits seit Jahren geweckten Bedürfnisse nicht (oder nur teilweise) erfüllen© 2005-2011 Experton Group AG 11
  12. 12. können, ermöglichen aktuelle Produktgenerationen, wie exemplarisch das Office-System vonMicrosoft,  die nahtlose Integration unterschiedlicher Daten – z.B. aus ERP-Systemen,  die Vernetzung der Mitarbeiter und Dokumente und kollaborative Arbeitsprozesse sowie die  ortsunabhängige Nutzung von Daten und Kommunikation und die  Suchfunktionalitäten über unterschiedliche Systeme hinweg.Ermöglicht und getrieben wird diese Entwicklung auch dadurch, dass Daten und einzelneAnwendungen nicht mehr (ausschließlich) auf einzelnen Geräten vorliegen, sondern „im Netz(werk)“– der sogenannten „Cloud“. Das dahinterliegende Konzept (Cloud Computing), verknüpftTechnologien und Managementkonzepte, die sich seit über 10 Jahren entwickelt haben und ständigverbessert werden. Cloud Computing besitzt das Potenzial, die derzeitigen IT-Landschaften und ihreNutzung in weiten Teilen abermals zu verändern, zumindest aber deutlich zu beeinflussen. Dasbetrifft sowohl das „Was“ (z.B. welche Systeme werden genutzt) als auch das „Wie“ (u.a. IT-Organisation). Technik darf hierbei allerdings nicht als „Selbstzweck“ verstanden werden. Vielmehrgeht es darum, die sich wandelnden Anforderungen von Mitarbeitern und Kunden (mindestens) zuerfüllen. Hierzu zählt auch die bedarfsgerechte Ausstattung der Mitarbeiter mit Informations- undKommunikationstechnologien.© 2005-2011 Experton Group AG 12
  13. 13. 3 Der „moderne“ (Büro-)Arbeitsplatz - heute & morgen: Office der ZukunftDas „Office der Zukunft“ ist von einer Vielzahl von nachhaltigen Trends aber auch kurzfristigenHypes geprägt. Zu den nachhaltigen Trends zählen unter anderem:  Mobilität der Mitarbeiter und ortsungebundene Erstellung der Leistung  digitale-/soziale Vernetzung innerhalb der Unternehmen, zum Kunden und in der Lieferkette  Diversifikation der Client-Infrastruktur. Immer mehr und immer unterschiedlichere Endgeräte werden durch den Mitarbeiter genutzt.Die Untersuchungen der Experton Group zeigen deutlich auf, dass die Anwenderlandschaftzukünftig nicht (bzw. nicht mehr) so homogenwie in den letzten zehn Jahren sein wird. In Unternehmensleitung und HR-einer Vielzahl von Unternehmen werden Verantwortliche müssen frühzeitig die sichmindestens vier Anwendertypen (Rollen) ändernden Arbeitsparadigmen in ihreranzutreffen sein: strategischen Planung berücksichtigen.  „mobile“ Mitarbeiter (Smart Worker) Hierzu zählt auch die Gestaltung der  Standortgebundene „Standard“- Übergangsprozesse von der „klassischen“ Mitarbeiter Arbeitswelt in flexible und fraktale Strukturen.  Mitarbeiter mit besonderen Anforderungen Nach Analysen der Experton Group haben  Heimarbeiter/Heimarbeitsplätze diese Transformationsprozesse eine Laufzeit von 3 bis 4 Jahren.StatistischesDiese „Typen“ zeichnen sich durch unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich der Ausstattung mitIT und an eine Unternehmensorganisation aus. Neben den organisatorischen Herausforderungendiese zu managen, entstehen für Unternehmen in einer solchen Diversifikation insbesonderefolgende Vorteile:  flexible Gestaltung der Arbeitsprozesse auf Ebene der Typen/Rollen. Hierdurch wird eine flexible Steuerung- und Auslastung der Arbeitnehmer ermöglicht.  Gewinnung und Bindung von operativ und strategisch wichtigen Mitarbeiten.© 2005-2011 Experton Group AG 13
