Endringsmotstand i IT-prosjekter Hvordan kan prosjektet håndtere endringsmotstand og lære av skeptikerne?

1. K ikksjekk For deg som vil vite
hvor du står
www.kvikksjekk.no
Er din organisasjon klar for endring?
It- og omstillingsprosjekter endrer på maktforhold og setter følelser i sving. De mellommenneskelige
kreftene kan punktere hele endringsprosessen hvis de ikke håndteres skikkelig. Er din organisasjon
klar for endringer?
Gjennomføring av større it- og omstil- menteringsstrategien er god nok som KONKRETE RESULTATER
lingsprosjekter er krevende. Steria har den er, om det er behov for å forsterke EMA vil på en systematisk måte
gjennomført mange slike prosjekter noen innsatsområder eller om helt nye avdekke om endringsprosessen er
for våre kunder. Med utgangspunkt i tiltak er nødvendig. godt forankret i organisasjonen, hvor
egne erfaringer og relevant faglittera- vellykket informasjonstiltakene har
tur har vi utviklet vårt eget analyse- HØRES NOE AV DETTE KJENT UT? vært og hvor organisasjonens forbe-
verktøy som hjelper våre kunder til å • Lanseres stadig nye it-systemer uten dringspotensial ligger.
unngå de vanligste fallgruvene i slike at de ansatte tar dem skikkelig i bruk?
prosjekter. • Sender du ansatte på kurs gjentatte Resultatet av analysen vil gi en god
ganger uten at det har noen synlig pekepinn på hvor skoen trykker og hva
ANALYSE AV ENDRINGSMODENHET effekt på praksis? du må arbeide videre med for at pro-
Sterias Endringsmodenhetsanalyse • Lanseres neste endringstiltak før sjektet skal gi de gevinstene organisa-
(EMA) kartlegger nå-situasjonen og bedriften har tatt ut gevinsten av for- sjonen håper på. Basert på resultatene
hvordan de ansatte opplever at it- og rige satsing? av analysen vil vi kunne komme med
omstillingsprosjekter har blitt håndtert • Endres bedriftens indikatorer og konkrete forbedringsforslag som vil
tidligere. Resultatene av analysen gir målkort uten at kundene ser ut til å hjelpe din organisasjon med å lykkes
et godt grunnlag for å si om imple- bli mer tilfreds av den grunn? bedre med endringsprosjekter.

2. FORDELER MED STERIAS EMA
Lite ressurskrevende
Vi bruker et raskt og enkelt web-
basert verktøy for datainnsamling og
administrasjon av undersøkelsen. Vi
har også et eget bibliotek med spørs-
mål og aktuelle tiltak som gir effektiv
tilpasning til den enkelte kunde og
rask analyse av undersøkelsen.
Handlingsorientert
EMA tar bare 3 til 6 uker å gjennom-
føre, litt avhengig av størrelsen på
prosjektet og organisasjonen som blir
berørt. Det tar dermed kort tid før man
kan kommunisere funn og aktuelle
tiltak til organisasjonen. Modellen viser oppbyggingen av Sterias endringsmodenhetsanalyse
(EMA). I fire steg avklarer vi om din organisasjon er klar for endring
Undersøkelsen er kunnskapsbasert, eller om det må settes inn tiltak for å realisere gevinstene av prosjektet.
men spørsmålene setter fokus på de
praktiske tingene prosjektet selv kan
gjøre noe med. EMA gir tidlige indika-
sjoner på svakheter i implementerings- som det erfaringsmessig er vanskelig HØYT FOKUS PÅ KVALITET
strategien slik at det er mulig å justere for prosjektet å få tak i uten en syste- For å sikre høy kvalitet på undersøkelsen
kursen i tide. matisk analyse. benytter vi flere datakilder og ulike
metoder for å samle inn informasjon:
Overbevisende Ved å gi ledelsen kunnskap om hvordan Intervjuer med nøkkelpersoner, anonym
EMA er et verktøy som bidrar med tall organisasjonen mottar de konkrete til- spørreundersøkelse til de ansatte og
og harde fakta. Ved å unngå synsing og takene som er iverksatt for å nå målene, en gjennomgang av de mest sentrale
heller gjøre en skikkelig kartlegging av har man bedre mulighet til å korrigere prosjektdokumentene. Dette gir oss et
hva organisasjonen tenker og mener om kursen underveis og få en vellykket godt grunnlag for å analysere funn og
prosjektet, står man mye bedre rustet implementering. foreslå treffende tiltak.
til å sette inn tiltak der det trengs.
De mellommenneskelige sidene av et SLIK GJØR VI DET
omstillingsprosjekt får sjelden fokus
før motstandskreftene i organisasjonen 1. Tilpassning av undersøkelsen
allerede har begynt å skape problemer. Først skaffer vi oss innsikt om endrings-
Ved å benytte EMA tidlig i prosessen prosjektet og hvilke medarbeidere
vil man avdekke slike utfordringer og som blir berørt. Så skreddersyr vi
ha mulighet til å sette inn tiltak før spørsmålene og gjennomføringen av
det er for sent. undersøkelsen til organisasjonen.
KONTAKT
Resultatene fra EMA rokker gjerne ved 2. Informasjonsinnhenting
Mona Skaret
vanlige antakelser som at ”bare syste- Vi henter inn informasjon og synspunkt
fra de ansatte gjennom en web-basert seniorrådgiver
met er godt nok, vil folk bruke det”
eller ”hvis vi når målene i prosjektpla- spørreundersøkelse. Vi anbefaler at msk@steria.no
nen vil gevinstene komme av seg selv”. viktige funn fra analysen testes ved å tlf 93 08 77 06
Resultatene av undersøkelsen blir en intervjue nøkkelpersoner i organisa-
realitetsorientering for prosjektet og sjonen.
er et godt grunnlag for å kunne ta de
riktige beslutningene videre i prosjekt- 3. Analysering
gjennomføringen. Vi analyserer funnene fra undersø- Arild Justnes
kelsen og foreslår relevante tiltak. seniorrådgiver
Tilfører ny kunnskap arj@steria.no
EMA avdekker viktige faktorer i orga- 4. Presentasjon og tiltak tlf 91 56 48 41
nisasjonen slik at man kan identifisere Avslutningsvis presenteres og drøftes
uventede trusler mot prosjektet og funn og anbefalte tiltak med nøkkel-
unngå dyre tabber. Analysen gir viktig personer og ledere i prosjektet.
informasjon om organisasjonens forut-
setninger for å gjennomføre den plan- Steria AS, Biskop Gunnerus’ gate 14A,
lagte endringen. Dette er informasjon Pb. 2, N-0051 OSLO
© 2009 Steria AS. Version: 2009.04.28