  14. 14. Durch attraktive Gestaltung der Arbeitsumgebung können für das Unternehmen wirklich wichtige Mitarbeiter motiviert werden, Stichworte sind hier Work-Life-Balance und selbstbestimmtes Arbeiten. Hierzu zählen sowohl langjährige und etablierte Kompetenzträger (die oft zitierten „alten Hasen“), aber auch Neueinsteiger und „Perspektivkräfte“; die zu Wissensträgern und zukünftigen Führungskräften entwickelt werden.  Reduktion der Gesamtkosten für IT durch bedarfsgerechte (arbeitsplatzspezifische) Ausstattung. Verbesserte Mittelverwendung – Mitarbeiter die „viel“ IT benötigen bekommen diese, Kollegen die nur rudimentäre Anforderungen haben werden reduziert, aber bedarfsgerecht, ausgestattet.Soziologen und Arbeitswissenschaftler gehen davon aus, dass sich in naher Zukunft offeneArbeitsplatzmodelle ohne Bindung an einen physikalischen Ort durchsetzen werden. Auch wenndiese Entwicklung nicht zwingend das Ende des Schreibtischs bedeutet, ergibt sich eine geänderteAnforderung an die Arbeitsinfrastruktur. So haben Nutzer von Smartphones, Notebooks oder Tablet-PCs, andere Anforderungen an die Arbeitskonzepte, als Nutzer von Schreibmaschine, TippEx undKarteikarten. Bezogen auf die benötigte Informationstechnologie stellen solche flexiblen Modellekeine Herausforderung dar. Im Gegenteil - der Markt bietet zahlreiche Optionen zurbedarfsgerechten Ausstattung der Mitarbeiter mit IT. Hierzu zählen beispielshalber:  Anbindung mobiler Mitarbeiter über Online-Services (exemplarisch über das Breitstellungsmodell Cloud Computing).  Zugriff auf Daten, losgelöst vom Endgerät auf Basis interoperabler Systeme.  Bereitstellung von Präsenzinformationen (Statusmeldungen) einzelner Personen und in Anwendungen integrierte Kommunikationslösungen.Gehemmt wird die Umsetzung jedoch durch Unternehmensleitung oder HR-Verantwortliche, weil sieden Wert und die Auswirkungen der technischen Umstrukturierungen häufig nicht einschätzenkönnen. Dabei ist es gerade Aufgabe des Managements, Arbeit im Allgemeinen und Wissensarbeitim Besonderen produktiv(er) zu gestalten. Dies ist insbesondere bei Unternehmen in Deutschlandvon zentraler Bedeutung, deren vorrangiges Alleinstellungsmerkmal der wissensbasierte Output ist.Dies trifft sowohl auf Anlagenbauer zu, die ihre nationale und internationale Position nur noch mitSpezialanfertigungen verteidigen können, wie auf Ingenieure, Autobauer oder Pharmaunternehmen.© 2005-2011 Experton Group AG 14
  15. 15. 3.1 Herausforderungen für Unternehmen – oder warum eine Umstellung jetzt erforderlich istDie in Kapitel 1 skizzierten Rahmenparameter machen Änderungen und Anpassungen innerhalb derUnternehmensorganisation unausweichlich. Sie betreffen nahezu alle Fachbereiche undManagementaufgaben. Die elementaren Herausforderungen sind  die Ablösung starrer oder linearer Organisationssysteme durch dynamische und projektbezogene Modelle. Die Zusammenarbeit und die Steuerung auf Unternehmensebene und in Wertschöpfungsnetzwerken muss neu organisiert werden. Verlagerte Wertschöpfungstiefen (Stichwort: Teilfertigung) und wachsende Segmentierung erfordern hier rasches Handeln. Die Abwicklung von dynamischen Arbeitsprozessen setzen zeitgemäße Werkzeuge für die Mitarbeiter voraus. Office-Software, die sechs oder mehr Jahre alt ist, kann diesen Zweck nicht erfüllen.  die Organisation von unterschiedlichen und parallelen Arbeitsstilen. Ältere Arbeitnehmer bringen Erfahrungen in das Unternehmen ein. Junge Kollegen neue Konzepte und Modelle oder neue Arbeitsinstrumente, die sie aus der privaten Welt kennen. Gleichzeitig wollen strategische Mitarbeiter die Form und den Ort der Leistungserbringung selbstständig wählen. Die Integration kann nur erfolgen, wenn die unterschiedlichen Arbeitsmethoden zentral orchestriert werden, und die Mitarbeiter an gleiche Kollaborations- und Kommunikationsinfrastrukturen angebunden sind. Diese können in moderne Office-Lösungen abgebildet werden.© 2005-2011 Experton Group AG 15
  16. 16. 3.1.1 Herausforderungen für HR-VerantwortlicheDie veränderten wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenparameter führen, wie in den erstenbeiden Kapiteln beschrieben, auch zu neuen Aufgaben und Herausforderungen fürPersonalentscheider. Ziel ist es, die aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens andie Ressource „Arbeit“ zu decken. Hilfsmittel sind moderne IT-Infrastrukturen, Office-Systeme undKollaborations- und Kommunikationslösungen (UCC). Die durch die Experton Group identifiziertenHerausforderungen liegen insbesondere in der.  Analyse der benötigten (bzw. nicht mehr benötigten) Fähigkeiten, der  Personalentwicklung auf Basis der identifizierten Bedarfe und der  Definition neuer Jobprofile und Aufgabenfelder sowie die  Integration IT-ferner Mitarbeiter in die Workflows der Unternehmens-IT.Aus Sicht der Experton Group sind HR-Verantwortliche in der Pflicht, den Einsatz vonInformationstechnologie zu forcieren und nachdrücklich zu fordern. Nur so werden sie in der Lagesein, den Herausforderungen zu begegnen.3.1.2 Herausforderungen für die UnternehmensleitungEinführen, experimentieren und im Unternehmen verbreiten. Dies sollte das Credo vonGeschäftsführung hinsichtlich Geschäftsanwendungen wie Office-Lösungen sein. Nur durchWeitblick und Innovationsbereitschaft kann ökonomisch profitiert werden. Die tatsächlicheEinschätzung ist allerdings vielerorts konträr. Egal ob Geschäftsführer oder CEO: Viele Entscheiderin Unternehmen verkennen noch immer den Zusammenhang zwischen Informationstechnologie undWettbewerbsfähigkeit. Dabei hängt die Zukunft vieler Unternehmen von Größen wie Qualität oderGeschwindigkeit ab. Entscheidungen werden vertagt, Weichen nicht frühzeitig gestellt und oftmalsGeld zum Fenster hinaus geworfen. So zeigen unsere Untersuchungen, dass eine Vielzahl vonUnternehmen, aus allen Branchen, bereits erworbene Software nicht im Unternehmen ausrollt.Gründe hierfür sind unter anderem Versäumnisse bei der organisatorischen Weiterentwicklung desUnternehmens und fehlende Strukturen.Es ist klar, dass es jedem Geschäftsführer oder Konzernchef mehr als schwer fallen dürfte, „Hausund Hof“ für ein großes IT-Projekt zu riskieren, das (evtl. auf den ersten Blick) keinen klaren© 2005-2011 Experton Group AG 16
  17. 17. geschäftlichen Vorteil bringt. Jedoch ist die „State oft the Art“ Ausstattung der Mitarbeiter mit den„Brot- und Butteranwendungen“ – nämlich Geschäftsanwendungen im Allgemeinen und Office-Systemen im Besonderen – unabdingbar.Die Unternehmensleitung steht vor der Aufgabe,  die Komplexität des technischen Wandels mit den vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen zu managen,  die neuen Werte, Normen und Erfahrungen in das Unternehmen zu transformieren und  die Verantwortungen zu delegieren.Dabei lautet die zentrale Frage die sich die Geschäftsführung stellen muss, „was müssen wir heuteentscheiden und beginnen, damit wir mittel- und langfristig erfolgreich sind (bzw. bleiben)?“© 2005-2011 Experton Group AG 17
  18. 18. 4 Fazit & Empfehlung der Experton GroupWenn es um die Frage geht, wie die Arbeitswelt zukünftig im Rahmen einer ganzheitlichen Strategieorganisiert sein wird, fallen grundsätzlich zwei zentrale Komponenten: Mobilität und Flexibilität. Egalob unterwegs, im heimischen Wohnzimmer oder im Büro: Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann (undwird) zukünftig das definierte Arbeitspensum in dynamischen Umgebungen hochwertig leisten. Sieentscheiden nahezu frei, welche Geräte sie hierfür nutzen und wie bzw. wo die eigentlicheLeistungserstellung erfolgen wird. Es wird allerdings auch weiterhin eine Vielzahl von Mitarbeiterngeben, die ihre Leistungen ortsgebunden in definierten Arbeitsumgebungen leisten. Ferner werdenimmer mehr Mitarbeiter an Kollaborations- und Kommunikationssysteme angebunden. Hierdurchwerden bei erhöhter Qualität die Verwaltungskosten reduziert.Entscheider in Unternehmen müssen diese Tendenzen, die durch die wirtschaftlichen, sozialen undtechnischen Entwicklungen entstehen, in ihren Unternehmen frühzeitig abbilden. Unsere Analysenzeigen, dass die Themen „Arbeitswelten“ und „Produktivitätsinfrastruktur“ ganz oben auf der Agendader Unternehmen stehen müssen.Je nach Organisationsform sind unterschiedliche Fachbereiche in diesen Prozess einzubeziehen.Neben der IT-Abteilung zählt hierzu insbesondere der Personalbereich. Aber auch eine früheEinbindung von Anwendern Ist unabdingbar. Die Praxis zeigt, dass die Teambildung mitunterschiedlichen Kompetenzträgern und Rollen den größten Erfolg verspricht. Dies bezieht sichsowohl auf die Aufgaben -Planung und -Validierung, als auch für das Testen und die Einführung.Die Unternehmensleitung muss auf ein Reporting drängen und auf die Einhaltung von Meilensteinenachten.Aus Sicht der Experton Group gilt es die Vorteile, die aus der Einführung von neuen undzeitgemäßen Prozess- und Arbeitsmodellen resultieren, zu heben. Dies sind, wie imvorliegenden Dokument beschrieben, insbesondere  flexible(re) Gestaltung der Arbeitsabläufe  schnellere Reaktionszeiten, bzw. verkürzte Durchlaufzeiten  verbesserte Qualität im Rahmen der LeistungserstellungHierzu sind nachhaltige organisatorische Änderungen notwendig. Neben einer Erweiterungund Anpassung der Unternehmenskultur, ist insbesondere die Einführung von modernen IT-Systemen von Nutzen. Hierzu zählen auch Office-Systeme, die vollständig und kompatibel indie Kollaborations- und Kommunikationsprozesse integrierbar sind.© 2005-2011 Experton Group AG 18
  19. 19. 4.1 Kritische Würdigung von Microsoft OfficeDas Office Paket für den Client von Microsoft kann ohne Zweifel als De-facto-Standard in den Bürosin aller Welt beschrieben werden. Über 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen auf eineOffice-Lösung von Microsoft. Zu einem „Office-System“ gehört heutzutage wesentlich mehr als einBündel einzelner Office-Applikationen, welche auf einem Client (Desktop, Notebook, etc.) installiertwerden. Ein Produktivitätssprung entsteht erst durch die nahtlose Verbindung von Client-Anwendung mit Serverlösungen.Microsoft hat es mit der Einführung der letzten und aktuellen Produktgeneration seiner Office-Lösung geschafft, weitere Werkzeuge in die bestehenden und etablierten Client- undServerprodukte einzubinden. Durch die Integration von Kommunikations- undKollaborationslösungen in dasOffice-System werden bishervoneinander losgelöste Arbeits-und Kommunikationsformen ineiner umfassenden Lösungabgebildet. Hierzu zählen z.B.Telefonie oder Audio- undWebkonferenzen.Mit der Einführung der MicrosoftOnline Services und derProduktsuite BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) liefert Microsoft eine weitereOption um die im Unternehmen vorhandenen (und sich entwickelnden) Anforderungen abzudecken.Unternehmen haben nun die Möglichkeit eine Funktionalstrategie hinsichtlich der Ausstattung derMitarbeiter mit Office- und Kommunikationslösungen umzusetzen. Hierbei können den Mitarbeiterndie einzelnen, für ihr Aufgabenfeld wichtigen (und erfolgskritischen) Funktionalitäten bereitgestelltwerden.© 2005-2011 Experton Group AG 19
  20. 20. Durch diese Bündelung und Integration der unterschiedlichen Bereitstellungsoptionen undProdukteigenschaften können Entscheider in Unternehmen die optimale Schnittmenge für daseigene Unternehmen ermitteln und variieren.Microsoft hat es in den vergangenen Jahren geschafft, das Portfolio stetig weiter aufzuwerten undist heute der einzige Anbieter, der es ermöglicht nahtlose Office-Systeme über Server; Client oderServices in dieser Form bereitzustellen. Hierdurch wird dem Entscheidern die Wahlfreiheithinsichtlich der IT-Strategie gegeben. Hierdurch können die verschiedenen Anforderungen derunterschiedlichen Anwendertypen/Rollen sowie Jobprofile effizient und flexibel umgesetzt werden.© 2005-2011 Experton Group AG 20

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